Capitulo 2 de acces 2007 (2010 11) web

PAGINA- 1 -CAPITULO 2 – ACCESS 2007

COMPUTO – ALEX ZAMBRANO – SAN JUAN BOSCO

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2.1 QUE ES MICROSOFT ACCESS ?

Access es un sistema, miembro del Paquete Office, que permite crear, administrar y utilizar “BASES DE DATOS”. UNA BASE DE DATOS ES UN CONJUNTO DE ARCHIVOS RELACIONADOS. ADEMÁS, CADA UNO DE ELLOS CONTIENE DATOS, TAMBIÉN RELACIONADOS, ALMACENADOS MEDIANTE UN FORMATO QUE PERMITE ENCONTRARLOS DIRECTAMENTE, NO IMPORTA EL LUGAR DONDE SE ENCUENTREN. Es por esta razón, que los archivos que la informática maneja actualmente, en su inmensa mayoría, tienen este formato, ya que permite el acceso instantáneo a la información. Access, como miembro del paquete Office, de la familia Microsoft, es, uno de los sistemas más populares para el tratamiento de información en archivos de formato “Base de Datos”.

Para ingresar a Access, solo debe iniciar el programa por los métodos convencionales, por el menú inicio:

Por buscar escribiendo MSACCESS.EXE, por EQUIPO, por el Explorador o por ejecutar escribiendo MSACCESS. .



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ENTORNO DE ACCES 2007

2.2 CREACION DE UNA BASE DE DATOS CON SUS TABLAS Una vez ejecutado Access por cualquiera de los métodos, aparece la pantalla de presentación, donde puede elegir entre varias opciones:

Si abrimos una base de datos en blanco,(primera opción) lo primero que nos pedirá es el nombre del archivo de la base de datos

1. pide escribir el nombre del archivo de la base de datos.

2. Permite buscar en que carpeta quiere que quede grabado el archivo. (debajo del nombre, aparece la ruta de la carpeta donde se grabara el archivo).

3. Al dar clic, abre la pantalla para hacer la base de datos.

Se debe escribir el nombre de la base de datos (archivo) y

Access le agregara la extensión ACCDB. Ejemplo: ALUMNOS.ACCDB Al dar CREAR, aparece una ventana donde permite agregar datos a la tabla, lo cual se debe dejar para después, lo primero que se debe hacer es crear la estructura de cada una de las tablas.



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Llame a la cinta INICIO, y presione en la herramienta VER, la cual sirve para editar la estructura de la tabla en que se encuentre, inmediatamente la primera vez que le dé clic, pedirá el nombre de la TABLA.

Al dar el nombre de la tabla aparece la ventana donde creamos la estructura de la tabla.

Recordemos que en nuestro caso sedebe crear como mínimo 3 tablas, con mínimo 10 campos cada una y 20 registros.

1. Permite seleccionar la tabla a utilizar.

2. Permite escribir el nombre del campo.

3. Permite seleccionar el tipo de datos que contendrá el campo.

4. Permite hacer una descripción del campo creado. 5. Permite cambiar las propiedades del campo utilizado.



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2.2.1 PUNTOS A TENER ENCUENTA ANTES DE CREAR UNA BASE DE DATOS

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas y demás objetos de una base de dato, es importante invertir un poco de tiempo en diseñar bien la base de datos, por lo tanto se deben seguir estos pasos:

a. Determinar la finalidad u objetivo de la base de datos El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad (para que la necesita) y que información desea obtener de ella, a partir de ahí, puede determinar sobre que asuntos o temas necesita almacenar información (TABLAS) y que hechos desea almacenar sobre cada asunto (campos).

b. Determinar las tablas que necesitan en la base de datos Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso del diseño de la base de datos, porque se debe pensar no solo en los datos que se desea saber sino que información nos dará la base de datos.

c. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto (ejemplo todo la información es de alumno) y cada campo de una tabla contiene hechos individuales, al crear los campos de una tabla tenga presente las siguientes sugerencias:

- Relacione cada campo con el asunto de la tabla. ( ej, nombre de quién? Del alumno, etc) - No incluya datos derivados ni calculados - Incluya toda información que se necesite - Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas, por ejemplo el nombre y

apellido en lugar de nombre completo. - Identifique los valores que contendrán los campos.

Decida qué tipo de datos va a utilizar para cada campo, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones.

Qué tipos de valores desea permitir en el campo? Ejemplo: No puede almacenar textos en un campo numérico.

Cuanto espacio de almacenamiento desea utilizar para los valores del campo

Qué tipo de operaciones desea llevar a cabo con los campos

Desea ordenar un campo?

d. Determinar los valores de los campos Para que Access conecte información almacenada en tablas independientes. Cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique de forma exclusiva cada registro individual de la tabla (clave principal).

e. Perfeccionar el diseño Después de tener el diseño es bueno esperar un momento y detectar posibles fallas, es mejor cambiar el diseño ahora que cuando tenga datos, busque duplicación de datos innecesarios y elimínelos.

f. Introducir datos y crear objetos de la base de datos

g. Utilizar las herramientas de Microsoft Access



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2.3 TIPOS DE CAMPOS DE MICROSOFT ACCESS Para diseñar las tablas de una base de datos es necesario especificar la clase de datos que contiene cada uno de sus campos, los siguientes son los tipos de datos:

TIPO DE DATO UTILIZACIÓN TAMAÑO

TEXTO

(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono, cedulas, etc.

Hasta 255 caracteres, Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto

Ejemplo de campo: NOMBRE, APELLIDO, DIRECCION, TELEFONO, IDENTIFICACION, NOMBRE DE LA CANCION, ETC.

MEMO Textos y números de gran longitud, como notas o descripciones, letras de canciones, etc.

Hasta 63.999 caracteres.

Ejemplo de campo: LETRA CANCION, HISTORIA, ANECDOTARIO, HOJA DE VIDA, ETC.

NUMERICO

Datos numéricos utilizados para cálculos matemáticos, menos los cálculos relacionados con dinero. (hay varios tipos de campo numérico)

1, 2, 4 8, 16 bytes

Ejemplo de campo: EDAD, ALTURA, CANTIDAD DE LIBROS, CARROS VENDIDOS, NO DE ACCIDENTES, ETC.

FECHA/HORA Fechas y horas 8 bytes

Ejemplo de campo: FECHA DE NACIMIENTO, FECHA DE INGRESO, FECHA DE FALLECIMIENTO, ETC.

MONEDA Valores de dinero, utilice el tipo de datos para evitar los redondeos en los cálculos

8 bytes

Ejemplo de campo: SUELDO, COMISION, VENTAS, INGRESOS, MENSUALIDAD, ETC.

AUTONUMERICO

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

16 bytes

Ejemplo de campo: ID, ALUMNO No, CARRO No , VENTA No, etc.

SI/NO O LOGICO Contiene el valor SI/No, Verdadero/Falso, Activado/desactivado

1 bit

Ejemplo de campo: CASADO, HIJO UNICO, VIVE, ACTIVO, ETC.



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OBJETO OLE Objetos (word, excel, imágenes, sonidos, video, etc)

Hasta 1 Gigabyte

Ejemplo de campo: FOTO ALUMNO, FOTO INMUEBLE, VIDEO FINCA, CANCION, ETC.

HIPERVINCULO Almacena hipervínculo hasta 2048 caracteres

Ejemplo de campo: CORREOS, PAGINAS WEB, ETC.

ADJUNTOS

Puede adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico

No tiene

Ejemplo de campo: DIFERENTES CLASES DE ARCHIVOS.

Cambiar el tipo de datos de un campo después de haber introducido datos en una tabla puede provocar un largo proceso de conversión de datos al guardar la tabla. Si el tipo de datos de un campo está en conflicto con el valor de la propiedad Tipo de datos cambiada es posible que se pierdan algunos o todos los datos.

2.4 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS - GENERAL Entre las propiedades más utilizadas tenemos: Las propiedades no son iguales para todos los tipos de campos, cambian entre ellos

PROPIEDAD DESCRIPCION

Tamaño del campo Es el número máximo de caracteres que se puede introducir en el campo

En un campo texto, se puede definir la cantidad de caracteres máximos que se puede escribir, ejemplo; 40 para un NOMBRE. En un campo numérico se puede colocar el tipo de numero (ENTERO LARGO, BYTE, ENTERO, SIMPLE, DOBLE, DECIMAL).

Formato Se utiliza para definir el formato de presentación del campo (como se va a ver en la pantalla o impreso)

En un campo TEXTO, si coloca > coloca lo que digite en MAYUSCULAS, si coloca < en MINUSCULAS,

para ingresar el curso, se puede colocar @@-@, se escribe 11A y se visualiza 11-A. en un campo FECHA podemos seleccionar entre: fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta. En un campo

FIGURA No 5

No de Motor, serial y No Matricula, son que tipo de

campo? Por que?



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NUMERO/MONEDA podemos tener formatos como: numero general, moneda, euro,fijo, etc.

Mascara de entrada Permite utilizar un modelo de presentación para todos los datos introducidos.

En un campo texto como código podemos colocar >LL00000-0000, y hace que ingrese 2 letras y el resto números, en fecha podemos colocar 00/00/0000, y se ingresa la hora 12/09/2000 y si se agrega formato de fecha larga se ve martes, 12 septiembre de 2000.

Titulo Se utiliza como etiqueta del campo en un formulario, si no se escribe se utiliza el mismo nombre del campo

Es simplemente si el campo, no se define bien el nombre, en titulo lo puede hacer, ejemplo: cod-alumno seria el título CODIGO DEL ALUMNO. En un campo FECHA, se puede colocar una fecha, en un campo LOGICO, se coloca uno de los dos valores si/no.

Valor predeterminado Valor automático introducido en el campo para nuevos registros

Por ejemplo en el campo numérico EDAD, se puede colocar 99, o en un campo TEXTO seria Ninguno.

Regla de validación Una expresión que limita los valores que pueden introducirse en el campo (una condición)

Por ejemplo en un campo Numérico como EDAD en alumno se puede colocar >4 and < 20 por que entre esos valores están los alumnos. En un campo texto, se puede colocar "A????" La entrada debe tener 5 caracteres y comenzar por la letra "A". o en un campo FECHA, puede estar entre dos FECHAS.

Texto de validación Mensaje de error que aparece al introducir un valor erróneo

Es un texto que avisa el error, ejemplo: “la edad debe estar entre 4 y 20 años”

Requerido Se utiliza para hacer obligatoria o no la entrada de valores en ese campo

Si la respuesta es SI, no puede pasar a otro registro si no llena el campo. Indexado Permite utilizar este campo para indexar u

organizar la base de datos Permite indexar u organizar mediante un campo determinado, el campo principal o llave primaria es indexado. Alineación de texto Permite alinear el texto, centrado, izquierda, etc.

Permite controlar como se ubica el dato en el campo.

2.5 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS - BUSQUEDA Esta propiedad se refiere a la forma como se pueden ingresar los datos al campo, hay 3 opciones:

CUADRO DE TEXTO. Permite escribir el dato.

CUADRO DE LISTA. Permite seleccionarlo de una lista o de otra tabla.

CUADRO COMBINADO. Permite escribirlo o seleccionarlo.

Según el seleccionado, aparecerán las opciones.



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2.6 CLAVE PRINCIPAL Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

En la vista diseño, seleccione el campo que desea sea el campo principal.

Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño. O clic derecho en el campo y seleccionar CLAVE PRINCIPAL.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a

seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el borón anterior . Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo

2.7 MODIFICACION DE LAS TABLAS

Si necesitamos cambiar el nombre del campo, el tipo de campo, la descripción o alguna propiedad, solo es ir a la opción diseño, donde se hizo.

Si necesita agregar un nuevo campo, se puede hacer a lo último o seleccionar el campo superior

al cual se quiere insertar, botón derecho y seleccionar . Si lo que desea es agregar un nuevo registro, lo debe agregar al final de los que ya hay.

Si lo que desea es borrar un campo, solo es seleccionarlo, clic derecho y seleccionaro con la tecla suprimir o DEL. Lo mismo si lo que quiere es borrar un registro.

Que debe tener en cuenta, para que un campo sea

primario?

Que debe tener en cuenta, para que un campo sea

secundario?

A que tipo de campo se le puede agregar la propiedad

tamaño?

A que tipo de campo se le puede agregar la propiedad

texto de validacion?



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2.8 DESPLAZAMIENTO EN UNA TABLA

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:

para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al último registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. Escribir el número del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER. También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado

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