Autoridad en la Empresa

a) ¿Qué es la Autoridad?

La Autoridad se define como una potestad o facultad para realizar

algo. También es el poder que tiene una persona sobre otra que le

está subordinada. Y finalmente significa una o más personas

revestidas de algún poder o mando.La autoridad dentro una empresa

se mide desde el punto de vista del rango o título que poseen dentro

de la organización. En este sentido, es importante distinguir que la

autoridad se relaciona con el título o cargo que la persona tiene

dentro de la empresa y no con sus características o atributos

personales. Cuando una posición de autoridad es desocupada, la

persona que ha dejado el cargo entrega la autoridad que el mismo

representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo

titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento de las

órdenes emanadas del titular de la autoridad. Poder que tiene una

persona sobre otra que le está subordinada

b) Origen de la Autoridad

La Autoridad surgió en los grupos humanos cuando se hizo necesario

establecer reglas que permitieran afrontar contratiempos dentro de

un medio hostil. Inicialmente consistía en el derecho de un superior

a que sus subordinados cumplieran exactamente sus propias

obligaciones y deberes. La Autoridad en esos tiempos se desarrollaba

en la cima y bajaba a través de toda la comunidad. Era una situación

impuesta, sobre la cual la persona que no la tenía debía aceptarla de

parte de otra a quien se le había conferido. Actualmente sucede todo

lo contrario. La Autoridad es aceptada, no impuesta. Emana de abajo

hacia arriba. Son los subordinados quienes deciden voluntariamente

que una persona la posea y la utilice para bien de todo el grupo.

El siguiente ejemplo ilustra los conceptos anteriores: Un nuevo

gerente de producción es integrado en la planilla de la empresa;

como es obvio, desde el momento de su nombramiento adquiere la

autoridad que el cargo tiene asignada. Esa autoridad tendrá la

efectividad necesaria, siempre que los subordinados la acepten como

tal.

c) Requisitos de aceptación de la Autoridad

El subordinado debe ser capaz de entender la comunicación. Debe

saber que lo se le pide es consistente con los objetivos generales de

la organización. Debe percibir que lo que se le pide es compatible

con sus principios éticos y morales. Debe poseer la capacidad física y

mental para cumplir lo solicitado por el mando superior

d) Tipos de Autoridad

Autoridad de línea: Es la que posee un nivel jerárquico o jefatura

para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación directa de

superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización

hasta el escalón más bajo y a la que se denomina “cadena de

mando”.Por ejemplo, en una panadería que cuenta con varias

sucursales, el propietario posee autoridad de línea sobre el

encargado de administrar las sucursales y éste sobre el personal de

cada una de ellas.

Autoridad de personal: Es la que se delega progresivamente en

terceros, ya sea por la especialización de los mismos o por los

recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones específicas

de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. En vez de

tratar de manejarlo todo, el propietario de la panadería delega

ciertas responsabilidades en el encargado de las compras de

materias primas y suministros. A su vez, éste se limita a ejercer

únicamente la autoridad que se le ha delegado.

Autoridad funcional: Es la autoridad que tendría el administrador de

la panadería sobre todos los empleados de la misma. Esta autoridad

complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad

muy limitada, porque su uso rompe la denominada “cadena de

mando”.

La Delegación en la Empresa

a) ¿Qué es la Delegación?

La delegación es asignar autoridad a una o más personas para llevar

a cabo actividades específicas. Si no existiese la delegación, una sola

persona tendría que hacer todo. Esta forma de dirigir personal es

sumamente útil.

Por lo general, cuando la empresa es pequeña, los propietarios

realizan la mayor parte de actividades y funciones: compras, remesas

a los bancos, entrega de pedidos, pago de planillas, ventas y otras. A

medida que la organización crece, también percibe la necesidad de

incorporar personal adicional para que ayude a desarrollar algunas

actividades específicas. Esta división del trabajo lleva implícita la

Delegación de Autoridad.

Toda empresa debe tener establecidas las condiciones de delegación

necesarias para llevar adelante los objetivos empresariales.

Lamentablemente, aún se encuentran empresarios que se resisten a

delegar autoridad en otros empleados, porque piensan que de esta

manera estarían reduciendo la propia.

Nada más alejado de la realidad; delegar es un arte que se aprende

con el tiempo y facilita la administración del personal. Si se toma en

cuenta el principio que dice que administrar es obtener resultados a

través de otros, tanto una falta de delegación como una delegación

demasiado exagerada son síntomas de una administración deficiente.

b) Proceso de Delegación

Delegar implica no solamente la entrega de un poder para que

alguien pueda impartir órdenes a terceros bajo su mando. Por el

contrario, lleva implícito un cúmulo de compromisos de parte de

quien acepta la autoridad conferida.

A continuación se presenta un proceso típico de delegación así como

algunos de los conceptos relacionados con esta facultación que se

manejan comúnmente en la empresa:

ASIGNACIÓN DE DEBERES

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD

CREACIÓN DE CONFIANZA

b.1) Asignación de deberes

El responsable de la empresa tiene que definir perfectamente y

comunicar los deberes que serán asignados a sus mandos medios e

intermedios, los cuales a su vez los trasladarán a sus subalternos

para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Los deberes para cada persona deben quedar registrados,

verificando desde el primer momento que sean comprendidos por los

involucrados. Además, debe incluirse los tipos de resultados

esperados y cómo, cuándo, dónde y con qué frecuencia será evaluado

su cumplimiento.

b.2) Delegación de autoridad

El mismo hecho de comunicar funciones y actividades a un

subordinado indica que se le debe entregar la autoridad necesaria

para desempeñarlas adecuadamente. Delegar sin entregar la

autoridad es un absurdo tan grande como un elefante. Sin la

autoridad correspondiente, es materialmente imposible que se

puedan llevar adelante los deberes asignados y por lo tanto no se

podrán cumplir los fines concretos de la organización.

b.3) Asignación de responsabilidad

Toda delegación de autoridad lleva asignada una responsabilidad

para quien la recibe. Los derechos tienen que ser acompañados de

“obligaciones” y “metas concretas”. No se concibe delegar la

autoridad sin la asignación de una cuota de responsabilidad.La

autoridad sin responsabilidad es el principiodel fin de toda

organización y una de las causas más frecuentes de abusos en las

empresasLa responsabilidad es entregada automáticamente con cada

delegación de autoridad. Sin embargo, la misma no puede ser

transferida como una responsabilidad “final o única”. La

responsabilidad final siempre será del mando que tiene a su cargo al

subalterno en el cual delegó. Esto significa que la cesión de una

cuota de responsabilidad no exime de la misma a quien la cede. Ante

los mandos superiores, ambos son responsables. Este punto es de

primordial importancia y no debe ser olvidado en ningún caso

“Somos responsables de entregar responsabilidad a alguien y ante

nuestros superiores, de los resultados de esa entrega”.

b.4) Creación de confianza

Es inconsistente dar a una persona autoridad y responsabilidad y no

completar el proceso depositando un grado de confianza suficiente

en la persona en la que se ha delegado una tarea. Si un jefe ha

decidido delegar, es necesario que confíe en los demás.

La autoridad y responsabilidad delegada generan un compromiso

para el subordinado, el cual deberá desempeñar su trabajo de la

forma más relajada posible. Si es consciente de contar con la

confianza de su superior logrará las metas propuestas, al margen de

los posibles contratiempos que puedan surgir en todo el proceso de

realización.

c) Factores que influyen en la Delegación centralisacion

Dentro de las decisiones sobre la Delegación, a menudo los

empresarios deben detectar los factores que deben considerarse

para determinar el grado de autoridad a ser delegada. Además,

dentro de esta información, hay interrogantes tales como las

siguientes:

¿Cuánta autoridad se debe delegar?

¿Se debe mantener la autoridad centralizada, delegando el menor

número de deberes?

c.1) Tamaño de la Empresa

Este es uno de los punto principales de análisis, ya que mientras

mayor sea la empresa, mayor es el número de decisiones que deben

tomarse y por lo tanto mayor será la cantidad de delegación a

entregar.

Por lo general, los jefes y gerentes de empresas de gran tamaño sólo

pueden obtener información limitada y generalizada, ya que son

dependientes de los responsables de cada uno de los departamentos

bajo su dirección.

c.2) Nivel de importancia de las decisiones

Determinar los niveles de decisión no siempre es fácil. A menudo las

empresas establecen escalas o tramos en los que los empleados

tienen autoridad para decidir. Según sea el cargo, así será el nivel

decisorio. Los gerentes tienen por lo general un mayor nivel que los

supervisores de línea o de ventas. Estos tramos constituyen en

realidad pautas de poder conferidas a cada responsable sobre un

cierto número de operaciones.

c.3) Complejidad de la tarea

En ocasiones, la delegación dependerá del grado de dificultad o

tecnología involucradas en las tareas a desarrollar. A medida que los

procesos se vuelven más complejos, es necesario un mayor

conocimiento y capacidad para llevarlas a cabo con eficiencia y por

ello deberán delegarse en personas que tengan especialización en la

labor que realizan.

c.4) Cultura Organizacional

Esta propiedad emana de las altas esferas de la empresa hacia los

niveles inferiores en jerarquía. Por lo general, la cultura

organizacional está apoyada en la propia cultura de los mandos y

subordinados.

Si los propietarios no tienen confianza en las habilidades de sus

empleados o subordinados, la autoridad que deleguen tendrá muy

poco apoyo de parte de estos últimos. El resultado de una gestión

empresarial de ese tipo será limitativo y por lo tanto poco efectivo.

c.5) Cualidades de los empleados o subordinados

La Delegación requiere de subordinados que posean las técnicas,

habilidades e información necesarias para reconocer la autoridad

conferida y estar dispuestos a aceptar la responsabilidad inherente a

ella. Si los empleados carecen de estos requisitos, el mando superior

no debería delegar autoridad alguna, ni mucho menos exigirles

responsabilidad. d) ¿Por qué hay jefes que no delegan? En todas las

empresas e instituciones se encuentran propietarios, gerentes o jefes

que opinan que la delegación es una tarea demasiado compleja e

importante como para dejarla en manos de empleados o

subordinados. Por ello – indican – para realizar algo bien, “es mejor

hacerlo uno mismo.”Bajo este tipo de pensamiento se esconde una

serie de paradigmas y esquemas preconcebidos que con frecuencia

retardan y reducen la capacidad de la empresa para tomar

decisiones. Los principales reparos que los empresarios mencionan

como razones para no delegar o limitar la delegación de funciones en

sus empresas son los siguientes:

Causa # 1: Los subordinados no están preparados En bastantes

casos, los jefes no están dispuestos a delegar por temor a los errores

que puedan cometer los subordinados. Sin lugar a dudas, es cierto

que si hay una carencia de preparación, no debería encargarse a un

empleado una tarea determinada.

Sin embargo, una de las responsabilidades de los empresarios es

tomar las medidas necesarias para que sus subordinados asuman

cargas de trabajo cada vez más complejas e importantes. De lo

contrario, no se les estará preparando para que se superen.

Además, en estos casos, la empresa que no se interesa en desarrollar

a su personal, permanecerá en situación de desventaja frente a

competidores más peligrosos que probablemente lo están haciendo.

Causa # 2: Los subordinados no desean que se les delegue Esta es

otra falacia ampliamente mencionada por los jefes. En vez de

dictaminar que los empleados no desean cargos más importantes en

una empresa, hay que preguntarse las razones para esta negativa.

Algunas veces es el temor a ser regañados en público lo que les

preocupa.

Otra, como se mencionó antes, es que no se sienten preparados y

piensan que no recibirán la capacitación suficiente antes de

comenzar con las nuevas responsabilidades. Otra causa podría ser el

temor a fracasar y que, como consecuencia los despidan. Quizás otra

más importante es el temor a que su imagen quede dañada en el

caso que no puedan cumplir con la tarea y los substituyan por otro

empleado del mismo rango.

Causa # 3: Delegar es perder poderAunque esta es una razón para

no delegar que los jefes casi nunca mencionan, la verdad es que,

debido a ella, muchos se rehúsan a compartir tareas y obligaciones.

Por lo general, piensan que si los subordinados adquieren amplios

conocimientos y experiencia en la realización de las

responsabilidades delegadas, quizás obtendrán un poder que

“pondría” en peligro la “silla” del mando.

Bajo el esquema moderno de administración de personal, no existe

nada más lejos de la realidad. La delegación no significa perder

poder, “abdicar” o ceder la propia responsabilidad. Quien delega

administrará mejor que quien no delega y quiere abarcarlo todo.

Causa # 4: Delegar significa más trabajoUna delegación bien

administrada significa precisamente lo contrario. Al delegar se debe

ayudar a los empleados en su nueva tarea. No se les debe dejar

solos, al menos al comienzo.

Poco a poco, ellos comenzarán a solucionar los problemas menores y

el jefe tendrá un apoyo y una descarga en este sentido, pudiendo

dedicarse a sus propias labores con mayor intensidad y

concentración.

La responsabilidad de los jefes abarca también el diseño e

implantación de los controles necesarios para proveerles de una

retroalimentación constante sobre el desempeño de sus

subordinados. Obviamente, si la empresa no cuenta con esos

controles, entonces la delegación sí les reportará una mayor carga

de trabajo.

Poder

El poder, organizacional que es el que nos interesa, es la capacidad de influir en las personas y los sucesos.

Es la base del líder: el poder. Es la manera que tienen los lideres par extender su influencia en los demás.

El poder es diferente a autoridad. La autoridad es la delegada por la gerencia de un nivel superior.

El poder se gana y lo obtienen los lideres con base en sus respectivas personalidades, actividades y situaciones en las que operan.

Hay diferentes definiciones según los siguientes autores:

Tipos de poder

Según (el poder en las organizaciones): hay 4 tipos principales de poder en las organizaciones con sus fuentes:

Poder personal: carisma, personalidad, magnetismo personal. Surge de forma individual en cada líder.

Es la capacidad que tienen aquellos para conseguir seguidores a partir de su personalidad. Tienen fe en los objetivos que atrae y retiene a dichos seguidores. Consiguen que haya personas que deseen seguirle.

El líder percibe las necesidades de las personas y promete éxito para ellas. Ejemplo: Jesucristo.

Poder legitimo: poder de posición, poder oficial.

Es el que se le adjudica por una autoridad superior.

Culturalmente, las autoridades delegan el poder legitimo a otros para que les controlen los recursos, compensen o castiguen a los demás en su nombre. Este poder es deseado por casi todas las personas, cuya finalidad debe ser el orden de la sociedad. Ejemplo: el juez no dicta sentencias por sus cualidades personales sino como miembros del poder judicial que tienen la autoridad legitimada por un superior.

Poder experto: autoridad del conocimiento.

Proviene del aprendizaje especializado, de los estudios académicos o formativos. Nos lo inculcan, los conocimientos y la información que tenga ese líder sobre una situación compleja. También, influyen la educación, la capacitación, la experiencia. Es un poder muy importante en esta época de tecnologías nuevas. Ejemplo: el poder que tiene un medico dentro de un hospital.

Poder político: apoyo de un grupo.

Es muy importante la habilidad que tenga ese líder para trabajar en equipo, con otras personas y dentro de sistemás sociales cuya finalidad sea la de conseguir sus apoyos.

Este poder surge dentro de los medios técnicos y organizaciones inciertos. Se da frecuentemente en aquellas situaciones de apoyos recíprocos. Ejemplo: el político que pide votos a cambio de mejoras laborales.

Los poderes de recompensa, coercitivo, experto, referente y legítimo han demostrado unos efectos diferentes sobre el rendimiento y la satisfacción.

En relación al redimiendo los resultados más relevantes son los siguientes:

El poder del experto es la base más fuere y consistentemente relacionada con un desempeño eficaz.

El poder referente tiende a estar positivamente relacionado con la eficacia de grupo.

El poder legitimo no parece estar relacionado con la diferencias en el desempeño y no logra incrementarlo por encima de sus niveles medios o aceptables.

El empleo del poder coercitivo tiene una relación inversa significativa con el desempeño.

Los poderes de referente, legitimo y de experto, produce un estancamiento externo e interno por parte de los subordinados, mientras que el poder basado en las recompensas o en los castigos solo producen acatamiento externo.

En relación con la satisfacción:

El poder el experto esta fuerte y consistentemente relacionado con el nivel de satisfacción de los subordinados.

El empleo del poder coercitivo esta inversamente relacionado con la satisfacción individual.

DESCENTRALIZACIÓN

Concepto y aspectos esenciales

La descentralización guarda estrecha relación con la delegación, esta última como vimos consiste en otorgar autoridad a los niveles más bajos, veamos el enfoque que sobre descentralización y centralización nos brinda Stonner, J. F. (1994) e Administración (Pág. 391) y cito:

“Los conceptos de descentralización y centralización designan el grado en que la autoridad ha sido trasmitida a niveles inferiores (descentralización) o ha sido conservada en el nivel más alto de la organización(centralización)”.

Sobre este aspecto lo que expresa Peter Drucker (1945) en Concept of a Corporation y cito: “Descentralización, como normalmente se entiende el término, significa división del trabajo y no es nada nuevo [.....] Pero de acuerdo con el uso de General Motors, descentralización es mucho más que eso. [......] la empresa corporativa, ha desarrollado el concepto de descentralización en una filosofía de la administración industrial [......]. no es una mera técnica de la administración sino un bosquejo de un orden social”.

Factores muy importantes en la descentralización

Analicemos algunos elementos que son muy importantes para desarrollar una correcta descentralización y no solamente esto, sino poder aprovechar también las ventajas que nos brinda su aplicación. Entre estos elementos existen algunos relacionados con factores internos y otros con factores externos, citemos algunos de ellos:

• Amenazas y oportunidades relacionadas con la competitividad, el mercado en general, proveedores y adquisición de materias primas y materiales.

• Fortalezas y debilidades relacionadas con los costos, cultura y desarrollo organizacional, tenencia y posibilidades de utilización de personal adecuado y capacitado, confianza en el personal de la organización.

• Cambios o posibles cambios en la organización como, crecimiento de la organización, incremento de la producción, fusiones con otras organizaciones o posible división de la organización.

Estos elementos planteados y otros, en dependencia de las características de la organización nos permitirán no sólo la utilización de la descentralización sino su nivel de profundización en la misma. Con relación a la descentralización se puede afirmar sin temor a equivocarnos que la línea general tiende hacia su utilización con preferencia sobre la centralización, por las ventajas que nos proporciona, las que veremos a continuación.

Ventajas de la descentralización

Teniendo en cuenta lo planteado entre la relación del concepto de delegación y el de descentralización existe gran similitud en algunos aspectos entre ellos las ventajas y desventajas como por ejemplo las ventajas son:

• Los jefes que descentralizan se ven más aliviados de determinados trabajos y con posibilidades de abarcar otros de mayor envergadura.

• Se incrementa la velocidad en la solución de los problemas, así como el aporte de iniciativas por los ejecutores.

• Mejora y amplía la toma de decisiones al llevarla hacia los niveles inferiores.

• La capacitación y el desarrollo de los niveles inferiores se incrementa.

• Aumenta la motivación de los subordinados en el trabajo.

• Amplía la posibilidad de mejorar el control.

CENTRALIZACIÓN

Concepto y aspectos esenciales

La expresión centralización significa la acción de centralizar que expresa la reunión, agrupamiento de varias cosas en un centro o núcleo común o hacerlas depender de un poder central, esto es en sentido general, en nuestro caso para las organizaciones se harán algunas precisiones al respecto.

Por ejemplo, en una organización podemos centralizar varias cosas tales como: actividades, recursos (sus distintos tipos), autoridad. En este trabajo se tratará sobre la centralización de autoridad.

En el concepto expuesto anteriormente de centralización en las organizaciones se planteó como la “restricción de la delegación de la autoridad, manteniéndose esta última en la parte más alta de la estructura organizacional”.

En sentido general hoy día los criterios se inclinan cada vez más a su limitación en el uso y sólo para determinados casos que esta se requiera, realmente esta es la tendencia actual.

Factores que condicionan la centralización

Existen un grupo de aspectos que condicionan o promueven la utilización de la centralización entre los que podemos citar: necesidad de utilizar un tratamiento uniforme por alguna razón ya sea de equidad o bajo situaciones en las cuales se requiera la actuación de personal especializado, cuando hay incidencias desde o hacia otras áreas y una decisión no centralizada puede ocasionar algún perjuicio, otro aspecto es la falta de personal o que este no este capacitado adecuadamente para asumir la toma de decisiones y un desarrollo correcto del trabajo.

Igualmente, existen aspectos que se oponen a la centralización y podemos citar algunos como: actividades independientes, lejanía o dispersión territorial que dificulte una comunicación eficaz, imposibilidad de garantizar una información adecuada, se pueden situar otras o profundizar en estas.

Ventajas y desventajas de la centralización

No obstante lo planteado, hay jefes que poseen un estilo de trabajo que mantiene la centralización sobre sus subordinados, veremos los aspectos en pro y en contra que la misma nos ofrece.

Ventajas

• Posibilita que la organización funcione con pocos jefes y sobre todo situados en los niveles más altos de dirección.

• Permite la uniformidad tanto en la toma de decisiones como en la aplicación de políticas y métodos de trabajo.

Desventajas

• No permite el desarrollo de los niveles más bajos de la organización.

• Puede ocasionar demoras en la llegada de la orientación a los niveles inferiores.

• El trabajo de los directivos superiores esta recargado.

• En ocasiones no se toman las mejores decisiones con respecto a un nivel determinado porque las mismas carecen del conocimiento directo del que realiza el trabajo.

• Disminuye la motivación debido a la poca participación en las decisiones por los niveles inferiores.

• Los ejecutores realizan una labor reactiva y no proactiva mermando las posibilidades de éxito.

Resumen

Estudiamos que con el avance científico técnico se incrementó la producción, aumentaron las funciones, se hicieron más complejos los procesos, y que una persona no podía abarcar todo lo que era necesario realizar, por lo que se imponía la delegación y la descentralización para el desarrollo de las organizaciones.

Se plantearon algunas definiciones de mucha ayuda que es necesario dominar.

La delegación de autoridad es uno de los aspectos principales del trabajo de un jefe, ya que si éste no sabe delegar, sus resultados no serán los esperados, se definió la delegación como la transferencia u otorgamiento de poder legitimo a una persona o grupo. Debe tenerse en cuenta la profundidad con que ésta se otorga.

Tuvimos en consideración, que al que se le otorga la autoridad tiene la responsabilidad del cumplimiento de acuerdo al rango y profundidad de lo otorgado, lo que sí es fundamental que esto último

no exime al jefe que efectuó la delegación de su responsabilidad ante la tarea. Importante es la voluntad del que delega la autoridad de brindar a sus subordinados la posibilidad de desarrollar y aplicar sus criterio e ideas, así como la voluntad en la aceptación por parte del que recibe la delegación.

Con relación a la departamentalización se precisaron sus causas, así como algunas formas y modelos utilizados.

El proceso de delegación de autoridad debe basarse en función del grupo de preguntas que se expusieron.

Para la aplicación práctica de la delegación de autoridad deben aprovecharse al máximo las ventajas que ésta nos brinda, teniendo en cuenta también los aspectos que limitan una delegación eficaz que por su importancia reiteramos:

• Criterio de los jefes con relación a que los subordinados no sabrán realizar el trabajo con la eficacia y eficiencia adecuadas.

• Que le tomaría más tiempo explicar a los subordinados lo que debe realizarse, y que sería más rápido realizarlo ellos mismos.

• Incapacidad del jefe para efectuar una delegación correcta.

• Falta de confianza en los subordinados.

• Temor por parte del jefe de no poder controlar todo el trabajo.

Tener en cuenta además la voluntad del jefe de efectuar la delegación y permitir al subordinado que actúe con la libertad, autoridad y entera disposición para realizar las actividades delegadas.

La descentralización guarda estrecha relación con la delegación.

Estudiar con detenimiento los elementos relacionados con factores internos y con factores externos, que nos permiten una descentralización eficaz.

Sobre este aspecto enumeramos además algunas de las ventajas de su utilización.

El concepto de centralización en las organizaciones se planteó como la “restricción de la delegación de la autoridad, manteniéndose esta última en la parte más alta de la estructura organizacional”.

En sentido general hoy día los criterios se inclinan cada vez más a su limitación en el uso y sólo para determinados casos que esta se requiera, realmente esta el la tendencia actual.