Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle

Boletín DPE Dirección de Planeación Estratégica

7-2021

Boletín 52. Organización ágil, flexible, con ambientes laborales Boletín 52. Organización ágil, flexible, con ambientes laborales

que invitan al desarrollo y la transformación organizacional que invitan al desarrollo y la transformación organizacional

Dirección de Planeación Estratégica

Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/planeamiento_estrategico

ORGANIZACIÓN ÁGIL, FLEXIBLE, CON AMBIENTES LABORALES QUE INVITAN AL DESARROLLO Y LA

TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONALjulio de 2021

Vigi

lada

Min

Educ

ació

n

52Edic

ión

Boletín Dirección de Planeación Estratégica

2ED

IT

OR

IA

L

Hno. Niky A. Murcia Suárez, FSC. Rector

Apreciados lasallistas:

Con sentimientos fraternales,

Niky A. Murcia Suárez, FSC.Rector

Las condiciones organizacionales nos permiten avanzar o frenar nuestro proceso. En consecuencia, que las organizaciones puedan establecer los lineamientos que rigen su horizonte y sus procesos, las ubica en el espacio del deseo, pero son las personas las que la hacen realidad. De este modo, el asunto se desplaza a la cultura organizacional, donde todos nos vemos involucrados como un configurador no sólo de la organización sino de las trayectorias de vida de aquellos que la componemos.

En este sentido, el establecer el Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad – SIGAC en la Universidad nos posibilita ir generando una cultura organizacional que busca la agilidad, la transformación y la flexibilidad a partir de la mejora continua inspirada en el aprendizaje continuo y diario. En con-secuencia, se espera de cada uno de nosotros la posibilidad de ver el sistema como un andamio para construir cosas mayores y no como un muro rígido que imposibilita el accionar comunitario.

La mirada siempre crítica y de mejora nos posibilitará seguir avanzando en atender, en primer lugar, las necesidades siempre cambiantes de nuestros es-tudiantes, y en segundo lugar, a proponer nuevas condiciones que nos inspiren a los más altos ideales. En línea con estos propósitos, es indispensable que tanto los líderes como los colaboradores inmersos puedan realizar espacios de toma de con-ciencia y proposición, al tiempo que pueden redireccionar las trayectorias de vida.

Agradezco a la Dirección de Planeación Estratégica y en ella a la Coordinación de Calidad, el diseño y desarrollo de todos estos procesos, que nos permiten seguir transformando nuestra cultura cada vez más centrada en alcanzar los más altos estándares.

3ORGANIZACIÓN ÁGIL, FLEXIBLE, CON AMBIENTES LABORALES QUE INVITAN AL DESARROLLO Y LA TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL La Universidad de La Salle, en el marco del Plan Institucional de Desarrollo – PID 2021-2026, busca ser una organización ágil, flexible, con gran capacidad de empode-ramiento, liderazgo y adaptación al cambio que trabaja en un ambiente de motivación basado en el compromiso social, el bienestar laboral y la confianza. Por lo que la Universidad buscará la transformación organizacional hacia un modelo de gestión articulado por procesos, que permita el seguimiento y la medición de indicadores que ayuden al aprendizaje permanente, la respuesta ágil y la mejora continua.

Por tal motivo, la Universidad de La Salle ha dedicado gran parte de sus esfuerzos para configurar y definir el Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad – SIGAC, que toma como base los lineamientos de calidad para la educación superior en Colombia, así como otros referentes para la gestión en las organizaciones.

La formulación e implementación del Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad se ha

desarrollado en el marco de un proyec-to que incluye en su metodología las

siguientes 7 grandes fases:

Contextualización y referenciación

Mapa de entendimiento

de los procesos

Articulación y armonización de referentes

Configuración del SIGAC

Documentación de alto nivel de los procesos

Aprobación Mapa de Procesos Unisalle

Implementación del Mapa

de Procesos Unisalle

SISTEMA INTEGRADO DE

GEST IÓN PARA EL ASEGURAMIENTODE LA CAL IDAD

SIGAC

1

2

3

45

6

7

4

En la primera fase se realizó la contextualización de la Universidad de La Salle en virtud de su Proyecto Educativo Institucional – PEUL, su Plan Institucional de Desarro-llo – PID, y del marco normativo curricular y de actividades sustantivas que marcan su naturaleza, perfil y diversidad. Posteriormente, se realizó una referenciación con 6 Instituciones de Educación Superior – IES nacionales, 3 públicas y 3 privadas, que han generado estrategias de articulación o armonización de sus sistemas internos de aseguramiento de calidad con los modelos de gestión, con el fin de generan un único modelo de direccionamiento y gestión.

Contextualizacióny referenciación

Al concluir la primera fase de contextualización y referenciación, se diseñó el primer acercamiento al mapa de entendimiento de la Universidad, el cual da cuenta de la cadena de valor institucional en los siguientes niveles:

Mapa de entendimiento de los procesos

Gobierno, Direccionamiento y

Comunicación

Nivel estratégico

Actividades sustantivas

Nivel misional

Gestión administrativa, financiera y de infraestructura

Nivel de apoyo

Actividades adjetivas

Nivel habilitador

Autoevaluación y evaluación de la gestión para la mejora

continua

Nivel de evaluación

5

Una vez identificados los procesos iniciales en el mapa de entendimiento de procesos, se procedió a construir la siguiente herramienta de articulación y armonización de los referentes que impactan la estructura y gestión organizacional de la Universidad de La Salle, entre los que se encuentran los lineamientos de aseguramiento de la calidad para los programas académicos de pregrado y posgrado, y los requisitos de los referentes propios de gestión de la calidad de la Universidad.

Articulación y armonización de referentes

Elementos de Armonización

Indicadores

Acciones demejoramiento

PEUL-PID

Acuerdo CESU 02 /2020

6

A partir de la matriz de armonización de referentes se construyó el siguiente esquema ilustrativo de la configuración del Sistema Integrado de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad en la Universidad.

Configuración del SIGAC

Este sistema parte de la identificación de entradas como: mecanismos de selección de estudiantes, el contexto, las partes interesadas en la Universidad y los entes regula-dores, para así generar posteriormente una dinámica de transformación sustentada por la gestión por procesos, el liderazgo (gobierno y direccionamiento) y el mejoramiento continuo institucional (unificación de los mecanismos de medición). Esta etapa finalizó con la entrega de resultados de impacto a la comunidad, que se materializan en forma de resultados de aprendizaje, efectividad organizacional, impacto en la transformación social y satisfacción de estudiantes, egresados y, en general, de todas las partes interesadas de la institución.

SIGAC DE LA INSTITUCIÓN

Contexto

Requisitos de los aspirantes, estudiantes,

egresados y...

…otras partes interesadas.

Procesos

Liderazgo

Mejora continuaMinisterio de Educación Nacional

Consejo Nacional Acreditación

Entes de regulación y control. Sector productivo y social.Proveedores

PID

Obj

etiv

os e

stra

tégi

cos

Resu

ltado

s Efectividad organizacional

Impacto en la transformación social

Satisfacción de los estudiantes, egresados y partes interesadas

7

Documentación de alto nivel de los procesos

Paralelamente a la esquematización del SIGAC, se construyó un plan de trabajo, cuyo diseño estuvo orientado a generar la documentación de alto nivel de los procesos e identificación en el mapa de entendimiento de procesos. Esta documentación comprendió los siguientes elementos que permitieron identificar y planificar cada proceso, considerando la interacción entre ellos y su coherencia con el contexto institucional.

1. Procedimientos.

2. Guías.

3. Manuales.

MAPA DE PROCESOS CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS INVENTARIO INFORMACIÓN DOCUMENTAD

INDICADORESNORMOGRAMA

MATRIZ DE RIESGOS

8

Aprobación Mapa de Procesos UnisalleComo resultado de las fases previas se consolidó el siguiente mapa de procesos de la Universidad de La Salle, el cual fue aprobado por el Consejo de Coordinación el 24 de noviembre de 2020.

9

Dicho mapa, a su vez, cuenta con los siguientes componentes:

Mapa de Procesos Unisalle Sistema de Gestión para el Aseguramiento de la Calidad – SIGAC

10

Implementación del Mapa de Procesos UnisalleLa identificación y levantamiento de procesos institucionales ha sido el gran insumo para la consolidación del SIGAC. La implementación de este mapa se ha desarrollado a partir del ciclo de mejora PHVA (Planear – Hacer- Verificar – Actuar). Tal como se ilustra a continuación:

Revisión por la Dirección.Rendición de Cuentas.Gestión de Cambios.Recomendaciones para la Mejora.Toma de decisiones.

Política de Calidad.Mapa de procesos

Objetivo y Alcance de los Procesos.Requisitos.

Riesgos.Mecanismos de seguimientoRoles – Responsabilidades.

AuditoríasMedición y análisis de Indicado-res.Medición de la Satisfacción usuarios.Verificación de controles y evidencias.Seguimiento ACPM, PNC y NC.

Ejecución de los Procesos.Documentación clave para

la operación (Procedimientos, guías, instructivos, etc.).

Gestión de Recursos.Gestión de Talento Humano.

Implementación de Controles.Gestión de las comunicaciones.

Mejora

Planificación

Operación

Evaluación del Desempeño

Contexto.Planeación Estratégica Institucional

A P

HV

Implementación SIGAC - Ciclo de Mejora

11

Por último, en lo corrido del año 2021 el proyecto de implementación del SIGAC ha realizado las siguientes actividades.

Revisión y actualización de la Política de Calidad

La Política de Calidad fue aprobada por el

Consejo de Coordinación en la

sesión del 2 de marzo de 2021 y

posteriormente fue avalada por el Consejo

Superior.

Estructuración del equipo de trabajo

El equipo de trabajo está conformado por la Alta Dirección, los equipos de cada proceso, el equipo de auditores

internos y el equipo fa-cilitador que acompaña y asegura que se lleve a cabo la consolidación

y mantenimiento del SIGAC.

(DPE_Coordinación de Calidad)

Identificación de referentes por

articular - Autoevaluación y acre-ditación institucional y de programas (Acuerdo CESU 02 /2020)- Gestión de Calidad (ISO 9001)- Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072, Decreto 1443)

- Gestión Ambiental (ISO 140001)

- Seguridad de la Información (ISO 27001)- Gestión de laboratorios REDLAB (ISO 17025)

- Habilitación servicios en salud (Resolución 3100)

- Transformación digital

- Direccionamiento estratégico (PID - PEUL)

Definición del plan de trabajo y actualización

documental porproceso

Se diseñaron tres herra-mientas para coordinar la definición y actualización de cada proceso.

-Plan de trabo por proceso

-Plan de actualización documental por proceso

-Esquema o plantilla sobre la que reportarán los avances en los planes indicados

Definición de la estructura

documental del SIGAC

Esta estructura documen-tal permitirá organizar y asegurar la información documentada asociada a

cada proceso.

Edición:Mi l ton Molano CamargoCarol ina Valenzuela Rojas

Diseño Gráf ico: Mi lena Mancera CDirección de Planeación Estratégica