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Capacitador

JORGE GUILLERMO ORTEGA RUBIO Abogado

Especialista en Ciencias Administrativas y Constitucionales

• FINES DE LA CONTRATACION o Cumplimiento de los fines del Estado

•(Art. 2 Constitucional)

o Prestación continua y eficiente de los servicios públicos

o Garantía de la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

o Cumplimiento de una función social

• BASES • 1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE ANUAL DE

ADQUISICIONES Artículo 74 Ley 1474 de 2011

Artículos 2.2.1.1.1.4.1 - 2.2.1.1.1.4.2 - 2.2.1.1.1.4.3 -2.2.1.1.1.4.4 Decreto 1082 de 2015

• 2. EL DESARROLLO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS –

ESTUDIOS DEL SECTOR.

Artículos 2.2.1.1.2.1.1 - 2.2.1.1.1.6.1 - 2.2.1.1.1.6.2 Decreto 1082 de 2015

LEY 1474 DE 2011 Estatuto Anticorrupción

• ARTÍCULO 74. PLAN DE ACCIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Publicación a más tardar el 31 de enero de cada año, en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente: Especificación de: Objetivos Estrategias Proyectos Metas Responsables Planes generales de compras (Plan Anual de Adquisiciones) Distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los

indicadores de gestión.

Circular externa No. 2 de 16 de agosto de 2013 Colombia Compra Eficiente

Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones – Clasificador de Bienes y Servicios.

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/20130 816circular2paa.pdf

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/20130%20816circular2paa.pdf










Registro Único de Proponentes

RUP. (Artículos 2.2.1.1.1.5.1 al 2.2.1.1.1.5.7 Decreto 1082 de 2015)

Nacional Público Oneroso

Obligatorio para procesos de Selección Abreviada y Licitación Pública Función de la Administración Pública ejercida por particulares.

Circular externa No. 12 de 5 de mayo de 2014

Colombia Compra Eficiente Elaboración – Clasificador de Bienes y Servicios.

(Artículo 2.2.1.2.5.2. Decreto 1082 de 2015)

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas /20140505circular12.pdf

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas%20/20140505circular12.pdf










Articulo 25 Ley 80 de 1993 7. La conveniencia o inconveniencia del

objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.

Jorge Guillermo Ortega Rubio

Articulo 25 Ley 80 de 1993 12. Con la debida antelación a la apertura del

procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones.


Autorizaciones legales, cuando éstas se requieran. Constitución Política de Colombia

Artículos 150 Numeral 9 (Congreso al Gobierno),

189 Numeral 23 (Presidente facultades), 300 Numeral 9 (Asamblea al Gobernador),

313 Numeral 3 (Concejo al Alcalde).

Concejo Municipal

Parágrafo 4 Articulo 32 Ley

1551/2012

1. Contratación de empréstitos. 2. Contratos que comprometan vigencias futuras. 3. Enajenación y compraventa de bienes inmuebles. 4. Enajenación de activos, acciones y cuotas partes. 5. Concesiones. 6. Las demás que determine la ley.

Autorización

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES


Establecer los ítems de acuerdo con el tipo de contrato


Estudio de precios de mercado


Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos (Si hay lugar)


Determinar el impacto económico, social, ambiental (Si hay lugar)


Elaboración del Presupuesto


Determinación del Sistema de Precios

Selección de la forma de pago Anticipo Pago Anticipado Parciales Vencimientos


Determinación Modalidad de selección del contratista

Licitación Pública Selección Abreviada Concurso de Méritos Contratación Directa Contratación de mínima cuantía


Programación de la contratación

Cumplimiento de las etapas precontractuales Propias de cada modalidad de selección


Programación del desarrollo del contrato

Plazo de ejecución

Liquidación


Elaboración de los estudios previos

Proyecto de pliego


Planeación Programación Estudios proceso

CONTRATO


Nulidad Demandas

Indemnizaciones Ejecución

Contrato Proceso de Selección


DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

DECLARATORIA DE NULIDAD ABSOLUTA DEL CONTRATO;

REPLANTEAR ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTRATO RELACIONADOS CON EL BIEN O SERVICIO CONTRATADO

REPLANTEAR LA NECESIDAD DE REALIZAR OBRAS O SERVICIOS NO PREVISTOS EN EL CONTRATO

ADICIONES EN OBRAS, BIENES O SERVICIOS


Decreto 1082 Mayo 26 de 2015

SECCIÓN 2 ESTRUCTURA Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

SUBSECCIÓN 1 PLANEACIÓN


Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos. Los estudios

y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de

pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a

disposición del público durante el desarrollo del Proceso de

Contratación y contener los siguientes elementos, además de los

indicados para cada modalidad de selección: (…)

Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos (…)

1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.


Dotar a la administración de elementos necesarios para el funcionamiento y atención al usuario.


2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.


Objeto: Adquisición de

papelería e insumos de oficina.


3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

Licitación Pública

Selección Abreviada

Concurso de Méritos

Contratación Directa

Contratación de Mínima Cuantía



4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. (…)

Estudios del sector


Decreto 1082 de 2015 SUBSECCIÓN 6

ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES POR PARTE DE LAS ENTIDADES ESTATALES

Artículo 2.2.1.1.1.6.1. Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso



4. (…) La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.



5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.


Artículo 2.2.1.1.2.2.2. Ofrecimiento más favorable. La Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista. En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones: (…)


6. El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.



7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.


Circular Externa No. 5 de 16 de septiembre de 2013

Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1) A. Riesgos en el Proceso de Contratación B. Estructura de la administración de riesgos 1. Establecer el contexto 2. Identificar y clasificar los Riesgos


Circular Externa No. 5 de 16 de septiembre de 2013

Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1) A. Riesgos en el Proceso de Contratación B. Estructura de la administración de riesgos 3. Evaluar y calificar los Riesgos 4. Asignación y tratamiento de los Riesgos 5. Monitorear los Riesgos C. ¿Qué se debe incluir en los Documentos del Proceso de Contratación y en la audiencia de asignación de Riesgos?.


Decreto 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.2.3.1.2. Clases de garantías. Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son: 1. Contrato de seguro contenido en una póliza. 2. Patrimonio autónomo. 3. Garantía Bancaria.


Decreto 1082 de 2015

Artículo 2.2.1.2.3.1.1. Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades

Estatales, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley y del presente título.



8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.


ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS ECONÓMICO DE SECTOR

El análisis del sector económico permite establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinar los requisitos habilitantes.

El análisis del sector debe cubrir tres áreas:

A. Análisis del mercado B. Análisis de la demanda C. Análisis de la oferta

A. Análisis del mercado

Incluye: • La importancia del sector en el contexto local y

nacional. • Datos históricos de desempeño. • Participación del sector en el PIB nacional y en

el PIB industrial. • Empleo que genera. • Principales cifras comerciales.

Económico:

Los factores que influyen en el poder de compra y los patrones de gasto de las Entidades Estatales y otros compradores, tales como: • Cambios en los presupuestos. • Cambios en las formas de adquisición. • Cambios en los ciclos de producción. • Fluctuaciones del valor de las materias primas y

costos de producción. • Inflación, devaluación y otros índices

económicos.

Internacional: Incluye aspectos como: • Acuerdos Comerciales. • Comportamiento del mercado. • Fluctuación de precios internacionales de

los bienes o servicios y de sus Materias primas e insumos.

• Información de importación y exportación del bien o servicio.

• Impacto de las tasas de cambio.

Técnico: Las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del Proceso de Contratación, incluyendo el estado de la innovación y desarrollo técnico que permite crear nuevos productos y oportunidades de mercado y las nuevas tendencias como: • Cambios tecnológicos. • Amplitud de la oferta de bienes tecnológicos. • Especificaciones de calidad y tiempos de

entrega.

Legal:

La Entidad Estatal debe identificar la normativa

vigente aplicable al objeto del Proceso de Contratación, tanto la que influye en el mercado del bien o servicio como la que regula la actividad de los proveedores y compradores de manera particular, incluyendo las normas ambientales y los cambios recientes en la implementación y el impacto de tales modificaciones.

B. Análisis de la demanda

La Entidad Estatal debe tener en cuenta las condiciones en las cuales ha adquirido en el pasado el bien o servicio objeto del Proceso de Contratación y cómo lo han hecho otras Entidades Estatales. SECOP: Mecanismo de consulta de los Documentos del Proceso en los cuales la Entidad Estatal puede determinar las especificaciones técnicas solicitadas y las modalidades de contratación utilizadas.


A. Adquisiciones previas de la Entidad Estatal: Las Entidades Estatales deben analizar el comportamiento de sus adquisiciones anteriores del bien o servicio, teniendo en cuenta:

• Modalidad de selección del contratista. • Objeto del contrato. • Cantidad del bien o servicio. • Las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución,

y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.


• Valor de los contratos y forma de pago. • Número de contratos suscritos para el efecto y

vigencias de los mismos. • Vigencia de los contratos. • Presupuesto con cargo al cual han sido

ejecutados los contratos (inversión o funcionamiento) y si ha habido lugar a vigencias futuras.

• Oferentes que han participado en los procesos de selección y contratistas.


• Comportamiento de los contratistas, imposición de sanciones.

• Condiciones de pago establecidas en los contratos anteriores.

• Cronograma del Proceso de Contratación, teniendo en cuenta tiempos y lugar de entrega luego de la firma del contrato.

• Garantías exigidas en los Proceso de Contratación y siniestros.

B. Histórico de compras o adquisiciones de otras Entidades Estatales y otros consumidores del bien o servicio:

• Identificar y analizar cómo han sido otros Procesos de Contratación realizados por otras Entidades Estatales, especialmente si dichos Procesos de Contratación se han desarrollado por Entidades Estatales grandes que hacen adquisiciones por altos montos de dinero y tienen presencia a nivel nacional. Estas entidades pueden ser las Fuerzas Militares, ICBF, SENA, DIAN, entre otras.

• Revisar la información de la forma en que los proveedores del bien o servicio lo suministran a particulares en condiciones de volumen, cantidad y calidad comparables.

C. ANÁLISIS DE LA OFERTA Para el análisis de la oferta, las Entidades Estatales deben contestar las siguientes preguntas:

• ¿Quién vende?:

Identificar los proveedores en el mercado nacional del bien o servicio y a quienes que han participado como oferentes y contratistas en Procesos de Contratación con Entidades Estatales.

Sistema de Información y Riesgo Empresarial (SIREM)

¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes o servicios?:

La Entidad Estatal debe conocer el proceso de producción, distribución y entrega de los bienes o servicios, los costos asociados a tales procesos, cuáles son las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio.

¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes o servicios?:

Ejemplo, el proveedor que necesita la Entidad Estatal puede ser proveedor de materias primas, fabricante, importador, ensamblador, distribuidor mayorista, distribuidor minorista, intermediario, transportador, etc.

DISPONIBILIDAD Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Diseñar e implementar escenarios y procedimientos de solicitud de información a los potenciales oferentes. Condiciones mínimas va a solicitar información (fechas, si va a hacerlo en reuniones o por escrito, qué información va a solicitar, a quiénes solicitará información, etc.) y definir el procedimiento para hacerlo como formatos de solicitud de cotización o de información que permitan una participación uniforme del mayor número posible de interesados.

Analizar es la logística asociada al objeto del contrato. Incluye las actividades de las áreas de compras, producción, transporte, almacenamiento y distribución.

Producción:

Conocer los métodos de producción de los potenciales proveedores con los que van a contratar cierto producto. La Entidad Estatal debe conocer el costo de adquirir productos por fuera de un pedido planeado ya que probablemente estos van a ser más altos. Determinar si existen oportunidades de obtener descuentos por volumen o de agregar demanda con otras Entidades Públicas para obtener mejores condiciones.

Distribución:

La Entidad Estatal debe conocer cómo funciona el transporte y cuáles son los tiempos de entrega que manejan los potenciales proveedores con los que van a contratar cierto producto.

En caso de que los tiempos de entrega no sean flexibles, dependiendo del bien o producto, la Entidad Estatal puede contar con inventarios mayores para prevenir el riesgo de desabastecimiento que podría ser crítico en bienes que requieren suministro constante, por ejemplo suministro de papelería.

• La Entidad Estatal contrata a un proveedor que tenga la capacidad de suministrar y distribuir el producto en todos los lugares requeridos y maneja los pedidos e inventario de cada lugar.

• La Entidad Estatal cuenta con un centro de almacenamiento

Es la cantidad de existencias bien sea de materia prima, producto en proceso o producto terminado que hay en determinado momento.

Inventario

ESTUDIOS DEL SECTOR EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA Y CONTRATACIÓN DIRECTA

El análisis del sector hace parte de la planeación del Proceso de Contratación y materializa los principios de planeación, de responsabilidad y de transparencia consagrados en la Ley 80 de 1993.

El estudio del sector es necesario en los Procesos de Contratación. La modalidad de selección del Proceso de Contratación no es relevante para determinar la procedencia o no del análisis del sector.

ESTUDIOS DEL SECTOR EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA Y CONTRATACIÓN DIRECTA

A. Contratación directa

El análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del Proceso de Contratación, las condiciones del bien o servicio y las ventajas que representa para la Entidad Estatal contratar el bien o servicio con el aspirante correspondiente, la forma como se acuerda la entrega de bienes o servicios, los plazos, cantidades contratadas, forma de pago y de entrega y en general demás condiciones previstas por las partes. Debe permitir a la Entidad Estatal sustentar su decisión de hacer una contratación directa, la elección del proveedor y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y economía.

La Entidad Estatal debe consignar en los Documentos del Proceso, bien sea en los estudios previos o en la información soporte de los mismos, una reflexión sobre el sector.

En un contrato de prestación de servicios profesionales, el análisis del sector depende del objeto del contrato y de las condiciones de idoneidad y experiencia que llevan a contratar a la persona natural o jurídica que está en condiciones de desarrollar el objeto del Proceso de Contratación.

EJEMPLO:

Si se trata de la contratación de un abogado para llevar un proceso judicial, la Entidad Estatal debe hacer una reflexión sobre la necesidad de contratar el servicio y las condiciones de los Procesos de Contratación que ha adelantado la Entidad Estatal en el pasado para contratar ese tipo de servicios, teniendo en cuenta plazos, valor y forma de pago.

B. Mínima Cuantía

En los Procesos de Contratación de mínima cuantía el alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación.

Si el objeto a contratar es muy importante para la Entidad Estatal o si los Riesgos exigen un tratamiento especial como en el caso que se ofrezcan comúnmente en el mercado plazos largos de entrega del bien o servicio, entonces el análisis de sector debe ser más complejo y agregar mayor información general y detallada de los potenciales proveedores y el sector.

• Análisis estadístico:

Para entender el comportamiento de los datos que componen la muestra, existen medidas de tendencia central y dispersión que permiten hacer inferencias5 sobre su comportamiento:

• Análisis gráfico:

El objetivo de construir gráficos es tener una herramienta para analizar el comportamiento general de los datos e identificar sus características principales. Quien hace el análisis debe acudir al análisis grafico antes de realizar otros tipos de análisis pues la ayuda visual permite sacar conclusiones respecto al comportamiento de los datos con los que se cuenta. A continuación presentamos algunos de los tipos de gráficos disponibles, quien hace el análisis debe decidir con qué herramienta se siente cómodo.

B. Fuentes de Información

Fuentes de información que usted puede consultar para llevar a cabos su estudio del sector:

Ley 1712 de 2014 (6 de marzo)

"POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A

LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES".


Ley 1712 de 2014 (6 de marzo)

Articulo 9 y 10 Información relacionada con la

contratación, plan anual de adquisiciones


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