Capitulo 1 de acces 2007 (2010 11) - web2

PAGINA- 1 -CAPITULO 1 ACCESS 2007

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COMPUTO ALEX ZAMBRANO SAN JUAN BOSCO

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1.1 QUE ES ACCESS Y UNA BASE DE DATOS

Antes de entrar a estudiar el tema de ACCESS, debemos saber que ACCESS, Access es una herramienta de administración de bases de datos, diseñada por Microsoft, para trabajar bajo el Sistema Operativo Windows. Debemos, antes que nada, entender que es una base de datos.

Es por esto que para poder utilizar la información de una manera mecanizada o rutinaria, lo primero que se debe hacer es organizar los datos de una manera fácil y sencilla para poder tener acceso a ellos de una manera rápida y eficaz.

Tradicionalmente para manejar información se hacían unos programas a los cuales se le ingresaban datos y permitía su actualización, consulta y listados de datos.

El termino de BASE DE DATOS aparece por primera vez al comienzo de los años 60, para expresar un conjunto de datos relacionados entre sí, que están estructurados de forma que pueden accederse o llegar a ellos de forma automática e independientemente al programa que se maneje. (No hay que olvidar que base de datos también podría ser manual, una carpeta con información de hojas de vida es una base de datos, lo que pasa es que no es lo suficientemente eficaz o automatizada).

La base de datos se puede definir como una colección de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una empresa, de los productos del inventario de un almacén, los de las casas registradas en una inmobiliaria, o de los huéspedes registrados en un hotel. Se puede deducir, por lo tanto, que casi todas las empresas necesitan almacenar la información que manejan de una manera organizada, y una base de datos es la herramienta óptima para este fin.


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Toda base de datos está formada por uno o varios bloques de información llamados TABLAS.

FIG 1.1 TABLA

UNA TABLA ES LA ESTRUCTURA FUNDAMENTAL DE UNA BASE DE DATOS. Es un objeto que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de datos, por ejemplo, en una BASE DE DATOS DE UNA BIBLIOTECA, una tabla estará constituida por la información acerca de los LIBROS que hay en la biblioteca, otra tabla tendrá información sobre los USUARIOS, otra sobre los AUTORES, etc. El éxito de un buen diseño de base de datos está determinado por lo consistentes y lógicas que sean las tablas que implementemos.

Cada TABLA está conformada por un conjunto de REGISTROS. Un registro es la unidad elemental de información de la tabla o archivo (en el archivador de secretaria académica, un registro seria una ficha de matricula).

Un REGISTRO es toda la información que se refiere a un mismo ítem (cosa, persona o tema), en el ejemplo de la biblioteca, cada registro se referirá a un libro con información como el nombre del libro, autor, editorial, año de impresión, etc. (son las filas).

FIG 1.2

REGISTRO DE UNA TABLA

Cada registro estará conformado por uno o más elementos llamados CAMPOS, cada campo es un tipo de dato perteneciente al ITEM (Cosa, persona o tema) o clase de dato que está almacenado en un registro y por lo tanto la unidad fundamental de un registro. En el ejemplo de la biblioteca, un campo seria el nombre del libro, otro el autor, etc.


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FIG 1.3

CAMPO

1.2 BASE DE DATOS RELACIONALES

Quizá el problema fundamental que suele plantearse al hacer una base de datos real, formada por varias tablas, es la repetición de datos, es decir campos repetidos en diferentes tablas(redundancia), lo cual va a dificultar su funcionamiento, es decir:

Actualización Inserción Modificación Eliminación Consulta.

Para resolver estos problemas es necesario que exista integración entre las diferentes tablas y que este controlada la repetición de datos, así surgen los llamados sistemas de gestión de base de datos relacionales que, en el caso de los computadores están concebidos como un conjunto de programas de propósito general que permite controlar el acceso y la utilización de las bases de datos de forma que satisfagan las necesidades del usuario (programas de usuario) y que actúen con independencia de los datos y con ella las llamadas BASE DE DATOS RELACIONALES que pueden resolver, mejor que otras organizaciones, las dificultades de redundancia y no integración de los datos.

En este tipo de base de datos se suprimen las jerarquías entre campos, pudiéndose utilizar cualquiera de ellos como clave de acceso.


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Las principales ventajas de las bases de datos relacionales son:

Actúan sobre todas las tablas Se pueden utilizar consultas complejas que utilizan varias tablas de forma simple. Fáciles de utilizar (la organización física de los datos es independiente de su tratamiento

lógico).

1.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES

Para que la estructura de la tabla cumpla las leyes de la teoría relacionales deben satisfacer las siguientes condiciones:

Todos los registros de la tabla deben tener el mismo número de campos, aunque alguno de ellos este vació, deben ser registros de longitud fija.

Cada campo tiene un nombre o etiqueta que hay que definir previamente a su utilización. No obstante, una vez creado el archivo se podrán ampliar o disminuir el número de campos.

La base de datos estará formada por muchas tablas, una por cada tipo de registro o ítem necesario, en el ejemplo de una biblioteca, se podrían definir tablas para LIBRO, AUTOR, NACIONALIDAD, PROFESIÓN.

Dentro de una tabla cada nombre de campo debe ser distinto, por ejemplo en la base de datos de biblioteca, puede haber un campo autor 1, autor 2; pero no puede haber dos campos con el nombre autor, pues cuando nos refiramos al campo autor, no sabría cual utilizar.

Los registros de una misma tabla tiene que diferenciarse, al menos, en el contenido de alguno de sus campos, no pueden haber 2 registros idénticos.

Los registros de una tabla pueden estar dispuestos en cualquier orden. El contenido de cada campo está delimitado por un rango de valores posibles, en la base de

datos de biblioteca, el campo de año de edición no puede haber MIL, ni cualquier otro carácter alfabético, e incluso ningún año mayor que 2011, por no estar dentro del rango posible.

Permite la creación de nuevas tablas a partir de las ya existentes, relacionando campos de distintas tablas anteriores. Esta condición es la esencia de las bases de datos relacionales,

en memoria).

1.4 CLAVE PRIMARIA

Se recomienda, aunque no es imprescindible, que todas las tablas tengan alguna columna o grupo de columnas especificadas como CLAVE PRIMARIA de la tabla. La CLAVE primaria es un campo (o campos) que nunca puede contener valores nulos y que tiene un valor único para cada registro o fila de la tabla.

La clave primaria tiene un valor único diferente para cada fila de una tabla de modo que no hay dos filas o registros de la tabla con claves primarias iguales.

1.5 CLAVE SECUNDARIA (EXTERNA O FORÁNEA)

Las claves secundarias, al igual que las primarias aumentan la integridad (seguridad) de las bases de datos, una clave secundaria es una columna o grupo de columnas, cuyo valor sea igual al de alguna clave primaria en otra tabla.


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Una tabla puede contener más de una clave secundaria, si está relacionada con más de una tabla adicional.

Para ver todo lo anterior, miremos este pequeño ejemplo:

Dentro de la base de datos del colegio, tomemos 3 de las posibles TABLAS.

TABLA: ALUMNOS + ACUDIENTES + CURSOS

Miremos las tablas:

CODIGO NOMBRE APELLIDOS EDAD C.CURSO C.ACUD C.MAT

080309 JUAN CARLOS

SAAVEDRA GALINDO

12 0803 080309-1 080301

080310 PEDRO SAAVEDRA GALINDO

13 0901 080309-1 080301

080201 MIGUEL CASTILLO MENDOZA

13 0802 080201-1 080301

090323 MANUEL YELA BETANCOURT

14 0903 090323-1 080301

TABLA No 1: ALUMNO

C.ACUD NOMBRE APELLIDO CEDULA TELEFONO DIRECCIÓN EMPRESA

080309-1 JUAN SAAVEDRA 16.789.365 5589877 CRA 3 NO 23-78

Carvajal

070309-1 MIGUEL URIBE 16.568.236 7789565 CRA 12 NO 23-89

Comerciante

080201-1 JOSE CASTILLO 16.325.369 5523256 DIAG 6 No 23-89

Noel

090323-1 ANTONIO YELA 16.258.478 2236588 Tran 3 no 45-89

carulla

TABLA No 2: ACUDIENTES

COD. CURSO CURSO DIRECTOR ASESOR No ALUMNOS

0803 8C ALBERTO PORTILLA

JUAN CARLOS PATIÑO

35

0901 9A CRISTINA ORDOÑEZ

JUAN DAVID MORALES

39

0902 9B MIGUEL OREJUELA

LEONOR DURAN

41

0903 9C ANTONIO CAMARGO

MARIA DOMINGUEZ

43

TABLA No 3: CURSOS


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SI OBSERVAMOS LA CLAVE PRIMARIAS SON:

CODIGO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ALUMNO

C.ACUD CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ACUDIENTE

COD.CURSO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA CURSO

CLAVES SECUNDARIAS:

C.ACUD (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA ALUMNOS CON LA TABLA ACUDIENTE

COD.CURSO (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA ALUMNO CON LA TABLA CURSO

Además de lo visto, en Access se pueden trabajar otros conceptos, como:

Consultas

Una consulta es la acción a través de la cual se puede localizar información contenida en una base de datos.

Formularios

Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar información bajo criterios personalizados por el usuario.

Informes

Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un formato personalizado por el usuario. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el informe completo, etc.

Macros y módulos.

Una macro es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza en forma automática. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de acciones en un orden específico automáticamente. Un módulo es una colección de uno o más procedimientos de Access Basic (el lenguaje de programación de Access), desarrollados al programar una aplicación en Access.

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