107.11.15教師發展中心更新

系統建置之 作用與目的

由此系統所建立的活動於歸檔後，會將老師所參與的資料紀錄與電子版的參與證明一同匯入個人的教師歷程檔案系統中

自101年1月2日開始，所有活動均採此系統建置

各單位辦理活動之參與證明，皆由此系統產出電子檔的參與證明，不再發放紙本

1

性質分類

活動

研討(習)會

教育訓練

演講

說明會

其他

2

接受報名 1.發信通知參加者 2.如參加者臨時取消報名，系統通知承辦人，以便通知候補者

開始

建立活動並公告至系統網站

現場報到 1.紙本 2.Bar Code掃瞄

結束登錄出席情況

歸檔

活動製作參與證明

匯入教師歷程檔案

編輯活動通知內容

結束 3

活動管理系統 系統入口

4

活動前_系統入口

位置一：登入資訊服務入口→公告系統→ 活動管理系統。 位置二：文藻首頁→快速連結區。 位置三：文藻首頁→教職員分眾→ 資訊服務。

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系統登入

前台報名：http://ma.wzu.edu.tw/bin/home.php

校內教職員生可使用校務資訊帳密登入瀏覽報名

校外人士需先註冊帳密才可報名本系統之活動

後台編輯：http://ma.wzu.edu.tw/admin/index.php

使用各單位系統帳密登入建置

6

活動管理系統 活動前_

登入與新增資料

7

活動前_ 系統登入與新增資料

1.於前台畫面右上方，進入網站管理(編輯後台)。

8

活動前_

系統登入與新增資料

2.登入承辦單位帳號、密碼。

9

活動管理系統 活動前_

基本資料設定

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開始建置活動

3. 先點選左方欄之活動管理後，再點選“活動建立”的頁籤。

4.再依據其類別點選。

5.點選新增活動 。

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基本資料設定-圖示

1.此分類名稱會與剛才於活動建立時所選的類別一致，如不一樣，也可於下拉式選單中選取。 2.輸入活動名稱。如為「系列活動」，活

動名稱應含系列名稱， 命名順序為系列名稱:子活動名稱 如：教師輔導知能研習:心情卡麥拉-協助凱飛族學生的情緒管理與輔導

3.可以純文字或使用HTML編輯形式輸入關於該活動的簡單說明。 -純文字：單純文字外型無任何變佝。點選純文字後，直接在下方輸入文字即可。 -HTML：可針對字型有顏色、大小等變化。點選HTML編輯/預覽進去製作。

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基本資料設定- 欄位文字說明

所屬分類：請依下拉式選單內容選取

活動名稱： ◦ 1. 如為「系列活動」應含系列名稱。如:教師輔導知能研習-從大腦 ◦ 談心智與情緒 2. 如有標點符號，務必使用半形，以避免電子證書無法正確顯示

簡單說明：可依需求決定是否填寫

圖檔：若有活動宣傳海報可於此處上傳

活動開始/結束時間：請務必設定正確的活動開始與結束時間，以免造成前台顯示錯誤，與匯入錯誤資訊至教師歷程系統中。

前台公佈/失效日期：依需求設定

資料有效否：請維持預設「有效」

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活動前_ 基本資料設定

4.可上傳相關的海報圖檔。

5.輸入活動起迄時間。

6.指該筆活動資料於前台供查看的時間。

7.如欲啟動報到機制，需設定為“是”，設定報到代碼初始編號為“01”。

8. 活動設定如說明。

10.點選下一步。

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活動證書底圖

設定說明

9.於「是否開放證書編號」點選「是」，並填寫證書的編號形式，各單位記得需統一控管編號，避免造成編號重複的情形。 「證書編號替換規則」請依各單位名稱修改，如承辦單位為教師發展中心則是文藻教發研字第%certnum號，%certnum為參數，請保留勿刪除，以免影響證書的產生。 「證書底圖」已有公版樣式，請至文檔系統中選取各單位的樣版套用，步驟請見說明。

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證書底圖套用 步驟說明（1/3）

1.點選「文檔系統」。

2.找到所屬單位的資料夾，已將各單位的證書底圖存置資料中。

3.點選單位所屬的樣本。

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4. http://ma.wzu.edu.tw/ezfiles/0/1000/img/17/192023117.gif

複製上方網址中紅色的部份。

證書底圖套用 步驟說明（2/3）

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5. 將剛才所複製的網址 (/ezfiles/0/1000/img/17/192023117.gif)

貼在此處即可。

證書底圖套用 步驟說明（3/3）

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6.點選下一步。

基本資料設定- 欄位文字說明

是否開啟報到代碼：請選「是」

報到代碼初始編號：請輸入「1」

是否開啟證書編號：若欲製發電子證書，請選「是」

證書編號初始編號：請輸入單位證書編號(由各單位自行管控)

證書編號替換規則： 1. 請加入單位簡稱，如：(102)文藻秘證字第%certnum號

2. 「%certnum」為系統編碼參數，請勿更動

3. 請至「活動底稿設定」中修改「活動參與者」與「活動主持人」右上方的證書年度與單位簡稱

證書底圖 :請至左方「文檔系統」選取內建單位證書圖檔，並將後半段網址複製貼上至此處， 例如：/ezfiles/0/1000/img/17/452256574.jpg

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活動管理系統 活動前_ 屬性設定

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活動前_ 屬性設定

1.填寫活動屬性資料，如要有變化的文字設計可點選HTML，並進入「HTML編輯/預覽」編輯，如無可直接以純文字型式編輯即可。

2.於屬性中所填寫的資料會顯示在前台活動的基本資訊中。

3.點選下一步。

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活動管理系統 活動前_

頁面佈局設定

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活動前_ 頁面佈局設定

1.設定前台活動資訊版面圖與文字的排版方式。(方框意指圖片的位置)

2.於頁面佈局中的設定會顯示在前台活動的基本資訊中的版面。

3.點選下一步。

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活動管理系統 活動前_ 上傳附件

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活動前_上傳附件

1.如有活動相關附件資料(如：簡報)，可於此處上傳供與會者下載參閱並於附件說明處說明，如無則免上傳。

2.點選下一步。

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活動管理系統 活動前_

報名表單設定

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活動前_

報名表單設定(1/9)

1.請先命名預建立新表單之名稱，命名規則為：單位名稱-活動名稱-報名表單 ex.教師發展中心-107學年度教學助理培訓研習-報名表單。

2.所屬類別：為資料夾的概念，已幫各單位建立好資料夾，直接於下拉式選單選取單位名稱的資料夾即可。

3.製作方式：共有2種，說明如次頁。 (1)使用公版或其他單位之範本(種類1) (2)新增(種類2) 建立報名表單，因此系統會針對報名表單的設定，以匯出簽到單。

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種類1： 1. 選取「以範本開始建立表單」

2.選取欲參用報名表單的所屬

單位後，即可篩選出該單位

所建置的表單。

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活動前_

使用公版或其他單位之範本(2/9)

活動前_

建立新報名表單(3/9)

種類2步驟：

1.選取「從空白表單開始建立」

2.輸入報名表單的欄位數目

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活動前_

報名表單設定(4/9)

4.此部份日期為此報名表單可被使用的時間，建議「生效日期」為今日，「失效日期」保留預設值不動，以讓此表單可再被利用之後點選下一步。

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活動前_

報名表單設定(5/9)

5.此部份的文字為報名表單開始前的文字說明。

6.此部份的文字為報名表單底部的文字說明。

7.填寫完後按下一步。

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活動前_

報名表單設定(6/9)

8.填寫欄位名稱。

9.可依每個欄位性質，用下拉式選單選取填寫的形式。

10.選取該欄位所填寫對應的內容，此欄會影響資料的產出，故務必填寫。

11.此部份是針對所填答的內容為數值形式的進行設定，如回答內容為文字，就選「任何文字」即可。

12.設定填寫內容的顯示。

13.如欲在填寫欄位旁加註文字說明，可於此處說明。

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活動前_

報名表單設定(7/9)

14.可自行選取篩選重複報名的條件，系統將依承辦人所設定的條件去判別是否有重覆報名的情形。

15. 『按鈕名稱』：設定當報名表填完後要送出的按鍵名 稱。 『填報筆數設定』：輸入會議或活動參與的人數。 『是否允許會員暫存』：維持預設值「否」不更動。 『是否開放後補』與『最多候補人數』： （1）如為會議： 『是否開放後補』設為「否」、

『最多候補人數』設為「0」。

（2）如為活動：則依需求設定，如無候補人數也請設

為「0」

16.點選完成。

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活動前_

報名表單設定（8/9）

20.此欄位先省略不必設定。

18.設定報名的時間。

19. 活動選“是”。

21.可設定於前台該活動的「活動資訊分類清單」中「已報名名單」所欲呈現的欄位，可利用「上移」、「下移」設定順序。 22.此部份的設定可以產出識別證供主辦單位應用，如無需要，此部份設定可略過。

23.此部份可設定該活動簽到單欲呈現的欄位，與會議出席成員的排列順序。

24. 於此設定證書審核表的欄位。設定完後請按下一步！

17.於下拉式選單中選取剛才所建立的表單。

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報名表單建置-注意事項

已提供公版範本供單位應用：

研討(習)會(報名表範本)

教育訓練(報名表範本)

演講(報名表範本)

說明會(報名表範本)

承辦單位自行設計報名表單其命名規則如下：

–單位名稱-活動名稱-報名表單

ex.教師發展中心-教學助理培訓研習-報名表單

報名表單的日期請務必設定正確，以免造成檔案已歸檔還可繼續報名的情形。

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活動管理系統 活動前_

活動徵稿設定

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活動前_ 活動徵稿設定

1.如無徵稿程序可略

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活動管理系統 活動前_

活動資訊分類清單設定

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活動前_ 活動資訊分類清單設定

1.此部份的設定會呈現在該筆活動資料的左方選單(如下圖所示)，承辦單位依該活動需求設定所欲顯示的欄位。

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活動管理系統 活動前_

發佈至行事曆

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活動前_

發佈至行事曆

1.於「發佈到行事曆」選「是」。 2.於「行事曆分類」的下拉式選單選取正確的分類。 3.以上步驟設定完成即可成功發佈至此系統的行事曆，供使用者參閱。

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活動會議管理系統 活動前_

其他內容填寫

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活動前_

其他內容填寫

1.請依規定填寫資料，因此部份資料將是匯入至教師歷程檔案的資料依據，故務必填寫正確。請依照填表說明填入。(紅色字)

2.填寫完畢請記得按下修改儲存鍵，以存檔，活動資料即建立完畢。

活動：需填紅框+藍框內欄位資料

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活動前_

其他內容填寫

3.回到前台首頁，即可看到該筆活動資料，點選進去即可看到內容。

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活動管理系統

修改活動通知信 底稿內容

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修改活動通知信底稿內容

2.點選編輯底稿的圖示。

1.設定完活動資料後，先回到「活動建立」的頁籤。

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修改活動通知信底稿內容

3.點選完整編輯的圖示。

4.依活動主題修改底稿主旨。

5.承辦單位可於此處以純文字或是HTML的方式編輯欲發送給與會者的信件內容。(活動報名成功的通知內容)

6.點選儲存並返回。

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活動管理系統 活動前_

匯出/匯入與會者名單

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活動前_

匯出/匯入與會者名單

1.進入到活動報名狀態的頁籤。

2.先勾選欲匯出之名單。

3.點選匯出參與者帳號，下載系統所匯出的csv.。

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活動前_匯出/匯入與會者名單

4.回到「活動建立」的頁籤。 5.點選欲被匯入名單的活動的查看參與狀態功能。

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活動管理系統

活動前_ 發信通知參加者

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活動前_發信通知參加者

1.回到活動建立的頁籤中，點選該筆資料後的操作功能中的「查看參與狀態」。

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活動前_發信通知參加者

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2.前台報名成功的名單，會列表於此，請先全選後，按「發送通知郵件」即可。

活動管理系統

活動前_ 通知候補者

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活動前_通知候補者

1.回到活動建立的頁籤中，點選該筆資料後的操作功能中的「查看參與狀態」。

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活動前_通知候補者

1.如為候補者，會在該筆資料的「參與狀態」顯示「候補」，點選該位報名者，並點選「發送郵件」可針對個人發送郵件。

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活動管理系統

活動進行中_ 簽到單匯出與簽到作業

(紙本)

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活動進行中_ 簽到單匯出與

簽到作業(紙本)

1.回到活動建立的頁籤中，點選該筆資料後的操作功能中的「查看參與狀態」。

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活動進行中_ 簽到單匯出與

簽到作業(紙本)

2.同樣請先回到活動報名狀態的頁籤中。

3.將所有與會者全選。

4.點選匯出簽到表。

5.點選確定。

6.點選儲存後即可下載另存，並印成紙本供與會者簽到。 62

活動管理系統

活動進行中_ 簽到單匯出與簽到作業 (Bar Code報到機制)

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活動進行中_ 簽到單匯出與簽到作業 (Bar Code報到機制)

1.回到活動建立的頁籤中，點選該筆資料後的操作功能中的「查看參與狀態」。

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2.點選參與者報到的按鍵。

3.即會跳出此視窗，先用滑鼠在方框中點一下後，將barcode的機器接在電腦上，barcode掃一下學校教職員工證，並會顯示與會者的職工編號與報到成功的文字，如忘了帶證件也可直接輸入職工編號，再按下報到鍵也可。

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4.全部人員報到完畢之後，按一下上方的重新整理鍵，報到成功者的參與狀態會調整為“參與”。

活動進行中_ 簽到單匯出與簽到作業

(Bar Code報到機制)

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Bar Code 機器使用注意事項

1.需架設電腦、網路與連接Bar Code 機器 2.如欲使用此報到方法，需告知會議 與會者與活動參加者攜帶校內 教職員工證

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活動管理系統

活動結束_ 登錄出席狀況

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活動結束_登錄出席狀況

1.回到活動建立的頁籤中，點選該筆資料後的操作功能中的「查看參與狀態」。

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活動結束_登錄出席狀況

2.如是使用紙本簽到方式，需於活動會議結束後進行出席狀況登錄的動作。可批次或單獨選取以下拉式選單的方式更新登錄與會者的參與狀態和參與方式。參與狀態需為「參與」才可產出證書。

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活動結束_ 登錄出席狀況

3.如當場才知是由代理人出席，請至該與會者的資料後方點選完整編輯，進入狀態資料的頁籤，補登錄代理人名字(因會議已結束，e-mail可不必登錄)，點選儲存並返回。

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前

71

後

72

活動管理系統 活動結束_

參與證明製作

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「查看參與狀態」 登錄原則

1. 為能完整及正確的將教師參與學術活動紀錄匯入教師歷程各表單中，於活動辦理結束後，請務必至「查看參與狀態」中確實登錄老師的出席情形與參與身份後，方可進行電子證書之製作，相關登錄原則如下：

（1）「參與狀態」：請依實際參與情形登錄為參與、主辦(活動的計畫主持人或

承辦單位之主管才可能勾選此項)、列席、缺席、請假、候補。

（2）「參與方式」：請依實際參與情形登錄為主持人-活動、主講人-活動、

工作人員-活動、參與人員-活動。

（3）「服務名稱」：請依實際參與情形登錄，若「參與方式」註記為「主持人」

(活動)、「主講人」(活動)等身份時，其「服務名稱」欄位為

必填，應將該員實際服務內容填入，如：「OO研習會講師」、

「107學年度教師專題研究發表暨研討會主持人」…等。

（4）「授課或系所相關」：研習活動內容與教師所屬科系或授課課程相關，

請登錄「是」

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活動結束_

參與證明製作(1/9)

1.編輯底稿點選進去。

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活動結束_

參與證明製作(2/9)

2.點選「活動參與者證書」進去編輯。

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活動結束_

參與證明製作(3/9)

77

4.點選儲存並返回。

3.請依需求修改日期。

5.請先回到活動建立的頁籤中。

6進入該筆資料的查看參與狀態。

78

活動結束_

參與證明製作(4/9)

活動結束_

參與證明製作(5/9)

7.將活動參與者全選。

10.按下「匯出證書審核表」並下載儲存後，須掃瞄成電子檔，並於歸檔時一併上傳。

8.點選生成證書編號。

9.點選證書有效。

79

11.此為研習證書審核表，將此表掃瞄成電子檔於歸檔時一併上傳，另點選ctrl.連結即可瀏覽。

80

活動結束_

參與證明製作(6/9)

81

12.請確認活動日期是否正確

活動結束_參與證明製作(7/9)

主辦單位之主管

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活動結束_

參與證明製作(8/9)

請確認活動時間

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活動舉辦日期

活動結束_

參與證明製作(9/9)

活動管理系統

活動結束_ 歸檔

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活動結束_ 歸檔(1/3)

2.並點選「歸檔」。

1.回到「活動建立」的頁籤畫面。

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活動結束_ 歸檔(2/3)

3.登入活動起迄時間。

4.可設定該活動相關資料(簽到單、智財權授權同意書…等)被瀏覽的權限。

會議資料僅供與會人員查閱。

如有問題請與秘書室 儷瓊連絡分機1115。

5.此部份可針對無權限可查看歸檔附件的說明。

6.此部份為附件上傳區(簽到單、活動資料、證書審核表等)，如有特別說明也可補充，如欲上傳超過1個附件可點選左方上傳更多附件處新增。

7.確認資料無誤後即可點選歸檔，將資料鎖住無法更動，如歸檔後欲修改資料，再點選取消歸檔即可修改。

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8.歸檔後，承辦人可點選「匯出excel表」之符號，以下載該筆資料的excel報表，以供核對資料正確性與單位運用。

活動結束_歸檔(3/3)

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活動結束_ 匯出excel

表單欄位，請參閱校務基本資料庫表1-7 教師學術/專業活動資料表

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已完成登錄參與者的參與情形

承辦人請勿執行匯入之功能

「歸檔前」注意事項

89

活動管理系統

活動結束_ 匯入教師歷程檔案

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匯入教師歷程 系統申請單請至教師發展中心 下載專區下載

活動結束_ 匯入教師歷程檔案

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活動結束_ 匯入教師歷程 申請作業

一、承辦單位自行列印表單

活動EXCEL

活動證書審核表(表單欄位，請參閱校務基本資料庫表1-7 教師學術/專業活動資料表)

活動證書(活動主持人及參與活動成員各一名)

二、填寫匯入申請單並附檢核文件，按流程簽核。

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匯入教師歷程注意事項

1.『歸檔』只鎖定資料，資料尚須匯入教師歷程檔案，『歸檔』後，承辦人可下載該筆資料excel報表，以供承辦人核對資料正確性與應用，如發現資料有誤，可自行點選『取消歸檔』該筆資料後再次進行修改。(圖示)

2. 確定歸檔資料無誤後，同樣由承辦人送出『匯入教師歷程系統申請單』，至教師發展中心將活動之資料匯入到教師歷程系統。

3. 承辦人於『匯入』後如又發現資料有誤，需通知總管理者(教師發展中心 分機2911)，由總管理者端操作『刪除匯入』的功能，將已匯入之資料全數刪除，再由承辦人重新以下步 驟：『取消歸檔』→『歸檔』該筆資料。

4.『 歸檔』 與『取消歸檔』功能→由承辦人操作

5. 『匯入』與『刪除匯入』功能→由系統總管理單位控管執行。

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9.取消歸檔後，承辦人可修正資料

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活動管理系統

宣導事項

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宣導事項

此系統之資料會匯入至教師歷程系統，建立資料時，請務必注意其正確性。

如有校外人士欲利用此系統報名活動，須先加入會員取得帳號後才可報名。

無法用目前正在登錄的帳號幫別人報名。

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