BENCHMARKING Y REINGENIERIA

APLICADA A LA GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL

MISIÓN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos,valores y competencias del saber administrativo público,para el desarrollo de la sociedad, el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestión de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopúblico; en los diferentes niveles de educación superior,educación para el trabajo y el desarrollo humano, lainvestigación y asistencia técnica en el ámbito territorial,nacional y global.

VISIÓN

La ESAP en el 2019 será una institución de

carácter universitario, de calidad académica

acreditada, líder en la transformación de la

sociedad, las entidades públicas y las

organizaciones sociales y el órgano consultor

del Estado en el saber administrativo público,

difundiendo y generando conocimiento en los

ámbitos nacional territorial y global.

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1. PERSPECTIVA HISTORICA

•Sin benchmarking

•Enfoque interno

•No inventado aquí

•Decisiones intuitivas

•Cambio evolutivo

•El rezagado del

sector

•Con benchmarking

•Enf. competitivo externo

•Ideas innovadoras

•Decisiones – hechos

•Cambio revolucionario

•El líder de la industria

2. ¿QUE ES EL BENCHMARKING?

DEFINICIONES:

“PONERSE METAS UTILIZANDO NORMAS

EXTERNAS Y OBJETIVAS Y APRENDIENDO DE

LOS OTROS, APRENDIENDO CUÁNTO Y,

QUIZA LO MÁS IMPORTANTE, APRENDIENDO

CÓMO.”

2. ¿QUE ES EL BENCHMARKING?

DEFINICION FORMAL:

“ES EL PROCESO CONTÍNUO DE MEDIR

PRODUCTOS, SERVICIOS Y PRÁCTICAS

CONTRA LOS COMPETIDORES MÁS

DUROS O AQUELLAS COMPAÑIAS

RECONOCIDAS COMO LIDERES EN LA

INDUSTRIA” David T. Kearns.

2. ¿QUE ES EL BENCHMARKING?

“ES LA BUSQUEDA DE LAS

MEJORES PRÁCTICAS DE LA

INDUSTRIA QUE CONDUCEN A UN

DESEMPEÑO EXCELENTE.

Robert C. Camp.

NELSON ALEJANDRO MORALES

3.LO QUE ES, LO QUE NO ES

•BENCHMARKING no es un mecanismo para

determinar reducciones de recursos.

•BENCHMARKING no es una panacea o un

programa.

•BENCHMARKING no es un proceso de recetas

de libros de cocina que solo requieren buscar los

ingredientes y utilizarlos para tener éxito.

3.LO QUE ES, LO QUE NO ES

•BENCHMARKING es un proceso de

descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.

•BENCHMARKING no sólo es una moda

pasajera, sino que es una estrategia de negocios

ganadora que ayuda a tener un desempeño

excelente.

•BENCHMARKING es una nueva forma de

prestar servicios.

NELSON ALEJANDRO MORALES

3.LO QUE ES, LO QUE NO ES

•BENCHMARKING es un nuevo enfoque

administrativo.

•BENCHMARKING es una estrategia que

fomenta el trabajo de equipo.

3.ASPECTOS DEL BENCHMARKING

•CALIDAD:

•PRODUCTIVIDAD

•TIEMPO

4. CATEGORIAS DEL BENCHMARKING

• BM INTERNO

• BM COMPETITIVO

• BM FUNCIONAL

• BM GENÉRICO

5. PROCESO DE BENCHMARKING

El proceso consta de cinco fases:

PLANEACION

ANALISIS

LA INTEGRACION

LA ACCION

LA MADUREZ

5. PROCESO DE BENCHMARKING

1. FASE DE PLANEACION

• Identificar que se va a someter a

BENCHMARKING

• Identificar entidades comparables

• Determinar el método para recopilación

de datos

5. PROCESO DE BENCHMARKING

2. FASE DE ANALISIS

• Determinar la brecha de desempeño

actual

• Proyectar los niveles de desempeño

futuros.

5. PROCESO DE BENCHMARKING

3. FASE DE INTEGRACIÓN

• Comunicar los hallazgos de

BENCHMARKING y obtener aceptación.

• Establecer metas funcionales ( metas y

prácticas)

5. PROCESO DE BENCHMARKING

4. FASE DE ACCIÓN

• Desarrollar planes de acción (qué, cómo

quién y cuándo)

• Implementar acciones especificas y

supervisar el progreso.

NELSON ALEJANDRO MORALES

5. PROCESO DE BENCHMARKING

5. FASE DE MADUREZ

5. PROCESO DE BENCHMARKING

DETERMINE EN QUÉ

ACTIVIDADES HACER

BENCHMARKING

DETERMINE QUÉ FACTORES CLAVE

MEDIR

IDENTIFIQUE LAS COMPAÑIAS CON PRÁCTICAS MÁS

AVANZADAS

MIDA LA ACTUACIÓN COMPAÑIAS CON PRÁCTICAS MÁS

AVANZADAS

MIDA SU PROPIA ACTUACIÓN

DESARROLLE EL PLAN PARA IGUALAR Y

SUPERAR EL MODELO

OBTENGA EL COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Y

DE LOS EMPLEADOS

PONGA EN PRÁCTICA EL

PLAN Y SUPERVISE LOS

RESULTADOS

6. 5 ETAPAS PARA UN BENCHMARKING DE ÉXITO PROPUESTAS POR SPENDOLINI.

1. DETERMINAR A QUE SE LE VA A HACER BM.

2. FORMACIÓN DE UN EQUIPO DE BM.

3. IDENTIFICACIÓN DE SOCIOS DE BM.

4. RECOPILAR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN DE BM.

5. ACTUAR.

8. CRÍTICAS HABITUALES AL BENCHMARKING.

• ESPIONAJE

• COPIA

• NO INVENTADO AQUÍ.

2. Reingeniería

Definición

• Reingeniería significa volver a empezar arrancando denuevo; reingeniería no es hacer más con menos, es conmenos dar más al usuario.

• "reingeniería es la revisión fundamental y el rediseñoradical de procesos para alcanzar mejoras espectacularesen medidas críticas y actuales de rendimiento, tales comocostos, calidad, servicio y rapidez”.

¿Qué se va a rediseñar?

• Procesos Quebrantados.

• Procesos Importantes ( Vertebrales).

• Procesos Factibles.

REINGENIERIA GRACIAS A LAS TRD

• El análisis durante el proceso diagnóstico, permite evidenciar procesos “cuello de botella”

• El trabajo interdisciplinario ofrece nuevas opciones.

• La entidad evoluciona y con ella sus TRD

NELSON ALEJANDRO MORALES

Reconstrucción de los Procesos.

• A continuación se presentan algunas características comunes de procesos renovados mediante reingeniería:

• Varios oficios se combinan en uno.

• Los trabajadores toman decisiones.

• Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural.

• Los trabajos tienen múltiples versiones.

• El trabajo se realiza en el sitio razonable.

• Se reducen las verificaciones y los controles.

• La conciliación se minimiza.

• Prevalecen las operaciones híbridas centralizadas-descentralizadas.

NELSON ALEJANDRO MORALES

Tipos de cambios que ocurren al rediseñar los procesos.

1. Cambian las unidades de trabajo: de departamentos funcionales a equipos de proceso.

2. Los oficios cambian: de tareas simples a trabajo multidimensional.3. El papel del trabajador cambia: de controlado a facultado.4. La preparación para el oficio cambia: de entrenamiento a educación.5. El enfoque de medias de desempeño y compensación se desplaza:

de actividad a resultados.6. Cambian los criterios de ascenso: de rendimiento a habilidad.7. Los valores cambian: de proteccionistas a productivos.8. Los gerentes cambian: de supervisores a entrenadores .9. Estructuras organizacionales cambian: de jerarquía a planas.

Roles De la Reingeniería.

• Para llevar a cabo la reingeniería de procesos se han identificado los siguientes roles:

• Líder.

• Dueño o responsable del proceso.

• Equipo de reingeniería.

• Comité directivo.

• "Zar" de reingeniería.