Capacitación 2 Optimización de Entrega de Informacion Contable Final Sec...
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JUNIO 2015
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Paula Rojas Julin
Randall Mendizabal
Patricia Bentez
CAPACITACIN 2: OPTIMIZACIN
EN LOS PROCESOS DE ENTREGA
DE INFORMACIN CONTABLE
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INDICE
SESIN 3 : CONTABILIDAD GERENCIAL
Puntos Importantes seccin 1 y 2 Provisiones Inventario valorizado Depreciacin y Amortizacin
Contabilidad Gerencial Contabilidad de Presupuestos Diferencia entre contabilidad de
costos y financiera.
Flujos de Caja Fuentes de Informacin
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Sesin 3: Contabilidad de Costos y Gerencial Recordemos:
Proceso contable
Compras
Ventas
Caja y bancos
Planillas de remunerac.
Inventarios
Provisiones
L
I
B
R
O
S
A
U
X
I
L
I
A
R
E
S
DIARIO
GENERAL
MAYOR
GENERAL
Balance de
Comprobacin
Estados
financieros Informacin
que nosotros
proporcionamos
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TERMINOLOGIA CONTABLE
Activo: Conjunto de Bienes y Derechos que posee una Empresa.
Pasivo: Conjunto de Obligaciones que tiene una Empresa.
Patrimonio: Es el Capital aportado por los Accionistas.
Planilla, Remuneraciones: Haberes
Inventario : Stock Valorizado: Almacn, depreciaciones.
Provisin: Gasto que debemos incluir , que no se haya presentado
en cierre contable.
Beneficios como cts., liquidaciones
Facturas de materiales, contratas que hayan llegado fuera de fecha de cierre
Valorizaciones, estimadas en sistema GP.
Guas
Otros.
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Estado de Resultados: Estado Financiero que presenta a una fecha determinada las operaciones realizadas de una Empresa.
Estado de Ganancias y Prdidas: Estado Financiero que presenta la Utilidad y/o Prdida a una fecha de la Empresa.
Estados Financieros: Son cuadros que presentan, en forma sistemtica y ordenada diversos aspectos de la situacin Financiera y econmica de una Empresa.
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Costo: Total de desembolsos efectuados para la
obtencin de un bien o servicio.
Costos de Ventas: Costo de Produccin o adquisicin
de los bienes vendidos.
Venta: Contrato por la cual una persona(vendedor) se
compromete a entregar un bien o servicio a otra
(comprador) que se obliga a pagar el precio
convenido.
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Resultado del Ejercicio: Utilidad o Prdida que corresponde a un periodo determinado.
Resultados Acumulados: Aquellos que se obtienen de sumar las utilidades y perdidas, de varios Ejercicios, por no haber sido distribuidos.
Ejercicio Contable: Periodo en que se mide la actividad financiera y econmica de una Empresa, y que para efectos legales, es un ao calendario.
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Registro contable
P.C.G.A.
Normas
legales
Partida
doble
Anlisis de la
operacin ASIENTO
CONTABLE
Plan
contable
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ASIENTO CONTABLE
Cuenta Descripcin Debe Haber
S/. S/.
10 Caja y bancos 5,200
12 Clientes 5,200
Por las cobranzas
del da 10/09/2000
segn planilla de
DIARIO AUXILIAR DE CAJA Y BANCOS
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ASIENTO CONTABLE
Cuenta Descripcin Debe Haber
S/. S/.
42 Proveedores 15,600
10 Caja y bancos 15,600
Por los egresos
del da 10/09/2000
segn planilla de
Caja Nro. 189
------------------ X ----------------
DIARIO AUXILIAR DE CAJA Y BANCOS
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Partida doble
Es un sistema de registro, por medio del cual se ven afectadas por lo menos 2 cuentas por cada transaccin.
Cada transaccin (evento) produce cambios en las cuentas, se debe analizar si las cuentas afectadas aumentan o disminuyen y cul es el
importe del cambio.
Los aumentos o disminuciones se registran en las columnas del DEBE o HABER segn la naturaleza de la cuenta.
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Debe - Haber Debe Haber
Aumento de los activos Disminucin de los
activos
Disminucin de los
pasivos y patrimonio
Aumento de los pasivos y
patrimonio
Aumento de los costos y
gastos
Disminucin de los costos
y gastos
Disminucin de los
ingresos y ganancias
Aumento de los ingresos y
ganancias
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Cuenta Descripcin Debe Haber
S/. S/.
DIARIO AUXILIAR
-
Registro de gastos
Cuenta Descripcin Debe Haber
S/. S/.
62 Cargas de personal 10,000
46 AFP por pagar 1,300
41 Remunerac.por pagar 8,700
Provisin de la planilla
de sueldos de set 2000
---------- x ------------
92 Gastos de administracin 10,000
79 Cargas imp.a ctas. C. Y g. 10,000
Por el destino de los
gastos de planilla
DIARIO AUXILIAR
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Mtodos de Valorizacin de Inventarios Activos Fijos: Depreciacin y Amortizacin
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Mtodos de Valorizacin de Inventarios
1.-PEPS: Primeras Entradas; Primeras Salidas: Se
considera que la 1ra. Unidad que se vende es la 1ra.
Que entr en el almacn.
(FIFO, es la versin en ingls: First in First out).
2.-UEPS : Ultimas Entradas; Primeras Salidas: sigue el
criterio donde la ltima entrada es la 1ra. Salida.(LIFO,
en ingls: Last in First out).
3.-PP : Precio Promedio; es aquel que valora las unidades
existentes en el almacn al promedio de su costo.
Lo que se
usa
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Activos Fijos: Depreciacin y
Amortizacin
A.-Depreciacin: Es la Prdida o Disminucin de Valor de un Activo
Fijo (Excepto Terrenos), debido al uso, ala accin del tiempo, o la
obsolescencia.
B.-Amortizacin: Aplicacin de la Prdida o Disminucin de Valor
del Activo a los Resultados de un periodo determinado. Reduccin
gradual de una deuda.
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Cul sera la depreciacin de una Maquinaria Industrial
Cuyo costo Histrico fue de: S/ 20,000 soles.?
N CONCEPTO DEBE HABER
Cta asiento 1
68 Provisiones del Ejercicio 2,000
6812 Maq. Y Eq.
39 Depreciacin y Amort. Acum. 2,000
Por la Depreciacin de la Maq.
asiento 1a
92 Costos de Produccin 2,000
79 Cargas imputables a ctas de costos 2,000
Por la transferencia a los Costos de
Resultados.
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Los Gastos de Constitucin de la Empresa "ABC" fueron
por un total de S/ 1,000 soles y la tasa de amortizacin es
del 10% anual.
N CONCEPTO DEBE HABER
Cta asiento 1
68 Provisiones del Ejercicio 100
682 Amortizacin de Intangibles
39 Depreciacin y Amort. Acum. 100
Por la amotizacin del gasto de
constitucin de la Empresa.
asiento 1a
95 Gastos de Administracin 100
79 Cargas imputables a ctas de costos 100
Por la transferencia a los
Resultados.
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Mtodos de Depreciacin y Amortizacin
A.-Depreciacin y Amortizacin Uniforme o Lineal:
Considera que el Activo Fijo, presta un servicio idntico
durante cada uno de los aos de su vida til, por lo que
los Gastos de Depreciacin y Amortizacin deben
tambin ser iguales.
B.-Depreciacin y Amortizacin Acelerada: Estima
que el activo Fijo es mas til en sus primeros aos de
vida, y por tanto considera en stos primeros aos unos
Gastos de Depreciacin y Amortizacin Mayor.
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1.- Se compra una gra torre, se ha proyectado una vida til de 3 aos, sin
embargo al ao y medio , las piezas de las mismas o componentes sufren
desperfectos irreparables, hay que darles de baja, bajo un procedimiento e informe,
porque ante SUNAT se declaran activos fijos y el periodo de vida til respecto a las
NIIF.
2.- Se compr encofrado para losas, Puntales, vigas metlicas, y paneles fenlicos;
los puntales y las vigas se pueden depreciar, ms no los paneles fenlicos, se
usarn los fenlicos, pero por el uso se va deteriorando, ese material es mejor no
activarlo. En el caso se active, por terminacin de la vida til, debemos demostrar y
documentar esta consideracin , para no considerarlo como activo.
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Ejemplo:
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Mtodo basado en la actividad
El mtodo basado en la actividad ( cargo variables) presupone que la
depreciacin esta en funcin del uso de la productividad y no del paso del
tiempo. La vida del activo se considera en trminos del rendimiento, unidades
que produce o numero de horas trabajados.
Es lo que actualmente consideramos con nuestros equipos como gras, el
encofrado, etc.
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Ejemplo Equipos de Mov. Tierras
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Ejemplo Equipos de elevacin
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Amortizaciones
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Ejemplo de Amortizacin de Contratista, diferente al
concepto de amortizacin contable.
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Sesin 3: CONTABILIDAD GERENCIAL
La contabilidad administrativa , se puede enfocar en dos partes:
1. La contabilidad de costos : identificacin de costos incurridos, elaboracin de
reportes EGGPP, con estos reportes se toman decisiones.
2. La contabilidad Gerencial : Proporcionada por la contabilidad de costos; con esto
proyectamos, presupuestamos y planificamos; en funcin de esto , se toman
decisiones que ayuden a adelantarse al futuro con riesgos calculados, es decir
considerar situaciones adversas y favorables en el mercado, que ayuden a la gerencia
a responder ante cualquier cambio.
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Sesin 1: Fundamentos de Contabilidad
Estado de Resultados en un periodo determinado Estado de Ganancias y prdidas.
CONTABILIDAD GERENCIAL
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Sesin 1: Fundamentos de Contabilidad
Costos y Gastos
Terminologa necesaria:
Costo: Valor monetario de los recursos.
Gasto: Es el costo de los recursos consumidos para la generacin de
ingresos o beneficios.
Ingreso: El resultado de una operacin de venta o de otra ndoles, que
implique incremento de recursos.
Objeto del costo : es algo , as de general, susceptible de ser costeado o valorizado en trminos monetarios. Puede ser un producto ,
un servicio, una actividad, una tarea, un proceso, un departamento.
Costear = Transaccin.
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Contabilidad Gerencial Usa a Informacin de la contabilidad de Costos, la contabilidad de
Presupuestos.
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- La contabilidad Presupuestal consiste en un plan para mejorar las
Utilidades de la Empresa.
- El Presupuesto de Operacin (Anual); es una proyeccin de las
expectativas de utilidades de la compaa durante un periodo de
tiempo determinado.
- Un presupuesto es un plan coordinado, que se expresa en trminos
financieros respecto de las operaciones y recursos que forman parte de
una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los
objetivos fijados por la Alta Gerencia.
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A.Plan: Significa que el presupuesto expresa lo que la Administracin tratar de realizar de tal
forma que la Empresa logre un cambio ascendente en un periodo de tiempo.
B.Integrado: Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa, es un plan
visto como un todo.
C.Coordinado: Significa que los planes de los departamentos de la Empresa ser preparados
conjuntamente en armona.
D.Trminos Financieros: Indica la importancia de que el presupuesto sea representado en la
unidad monetaria.
E.Operaciones: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinacin de
los Ingresos que se obtendrn, as como de los gastos que se van a producir.
F.Recursos: No es suficiente determinar los Ingresos y Gastos del futuro; la Empresa tambin
debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, como: Presupuesto
de Efectivo (Cash Flow), Presupuestos de adiciones de Activos (Inventarios, Cuentas por
Cobrar, Activos Fijos).
G.Periodo Futuro Determinado: Un Presupuesto siempre tiene que estar e3laborado en funcin
de un cierto periodo de tiempo.
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- Presiona para que la Alta Gerencia, defina los objetivos bsicos de la
Empresa.
- Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando
la responsabilidad y la autoridad de cada uno de las partes que integran la
organizacin.
- Facilita la participacin e integracin de las diferentes reas de la compaa.
- Obliga a Realizar un auto anlisis peridico.
- Facilita el Control Administrativo.
- Es un Reto que constantemente se presenta a los Ejecutivos de una
Organizacin para ejercitar su capacidad y criterio profesional a fin de
mejorar la Empresa.
- Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones.
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Como toda herramienta, El Presupuesto tiene ciertas limitaciones que
deben ser consideradas al elaborarlo, o durante su Ejecucin:
1.- Estn basados en estimaciones: Esto Obliga a la Administracin
utilice herramientas estadsticas para lograr que la incertidumbre se
reduzca al mnimo.
2.- Debe ser adaptado Constantemente: a todos los cambios
importantes que surjan.
3.- Su Ejecucin no es automtica: Se necesita que el RR.HH.
Comprenda la utilidad de esta herramienta y que sientan ellos que son
los 1ros. Beneficiados.
4.- Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la Gerencia:
Creyendo que por si solas pueden llevar el xito a la organizacin.
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E) Las caractersticas de los Sistemas de Contabilidad de Costos difieren segn
sean las actividades y Objetivos de la Administracin.
F) El Sistema de Contabilidad de Costos NO es independiente de las
cuentas Financieras; mas bien proviene de un Sistema de Contabilidad
Financiera dentro del cul est integrado.
G) Mediante el registro de los Costos el Contador, ayuda a controlar los
Recursos de la Empresa.
H) El Sistema de Contabilidad de Costos se ocupa directamente del Control de
los Inventarios, Activo de la Planta, y Fondos gastados en actividades
funcionales.
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1.- Proporcionar Informes relativos a Costos para medir la Utilidad y
evaluar el Inventario. (Estado de Resultados)
2.- Ofrecer Informacin para el control Administrativo de las
Operaciones y actividades de la Empresa. (Informes de Control).
3.- Proporcionar Informacin a la Administracin para fundamentar la
Planeacin y la Toma de Decisiones.
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1.Los Costos: Representan una porcin del Precio de adquisicin de
artculos, propiedades o servicios que todava no se ha aplicado a la
realizacin de Ingresos, el AF, y los Inventarios son ejemplos, son ejemplos
de Costos Diferidos.
2.Los Gastos: Son Costos que se han aplicado contra el ingreso de un
periodo determinado. Las planillas de Oficina son Gastos que se aplican al
periodo durante el cual se producen.
3.Las Prdidas: Son Reducciones en la participacin de la Empresa por los
que no se ha recibido ningn valor compensatorio, sin inclur los retiros de
Capital. Por ejemplo: La destruccin de una fbrica, por huracn, terremoto o
incendio es un caso de Prdida.
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Determinacin de los Costos de forma Tradicional
Investigacin de Mercado
Ideas del Producto o Servicio
Diseo del Producto o Servicio
Fabricacin
Determinar el Precio del Proveedor
COSTOS (Si el Costo es demasiado alto vuelve a la fase de Diseo)
Fabricacin
Control de Costos Habitual
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Determinacin de los Costos por OBJETIVOS
Investigacin del Mercado
Ideas del Producto o Servicio
Precio de Venta (Previsto menos el Beneficio deseado)
Costos por Objetivos
DISEO - FABN - Precio de1 Proveedor
Los Costos por OBJETIVOS, obligan a los diseadores, Ingenieros y
Proveedores a llegar a un acuerdo entre ellos, dentro de la cifra admisible
Fabricacin
La Reduccin de Costos Continua
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CON QU INSTRUMENTOS SE PUEDEN TOMAR
DESICIONES COMO EMPRESA?
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QU ES UN FLUJO DE CAJA?
Es un estado Financiero que resume las entradas y las salidas efectivas de dinero en un periodo determinado, permitiendo visualizar
los flujos de efectivo futuros.
La organizacin del flujo de caja se realiza en periodos iguales, normalmente en aos.
Cuando evaluamos un negocio, un proyecto, etc.; la proyeccin del flujo de caja, es de vital importancia para la toma de decisiones, pues permite
determinar la rentabilidad de la inversin.
La construccin del flujo de caja defiere para empresas en marcha y para nuevas empresas.
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POR QU EL FLUJO DE CAJA Y NO
LA UTILIDAD?
Para evaluar la rentabilidad de un proyecto resulta relevante las cantidades efectivas que el inversionista podra retirar del negocio sin
alterar el funcionamiento del mismo.
La utilidad es estimada bajo ciertas normas contables ( principio del devengado) que no permiten conocer la disponibilidad efectiva de
dinero.
En pocas de crisis es ms importante la liquidez que el resultado.
La utilidad se obtiene del Estado de Ganancias y Prdidas.
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Estimacin de Costo y Beneficio
Los flujos de costo y beneficio deben estimarse.
Generalmente la parte ms difcil, costosa y prolongada de una evaluacin econmica es la estimacin de costos, ingresos, vidas
tiles, valores residuales y otros datos de un proyecto ,negocio, etc.
La estimacin de costos y beneficios implica efectuar proyecciones de flujos de cajas que se producirn en el futuro, en base a informacin
fragmentaria y variables inciertas.
Las estimaciones no son necesariamente exactas. El nivel de precisin va aumentando en la medida que el proyecto progresa desde
la etapa de perfil hasta la etapa de factibilidad, y luego en puesta en
marcha.
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QU ES UN BENEFICIO
Se entiende como Beneficio , cualquier efecto del proyecto que genere ingresos o ahorro de costos.
Ejemplos:
1. Ingresos por venta de departamentos
2. Ingresos por venta de servicios
3. Comisiones por ventas
4. Recuperacin de valores residuales
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CONSIDERACIONES GENERALES
1) Horizonte de evaluacin : Queda determinado por las caractersticas del
proyecto. P. ej. Vida util de los activos; y por las necesidades o intereses
de los inversionistas. Si el horizonte es menor que la vida til de los
activos de inversin se debe considerar el valor residual ( lo explicamos
en depreciacin).
2) Momento en que ocurren los flujos: Los ingresos y egresos de caja
pueden ocurrir mensualmente, diariamente o en forma continua. Por
simplicidad se adopta la convencin de considera que ocurren en un
instante: al final de cada ao.
3) Aos cero: momento en que ocurre la inversin o financiamiento.
4) De la informacin contable: Principio del Devengado: Contablemente los
ingresos se reconocen a medida que estos son ganados y los gastos
mientras se incurra en ellos, independientemente del momento en que se
produzcan los flujos.
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COMPLEMENTO DE CAPACITACION
Elaboracin de un flujo de caja
Elementos de un flujo de caja:
1. Los ingresos Iniciales ( inversin )
2. Ingresos y egresos de Operacin considerando el
momento en que ocurren estos ingresos y egresos.
3. Flujos de liquidacin
4. Financiamiento
Lo que nos
corresponde
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1. Los Ingresos iniciales, comprende el dinero gastado de activos fijos(
terrenos, edificaciones, maquinaria, equipo, etc), capital de trabajo.
El periodo de inicio de inversin ocurre en el ao cero.
2. Detalla los Ingresos y egresos en efectivo que se producen durante el
tiempo en los que el proyecto entrega bienes o servicios. Nosotros
formamos parte de una de las partidas de la empresa: CONSTRUCCION,
nosotros construimos el producto: El proyecto, por ende tenemos un
Presupuesto, ese presupuesto que valorizamos mensualmente es nuestro
ingreso, y el egreso es todo aquello que gastamos para construirlo, y
merece un flujo de caja.
3. Flujo de Liquidez, se considera como un recupero final, el cual recoge
las entradas de efectivo que se generan cuando el proyecto termina y se
liquida, esto es, cuando se venden los activos fijos y se recupera el capital
de trabajo invertido.
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Notas :
Todo ingreso de efectivo se ingresa con signo ( +) ( venta) Toda salida ( egreso) se registra con signo negativo ( inversin inicial,
costos, impuestos)
En la empresa manejamos diversos flujos caja :
1. Flujo de Inversin ( datos que se sacan de las factibilidades , perfiles, etc. ;
del proyecto.
2. Flujo operativos; cada rea : marketing, proyectos, administracin central,
constructora, etc tiene un presupuesto, nuestro presupuesto al construir
demandamos gastos ese desembolso de gastos ( egresos) deben ser
prorrateados en el tiempo segn el procedimiento de ejecucin. Cada rea
realiza su flujo operativo.
3. Flujo de liquidacin.
LA SUMA DEL FLUJO DE CAJA DE INVERSIN + EL FLUJO OPERATIVO +
EL FLUJO DE LIQUIDACIN = FLUJO ECONMICO ( FCE).
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Flujo de Inversin
Flujo operativo
Flujo de liquidacin
Flujo de Caja
Econmico
Inversin
Flujo de Caja
Financiero o
privado o del
accionista
Flujo de
Financiamiento Neto
+
+ +
ESTRUCTURA DE UN FLUJO DE CAJA
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24/06/2015 59
1.- ) The Design of Cost Management Systems. R. Cooper &
R. Kaplan.
2.-) La Obtencin y el Anlisis de la Informacin Financiera
M.Bromwich y A. Bhimane.
3.-) Los Directores de Explotacin. Harvard Business
Review.
Fundamentos de Contabilidad. Un enfoque de dilogo con un lenguaje claro
Edgar ALVA GONZALES
En el presente documento no se pretende descubrir conceptos ni teoras contables, sino transmitir y revelar esos mismos en una forma completamente sencilla, comprensible, descargada, imaginativa, palpable y entretenida. El autor se orienta principalmente a los aspectos tericos, que constituyen la llave de la puerta a un aprendizaje cuidadoso y verdaderamente fundamentado. Esto redundar en la mayor efectividad del alumno al momento de realizar sus ejercicios prcticos, ya que significar un valor aadido a su destreza contable. El autor se enfocar en ejemplificaciones sencillas y expresivas de lo conceptual. Editorial: Fondo Editorial de la Universidad del Pacfico Documento:
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FIN DE LA SESION 3 .