BOLETINES DE PROCEDIMIENTO

Boletines de procedimientos

Ceja (1997) expresa que el boletín de procedimientos, es el documento que

contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización

de las funciones de una unidad administrativa, o de más o menos de ellas.

Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen,

precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y

ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o

equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el

correcto desarrollo de las actividades. (Pág. 125).

Valencia (2002) explica que los boletines de procedimientos son aquellos

instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los

pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones

de una unidad administrativa. (Pág. 247).

Haroldo Herrera (2008) define los boletines de procedimientos, como

documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de

elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los

integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de

acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Estos boletines de procedimientos representan una guía práctica que se utiliza

como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que

contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen

claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo

que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Para Franklin (1999) los boletines de procedimientos son documentos que

sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y

transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización

(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,

procedimientos, entre otros), así como las instrucciones y lineamientos que se

consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Sin embargo, Ponce (2004) opina que un boletín de procedimiento es de uso

empírico, variable y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc.;

en lo que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática,

una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y

uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano de la

empresa”.

Mientras Kellog aludiendo a lo dicho anteriormente por Ponce (2004) y Franklin

(1999), señala que los boletines de procedimientos “presentan sistemas y

técnicas específicas. Señalando el proceso a seguir para lograr el trabajo de

todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña

responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer

debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”.

Un boletín es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados

y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica

cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento

determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de

desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que

constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.

Los boletines de procedimientos son elementos básicos de referencia y de

auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del

personal. Por medio de estos boletines pueden proporcionarse al personal sus

deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos

de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.

¿Qué debe contener un boletín de procedimiento?

Ceja (2002) cita que estos documentos registran y transmiten, sin distorsiones,

la información básica requerida referente al funcionamiento de las unidades

administrativas; además, facilitan la actuación de los elementos humanos que

colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.

Los manuales e instructivos de procedimientos permiten: uniformar y controlar

el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;

simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de

auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los

empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando

adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además

de otras ventajas adicionales.

Para Franklin (1999), un boletín de procedimiento debe contener:

Identificación

Este documento incorpora la siguiente información:

Logotipo de la organización.

Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión (general o específico). De responder a una

unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración.

Numero de revisión (en su caso).

Unidades responsables de elaboración, revisión y/o autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en

segundo lugar de las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza

la forma y, por último, el numero de la forma. Entre las siglas y el

número debe colocarse un guion o diagonal.

Índice o contenido

Relación de los capítulos que forman parte del documento.

Prologo y/o introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e

importancia de su revisión o actualización. Puede incluir un mensaje la máxima

autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

Objetivo (s) de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Área de aplicación o alcance de los procedimientos

Esferas de acción que cubre los procedimientos.

Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases.

Políticas o normas de operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acciones

que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de la

responsabilidad de las distintas instancias que participan en los

procedimientos.

Conceptos

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento,

las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor

información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario

la consulta manual.

Procedimiento (descripción de las operaciones)

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en procedimientos, explicando en qué consiste,

cuando, como, donde, con qué, y cuanto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento

general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe notarse la unidad

administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una

descripción detallada dentro de la unidad administrativa, tiene que indicarse el

puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las

operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos

de varias opciones en una misma operación.

Formularios o impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las

operaciones que impliquen su uso debe hacerse referencia específica de estas,

empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma

concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Diagrama de flujo

Representación grafica de la sucesión en la que se realizan las operaciones de

un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se

muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos

que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita.

Además, suelen hacer mención del, equipo o recursos utilizados en cada caso.

Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan

una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para

este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Glosario de términos

Lista de conceptos de carácter técnico relacionado con el contenido y técnicas

de elaboración de los boletines de procedimientos, que sirven de apoyo para su

uso o consulta. (Pág. 160).

Ceja (2002) expresa que el contenido de los instructivos de procedimientos se

conformara por la siguiente información:

Portada de identificación

Índice

Introducción

Base Legal

Objetivo del instructivo

Políticas y/o normas de operación

Descripción narrativa del procedimiento

Diagrama de flujo del procedimiento

Formularios y/o impresos

Información general

Glosario de términos

Índice temático. (Pág. 140).

Importancia de los boletines de procedimientos

Para Herrera (2008), los boletines de procedimientos son considerados uno de

los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya

que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la

acción humana en cada una de la unidades administrativas que conforman a la

empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una

fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus

integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han

encomendado.

Flujograma de procedimientos

Valencia (2002) expresa que los diagramas de flujo representan en forma

simbólica o pictórica la secuencia en que se realizan las operaciones de un

determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales. (Pág.

219).

Sirve para descubrir y eliminar ineficiencias, y para tal objeto a través de los

símbolos clasifica las acciones que tienen lugar durante un proceso

determinado. (Pág. 218).

Franklin (1999) opina que es una representación grafica de la sucesión en que

se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas

materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento

general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada

operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo de recursos

utilizados en cada caso. (Pág. 163).

Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan

una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para

este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Ceja (1997) expresa que el Flujograma expresa gráficamente las distintas

operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su

secuencia cronológica.

Según su formato o su propósito, puede contener información adicional sobre

el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las

formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

Se usa el término de Flujograma para designar cualquier representación grafica

de un procedimiento o parte de este.

El Flujograma de procedimientos, como su nombre lo indica, representa el flujo

de información de un procedimiento. Los Flujograma de procedimientos,

conocidos también como diagramas de flujo, satisfacen tres funciones:

Permiten al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos

del procedimiento.

Da las bases para escribir un informe claro y lógico.

Es un medio para establecer un enlace con el personal que

eventualmente operara el nuevo procedimiento. (Pág. 100).

Importancia de Flujogramas de procedimientos

Según Ceja (1997), es importante ya que ayuda a designar cualquier

representación grafica de un procedimiento o parte de este, el Flujograma de

procedimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el

flujo de información de un procedimiento. En la actualidad los Flujograma son

considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas

como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método

y sistema.

Según Chiavenato (1993), son importantes los Flujogramas en toda

organización y departamento, ya que este permite la visualización de las

actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada,

o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras

otros trabajan con mucha holgura.

Según Rondón (1995) los Flujogramas o diagramas de flujo son importantes

para el diseñador porque le ayudan en la definición, formulación, análisis y

solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el

sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos

incluidas, le ayudara a analizas esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas

como de incrementar la existencia de sistemas de información para la

administración.

Simbología de fujogramas de procedimientos

Ceja (1997). Simbología de la Norma ANSI para elaborar diagrama de flujo.

(Pág. 98).

Símbolos De La Norma ANSI Para Elaborar Diagramas De Flujo

SIMBOLO REPRESENTA SIMBOLO REPRESENTA

Terminal. Indica el

inicio o la terminación

del flujo, puede ser

acción o lugar; además

se usa para indicar una

unidad administrativa o

persona que recibe o

proporciona

información.

Conector.

Representa una

conexión o enlace de

una parte del

diagrama de flujo

con otra parte lejana

del mismo.

Disparador. Indica el

inicio de un

procedimiento,

conteniendo el nombre

de este o el nombre de

la unidad administrativa

donde se da el inicio.

Conector de página.

Representa una

conexión o enlace de

una parte del

diagrama de flujo

con otra parte lejana

del mismo.

Operación. Representa

la realización de una

operación o actividad

relativas a un

procedimiento.

Dirección de flujo o

línea de unión.

Conecta los símbolos

señalando el orden

en que se deben

realizar las distintas

operaciones.

Decisión o alternativa.

Indica un punto dentro

del flujo en que son

posibles varios caminos.

* Operación con

teclado. Representa

una operación en que

se utiliza una

perforadora o

verificadora de tarjeta

Documento.

Representa cualquier

tipo de documento que

entre, se utilice, se

genere o salga del

procedimiento.

* Tarjeta perforadora.

Representa cualquier

tipo de tarjeta

perforadora que se

utilice en el

procedimiento.

Archivo. Representa un

archivo común y

corriente de oficina.

* Cinta perforadora.

Representa cualquier

tipo de cinta

perforadora que se

utilice en el

procedimiento.

Nota aclaratoria. No

forma parte del

diagrama de flujo sino

más bien es un

elemento que se le

adiciona a una

operación o actividad

para dar una explicación

a ella.

*

Cinta magnética.

Representa cualquier

tipo de cinta

magnética que se

utilice en el

procedimiento

Línea de comunicación.

Representa la

transmisión de

información de un lugar

a otro mediante líneas

telefónicas, telegráficas,

de radio, etc.

* Teclado en línea.

Representa el uso de

un dispositivo en

línea para

proporcionar

información a una

computadora

electrónica u

obtenerla de ella.

Nota: Los símbolos marcados con * son utilizados en combinación con el

resto cuando se está elaborando un diagrama de flujo en un

procedimiento en el cual interviene algún equipo de procesamiento

electrónico.

Simbología para diagramas de flujo o Flujogramas.

Principio y/o terminación del diagrama.

Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su

procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha sido

procesada.

Actividad u operación.

Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un

cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.

Anotación, aclaración, o ambos casos.

Siempre que se quiera hacer algún comentario al margen, notas exploratorias,

aclaraciones, etc., se trazara indistintamente una línea punteada que vaya

desde la nota aclaratoria hasta el símbolo en que se requiere esa nota.

- - - - - - - - - - - - - - - -

Conector .

Este símbolo se utilizara cuando se desee representar un documento

cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.,

(excluidas las tarjeta perforada y la cinta magnética). Siempre que un

documento tenga varias copias, estas deberán representarse dentro del

diagrama y numerarse con cero original: uno para la primera copia y asi

sucesivamente, ejemplo: (Pág. 112).

Destrucción.

Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información es conveniente aclarar siempre que documento se está destruyendo.

0

Transferencia.

Este símbolo se utiliza cuando en flujo del proceso o sistemas interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre y cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.

Alternativa.

Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes, ejemplo: (Pág. 113).

SI

NO

Dirección ( ).

Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos, según sea su flujo, o para indicar principios de alternativas.

Actividad fuera del ámbito de investigación.

Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistema muy parecidos o similares, que nada mas varia en su inicio o en su final). (Pág. 114).

Canalización

Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe información de varias fuentes y se condesa en una sola, por ejemplo:

SIMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

Simples

Símbolo Representa

Combinados

Símbolo Representa

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:

a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.b. Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma. c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´). f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.h. Al igual que vimos en los organigramasen los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas. i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:Convención para trazar los diagramas:

a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:b.

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.4. Número de personas o puestos involucrados.5. Número de pasos.

c.Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea. k.Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas. l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la información.

Presentación de las formas en el diagrama:

a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra. b. Las formas con copias deben representarse como sigue.c.Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.

e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso.f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.

Formularios

Franklin (1999) Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.

En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Valencia (2002) cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

Gibbs Meyers citado por Valencia (2002) Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

Tipos y partes de formularios

Valencia (2002) indica que Las formularios pueden clasificarse en:

Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresaDe oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon.De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.

Según Valencia (2002) expresa que las partes del formulario son:

1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma2. Debe proporcionar la manera mas fácil de anotar y usar los datos en el contenido.3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error.

4. Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo.

Para rayado horizontal y vertical

Introduccion:

es la información que prepara la acción inmediata que se va a tomar; generalmente consiste en el que está hablando, a quién está hablando y cuándo, y otras condiciones que dirigen la acción que va a tener lugar en el cuerpo del formulario.

Las formas externas deben llevar el nombre de la empresa y su dirección, de preferencia en la parte superior. En cuanto a formas internas, se debe omitir el nombre de la empresa, excepto aquellas que pueden servir de prueba en un juicio.

CUERPO.- representa la parte principal de la forma y constituye precisamente la acción que tiene lugar después de la introducción.

-CONCLUSIÓN.- consiste principalmente en espacios para firmas o aprobación u otro dato concluyente que le da validez formal.

Auque no todas las formas contienen estas cinco partes, lo común es que al menos haya cierto grupo de datos de carácter introductorio, unos que representen el cuerpo y otros que representen la conclusión de la forma. En general debe haber continuidad y lógica.

Reducir la tendencia al error. Está directamente relacionada con el diseño y la impresión porque juegan un papel importante los colores usados, el tipo de imprenta, las distancias entre las líneas, el tamaño de cada línea, el contraste entre los datos estadísticos y los variables.

Hay tres factores que interviene en la eficiencia de los datos variables:

- Visibilidad de datos: es el grado el cual una cosa puede ser perceptible por los ojos. - Legibilidad: es el grado hasta el cual una cosa puede ser leida, particularmente la cantidad que de ella se puede leer en un periodo de tiempo.- Fatiga visual: es el grado en el cual los musculos visuales se fatigan al realizar el trabajo de leer.

La eficiencia de una forma, entonces, no puede ser determinada por la evaluación de los datos estadísticos y los variables separadamente, son que debe ser medida por los valores relativos a esos dos tipos de datos.

Para contribuir a disminuir la tendencia al error:

-Los datos deben cubrir toda la información necesitada. Al mismo tiempo no debe existir nada que sobre.

-Las líneas verticales y horizontales son excelentes ayudas visuales para agrupar las columnas.

- Clara asociación entre el titulo y el dato que se va a llenar. Por ejemplo, no tiene que existir espacio que mide entre los bloques para chequeo y el itulo que le corresponde.

Ser económico en impresión y papel. Este requisito es muy importante ya que representa el costo de un formato y este debe ser de tal manera que no restrinja la eficacia del trabajo. Existen cinco maneras fundametales de lograr economía en costos, tanto de papel como de impresión:

- Tratar de combinar todo lo que haga el mismo trabajo. Un control de formas.

- Eliminar la impresión del numero de copias. Comúnmente el hecho de que las copias tengan impreso respectivamente: original, duplicado, triplicado, etc. Supone un trabajo para el impresor como si fueran formas distintas, por lo que tiene que cobrar mas por su trabajo. - Seleccionar el proceso de reproducción o impresión ordenado. Para ello es preciso obtener información con las caracterustucas de los equipos de reproducción y de impresión con especialistas. - Seleccionar el tipo de imprenta mas adecuado para el uso que tendrá el formulario. - Elegir el tipo y tamaño correcto de papel.