Basico Access2007.PDF

ManualBsicodeAccess2007

ContenidoIntroduccin....................................................................................................................................................................4

Conceptosbsicos.........................................................................................................................................................4

Quesunabasededatos?......................................................................................................................................4

Partesdeunabasededatos......................................................................................................................................4

Tablas......................................................................................................................................................................4

Formularios.............................................................................................................................................................5

Informes..................................................................................................................................................................5

Consultas................................................................................................................................................................5

Macros.....................................................................................................................................................................5

Mdulos...................................................................................................................................................................5

Partesprincipalesdelprograma.....................................................................................................................................6

Crearunabasededatosenblanco................................................................................................................................8

Tablas.......................................................................................................................................................................10

Crearunatablaapartirdeunaplantilladetabla......................................................................................................11

Agregarnuevastablasenvistahojadedatos..........................................................................................................11

Agregarnuevastablasenvistadiseo.....................................................................................................................12

TiposdeDatos......................................................................................................................................................13

Propiedadesdeloscampos..................................................................................................................................14

Guardarunatabla.....................................................................................................................................................15

Estableceroquitarlaclaveprincipal............................................................................................................................16

Quesunaclaveprincipal?....................................................................................................................................16

Definirlaclaveprincipal............................................................................................................................................16

Quitarlaclaveprincipal.............................................................................................................................................17

Relaciones....................................................................................................................................................................18

Tiposderelacionesdetabla.....................................................................................................................................18

Unarelacinunoavarios......................................................................................................................................18

Unarelacindevariosavarios.............................................................................................................................18

Unarelacinunoauno.........................................................................................................................................18

Tiposdecombinacin...............................................................................................................................................19

Establecereltipodecombinacin.........................................................................................................................19

Integridadreferencial................................................................................................................................................20

Crearunarelacindetabla.......................................................................................................................................20

Eliminarunarelacin................................................................................................................................................22

Consultas.....................................................................................................................................................................23

Consultadeseleccin...............................................................................................................................................23

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Crearunaconsultamedianteelasistente.............................................................................................................23

Agregarcriteriosalaconsulta...............................................................................................................................24

Formularios...................................................................................................................................................................25

CrearunformulariomedianteelAsistente................................................................................................................25

Informes.......................................................................................................................................................................26

CrearuninformemedianteelAsistenteparainformes.............................................................................................26

3

IntroduccinElprogramaAccessdelasuitedeOffice2007conservagranpartedesuscaractersticasyrendimientocomoel

programamsutilizadoparaelmanejodebasesdedatosenelmercadodelacomputacinylainformtica,la

presentacinenpantalladelosmens,barrasdeherramientas,botones,etc.ydemselementosqueloconstituyen,

shantenidocambiossignificativos,perosiempreenfocadoshaciaelmayorrendimiento,desempeoyfacilidaden

sumanejoporquienesloutilizanpararealizartareasdiversasencualquierambiente,seaestdetrabajooescolar.

ConceptosbsicosQuesunabasededatos?Unabasededatosesunaherramientapararecopilaryorganizarinformacin.Enlasbasesdedatos,sepuede

almacenarinformacincomnsobrepersonas,productos,pedidos,etc.ocualquierotrotipodeinformacin

relevante.

PartesdeunabasededatosLoscomponentestpicosdeunabasededatoshechaenAccessson:

Tablas

Formularios

Informes

Consultas

Macros

Mdulos

Tablas

Unatabladeunabasededatosessimilarenaparienciaaunahojadeclculo,encuantoaquelosdatosse

almacenanenfilasycolumnas.Comoconsecuencia,normalmenteesbastantefcilimportarunahojadeclculoen

unatabladeunabasededatos.Laprincipaldiferenciaentrealmacenarlosdatosenunahojadeclculoyhacerloen

unabasededatoseslaformadeorganizarselosdatos.Paralograrlamximaflexibilidadparaunabasededatos,la

informacintienequeestarorganizadaentablas,paraquenohayaredundancias.

Cadafiladeunatablasedenominaregistroyesdondesealmacenacadainformacinindividual.Cadaregistro

constadecampos(almenosuno).Loscamposcorrespondenalascolumnasdelatablaysedebenconfigurarcon

undeterminadotipodedatos,yaseatexto,fecha,hora,numrico,ocualquierotrotipo.

4

Formularios

Losformulariosseconocenavecescomo"pantallasdeentradadedatos".Sonlasinterfacesqueseutilizanpara

trabajarconlosdatosy,amenudo,contienenbotonesdecomandoqueejecutandiversoscomandos.Sepuedecrear

unabasededatossinusarformularios,editandolosdatosdelashojasdelastablas.Noobstante,casitodoslos

usuariosdebasesdedatosprefierenusarformulariosparaver,escribiryeditardatosenlastablas.

Informes

Losinformesotambinllamadosreportes,sirvenpararesumirypresentarlosdatosdelastablas.Uninformese

puedeejecutarencualquiermomentoysiemprereflejarlosdatosactualizadosdelabasededatos.Losinformes

suelentenerunformatoquepermitaimprimirlos,perotambinsepuedenconsultarenlapantalla,exportaraotro

programaoenviarporcorreoelectrnico.

Consultas

Lasconsultassonlasqueverdaderamentehaceneltrabajoenunabasededatos.Puedenrealizarnumerosas

funcionesdiferentes.Sufuncinmscomnesrecuperardatosespecficosdelastablas.Losdatosquedeseaver

suelenestardistribuidosporvariastablasy,graciasalasconsultas,puedeverlosenunasolahojadedatos.

Adems,puestoquenormalmentenodeseavertodoslosregistrosalavez,lasconsultaslepermitenagregar

criteriospara"filtrar"losdatoshastaobtenersololosregistrosquedesee.Lasconsultasamenudosirvendeorigen

deregistrosparaformularioseinformes.

Macros

LasmacrosenAccesssepuedenconsiderarcomounlenguajedeprogramacinsimplificado,quesepuedeutilizar

paraaumentarlafuncionalidaddelabasededatos.Lasmacroscontienenaccionesquerealizantareas,comoabrir

uninforme,ejecutarunaconsultaocerrarlabasededatos.Casitodaslasoperacionesdebasesdedatosque

normalmenteserealizanmanualmentesepuedenautomatizarmediantemacros,ahorrandoasmuchotiempo.

Mdulos

Losmdulos,comolasmacros,sonobjetosquesirvenparaaumentarlafuncionalidaddelabasededatos.Mientras

quelasmacrosenAccesssecreanseleccionandoaccionesdeunalista,losmdulosseescribenenellenguajede

programacindeVisualBasicparaAplicaciones(VBA).Unmduloesunacoleccindedeclaraciones,instrucciones

yprocedimientosquesealmacenanconjuntamentecomounaunidad.Unmdulopuedeserdeclaseoestndar.Los

mdulosdeclaseseadjuntanaformulariosoinformes,ynormalmentecontienenprocedimientosespecficosdel

formulariooelinformealqueseadjunta.Losmdulosestndarcontienenprocedimientosgeneralesquenoestn

asociadosaningnotroobjeto.LosmdulosestndarseenumeranenMdulosenelpaneldeexploracin,perolos

mdulosdeclaseno.

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Partesprincipalesdelprograma

MenOffice

NOTAS

ElMenOfficemuestraalgunasdelasopcionesqueaparecananteriormenteenelmenArchivodeversionespreviasaOffice2007.

BarradeHerramientasdeAccesosRpidos

Fichasde

Barrade

CintadeComandos

Ttulo

Opciones

PaneldeExploracin

EtiquetasdeDocumentos

Desplazamiento

BarradeRegistrosdeHojas

BarradeEstado

BotonesdeVistas

GruposdeHerramientas


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erramientas de tabla ase de datosl: ase de da zos Access - Icroso Acces

LaCintadeopcionespuedeserocultadafcilmentedandodobleclicacualquierfichayparavolvera

mostrarlasolobastardar1soloclicalafichadeseada,cabemencionarquelacintadeopcionesse

ocultarainmediatamenteporsisoladespusdehacerclicsobrelaherramientadeseada.

SidejapresionadalateclaALTpor2ser.,se

activanlasetiquetas

inteligentesdeacceso

contecladoysinsoltarlasolorestarcompletarlaaccinpresionandolateclacorrespondientealaletrao

nmerodeseado.

Sinecesitaayudainteractivasobrealgunaherramientaogrupodecomandos,solotendrque

posicionarelpunteropor2ser.sobrelaherramientao

sobrelaflechainferiorderechadecadagrupode

comandos.


7

Huevo

abrir guardar Ggardar como h Imprimir P Ereparar I Enviar I Puglicar b H gerrar :3 Inicio L Crear Datos externos HENEMIEHES de base de datos HoJa de datos I . '53 ase de datos : ase de datos Access w Herramientas CIJLIJBSE de datos y "a" Insertar L. Tipo de datos: El nico gg ' Eliminar Formato: Formato El Se requiere I Ver Nuevo Agregar campos Columna de _ Relaciones Dependencias v campo existentes bsqueda Cambm "Omble | 5 "G ans del objeto Vistas Campos y columnas Formato y tipo de datos 7 Relaciones

Labarradeherramientasdeaccesosdirectosinicialmentecontienesoloalgunosde

lasherramientasmsutilizadas,peroestpudesermodificadaagregndoleo

quitndoleherramientas.

Paraagregarleherramientassolotendrquedarclic

derechoalaherramientaquedeseeagregaryescogerla

opcinAgregaralabarradeherramientasdeacceso

rpido.

Siloquedeseaesquitarleherramientas,solobastar

condarclicderechoalaherramientaquedeseaquitary

seleccionarlaopcinEliminardelabarrade

herramientasdeaccesorpido.

Crearunabasededatosenblanco1.AbraAccessyenlapginaIntroduccinaMicrosoftOfficeAccess,hagaclicenBasededatosenblanco.


8

gregar a Ia barra de herramientas de acceso rpido Personalizar barra de herramientas de acceso rpido... Mostrar Ia barra cie herramientas cie acceso rpido por debajo de Ia cinta de opciones Eliminar de Ia barra cie herramientas cie acceso ra'pido Personalizar barra de herramientas de acceso rpido... Mostrar Ia barra de herramientas cie acceso ra'picio por debajo cie Ia cinta cie opciones Migimizar Ia cinta de opciones

2.EnelpanelderechoBasededatosenblanco,escribaunnombreparalanuevabasededatosenel

cuadroNombredearchivo,sdeseacambiarlaubicacindelarchivo,hagaclicenExaminar,situado

juntoalcuadroNombredearchivo,busquelanuevaubicaciny,acontinuacin,hagaclicenAceptar.

3.PorltimohagaclicenelbotnCrear.

4.Accesscrearlabasededatosy,acontinuacin,abreunatablavacadenominadaTabla1enlavista

Hojadedatos,ysitaelcursorenlaprimeraceldavacadelacolumnaAgregarnuevocampo,alque

inteligentementeAccessasignauntipodedatoadecuadoalosdatosquerecibe.

9

Categorasdeplantillas

Destacado

Plantillas locales DftOnline

Trabajo

Personal

Educaon

Elemplo

Plgpgrado

IntroduccinoMicrosoftOfiiceAccessNueva base de datos en blanco Plantillasdestacadasenlnea

Contactos Problemas Eventos Proyectos de marketing

Base de datos en blanco Crea una base de datos de Access que no contiene datos ni objetos. Llombredearchivo:

Base de datosl Curso | Plantillas i Descargas Novedades de Hccess 20D? Obtenga el contenido mas retiente mientras trabaja con 2007 ls-licrosoft Office system Gua dela interfaz de usuario de Access 2007 Organice todos los objetos con el nuevo panel de exploracin de fcil acceso Ei nuevo Access 2007 contiene HEHSFHIEHSS ms eficaces que le ayudaran a realizar un seguimiento, informary compartir g intormaun de manera ms rpida en un entorno manejable. Obtenga ms o informacin sobre las nuevas caractersticas y mejoras.

Solorestaragregarloscamposysusregistros.

TablasUnatablacontienedatossobreuntemaenconcreto,comoempleadosoproductos.Cadaregistrodeunatabla

contieneinformacinsobreunelemento,comoundeterminadoempleado.Unregistrosecomponedecampos,como

unnombre,unadireccinyunnmerodetelfono.Losregistrossesuelendenominartambinfilasyloscampos,

columnas.

1.Registroofila

2.Campoocolumna

NOTA


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erramientas de tabla ase de datosl: ase de datos Access - Icroso Acces Registro: H 1 Ldel r H r Rslnfiltro Buscar

Siempredebeempezaradisearunabasededatoscreandoprimerosustablas,inclusoantesdecrearotrosobjetos

debasededatos.Labasededatospuedecontenermuchastablas,cadaunadeellasconinformacinsobreun

temadiferente.Cadatabla,asuvez,puedecontenermuchoscamposdediferentestipos,comotexto,nmeros,

fechaseimgenes.

CrearunatablaapartirdeunaplantilladetablaPuedecreartablasconcamposrelacionadosconContactos,Tareas,Problemas,EventosoActivos,etc.,apartirde

unadelasplantillasdetablasparaestostemasqueseincluyenenOfficeAccess2007.

1.Abralabasededatos.

2.EnlafichaCrear,enelgrupoTablas,hagaclicenPlantillasdetabla.

3.Acontinuacin,seleccioneunadelasplantillasdisponiblesdelalista,lascualesinsertanunanuevatabla

enlavistaHojadedatosyconloscamposacordesalosregistrosquealmacenarn.

AgregarnuevastablasenvistahojadedatosParaagregaraunabasededatosexistenteunanuevatablaenlavistahojadedatos,realicelosiguiente:

1.Abralabasededatos.

2.PresionelaherramientaTabladelgrupoTablasenlafichaCrear.

NOTA

Sehabragregadootraficharepresentandolanuevatabladelabasededatoslacualsenombrardeforma

consecutivayconservarlasmiscaractersticasdelatablaprincipal(tabla1).


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Tabla Plantillas Listas de Diseo de tabla SharePoint de tabla Tablas Emblemas Eye ntos

2| a Tabla Plantillas Listas de Diseo de tabla V SharePoint v de tabla Tablas

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