Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para

un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten

gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de

Datos. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB

para que el ordenador las reconozca como tal. Gran parte de los

sistemas de gestión de base de datos modernos guardan y tratan la

información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional,

en el cual los datos se organizan en tablas.

Páginas

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web

diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una

intranet.

Informes

Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato,

calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar

los datos.

Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular,

como clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos

como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Yal conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le

denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un

registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos

Una macro es el objeto de Access 2007que define de forma

estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en

respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podríamos crear una

macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un

elemento de un formulario.

Un módulo es el objeto de Access2007 que contiene procedimientos

personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se

trata de programación con Access.

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la

introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan

tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo

de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal

de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen

varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar

datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas

los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo,

podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de

los clientes cuyo código postal sea 46625.

1. Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office(haciendo clic

en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla)

que aparece a la derecha de la pantalla.

2. Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior

también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva

base de datos basada en ella. Crear una base de datos.

3. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla

el siguiente cuadro:

4. Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de

datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo

puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación. Se abrirá el

siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de

la base de datos que estamos creando y el lugar donde se

guardará.

5. En el cuadro Guardar: hacer clic sobre la flecha de la

derecha para seleccionarla carpeta donde vamos a guardar la

base de datos. En el recuadro inferior aparecen las distintas

subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre

la carpeta donde guardaremos el archivo.

6. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que

queremos poner a la base de datos, Hacer clic sobre el

botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a

la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En el

cuadro de archivo aparecerá la ruta y el nombre que

escogiste.

7. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos

a la cual Access a signará la extensión .ACCDB. Por

defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas

empezar a rellenar sus datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

Desde el Botón de Office :

Ir al Botón de Office

Elegir la opción Abrir...

Desde los documentos recientes del Botón de Office :

Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se

abrieron bajo el título de Documentos recientes.- Haz clic en la que quieras

abrir.

Desde la ventana de Introducción a Microsoft Office Access:

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en

Inicio Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a

Microsoft Office Access.

En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente.

Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Más... para buscar el

archivo de la base de datos que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de

datos concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que

busques el archivo:

Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos

abrir.

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.

Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior

Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la

información de dicha carpeta.

Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su

nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el

botón Abrir.

O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá

directamente.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Cerrando Access:

Ir al botón de Office y pulsar el botón salir de

O bien hacer clic sobre el botón cerrar de la ventana Base

de Datos.

Sin cerrar Access:

En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.

Más opciones al abrir bases de datos.

Botones del cuadro de diálogo Nuevo y Abrir.

Este botón solo estará disponible en caso de haber cambiado de

carpeta.

Nos permite ir al nivel anterior dentro del árbol de carpeta. Por

ejemplo si estamos en la carpeta Mis Documentos, como esta se

encuentra en el disco duro C, irá directamente a éste.

Nos permite buscar en la Web con el buscador de Microsoft.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se

encuentra abierta. A continuación habrá que especificar un

nombre para esa carpeta.

Permite cambiar la forma de visualizar los archivos.

Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos

entre:

Iconos grandes: se visualizan los archivos como iconos

grandes.

Iconos pequeños: se visualizan los archivos como

iconos pequeños

Lista: para ver únicamente los nombres de los

archivos.

Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el

tipo y la fecha de modificación.

Propiedades: para que aparezca una serie de

propiedades del archivo en la arte derecha del

recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa: para que en la parte derecha del

recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.