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El proceso de desarrollo de colecciones

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Capítulo 2


Con el propósito de contar con un referente conceptual que permita comparar la teoría de este proceso con

la práctica en la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz en el siguiente capítulo. En este apartado se abordará

brevemente la teoría del proceso del desarrollo de colecciones en la biblioteca universitaria, iniciando con la

definición de biblioteca universitaria, la evolución de los criterios de selección y adquisición al concepto de

desarrollo de colecciones, la definición del concepto de desarrollo de colecciones y las concepciones de los

factores -internos y externos- que intervienen en dicho proceso.

2.1 Biblioteca universitaria.

La biblioteca universitaria es un sistema de información que adquiere, procesa, almacena y disemina

mensajes a través y además de las obras que forman parte de su acervo documental. Conserva, difunde y

trasmite el conocimiento mediante el apoyo que debe prestar a las funciones de docencia, investigación y

difusión de la institución a la que pertenece. Para ello, la biblioteca selecciona, adquiere, organiza,

almacena, promueve, interpreta, presta, reproduce, controla e incluso descarta materiales bibliográficos,

manuscritos, microformas y audiovisuales101

.

2.2 Evolución de los criterios de selección y adquisición al concepto de desarrollo de colecciones.

A principios del siglo pasado Roy Mc.Colvin (1925) señaló que:

La selección de libros es la primera tarea de la biblioteconomía, precede a todos los otros procesos –catalogación, clasificación o administración- y es el más importante. No importa qué tan preciso y eficiente pueda ser el resto del trabajo, el valor esencial de una biblioteca depende de la manera en que haya sido seleccionado el material

102.

Autores como Mary Duncan Carter, Wallace John Bonk y Paul Bixler coincidían en que la tarea principal de

la biblioteca es la de proveer libros útiles a sus usuarios, los criterios de selección y adquisición se usaron

más para denominar todas las actividades de la biblioteca dirigidas a mantener y desarrollar la colección.

Hay que acotar que todas las funciones de la biblioteca tienen su propia relevancia y son complementarias

101

GARZA MERCADO, Ario. Función y forma de la biblioteca universitaria. México : Colegio de México, 1984. p. 17-22. (Jornadas ; 83). 102

McCOLVIN, Roy. The theory of book selection for public libraries. London : Grafton, 1925. p.9.


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para su buen funcionamiento y logro de sus objetivos, existen actividades sustantivas y adjetivas, el

desarrollo de colecciones es una actividad sustantiva 103

.

En 1929 se proponen las primeras normas para la selección, que son listas básicas para bibliotecas

universitarias con criterios muy rígidos, aunque destaca la indicación de que el bibliotecario debe ser el

responsable de la selección104

.

En 1950 Haines hablaba de principios para la selección en los cuales se debían considerar: los gustos y las

tendencias de lo que los usuarios requerían para leer; el estudio del uso de la biblioteca; el rango y

proporción de las diversas áreas de conocimiento de la colección; la cooperación bibliotecaria para

incrementar las posibilidades de satisfacción de los usuarios; los diferentes tipos y niveles de los libros

(especializados, informativos, recreativos, etcétera); el uso de las normas como guía para la selección;

políticas de selección y la evaluación de los materiales bibliográficos bajo diversos criterios para su

adquisición105

.

En la década de 1960 las bibliotecas de los Estados Unidos recibieron un gran apoyo económico lo que

permitió un crecimiento acelerado de sus colecciones. Esta abundancia económica dio lugar a competencias

ínterbibliotecarias por tener las colecciones más grandes, el mayor número de volúmenes por estudiante106

.

En esta década comienzan a aparecer pautas para bibliotecas de carácter cuantitativo, principalmente para

las bibliotecas universitarias norteamericanas –colleges- tales como American Library Association catalog,

Standard catalog for public libraries, Booklist books, Books rewiev digest, List of books for college libraries,

Standard catalog for high school libraries, estas normas se consolidan hasta la siguiente década107

.

La Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior (ABIESI) propone normas de

carácter cuantitativo en las que se indica que la biblioteca de una institución de educación superior, se deben

tener los libros, publicaciones periódicas, seriadas, folletos, documentos y otros materiales útiles a las

disciplinas impartidas en la institución, como mínimo 10 libros cuidadosamente seleccionados por

asignatura, además de una colección de 15 a 20 títulos de publicaciones periódicas por disciplina 108

.

103

OROZCO TENORIO, JOSÉ. Desarrollo de colecciones documentales. Ciencia bibliotecaria. 1979, vol. 3, no. 2, p 81. 104

MORALES CAMPOS, ESTELA. Desarrollo de colecciones. Ciencia bibliotecaria. 1985, vol.1, p. 36. 105

HAINES, Helen E. Living with books: the art of book selection. 2nd

ed. New York : Columbia University, 1950. 610 p. 106

MORALES CAMPOS, op.cit., p. 35. 107

CADAVID ARANGO, CARLOS A. ¿Selección y adquisición o desarrollo de colecciones? : revisando a Evans. Revista Interamericana de Bibliotecología, Enero-junio 1994 vol.17, no.1, p. 17. 108

Normas para bibliotecas universitarias. México : ABIESI, 1968. p. 5.


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En estas dos décadas (1950 y 1960), aún cuando ya se vislumbraba la necesidad de sustentar la selección

en lo que los lectores requerían, los criterios para la selección de los materiales bibliográficos estuvieron

apoyados en normas para bibliotecas que se referían fundamentalmente a aspectos cuantitativos de las

colecciones.

En la primera mitad de la década de 1970 se propusieron normas en este tenor, con algunos referentes

hacia la calidad, como las publicadas por la Association of College and Research Libraries (ACRL)109

de los

Estados Unidos de América denominadas Draff: standards for college libraries. No obstante, en estas

normas se estableció que la meta a seguir con el desarrollo de colecciones de las bibliotecas académicas

debiera ser la calidad y no la cantidad, los parámetros predominantes eran cuantitativos (v.gr. colección

básica conformada por 85 mil volúmenes), señalaban que las bibliotecas debieran contener todos los bienes

de información registrada110

.

La segunda mitad de esta década se caracterizó por el incremento exponencial de la información en todas

las áreas del conocimiento, el inicio de restricción de recursos financieros a las bibliotecas como resultado

de la crisis económica mundial, la generación de nuevas tecnologías computacionales, de telecomunicación,

de información (automatización), la generación de estándares de calidad para los servicios bibliotecarios y

de lineamientos para el desarrollo de colecciones, la diversificación de los soportes de información y la

restricción de espacios en las unidades de información; todas estas nuevas condiciones hacen que los

bibliotecarios encargados de seleccionar y adquirir los recursos de información de sus bibliotecas, formulen

nuevas estrategias para allegar de mejor manera los recursos de información que les permita satisfacer las

necesidades de información de sus usuarios111

112

113

.

Aunque prevaleció en casi toda esta década de 1970, la selección de materiales bibliográficos basados en

normas de carácter cuantitativo, a fines de los años setentas los bibliotecarios encargados de la selección y

adquisición de los recursos, con base a las nuevas condiciones económicas, políticas, sociales y culturales

empezaron a concebir de otra manera el crecimiento de sus colecciones. Se propone el concepto de

desarrollo de colecciones, principalmente en las bibliotecas norteamericanas, bajo estas nuevas condiciones

que se dan a escala mundial114

.

109

ASSOCIATION OF COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES. Draff: standards for college libraries: 1975 revision. College and Research Library News. December 1975, no. 35, p. 284-285. 110

OROZCO TENORIO, op.cit., 79-80. 111

NEGRETE GUTIÉRREZ, MA. DEL CARMEN. EL papel del bibliotecólogo en el desarrollo de colecciones en la biblioteca universitaria. Investigación bibliotecológica. Enero-junio 1993, Vol. 7, no. 14, p.5-7. 112

MORALES CAMPOS, op.cit., p 36. 113

ESTUDILLO GARCÍA, Joel. Elementos que conforman la sociedad de la información. [En línea]. UAM, 2002. [Cita 15 de Junio 2003]. Disponible en: http://www.ejournal.unam.mx/iibiblio/vol15-31/IBI03108.pdf 114

EVANS, G. Edward. Developing library and information center collections. 2nd

ed. Littleton, Col. : Libraries Unlimited, 1987 p. 19.

http://www.ejournal.unam.mx/iibiblio/vol15-31/IBI03108.pdf


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La American Library Association (ALA) publicó en 1977, sus pautas para la formulación de políticas de

desarrollo de colecciones –Collection development policy-, en la que se establece una metodología de

planeación del proceso. La difusión de estas pautas propició la propagación del término, con lo cual se

promovió el cambio del concepto selección y adquisición de los materiales bibliográficos por el de desarrollo

de colecciones de los materiales documentales115

.

En nuestro país, a principio de la década de 1980 la Dirección General de Bibliotecas (DGB) de la

Universidad Autónoma de México (UNAM) adoptó las pautas que propuso la ACRL, además de algunos

bibliotecarios como Orozco Tenorio116

, Carmen Negrete117, Rodríguez Gallardo118

, Martínez Arellano119

,

entre otros.

En esta década dicho concepto se generaliza, se visualiza como un proceso de planeación estratégica, dado

que permite identificar la fuerza y debilidad de la colección de materiales bibliográficos de una biblioteca en

términos de las necesidades de información de los usuarios y recursos de la comunidad y el intento de

corregir las debilidades existentes detectadas120

.

Como se puede apreciar, la evolución del concepto y de la teoría del desarrollo de colecciones ha estado

condicionada por los múltiples factores y percepciones. El término desarrollo de colecciones o collection

development comenzó a utilizarse a fines de los años setentas en los Estados Unidos de Norteamérica, su

uso se fue generalizando en la década de 1980 hasta establecerse en la siguiente con las características

que hoy conocemos121

.

115

OROZCO TENORIO, op.cit., p.81. 116

OROZCO TENORIO, op.cit., p. 81. 117

NEGRETE GUTIÉRREZ, MA. DEL CARMEN. El elemento humano implicado en la selección de materiales documentales en bibliotecas universitarias de nivel licenciatura. Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía (19 : 1988 : Villahermosa, Tab.) Memorias. México : AMBAC, 1988. p. 149-154. 118

RODRÍGUEZ GALLARDO, ADOLFO. La investigación bibliotecológica. Jornadas Mexicanas de Bibliotecología (8 : 1977 : Guadalajara, Jal.). Memorias. México : AMBAC, 1977. p. 29-38. 119

MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe [et.al.]. Políticas de selección y adquisición de material bibliográfico en las bibliotecas de las instituciones de educación superior. México : UNAM, 1989. p. 9-10. 120

EVANS, op.cit., 1987. p 28. 121

BIBLARZ, DORA. La evaluación de colecciones: un enfoque internacional. Primer seminario internacional sobre desarrollo de colecciones. México : UNAM, CUIB, 1998. p. 122.


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2.3 Concepto

Evans señaló que el desarrollo de colecciones es un proceso universal de las bibliotecas cuyo objetivo es

responder a las necesidades de información de la comunidad con los diversos materiales documentales,

proceso dinámico en el que se establece un círculo virtuoso donde intervienen seis elementos: análisis de la

comunidad, políticas, selección, adquisición, descarte y evaluación. Lo cual permite identificar las fortalezas

y debilidades de la colección de materiales de una biblioteca, en términos de necesidades de los usuarios y

recursos de la comunidad, y el intento de corregir las debilidades existentes si se detectaran. La biblioteca es

alimentada con el propósito de hacer frente a las necesidades de información en forma oportuna y

económica, haciendo uso de los recursos con que cuente la institución; se requiere una constante revisión y

evaluación entre los recursos de la biblioteca y los cambios de necesidades de información de la comunidad

a la que se sirve122

.

Martínez Arellano propuso:

Para realizar una selección y adquisición de material bibliográfico adecuadas en las bibliotecas de las instituciones de educación superior, es necesario concebir el proceso de desarrollo de la colección como un ciclo permanente en el cual los siguientes elementos son interdependientes: análisis de la comunidad, actividades de selección, actividades de adquisición, evaluación de la colección en términos de utilidad para la comunidad, revisión de la colección y la cooperación bibliotecaria. El conocimiento continuo que de la comunidad y su trabajo académico logre la biblioteca, servirá para determinar las limitaciones y prioridades de desarrollo de cada una de las áreas de conocimiento que forman la colección

123.

Edelman planteó que el desarrollo de colecciones, la selección y la adquisición son elementos de una

jerarquía. El nivel superior es el de desarrollo de colecciones, qué es una función de planeación, el nivel

medio es el de la selección, que comprende las decisiones de inclusión o exclusión de piezas específicas de

la colección; el último nivel es el de adquisición, que pone en práctica las decisiones de la selección y los

proyectos de desarrollo de colecciones124

.

En 1998, con base a la teoría de los tres mundos de Poper, García Marco definió que:

Una colección de materiales documentales viene siendo una fracción de aquel mundo documental que se ha juzgado de interés de nuestros usuarios entre todos los disponibles en el universo de la cultura impresa y multimedia y el desarrollo de colecciones supondrá la localización del universo de los documentos, seleccionando de él, aquellos pertinentes para los usuarios, y organizándolos de manera cercana a sus propios mapas del conocimiento

125.

122

EVANS, op.cit., p 19. 123

MARTÍNEZ ARELLANO, op.cit. p. 9-10. 124

EDELMAN, H. Selection methodology in academic libraries. Library resources and technical services, 1979 Vol. 12, p. 33-38 125

Ibidem. p. 5.


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Indistintamente del término que se utilice para referir el desarrollo de colecciones, Gorbea Portal, dice que

autores como Evans, Verguerio y Figueredo, coinciden en concebir el desarrollo de colecciones como:

Un proceso superior de administración de la colección, planificado y complejo, conformado por varias tareas, entre las cuales se encuentran la selección, la evaluación y el descarte

126.

Cabe destacar que el desarrollo una colección de materiales documentales es un proceso que necesita más

atención de la que se pudiera suponer, dado que la planeación, implementación y sistematización de

actividades y funciones, dependerá el menor o mayor aprovechamiento de los recursos económicos, físicos

y humanos con que cuenta la biblioteca; ya que el propósito de este proceso es construir una colección de

materiales que se ajuste al objetivo de la institución y a las necesidades de información de sus usuarios,

manteniendo un adecuado balance cuantitativo y cualitativo entre las diferentes áreas de interés para la

institución y entre los diferentes tipos de materiales127

.

El cuál se lleva acabo para orientar, formar, conservar y mantener colecciones coherentes y adecuadas que

respondan de manera efectiva y oportuna a las necesidades de información de su comunidad usuaria128

.

En las instituciones de educación superior existen diferentes tipos y niveles de enseñanza, diversos

programas de investigación, difusión e institucionales con alcances muy diversos, es necesario distinguir

varios niveles de densidad129

e intensidad130

.

Por tanto, una de las funciones sustantivas que tiene la biblioteca para el logro de sus objetivos es el

desarrollo de colecciones, proceso integral de planeación e implementación de actividades y funciones,

tales como el estudio de comunidad, la selección, la adquisición, la evaluación y el descarte; cuya finalidad

es construir colecciones de materiales documentales, básicas y fortalecidas, tanto en alcance (intensidad),

como en profundidad (densidad), en todas las áreas de interés de su comunidad, con los recursos con que

se cuente para ello, que puede complementarse con el acceso o disponibilidad de aquellos recursos que se

localizan fuera de la biblioteca; en total concordancia con el objetivo de la institución y con las necesidades

de información de sus usuarios, procurando un adecuado balance cuantitativo y cualitativo entre las

diferentes áreas de interés y los tipos de materiales documentales disponibles en el mercado.

126

GORBEA PORTAL, S. Uso de modelos matemáticos en la evaluación de colecciones: teoría y método. Primer seminario internacional sobre desarrollo de colecciones. México : UNAM, CUIB, 1998. p. 90-91. 127

NEGRETE GUTIÉRREZ, Ma. del Carmen. La selección de los materiales documentales en el desarrollo de las colecciones. México : UNAM, CUIB, 1988. p. 10 (Monografías ; 5). 128

NEGRETE GUTIÉRREZ, Ma. del Carmen. Propuesta metodológica: el diagnóstico en la planeación del desarrollo de colecciones de la biblioteca universitaria. México : El autor, 2001. p. 13. 129

Densidad: número de obras que componen la colección existente en un área determinada del conocimiento, tomando como referencia planes y programas de estudio. Intensidad: índice de crecimiento tanto de la colección como de cada área específica del conocimiento, de acuerdo a planes y programas de estudio. (Martínez Arellano, 1989). 130

MARTÍNEZ ARELLANO, op.cit., p. 14.


51

2.4 Importancia del desarrollo de colecciones.

Siendo el desarrollo de colecciones predominantemente un proceso de planeación complejo y dinámico -

dado que depende de las circunstancias, condiciones de tiempo, y espacio en que se lleve a cabo-, en el

que intervienen diversos factores que interactúan unos con otros, de una manera dinámica y sistémica,

permitiendo una apropiada organización y administración, desde una perspectiva integradora para concluir

con un resultado concreto: colecciones ad hoc, tanto cualitativa, como cuantitativamente que respondan a

los requerimientos de información que demande la comunidad de la biblioteca, suficientes y pertinentes, que

permitan apoyar y solventar los servicios de información que ésta pretenda ofrecer131

.

Percibida esta función como planeación estratégica, sobre la base del reconocimiento de fortalezas y

debilidades de la colección, con la posibilidad de convertir a las primeras en oportunidades y corregir las

segundas132

.

Implica la visualización de diversos cursos de acción de manera integral, establecer prospectivas para el

logro de la satisfacción de los requerimientos de información de los usuarios, es decir, involucra una

planeación holística de todas las funciones y actividades inherentes al proceso de desarrollo de colecciones

con miras al logro del objetivo de la biblioteca, procurando optimizar los recursos humanos, materiales y

financieros que se cuente para ello.

Considero que la importancia del proceso de desarrollo de colecciones, radica en que a través de una

planeación apropiada, se puedan establecer las estrategias pertinentes para llevar a cabo todas y cada una

de las actividades necesarias, con base a las relaciones de dependencia entre cada elemento que interviene

en dicho proceso; su influencia en los demás, que condiciona o determina sus características y funciones en

un momento dado, con la finalidad de ir construyendo colecciones que respondan plenamente a la

satisfacción de las necesidades de información de los usuarios de la biblioteca y apoyen los servicios de

información que la biblioteca pretenda ofrecer, coadyuvando al desarrollo de las funciones sustantivas de la

institución a la que pertenece y optimizando los recursos humanos, financieros y materiales con que se

cuenta para tal efecto.

131

NEGRETE GUTIÉRREZ, La selección de los materiales, op.cit. p. 14-17. 132

NEGRETE GUTIÉRREZ, Ma. del Carmen. Propuesta metodológica: el diagnóstico en la planeación del desarrollo de colecciones en la biblioteca universitaria. México : El autor, 2001. p. 10.


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2.5 Factores que intervienen en el proceso de desarrollo de colecciones.

En las bibliotecas universitarias de las instituciones de educación superior, la planeación del desarrollo de

colecciones debe llevarse a cabo dentro del marco de la política institucional en la que se inscribe;

considerando todos aquellos factores internos y externos que pudieran delimitar en un momento dado, la

efectividad de la planeación.

El resultado del proceso de desarrollo de colecciones, con condiciones óptimas de operación, debe ser el de

contar con colecciones actualizadas, vigentes, por lo que se hace necesario establecer mecanismos de

revisión de los apoyos documentales que requieren para su desarrollo, las tareas sustantivas de la

institución a la que pertenezca la biblioteca, estar en constante comunicación con todas las áreas de aquella,

para que el incremento de las colecciones esté acorde a sus demandas de información y los recursos

documentales de la biblioteca no se hagan obsoletos e insuficientes para satisfacer dichos requerimientos de

su comunidad.

Por otro lado, hay que considerar los planes y programas de docencia, de investigación y de difusión de la

cultura no son estáticos y únicos, sino que pueden cambiar, y aunque permanezcan, requieren de

información actualizada que corresponda a nuevos conocimientos o a la evolución de los programas e

investigaciones en curso.

En este tenor, la necesidad de evaluar la colección y realizar un estudio de comunidad, es imprescindible, en

primera instancia, para obtener un diagnóstico de la situación cualitativa y cuantitativa de la colección, y en

la segunda, para identificar las necesidades de información de la comunidad, de tal manera que se cuente

con los elementos para desarrollar el plan de acción, las nuevas políticas (de selección, de adquisición, de

descarte, de reposición y de mantenimiento de los materiales documentales) y los programas específicos y

prioritarios de adquisiciones para el desarrollo óptimo de las colecciones.

Estos elementos deben someterse a un análisis y los resultados de éste, deben constituirse en la materia

prima para el diseño de estrategias en aras del logro del objetivo del proceso del desarrollo de colecciones y

para la formulación de políticas, las cuales serán las directrices a seguir en este proceso.

Los factores que intervienen en el proceso de desarrollo de la colección pueden ser internos y externos. Lo

que delimita que sean unos u otros, son los ámbitos de competencia, es decir, los que son inherentes a la

propia institución y a la biblioteca se denominan factores internos y los que son exteriores a ella, se llaman

factores externos. Los factores internos y externos más comunes que orientan y condicionan el desarrollo de

colecciones se pueden agrupar en los siguientes rubros:


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Factores internos y externos que intervienen en el desarrollo de colecciones

Factores internos Factores externos

Objetivo de la institución y de la biblioteca.

Dinámica de la información.

Estudio de comunidad.

Colecciones.

Servicios que se ofrecen

Conocimiento de la industria editorial: estructura, cambios, tendencias y formas de distribución.

Políticas o lineamientos del desarrollo de colecciones.

Selección de materiales documentales.

Impacto de la tecnología en el acceso, manejo, control, distribución de la información.

Adquisición de materiales documentales. Cooperación bibliotecaria.

Presupuesto (recursos disponibles).

Estructura (física) de la biblioteca.

Evaluación de la colección.

Mantenimiento de la colección.

Tabla 1

2.5.1 Factores internos que intervienen en el desarrollo de colecciones.

Los factores internos que impactan en el proceso de desarrollo de colecciones, son todos aquellos aspectos

que tienen que ver con la estructura133

de la institución; los cuales están delimitadas por la naturaleza, las

condiciones jurídicas, normativas, administrativas, físicas y operativas de la institución, que determinan a su

vez, las condiciones de la biblioteca.

2.5.1.1 Objetivo de la institución y de la Biblioteca.

La educación superior comprende los estudios posteriores a la educación media superior y tiene por objeto

la formación en los niveles técnico superior universitario o profesional asociado, licenciatura, especialidad,

maestría y doctorado134

.

Las instituciones mexicanas de educación superior constituyen parte importante del sistema educativo

nacional, el sistema de educación superior está conformado por más de 1, 529 instituciones públicas y

privadas que tienen diversos perfiles tipológicos y misiones135

.

Las instituciones de educación superior (IES) realizan una o varias de las actividades siguientes: docencia,

investigación científica, humanística y tecnológica; estudios tecnológicos; y extensión, preservación y

133

Estructura como totalidad articulada compuesto por un conjunto de relaciones internas y estables que son las que determinan la función que cumplen los elementos dentro de esa totalidad (Harnecker, 1971). 134

Secretaria de Educación Pública (México). Programa Nacional de Educación 2001-2006, op.cit., p. 183. 135

Ibidem. p. 186.


54

difusión de la cultura, según la misión y el perfil tipológico de cada una, para ello, es necesario que cuenten

con la infraestructura de apoyo necesaria, dentro de la cual se encuentran las bibliotecas136

.

Aún cuando las IES tienen modelos estructurales y condiciones diversas, misión y visión institucionales

distintas, lo que se refleja en las carreras que imparten, en el enfoque de la investigación que desarrollan y

en la demanda de la literatura especializada, el objetivo general de sus bibliotecas es el mismo: coadyuvar

en el desarrollo de las funciones sustantivas de la institución, independientemente de su estructura, de la

naturaleza de su comunidad y de sus necesidades específicas de información 137

. Este objetivo siempre

debe estar en total concordancia con el de la institución a la que pertenezca la biblioteca.

Paralelamente, el papel actual de la biblioteca universitaria como parte de una institución de educación

superior, no puede limitarse a apoyar los programas de docencia e investigación, sino que puede asumir

funciones cada vez más amplias, tales como docencia de técnicas de investigación documental,

investigación aplicada a la resolución de sus propios problemas y difusión de la cultura entre los

componentes de su propia comunidad universitaria. En la medida que se cuente con mayores recursos, la

biblioteca puede asumir, funciones de docencia o investigación en los campos de la bibliografía, la

bibliotecología, la biblioteconomía o de la información en general; o la difusión del conocimiento para una

comunidad más amplia que la propia138

.

En consecuencia, la biblioteca universitaria de cada una de las instituciones de educación superior tiene

como finalidad apoyar de manera sistemática y efectiva las funciones sustantivas de la institución, es decir,

sus objetivos están íntimamente ligados con los objetivos, visión y misión de la institución a la que

pertenece, que determinan el alcance, visión y misión de aquella. Tiene que apoyar el desarrollo de los

planes y programas de docencia, de los programas de investigación, de los programas de difusión de la

cultura y de los programas o proyectos institucionales, a través de servicios de información adecuados a las

necesidades de su comunidad, con base en sus colecciones documentales y a la disponibilidad de recursos

de información propios o los obtenidos a través de la cooperación bibliotecaria; de tal manera que la

biblioteca coadyuve a la práctica docente, a la investigación y al desarrollo intelectual e integral del individuo,

siendo un instrumento de trabajo educativo, de estudio y de investigación. Además en la medida que las

condiciones lo permitan puede asumir, funciones de docencia o investigación en los campos de la

bibliografía, la bibliotecología, la biblioteconomía o la documentación en general.

136

Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES). [En línea]. Tipología de las instituciones de educación superior. ANUIES, 2000. [Cita 22 marzo 2002]. Disponible en: http://www.anuies.mx/ 137

NEGRETE GUTIÉRREZ, MA. DEL CARMEN. La comunidad universitaria y el desarrollo de colecciones. Desarrollo de colecciones y diseño de servicios. México : UNAM, 1996. p. 1. 138

GARZA MERCADO, ARIO. La biblioteca universitaria. Desarrollo de colecciones I: guía de lecturas. México : SEP, ENBA, 1998. p. 91.

http://www.anuies.mx/


55

2.5.1.2 Estudio de comunidad.

El estudio de comunidad se refiere al análisis del perfil social, económico y cultural de los usuarios reales y

potenciales139

de una biblioteca en particular y la determinación de sus necesidades de información; dicho

perfil se puede obtener con un estudio ex profeso, de la observación directa, del análisis de estadísticas de

circulación de materiales y de todas aquellas herramientas que aporten información de la comunidad140

. El

análisis de la comunidad tiene como fin el conocimiento del entorno de la biblioteca y la identificación de las

necesidades de los usuarios reales y potenciales en relación con la oferta bibliotecaria141

.

En términos generales, la comunidad es el conglomerado humano que comparte –que hace comunes-

determinadas condiciones de vida, y al hacerlo generan nuevas y propias condiciones de convivencia. Las

condiciones de vida compartidas y generadas son de carácter físico: territorio, edificaciones, objetos y de

carácter cultural: instituciones, valores, tradiciones, ideas142

.

Desde el ámbito bibliotecario, la comunidad es aquel grupo de personas -lectores, usuarios de la biblioteca-

a las cuales se debe dar servicio, ya sea este grupo una unidad política -nación, estado o municipio- o un

ente especializado -universidad, escuela, centro de investigación, empresa-, la comunidad es la que

determina la naturaleza de la biblioteca143

.

Toda biblioteca tiene una comunidad específica; desde el punto de vista sociológico existen cuatro

elementos fundamentales que definen a una comunidad: un grupo humano, un área geográfica definida,

dentro de la cual se da cierta interacción social y el desarrollo de un objetivo común acorde a ideales y

valores comunes, en este contexto se puede agregar otro elemento, la similitud de necesidades reales y

potenciales que los integrantes de ese grupo tienen. Para la biblioteca este último elemento es fundamental

desde el punto de vista de los requerimientos de información que su comunidad demanda144

.

En las bibliotecas universitarias de las instituciones de educación superior la comunidad de usuarios se

puede definir bajo estos cinco elementos, el grupo humano lo componen: los estudiantes, los docentes, los

investigadores y el personal administrativo; el área geográfica estará delimitada por la ubicación de la

institución; la interacción social está dada desde múltiples y diversas relaciones humanas que las distintas

139

Usuarios potenciales de una biblioteca son aquellos que necesitan la información para el desarrollo de sus actividades, pero no son concientes de ello, por lo tanto, no expresan sus necesidades de información. Usuarios reales, son aquellos que no sólo son concientes que necesitan información sino que la utilizan frecuentemente. (Saenz, 1994). 140

OROZCO AGUIRRE, Aurelia, Desarrollo de colecciones I: guía de lecturas. México : SEP, ENBA, 1998. p. 32-35. 141

RENDÓN GIRALDO, ELENA. Los estudios de comunidad en bibliotecas públicas. Información, producción, comunicación y servicios. Otoño 1998, Año 8, No. 35, p.9. 142

AGUDO, ALVARO. Estudios de comunidad en bibliotecas públicas. CERLALC: noticias sobre el libro. Julio-Septiembre 1985, No.27 p. 4-9. 143

CADAVID ARANGO, op.cit., p. 20. 144

Ibidem. p. 40.


56

actividades y que la propia naturaleza de la institución generan para el desarrollo de las funciones

sustantivas, lo que determina una heterogeneidad de necesidades y demandas de información que la

biblioteca deberá atender, de acuerdo a las funciones y actividades que cada uno de los integrantes de esa

comunidad lleve a cabo.

Dadas las características de la comunidad universitaria (permanente superación académica, intelectual y de

adquisición de habilidades tecnológicas) y sus formas de trabajo (aplicación de la tecnología en su

quehacer), manteniéndose al tanto de los cambios y desarrollos tecnológicos que se dan en su entorno, se

familiariza y apropia rápidamente de las nuevas tecnologías de manejo de información, de los nuevos

soportes y con los múltiples servicios de información que permiten el acceso al conocimiento que la industria

de la información oferta, situación que ha propiciado e incrementado la demanda y explotación de

información cada vez mas especializada, no solo de manera local sino también remota. Y aunque toda

institución de educación superior tiene un objetivo general único: ofrecer servicios educativos a este nivel de

educación.

Cada miembro de su comunidad desempeña una(s) actividad(es) o función(es) que determinan sus

requerimientos de información, por tanto es de suma importancia realizar un estudio de comunidad con el

objeto de establecer con mayor precisión dichas demandas de información para lograr un desarrollo de

colecciones acorde con ello.

Determinar las necesidades de información de la comunidad de la biblioteca universitaria, implica considerar

no sólo los contenidos programáticos de los programas de estudio, de investigación y de difusión, las áreas

de conocimiento o temas que atiendan las asignaturas y las investigaciones, sino también las tendencias

nacionales y mundiales de cada una de las disciplinas que atiende la institución.

El estudio de comunidad se puede llevar a cabo de diferentes maneras, a través de encuestas, entrevistas,

etcétera, tomando en cuenta parámetros que coadyuven a ello, de cada grupo que conforme la institución.

Cuando se trate de una institución de educación superior los grupos y los parámetros a considerar pueden

ser (Tabla 2):


57

Parámetros para realizar estudio de comunidad

Estudiantes Docentes Administrativos

Número

Disciplina a las que pertenecen

Temas de interés profesional

Idiomas que manejan

Requerimientos para su formación integral

Bibliografía básica y complementaria de planes y programas

Número

Disciplina a la que pertenecen

Asignaturas que imparten

Metodología de trabajo que emplean

Necesidades de información específicas de formación docente que requieran

Bibliografía básica y complementaria de planes y programas

Otros requerimientos de información

Número

Disciplina a la que pertenecen

Función que desempeñan

Programas y proyectos que desarrollan

Otros requerimientos de información

Tabla 2

Hemos hablado de la importancia de determinar las necesidades de información de la comunidad de la

biblioteca, como uno de los elementos para la planificación del incremento de las colecciones de materiales

documentales, sin embargo es preciso clarificar que se entiende como necesidades de información.

Se define necesidad como el requerimiento que tiene el usuario de información para aclarar algunas dudas,

problemas relacionados con sus actividades escolares, académicas o de investigación que necesita

satisfacer en ese instante145

.

Las necesidades de información de un individuo son aquellos conjuntos de datos que éste requiere poseer

para cubrir un objetivo determinado; una demanda o necesidad expresada es lo que el usuario solicita al

servicio de información146

.

Los requerimientos de información son unas de las necesidades de más alto nivel – según la jerarquía de

necesidades de Maslow- ya que surgen en las personas cuando se encuentran en una situación en la cual

requieren determinado conocimiento147

.

145

AMAYA RAMÍREZ, MIGUEL ANGEL. Evaluación de la satisfacción de usuarios en la recuperación de información en bases de datos en CD-ROM: el caso de la biblioteca Central de la UNAM. Bibliotecas universitarias. 1999, nueva época, vol. 11, no. 1, p. 6. 146

HERNÁNDEZ SALAZAR, PATRICIA. El perfil del usuario de información. Investigación bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información, Julio-diciembre 1993 Vol. 7 (15) p. 17. 147

CALVA GONZÁLEZ, JUAN JOSÉ. Evaluación de los sistemas y servicios bibliotecarios. La bibliotecología en el México actual y sus tendencias: libro conmemorativo de los 25 años de la Dirección General de Bibliotecas. México :UNAM, DGB, 1992. p. 26.


58

Lancaster (1983) planteó cuatro categorías de necesidades de información:

1. Necesidad de obtener uno o más materiales bibliográficos cuya existencia ya es conocida.

2. Necesidad de obtener uno o más materiales que traten de un tema determinado.

3. La necesidad de obtener la respuesta a un problema específico.

4. La necesidad de encontrar un libro simplemente para entretenimiento personal.

El grado de satisfacción de estas necesidades de información con oportunidad, depende directamente del

tamaño y de la calidad de las colecciones de la biblioteca, la suficiencia en la organización técnica, la utilidad

de los medios que proporcionan acceso a las colecciones, la aptitud y buena voluntad del personal de

servicios para explotar estos recursos148

.

Se debe considerar que a veces las necesidades pueden ser mayores que las demandas expresas del

usuario, lo que en ocasiones dificulta poder satisfacerlas, ya que esto depende de las habilidades

informativas149

que tenga el usuario, que pueden ser influenciadas por el nivel de experiencia sobre la

disciplina, la predisposición al trabajo grupal o individual, la capacidad de análisis de la información, la

motivación, la conciencia del universo de los recursos de información, el medio ambiente en el que se

desarrolla el usuario (situación social, política y económica de su entorno).

En conclusión, con los estudios de comunidad se determinan con mayor precisión los requerimientos de

información que hay que satisfacer con el desarrollo de colecciones en un momento dado, se obtienen datos

que deben ser considerados en la planeación del crecimiento de las colecciones. Por lo que, es necesario

realizar dicho estudio cuando exista un cambio sustancial en los planes y programas de estudio, se

implemente una modalidad en la enseñanza, se implementen nuevos cursos, diplomados, licenciaturas o

posgrados en la institución o se propongan nuevos programas o proyectos institucionales.

2.5.1.3 Colecciones.

Otro factor interno a considerar en el desarrollo de colecciones, es el acervo con que cuenta la biblioteca, el

cual está formado por todas las colecciones vigentes de materiales documentales que posee en un momento

dado, para proporcionar servicios de información que su comunidad demanda. Tradicionalmente la colección

se ha concebido como:

148

LANCASTER, Frederick Wilfrid. Evaluación y medición de los servicios bibliotecarios. México : UNAM, DGB, 1983. p. 19. (Estudios de bibliotecología ; 1). 149

Habilidades informativas, son las capacidades, destrezas o aptitudes aprendidas por un individuo para desarrollar o ejecutar determinadas tareas relacionadas con la adquisición, el aprovechamiento y el uso de la información. (Tecuatl, 1999).


59

El agrupamiento de recursos bibliográficos bajo una idea selectiva y ordenadora, esto es, un conjunto de materiales documentales, armonioso y homogéneo, que responde a un criterio dado; una colección sólo puede verse como tal, si se ha ido formando y se mantiene con una idea implícita de desarrollo, la que implica criterios de selectividad, homogeneidad. Es decir, es un conjunto de materiales documentales que se integran bajo ciertos criterios de selección y que determinan sus propias características

150.

Para otros autores la colección de una biblioteca podía definirse como los materiales (casi todos impresos en

papel) localizados en un edificio o edificios151

.

Gorman (2000)152

opina que se debe asumir un concepto más amplio de colección, ya que la tecnología

permite nuevas formas de registrar y compartir el conocimiento y la información a través de los recursos

disponibles en distintos espacios y bajo diversos convenios. La colección de una biblioteca moderna consta

de cuatro partes:

Objetos tangibles (libros, grabaciones, mapas, videos, etc.) propiedad de la biblioteca y

resguardados en lugar físico específico.

Recursos (electrónicos) intangibles (discos compactos) existentes en la biblioteca disponibles para

su uso dentro de ésta.

Objetos tangibles (libros, etc.) propiedad de otra biblioteca pero accesibles a través de sistemas de

préstamo ínterbibliotecario y bases de datos colectivas.

Materiales remotos intangibles (electrónicos) que no existen en la biblioteca pero a los cuales la

biblioteca tiene acceso.

No obstante las modernas concepciones de colección y de los materiales documentales que la deben

integrar (ahora denominados recursos integrados), el desarrollo de ella deberá responder a necesidades de

información de una comunidad dada, la conformación y desarrollo de la misma deberá responder a criterios

de selección que den respuesta a ello.

Por lo que, como colección se entenderá aquel conjunto de materiales documentales que están integrados

bajo uno o varios criterios de selección, que en suma, le dan una o unas características que la distinguen de

las demás, independientemente de la naturaleza y soporte en que se encuentren dichos recursos.

150

BUONOCORE, Domingo. Diccionario de bibliotecología. 2ª ed. aum. Buenos Aires : Marymar, 1976. p. 133. 151

GORMAN, MICHAEL. ¿Metadatos o catalogación? : un cuestionamiento erróneo. Internet, metadatos y acceso a la información en bibliotecas y redes en la era electrónica. México : UNAM, CUIB, 2000. p. 2. 152

Ibidem.


60

El acervo de la biblioteca universitaria debe contener obras de referencia en todos los soportes que sirva de

fuente de información y de medio didáctico de hábitos investigadores, obras básicas de introducción al

conocimiento científico, obras especializadas en las distintas materias de los planes de estudio y proyectos

de investigación y se debe incluir todo tipo de material documental: monografías, revistas, tesis, literatura

gris, bases de datos además de estar actualizado153

.

Las colecciones se caracterizan a partir de dos elementos:

Por el tipo de colección en cuanto a su uso: Colección general, colección de consulta, colecciones especiales, etcétera.

Por el tipo de soporte del material: monografías y publicaciones periódicas impresas, materiales audiovisuales, materiales electrónicos (discos compactos, disquetes, documentos y libros electrónicos, revistas electrónicas, recursos en línea), etcétera. La información contenida en los materiales documentales de las diferentes colecciones puede ser de carácter formativo, informativo y recreativo.

Las bibliotecas universitarias deben contar como mínimo con las siguientes colecciones:

Consulta

General (monografías especializadas sobre disciplinas específicas)

Publicaciones seriadas y periódicas.

Colecciones especiales

Colección de tesis

Colección de fondos institucionales

Colecciones digitales

Colección de recursos electrónicos

2.5.1.4 Servicios.

Conocer los servicios que ofrece la biblioteca es de suma importancia en el proceso de desarrollo de

colecciones, dado que en la planeación de crecimiento de las colecciones, se debe tomar en cuenta

indiscutiblemente, la disponibilidad oportuna del material documental que el usuario requiere y demanda a

través del préstamo interno, que es el servicio de acceso directo a las colecciones, donde ellos pueden

consultar libremente las colecciones que tiene la biblioteca; y del préstamo externo, que consiste en el

derecho que se otorga al usuario interno para la utilización de los materiales fuera de la biblioteca.

Por otro lado se debe considerar la cooperación bibliotecaria, específicamente el servicio de préstamo

ínterbibliotecario, como una opción para complementar la posibilidad de satisfacer las necesidades de

información de nuestra comunidad utilizando las colecciones de todas aquellas instituciones con las cuales

se tenga un convenio de préstamo ínterbibliotecario. Ya que el préstamo ínterbibliotecario, permite a los

153

Tardón, Eugenio. Bibliotecas Universitarias: concepto y función. [En línea]. UAM, 1997. [Cita Noviembre 2002]. Disponible en: http://www.ucm.es/BUCM/pruebas/apuntes/bu01.pdf

http://www.ucm.es/BUCM/pruebas/apuntes/bu01.pdf


61

usuarios internos, el acceso a los materiales existentes en otras instituciones con la que se tenga convenio,

de la misma manera y en reciprocidad, los usuarios de otras instituciones puedan utilizar los recursos

documentales de nuestra biblioteca, conforme a los criterios establecidos por el Código de préstamo

ínterbibliotecario de la Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior e Investigación.

Los servicios ofrecen las bibliotecas universitarias y qué tienen una relación con el desarrollo de colecciones

son:

Referencia.

Préstamo interno.

Préstamo externo.

Préstamo interbibliotecario.

Consulta a bases de datos (local o remota).

Alerta (solo docentes).

Elaboración de bibliografías (solo docentes).

Diseminación selectiva de la información (solo docentes).

Servicios bibliotecarios remotos

Por tanto, muchos de los servicios que oferta la biblioteca están íntimamente ligados con el desarrollo de las

colecciones, deben ser considerados en dicha planeación. V.gr., si se pretende que a corto plazo se

ofrezcan servicios remotos a estudiantes de modalidades de enseñanza denominados a distancia, implica,

entre otras cosas, el desarrollo de colecciones digitales, adquisición de recursos en línea, publicaciones

electrónicas, etcétera.

2.5.1.5 Políticas o lineamientos del desarrollo de colecciones.

Las políticas son las reglas generales de decisión que permiten normar cada acción en un determinado

proceso; deben emplear un lenguaje claramente definido y utilizar valores que sean entendidos por todos los

involucrados en el proceso de selección, además deben clarificar los objetivos del desarrollo de colecciones

tanto para los usuarios como para los bibliotecarios. Deben ser un instrumento de comunicación interno y

externo154

.

Las políticas del desarrollo de colecciones, tienen como objetivo servir de orientación al personal dedicado a

la selección, adquisición y descarte de los materiales documentales de la biblioteca, es decir, pretende ser

una guía para cada fase del manejo de los materiales documentales; desde la selección, la adquisición, el

154

NEGRETE GUTIÉRREZ, La selección de materiales, op.cit. p. 11.


62

procesamiento, el ingreso a servicios, el mantenimiento, la conservación y el descarte de los recursos tanto

en formato impreso como electrónico. Indicará la visión del desarrollo de las colecciones precisando el

objetivo, el alcance y la prospectiva de cada una de ellas, para fundamentar la selección de los materiales en

estos rubros155

.

El contar con políticas claras permite no solo seleccionar materiales nuevos, con bases también claras y

definidas, sino que describen las colecciones actuales, se revisan y reconsideran las metas, los objetivos a

corto, mediano y largo plazo estableciendo prioridades de crecimiento. Ayudan a elaborar presupuestos,

además de ser un canal de comunicación entre la biblioteca y sus usuarios. Respaldan el desarrollo de

colecciones en cooperación, incluidos en las donaciones y el canje156

.

El bibliotecario profesional que está a cargo del desarrollo de colecciones tiene la responsabilidad de

preparar la base para la elección de los materiales documentales, lo que significa, elaborar y establecer las

políticas para la selección, adquisición y descarte; es decir, organizar la integración de la base normativa,

para que sea la plataforma con la cual se evaluarán dichos materiales para ser escogidos a través de las

fuentes para la selección o el servicio de libros a vistas157

. Los lineamientos para el desarrollo de

colecciones, se deben revisar anualmente o cuando exista un cambio significativo en las actividades

sustantivas y adjetivas de la institución a la que pertenezca la biblioteca.

Los lineamientos o políticas de desarrollo de colecciones serán la base normativa que la misma biblioteca se

impone, para dirigir la planeación del crecimiento de sus colecciones con el objetivo de responder a los

requerimientos de información de su comunidad de una manera más objetiva. Contar con lineamientos

claros y precisos para el desarrollo de colecciones, que incluya políticas de selección, de adquisición y de

descarte, permitirá planificar el crecimiento de su acervo, en primera instancia que responda a los

requerimientos de información de sus usuarios y en segundo lugar que incluya materiales documentales

cuya información esté acorde con los avances del conocimiento.

Existen algunas propuestas de estructura para la elaboración de políticas de desarrollo de colecciones, a

continuación se presenta un cuadro comparativo (Tabla 3), de los elementos que proponen a incluir y

155

Ibidem. p.12. 156

Ibidem. p. 13. 157

Libros a vistas, es un servicio que prestan los proveedores para apoyar la selección, el cual consiste en el envío de la información en soporte impreso -libros, revistas, folletos- de los nuevos títulos que se han editado y que son de interés de la biblioteca, y que ellos distribuyen (Chávez Villa, Micaela, 1996).


63

considerar dos instituciones en el ámbito internacional (American Library Association y la International

Federation of Library Associations and Institutions) para la elaboración de dichas políticas.

Cuadro comparativo de elementos para elaboración de políticas

AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION

INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARY ASSOCIATIONS AND INSTITUTIONS

1. Análisis de los objetivos generales de la institución:

Usuarios Temas cubiertos en la colección Tipos de programas o necesidades Prioridades y limitaciones generales que rigen la selección Implicaciones de los acuerdos cooperativos que tengan efecto complementario en las políticas Reglamento o políticas de la institución

2. Análisis detallado de la política de desarrollo de colecciones por tema

Códigos que indique el nivel de crecimiento: Idioma Periodos cronológicos Áreas geográficas Tipos de formatos Principal responsable de la selección Nivel de profundidad y uso del lenguaje en cada materia.

3. Análisis detallado de la política de desarrollo de colecciones por formatos

Monografías Publicaciones periódicas Microformatos Manuscritos Mapas Material audiovisual Medios electrónicos Modelos (realias) Material no convencional

4. Índices

1. Introducción Misión de la biblioteca Objetivos de la políticas y su relación con los usuarios Análisis de la comunidad y definición de usuarios Descripción de los programas y necesidades de los usuarios Descripción abreviada de la colección Desarrollo cooperativo de la colección

2. Limitantes generales, prioridades y políticas Actualidad y enfoque de la colección Formatos e idiomas Financiamiento especial o adicional Responsabilidad y proceso de selección: qué, quiénes, con qué, etc. Políticas de donaciones Mantenimiento de la colección: descarte y preservación Quejas /reconsideraciones de materiales en la colección Limitantes o restricciones; áreas que no se adquiere, acervos de otras bibliotecas, etc.

3. Colecciones de formatos especiales

Ubicación de las colecciones y su clasificación Justificación de tratamiento especial por el tipo de formato

4. Información detallada por temas y formatos adquiridos (alcance y limitaciones)

Temas, áreas geográficas y fechas medidas cuantitativas, cantidad de títulos de libros.

Tabla 3

2.5.1.6 Selección de los materiales documentales.

La selección de materiales documentales constituye uno de los factores más relevantes en el desarrollo de

las colecciones, ya que representa el control de calidad en la entrada del material a la biblioteca, con base a

las necesidades de información de sus usuarios. Este proceso está íntimamente ligado a la vigencia de la

colección, al proceso de descarte para mantener la calidad y cantidad de la colección, permite elegir los

materiales documentales idóneos para dar respuesta a su comunidad, de entre el cúmulo de información

que se produce en la actualidad, la diversidad de soportes, el presupuesto disponible y los distintos

proveedores158

.

158

NEGRETE GUTIÉRREZ, La selección de los materiales, op.cit. p. 11


64

El proceso de selección es una actividad eminentemente académica, que la realiza el profesional de la

biblioteconomía responsable de la función del desarrollo de colecciones en coordinación con la Academia

(profesores e investigadores), puesto que esta última es la que propone y valida las bibliografías básicas y

complementarias de cada una de las asignaturas. La selección conlleva un juicio de valor sobre un

determinado material documental, el cual tendrá que estar basado en una evaluación objetiva. El

bibliotecario que lleve a cabo la selección, debe realizar una evaluación del material documental, en primera

instancia con su contenido y emite un juicio acerca de la conveniencia o no de incorporarlo a alguna

colección – con base a las políticas de selección-, examina el costo y su relación con la información

(relevancia, importancia del autor, disponibilidad en el mercado, etcétera).

Por tanto, la selección de los recursos implica toma de decisiones, ya que es el proceso en el que se evalúa

y decide qué materiales documentales deben adquirirse e integrarse a las colecciones que conforma el

acervo de la Biblioteca, tomando en cuenta la calidad y la cantidad de manera sistemática159

.

La selección se debe realizar bajo dos aspectos de la obra160

:

a) En forma individual.

Para la evaluación de materiales documentales por sí mismos, se consideran los siguientes elementos161

:

Autoridad de autor preparación académica, nivel de reconocimiento en su materia, relevancia en su medio,

experiencia de escritor. Se tienen que considerar para selección todos aquellos autores denominados como

clásicos tanto nacionales como extranjeros.

Tema. Se revisa el contenido, alcance, nivel de recepción.

Actualidad y vigencia de la información, dependerá del tema, del autor, si son obras clásicas o de

vanguardia. La actualidad de la información se determina con base a las necesidades expresas de

información que la comunidad de la biblioteca demanda.

Idioma, se revisa si el idioma en que está escrita la obra coincide con las preferencias idiomáticas de los

usuarios, qué son retomadas en las políticas de selección de los materiales documentales.

159

Ibidem. 160

HAINES, op.cit., p. 57 161

NEGRETE GUTIÉRREZ, La selección de materiales, op.cit., p. 67-77


65

Costo, se debe elegir la mejor opción de acuerdo a la disponibilidad en mercado y relevancia y pertinencia

de la información. Con relación a este rubro, es de suma importancia considerar la oportunidad de la

información, la posibilidad de contar con la información en el momento que se necesita, muchas veces

depende de la distribución, es decir, de los proveedores, en ocasiones, los que mejores precios ofertan, no

siempre tienen la disponibilidad del material oportunamente.

Disponibilidad en mercado, este aspecto depende directamente con la producción de la información, con

lo que ofrece el mercado editorial en un momento determinado, con la oferta y la demanda de la información;

este aspecto es uno de los más difíciles de controlar.

Uso, este criterio de selección surge de la demanda real de los materiales documentales que se tienen en

servicio, esto significa que debe existir una retroalimentación entre los usuarios y la biblioteca para ajustar a

sus necesidades y cotejar con las solicitudes de información que llegaron previamente a la biblioteca, el

factor de uso impacta directamente en las políticas de adquisición, para decidir cuantos ejemplares se

requieren de determinados títulos.

Tipo de información, si es de carácter formativo, informativo o recreativo. Puesto que las bibliotecas

universitarias pertenecen una institución educativa, la mayor fortaleza de sus colecciones radica en la

información de carácter formativo, aunque se debe contar con materiales recreativos e informativos.

Características bibliográficas: tabla de contenido, editor, fecha de edición, confiabilidad en los índices,

existencia de bibliografía, aparato crítico, etc. Una buena edición se identifica si la información está bien

presentada, se cuenta con herramientas de recuperación de la información, se prefieren editores de

prestigio.

Características físicas: soporte o formato, presentación de la información, tipografía, calidad del papel,

márgenes adecuados para la encuadernación, diagramación adecuada, tipo de encuadernación, etc. Este

aspecto, aunque importante, no es un factor de decisión, sin embargo se buscan ediciones que sean fáciles

de leer, que cuenten con diseño gráfico de ser posible y sobre todo que se respeten íntegramente los

contenidos del autor en cuestión. Por otro lado, es necesario observar qué si se selecciona materiales que

se encuentran en formatos distintos del impreso (electrónicos, audiovisuales, microformatos, digitales), se

tiene que contar con la infraestructura necesaria para su utilización.


66

b) Con relación a la colección existente.

En este criterio de selección se consideran todos los materiales documentales sobre el tema o área de

conocimiento que se esté revisando, permite verificar si se sustituye, amplía, complementa o actualiza el

material existente en la colección.

Es evidente que la elección de los materiales documentales implica considerar múltiples aspectos de ellos,

tanto de manera individual, como con relación a la colección, y aunque la selección se realice en

concordancia con las políticas de selección, la toma de decisiones eventualmente no es sencilla, dado que

no siempre se tiene el presupuesto necesario o en su defecto, los materiales elegidos como de adquisición

prioritaria no están disponibles en mercado. Las políticas de selección son una herramienta de planificación

para la gestión de la colección.

2.5.1.7 Adquisición de materiales documentales.

La adquisición de materiales es la fase tangible del proceso de desarrollo de colecciones y por tanto una

función muy importante. La adquisición de materiales documentales es la concreción de las decisiones

tomadas durante el proceso de selección, consiste en la obtención de todos los materiales documentales

elegidos que serán integrados a las colecciones162

.

La adquisición consiste en la sistematización de las solicitudes de información, la solicitud de cotizaciones,

la elaboración y la verificación de pedidos, su ordenación, el control del presupuesto, la precatalogación y la

creación y mantenimiento de registros adecuados para su control; para la evaluación de este proceso

administrativo no debe enfocarse solo al número de pedidos elaborados en un tiempo; al número de pedidos

recibidos; al número de reclamaciones. Sino que se deben considerar aspectos como los cambios en la

planificación de los servicios, cambio en las solicitudes de información, suspensión de pagos, etc. 163

.

El área de adquisiciones tiene las funciones de:

Mantenerse informada de las tendencias existentes en el mercado editorial.

Mantenerse actualizada sobre los índices inflacionarios.

Mantener informados a los responsables de selección de materiales documentales, del

material adquirido.

Mantener informados a los usuarios sobre el estado y resultados de sus solicitudes de

adquisiciones.

162

FUENTES, Juan José. Evaluación de bibliotecas y centros de documentación e información. Gijón, Asturias : TREA, 1999. p. 174. 163

Ibidem. p. 174.


67

Evans señala que las metas principales del área de adquisición son:

Estar actualizado con el desarrollo del conocimiento en las áreas de interés de la biblioteca y

de las tendencias del mercado editorial.

Apoyar en la selección y en el proceso de desarrollo de colecciones.

Procesar solicitudes de materiales documentales que ingresarán a la colección.

Controlar el ejercicio del presupuesto para desarrollar colecciones.

Mantener todos los registros y controles necesarios, además de producir informes

relacionados con el uso de los fondos.

La adquisición de material documental en la biblioteca universitaria se puede realizar por medio de las

siguientes formas: compra, canje, donación y traslado de la producción de los fondos institucionales.

Compra es la forma de adquirir por medio de un pago los materiales documentales que previamente han

sido seleccionados, es evidente que se requiere contar con un presupuesto para ello; esta forma es la fuente

principal de adquisición, ya que es la más consistente y la que responde totalmente a las políticas de

selección y necesidades de información de su comunidad; cuando se adquieren por compra tiene la ventaja

de ser más expedita su obtención de los materiales.

La velocidad y eficiencia de la adquisición por compra, tiene diversos obstáculos: pobre respuesta de

proveedores, tiradas pequeñas y rápidamente agotadas, información inadecuada del proveedor,

requerimiento de pago previo, inflación, cambio de divisas, solicitudes de información a destiempo,

asignación de recursos tardíos, proceso de pago a proveedores lento, etc.

El proceso de adquisición por compra es largo, ya que involucra la investigación bibliográfica para identificar

la ubicación de los materiales a adquirir, tanto en las fuentes de selección como en el mercado editorial,

además del procedimiento administrativo que se tiene que llevar a cabo.

La adquisición por canje, es aquella forma en que la cooperación bibliotecaria interviene, ya que dos

instituciones establecen un compromiso institucional de ayuda mutua en su desarrollo de colecciones, de tal

manera que materiales que se tengan en duplicado, que se hayan descartado o con publicaciones que la

institución edite y sea de interés para la otra, se realiza un intercambio de esos materiales, de manera lo

más equitativa posible y respetando las políticas de desarrollo de colecciones de cada una de las

instituciones involucradas. La donación es una forma de adquisición, en la que de manera altruista una

persona, institución, organismo o grupo, obsequia materiales documentales para que formen parte de un

acervo determinado.


68

Otra forma de adquisición que tiene la biblioteca universitaria es con base a su producción editorial. El

traslado, en la práctica se puede definir como aquella forma de adquisición que se da de manera interna, es

decir, es la transferencia de los materiales producidos por la institución hacia la biblioteca, la cual no se

puede considerar propiamente, ni como compra, ni como donación. Con ello, se tiene la finalidad de obtener

los denominados fondos institucionales, que es todo aquello que la institución genera y edita, y que de

manera directa o indirecta va dejando constancia de su quehacer.

2.5.1..8 Presupuesto.

Es el monto global o porcentaje del techo financiero de la institución, dedicado anualmente a la biblioteca

para la adquisición de los materiales documentales y servicios de información que demanda su comunidad.

El contar con un presupuesto anual, adecuado y creciente permite a la biblioteca, llevar efectivamente el

proceso de desarrollo de las colecciones, de tal forma que las adquisiciones de los materiales documentales,

se programan con base al monto asignado, y el ritmo de crecimiento de las colecciones se ajuste a la

planeación establecida en dicho proceso. Las normas ABIESI, proponen que debe ser el 5% del monto

global de la institución, y dentro ese porcentaje, el 40% debe corresponder a la adquisición de materiales

documentales164

.

Para la programación del presupuesto se debe tomar en cuenta:

Planes y programas de docencia, investigación y extensión.

Partidas presupuestales que requieren apoyo especial.

Necesidades cualitativas de las diferentes dependencias académicas.

Frecuencia de utilización de los materiales existentes.

Comportamiento de los presupuestos anteriores.

Rezago en el proceso técnico del material documental.

Comportamiento del mercado editorial.

El presupuesto requiere no sólo manejos contables exactos, sino una adecuación entre la estructura

administrativa de la institución y el complejo mercado de materiales documentales.

164

MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe [et.al.]. Políticas de selección y adquisición de material bibliográfico en las bibliotecas de las instituciones de educación superior. México : UNAM, 1989. p. 27-28.


69

2.5.1.9 Estructura (física) de la biblioteca.

La estructura de la biblioteca varía de acuerdo al tipo de institución a la que pertenece, al tamaño, al

presupuesto. Este rubro es sumamente importante, ya que es un factor que va a limitar el crecimiento de las

colecciones, ya que si no se tiene programado el ritmo de crecimiento y el descarte de materiales obsoletos,

que ya no respondan a las necesidades de información de los usuarios, se corre el riesgo de que saturar la

biblioteca y no tener donde preservar y conservar las colecciones.

2.5.1.10 Evaluación de colecciones.

La cultura de la evaluación ha trascendido a todos los sectores de la actividad humana, las bibliotecas, los

centros de documentación, los sistemas bibliotecarios y documentales no han sido ajenos a esta tendencia;

se utiliza para referirse tanto a su aplicación como un todo o de alguna de sus partes o componentes, v.gr.,

evaluación de los recursos humanos, evaluación de colecciones165

.

Según el Diccionario de la Real Academia Española

166 evaluar (del francés evaluer) es:

1. Señalar el valor de una cosa.

2. Estimar, apreciar, calcular el valor de una cosa.

3. La acción y efecto de evaluar.

En el ámbito bibliotecario el sentido en que se emplea este término es mucho más amplio que el de valorar,

apreciar, calcular el valor de una cosa. En este mismo contexto, existen diversas definiciones del término

evaluación, a continuación se presentan algunas de ellas:

La evaluación en términos amplios podría definirse como un proceso sistemático para determinar hasta qué punto se alcanzan las metas previamente determinadas

167.

Calva la supone como:

Una fase importante de la administración de bibliotecas, medio a través del cual, todos los apoyos que se le brinden a las mismas serán utilizados de manera eficiente. La información que arroja la evaluación permite conocer el estado actual de los sistemas y servicios bibliotecarios (diagnóstico), las desviaciones que presentan con respecto a los objetivos esperados y vislumbrar algunas alternativas para corregir desviaciones

168.

Fuentes considera que la evaluación:

Es un proceso global y globalizado que se refiere a una actividad –en este caso, biblioteca, sistema bibliotecario, etc.- en su conjunto, y a todas y cada una de las fases que componen

165

FUENTES, op.cit., p. 19-20. 166

REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. 22ª ed. Madrid : La Academia, 2001. p.1012 167

Añorve 1980, p. 258. 168

CALVA GONZÁLEZ, op.cit.,p. 258.


70

dicha actividad. Se refiere a toda la actividad en su conjunto, y no solo a la fase de los objetivos conseguidos. Se puede decir que hay evaluación anterior (fase de planeación del proyecto de evaluación), evaluación simultánea (fase de ejecución en la práctica) y evaluación posterior (fase de análisis y comparación de resultados con los objetivos planteados en la primera fase)

.

Al iniciar el proceso de evaluación se debe tener claro en que consiste y distinguir las semejanzas y diferencias con la medición. Se deben manejar conceptos como coste, efectividad y beneficio: Coste es el gasto en que se incurre en la producción de una mercancía o servicio. Efectividad es el la consecución de los objetivos previstos con el más adecuado uso de los medios que disponemos para ello y los beneficios son los resultados deseados. Coste-efectividad se refiere al coste de conseguir un nivel de efectividad dentro de un servicio

169.

Lancaster señala que:

Dentro de la biblioteca es factible evaluar cualquier tipo de servicios en efectividad, en costo-efectividad y en costo-beneficio.

La efectividad se refiere a en qué medida un servicio satisface las demandas de sus usuarios, puede evaluarse subjetivamente mediante encuestas de opinión o entrevistas.

El costo-efectividad de un sistema está relacionado con la eficiencia de su funcionamiento interno. Con este estudio se mide la eficiencia (en términos de costo) con qué el sistema cubre las necesidades de sus usuarios.

Un estudio de costo-beneficio intenta determinar si el gasto para proporcionar un servicio está justificado por los beneficios que se derivan de él.

La expresión costo-funcionamiento-beneficio se refiere a la interrelación que existe entre los costos, el funcionamiento (nivel de eficacia) y los beneficios

170.

Las definiciones de evaluación mencionadas tienen elementos comunes, la definen como parte esencial del

proceso administrativo que permite visualizar en que condiciones se encuentra la biblioteca y si se cumplen

sus objetivos y metas, implica la búsqueda e implementación de estrategias en vías de mejorar.

Por lo que evaluación se entenderá como el proceso por medio del cual se puede medir la eficiencia y la

eficacia de las actividades que se llevan a cabo dentro de la biblioteca, con la finalidad de mejorar o

modificar las estrategias para el cumplimiento de sus objetivos.

No hay que olvidar que la razón más importante de la evaluación es mejorar los servicios y la utilidad de las

colecciones de la biblioteca hacia sus usuarios.

Fuentes opina que la evaluación puede concebirse y llevarse a cabo para un todo o para alguna de sus

partes; referente al desarrollo de colecciones dice:

La evaluación de las colecciones es el proceso de análisis y descripción de cada colección de materiales documentales usando medidas cualitativas y cuantitativas; mediante este proceso el

169

FUENTES, op.cit., p. 35. 170

LANCASTER, op.cit., p.1


71

responsable del desarrollo de colecciones considera la adecuación de las colecciones de la biblioteca con referencia a su comunidad, sus objetivos y a su misión

171.

Con relación a las bibliotecas universitarias Rovalo considera:

Evaluar las colecciones equivale a dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿qué tanto responde a las necesidades de información de los usuarios?, ¿todas las asignaturas y temas de los programas de estudio, de investigación están representados en el acervo?, ¿en qué proporción y suficiencia?

172.

La estimación cualitativa de colecciones o evaluación de acervos es una de las tareas más laboriosas dentro

de la gestión de acervos, se define como: el análisis de descripción del acervo utilizando medidas

cualitativas y cuantitativas. La base de este proceso es la descripción de cada materia, el nivel de

información contenida y los formatos en que se encuentra. No se juzga a la colección, sino que solo la

describe en sus características de edad, naturaleza, formatos en que se encuentra, el idioma y otros

elementos. Esta descripción puede presentarse en varias formas, ya sea estadística o bajo códigos

preestablecidos, la evaluación de colecciones se considera como un aspecto esencial de la administración

de acervos, ya que ayuda al bibliotecario a administrar la información, los recursos humanos y financieros en

forma más efectiva. Ello presupone una comparación con un valor establecido que puede ser una norma de

un servicio o la meta cuantitativa planeada dentro de un programa a mediano plazo173

.

Por tanto, se considera que evaluación de colecciones es el proceso mediante el cual se realiza la

ponderación, cualitativa y cuantitativa, del valor de cada material documental que integra el acervo de la

biblioteca con relación a las necesidades de información de su comunidad y con cada una de las áreas de

conocimiento que se tienen cubiertas en las colecciones, permite determinar las fortalezas y debilidades de

las colecciones, cuáles son las tendencias del desarrollo del acervo, se pueden cuantificar y calificar los

logros de este proceso con relación a los objetivos y metas planeadas y establecer el costo-efectividad y el

costo beneficio. Si queremos desarrollar adecuadamente nuestras colecciones debemos considerar la

conciliación de los objetivos de la institución, los objetivos de la biblioteca y las necesidades de los usuarios,

lo que nos lleva a una revisión periódica de las colecciones.

Cuando se decide evaluar hay que definir la metodología a seguir, existen técnicas cualitativas y

cuantitativas de evaluación. Dentro de las primeras se analizan porcentajes de títulos o piezas por normas

(análisis de citas y consulta en listas), evaluación individual o grupal y en la segunda categoría se analizan

171

FUENTES, op.cit. p., 161 172

ROVALO DE ROBLES, MARÍA DE LOURDES. La importancia de la evaluación y el mantenimiento de la colección de las publicaciones seriadas en las bibliotecas académicas. Primer seminario internacional sobre desarrollo de colecciones. México : UNAM, CUIB, 1998. p. 117 173

BIBLARZ, op.cit., p. 61.


72

datos como: el tamaño de la colección, estadísticas de uso, medidas por usuario o programas, edad de los

materiales, etcétera.

Uno de los métodos de evaluación de colecciones que se proponen son los que están dirigidos hacia los

contenidos de la colección, esta gestión de las colecciones se orienta a buscar un balance entre la calidad y

la cantidad y utiliza técnicas orientadas tanto para el desarrollo del acervo como para la satisfacción de las

necesidades de información del usuario.

En la evaluación se deben considerar varios factores como son:

El poco o nulo uso de las colecciones.

La insatisfacción expresa y reiterada de los usuarios.

El cambio en los objetivos en los servicios.

Lancaster174

propone los siguientes métodos cualitativos y cuantitativos para evaluar las colecciones:

Evaluación cuantitativa, la cual considera los siguientes aspectos:

Tamaño absoluto de la colección.

Tamaño de la colección por diversos métodos de categorización: por tema, por fecha, por idioma, por soporte, por tipo de material.

Índice de crecimiento normal.

Tamaño con relación a otras variables, incluyendo número de volúmenes per cápita y número de volúmenes por documento prestado.

Gastos de colección, incluyendo gastos per capita y gastos de la colecciones en relación al presupuesto total.

Evaluación cualitativa, la cual puede llevarse a cabo bajo diferentes métodos:

Métodos impresionistas (subjetivos), la colección se evalúa por uno o más individuos

especialistas, bibliotecarios o investigadores. Esta evaluación es totalmente subjetiva, pero puede

tener valor si se realiza con individuos que tengan un gran conocimiento en diversas materias y en la

información. En las bibliotecas académicas el cuerpo docente es el más indicado para participar en

este método de evaluación con base a sus conocimientos y experiencia de las asignaturas que cada

uno es especialista.

Método de listas de verificación, esta técnica consiste en evaluar las colecciones comparándolas

con una lista teórica de las fuentes realmente consultadas, este método permite evaluar el alcance

de la colección sobre un tema específico, se puede comparar las mismas listas con acervos de otras

bibliotecas similares y poder compararlas entre sí. Aunque se debe considerar que estas listas

174

LANCASTER, op.cit., p.188.


73

deben actualizarse constantemente, ya que se vuelven obsoletas muy rápido, otra desventaja es

que las listas pueden ser no las mejores por tener un universo demasiado acotado.

Lancaster propone las siguientes técnicas cualitativas y cuantitativas para evaluar las colecciones175

:

Cualitativas:

Comparación de colecciones con bibliografías y hemerografías especializadas.

Obtención de las opiniones de usuarios.

Examen directo de los materiales en los estantes, en términos de uso, cuantificación de títulos por

tema, verificar contenido, nivel de profundidad, actualidad, obsolescencia, condiciones físicas.

Revisión de catálogos contra la existencia en las colecciones.

Cuantitativas:

Estudios estadísticos de uso.

Comparación con normas.

Estudio de citas.

Estudios bibliométricos.

Una metodología desarrollada y propuesta por la Western Library Network176

es la que se basa en un

instrumento de evaluación denominado Conspectus, la cual se lleva a cabo bajo una serie de pasos que

incluyen la planificación, la recopilación de datos, la asignación de indicadores de profundidad o niveles de la

colección y los códigos de lengua.

El Conspectus, que significa en latín un breve sumario o estudio que provee una visión general, que en el

caso específico de bibliotecas, indicará una forma de obtener, registrar y mostrar información sobre el

acervo. El Conspectus177

, es la estructura que articula y define las rutas o caminos que seguirán las

colecciones hacia el futuro; sistematiza y formaliza el conocimiento del acervo, lo concreta, lo hace palpable

y consultable.

Este instrumento se divide en dos áreas: la estructura para el análisis del acervo y la información

administrativa. Este método secciona el conocimiento en 24 divisiones, la cual se subdivide en 500

categorías y en 4,000 temas, para analizarlas se hace bajo los siguientes indicadores: a)nivel de la

175

NEGRETE GUTIÉRREZ, la selección de materiales, op.cit., p. 33-34. 176

Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas. Directrices para una política de desarrollo de las colecciones sobre la base del modelo conspectus. [En línea]. IFLA, 2001. [Cita 15 de junio 2002]. Disponible en: http://www.ifla.org/VII/s14/nd1/gcdp-s.pdf 177

International Federation of Library Associations and Institutions. Guidelines for a collection development policy: using the conspectus model. [En línea] IFLA, 2001. [Cita Junio 2002]. Disponible en: http://www.ifla.org/VII/s14/nd1/gcdp-e.pdf

http://www.ifla.org/VII/s14/nd1/gcdp-s.pdf

http://www.ifla.org/VII/s14/nd1/gcdp-e.pdf


74

colección; b)compromiso u obligación de adquisición; c) nivel deseado de la colección; d)compromiso u

obligación de preservación.

Después se consultan los códigos de descripción de los siguientes niveles:

0 fuera de interés.

1 nivel mínimo.

2 nivel de información básica.

3 nivel de estudio o apoyo curricular.

4 nivel de investigación o posgrado.

5 nivel total o exhaustivo.

Para realizar la planeación del crecimiento de las colecciones, es necesario, entre otras actividades, efectuar

una evaluación del acervo para obtener un diagnóstico de la situación que tienen aquellas y proporcione

elementos para su elaboración. Se determinará el estado de desarrollo que tiene el acervo en función de los

objetivos de la biblioteca; el alcance y limitación de que presenta con respecto a las necesidades específicas

de información de los usuarios (obtenidas de los estudios de comunidad), el índice de uso del material y, con

base en ello, se podrá establecer la prioridad de selección de los materiales documentales, la mejor

distribución del presupuesto y la programación de su adquisición de acuerdo al plan establecido en el

proceso, tomando en cuenta el estado en que se encuentran las colecciones con respecto a los parámetros

señalados.

Los resultados obtenidos de la evaluación deben apoyar el implemento de un programa realista de

adquisiciones basado en un conocimiento profundo de la colección, buscando mantener las fortalezas y

atacando las debilidades de la colección con base a las políticas de selección y de un presupuesto realista,

es imprescindible tener claros los objetivos y la posible dificultad en la interpretación de los resultados.

Como parte final de la evaluación, está la etapa de revisión, en la que se toman las decisiones y se ejecutan

las acciones emanadas de los resultados de la evaluación, como son: la depuración, cómo el proceso de

extraer títulos o parte de la colección con vistas a su reorganización en otro almacén; el retiro cómo la acción

de reubicar algunos títulos o parte de la colección a otros almacenes con fines de restauración o preservación;

el descarte, cómo el proceso de retirada de títulos o partes de la colección con fines de eliminación o

donación. La tarea de descarte está asociada a la evaluación de las colecciones porque es una consecuencia


75

directa de los resultados que se obtienen de ésta; facilita junto con la selección, el control de calidad de los

materiales documentales o electrónicos que se requieren en la biblioteca178

.

Los factores que inciden en el proceso de depuración y qué se deben considerar son:

Existe poca literatura del tema.

Problemas de espacio-almacenaje del acervo.

Necesidad de que el descarte sea una actividad sistemática y periódica.

No existen lineamientos acabados sobre el tema, sin embargo en las bibliotecas universitarias, deben

tomarse en cuenta las bibliografías solicitadas en los planes y programas de estudio vigentes como uno de

los parámetros a considerar.

Algunos de los elementos que se pueden suponer para el descarte son: el tipo de colección según el nivel de

enseñanza, el perfil del usuario y estudios de comunidad, el presupuesto, las tecnologías aplicadas a los

sistemas de información, los modelos y técnicas de evaluación, entre otros; con base a estos datos cada

biblioteca debe crear su propia estrategia de retiro y descarte, así como sus propias políticas.

Toda institución que cuente con políticas de descarte de materiales documentales, tiene ya un parámetro de

evaluación que le permitirá, con cierta consistencia, realizar con mayor eficiencia su desarrollo de

colecciones. Es evidente, que el criterio del responsable de la biblioteca es de suma importancia para decidir

finalmente si un material debe descartarse.

2.5.1.11 Mantenimiento de las colecciones.

El mantenimiento de las colecciones se refiere a la conservación, preservación y restauración de los

materiales documentales que las constituyen. Es de suma importancia considerar este factor en el desarrollo

de las colecciones, ya que entre otras cosas, con ello se garantiza en cierta medida, que los materiales qué

ya han sido adquiridos por la biblioteca y qué responden a los requerimientos de información de la

comunidad, permanezcan en buen estado para ser útiles a sus usuarios.

178

VERDUGO SÁNCHEZ, JOSÉ ALFREDO. Guía para el descarte en las bibliotecas de las instituciones de educación superior. Memorias de la XVII Reunión Nacional de CONPAB/UPES. La Paz, B.C. Sur : UABCS, 2001. p. 5.


76

Inventarios

Con la finalidad de mantener actualizado nuestro catálogo al público, mantener nuestras colecciones

actuales y vigentes, contar con los ejemplares necesarios, de acuerdo a nuestras políticas, es menester

realizar un inventario periódicamente.

El inventario es una confrontación de los materiales documentales que forman las colecciones ubicados en

estantería con los registros del catálogo topográfico179

; en la actualidad se puede realizar la revisión con los

materiales documentales en estantería directamente con la base de datos en línea (con el auxilio de

escáneres o computadoras portátiles); se registra toda discrepancia entre el fichero o la base de datos,

desde los materiales que no se encuentran físicamente, los títulos que no tienen impreso su tarjeta

catalográfica, los títulos no registrados, etcétera, para tomar las medidas correctivas necesarias: adquirir

ejemplares de un título, registrar en base de datos un título no encontrado, imprimir tarjeta catalográfica,

entre otras medidas.

2.5.2 Factores externos que intervienen en el desarrollo de colecciones.

Los factores externos que intervienen en el proceso de desarrollo de colecciones, se refieren a aspectos que

son ajenos a la estructura de la institución de la cual depende la unidad de información. Son aspectos que

cuyos ámbitos de competencia se relacionan con el desarrollo social, cultural, histórico y tecnológico en un

momento dado, donde se lleve a cabo este proceso. Tales como la dinámica de la información, que tiene

que ver con la generación del conocimiento y con la información publicada en las diversas áreas del

conocimiento; los desarrollos tecnológicos en informática y telecomunicaciones en cuanto al acceso,

distribución y almacenamiento de la información; el desarrollo de la industria de la información,

incluyendo el mercado editorial (las tendencias, los cambios de acuerdo a la oferta y demanda), sus

canales de distribución, la inflación, la apertura de mercados, el cambio de moneda, y la cooperación

bibliotecaria.

179

PEÑALOZA, Fernando. La selección y adquisición de libros: manual para bibliotecas. Washington : Unión Panamericana, 1961. p. 152.


77

2.5.2.1 Dinámica de la información.

El continuo desarrollo de la sociedad actual depende, no sólo de sus recursos materiales, sino de los

recursos acumulados de conocimientos y su habilidad para utilizarlos de manera efectiva, lo que hace

indispensable transformar esos conocimientos en información. La información como catalizador de

conocimientos, es un recurso esencial para el desarrollo social, fundamentalmente para los países en este

proceso, quienes deben apoyarse en los conocimientos y experiencias mundiales para su beneficio propio,

ya que el desarrollo científico y tecnológico de cualquier país requiere no sólo de investigadores, recursos

financieros, sino también de información científica y tecnológica emitida por los países de vanguardia. Los

beneficios de contar con información sistematizada son múltiples, por lo que la sociedad moderna se ha

preocupado por generar, reunir, organizar, difundir y utilizar la información para su organización interna, así

como para unirse al avance del conocimiento. La ciencia básica es fundamental para el desarrollo de una

nación, la información producida por ésta no lo es menos, puesto que la capacidad que tiene un país para

generar, difundir, adaptar, asimilar y aplicar el conocimiento científico redunda directamente en su desarrollo

e independencia social, económica, política y cultural180

.

La información científica es cualquier comunicación o transferencia de mensajes científicos o técnicos a

través de algún medio informativo: libro, revista, artículo, informe, microficha, entrevista, etcétera181

. Este tipo

de información, como producto del trabajo científico, se ve afectada de la misma manera como se ve

afectada la ciencia, de tal forma que a mayor desarrollo científico mayor información científica. Los

parámetros desarrollo e incremento – tanto de la ciencia como de su producción literaria- se encuentran

determinados por el factor trabajo, los que a su vez se determinan por la especialización y diferenciación de

las disciplinas científicas. Con esta especialización en las ciencias se han obtenido mejores resultados en

cuanto a calidad y profundidad del trabajo producido, y directamente ha influido en que las disciplinas

científicas se sigan diversificando y que de manera gradual demanden y generen mayor cantidad de

información a través de monografías, tesis, libros, reportes, preimpresos, etc. Aunado a los muchos inventos

y el apoyo que los países invierten han contribuido en gran medida a la explosión de la información182

.

Desde el inicio de los años 1990’s ya se visualizaba los alcances e impacto del uso de la información. De

acuerdo con los estudios del European Information Technology Roudtable, estimaron qué para el año 2000

180

GARCÍA LAGUNAS, RENÉ. Algunas consideraciones sobre la información científica. Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía (15 : 1984 : ) Memorias. México : AMBAC, 1985. p. 229. 181

TRAVIS WHITE, SUELLEN SEBALD DE WHITE. El usuario de la información científica y tecnológica: características, problemas y posibles soluciones. Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía (11 : 1980 : Ciudad de México) Memorias. México : AMBAC, 1980. p. 227-243. 182

GARCÍA LAGUNAS, op.cit., p. 229.


78

más del 80% del producto interno bruto de los países avanzados dependerá del intercambio y proceso de la

información183

.

Cada vez más, las sociedades se están basando en información, dando como consecuencia el impulso a la

industria de la información, en ésta, la información tiende a crear nuevas élites de poder con mayor

capacidad de influir en eventos futuros y en el comportamiento de otros en beneficio propio, haciendo más

vulnerable a quienes carezcan de infraestructura en materia de información184

.

El flujo de la información científica se da por dos vías: formal e informal. Las fuentes de información formal

se refieren a los documentos publicados y los inéditos. Los publicados son aquellos que han tenido que ser

sometidos a diversas políticas para su publicación por los encargados de la edición, quienes norman estilo,

presentación, confección de resúmenes, asignación de palabras claves con fines de indización, etc. Las

fuentes inéditas corresponden a documentos no publicados tales como tesis, informes, reportes, los cuales

fluyen con mayor rapidez que la anterior, debido a que no es sometida a políticas editoriales, ni comités de

arbitraje, sus tirajes son cortos, además que su distribución es más sencilla y ágil185

.

Por tanto, como dinámica de la información científica se entenderá como la generación, organización,

publicación, difusión de la misma, la cual no es igual para todas las áreas del conocimiento, ya que el

avance de las ciencias no lo es.

La literatura científica en general, está creciendo exponencialmente desde hace más de tres siglos. Se

estima que el número de documentos científicos se duplica cada 10 a 15 años con un aumento de un factor

de diez correspondiente a cada generación de 35 a 50 años186

. Sin embargo, la producción de información

en las ciencias naturales o exactas fue la qué en mayor medida se dio hasta la década de los 90’s. Situación

que ha venido cambiando desde entonces, como consecuencia del interés social y del apoyo al desarrollo de

investigación en las ciencias sociales.

Como tendencia, las ciencias sociales han dispuesto de menos recursos que el resto de las ciencias, lo que redunda en el hecho de que hayan alcanzado niveles de desarrollo y posibilidades, con mayor grado de dificultades, y a un menor ritmo de crecimiento, aspecto este que se relaciona directamente proporcional con su ritmo de obsolescencia. (…) Por lo que los servicios especializados en esta temática no siempre han podido alcanzar un desarrollo significativo, su relativa pobreza es particularmente sensible cuando se trata de introducir ciertas técnicas, que exigen inversiones, tales como las bases de datos y de otros servicios que utilizan tecnología de cómputo y telemática (…)

183

CRUZ PAZ, VÍCTOR. Información comunicación y mercado. Ciencias de la información, Septiembre 1994, vol. 25, no.3, p. 15. 184

CONTRERAS, Teresita de Jesús. Uso de las fuentes de información científica y tecnológica. México : El autor, 1990. p. 2. 185

GARCÍA LAGUNAS, op.cit., p. 232. 186

RUSSELL, Jane M. Cómo buscar y organizar información en las ciencias biomédicas. México : Limusa, 1993. p. 28.


79

vale destacar que en estos últimos tiempos las ciencias sociales ya disponen de estos recursos de información

187.

Tanto los datos como la información que se obtiene en ciencia y tecnología, son resultados de experimentos

u observaciones individuales o colectivas. Estos datos pueden ser desde una medida o un valor hasta

tratados teóricos, por lo que el tiempo de realización y de publicación es muy variado, estos primeros

resultados publicados, generalmente en artículos, es lo que se denomina publicación primaria.

Las publicaciones primarias son la materia prima para la elaboración de monografías, manuales, directorios,

diccionarios, enciclopedias, entre otras publicaciones. La información contenida en dichas fuentes primarias

es analizada y puede ser compactada o reempacada para dar origen a las publicaciones antes

mencionadas. Las publicaciones secundarias son obras referenciales, las cuales requieren el análisis y

sistematización de las fuentes primarias para su publicación (índices y abstracts). Las publicaciones

terciarias son aquellas donde la información secundaria es analizada y sistematizada, y se convierten en

fuentes referenciales de las fuentes secundarias (bibliografías de bibliografías, guías de referencias). Estas

fuentes terciarias, obviamente requieren de un tiempo mayor para su publicación, situación que afecta

directamente en el proceso de desarrollo de colecciones, ya que dependiendo de la unidad de información y

las áreas de conocimiento de interés para ésta, se deberá considerar dicha dinámica de la información en la

planeación del crecimiento de las colecciones, no se puede crecer a un ritmo mayor que la propia

generación de la información. Lo presentado en párrafos anteriores plantea la necesidad de conocer de

manera clara a la industria de la información.

Después de la revolución científica y técnica que siguió a la Segunda Guerra Mundial se perfiló el desarrollo

de la industria de la información, a partir de los años 1950’s se implementaron las aplicaciones comerciales

de los sistemas de recuperación de información.

En los años 1960 los proveedores de la información utilizaron a las computadoras para automatizar sus

procedimientos y se dieron cuenta que la información que compilaban se podía distribuir, no solo en papel y

en microfilme, sino también en cintas magnéticas, lo que permitiría a los usuarios procesar información en

sus computadoras personales, y la publicación automatizada pasó a ser el producto principal. En los años

1970’s se visualizaron los sistemas en línea, los que se consolidaron con el crecimiento alcanzado en los

1980’s.

187

FERNÁNDEZ SANTANA, ISABEL. La información científica en el “polo de ciencias sociales”: la voluntad del cambio. Ciencias de la información, Diciembre 1994, vol. 25, no.4, p.188.


80

El usuario requería una gran infraestructura, por lo que surgieron los distribuidores de la información, los que

compraban equipo, bases de datos y desarrollaban software para consultar la información a través de una

terminal alquilada, un MODEM y un teléfono.

La industria de la información surge como consecuencia de una necesidad propia del desarrollo de la

tecnología, de la transferencia de información y del tratamiento electrónico de la misma; como actividad

económica le añade valor a los datos y sigue requerimientos de sus consumidores potenciales, su mercado

va demandando poder acceder con precisión y confiabilidad a la información oportuna y eficientemente188

.

La industria de la información la constituyen todos los segmentos o actividades relacionadas con la

producción de recursos, procesamiento, reprocesamiento, organización, almacenamiento y recuperación de

información que operan con fines lucrativos o no. Esencialmente la industria de la información es el resultado

de la convergencia gradual de la computación, las telecomunicaciones y la industria editorial189

.

Los principales protagonistas de esta industria son:

Los proveedores, quienes compilan, procesan y distribuyen directamente la información; son los que

producen las publicaciones primarias (artículos originales), secundarias (obras referenciales), terciarias;

recogen la información original emitidas por los autores y editadas bajo todas las formas posibles

(manuscritas, impresas, sonoras, etc.) Estos seleccionan, identifican y analizan la información; después de

este tratamiento documental, le aplican uno informático permitiéndoles preparar discos magnéticos u ópticos

para el distribuidor, crean bases y bancos de datos.

Los distribuidores que intervienen como eje principal de la sociedad de la información, son organismos

públicos y privados que administran bancos de información, autorizando bajo ciertas condiciones la difusión

de la información documental.

Los distribuidores tienen una función técnica, que consiste en almacenar bases de datos, administrar los

fondos documentales y ofrecer servicios de consulta. Y una función distribuidora, que comercializa el

sistema, hace la promoción y el mercadeo del servicio, asegura la instalación y la asesoría post-venta al

usuario, reciben la información de los proveedores y la hacen accesible a los usuarios.

188

PONJUAN DANTE, GLORIA. Industria y mercado de la información: presencia del tercer mundo, apuntes para una discusión. Ciencias de la información. 1994, vol. 25, no.2, p.77. 189

Guinchat, Claire y Michael Menou. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y documentación. 2ª. ed. España : CINDOC, UNESCO, 1990. p. 301-311


81

Los distribuidores de la información ofrecen acceso a bases de datos; referenciales (bibliográficas), de texto

completo, numéricas (estadísticas), gráficas (información estructural de compuestos químicos), etc. Además

ofrecen sistemas de recuperación de información, software para conexión y manejo de información,

documentación y teleconferencias, entre otros. Tales como SWETS, EBSCO, DIALOG,

INFOESTRATÉGICA, DOMEXA, IHS GROUP DOCUMENTA, INFOTEC, CENIDS, FACTIVA, GALE

GROUP.

Los usuarios (intermedios y finales) El usuario intermedio es aquél que cuenta con una especialización en

las búsquedas documentales de la información en línea, su especialización y conocimiento del mercado de

la información, el dominio de las herramientas puestas a disposición de los usuarios por los distribuidores, es

decir, nos referimos a los especialistas en el manejo, control, difusión y uso de la información (los

bibliotecarios profesionales), el usuario final es aquel que demanda una información con base a una

necesidad específica para satisfacer un objetivo.

Los intermediarios de la información generalmente son las unidades de información, empresas de servicios

de información que tienen acceso a muchas fuentes de información, experiencia en su uso y ofrecen

servicios de información a su comunidad190

.

En suma, la industria de la información está constituida por todos aquellos sectores que intervienen en la

producción de la información, su publicación, su distribución, su venta, la generación de servicios de

información especializados, los nuevos productos de información como son los servicios en línea, las

publicaciones electrónicas, entre otros.

Dentro de los servicios que genera la industria de la información son la edición de publicaciones,

consultorías y asesorías técnicas de búsqueda y recuperación de información, elaboración de software

especiales, elaboración de discos compactos, creación de bases de datos, recuperación de documentos,

creación, organización y administración de unidades de información, procesamiento técnico de material

documental, entre otros.

190

TURNBULL MUÑOZ, FEDERICO. Mercadotecnia de los servicios de información. Semana de Bibliotecología (9 : 1987 : Guadalajara : UAG) 1987 p.1-9.


82

2.5.2.2 Conocimiento de la industria editorial: estructura, cambios, tendencias y formas de distribución.

La producción, distribución y venta de los materiales documentales se lleva a cabo fundamentalmente por

los editores (productores) y los distribuidores; que en su conjunto constituyen a la industria editorial. La

edición de una obra involucra al autor, al diseñador, al editor, al impresor, al distribuidor y al vendedor.

El tener cierto conocimiento de la industria editorial permite anticipar cambios en la calidad y formatos en

que se presenta la información, y así planificar el desarrollo de nuestra colección sobre bases más sólidas.

Este conocimiento se puede adquirir de diversas maneras, a través de todas las fuentes de selección

disponibles, la relación directa que se establece en las ferias de libro o eventos similares, las redes de

comunicación que se dan en los foros de interés de bibliotecarios, en los eventos generados por las

asociaciones de bibliotecarios y por los contactos directos de los distribuidores de los materiales

documentales.

Existen dos tipos de todas las fuentes mencionadas, las comerciales y las no comerciales. Estas últimas se

refieren a publicaciones de dependencias gubernamentales, centros de investigación, instituciones

académicas, bibliotecas, etc. Las comerciales se refieren a todas aquellas editoriales que su naturaleza es el

lucro, además que ahora se presentan en forma manual y automatizada.

Las fuentes de selección que existen son: las fuentes actualizadas de libros impresos y publicaciones

periódicas como lo son el BOOKS IN PRINT, LIBROS EN VENTA, ULRICH’S; los catálogos, trípticos, hojas

volantes, folletos que las editoriales elaboran de manera impresa con las novedades que producen cada

determinado tiempo; se tienen también las fuentes de revisión o reseñas que pueden realizarlas los mismos

distribuidores, las editoriales, los bibliotecarios o los expertos en la materia, los cuales se presentan en

algunas publicaciones ex profeso o como una sección de alguna publicación periódica, v.gr. el CHOICE,

LIBROS DE MÉXICO; se cuenta también con las bibliografías nacionales, especializadas, las listas

temáticas y, por último, los catálogos audiovisuales (incluyendo los electrónicos y en línea)191

.

Si tenemos conocimiento de las tendencias actuales de la industria editorial, sabremos por ejemplo, que

publicaciones tanto de monografías como de publicaciones periódicas, están disponibles en formato

electrónico, que nueva información relevante para la institución se ha publicado y la biblioteca, por tanto,

debiera considerar para su colección, qué información está fuera de prensa, agotada, etcétera192

.

191

BARBERENA BLÁZQUEZ, ELSA. Selección de las publicaciones periódicas en ciencia. Seminario sobre políticas de selección en bibliotecas mexicanas (1º : 1983 : Ciudad de México). Memorias. México : UNAM, 1984. p. 62-80. 192

OROZCO AGUIRRE, op.cit., p.86.


83

Dentro de la producción comercial de publicaciones, es importante diferenciar la participación entre los

editores y los distribuidores en la generación y venta de las publicaciones. De la parte administrativa que

compete a la distribución, solo en algunas etapas la biblioteca tiene relación directa con el distribuidor, como

son: la facturación y cobranza; el control y seguimiento de la distribución y la atención a clientes.

2.5.2.3 Impacto de la tecnología.

Dado el avance tecnológico, en la actualidad la edición de publicaciones no se realiza solamente en papel,

sino que la tendencia en la producción de materiales electrónicos, que se puedan acceder vía remota,

compartir y utilizar dicha información en el mismo momento de encontrarla.

Día a día se generan nuevas publicaciones electrónicas, sin embargo no hay que perder de vista, que para

poder acceder a esta información se requiere de una infraestructura tecnológica informática y de

telecomunicaciones, compleja y sofisticada, que en ocasiones es muy cara y que requiere de actualizaciones

cada vez más frecuentemente. No obstante lo anterior, la realidad en que vivimos, nos exige conocer,

manejar y usar este tipo de información.

La tendencia a desarrollar colecciones electrónicas va en aumento, para realizarlo es necesario considerar

factores jurídicos (derecho de autor), técnicos (lenguajes, normas), materiales (infraestructura informática y

computacional, telecomunicaciones), además de tener claro los objetivos y el alcance del proyecto.

Las bibliotecas digitales que existen actualmente cuentan con colecciones cuya información ya no está

sujeta al derecho de autor y, en otros casos, son obras en el que el mismo autor da la autorización para su

uso. Salvado este aspecto, se tiene que considerar la forma en que se codificará electrónicamente la

información, en primer lugar, para su propia decodificación, en segundo lugar para su intercambio, en tercer

lugar para su reproducción y conservación. Por lo que una biblioteca que quiera desarrollar este tipo de

colecciones, tiene que realizar un proyecto sólido considerando todos los factores que intervienen,

incluyendo costos, beneficios, tiempos, etc.

Las prospecciones que tienen los expertos de la industria de la información son el aumento en la generación

y uso de los servicios y productos electrónicos de información (publicaciones periódicas, portales con

servicios en línea, libros electrónicos, obtención de documentos vía electrónica).


84

Para lo cual señalan la consolidación de la Web a través de un crecimiento más racional de los sitios

públicos y el aumento en los sitios académicos, la generación de servicios de suministro de información de

alta calidad con costo; lo que originará el incremento de dichos servicios bajo normas internacionales de

calidad, tanto de lenguajes (XML), como de interfases de transferencia de información (Z39.85), el

incremento de proyectos de bibliotecas digitales, la recesión de la producción editorial tradicional y aumento

en la producción de información electrónica (libros electrónicos, publicaciones periódicas electrónicas,

servicios en línea, etc.), aumento en la cooperación bibliotecaria, con relación al intercambio de recursos

materiales de información, humanos (procesos técnicos) y financieros (proyectos comunes de generación de

información, de adquisición de materiales documentales conjunta) 193

.

2.5.2.4 Cooperación bibliotecaria.

La realidad en que vivimos hace indispensable la cooperación entre las bibliotecas, para superar crisis y

poder brindar el mejor servicio bibliotecario. Aunque la calidad y utilidad de las colecciones de una biblioteca

es el reflejo de su calidad y nivel. No existe ninguna biblioteca que contenga toda la información que se

produce; ni por espacio, ni por costo, ni por especialización exhaustiva. Lo que nos remite afirmar que la

cooperación bibliotecaria es una actividad imperativa entre las bibliotecas. Permite optimizar los recursos,

ampliarlos, balancear las colecciones insuficientes, la falta de personal capacitado y ampliar los servicios.

La cooperación bibliotecaria se da desde varias vertientes: en los servicios, con el préstamo

ínterbibliotecario; en la organización técnica, con el proceso técnico compartido o cooperativo; en la

elaboración de los catálogos colectivos y; en el desarrollo de colecciones, con la adquisición compartida y

con los convenios de canje y de donación, con la membresía compartida en redes de información, asesorías,

cursos de capacitación, etc.

El objetivo es compartir los recursos humanos y materiales entre dos o más bibliotecas, donde se adquieren

compromisos a través de convenios establecidos a nivel institucional. Existen aspectos logísticos a

considerar dentro de la biblioteca para llevar a cabo esta cooperación:

Evaluar y conocer la cobertura, calidad y cantidad de las áreas de la colección.

La calidad de la colección puede responder a necesidades propias y de otras bibliotecas.

Mantenimiento adecuado de la colección.

Buena difusión de los materiales nuevos.

Contar con recursos para elaborar catálogos colectivos.

193

Una visión del 2002: predicciones de los expertos de la industria de la información. Información, producción, comunicación y servicios: la revista de las fuentes y los servicios de información profesional. Primavera 2002, Año 12, no. 49, p.7-12.


85

El hecho de compartir hace necesario considerar la infraestructura que se tiene en cada biblioteca, la calidad

y cantidad de las colecciones, la capacitación del personal, servicios que ofrece, el presupuesto con que se

cuenta para esta actividad, etc. La cooperación bibliotecaria es un recurso importante en las condiciones

actuales de las bibliotecas universitarias, al margen de sus implicaciones de tiempo, costo y personal

dedicado a estas funciones.

La importancia de considerar la cooperación bibliotecaria como elemento en el desarrollo de colecciones,

radica no solamente en el hecho de disponer de información oportuna y suficiente en las áreas de interés

que satisfagan las necesidades reales y potenciales de información de la comunidad, sino también en las

implicaciones y erogaciones que trae consigo la cooperación entre dos bibliotecas o la participación en un

sistema que involucre más instituciones.

En el siguiente capítulo se presentan los antecedentes y los resultados del proceso de desarrollo de

colecciones en la biblioteca Francisco Orozco Muñoz durante el período de 1992 hasta el 2002.

Capítulo 2 El proceso de desarrollo de colecciones - … · 2010-03-23 · normas de carácter...

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