CAPACITACION GESTIÓN

DOCUMENTAL

Blanca Cecilia Cortés

Grupo de Gestión Documental y

Correspondencia

NORMATIVIDAD

Ley 734 05 II/2002. Código Único Disciplinario. Art. 34 Deberes: 4, 5, 15, 16, 19, 25, 33, 40. Art. 35 Prohibiciones: 7,13

Ley 190 de 1995, Art. 79 sobre faltas y delitos en el manejo de archivos.

Reglamento General de Archivos

Ley 594 de Julio 4 de 2000

Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos.

Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 de 14 Dic. 2012: PGD. Disposiciones en materia de GD

Decreto 2364 de 22Nov. 2012: Firma Electrónica.

Decreto 2693 de 21 Dic. 2012: Lineamientos Gobierno en Línea

Decreto 1515 de 19 de Jul. 2013: Transferencias Secundarias y de valor histórico.

Acuerdo 042 de 2002: Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.

Circular 001 de 2004. Inventarios de documentos a eliminar.

Circular 005 de 2011. Prohibición de enviar documentos originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información.

Circular 005 de 2012 Proceso de digitalización y comunicaciones oficiales.

RESPONSABILIDAD

• …La gestión de documentos está asociada la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos…

• … Es responsabilidad de los servidores, empleados así como contratistas..

• Responsabilidad Compartida Institucional

“Coordinación de la Gestión Documental”: Es un proceso transversal a toda la organización, los aspectos y componentes deben ser coordinados por los Secretarios Generales o quien haga sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada Entidad.

ARCHIVO

Es uno o mas conjuntos de

documentos, sea cual fuere su

fecha , su forma y soporte

material, acumulados en un

proceso natural por una persona

o institución publica o privada, en

el transcurso de su gestión,

conservados respetando aquel

orden para servir como testimonio

e información para la persona o

institución que los produce, para

los ciudadanos, o para servir

como fuente de historia.

• Documentos de archivo (Físicos y electrónicos)

• Archivos institucionales (Físicos y electrónicos)

• Sistemas de información Corporativos

• Sistemas de Trabajo Colaborativo

• Sistemas de Administración de Documentos

• Sistemas de Mensajería Electrónica

• Portales, Intranet y Extranet.

• Sistemas de Bases de Datos.

• Discos Duros, Servidores, Discos o medios portables, medios de video y audio (análogo o digital) etc.

• Cintas y medios de Soporte (Back up o contingencia)

• Uso de tecnologías en la nube

Tipos de información

GESTION DE

DOCUMENTOS

“Actividad gerencial orientada a la evaluación de procesos

documentales, con el objeto de racionalizar los recursos

invertidos en la gestión de información empresarial, buscando

la eficiencia y la economía administrativas”

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

ORDEN ORIGINAL:

Ordenación interna de un fondo

documental manteniendo la estructura que

ha tenido durante el servicio activo

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Conservación de los documentos dentro

del fondo documental al que naturalmente

pertenecen

PROCESOS

ARCHIVISTICOS

PRODUCCION DOCUMENTAL:

Recepción o generación de documentos en un

unidad administrativa en cumplimiento de sus

funciones.

SELECCIÓN DOCUMENTAL:

Proceso mediante el cual se determina el destino final de la

documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial

o total.

CLASIFICACION DOCUMENTAL:

Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada

agrupación documental (fondo, sección y

subsección) de acuerdo a la estructura orgánico

funcional de la entidad

Alcance de un programa de

Gestión Documental

PRODUCCIÓN

O RECEPCIÓN

TRÁMITE

DISTRIBUCIÓN

CONSULTA RETENCIÓN ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN

PROTECCIÓN

PRESERVACIÓN TEMPORALDISPOSICIÓN

FINAL

ELIMINACIÓNCONSERVACIÓN

PERMANENTE

PARA DOCUMENTOS FISCOS Y ELECTRONICOS

CICLO VITAL DEL

DOCUMENTO

Archivo de

Gestión Archivo Central Archivo

Histórico.

* Administrativo

* Legal

*Fiscal

*Contable

* Técnico.

* Cultural

* Historico

* Cientifico

TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTALListado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o

recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones), a las

cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo

IMPORTANCIA DE

LA T.R.D.

Normalización de la producción documental.

Racionalización de los procesos archivísticos

Apoyo a la gestión administrativa

Acceso y consulta de la documentación.

Regulación de la Transferencias Documentales

Responsabilidad compartida frente a la función

archivística.

Protección e incremento del patrimonio cultural

Control de la función administrativa

QUÉ ES UNA SERIE DOCUMENTAL

• Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogeneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de

sus funciones.

• Series documentales simples (acuerdos, decretos , circulares, resoluciones )

la foliación se ejecutara de forma independiente.

• Series documentales complejas (contratos , Historias laborales procesos )

cada uno tendrá una foliación de manera continua .

CONTRATOS

SUBSERIEContrato de Prestación de Servicios

SUBSERIEContrato de Arrendamiento

Tipología

Tipología

CONTRATOS

Rotulo Carpeta

No Uso de AZ.

FOLIACION

La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior, teniendo en cuenta:

1. Utilizar un lápiz de mina negra y blanda (Lapicero), para numerar desde uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

2. La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

3. Los planos o cualquier documento que esté doblado, se numerará como un solo folio.4. Los folios totalmente en blanco (que no contengan información en recto ni vuelto) y que

estén sueltos, NO se deben foliar ni enviar en las transferencias. 5. La numeración tiene que abarcar TODOS los folios incluyendo recibos, periódicos, planos, etc6. Eliminación de Material metálico: Este proceso debe realizarse con extremo cuidado, para

evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

METODOLOGIA ARCHIVISTICA

COMO SE ARCHIVA: Se debe guardar el orden original y el orden cronológico dentro de la carpeta, es decir todos los documentos que estén dentro de la carpeta deben pertenecer al expediente. Así como que para la fácil comprensión del contenido del expediente los documentos deben guardar un riguroso orden cronológico.

Ubique físicamente los expedientes, (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de retención de la dependencia

Ejemplo:COORDINACION DE GESTION DOCUMENTAL Y

CORRESPONDENCIA.

•260.01.04 Actas de Comité de Archivo 2013

•260.01.04 Actas de Comité de Archivo 2014

•260.41.11 Informes de Gestión 2013

•260.41.11 Informes de Gestión 2014

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Se elabora un inventario de acuerdo con el “Formato Único de Inventario Documental”, en elcual se ingresa la información del expediente, se relacionan una a una las unidadesdocumentales.

PROCESO DE TRANSFERENCIAS

Recomendaciones para el proceso de transferencias:

a) Solicitar las cajas, las Carpetas y Diligenciar el FUID.

b) Identificar claramente la documentación a enviar.

c) Descartar o eliminar documentos como los

siguientes:

• Prensa, revistas y folletos.

• Borradores de trabajo

• Manuscritos no oficiales

• Fotocopias y normas.

• Material Bibliográfico

• Documentos personales

FLUJO DOCUMENTAL DE UNA COMUNICACIÓN

USUARIOOficina

Correspondencia.OFICINA RESPONSABLE

1. El usuario radica la

comunicación en la oficina de

correspondencia, deja el original

y conserva la copia

2. Auxiliar radica y direcciona a

la oficina responsable de la Rta.

3. Oficina Recibe, estudia y

proyecta la respuesta

COMUNICACION

OC

O

RESPUESTAO

OC

C4. Envía la respuesta a ofc.

Correspondencia, para que

radique y envíe al usuario

RESPUESTA

O

CC

5. Radica la respuesta y envía el

original al usuario, conserva una

copia y regresa una copia a la

oficina (Recibido)RESPUESTA

OO

Acuse de Recibido

CC

6. Correspondencia archiva copia

en el consecutivo de

correspondencia.

7. La oficina archiva el original de

la comunicación con la copia de

respuesta (Acuse de recibido) .

Expediente correspondiente.

ASUNTO

O TEMA

COMUNICACION COMUNICACION

COMUNICACION

CONSECUTIVO

• Todo lo que venga en las valijas debe venir relacionado.

• Si hay comunicaciones internas se deben radicar en el aplicativo

• Si hay comunicaciones externas se deben radicar en el aplicativo

• (Solo se da traslado)

• Por favor enviar el archivo electrónico de la relación para facilitar el reparto en la sede correspondiente.

• Favor NO enviar folios sueltos o sin oficios remisorios.

MANEJO DE VALIJAS