GRANDES LANZAMIENTOS DE ESKER

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CASOS DE AUTOMATIZACIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES con resultados mas que inspiradores.

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¡A POR ELLO!Dejemos el proceso manual de los pagos a proveedores

No hay negocio que no quiera reducir costes, mejorar su eficiencia y ser más competitivo, ¿a que sí? Bien, pues a lo largo de décadas, pocos han entendido el valor estratégico de modernizar ciertas funciones consideradas “secundarias”, y en especial las de contabilidad y pagos a proveedores.

Pero los tiempos están cambiando. Cada vez más organizaciones están empezando a darse cuenta de los beneficios de las soluciones de automatización de Cuentas a Pagar. En vez de lidiar con los errores, retrasos y escasa visibilidad asociadas a los procesos manuales, han decidido librarse del papel y no mirar atrás.

Nuestros clientes dicen que Esker es un jugador que cambia los partidos. Mediante una plataforma flexible y compatible con cualquier ERP, Esker les proporciona una solución para automatizar todas las fases críticas de las operaciones de pago, desde la captura y entrega hasta la aprobación y cumplimentación de la factura de un proveedor.

En este documento, algunos clientes de Esker han tenido el detalle de compartir su experiencia.

GRANDES LANZAMIENTOS DE ESKER

FARMLANDNuevos niveles de eficiencia en los procesos de gestión con la automatización de cuentas a pagar (AP)

ALBEMARLECapacidades de automatización de AP en todo el mundo con Esker, partner certificado de SAP®

SAN BENEDETTOOperaciones libres de papel en su contabilidad y más allá

AUSTIN POWDERProcesos AP centralizados con facturación automatizada en un entorno global SAP®

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FARMLAND: Nuevos niveles de eficiencia en los procesos de negocio con la automatización de Cuentas a Pagar

Esker hace posible el proceso automatizado de órdenes compra y asigna las facturas dentro del sistema SAP de Farmland.

ANTECEDENTESFarmland Foods, actor relevante de la industria porcina en plena expansión, procesa aproximádamente 30.000 facturas al mes. La compañía era consciente de la importancia de minimizar costes, necesidad de personal y horas extra para acomodar su creciente volumen de negocio sin contratar más personal.

Otra prioridad era incrementar la velocidad, eficiencia y visibilidad de sus pagos a proveedores, eliminando los desfasados métodos manuales. Por ejemplo, Farmland venía usando un cuarto para almacenar las facturas, lo que hacía muy complicado encontrar los documentos a tiempo. Además, las facturas enviadas por e-mail no estaban enlazadas al sistema SAP de la compañía, lo que significaba tareas extra para los empleados como tener que imprimir las facturas o re-teclear dentro de SAP.

“Uno de los mayores motivos del cambio fue encontrar una solución que eliminara todo el papel archivado”, explica el director de Pagos a Proveedores de Farmland. “Era un verdadero problema intentar recopilar las facturas cuando se trataba de auditar varios años hacia atrás. El proceso entero era apabullante”.

EN GENERAL, ESKER OFRECE

BÁSICAMENTE TODO LO QUE ESTÁBAMOS

BUSCANDO EN TÉRMINOS DE

FUNCIONALIDAD AUTOMATIZADA

DE FACTURAS DE PROVEEDORES Y

PLENA INTEGRACIÓN CON SAP.

- DIRECTOR DE PAGOS A PROVEEDORES DE FARMLAND

FARMLAND | 04

Sector: alimentación y bebidas Tamaño: 6.123 empleados

ERP: SAP

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LA SOLUCIÓNDespués de sopesar distintas opciones y ver a varios posibles proveedores, Farmland eligió la solución de automatización de Facturas de Proveedores de Esker por sus robustas capacidades de proceso, workflow y archivado, así como por el alto nivel certificado de integración que Esker ofrece con SAP. Otro factor decisivo en la decisión fue que una compañía filial de Farmland, en concreto Smithfield Packing Company, ya utilizaba Esker con excelentes resultados.

“En general, Esker nos ofrece básicamente todo lo que buscábamos en términos de funcionalidad automatizada de facturas de proveedores y plena integración con SAP”, señala el director de Pagos a Proveedores. “Los usuarios pueden ahora acceder a copias de las facturas instantáneamente con pulsar un botón. Respecto a la manera en que la solución fue implementada, podemos decir que hubo un gran trabajo de planificación por parte de Esker para asegurar que todo se ponía en marcha exactamente como queríamos”.

BENEFICIOS§ Mayor visibilidad.

Los directores tienen ahora acceso a métricas clave como el número de facturas a procesar, para cuándo son, condiciones de pago, descuentos, etc.

§ Proceso de envío más rápido. Esker ha ayudado a Farmland a reducir de 14 días a sólo 2 el tiempo de vencimiento de sus facturas enviadas.

§ Ahorros de costes. Con menos tareas manuales, Farmland ha podido ahorrar costes equivalentes a 3 personas a tiempo completo, y así recolocar a sus empleados en proyectos de más valor.

§ Entrada de facturas más rápida. Si el objetivo de Farmland era de 150-200 facturas al día, ahora con Esker consiguen introducir 400 al día.

HUBO MUCHO TRABAJO PREVIO CON ESKER PARA ASEGURAR QUE TODO SE PONÍA EN MARCHA EXACTAMENTE COMO NOSOTROS QUERÍAMOS.” - DIRECTOR DE PAGOS A PROVEEDORES DE FARMLAND

ACERCA DE FARMLANDDesde 1959, Farmland ha mantenido con orgullo la herencia de trabajar estrechamente con familias granjeras americanas, valiéndose de las mejores y viejas tradiciones para producir exquisito bacon, cerdo de granja, jamón, salchichas, perritos calientes y carne enlatada. Adquirida en 2003 por Smithfield Foods, Farmland cuenta con un importante y creciente negocio internacional, exportando productos a más de 60 países a lo largo de seis continentes.

www.farmlandfoods.com

§ Menor acumulación de facturas. La entrada de facturas más rápida se traduce en el hecho de haber reducido en 8 millones de dólares el montante de facturas acumuladas.

§ Ganancias en descuentos. En los últimos seis meses, Farmland estima que ha ganado 29.815 dólares adicionales en descuentos.

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ALBEMARLE: Capacidades de automatización de AP en todo el mundo con Esker, partner certificado de SAP®

Buscando una solución de automatización basada en la nube que se pudiera integrar fácilmente con la interfaz SAP® que ya poseían, Albermarle, una empresa fabricante de productos químicos especiales, aprovechó la solución de Automatización de Cuentas a Pagar Esker On Demand para mejorar la visibilidad y la productividad, así como para obtener un importante ahorro en la gestión de facturas a nivel mundial.

ANTECEDENTESLa gestión global de facturas de Albemarle se efectúa principalmente en dos Centros de Servicios Compartidos en Dalian y Budapest. Antes, para realizar estas tareas, contaban con un servidor de fax de cuatro líneas que se estaba quedando obsoleto. El procesado manual de unas 13.000 facturas al mes en diversos idiomas influía negativamente en la visibilidad y en la productividad, además de provocar otros problemas de rendimiento.

Según el director global de compras de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO, por sus siglas en inglés) de Albemarle, “utilizábamos mucho tiempo y recursos para procesar manualmente las facturas. Nos limitaba muchísimo. El personal tenía que introducir manualmente el número, la fecha de vencimiento y la cantidad de la factura, y la visibilidad de las que carecían de orden de compra era prácticamente nula. Siempre hemos tenido como objetivo pagar a los proveedores sin demoras. Pero era muy difícil.”

PARA CUBRIR SU NECESIDAD DE

AUTOMATIZACIÓN, ESKER APORTÓ

UNA SOLUCIÓN AP A LA CARTA CON

INTEGRACIÓN EN SAP QUE PODÍA SER

IMPLEMENTADA RÁPIDAMENTE.

- DIRECTOR DE COMPRAS DE MANTENIMIENTO, REPARACIONES

Y OPERACIONES (MRO) DE ALBEMARLE.

Sector: química Tamaño: 4.231 empleados

ERP: SAP

ALBEMARLE | 07

LA SOLUCIÓNAl principio, en Albemarle se plantearon utilizar una “solución rápida“, consistente en sustituir el sistema de fax pero manteniendo el proceso anterior, además de una solución externalizada en la que los faxes se recibieran en una ubicación independiente.

Tras consultar las ofertas de cuatro o cinco proveedores distintos, la elección de Albemarle fue la solución Esker, dado que proporcionaba las funciones que necesitaban a un precio competitivo.

Como expresa el director de Compras, “nos planteamos desarrollar una solución interna, pero nuestros conocimientos para proporcionar una solución rápida eran limitados. Al final, seleccionamos Esker porque nos gustaban su tecnología y precio, y porque se integraba perfectamente para lo que necesitábamos: actuar como puerta de enlace de nuestras facturas por fax, mejorar la productividad y además enviar las facturas por correo electrónico.”

RESULTADOSTras implementar la solución de Esker, Albemarle ha obtenido una serie de beneficios:

§ Porcentaje de proceso electrónico del 90%. El uso de la función de correo electrónico ha permitido que Albemarle reduzca el número de facturas en papel recibidas por correo postal del 60 al 10%.

§ Aumento de la productividad. La media de transacciones diarias de facturas por procesador ha pasado de 60 a 85 (en un sólo día, el mejor procesador ha alcanzado la cifra de 200 facturas).

§ Mejora de eficacia de los empleados. El aumento de la visibilidad y la reducción de tareas manuales tienen como resultado que para procesar el mismo volumen de facturas se necesitan menos empleados.

§ Archivado electrónico. Esker se ocupa del archivado electrónico de facturas de los 8.500 proveedores globales de Albemarle, de modo que se libera espacio de oficinas y almacenes.

DISPONER DE RECONOCIMIENTO ÓPTICO DE CARACTERES TOTAL Y CAPACIDAD DE GENERAR FACTURAS EN SAP, Y QUE LA VISBILIDAD DE ÉSTAS SEA DEL 100%, HA INFLUIDO DE FORMA IMPORTANTE EN EL ÉXITO DEL PROYECTO. - DIRECTOR DE COMPRAS DE MRO DE ALBEMARLE

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90%PROCESO

ELECTRÓNICO

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ACERCA DE ALBEMARLEDesde 1887, Albemarle es un productor global líder de soluciones de polímeros, química fina y catalizadores. Los productos de Albemarle se emplean como aditivos o intermedios en una amplia gama de productos de empresas farmacéuticas, fabricantes de productos de limpieza, depuradoras de aguas, fabricantes de productos electrónicos, refinerías, papeleras y compañías fotográficas.

Con sede en Baton Rouge, Louisiana, Albemarle ejerce sus actividades empresariales a nivel mundial, con alrededor de 4.000 empleados y clientes en unos 100 países.

www.albemarle.com

SAN BENEDETTO Operaciones libres de papel en su contabilidad y mas allá

Usuario avanzado en materia de tecnologías de automatización, la empresa española Agua Mineral San Benedetto se propuso eliminar el papel de sus operaciones. Después de automatizar su proceso de pedidos y sus facturas a clientes con Esker, la compañía abordó la automatización de sus cuentas a pagar con gran éxito.

ANTECEDENTESUna vez los procesos de documentos de su ciclo de venta estuvieron automatizados, Agua Mineral San Benedetto decidió centrarse en su ciclo de compras y pagos, especialmente en la automatización de sus facturas de proveedores. Dados los múltiples pasos que suponía dicho proceso (captura de datos de la factura, verificación y aprobación, incluyendo la particularidad de asegurar que la factura sea verificada con datos de múltiples sistemas o bases de datos), San Benedetto requería una solución que facilitara y agilizara todo el proceso.

LA SOLUCIÓNLa Solución de Automatización de Cuentas a Pagar de Esker resolvió tal complejidad con su tecnología propietaria de reconocimiento de imagen y verificación por tres vías (contra los pedidos y los albaranes de entrega), dando lugar a un workflow de validación automático dentro del sistema de gestión Microsoft Dynamics de San Benedetto. Esker escanea las copias originales de las facturas recibidas en papel dentro del sistema, y las archiva electrónicamente para su fácil recuperación.

LA AUTOMATIZACIÓN CON ESKER NOS

AYUDA A SATISFACER A NUESTROS

CLIENTES, AL TIEMPO QUE AYUDAMOS

A CONSERVAR LOS ÁRBOLES Y A REDUCIR LAS

EMISIONES DE CO2, A FIN DE PRESERVAR

EL ENTORNO.- DIRECTOR DE IT DE SAN BENEDETTO

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Sector: alimentación y bebidas Tamaño: 1.069 empleados

ERP: Microsoft Dynamics

RESULTADOS§ Ahorros de tiempo en la

captura de datos y archivo de las facturas, gracias a la transferencia automática de datos en Ms Dynamics.

§ Ahorro de tiempo en la búsqueda física de las facturas, ya que cada factura se asocia ahora con un registro contable en el sistema ERP.

§ Ganancia de espacio físico en términos de áreas de almacenamiento, archivadores, oficinas, etc…

§ Reducción de errores humanos debido a la captura de datos automática, lo que también ahorra tiempo y dinero.

§ Menor inversión en hardware y consumibles, ya que los documentos son enviados y recibidos por fax, y ya no es necesario imprimirlos ni hacer copias.

§ Mayor eficiencia de la cadena de suministro, gracias a una mejor relación y servicio con el proveedor, con información más rápida y precisa acerca de las facturas pendientes.

PLANES DE FUTUROAgua Mineral San Benedetto continúa buscando nuevas formas de optimizar su proceso de documentos; por ejemplo, la gestión de albaranes de entrega podría automatizarse fácilmente y firmarse antes de adjuntarse a las facturas de los proveedores, como prueba de la entrega del pedido.

Extendiendo la automatización a otros procesos (más allá de AP), San Benedetto está cerca de alcanzar su objetivo de convertirse en compañía de referencia, en la industria de alimentación y bebidas, en lo que se refiere a entornos libres de papel, así como una de las primeras en el mundo en conseguir operaciones 100% libres de papel. Todo ello con la ayuda de la tecnología de Esker.

ES IMPORTANTE BUSCAR LA EFICIENCIA ALLÁ DONDE ES POSIBLE, PARTICULARMENTE EN TIEMPOS DE DIFICULTADES ECONÓMICAS. LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO MEJORA LA RENTABILIDAD Y PROPORCIONA UNA CLARA VENTAJA COMPETITIVA. - DIRECTOR DE IT DE SAN BENEDETTO

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TIMEAHORRADOTIEMPO

SAN BENEDETTO | 12

By extending automation to other document processes (beyond just AP), Agua Mineral San Benedetto is close to reaching its goal of becoming the company of reference in the food and beverage industry for a paper-free environment, as well as one of the first companies in the world to have

achieved 100% paperless operations — all with the help of Esker technology.

ACERCA DE AGUA MINERAL SAN BENEDETTOAgua Mineral San Benedetto fue creada en junio de 1995 con el soporte de su compañía matriz, Acqua Minerale San Benedetto SPA, el principal productor y distribuidor italiano de agua embotellada y bebidas no alcohólicas desde hacer más de 25 años. Agua Mineral San Benedetto S.A.U. utiliza su propia tecnología para desarrollar botellas en PET, material de alta calidad usado específicamente en la producción de botellas para agua y otras bebidas. Además de reducir el uso de papel mediante el uso de la tecnología de Esker, Agua Mineral San Benedetto invierte también en investigación ambiental, con lo que ha perfeccionado sus botellas ligeras eco-diseñadas.

www.sanbenedetto.es

AUSTIN POWDER Procesos AP centralizados con facturación automatizada en un entorno global SAP®

Con cerca de 180 años de experiencia como proveedor de productos y servicios de voladuras, Austin Powder Argentina acudió a Esker para modernizar su gestión de facturas de proveedores.

ANTECEDENTESCuando Austin Powder Argentina estuvo viendo la manera de mejorar su proceso de facturas de proveedores, el objetivo era encontrar una herramienta que pudiera crear versiones electrónicas de los documentos y almacenarlas con seguridad. Como organización en crecimiento, quería asegurarse de estar equipada para manejar grandes volúmenes de facturas efectiva y eficientemente, sin tener que ampliar su plantilla.

La estrategia inicial de adoptar un sistema de archivo de una dimensión cambió rápidamente, una vez que Esker le ofreció una demostración de su solución de Facturas de Proveedores basada en Cloud. “Después de ver lo que Esker podía hacer en términos de soporte de servicios compartidos, comprendimos que no había otra solución mejor”, señala el director financiero de Austin Powder Argentina.

LA SOLUCIÓNUn factor importante en la decisión tuvo que ver con el hecho de que la solución podía ser aprovechada bajo demanda para transformar su sede en Rafaela, Argentina, en un centro de servicios compartidos con capacidades de automatización de cuentas a pagar, como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).

PENSÁBAMOS AL PRINCIPIO QUE

UNA HERRAMIENTA BÁSICA DE ESCANEAR

Y ARCHIVAR SERÍA LA MEJOR OPCIÓN, PERO DESPUÉS DE

VER LO QUE ESKER PODÍA HACER EN TÉRMINOS DE SERVICIOS

COMPARTIDOS Y OCR, SUPIMOS

QUE NO HABÍA UNA SOLUCIÓN MEJOR.

- DIRECTOR FINANCIERO DE AUSTIN POWDER ARGENTINA

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Sector: fabricación Tamaño: 1.200 empleados

ERP: SAP

“Tenemos oficinas distribuidas por todo el país que también reciben facturas, por lo que la posibilidad con Esker de estandarizar el proceso completo era importante para nosotros”, manifiesta el director financiero. “Incluso con facturas llegando de todo el país y de nuestras sedes por todo el mundo, todo funciona como si se tratara de una sola oficina”.

Beneficios de la automatización AP en un modelo de servicios compartidos:

§ Workflow electrónico para un proceso más visible y eficiente.§ Capacidades de seguimiento y reporte en tiempo real.§ Gestión de códigos de país; soporte inter fronteras.§ Posibilidad de aprovechar la automatización en múltiples

procesos.

Integración con SAP

La posibilidad de la solución de Esker de funcionar con el sistema SAP recientemente implementado por Austin Powder Argentina fue otro factor clave. Seidor, proveedor servicios y tecnologías de la información y partner de Esker, hizo más fácil el proceso de toma de decisión.

El director financiero dice estar también impresionado con el compromiso y la preparación del equipo de Servicios Profesionales de Esker, y afirma: “no sólo se hizo todo rápidamente, sino que el equipo de Esker estuvo totalmente implicado durante el proceso, y absolutamente comprometido con darnos la mejor solución posible. La puesta en práctica superó mis propias expectativas”.

RESULTADOSHoy, Austin Powder Argentina sigue generando más pagos y transacciones a medida que su negocio continúa creciendo. Pero al contrario de lo que sucedía antes, cuando el personal dedicado a pagar las facturas se veía sobrepasado con las tareas manuales, ahora es más fácil y más eficiente gestionar las cargas de trabajo, con todo electrónico.

“Nuestro principal objetivo era seguir creciendo sin tener que añadir infraestructura, y Esker nos ayudó a cumplirlo”, dice el director financiero. “Lo fantástico de Esker es que no tienes que ser una empresa gigante. Nuestra huella es relativamente pequeña y hemos obtenido ya enorme valor… con más por venir”.

NUESTRO PRINCIPAL OBJETIVO ERA SEGUIR CRECIENDO SIN AÑADIR INFRAESTRUCTURA, Y ESKER NOS AYUDÓ A CUMPLIRLO. - DIRECTOR FINANCIERO DE AUSTIN POWDER ARGENTINA

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ACERCA DE AUSTIN POWDERCon base en Cleveland, Ohio, y subsidiarias en todo el mundo, Austin Powder fue fundada en 1833 como fabricante de pólvora que se usaba para volar rocas, minas de carbón y crear canales. Hoy, los explosivos comerciales de Austin Powder son principalmente usados en construcción, minería, canteras y exploraciones sísmicas.

www.austinpowder.com

¿LISTO PARA DESPEGAR?Aprenda como su empresa puede ser nuestro proximo caso de exito

Pues ahí las tiene. Cuatro diferentes compañías, cada una con sus propios desafíos en materia de pagos a proveedores, consiguiendo unos resultados impresionantes.

Esta es la gran ventaja de Esker: cualquiera que sea el tamaño de la empresa, su sector o sus particularidades técnicas, nuestra solución de Automatización de Facturas de Proveedores es capaz de amoldarse sin problema para impulsar sus procesos a gran altura.

Si cree que está listo para ser el próximo caso de éxito de Esker, llámenos al 91 552 92 65 o envíenos un e-mail a mkg@esker.es.

Esker es líder mundial en automatización de flujos de documentos.

Empresas avanzadas utilizan nuestras soluciones para eliminar papel y agilizar sus comunicaciones de entrada y salida.

Con 30 años de experiencia sobre el terreno, Esker tiene más de 80.000 clientes y millones de usuarios de licencias en todo el mundo.

Nuestra sede central está en Lyon, Francia, pero estamos allá donde cualquier empresa necesite quitarse el papel.

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Somos Esker.Y CUANDO QUIERA SABER MÁS…

Ebook12 pasos para dejar el hábito del papelGuía práctica para gestionar las facturas de proveedores.

White PaperSuperando los desafíos del proceso de facturas de proveedores: Cómo incrementar la rentabilidad y productividad mediante la automatización de Cuentas a Pagar en un entorno ERP.

Guía del CompradorAutomatización de cuentas a Pagar: 15 preguntas que diferencian las soluciones de facturas de proveedores.

En la web de Esker Ibérica podrá encontrar información y recursos sobre la transición a la factura electrónica.

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