Manual de acces 2007 Edy Machic

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manual para aprender a utilizar acces

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  • 1. Manual Bsico de Access 2007ContenidoIntroduccin .................................................................................................................................................................... 4Conceptos bsicos ......................................................................................................................................................... 4 Qu es una base de datos? ...................................................................................................................................... 4 Partes de una base de datos ...................................................................................................................................... 4Tablas...................................................................................................................................................................... 4Formularios ............................................................................................................................................................. 5Informes .................................................................................................................................................................. 5Consultas ................................................................................................................................................................ 5Macros..................................................................................................................................................................... 5Mdulos ................................................................................................................................................................... 5Partes principales del programa ..................................................................................................................................... 6Crear una base de datos en blanco................................................................................................................................ 8 Tablas ....................................................................................................................................................................... 10 Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla ...................................................................................................... 11 Agregar nuevas tablas en vista hoja de datos .......................................................................................................... 11 Agregar nuevas tablas en vista diseo ..................................................................................................................... 12Tipos de Datos ...................................................................................................................................................... 13Propiedades de los campos .................................................................................................................................. 14 Guardar una tabla ..................................................................................................................................................... 15Establecer o quitar la clave principal ............................................................................................................................ 16 Qu es una clave principal?.................................................................................................................................... 16 Definir la clave principal ............................................................................................................................................ 16 Quitar la clave principal ............................................................................................................................................. 17Relaciones .................................................................................................................................................................... 18 Tipos de relaciones de tabla ..................................................................................................................................... 18Una relacin uno a varios ...................................................................................................................................... 18Una relacin de varios a varios ............................................................................................................................. 18Una relacin uno a uno ......................................................................................................................................... 18 Tipos de combinacin ............................................................................................................................................... 19Establecer el tipo de combinacin ......................................................................................................................... 19 Integridad referencial ................................................................................................................................................ 20 Crear una relacin de tabla ....................................................................................................................................... 20 Eliminar una relacin ................................................................................................................................................ 22Consultas ..................................................................................................................................................................... 23 Consulta de seleccin ............................................................................................................................................... 232

2. Manual Bsico de Access 2007Crear una consulta mediante el asistente ............................................................................................................. 23Agregar criterios a la consulta ............................................................................................................................... 24Formularios................................................................................................................................................................... 25 Crear un formulario mediante el Asistente ................................................................................................................ 25Informes ....................................................................................................................................................................... 26 Crear un informe mediante el Asistente para informes ............................................................................................. 263 3. Manual Bsico de Access 2007IntroduccinEl programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus caractersticas y rendimiento como elprograma ms utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computacin y la informtica, lapresentacin en pantalla de los mens, barras de herramientas, botones, etc. y dems elementos que lo constituyen,s han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeo y facilidad ensu manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea est de trabajo o escolar.Conceptos bsicosQu es una base de datos?Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se puedealmacenar informacin comn sobre personas, productos, pedidos, etc. o cualquier otro tipo de informacinrelevante.Partes de una base de datosLos componentes tpicos de una base de datos hecha en Access son:TablasFormulariosInformesConsultasMacrosMdulosTablasUna tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos sealmacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo enuna tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo enuna base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, lainformacin tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias.Cada fila de una tabla se denomina registro y es donde se almacena cada informacin individual. Cada registroconsta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar conun determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro tipo. 4 4. Manual Bsico de Access 2007FormulariosLos formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan paratrabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crearuna base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos losusuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.InformesLos informes o tambin llamados reportes, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe sepuede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos actualizados de la base de datos. Los informessuelen tener un formato que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otroprograma o enviar por correo electrnico.ConsultasLas consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosasfunciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea versuelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos.Adems, puesto que normalmente no dese