Capacitacion secretario club de leones

Capacitación de secretario de club 1

ASOCIACION INTERNACIONAL DE CLUBES DE LEONES

DISTRITO F 2 DE COLOMBIA

Seminario para secretario

corozal 7 de junio del 2015

[email protected]

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BIENVENIDO

Usted ha sido elegido al cargo de secretario de club

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Introducción

Como secretario, es usted parte integral del equipo de liderato que trabaja para apoyar al presidente del club. El éxito de un Club de Leones depende en gran parte de la labor que realicen el Secretario y Tesorero. De la habilidad y puntualidad en él envió de los informes, correspondencia, cobro de las cuotas y pagos de compromisos

No obstante, es importante recordar que es usted parte de algo mucho más grande.


Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

Área Estatutaria

Distrito Múltiple

Distrito

Región*

Zona

Club

• Un club consiste de un mínimo de 20 socios

• Una zona consiste de 4 a 8 clubes

• Una región consiste de 10 a 16 clubes*

• Un distrito está compuesto de al menos 35 clubes con 1250 socios activos

• Los diferentes distritos de un área geográfica determinada componen el distrito múltiple

• Cada club de Leones está situado en una de las siete áreas estatutarias, cada una de las cuales está representada por al menos un director internacional

*optativo

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El equipo de liderato del club

Ahora echemos un vistazo al organigrama del club.

1er Vicepresiden

te

Club Members

Board of Directors

President

Secretario

Tesorero2º Vicepresiden

te

Expresidente inmediato

Socios del club

Junta Directiva

Presidente

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SECRETARIO

Como secretario, usted es el director comercial del club.

Es oficial de enlace entre el club, el distrito y la oficina internacional.

Es el funcionario registrador del club recibe, redacta y responde la correspondencia, archivar los documentos, extender las actas, llevar adelante la agenda del club. Se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas al Presidente y Junta Directiva.

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PERFIL DEL SECRETARIO

• Buena presencia.• Persona de buen trato, amable, cortés y seria.• Excelente redacción y ortografía.• Facilidad de expresión verbal y escrita.• Persona proactiva y organizada. • Facilidad para interactuar en grupos.• Dominio de sistemas operativos, Office, Internet• Brindar apoyo a todos los Comités.• Buenas relaciones interpersonales.• Dinámica entusiasta.• Habilidades para el planeamiento,motivación, liderazgo y

toma de decisiones.• Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

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Persona designada por el Presidente del Club, en la que éste tenga plena confianza. Se convertirá en su mano derecha.

Debe brindarle un apoyo incondicional y además de acompañarlo 100% en el proceso a seguir dentro del club.

Estará bajo la supervisión directa del presidente y la junta directiva. Actuará como oficial de enlace entre el Club y el Distrito.

IMPORTANCIA DEL SECRETARIO EN EL CLUB DE LEONES

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Responsabilidades del secretario de club

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Actúa como enlace entre el Club y el Distrito, mantiene en contacto permanente con el Secretario del Gabinete de Distrito.

Organizar las reuniones del club y junta directiva

Registrar las actas de las reuniones

Mantener los expedientes del club

Recibir y responder la correspondencia del club

Completar y presentar los informes del club a la asociación

Cooperar como miembro activo del Comité Consultivo del Gobernador del Distrito

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En el sistema MyLCI el secretario del club realiza las siguientes actividades:

accede al sistema

Invitación de socios nuevos, ingresa socios(ME6B)

da de baja a un socio

reincorpora socios

Traslado de un socio(ME20)

actualiza los datos de socios, añade o remueve una Unidad

Familiar.

Tramita los Informes Mensual de Movimiento de socios(C-

23-A), Expedientes de los socios, Informes de actividades

Mensual o Anual de club(MYLCI), Tarjeta de Afiliación,

Registra los dirigentes de club, cambiando o actualizando sus

datos (PU101), y enviar copia a secretaria del distrito.


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En las reuniones de Comité Asesor (Reunión de Zona) presenta por escrito un informe del estado de su Club y del cumplimiento que ha dado a sus obligaciones como Secretario.

Presentar al Gabinete del Gobernador los informes que requieran, incluyendo copias de los informes mensuales de movimiento de socios.

Ser miembro activo del Comité Asesor del Gobernador de la Zona en que se encuentre el club y colaborar con dicho comité.

Llevar los archivos generales del club, el acta de las asambleas y reuniones de la Junta Directiva, el registro de asistencia, nombramientos de comités, elecciones, clasificaciones de socios, direcciones y teléfonos de los socios.


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Actas. (bien escritas, veracidad, concisas, foliadas).La carta constitutiva del clubLos estatutos y reglamentos Correspondencia (llegada, salida). Archivos (circulares, boletines, materiales de convenciones, etc.). libro de Asistencia(reuniones , actividades de servicio recaudos). Libros( hoja de vidas de los socios, leones educando, club leo, libro de inventario de bienes)Carpeta de varios( certificados, fotos , etc)Preparación de las reuniones.Protocolo. Otros

EN RELACIÓN CON EL CLUB

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El calendario siguiente es común:

Tip

o d

e r

eu

nio

nes

Anualmente• Reunión de transición de dirigentes• Aniversario de carta constitutiva

Cuando sea necesario• Reuniones extraordinarias de la Junta Directiva

(cuando lo soliciten 3 o más miembros de la junta)• Reuniones extraordinarias del club (cuando se

soliciten con al menos 10 días de antelación)

Mensualmente• Reunión ordinaria de la Junta Directiva • Reunión ordinaria del club

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Sus funciones con respecto a las reuniones constan de 3 etapas.

1. Antes de la reunión

2. Durante la reunión

3. Después de la reunión

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Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora de la reunión

Junto con el presidente, preparar el orden del día de la reunión

Reunir la correspondencia que deba entregarse a los presidentes o miembros de los comités

Preparar los premios o carpetas para nuevos socios cuando corresponda

Preparar la nómina del club para tomar asistencia

Etapa 1 – Antes de la reunión

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Tomar asistencia

Registrar las actas de la reunión

Documentar los oradores invitados, visitantes Leones y visitantes ajenos al Leonismo

Reunir información sobre las actividades de los comités

Pedir a los nuevos socios que rellenen los formularios correspondientes

Etapa 2 – Durante la reunión

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Anotar la asistencia

Anotar los premios presentados

Archivar/distribuir una copia de las actas de la reunión una vez que han sido aprobadas(por e-mail).

Hacer seguimiento de los asuntos pendientes de la reunión

Etapa 3 – Después de la reunión

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El secretario también es responsable de preparar las reuniones de la junta directiva.

Es importante recordar que las responsabilidades de los secretarios de club varían dependiendo de las prácticas regionales y procedimientos establecidos en el club.

QUE ES UN ACTAEs el documento escrito más importante del club.En él están escritos cronológicamente todos los acontecimientos.Es la historia permanente de la entidad.

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Dedique unos minutos a examinar con el secretario saliente la manera en que se toman las actas en la actualidad.

• Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o de la junta directiva)

• Fecha y lugar de la reunión• Nombre de la persona que preside la reunión• Si han sido aprobadas las actas de la reunión previa • Todas las mociones, sus promotores y si las mociones

fueron o no fueron admitidas• Todos los puntos del orden del día y apelaciones y si

fueron o no fueron admitidas• La hora en que la reunión fue llamada a orden y la

hora en que se levantó la sesión

Generalmente, las actas se registran…

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Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que dicen los socios.

Por lo tanto, el debate se considera informal y no se registra.

Es importante usar la terminología correcta.

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ORDEN DEL DIA PARA REUNION DE JUNTA DIRECTIVA

Llamado a lista y Verificación del quorum Apertura a cargo del presidenteLectura y aprobación acta anteriorInformes; financiero, de comités u otroInforme del presidenteAsuntos variosClausura Se somete a aprobación diciendo: “En consideración del orden del día”

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ORDEN DEL DIA PARA REUNIONES PLENARIAS

Apertura de la reunión por el PresidenteHimno NacionalVerificación del quorum y llamado a Lista por el Secretario.Invocación LeonísticaPresentación de los invitadosInstrucción leonísticaLectura del Acta anteriorPresentación de informes (Protocolo)Proposiciones y variosHimno leonísticoclausura

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CERTIFICADO REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO

Carta donde conste la aceptación de cargos con nombres completos y C.C.

Comunicación para solicitar el registro.

Comprobante de pago de impuestos

REQUISITOS PARA EL REGISTRO DE ACTAS

las actas se registran en la Cámara de Comercio, Únicamente aquellas que contengan decisiones que deban aparecer en el certificado de existencia y representación legal

1. Número del acta2. Nombre de la sociedad, empresa unipersonal o entidad sin ánimo de lucro. 3. Lugar, fecha y hora de reunión4. Forma y antelación de la convocatoria. Es decir, debe indicarse cómo se citó a la reunión (por ej: a través de carta, aviso de periódico, etc.) y con qué anterioridad se realizó la citación a la reunión,debe convocarse tal como lo ordena el código de comercio en su articulo 424.5. Quién citó a la reunión y en qué calidad la citó (el gerente, el revisor fiscal, etc.)6. Clase de reunión: si es ordinaria o extraordinaria7. Lista de asistentes a dicha reunión, indicando si asistieron personalmente.8. Constancia del quorum verificado según los estatutos.9. Orden del día de la reunión.10. Los votos emitidos a favor, en contra o en blanco al momento de tomar las decisiones.11. Constancia de la aprobación del acta por los asistentes o por las personas designadas en la reunión para tal efecto.12. Hora a la cual se levantó la sesión.13. Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunión. Serecomienda que su designación conste en el acta.


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Para acceder a "MyLCI": 1. Vaya a www.lionsclubs.org 2. Haga clic en "MyLCI"

http://www.lionsclubs.org/


Planificar el equipo

El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que pueda estructurar su gestión como secretario de club. Vamos a…

Identificar maneras de prepararse para su nuevo rol y responsabilidades

Resumir las acciones que tendrá que realizar a lo largo de su gestión

Identificar los asuntos a considerar cuando el club pasa al siguiente equipo de líderes

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Recursos

Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos y material de capacitación en el sitio web de la asociación.

Páginas web:

MyLCI

Orientación de Dirigentes de Club

El Centro de Recursos de Liderato

Centro Leonístico de Aprendizaje

Recursos para socios del club de Leones

Administración del club

http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/leadership-development/news-train-club-officers.php

http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/resources/index.php

http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/leadership-development/lions-learning-center/index.php

http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/managing-a-club/index.php

https://mylci.lionsclubs.org/

http://www.lionsclubs.org/SP/member-center/leadership-development/index.php

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Felicitaciones por haber completado la primera parte de su Capacitación de Secretario de Club.

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Gracias por participar.

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