CAPACITACIÓN RENDICIÓN DE...
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CAPACITACIÓN RENDICIÓN DE CUENTA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Diciembre - 2016
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CAPACITACIÓN RENDICIÓN DE CUENTA
DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Diciembre - 2016
ASPECTOS NORMATIVOS
CONCEPTOS DE SIVICOF
COMPONENTES SIVICOF
INFORMACION SOBRE RENDICION DE CUENTA
CONTRATACIÓN
PLAN DE MEJORAMIENTO
ASPECTOS A TENER EN CUENTA
SOPORTE SIVICOF
Resolución Reglamentaria 11-2014 Resolución Reglamentaria 069-2015 Resolución Reglamentaria 004-2016 Resolución Reglamentaria 016-2016 Circular 001-2016 Rendición Cuenta 2015 Circular 002-2016 Rendición cuenta hospitales proceso
transformación Circular 008 – Proceso de retransmisión Resolución Reglamentaria 023-2016 Resolución Reglamentaria 039-2016 (Secretaria Jurídica
Distrital) Resolución Reglamentaria 043-2016 (Secretaria de
Seguridad, Convivencia y justicia – Fondo Vigilancia ySeguridad en liquidación)
MARCO NORMATIVO
ACERCA DE SIVICOF
• SIVICOF V.3.7 es el sistema de supervisión y control de la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ quepermite mediante el diligenciamiento y envío de formularios, reportar informaciónestructurada. Información que una vez validada por la misma aplicación, puede seranalizada fácil y ágilmente.
• Ingreso a SIVICOFwww.contraloriabogota.gov.co - Sivicof Entidades
CONCEPTOS SIVICOF
• Módulos sistema SIVICOF:
StormUser: Es el módulo LOCAL que permite diligenciar o cargar estructurasde información generadas en excel para luego ser cargada en el moduloStormWeb.
StormWeb: Es el módulo WEB que permite cargar la información delarchivo generado en el StormUser al sistema SIVICOF(BD), además deconsultar la información.
StormReport: Es el módulo WEB que permite consultar la informaciónentregada a través de Web, además de consultar otra serie de reportes deacuerdo con las necesidades definidas para cada implementación.
CONCEPTOS SIVICOF
Clase de Información: Define el tipo de información que serecibirá a través del sistema.
CB - Formularios Electrónicos: Son las estructurasparametrizables diseñados con el propósito de que el usuariointroduzca datos.
CBN - Documentos Electrónicos: Son archivos (Word, PDF,Excel, Zip) que se pueden asociar a un informe, en caso dehacerlo, serían exigidos al momento de hacer el envío de lainformación.
CONCEPTOS SIVICOF
Fecha de corte: Es la fecha de referencia en el sistema parareportar la información.
Fecha de apertura del sistema: Es el periodo de tiempo en el queel sistema se encuentra habilitado para cargar la información, deacuerdo a las fechas definidas en la resolución.
Periodicidad: Permite conocer las diferentes periodicidades quemaneja el sistema (Anual, Mensual, Ocasional).
INFORMACIÓN SOBRE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
Enlace que permite a los sujetos de control acceder al SIVICOF para efectos de reportar las cuentas mensuales y anuales.
Ubicación en la página web de la Contraloría de Bogotá, donde podrán encontrar las comunicaciones, reglamentación, documentos e información de la rendición de la cuenta
Documento que contiene la relación de los sujetos de control agrupados por sectorial
Documento que contiene el listado ydescripción de cada uno de losDocumentos Electrónicos agrupadospor informe para la rendición decuenta.
Instructivo dirigido a los sujetos decontrol para la presentación de lacuenta
Instructivo orientado a la informacióncontractual ambiental
Matriz que contiene la relación deinformes, formatos y periodicidadpor cada Sujeto de Control
ANEXOSANEXO A- SUJETOS DE VIGILANCIA Y CONTROL -RELACIÓN DE CÓDIGOS SIVICOF
ANEXO B- FORMATOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS
ANEXO C- INSTRUCTIVO DE RENDICION DE CUENTA
ANEXO D- GUIA GENERAL FORMATOS GESTION AMBIENTAL
ANEXO F – ASOCIACION DE FORMATOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS POR SUJETO Y SECTOR
StormUser
user.jnlp
StormUser
Generación de archivos *.srtSe firma el documento *.str.p7z
ACERCA DE SIVICOF
ACERCA DE SIVICOF
ACERCA DE SIVICOF
• StormUser• Instalación del StormUser (Requisitos Java 1.7 o posterior).
• INFORME: (FORMULARIOS + DOCUMENTOS)
StormWeb
StormWeb
• Se carga los formularios y documentos electrónicos.
• Validaciones(StormUser ≠ StormWeb)
• Se verifica si fue correctamente enviado el informe(formulario y/o documento).
• Cambiar representante legal.• Autorizaciones y fechas limite.• Certificación de la cuenta.• Como se generan los reportes.
ACERCA DE SIVICOF• StormMonitor
ACERCA DE SIVICOF
• StormMonitor
Definición de periodos de rendición de cuentaRR-023-2016 Art 12
•Cuenta Mensual: Primero a ultimo día delmes
•Cuenta Trimestral: 1 enero a 30 marzo1 abril a 30 junio1 julio a 30 Septiembre1 octubre a 31 diciembre
•Cuenta Anual: 1 enero a 31 diciembre
Términos para la rendición de la cuentaRR-023-2016 Art 4
•Cuenta Mensual: Séptimo día hábil del mes
•Cuenta Trimestral: Se presentará en la cuenta mensual respectiva al cierre del trimestre, con excepción del cuarto trimestre de la vigencia, la cual debe ser presentada en la cuenta anual.
•Cuenta Anual: Decimo primer día hábil del mes de febrero
Informes Cuenta Mensual *
• 1- Presupuesto• 3- Inversiones• 8 – Gestión y Resultados• 50 – Contractual• 70 – Plan mejoramiento – Formulación
/modificación• 23- Culminar Gestión
* Sujeto a cambios – pagina Contraloría de Bogotá
Informes Cuenta Anual *
• 1- Presupuesto• 3- Inversiones• 8 – Gestión y Resultados• 12 – Balance Social• 14 – Estadísticas de Informática• 16 - Contabilidad• 50 – Contratación• 52- Control Fiscal Interno• 61- Control Interno Especiales• 71 – Plan mejoramiento – Seguimiento Entidad
* Sujeto a cambios – pagina Contraloría de Bogotá
INFORME 50 CONTRATACIÓN
QUE DEBO SABER?
CB-0012: CONTRACTUAL: Es el reporte de los contratos suscritos durante elmes del que se reporta la cuenta.El informe de contratación consta de unos campos que identifican elcontrato en todo el tiempo, incluyendo el registro inicial y las modificacionesa futuro que se le puedan realizar.La identificación la componen los siguientes campos que nacen delformulario
1. CODIGO DE LA ENTIDAD2. VIGENCIA EN QUE SE SUSCRIBIO EL COMPROMISO3. NÚMERO DEL COMPROMISO4. TIPO DE COMPROMISO5. TIPOLOGIA ESPECIFICA6. * CODIGO ENTIDAD FUSIONADA
Cuando registre el contrato por primera vez debe ingresar la información relacionada con
• CB-0011: CONTRATISTASEs el reporte de la información de los contratistas y de los integrantes de los consorcios o uniones temporales con los cuales se suscriben compromisos, registrados en el formato CB-0012 – CONTRACTUAL, en el mes del que se reporta la cuenta.
Se reporta una sola vez el ID del contratista así suscriba varios contratos.
• CB-0013: LOCALIZACIÓNEs el reporte de la información de LA UBICACIÓN en formato de la dirección en la que se ejecuta el contrato principal, rendido en el formato CB – 0012 Contractual, en el mes del que se reporta la cuenta.
• CB-0019: INTERVENTORIAS
Es el reporte de la información de los interventores o supervisores designados en el contrato suscrito de conformidad con el formato electrónico CB – 0012 CONTRACTUAL en el mes correspondiente del que se reporta la cuenta. Si se tienen los dos (supervisión e interventoría externa), se deben realizar dos registros uno para cada caso.
INFORME 50 CONTRATACIÓN
INFORME 50 CONTRATACIÓN
Cuando vaya a registrar un contratista en el formulario CB-0011
CONTRATISTAS que sea de Clase Unión Temporal y/o Consorcio almenos deben existir dos (2) “Integrantes”, se deben registrar aquí mismo eneste formulario, el consorcio o Unión temporal y otros registros con laspersonas o empresas que conforman esta unión temporal asociándolas en elcampo id_unión_temporal_o_consorcio(NIT de consorcio), sin embargo elporcentaje de participación de todas debe sumar 100 porciento.
• CB-0015: MODIFICACIONES CONTRACTUALESEs el reporte de la información de las modificaciones que se registran en cada contrato suscrito por el sujeto objeto de control en el mes que se presentó la novedad, correspondientes al mes del que se reporta la cuenta. (Adiciones / prorrogas)
• CB-0017: PAGOSEs el reporte de la información de los pagos que se presenten en el mes del que se reporta la cuenta es decir para los contratos que presentaron pagos en el mes que se reporta, independientemente si se suscribieron en ese mismo mes o no.
• CB-0016: NOVEDADES CONTRACTUALESEs el reporte de la información de las novedades de cada contrato suscrito por el sujeto objeto de control, que se presentaron durante el mes del que se reporta la cuenta. (Suspensión, terminación anticipada, liquidación, anulado…).
• CB-0018: CONTROVERSIAS CONTRACTUALES
Es el reporte de la información relacionada con los contratos que sonobjeto de reclamaciones contractuales, así como los trámitesadministrativos que resuelvan las mismas. (Reclamación delcontratista, proceso imposición multa a contratista…)
INFORME 50 CONTRATACIÓN
INFORME 50 CONTRATACIÓN
Cuando vaya a registrar modificaciones contractuales tenga encuenta las siguientes columnas:
VALOR INICIAL DEL CONTRATO EN PESOS: Es el valorcon el que se suscribió inicialmente el contrato.VALOR DE LA ADICIÓN: Es el valor de la adición que sepresenta en el periodo que esta rindiendo (No la sumade todas las adiciones, pues cada una de ellas las debiórendir en el periodo respectivo).VALOR FINAL DEL CONTRATO: Es la suma del valorinicial mas TODAS las adiciones o modificaciones que sele han realizado al contrato en todo el tiempo.
INFORME 50 CONTRATACIÓN
RECUERDE !
• Debe diligenciar el campo *CODIGO ENTIDAD FUSIONADA almomento de reportar novedades, modificaciones, pagos,interventorías de contratos de la entidad funcionada, para loscontratos nuevos de la entidad no aplica este campo.
EJEMPLO
COD ENTIDAD VIGENCIA NO_COMPROMISO TIPOCOMPROMISO
TIPOLOGIA COD ENTIDAD FUSIONADA
424 2010 1-2010 2-Contrato 10-ContratoObra
408
424 2016 5-2016 2-Contrato 21-Consultoria
PLAN DE MEJORAMIENTO
8 días hábilesFDL 10 días Fon Serv Edu 10 días
5 días Hábiles – Rta Sectorial
Prorroga 4 días hábilesFuerza Mayor
PLAN DE MEJORAMIENTO
• Los hallazgos se identificaran a través de los siguientes campos entodos los formularios:• Código de la Entidad• Vigencia de la Auditoria• Código Auditoria según PAD• Número Hallazgo (Cód entidad fusionada. No hallazgo)• Código Acción (Aplica desde la formulación)
• INFORME 73: HALLAZGOS
CB-0402H: HALLAZGOSSe reporta por el auditor conforme a los hallazgos consignados enel informe final de auditoría.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Informes sujetos de Control:
• INFORME 70: PLAN DE MEJORAMIENTO FORMULACIÓN
CB-0402F: FORMULACIÓN Se consignan todos los hallazgosreportados por el auditor con sus acciones y demás datosrelacionados:
• Causa que origino el hallazgo• Acciones• Indicador• Meta• Área Responsables
La fecha de terminación de la acción debe ser menor a 12meses a partir de la fecha de corte de la formulación. (Noaplica para la Modalidad 4-Auditoria a los Estados ContablesConsolidados).
PLAN DE MEJORAMIENTO
CB-0402M: MODIFICACIÓN Se consignan las modificaciones a lasacciones formuladas, si se presentan.
• Acciones• Fecha de terminación• Indicador• Meta propuesta
Solo se puede solicitar una vez modificaciones conjustificación y debe ser menor o igual a 30 días hábilesantes de la fecha de terminación de la acción a modificar.
En el caso de que se presente cambio de GobiernoDistrital, la nueva admón podrá solicitar ajuste a su Plan deMejoramiento por una sola vez dentro de los primeros 4meses.
PLAN DE MEJORAMIENTO
• INFORME 71: PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO ENTIDADCB-0402S: SEGUIMIENTO ENTIDAD Se consignan los resultados alas acciones formuladas, este informe es anual.
En este informe la Oficina de Control Interno podrá cerrar lasacciones que superen 3 años contados a partir de su vencimiento,garantizando que han eliminado las causas que originó el hallazgocomunicados por la CB
ASPECTOS A TENER ENCUENTA
• Inconveniencia en las retransmisiones:• Afectan información histórica que ha sido reportada y
utilizada por los auditores.• Las decisiones e informes generados por el señor Contralor
se desvirtúan al modificar datos ya consolidados.• Las estadísticas de los auditores se alteran.• Los terceros que han solicitado información para análisis se
ven afectados con el cambio o ajuste de informaciónposterior.
• Técnicamente para algunos informes no es posible laretransmisión.
Por lo anterior la Contraloría tomo la decisión de no autorizarretransmisiones.
ASPECTOS A TENER ENCUENTA
• Beneficios de reportar la información• Se disminuye la posibilidad de que la entidad solicite
información adicional.• Se evitan sanciones por el no reporte de esta información.• Toma de decisiones basada en información confiable y
oportuna.• Los proceso de auditoria se hace mas efectiva.
ASPECTOS A TENER ENCUENTA
• Firma digital• Es responsabilidad de los Sujetos de Control tramitar la firma
digital ante la entidades de certificación abierta ymantenerla actualizada si hay algún cambio de responsable.
• La resolución establece que todos los informes deben irfirmados electrónicamente.
• Una vez la entidad de certificación emita la firma, debetranscurrir como mínimo 12 horas para que el sistema lavalide.
SOPORTE SIVICOF
PBX: +57 (1) 3358888 ext. 10704 – 10709 – 10707 – 10708 –10701
Personal de soporte SIVICOF:Ing. Angelica ZamoraIng. Jazmin Valderrama Ing. Johana Serrano
Correo electrónico:[email protected]
Horario de atenciónLunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
