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2.1 ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE LOS LIBROS DE

TRABAJO.

Los archivos normales con que trabaja este programa, es decir los archivos de extensión XLSX, (VERSION DE OFFICE 2007 Y 2010, los anteriores utilizan XLS) en

estos se puede incluir hojas de cálculo y gráficos. Cada libro está compuesto por una o varias hojas de cálculo. En Excel 2007, el menú principal de OFFICE.

2.1.1 BARRA DE ACCESO RAPIDO. La barra de acceso rápido contiene las

operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .

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Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Al dar clic izquierdo abrirá un menú que permite personalizar la barra de acceso rápido. Solo es activarlas y aparecerán en la barra o seleccionar MAS COMANDOS, para seleccionar comandos que no estén en el menú. En esta barra deben ir comandos que se utilicen muy a menudo. También se puede seleccionar el sitio donde aparecerá esta barra.

2.1.2 NUEVO. Con esta opción del menú de office, se crean nuevos libros de trabajo, además de la normal plantilla en blanco, hay otros tipos de plantillas que podemos usar o descargar de la página para después cambiarlas o utilizarlas. 2.1.3 NUEVO. Con esta opción del menú, se abren archivos ya realizados con Excel. 2.1.4 GUARDAR. Con esta opción del menú, se graban archivos ya realizados con Excel. (CTRL + G) 2.1.5 GUARDAR COMO. Con esta opción del menú, se graban archivos ya realizados con Excel, pero nos da la opción para cambiarle el nombre. Además nos permite grabar el archivo con diferentes formatos, si queremos que EXCEL 2003 y anteriores puedan abrir

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el archivo, debemos seleccionar libro de Excel 97-2003. 2.1.6 IMPRIMIR. Permite imprimir las hojas electrónicas, seleccionar la impresora, el número de copias y vista preliminar para ver el documento antes de ser impreso. 2.1.7 PREPARAR. Se pueden ver las propiedades del archivo, opciones de seguridad y control del archivo. 2.1.8 ENVIAR. Se pueden ver las diferentes opciones para enviar el archivo por correo electrónico o fax. 2.1.9 PUBLICAR. Se pueden ver las diferentes opciones de publicación en web o compartir el libro electrónico. 2.1.10 CERRAR. Cierra el programa de Excel.

2.2 USO DE LOS LIBROS DE TRABAJO.

Un libro de trabajo está compuesto de hojas de cálculo y cada hoja de estas, a su vez está compuesta por celdas, para desplazarse dentro de una hoja de cálculo debe usar las barras de desplazamiento (horizontal y vertical), o con las teclas del cursor o Mouse.

Para desplazarse a un sitio especifico, debe pulsar sobre el cuadro NOMBRE y teclear el nombre de la celda deseada.

Para desplazarse por las distintas hojas electrónicas que conforman el libro de trabajo haga clic sobre las pestañas que aparecen en la parte inferior de cada una de ellas. Con el teclado es (CTRL + REPAG ó CTRL + AVPAG)

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Puede, en cualquier caso, visualizar más etiquetas arrastrando la barra de división hacia su derecha y utilizar los botones de desplazamiento hasta llegar a la hoja deseada.

Para llegar a la primera y última hoja se debe presionar el icono representado por una flecha y una barra vertical delante.

2.3 INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS

Las opciones insertar y eliminar hojas, son muy útiles para organizar el libro de trabajo. Para insertar una hoja, debe hacer lo siguiente: 1. Seleccionar la hoja del libro, teniendo en cuenta

que la hoja que se insertará delante de está. 2. Dar clic derecho en la hoja seleccionada y en el

menú objeto seleccionar INSERTAR y luego HOJA DE CALCULO, la hoja aparecerá inmediatamente convirtiéndose en la hoja activa.

Para eliminar una hoja del libro, se debe hacer lo siguiente: 1. Seleccionar la hoja. 2. Llamar al menú objeto y seleccionar ELIMINAR.

2.4 MOVER, COPIAR Y CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS.

Para mover una hoja dentro del libro de trabajo, únicamente tendrá que seleccionarla y arrastrarla hasta su nueva posición, para ello, haga un clic sobre las pestañas y sin soltar el botón izquierdo de Mouse, arrástrelo hasta su nueva posición, una vez ahí suelte el botón.

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Si lo que deseas es copiar una hoja dentro del mismo libro, seleccione la hoja y arrástrela manteniendo pulsada la tecla CTRL hasta su nueva posición. En cambio para mover y copiar hojas a otro libro de trabajo, utilice la opción MOVER o COPIAR del menú OBJETO. Al igual que un archivo puede cambiar de nombre, una hoja de cálculo también, solo se puede seleccionar la hoja, llamar el menú objeto y seleccionar la opción CAMBIAR NOMBRE.

2.5 ORGANIZACIÓN DE VENTANAS DE UN LIBRO DE TRABAJO.

Excel ofrece la posibilidad de tener varios archivos o libros abiertos, inclusive tener en un mismo libro varias veces, lo que permite comparar datos de libros, para esto, para esto se debe manejar la cinta VISTA. La cinta de vista, se divide en secciones, las cuales son:

2.5.1 VISTAS DEL LIBRO 1. Muestra el documento en forma normal. 2. Muestra el documento como quedaría impresa. 3. muestra una vista donde se interrumpen las páginas al ser impresas. 4. Almacena unas características de visualización e impresión. 5. muestra la pantalla completa sin cintas de herramientas.

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2.5.2 MOSTRAR U OCULTAR En esta sección se puede ocultar o visualizar las reglas, líneas de cuadricula, barra de mensajes, barra de formulas y títulos. 2.5.3 ZOOM En esta sección se manipula el zoom o tamaño de visualización de la hoja electrónica, aunque también en el borde inferior derecho hay un cuadro desplazador que sirve también. 2.5.4 VENTANAS Y MACROS

1. Abre una nueva ventana con el mismo contenido del libro.

2. Organiza las ventanas de diferentes formas. 3. Inmoviliza parte de la hoja de cálculo y el resto si se desplaza. 4. Divide la ventana en varios paneles y cada uno es independiente.

5. Oculta la hoja de cálculo en que se encuentra. 6. Muestra la hoja electrónica que esta oculta. 7. Almacena un área o parte de la hoja electrónica. 8. Permite cambiar o pasar de una ventana a otra. 9. Permite manipular las macros. (Almacenamiento de procesos para después

ejecutar.)

2.6 CUADRO DE TEXTO

Para hacer un cuadro de texto, debe seleccionar la cinta INSERTAR, TEXTO y CUADRO DE TEXTO.

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Al seleccionar podremos hacer un recuadro donde podemos escribir.

Como el cuadro de texto es una forma se activa la cinta de formato forma. Además de las cintas, podemos usar el menú objeto o contextual y seleccionar FORMATO DE FORMA o APLICAR FORMATO A LOS EFECTOS DE TEXTO.