AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012

Presentado por:John Francisco Cuervo Alonso

CONTENIDO:

REFERENTENORMATIVO

NORMATIVA APLICADA

ESTRUCTURA DEL ESTADO

INDICE DE GOBIERNO ABIERTO - IGA

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS – SNA

RETOS DE LA NUEVA REGULACION

OBJETIVOS

• Presentar los aspectos más relevantes de los avances del proceso que reglamentó la valoración (evaluación) documental en Colombia, hasta el año 2012.

• Resolver las inquietudes relacionadas con el proceso expuesto.

REFERENTE NORMATIVO

ANTES.La política

archivística se basó en el cuidado de

los documentos de carácter histórico.

A PARTIR.1. Modernización del Estado.2. Transparencia Administrativa.3. Lucha Contra la Corrupción.

Ley 80 de 1989 Regula el manejo

documental para disponer de la documentación en

forma organizada.

* Recuperación de la información institucional para uso de la administración y para el uso del ciudadano.* Como fuente de la historia.* Políticas que permiten al ciudadano y al Estado el acceso a la información.

Ley 594 de 2000

REFERENTE NORMATIVO

1995 1996 2000 2002 2004 2012 2013

Decreto 1382Obligat. TRDAcuerdo 09

Reglam. TRD Acuerd 12Cómit. Eval

Docs.

Acuerd 02Integrac. CEDD

Acuerd 06Integra.

CED AGN

Ley 594Art. 24

Obligator. TRD

Acuerdo 039Acuerdo 042

Decreto4124SNA

Decreto 2578 (SNA)

Decreto 2609 (PGD)

Acuerdo 04TRD

ORDEN NACIONAL

SENADO

CAMARA

ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO

CONGRESO

ORDEN NACIONAL

RAMAS DEL PODER PÚBLICO

ÓRGANOS DE

CONTROL

1

1

* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas

16

10

1CORTE

CONSTITUCIONAL

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

CONSEJO DE ESTADO

FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN

CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA

11

Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana

ORDEN NACIONAL

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

MINISTERIOS

SUPERINTENDENCIAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y

ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS

EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL

ESTADO

SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA

137

163

5

3

SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL

TERRITORIO NACIONAL

ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL

ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO

ÓRGANOS DE CONTROL

RAMAS DEL PODER PÚBLICO

ORGANISMOS DE CONTROL

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

CONSEJO NACIONAL

ELECTORAL

AUDITORIA GR

ORDEN NACIONALORDEN NACIONAL

ORGANIZACIÓN ELECTORAL

ORDEN NACIONAL

ORGANISMOS INDEPENDIENTES

BANCO DE LA REPÚBLICA

COMISIÓN NACIONAL DE

TELEVISIÓN

ENTES UNIVERSITARIOS

AUTONOMOS

COMISIÓN NACIONAL DE DEL SERVICIO

CIVIL

2Orden nacional

1

1

6

MINISTERIO PUBLICO

CONTRALORÍA

PROCURADURÍA

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

11

1

ENTIDADES X VERIFICAR

1

1

1

BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO

1

10

126Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana

* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas

SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO

EL TERRITORIO NACIONAL

ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL

ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO

ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES

ORDEN TERRITORIAL

RAMAS DEL PODER PÚBLICO

* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas

32

1101

2852

TRIBUNALES ADMINISTRTIVOS, TRIBUNALES ECLESIASTICOS, TRIBUNALES SUPERIORES

DEL DISTRITO JUDICIAL, TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR, (se excluyen SALA

PENAL, juzgados de circuito, municipales, administrativos, consejos seccionales y

fiscalías delegadas)

ÓRGANOS DE

CONTROL

CONCEJOS MUNICIPALES

32

1101

ORDEN TERRITORIAL

GOBERNACIONES

ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

ALCALDÍAS

EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL

ESTADO

SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA

ORDEN TERRITORIAL

66

3985

1133

1133

ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL

ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO

ÓRGANOS DE CONTROL

ORGANISMOS DE CONTROL

ORGANISMOS INDEPENDIENTES

ENTES UNIVERSITARIOS

AUTONOMOS

COORPORACIONES AUTOMAS

REGIONALES 39

15

* Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas

AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO

CONTRALORÍAS DELEGADAS

83

1101

29

CONTRALORÍAS MUNICIPALES

858

REGISTRADURÍAS DELEGADAS

1133

RAMAS DEL PODER PÚBLICO

ORGANIZACIÓN ELECTORAL

ORDEN TERRITORIAL ORDEN TERRITORIAL

PROCURADORES DELEGADOS

PERSONERÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES

2071

1213 + 858

ORDEN TERRITORIAL

ENTIDADES X VERIFICAR

Por determinar

54

ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL

SNA – AMBITO DE APLICACION

ÁMBITO DE APICACIÓNRama Ejecutiva del

Poder Público

Orden Nacional, Departamental,

Distrital, Municipal,

Entidades Territoriales Indígenas, Territorios Especiales

Biodiversos y Fronterizos y demás

que se creen por Ley. Entidades privadas

que cumplen funciones públicas

Entidades del Estado en las distintas

Ramas del Poder.

Demás organismos regulados por la Ley

594 de 2000.

Región No. 2: PACÍFICO Y CENTRO - 7 Departamentos

-232 Municipios

Región No. 3: ANDINA- 7 Departamentos

-580 Municipios

Región No. 4:ORINOQUÍA

- 5 Departamentos-60 Municipios

Región No. 5:AMAZONICA

- 5 Departamentos-38 Municipios

Región No. 1: CARIBE E INSULAR - 8 Departamentos

-193 Municipios

ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES 1ATLANTICO 23BOLIVAR 47CESAR 21CORDOBA 30GUAJIRA 15MAGDALENA 30SUCRE 26

193

CALDAS 27CAUCA 42CHOCO 31NARIÑO 64QUINDIO 12RISARALDA 14VALLE DEL CAUCA 42

232

ANTIOQUÍA 125BOYACA 125CUNDINAMARCA 117HUILA 37NORTE DE SANTANDER 42SANTANDER 87TOLIMA 47

580

ARAUCA 7CASANARE 19GUAINIA 1META 29VICHADA 4

60

AMAZONAS 2CAQUETA 16GUAVIARE 4PUTUMAYO 13VAUPES 3

38

SNA – ORDEN TERRITORIAL CENTRAL

NUMERO DE ENTIDADES

SECTORES

RAMA EJECUTIVA 165 24RAMA LEGISLATIVA 3RAMA JUDICIAL 5ORGANISMOS DE CONTROL 5ORGANIZACIÓN ELECTORAL 2ORGANISMOS INDEPENDIENTES 10POR VERIFICAR 123TOTAL 313 24

ORDEN NACIONAL SECTOR ENTIDADES

1 SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL 162 SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE 93 SECTOR COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO 104 SECTOR CULTURA 45 SECTOR DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA 16 SECTOR DE ESTADÍSTICAS 37 SECTOR DE INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN 68 SECTOR DE INTERIOR 69 SECTOR DE JUSTICIA Y DEL DERECHO 5

10 SECTOR DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 211 SECTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 512 SECTOR DE LA PROTECCIÓN SOCIAL 1213 SECTOR DE PLANEACIÓN 414 SECTOR DE RELACIONES EXTERIORES 315 SECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES 516 SECTOR DEFENSA NACIONAL 1517 SECTOR DEL DEPORTE 118 SECTOR DEL TRABAJO 519 SECTOR EDUCACIÓN NACIONAL 1120 SECTOR HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO 1621 SECTOR INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y CONTRAINTELIGENCIA 222 SECTOR MINAS Y ENERGÍA 1323 SECTOR TRANSPORTE 524 SECTOR VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO 4

TOTAL 163

SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL

NUMERO DE ENTIDADES

SECTORES

RAMA EJECUTIVA 3.985 RAMA LEGISLATIVA 1.133 RAMA JUDICIAL 66 ORGANISMOS DE CONTROL 2.071 ORGANIZACIÓN ELECTORAL 1.101 ORGANISMOS INDEPENDIENTES 15 COORPORACIÓN AUNTONOMA REGIONAL 39 POR VERIFICAR

TOTAL 8.410

ORDEN TERRITORIAL

SNA – ENTIDADES QUE LO CONFORMAN

NORMATIVA APLICADA

Ley 80

de 1989.

Ley 594 de 2000

Artículos: 5° y 6°.

Decreto 4124 de

2004Decreto 2578 de

2012

NORMATIVA APLICADA

Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos

Asistencia Técnica

Aprobación de TRD y TVD de su ente territorial

Crear el Comité Evaluador de Documentos

Inspección y Vigilancia

Informe semestral al AGN

DEC

RETO

412

4 D

E 20

04

Presentar los avances normativos de los CTA en cumplimiento de la Ley 594/ 2000, Ley General de Archivos y su relación con la estrategia preventiva de monitoreo de normas anticorrupción ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO (IGA); inscrita en el proyecto estratégico de la PGN: sistema de monitoreo del cumplimiento de normas anticorrupción en la gestión pública territorial.

INDICE DE GOBIERNO ABIERTO

Almacenamiento de la información

• Indicador: Nivel de implementación de la Ley de Archivos (Ley 594 de 2000): Número de variables implementadas sobre el número de variables totales.

• Ponderación: 20%• Descripción: Este indicador se basa en las siguientes 7 variables: Existencia del Consejo de Archivos,

Existencia del Comité Evaluador de Documentos, Existencia del Comité de Archivos, Aprobación de Tablas de Valoración Documental (TVD), Aplicación de TVD, Aprobación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Aplicación de TRD.

• Modo de captura de información: A través de los informes enviados al AGN por los Consejos Territoriales de Archivos; y de visitas de seguimiento realizadas por el Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN.

• Fecha de corte: 2 veces al año, Los Consejos Municipales de Archivos deben enviar a los respectivos Consejos Departamentales de Archivos los informes semestrales de las acciones adelantadas en materia archivística a más tardar la segunda semana de julio y la segunda de diciembre de cada año. A su vez los Consejos Departamentales de Archivos deben enviar al Archivo General de la Nación los informes semestrales acompañados de una copia del plan de acción a más tardar la última semana de julio y la segunda de enero de cada año. Dicho informe debe contener una relación detallada (Circular Externa No. 001-2006 del AGN).

• Normatividad: Ley 594 de 2000; Circular DAFP 004 de 2004; Circular DAFP 012 de 2004 Decreto 4124 de 2004 Circular PGN 032 de 2009.

INDICE DE GOBIERNO ABIERTO

INDICE DE GOBIERNO ABIERTO

DENOM. Consejo Depart.

De Archivos

Consejo Municipal

de Archivos

Comité Evaluador de Documentos

Comité de Archivos

Tabla de Valoración

Documental

Tabla de Retención

Documental

Archivo General del

Departamento

Archivo General del Municipio

Archivo Histórico

SIGLA CDA CMA CE CA TVD TRD AGD AGM AH

VALOR 07-2012

32 746 376 554 20 383 22 191 24

VALOR 12- 2012 32 804 451 639 29 432 22 256 26UNIVERSO 32 1101 1133 1133 1133 1133 32 1101 1133

Cálculo AGN a partir de 1.133 Entidades que hacen parte de los Consejos Territoriales de Archivos

(Gobernaciones – Alcaldías)

TRD 281TVD 48

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

7

26

6054

36

8 811

17

10 8

22

62

6

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL APROBADAS POR AÑO 1998 - 2012

CANTIDAD

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

11

65 5

11

6

1

3

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL APROBADAS POR AÑO 2005 - 2012

CANTIDAD

TRD – TVD ORDEN NACIONAL

Desarrollar los Decretos 2609 y 2578 de 2012 respecto de la Gestión Documental del Estado y Reglamentación del Sistema Nacional de Archivos, con miras a incrementar el avance y la cobertura del SNA, en relación con la elaboración y aplicación de los instrumentos para la evaluación y disposición final de la documentación en el país.

RETOS DE LA NUEVA REGULACION

• Responsabilidad de la Evaluación de Documentos de

Archivo. • Elaboración y aprobación de

las Tablas de Retención Documental y las Tablas de

Valoración Documental. • Planes de Acción de los

Archivos Generales. • Inventarios de documentos. • Eliminación de documentos.

EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVORETOS DE LA NUEVA REGULACION

METAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SNA

Apoyar el Índice de Gobierno Abierto (IGA) de la Procuraduría General de la Nación en sus tareas de medición de Normas Anticorrupción en lo particular en lo relacionado con disposición de la Información no sólo a nivel territorial sino a nivel Nacional.

RETOS DE LA NUEVA REGULACION

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:

John Francisco Cuervo Alonso - ColombiaBogotá calle 54 No. 73ª - 31

Móvil: (57) 3002644102 Jofcuervo@yahoo.com

GRACIAS!

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