Aviso de derechos del propietario - contpaqi.com€¦ · Una vez creada y hecho el respaldo de la...

Aviso de derechos del propietario Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computación en Acción, S.A. de C.V.; Copyright © 2005-2006 Derechos Reservados © 2005-2006 Computación en Acción, S.A. de C.V., Pablo Villaseñor No. 435, Col. Ladrón de Guevara, Guadalajara, Jalisco, México. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohíbe su producción, reproducción, publicación, edición o fijación material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importación, almacenamiento, transporte, distribución, comercialización, venta o arrendamiento, así como su comunicación y transmisión pública por cualquier medio, su divulgación en cualquier modalidad, su traducción, adaptación, paráfrasis, arreglos, transformaciones u otras similares, sin previa autorización por escrito de su titular. La violación de esta prohibición constituyen un delito y una infracción administrativa que están sancionados conforme a los artículos 424 fracción III, 424 bis fracción I y 424 ter, del Código Penal Federal; así como los artículos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley Federal del Derecho de Autor y demás normas aplicables vigentes. Las marcas COMPUTACIÓN EN ACCIÓN ®, EN ACCIÓN ®, PAQ ® y sus respectivos diseños; la marca y nombre comercial COMPAC ® y su diseño; las marcas ES TIEMPO DE PODER ®, LA CONEXIÓN DE TU NEGOCIO ®, TU NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA ®, SOÑAR. PODER. CRECER. ®; Los avisos comerciales “Bien Pensado” ®, “Respuesta Oportuna” ®, y “La Forma más Amigable de Controlar tu Negocio” ®; así como la Imagen del Foquito ®© y del Diseño de la Portada ®©, son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de Computación en Acción, S.A. de C.V. AdminPAQ ®©, MegaPAQ ®©, Exión ®©, ContPAQ ®©, CONTPAQ i ®©, CheqPAQ ®©, NomiPAQ ®©, WinPAQ ®©, Solución Contable PAQ ®©, ProduPAQ ®© y VentPAQ ®, también son marcas registradas y protegidas propiedad de Computación en Acción, S.A. de C.V., la que ostenta de igual forma los derechos patrimoniales de autor Microsoft ®, MS-D.O.S. ®©, WINDOWS ®© y Excel ®©, son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation. Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación. Computación en Acción, no se responsabiliza de la ejecución o uso de estos productos. 31120120116

Índice

En este taller Este taller contiene los siguientes temas:

Tema Página Visión general 1 Procesos entre empresa matriz y sucursal 2 Creación de la empresa 3 Inventario inicial 11 Actualización de catálogos, promociones, listas de precios 15 Trabajo diario 19

Envío de mercancía 19 Movimientos del día 21 Traspaso entre sucursales 22

Práctica: Trabajar en una empresa que maneja sucursales 23

Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados®

Taller Uso de sucursales en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA

Visión general

Objetivo Al finalizar este taller el participante conocerá un procedimiento general para establecer la convivencia entre una matriz y las sucursales al trabajar con CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA.

Beneficios Entre los beneficios que obtendrá durante este taller se encuentran:

• Conocimiento general del proceso de convivencia • Conocimiento sobre la configuración de la matriz y la sucursal • Conocimiento de las acciones que se pueden realizar en cada entidad

Expectativa del participante

En este taller se espera del participante:

• Disposición al aprendizaje • Retroalimentación • Actitud positiva • Actitud entusiasta hacia el trabajo

Requisitos Para aprovechar al máximo este taller es indispensable contar con:

• Conocimientos básicos de CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA • Dispositivo USB

Estructura del taller

Este taller incluye una parte teórica donde se describen, por etapas, la forma de configurar tanto la matriz como la sucursal; así como una parte práctica donde se realizarán ejercicios que reafirman el aprendizaje en cuanto a los procesos implicados.


Procesos entre empresa matriz y sucursal

Introducción En este taller conocerá una forma genérica de llevar el manejo de una empresa matriz y sus sucursales. Importante: Esta no es la única forma en la que pueda realizar este manejo, pueden presentarse algunas variaciones que dependen de la forma en que el usuario desee controlar y concentrar la información de sus empresas.

Etapas En este caso el proceso para establecer la convivencia entre la matriz y la sucursal se ha

organizado en 4 etapas:

Etapas Matriz y Sucursales

Creación de la empresa

Inventario inicial

Actualización de catálogos

Trabajo diario

1

2

3

4

Elementos gráficos

Consulte la tabla para conocer los elementos gráficos que se utilizarán a lo largo del taller y que servirán para identificar una empresa matriz y las sucursales en los distintos diagramas utilizados.

Gráfico Representa…

La empresa matriz

La empresa sucursal


Creación de la empresa

Introducción Cuando la empresa de un cliente maneje sucursales es necesario crear las empresas –tanto la matriz como la sucursal- desde el Administrador de CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA; así como realizar una configuración específica para cada caso. Importante: Asegúrese de conocer la forma en que debe instalarlas, configurarlas y preparar su información para llevar una sana convivencia de información.

Diagrama Consulte el diagrama para conocer, de forma general, cómo configurar y qué información

capturar al crear la empresa matriz y la sucursal.

- Crea empresa

Define: - Almacenes- Sucursales- Cajas

Registro:

- Catálogo de productos- Tablas del sistema

Respalda empresa

Crea Empresa Restaura respaldo de empresa matriz

1. Crear empresa

MATRIZ

SUCURSAL

Nota: Este proceso es único, es decir, que se realiza una sola vez al comenzar a trabajar con el sistema. No es una actividad que debe repetir constantemente.

Empresa matriz

En el momento en que registre la empresa matriz debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones. Consulte la tabla para ver el detalle de recomendaciones:

Opción Acción a realizar Recomendaciones

Catálogo Almacenes

Registre los almacenes necesarios para cada sucursal que vaya a generar. Importante: Registre un almacén por cada sucursal.

Deje el almacén asignado por omisión a la matriz.

Sucursales Registre las sucursales y asigne datos como:

• Almacén • Cliente mostrador • Conceptos

Importante: • Defina si cada sucursal utilizará los

mismos conceptos y cliente mostrador.

• Defina si utilizará un almacén para cada sucursal; o bien, un almacén para cada caja de la sucursal.

Antes de configurar las sucursales asegúrese de registrar en los catálogos correspondientes los clientes y conceptos necesarios. Recuerde: Cuando indica datos distintos para cada sucursal la consulta de información se simplifica.

Continúa en la siguiente página


Creación de la empresa, Continuación

Empresa (continúa)

Opción Acción a realizar Recomendaciones Cajas Registre, de forma separada, las cajas para

cada sucursal. Importante: Cada caja debe tener un código distinto. Recuerde: Si decidió manejar un almacén por cada caja en la sucursal, asegúrese de indicar un almacén correspondiente.

El sistema crea la caja No.1 pero si utiliza esta para todas las sucursales, al concentrar la información, no podrá obtener el detalle de los datos generados en cada caja.

Defina el consecutivo y serie del documento para cada caja. Importante: Si decide concentrar la información de matriz y sucursales debe asegurarse que los folios sean distintos y no se dupliquen.

Asigne como prefijo la letra de la sucursal de la que se trata.

Asigne y configure los periféricos directamente en la empresa que realizará ventas (Sucursales).

Si la matriz no trabajará como punto de venta, asigne los periféricos directamente en las sucursales.

Tablas Registre la información de las tablas del sistema como clasificaciones, unidades de medida y peso, características, etcétera.

Productos Registre los productos que maneja la empresa directamente en el catálogo.

Si cuenta con un listado de productos en archivo de texto o Excel®, utilice el modelo preinstalado para leerlo.

Respaldar Respalde la empresa una vez que haya configurado la información anterior.

Opciones para llevar el control

En CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA existen 2 formas de llevar el control de los movimientos:

• Conceptos por sucursal. A cada sucursal podrá asignarle conceptos a distintos tipos de documentos.

• Conceptos por caja (Disponible a partir de la versión 3.0.0). A cada caja podrá asignarle conceptos a distintos tipos de documentos.

Para ambos casos los reportes mostrarán filtros por rangos de Sucursal o de Caja, dependiendo de la opción seleccionada. A continuación se muestra cómo configurar cada una de estas opciones:




Conceptos por sucursal

Si desea utilizar la opción Conceptos por sucursal:

• Vaya al menú Configuración y seleccione la opción Sucursales. • Seleccione la sucursal a la que le asignará los conceptos. • Haga clic en la pestaña 2. Venta/Facturación. • Asigne a esta sucursal el concepto deseado por cada tipo de documento.




Conceptos por caja

Si desea utilizar la opción Conceptos por caja:

• Vaya al menú Configuración y seleccione la opción Cajas. • Seleccione la caja a la que le asignará los conceptos. • Haga clic en la pestaña 2. Operaciones. • Marque la casilla Utilizar la configuración de la caja, al hacer esto se habilitará la

pestaña 5. Configuración de Conceptos. • Vaya a la pestaña 5. Configuración de Conceptos. • Asigne a esta sucursal el concepto deseado por cada tipo de documento, incluso

aquí puede asignar un Cliente mostrador a esta caja. Nota: Si no marca la casilla Utiliza la configuración de la caja entonces se tomarán los conceptos definidos en la sucursal.




Ejercicio 1

Respaldar la empresa matriz El siguiente ejercicio debe realizarlo únicamente la matriz. Ya que debe respaldar la empresa para enviarla a la sucursal.

Paso Ejercicio

1 Ingrese a la empresa El Callejón Papelero Matriz, desde el Administrador del PUNTO DE VENTA.

2 Presione la tecla <F2> para desplegar la ventana Respaldar empresa.

3 Haga clic en el botón Procesar para realizar el respaldo de la información.

4 Busque en la ruta de respaldo el archivo generado. Ejemplo: <C:\Compacw\Empresas\pvPapelero\Respaldo\20120111>

5 Copie la carpeta al dispositivo USB.

Ejemplo: Copie la carpeta 20120111.

Empresa sucursal

Una vez creada y hecho el respaldo de la matriz es momento de crear la empresa que funcionará como sucursal.

Consulte la tabla para conocer la información que debe considerar al momento de crear esta empresa.

Opción Acción a realizar Empresas Registre la empresa y los datos generales de la misma.

Restaurar Restaure el respaldo de la empresa matriz para contar con la información necesaria para la sucursal.

Configurar la sucursal

Revise la redefinición de empresas y asigne la sucursal que le corresponda.

Cajas Asigne los periféricos de cada una de las cajas creadas para la sucursal.


Seleccione la sucursal que corresponda, de esta forma podrá diferenciar la empresa matriz de sus sucursales.



Ejercicio 2

Crear la empresa sucursal

Para crear la empresa sucursal realice las operaciones que se indican a continuación:

Paso Acción

1 Ingrese al Administrador del PUNTO DE VENTA.

2 Haga clic en el botón Nueva Empresa para crear la empresa sucursal.

3 Capture el nombre El Callejón Papelero Minas.

4 Guarde la información y cierre la ventana Empresas.

5 Seleccione de la lista, la empresa creada e ingrese a ella.

6 Indique el inicio de periodo y ejercicio para la empresa sucursal y procese la información.

7 Presione la tecla <F3> para desplegar la ventana Restaurar empresa.

8 Haga clic sobre el respaldo que desea restaurar.

9 Presione la tecla <F8> para procesar la información.

Nota: Una vez creada la empresa de la sucursal no es necesario ingresar a ella, es mejor hacerlo después de restaurado el respaldo (como se indica en los pasos del ejercicio); así evitará la creación de datos base que finalmente no serán utilizados.

Ejercicio 3

Configurar la sucursal Para configurar la sucursal realice las operaciones que se indican a continuación.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Configuración la opción Redefinir empresa.

2 En el campo “Empresa” agregue al final del nombre de la empresa la sucursal que corresponde. Ejemplo: En el campo “Empresa” capture: El Callejón Papelero Minas.

3 Haga clic en el botón <F3> del campo “Sucursal” y seleccione la opción 2 Sucursal Minas.

4 Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.




Preparar la sucursal para trabajar El siguiente ejercicio debe realizarlo únicamente la sucursal ya que es necesario preparar la empresa para que los movimientos que genere puedan interpretarse y concentrarse de forma correcta en la matriz.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Configuración la opción Cajas.

2 Haga clic en el botón <F3> del campo “Código” y seleccione de la lista la caja número 21 - MINAS.

3 Indique en la pestaña 1.Caja cómo llevará el control de series y folios. Capture la letra “M” como prefijo en la serie de los documentos como se muestra a continuación: Nota de venta: Serie: MNV Devolución: Serie: MD Pedido: Serie: MPE

4 Asegúrese que en la pestaña 2. Operaciones esté desmarcada la casilla “Imprimir siempre el ticket” ya que en este curso no se utilizarán impresoras o periféricos para realizar los distintos ejercicios.

5 Deje el resto de los datos como aparecen por omisión. Importante: En este curso no se configurarán los periféricos, pero cuando en su empresa esté realizando la creación de la sucursal debe realizar esta configuración.

6 Haga clic en el botón Guardar.

7 Haga clic en el botón Cerrar.

Conceptos de facturación Ahora, asigne los conceptos de facturación que utilizará la sucursal. Esta distinción le permitirá identificar los movimientos que fueron generados en la matriz y en la sucursal.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Configuración, submenú Conceptos la opción Facturas.

2 Presione la tecla <F3> para desplegar la lista de conceptos registrados.

3 Seleccione de la lista el concepto Factura (PV).

4 Capture el prefijo de la sucursal que le corresponda en el campo “Valor asumido”. Ejemplo: Capture la letra M, que corresponde a la sucursal Minas.

5 Guarde los cambios realizados al concepto.




Asignar la caja a la terminal Finalmente, es necesario asignar a la terminal (o empresa que hará las funciones de sucursal) la caja que utilizará el punto de venta para registrar todos sus movimientos. Realice el procedimiento indicado.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Empresa la opción Asignar Caja a la terminal.

2 Seleccione de la lista de cajas disponibles la que desee asignar para la empresa Sucursal haga doble clic sobre la opción 21 – MINAS, para la empresa Matriz haga doble clic sobre la opción 11 – MATRIZ. Resultado: Observe que el dato seleccionado se muestra en el campo “Caja a asignar”

3 Haga clic en el botón Procesar.

4 Haga clic en el botón Cerrar.


Inventario inicial

Introducción Antes de comenzar a realizar las ventas tanto en la matriz como en la sucursal, es necesario registrar el inventario inicial de los productos. La empresa sucursal no está obligada en saber cuál es el inventario de la empresa matriz; sin embargo, la matriz es la entidad que centraliza todos los movimientos generados en la empresa y por ello debe conocer la información con la que cuenta la sucursal.

Registro del inventario

Existen dos formas en las que puede realizar el registro del inventario en la empresa:

• Registrando manualmente un documento de inventario de cada sucursal y de la matriz.

• Utilizando el modelo de importación de inventario inicial que se localiza dentro de la Hoja Electrónica al ejecutar la opción Importación de Catálogos PVInventarioInicial.

Diagrama Consulte el diagrama para conocer qué acciones realizar al registrar el inventario y cómo

actualizar la información.

Captura Inventario inicial Exporta TXT

2. Inventario inicial

MATRIZ

SUCURSAL

Importa TXT

En qué entidad realizar el registro

Para registrar el inventario inicial no existe una regla que indique en qué entidad deba realizarse esta acción. Cuando el inventario se levanta en la sucursal, es obligatorio enviar la información a la matriz. De esta forma, podrá concentrar y ordenar los movimientos que genere su empresa.

Ejercicio 4

Registrar el inventario inicial En el siguiente ejercicio se creará el inventario inicial. Importante: Este ejercicio sólo debe realizarlo la empresa sucursal.

Paso Acción

1 Vaya al menú Reportes y seleccione la opción Hoja Electrónica.



Inventario inicial, Continuación

Ejercicio 4 (continúa)

Paso Acción

2 Seleccione el modelo Inventario Inicial y haga clic en el botón Ejecutar. Nota: Asegúrese de habilitar el uso de las macros de Excel después de abrir el modelo.

3 Haga clic en el botón Abrir Empresa (PASO 1 de la hoja Parámetros).

4 Seleccione la empresa El Callejón Papelero Minas y presione la tecla <Enter>.

5 Haga clic en el botón Leer Catálogo de Productos (PASO 2 de la hoja Parámetros).

6 Capture 10 en el campo “Cantidad” para todos y cada uno de los productos.

7 Haga clic en la hoja Parámetros y en la sección del PASO 3 seleccione las

siguientes opciones: Concepto = PV34 Almacén = A2 El resto de los campos déjelos por omisión.

8 Haga clic en el botón GENERAR Documento(s) de Inventario. Resultado: En el recuadro “ESTADO DEL PROCESO” se mostrarán los movimientos que se estarán generando, espere a que se procesen los 55 movimientos. Al finalizar este recuadro estará en blanco.

9 Cierre Excel.




Ejercicio 5

Exportar documento de inventario inicial Una vez registrado el inventario inicial exporte la información a archivo txt para, posteriormente, enviarlo a la empresa matriz. Importante: Este ejercicio sólo debe realizarlo la empresa sucursal.

Paso Ejercicio

1 Despliegue el documento de inventario que acaba de crear. Vaya al menú Inventarios y seleccione la opción Entradas del Almacén, haga clic en el botón F3 del Folio y haga clic sobre el documento con folio 1.

2 Haga clic en el botón Exportar TXT para exportar el inventario inicial registrado en la sucursal Minas.

Resultado: El sistema indicará en la barra de mensajes la ruta donde se encuentra ubicado el archivo generado con la exportación de los datos.

Ejemplo: <C:\Compacw\Empresas\pvPapeleroMinas\DoctosTXT>.

3 Vaya a la ruta indicada y copie el archivo Entrada al Almacén (PV)_XXX.txt al dispositivo USB.

4 Entregue el archivo txt al participante cuya empresa fue asignada como la matriz.

Ejercicio 6

Importar documento de inventario inicial

Este ejercicio debe realizarse únicamente en la empresa matriz ya que es necesario actualizar la información de la sucursal para conocer con qué cantidad de productos iniciará operaciones esa entidad.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Inventarios la opción Entradas al almacén.

2 Haga clic en el botón Importar TXT.

3 Seleccione el archivo TXT que le pasó el participante en la USB.

4 Haga clic en el botón Abrir.

Resultado: El sistema indicará los resultados del proceso.

5 Haga clic en el botón Finalizar y cierre la ventana Entrada al Almacén.

Ejercicio 7

Consultar información Este ejercicio deben realizarlo la empresa matriz y la sucursal y en él deberán consultar un reporte para conocer la cantidad de mercancía que cuenta cada uno de los almacenes.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Reportes, submenú Almacén y Costos la opción Auxiliar del Almacén.

2 Indique como rango de fechas el día actual.





Paso Ejercicio

3 Seleccione la opción Detallado en el filtro “Imprimir reporte”.

4 Deje el resto de los datos como aparecen y ejecute el reporte presionando la tecla <F10>.

5 Seleccione la salida de reporte a Pantalla y haga clic en el botón Aceptar para analizar el reporte. Nota: Observe que en los productos se indicará que se dieron de alta desde la Sucursal Minas.


Actualización de catálogos, promociones, listas de precios

Introducción Es común que en las empresas se introduzcan productos nuevos o se aprovechen ciertas épocas del año para crear promociones; o bien, se ajusten los precios de los productos. Este es un proceso que se realiza de forma periódica y la información que genera debe estar actualizada tanto en la empresa matriz como en la sucursal. Por ello, es obligatorio compartir estos datos entre las empresas para asegurar que ambas entidades tienen sus catálogos, promociones o listas de precios actualizados.

Diagrama Consulte el diagrama para conocer el procedimiento a seguir cuando realice la actualización de

catálogos, promociones y listas de precios.

Actualiza:- Catálogos

- Promociones-Listas de Precios

Exportación de Catálogos

Importaciónde Catálogos

3. Actualización: Catálogos, Promociones y Listas de Precios

Exportación de catálogos

Una vez actualizados los datos de los productos, promociones, listas de precios, etcétera la empresa que haya generado los cambios debe exportar la información y enviarla a la otra entidad. Del menú Empresa, submenú Exportación de Catálogos seleccione la opción que desee exportar.

Recuerde: Los archivos exportados se generarán en la siguiente ruta:

<C:\Compacw\Empresas\NombredeEmpresa >

Importación de catálogos

Para actualizar la información de los catálogos, es necesario importar los datos. Del menú Empresa seleccione la opción Importación de Catálogos, seleccione el archivo a importar y procese la información. Nota: Si cuenta con más de un archivo txt con información de la empresa, repita este procedimiento hasta importar todos los datos deseados.



Actualización de catálogos, promociones, listas de precios, Continuación

Importación de catálogos, continúa

En el siguiente gráfico se muestra la ventana Importación de Catálogos para que se familiarice con ella.

Ejercicio 8

Actualizar catálogo Productos El siguiente ejercicio debe realizarlo únicamente la matriz, ya que debe actualizar el catálogo de productos con nueva mercancía recién llegada de importación.

Paso Ejercicio 1 Seleccione del menú Catálogos la opción Productos.

2 Haga clic en el botón Nuevo para registrar el producto.

3 Capture la información del producto según lo indicado en la tabla:

Campo Capture… Código 099 Nombre FOLDER TAMAÑO CARTA Lista de Precios 1 $7.00

4 Guarde los cambios y cierre la ventana del catálogo Productos.




Ejercicio 9

Exportar catálogo Productos El siguiente ejercicio debe realizarlo únicamente la matriz, ya que debe exportar la información de los nuevos productos registrados en el catálogo.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Empresa, submenú Exportación de Catálogos la opción Productos/Servicios/ Paquetes.

2 En el campo “Rango de Productos” capture del 099 al 099.

3 Presione la tecla <F10> para exportar el archivo.

4 Verifique que en la salida del reporte esté seleccionada la opción Disco y conserve el nombre del archivo asignado por omisión.

5 Haga clic en el botón Aceptar para procesar la información.

6 Cierre la ventana de filtros.

7 Vaya a la ruta de la empresa y copie el archivo que acaba de generar al dispositivo USB. Ejemplo: Ruta: < C:\Compacw\Empresas\pvPapelero>

8 Entregue el archivo txt al participante cuya empresa fue asignada como la sucursal.

Ejercicio 10

Importar catálogo Productos El siguiente ejercicio debe realizarlo únicamente la sucursal, ya que debe importar la información de los nuevos productos que fueron registrados en la empresa matriz.

Paso Ejercicio

1 Seleccione del menú Empresa la opción Importación de Datos.

2 Seleccione la opción Catálogos en el campo “Información a importar”.

3 Presione la tecla <F3> dentro del campo “Archivo a importar”.

4 Seleccione el archivo txt enviado por la empresa matriz y haga clic en el botón Abrir.

5 Asegúrese que la casilla “No importar y mandar a Bitácora” esté marcada, de esta forma, cuando un dato esté duplicado se enviará a la bitácora.

6 Haga clic en el botón Procesar para iniciar la importación. Resultado: Verifique el resultado del proceso.

7 Haga clic en el botón Finalizar una vez que haya terminado de analizar el resultado del proceso.





Paso Ejercicio

8 Presione la combinación de teclas <Alt+F4> para cerrar la ventana.

9 Vaya al menú Catálogos y seleccione la opción Productos.

10 Capture 099 en el campo Código del producto. Resultado: Deberá mostrarse el producto 099 – FOLDER TAMAÑO CARTA en el listado.


Trabajo diario

Envío de mercancía

Introducción El envío de mercancía es una actividad que generalmente realiza la matriz con el objetivo de surtir productos faltantes o mercancía de novedad en las sucursales.

Diagrama Consulte el diagrama para conocer el procedimiento a seguir cuando la matriz envíe

mercancía a la sucursal.

4. Trabajo diario

Envío de mercancía

- Registrar un traspaso a la sucursal - Exporta el traspaso

- Recibe mercancía- Importa el traspaso

Empresa matriz Cuando la empresa matriz envía materiales a la sucursal, deben realizarse dos acciones:

• Traspaso entre almacenes • Enviar mercancía a la sucursal

Traspaso Realice el traspaso de materiales entre los almacenes implicados.

Seleccione del menú Inventarios la opción Traspaso entre sucursales.


Al realizar el traspaso asegúrese de indicar la sucursal a la que se enviará la mercancía, así como el almacén correspondiente a dicha sucursal.


Envío de mercancía, Continuación

Exportar el traspaso

Para actualizar los inventarios de la empresa que recibe la mercancía es necesario que la empresa matriz exporte el traspaso generado.

Enviar mercancía La empresa matriz envía a la sucursal el material que desea traspasar.

Utiliza distintos medios de transporte para hacer llegar la mercancía a la sucursal.

Empresa sucursal

En este proceso, la sucursal recibe la mercancía enviada por la matriz, la revisa y ejecuta la importación del documento de inventario.

Recibir mercancía

En el momento en que la sucursal recibe la mercancía verifica los productos recibidos. Si existe alguna inconsistencia entre lo recibido y lo planeado, entonces, debe realizarse el ajuste el inventario.

Ajuste de inventario

Cuando existan inconsistencias entre lo que recibió la empresa sucursal y lo indicado en el archivo de importación generado por la matriz debe realizar el ajuste de inventario y exportar el documento de inventario; posteriormente, será necesario cargar dicha información en la matriz.


Movimientos del día

Introducción Cuando una empresa maneja sucursales es importante que la matriz conozca los movimientos que se generaron en las sucursales. Esta información es valiosa para la toma de decisiones oportunas, así como para llevar el control de las ventas generadas en cada punto de venta.

Diagrama Consulte el diagrama para conocer el procedimiento a seguir cuando la sucursal envía a la

matriz los movimientos generados en el día.

Movimientos diarios

Exportación de aperturas

Importación de aperturas

4. Trabajo diario

Exportación de Aperturas

Al finalizar las actividades de un día, la empresa sucursal debe reportar a la matriz los movimientos generados en esa empresa. Para compartir esta información es necesario generar la exportación de aperturas y enviarla a la matriz. Vaya al menú Procesos seleccione la opción Exportación de Aperturas.

Importación de Aperturas

La sucursal envía a la matriz el archivo txt con la exportación de la apertura. La empresa matriz debe descargar esa información ejecutando el proceso Importación de Aperturas, el cual se localiza dentro del menú Procesos.

Para ejecutar el proceso debe seleccionar una apertura y presionar el botón Exportar. La columna Exportada indica si esa apertura ya fue procesada o no.

En esta área muestra la información exportada.

La ruta donde se localiza la bitácora.


Traspaso entre sucursales

Introducción Cuando en una empresa se manejan varias sucursales, entre estas se podrán realizar traspasos de inventarios, de tal forma que en una se verá reflejada la salida del inventario y en la otra la entrada. Debe considerar que en el traspaso entre sucursales no está involucrada la matriz; es decir, en la matriz se verán reflejados los movimientos hasta que cada sucursal envíe sus archivos txt de movimientos, entonces la matriz tendrá “sincronizado” el inventario con las sucursales.

Diagrama Consulte el siguiente diagrama para conocer el procedimiento a seguir cuando entre

sucursales se realice intercambio de mercancías y cómo registrar dichos movimientos.

- Entrada de mercancía- Importar TXT

Traspasos

Documento de traspaso

- Traspaso de mercancía- Exportar TXT

4. Trabajo diario

Sucursal A Sucursal B

Sucursal A La sucursal de donde sale la mercancía debe realizar las siguientes acciones:

- Traspaso de mercancía: Realiza el traspaso de materiales entre los almacenes

implicados. - Exportar TXT: Exporta el archivo con la información que fue enviada a la otra

sucursal. - Enviar txt a la matriz: Informa a la matriz qué mercancía se mandó a la otra sucursal.

Sucursal B La sucursal que recibe la mercancía debe:

- Registrar la entrada de mercancía: Recibe físicamente la mercancía - Importar TXT: Ejecuta el proceso de importación de archivo para registrar la entrada

al almacén.

Matriz La empresa matriz recibe el documento de traspaso.


Práctica: Trabajar en una empresa que maneja sucursales

Situación La empresa El Callejón Papelero es una cadena de papelerías cuya matriz se localiza en la zona centro de la ciudad y maneja una sucursal denominada Sucursal Minas. Las dos entidades funcionan como punto de venta y la matriz concentra todos los movimientos generados de la empresa. Realice los ejercicios indicados según el rol que desempeña la empresa en la que se encuentra trabajando. Por favor, siga las indicaciones del instructor.

Apertura de caja Realice la apertura de caja de la empresa matriz y sucursal, además de especificar el importe

con el que iniciará cada cajón de dinero.

Paso Ejercicio

1 Ingrese a la terminal PUNTO DE VENTA.

2 Realice la apertura de la caja considerando la siguiente información:

Campo Matriz El Callejón Papelero

Sucursal Minas

Vendedor 000 Vendedor de piso PV

001 Vendedor de piso MPV

3 Indique el importe con el que iniciará ventas en el cajón de dinero.

Forma de Pago Matriz El Callejón Papelero

Sucursal Minas

Efectivo $ 5,000.00 $ 2,000.00

Movimientos diarios

Realice los siguientes movimientos diarios en el Punto de Venta.

Notas de venta

No. Descripción

1 Venta 10 Plumas negras BIC. Forma Pago: Efectivo.

2 Venta: - 2 cuadernos de raya SCRIBE de 100 hojas - 5 pliegos de papel crepé negro

Forma de pago: Efectivo.

3 Venta: - 1 borrador blanco pelican. - 1 marcador PF Negro BIC.

Forma de pago: Efectivo. Nota: El cliente solicitó una factura por la compra, consulte los datos de la factura en la siguiente página:



Práctica: Trabajar en una empresa que maneja sucursales, Continuación

Movimientos diarios (continúa)

Facturar nota de venta Facture la Nota de venta No. 3 Para generar la factura asigne los datos indicados en la tabla. Importante: Al generar la factura, NO imprima el documento generado.

Dato Matriz

El Callejón Papelero Sucursal

Minas RFC SAPS730205123 NUMA661122435

Domicilio Calle: Callejón Privado #33 Colonia: El caminante Ciudad: Guanajuato Estado: Guanajuato

Tel: 734002 Correo: [email protected]

Calle: Túnel Central #12 Colonia: El Bajante Ciudad: Guanajuato Estado: Guanajuato

Tel: 456798 Correo: [email protected]

Egreso de caja Realice un retiro de la caja por $ 200.00

Corte de caja Realice el corte de caja. Asigne el mismo vendedor que indicó en la apertura de la caja.

Facturación Global

Una vez que ha registrado las notas de venta del día y después de haber realizado el corte de caja realice el proceso Facturación Global para afectar el IVA correspondiente y crear un documento de factura. Asigne un RFC e información del domicilio fiscal del cliente.

Importante: Asegúrese de desmarcar la casilla “Incluir Notas de venta ya facturadas” antes de ejecutar el proceso de facturación.

Afectación de inventario

Durante el registro de las operaciones de venta el inventario no es afectado, por ello, es importante que después de haber realizado el corte de caja ejecute el proceso de afectación de inventario para que las existencias se actualicen.

Después de ejecutar el proceso consulte el documento Salida del Almacén y verifique las salidas generadas.

Exportación de aperturas

Después de generar la facturación global y dejar los inventarios actualizados, es momento de exportar las aperturas de la caja. Recuerde que esta actividad la debe realizar únicamente la sucursal, de forma que pueda enviar a la matriz la información generada.

Copie el archivo txt al dispositivo USB y entréguelo al participante cuya empresa fue asignada como la matriz.


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


Práctica: Trabajar en una empresa que maneja sucursales, Continuación

Importación de aperturas

Desde la empresa matriz importe las aperturas generadas en la sucursal. Si lo desea, consulte la bitácora para verificar el resultado.

Consultar información

Finalmente, consulte los reportes que permitirán analizar los movimientos generados en ambas entidades. Del submenú Ventas, ejecute:

- Ventas por Corte - Relación de Documentos de venta - Diario de ventas, seleccionando las facturas como tipo de documentos a imprimir

Del submenú Almacén y Costos, ejecute:

- Existencias

Consultar información concentrada

Ahora consulte la información concentrada desde la empresa matriz: Del submenú Cortes, ejecute:

- Relación de movimientos

Del submenú Almacén y Costos, ejecute: - Auxiliar del almacén, (Imprima el reporte detallado)

Aviso de derechos del propietario - contpaqi.com€¦ · Una vez creada y hecho el respaldo de la...

Documents

Transcript of Aviso de derechos del propietario - contpaqi.com€¦ · Una vez creada y hecho el respaldo de la...