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PROPUESTA METODOLGICA PARA LA OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS EN LA CONTRALORA MUNICIPAL DE ARMENIA (CMA).

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.1.1. La Entidad.La Contralora Municipal de Armenia , es un rgano de Control Fiscal de carcter tcnico con autonoma administrativa y presupuestal, bajo la direccin y responsabilidad de un funcionario(a) denominado Contralor(a.La CMA debe velar por el buen manejo del patrimonio y las finanzas pblicas, advirtiendo sobre los riesgos que se puedan presentar, registrando la deuda y llegando a sanciones fiscales con el fin de recuperar recursos del erario.

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.

1.2. Generalidades de la Contralora Municipal de Armenia.1.2.1.Qu es el Control Fiscal.El Control Fiscal est definido como una funcin pblica, la cual vigila la gestin fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus rdenes y niveles.

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.1.2.2. Fines y Funciones de la Contralora Municipal de Armenia.Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erarioLlevar un registro de la deuda pblica del distrito o municipioExigir informes sobre su gestin fiscal a los servidores pblicosEstablecer la responsabilidad que se derive de la gestin fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del casoPresentar anualmente al Concejo un informe sobre el estado de las finanzas de la entidad territorial, a nivel central y descentralizadoRealizar las visitas, inspecciones e investigaciones que se requieren para el cumplimiento de sus funciones

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.1.3. Plataforma Estratgica.1.3.1. Filosofa y Razn de Ser de la Contralora Municipal de Armenia.La Contralora Municipal de Armenia se enmarca dentro del proceso de modernizacin del Estado Colombiano, que inicia en 1991 con la Constitucin Poltica de Colombia

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.1.3.2. MisinEjercer el control fiscal de los recursos pblicos del Municipio de Armenia, fortaleciendo la cultura del autocontrol con fundamento en valores morales, ticos, cvicos y culturales, contribuyendo con el desarrollo econmico, social-cultural, tecnolgico y ambiental

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.1.3.3. VisinSer reconocida ante la comunidad, como una institucin moderna con capacidad de liderazgo en el ejercicio del control fiscal integral, que contribuya al logro de los fines esenciales del Estado.

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.1.3.4. Planeacin Estratgica.La Contralora Municipal de Armenia aprob el Plan Estratgico Institucional para el periodo 2012 - 2015 conforme a la propuesta presentada por la Doctora Nancy Lorena Castro Sanz para ocupar el cargo de Contralora Municipal de Armenia, este Plan Estratgico Institucional denominado Moralizacin y Modernizacin del Control Fiscal

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.Objetivo General de la Planeacin Estratgica

Optimizar el ejercicio del control fiscal, los procesos de responsabilidad fiscal, la participacin ciudadana y los mecanismos de lucha contra la corrupcin a travs del fortalecimiento de la Estructura Institucional

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.Objetivo Especfico de la Planeacin Estratgica

Disear mecanismos que permitan aplicar medidas administrativas de lucha contra la corrupcin establecidas en la ley

CAPITULO I. DESCRIPCIN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.1.3.5. Estructura orgnica de la contralora

4 directivos1 asesor14 profesionales3 tecnicos2 asistenciales

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.1. Definicin De Proyecto.

Mediante la ejecucin de un proyecto se busca satisfacer una necesidad especfica de una empresa, organizacin o persona. PROPUESTA METODOLGICA PARA LA OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS EN LA CONTRALORA MUNICIPAL DE ARMENIA (CMA).

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.2. La Oficina de Administracin de Proyectos (PMO). Una PMO tiene como objetivo asegurar la adecuada gestin de los proyectos desde una perspectiva estratgica para que se cumpla con los plazos establecidos, las calidades acordadas dentro de los presupuestos estimados y a satisfaccin del cliente.

CAPITULO III. MARCO TERICO

Dentro de las ventajas de implementar una PMO se destacan:Que permitir a la CMA tener un mayor control sobre la gestin y administracin de los recursos y las actividades.La utilizacin de metodologas, tcnicas y herramientas actuales.Control documental sobre todos los aspectos relacionados con los proyectos

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.3. Las funciones de una Oficina de Administracin de Proyectos

La PMO En general se constituira en una unidad o instancia de soporte para los directores o responsables de proyectos y sus equipos, que pone nfasis en la planificacin coordinada, la priorizacin y la ejecucin de proyectos vinculados con los objetivos de la organizacin

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.4. Tipos de Oficinas de Administracin de Proyectos. Para escoger el modelo adecuado se debe tomar en cuenta el nivel de madurez de la gerencia de proyectos en la organizacin.

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.4. Tipos de Oficinas de Administracin de Proyectos.

CAPITULO III. MARCO TERICO

Estacin Meteorolgica. Este tipo de Oficina apenas informa la evolucin de los proyectos, pero no intenta influenciarlos. Este tipo de Oficina de Gerencia de Proyectos tambin puede ser responsable por mantener una base de datos con documentos histricos de proyectos y lecciones aprendidas.

CAPITULO III. MARCO TERICO

Torre de Control establece la metodologa de gerencia de proyectos, incluyendo gerencia de riesgo, definicin de roles y responsabilidades, comunicacin, gestin de objetivos, lecciones aprendidas y herramientas. Tambin es responsable por la consultora interna, en el sentido de garantizar que la metodologa ser seguida y por la constante mejora en los procesos.

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el Pool de RecursosEs ideal para Organizaciones cuyo negocio es hacer proyectos necesitan estar permanentemente atentas a la capacitacin de su personal en gerencia de proyectos. En general, la persona que contrata y trata con los gerentes de proyectos sabe muy poco sobre la funcin.

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.5. Los beneficios de contar con una Oficina de Administracin de Proyectos.

Permitir que los objetivos del proyecto estn claramente definidos e integrados perfectamentedentro de los objetivos empresarialesde la organizacin.

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3.6. Ciclo de Vida de los proyectos. El ciclo de vida y la administracin de proyectos se compone de cinco procesos los cuales son:

InicioPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierre

Estos procesos se presentan de forma superpuesta, los resultados de un proceso son insumo para el otro

CAPITULO III. MARCO TERICO

3.7. Teora de la Administracin de Proyectos. el caso de la CMA donde con la aplicacin de la teora de la oficina de Administracin de proyectos y las areas de conocimiento del PMI, se lograr determinar una metodologa que sirva de apoyo para el alcance de los objetivos establecidos como lo es: Identificar y establecer el tipo de Oficina de Administracin de Proyectos (PMO), as mismo, establecer o proponer la posicin de la Oficina de Administracin de Proyectos en la estructura Organizativa de la Contralora Municipal de Armenia y por ltimo una propuesta metodolgica para la Implementacin de una Oficina de Administracin de Proyectos (PMO) en la CMA, la cual servir de directriz para el manejo, control y seguimiento de todos los proyectos que se realicen dentro de la entidad.