Business@MailSolución para el envío de facturas electrónicas

a clientes “no integrados”

Las ventajas que ofrece la factura electrónica en términos de eficiencia, rapidez de respuesta y optimización de la gestión justifica la adopción de este sistema y su explotación de forma masiva por parte de las empresas.

Estas ventajas se traducen en importantes ahorros económicos que pueden llegar hasta el 94% respecto a lo que supone tramitar estos documentos en papel, por lo que los beneficios derivados de la emisión de facturas electrónicas se incrementan exponencialmente en la medida en que el volumen de transacciones gestionadas por estos medios crece.

Como proveedor de bienes o servicios, es posible que cuente con un número relevante de clientes con los que intercambia facturas y otros documentos comerciales en formato electrónico a través de un sistema EDI, por lo que ya conoce los beneficios de este sistema de trabajo. Sin embargo, entre sus clientes seguramente exista un número considerable de empresas que no cuentan con soluciones de“Intercambio Electrónico de Datos” a los que debe enviar sus facturas por métodos menos eficientes como el correo postal o el e-mail.

Probablemente su empresa opera en países en los que parte o el 100% de sus facturas deben ser emitidas obligatoriamente por medios electrónicos. Incluso en esta situación, puede encontrarse con la necesidad de generar representaciones visuales de esas facturas (en formato PDF, por ejemplo) parahacérselas llegar a clientes que tal vez no cuenten con tecnología para integrar los archivos electrónicos originales generados por usted.

El hecho de que entre sus interlocutores existan destinatarios con distintas capacidades tecnológicas, le obliga a mantener diversos sistemas de emisión y envío de facturas, con las consiguientes pérdidas de eficiencia por el mantenimiento de procedimientos paralelos de facturación.

La plataforma de Factura Electrónica EDICOM permite la integración de soluciones específicas para el envío de sus facturas en formato electrónico al 100% de sus clientes, incluso aquellos

que no cuentan con solución EDI o tecnología para la integración de los documentos electrónicos originales.

Introducción

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Solución EDICOM para el envío de facturas a clientes “no integrados”

La Plataforma EDICOM incorpora soluciones de entrega de facturas electrónicas a destinatarios sin solución tecnológica para integrar los datos de los ficheros originales generados en la emisión.

Uno de estos servicios es Business@Mail, el servicio desarrollado por EDICOM para el envío de sus facturas por medios electrónicos a aquellos clientes que no cuenten con soluciones específicas para la integración de estos documentos.

Business@Mail complementa a la Plataforma de Factura Electrónica EDICOM integrándose con ella para redirigir los documentos destinados a clientes “no integrados” hacia un portal web seguro al que accederán para consultar, imprimir o descargar los documentos.

El 100% de sus facturas pueden de este modo gestionarse del mismo modo, remitiendo los datosa la plataforma EDICOM que procesará todas su facturación enviándola al cliente directamente cuando cuente con un sistema de integración de datos, o publicándolas en Business@Mail si el destinatario no aparece en el repositorio de clientes “integrados”.

Cuando esto se produce, Business@Mail inicia un proceso de notificaciones por email informando a su cliente de que debe acceder al portal habilitado para descargar sus documentos. Usted, como emisor de las facturas controlará en todo momento el estado en el que se encuentran sus documentos gracias a los reportes que Business@Mail genera periódicamente informándole de las notificaciones realizadas a cada destinatario, así como las facturas tratadas y no tratadas por sus clientes.

¿A quién se dirige?

Business@Mail es una solución idónea para todas aquellas empresas con proyectos de emisión de factura electrónica activos, que necesitan distribuir versiones legibles de los documentos a clientes sin capacidad para integrar el formato electrónico original.

Es una solución de gran valor también para compañías cuyos clientes son consumidores o usuarios finales. Pensemos por ejemplo en aseguradoras, agencias de viajes, o empresas en general prestadoras de servicios en general, que por la heterogeneidad y particularidades de sus clientes no pueden plantear proyectos tipo de intercambio de facturas electrónicas con ellos. Para estos casos, Business@Mail se convierte en una herramienta esencial integrada en la plataforma EDICOM para automatizar la emisión y envío de las facturas al 100% de los adquirentes de servicios.

Business@Mail funciona como publicador de documentos electrónicos, por lo que más allá de las facturas puede también ser puesto en servicio para gestionar la entrega de otros documentos en formato digital como órdenes de compra, o incluso documentos de carácter interno a empleados (recibos de pagos de sueldos, contratos, notificaciones internas, etc.)

Funcionamiento de la solución

La plataforma EDICOM se integra con su sistema de gestión o ERP para capturar los datos que se emplearán en la emisión de las facturas electrónicas.

Las facturas se emiten con acuerdo a lo establecido en la legislación de cada país para garantizar la emisión de documentos electrónicos legales.

La Plataforma de Factura Electrónica EDICOM identifica en las estructuras de datos originales al destinatario.

Si el destinatario de la factura es un cliente “integrado” con solución para el procesamiento de datos B2B, se procede a enrutar el documento electrónico a través de EDICOMNet, la red privada y multiprocolo de EDICOM.

Si el destinatario de la factura es un cliente “no integrado”, la Plataforma de Factura Electrónica deriva el documento al servicio de publicación de documentos electrónicos Business@Mail.

Cada vez que se publica una factura en Business@Mail, el servicio activa el procedimiento de notificaciones emitiendo mails periódicos al cliente que le informan de que tiene facturas dirigidas a él.

Cuando el destinatario de la factura de la factura accede al portal y ejecuta alguna acción sobre ella (consulta, imprime, descarga), se produce un ACK que informa de que el cliente ha tratado el documento.

Business@Mail reporta diferentes ACK’s al emisor informándole sobre las facturas pendientes de ser tratadas y el tiempo transcurrido desde la publicación de cada documento.

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“integrated” receivers

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“no integrated” receivers

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ACK’S

EDICOM es una compañía internacional con proyectos activos en más de 65 países gestionados desde 8 sedes permanentes en Europa, USA y Latinoamérica.

Somos una compañía especializada en el desarrollo de soluciones de integración de datos que opera internacionalmente desde 1995.

EDICOM es Autoridad de Certificación en Europea y México, lo que simplifica la puesta en servicio de los procesos de aplicación de firma electrónica requeridos por los distintos sistemas de factura electrónica.

A través de EDICOM, accederá a un servicio de soporte internacional disponible hasta en 7 idiomas y gestionado por personal cualificado y especializado en procesos de compliant einvoicing.

Garantía de disponibilidad del servicio el 99’9% del tiempo conforme al SLA (Service Level Agreement) comprometido por EDICOM.

Aplicamos los procedimientos más rigurosos para garantizar la seguridad de todos sus documentos conforme a exigentes estándares de calidad:

Por qué elegir a

EDICOM es una multinacional especializada en facturación electrónica e intercambio electrónico de datos (EDI) con proyectos activos de integración de datos B2B2G en más de 65 países.

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