ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE INFORMACION

Universidad Nacional de Ingeniera

Tesina para optar al ttulo de Ingeniero en Computacin

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

Lder en Ciencia y Tecnologa

FACULTAD DE ELECTROTECNIA Y COMPUTACION

RECINTO UNIVERSITARIO SIMON BOLIVAR

INGENIERIA EN COMPUTACION

TEMA DE TESINA PARA OPTAR AL TTULO DE INGENIERO EN COMPUTACION.

TITULO DE LA TESINA: SISTEMA DE CONTROL DE COMPRA Y VENTA DE PERFUMERIA Y COSMETICOS-SISCOVEN

AUTOR:

Br. AXEL ENMANUEL MADRIGAL CRUZ

TUTOR:

MSc. Luis Eduardo Chavez Mairena.

Managua, Nicaragua 09 de Marzo 2012.Contenido

INTRODUCCIONEl objetivo de la presente tesina, consiste en un estudio detallado con la finalidad de desarrollar la implementacin de un sistema de control computarizado de compra y venta de productos de la lnea ZERMAT distribuidos por la Comercializadora de perfumes y cosmticos SISCOVEN, busca satisfacer las necesidades de la mujer y el hombre moderno de hoy en da, personas que demandan un cuidado integral y permanente de su apariencia y su aroma, sin excesos. Es as como da a da el mercado se preocupa por desarrollar productos que permitan el cuidado de la piel, el cabello, etc. Decidiendo incursionar en el mercado a travs de la comercializacin de perfumes y cosmticos para la sociedad.

El estudio surge por las demandas existentes de los clientes afiliados a la microempresa, esto permitir mejorar dicho proceso. Al proceder a la sistematizacin de la informacin relacionada con este proceso, se minimizaran las fallas detectadas al entregar y recibir productos. Fundamentalmente esta propuesta presenta:

La descripcin de la situacin actual de cmo se est llevando el registro de las compras y ventas, con la finalidad de describir una idea concerniente a la situacin de la microempresa y los recursos con los que cuenta para realizar el proceso de registro de compras y ventas realizadas por los clientes afiliados, as mismo fundamenta la justificacin del sistema propuesto, y los objetivos tanto general como especficos.

Cabe mencionar que el documento tambin presenta los requerimientos del sistema, las restricciones del mismo, adems de presentar el estudio de factibilidad operativa, tcnica, econmica y legal.

JUSTIFICACIN DEL TEMA.

El desarrollo de este proyecto est dirigido a explorar nuevos mercados, desarrollar ideas de negocios, con una visin diferenciadora y creativa, que indague la necesidad de pblicos diversos y proponga soluciones integrales a los requerimientos existentes.

La comercializacin de estos productos resulta rentable por su gran demanda por la poblacin nicaragense. Mara Mercedes Cruz Reyes lleva ms de 16 aos viviendo de este tipo de negocio y manteniendo estable las necesidades de su familia con los ingresos monetarios que le genera el negocio. Trabajando para la empresa Zermat Nicaragua, como promotora de ventas. No todas las promotoras de Zermat Nicaragua tiene el privilegio de optar a un crdito como Mara Mercedes Cruz Reyes, esto le permiti agrandar la cantidad de clientes, proporcionando productos mediante crditos, atendiendo a clientes en lugares alejados de la capital tales como: Puerto Cabezas, Len, Bluefields, etc.

Cada da son ms las personas que se integran al trabajo de promotora de productos corporales, haciendo crecer el rbol de trabajadores que se dedican a la comercializacin de estos productos, asi como el mercado de ventas del mismo.

Es as que se ve en la necesidad de obtener un sistema que le permita poder llevar el control de las compras y ventas que ella realiza.El negocio de la Sra. Mara Mercedes Cruz Reyes ha venido creciendo en los ltimos 5 aos de gran manera, los datos de clientes, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, los productos por entregar han aumentado considerablemente, la documentacin almacenada es demasiado grande, lo que retrasa los procesos diarios del negocio, ocasionando una prdida de tiempo, convirtindose en prdidas monetarias para el negocio.

Todos los datos se almacenan en cuadernos y se procesan de manera manual, generando gastos en papelera. Este proceso trae como consecuencia prdidas de datos esenciales como cuentas por cobrar.

La automatizacin de los procesos y datos del negocio se han convertido en una necesidad, la seora Cruz Reyes se ha convencido que es la mejor solucin para que su negocio siga en competencia y funcionando de una manera eficiente, ahorrando tiempo y dinero.

Hoy en da los sistemas de manejo de informacin son la base de cualquier empresa, debido a que el manejo de los datos hace el proceso ms sencillo y fcil de procesar, acusando a estos de manera rpida y segura.

OBJETIVOS

Objetivo general Realizar un estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la creacin de un sistema de control de compra y venta de perfumera y cosmticos SISCOVEN.Objetivos especficos Realizar un estudio tcnico para determinar el tamao, los procesos tcnicos, tecnolgicos y de ingeniera previos a la operacin del sistema.

Desarrollar un sistema de compra y venta que permita almacenar y recuperar la informacin de manera gil, eficiente, efectiva y confiable.

Requerimientos funcionales

El sistema permitir ingresar compra de productos a la empresa Zermat y la venta de los productos a los clientes afiliados. El ingreso de la venta permitir llevar control de los productos entregado a los clientes, asi como las fechas de pagos de los mismo. El sistema ser administrado solamente por su propietaria, generando solamente una cuenta de acceso al sistema.

DESARROLLO Organigrama

Definicin de cargos (responsabilidades y obligaciones)Gerente propietaria

Encargada de administrar, controlar y dirigir toda la estructura logstica de manera general El tiempo de vida del negocio ha sido administrado por la gerente. Sus funciones siempre han estado vinculadas a la administracin, gestin y facturacin del negocio, as como la atencin al cliente. Adems es responsable del rea administrativa y tesorera. VentasEncargado de comercializar los productos, recepcionar los pedidos; establecer polticas de mercado, promociones, precios, y realizar estudios para establecer una oferta competitiva dentro del mercado cada vez ms exigente.

Compras

Encargado de facturar los productos en las diferentes sucursales de Zermat solicitados por los clientes, as como garantizar el buen estado de los productos comprados.

Entrega

Responsable de entregar los productos a los clientes, as como transportar los productos que son enviados a los clientes hasta los puntos de envi.Administracin de cuentas:

Responsable de manejar las cuentas por pagar que tiene el negocio con la empresa Zermat, velando que los pagos se realicen en las fechas establecidas.

Tambin controla las cuentas por cobrar que tiene el negocio con los clientes, quienes deben realizar sus pagos en abonos, y verificando las cuentas de los clientes.Procesos involucrados

Gestin de ventas: Atencin al cliente

Registra lista de productos solicitado por el cliente.

Realiza lista de pedido de productos por comprar.

Ingresar productos a cuenta cliente.

Gestin de compras: Realiza compra de productos.

Presenta pedido de productos.

Facturar productos

Almacenar datos de compra.

Gestin de entrega: Revisin de estado de los productos.

Revisin de factura de compra.

Verificar precio de producto.

Entrega de producto a cliente.

Administracin de cuentas

Realiza nuevas cuentas para los clientes.

Revisar cuentas por cobrar.

Revisar cuentas por pagar.

Registrar los datos de factura en cuenta de clientes

Registrar los abonos de los clientesAlcance organizacionalMejorar la estructura de la organizacin para lograr un mejor funcionamiento en las reas y alcanzar mayores beneficios en cuanto la calidad de los procesos, productos y servicios.

Asi como la incorporacin de nuevos productos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes que cada vez exigen nuevos y mejores productos, as como obtener un mayor auge en el mercado para sobresalir ante la competencia.Cultura organizacionalLa cultura organizacional es fundamental ya que todas las actividades que se realizan estn enfocadas a identificar y satisfacer las necesidades de los clientes y consumidores, a travs de los productos y servicios ofrecidos, expresando siempre el respeto por las personas a travs de un trato cordial, evitando insultos, malos comentarios o uso de lenguaje vulgar, respetando derechos y creencias, considerando a las personas como potenciales consumidores sin importar su raza, religin.

Descripcin funcionalLos procesos administrativos del negocio son controlados a travs de un sistema de control automatizado (SISCOVEN). La implementacin del sistema ha mejorado los niveles de eficiencia en los procesos del negocio, minimizando el tiempo de espera entre los procesos, y mejorando la atencin con los clientes.

Todos los pedidos son digitalizados por el vendedor en el sistema, solicitados por el cliente, para ser comprados al da siguiente, luego el comprador con la lista de productos por comprar se dispone a comprar los productos en cualquier sucursal de Zermat, cabe mencionar que en caso de que un producto no se encuentre en una sucursal, este puede ser comprado en otra sucursal.

Una vez que se tienen los productos se toman los datos de la factura, para almacenar la cantidad de la factura en las cuentas por pagar, y la deuda de los clientes en las cuentas por cobrar, para mantener orden en las cuentas administrativas del negocio. Los datos contenidos en el sistema son respaldados peridicamente por el sistema.El sistema cuenta con funcionalidades como:

AGREGAR, BUSCAR, ELIMINAR, REPORTES, RESPALDO, AYUDA. Las tablas principales del sistema son: Cliente, producto, cuenta, factura, abono, venta. Estndares de trabajoLos estndares de trabajo de la empresa son flexibles en cuanto a su personal de trabajo, ya que es una empresa familiar, en la cual todos sus empleados son familia entre s. Puesto que es una empresa propia no posee estndares de trabajo rigurosos.

Estndares de trabajo

Brindar una buena atencin al cliente.

Asesorar al cliente cuando este lo necesite. Para que el cliente pueda obtener sus productos, este debe pagar el producto en abonos, segn el monto de la cuenta.

Los productos una vez entregados no pueden ser cambiados.GENERALIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACION

Casos de usos del negocio

Actor principal Gerente

Descripcin Administra, controla y dirige toda la estructura logstica y fsica de la entidad de manera general.

Personal Involucrado e Intereses.Gerente: Controla todas las actividades que se realizan en la organizacin.

PrecondicionesRecepciona todos los reportes generados por las diferentes reas que estructuran la organizacin.

Garantas de xito o Pos-condicionesRevisar todos los reportes con el fin de encontrar anomalas.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico

1. Recepcin informe de Administracin (Compra y Venta)

2. Verificaciones de las facturas

3. Elaboracin de informe de regularidades

Extensiones o Flujos Alternativos

Al verificar que todos estos documentos se encuentren en orden es realizado un informe de regularidades de compras y ventas.

FrecuenciaCada 7 das

Caso de uso 1: Control de todas las reas

Caso de uso 2: Control de ventasActor principal Vendedor

Descripcin Control las ventas realizadas a travs de la revisin de facturas

Personal Involucrado e Intereses.Gerente: Llevar el control de las ventas realizadasVendedor: Entregar de facturas en tiempo y forma

PrecondicionesRecepcionar facturas quincenales para luego para poder llevar un mejor control de las ventas realizadas.

Garantas de xito o Pos-condicionesLlevar un registro de las ventas realizadas.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Recepcionar pedido de clientes

2. Recepcin de facturas

3. Verificaciones de las facturas

4. Elaboracin de informe de ventas realizadas

Extensiones o Flujos Alternativos Finalizadas las ventas realiza un informe de venta de la semana

FrecuenciaCada 7 das

Actor principal Comprador

Descripcin Control las compras realizadas a travs de la revisin de facturas

Personal Involucrado e Intereses.

Gerente: Llevar el control de las compras realizadasComprador: Entregar facturas en tiempo y forma para obtener comisin por ventas.

PrecondicionesRecepcionar lista de pedidos para luego para poder llevar un mejor control de las compras realizadas.

Garantas de xito o Pos-condicionesLlevar un registro de las compras realizadas.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Recepcin pedido de productos de vendedor2. Realiza pago de facturas

3. Elaboracin de informe de compras realizadas

FrecuenciaCada 7 das

Caso de uso 3: Control de Compra

Caso de uso 4: Elaboracin de informes financieros

Actor principal Gerente

Descripcin Realiza los informes financieros de las diferentes reas con el fin de mantener el buen funcionamiento del negocio.

Personal Involucrado e Intereses.Administrador: elabora informe financiero

PrecondicionesObtener los informes de ventas y compras por parte de estas reas

Garantas de xito o Pos-condicionesRegistrar los informes emitidos por las diversas reas.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Recepcionar informe

2. Elaborar informe financiero

Frecuencia Continuamente

Actor principalVendedor

Descripcin Control de entrega de productos a clientes

Personal Involucrado e Intereses.Vendedor: Entregar productos en tiempo y forma.

PrecondicionesRecepcionar facturas de productos para luego para poder llevar un mejor control de las ventas realizadas.

Garantas de xito o Pos-condicionesLlevar un registro de los productos entregados.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Verificar pedido de clientes

2. Verificar de factura de productos3. Elaboracin de informe de productos entregados

FrecuenciaCada 7 das

Caso de uso 5: Control de entrega de producto

Caso de uso 6: Registrar FacturaActor principal Vendedor

Descripcin Registra nueva factura

Personal Involucrado e Intereses.Vendedor: Llevar el control de las ventas y brinda una buena atencin al cliente.

Precondicionessolicitar registro de una nueva venta

Garantas de xito o Pos-condicionesRegistrar nueva venta.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Solicitar una nueva venta

2. Seleccionar productos solicitados3. Registrar datos del cliente4. Registrar cantidad de productos

5. Registrar pago del cliente 6. Registra factura.

7. Registra venta.

Frecuenciadiario

Caso de Uso 7: Registrar productoActor principal Vendedor (Facturador)

Descripcin Registrar productos a vender

Personal Involucrado e Intereses.Vendedor: Llevar el control de las ventas y brinda una buena atencin al cliente.

PrecondicionesRegistrar nuevos productos generando cdigo del mismo.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Verificar que el producto no exista en la base de datos2. Registrar productos nuevos

Extensiones o Flujos Alternativos Si existe un producto con las especificaciones del nuevo producto, verificar existencia del producto

FrecuenciaCada 2 Meses. Apertura de campaa en Zermat

Caso de Uso 8: Registra clienteActor principal Vendedor (Facturador)

Descripcin Registrar datos de nuevo cliente

Personal Involucrado e Intereses.Vendedor: Llevar el control de clientes registrados

PrecondicionesSolicitar registro de los datos de un cliente

Garantas de xito o Pos-condicionesRegistra exitosamente los datos del cliente

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Solicitar datos de cliente2. Registrar los datos del cliente

3. Verificar datos de cliente en lista de clientes

Extensiones o Flujos Alternativos Al buscar los datos del cliente si se encuentran realizar las dems actividades sino registrar al cliente.

FrecuenciaDiario

Actor principal Vendedor (Facturador)

Descripcin Buscar producto para confirmar existencia

Personal Involucrado e Intereses.Vendedor: Llevar el control de los productos en existencia

PrecondicionesBuscar un producto a travs del cdigo

Garantas de xito o Pos-condicionesRealizar bsqueda de producto

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Buscar el producto solicitado

2. Registran los productos

Extensiones o Flujos Alternativos Si el producto est en existencia se realiza la venta, si no se espera hasta abastecimiento de producto.

FrecuenciaDiario

Caso de uso 9: Buscar producto

Caso de uso 10: Buscar clienteActor principal Vendedor (Facturador)

Descripcin Buscar cliente en la base de datos del sistema

Personal Involucrado e Intereses.Vendedor: Llevar el control de las ventas y brinda una buena atencin al cliente.

PrecondicionesSolicita la bsqueda de datos de un cliente

Garantas de xito o Pos-condiciones.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Solicitar una nueva venta

2. Busca datos de un cliente

3. Registra los datos del cliente

Extensiones o Flujos Alternativos Si se encuentran los datos del cliente realizar las dems actividades sino registrar al cliente como cliente nuevo.

FrecuenciaDiario

Caso de uso 11: Registrar nueva cuenta a clienteActor principal Vendedor

Descripcin Abre cuenta nueva a cliente

Personal Involucrado e Intereses.Vendedor

PrecondicionesEl cliente no debe tener cuenta pendiente

Garantas de xito o Pos-condiciones

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico 1. Abrir nueva cuenta

2. Registrar datos de cliente en cuenta3. Actualizar lista de cuentas

Extensiones o Flujos Alternativos Si el cliente tiene cuenta en mora, no puede abrirse nueva cuenta

FrecuenciaDiario

Actor principal

Descripcin

Personal Involucrado e Intereses.

Precondiciones

Garantas de xito o Pos-condiciones.

Escenario Principal de xito o Flujo Bsico

Extensiones o Flujos Alternativos

Frecuencia

POSICIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIN

Declaracin de posicionamiento del producto o servicio

El posicionamiento del producto est dirigido a la venta directa de productos y cosmticos de la lnea Zermat, para todos aquellos clientes que deseen utilizar productos de alta calidad como productos Zermat, beneficiando a sus clientes con los bajos costos de estos productos y las diversas facilidades que ofrece la empresa.

Descripcin de los interesados y beneficiariosDescripcin de los interesadosLos interesados por el desarrollo de la comercializacin de los productos son los clientes finales, quienes son los ms beneficiados al recibir una mejor atencin al momento de realizar sus compras, garantizando la satisfaccin del cliente.

Descripcin de los beneficiarios

El beneficiario directo es la propietaria de la empresa, ya que se brindara un mejor servicio al cliente, garantizando la confianza entre los clientes. Necesidades claves de los interesados o de los clientes de la organizacinLas necesidades ms importantes para los interesados es recibir una buena atencin al momento de realizar sus compras, as como mejorar el proceso de compra para clientes departamentales quienes demandan una mejor atencin en los procesos de compra y entrega de los productos, otorgando al cliente la confianza necesaria para que contine comprando.

Mercado asociado al producto o servicio

La empresa distribuidora de productos Zermat, es un negocio que ofrece productos de belleza y cuido personal para toda la familia, dirigido a toda persona que tenga la intencin de adquirir los mismos. Promocionados productos innovadores con precios accesibles y con una gran gama de tendencias aromticas. Competidores (Alternativas y amenazas)Actualmente el mercado de venta de productos por catlogos, cuenta con empresas similares a Zermat, ofreciendo productos para toda la familia.

La alternativa propuesta es mejorar el funcionamiento de la empresa, para agilizar los procesos de compra, venta y entrega, para ser una empresa de alto nivel de competencia ante las empresas asociadas en este tipo de mercado.Entre las amenazas es continuar las actividades de procesos de venta de forma telefnica o por mails, y no optimizar los procesos de compra y ventas lo que causa prdidas para la empresa, ya que al cometer un error en el proceso de pedido de algn producto, no existe forma de enterarse en el instante y solucionar el error. Otra amenaza es la inconformidad de los clientes ante la atencin brindada, y que al continuar con el lento proceso de venta, en las reas no agilizan su trabajo debido a que todas las reas dependen de las ventas realizadas.Diagramas de actividades

Diagrama de Actividad 1 Control de todas las reas

Diagrama de Actividad 2 Control de ventas

Diagrama de Actividad 3: Control de Compra

Diagrama de Actividad 4: Elaboracin de informes financieros

Diagrama de Actividad 5: Control de entrega de producto

Diagrama de Actividad 6: Registrar Factura

Diagrama de Actividad 7: Registrar producto

Diagrama de Actividad 8: Registra cliente

Diagrama de Actividad 9: Buscar productoDiagrama de Actividad 10: Buscar clienteDiagrama de Actividad 11: Registrar nueva cuenta a clienteVENTAS

COMPRAS

ENTREGAS

ADMON CUENTAS

ADMINISTRACION

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