AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

AUTAMATIZACION

Del griego antiguo: guiado por uno mismo es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA

Concepto 1:

La automatización de la oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como la tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware.

Concepto 2:

ELLI Y NUTT (1980) La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina. Esta definición amplia del termino de la tecnología, no solo como las anteriores a la información.

Introducción

Los programas automatizados para equipo de computo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países, los programas de procesamiento de textos han remplazado las maquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

OFIMÁTICA

La informática, tan versátil y variada, comenzó aplicarse a diferentes campos, empezando en primer lugar al campo militar. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía, a través de los años fueron reduciendo su tamaño y consumo, ha asiéndose exequibles a cualquier tipo de actividad.

Se llama ofimática: al equipamiento hardware y software usado para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicas.

USO DE LOS PROGRAMAS DE AUTOMATIZACIÓN

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Algunas autoridades electorales puede ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal.

Utilizar los programas automatizados para:

Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.

Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.

Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.

Compartir archivos a través de una red.

Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo

La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina, supone un claro mensaje: No estamos solos. No se trata de una ciencia ficción, sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. La colaboración transforma el equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresas o institución), y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien, permitiendo aplicar nuevas técnicas como el Groupware, en la forma de solucionar los problemas.

Paquetes Integrados

Los productos estrella del año, en lo que oficina se refiere, han sido las suites, que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete, lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la informática. El programa más significativo de las suites, el procesador de textos parece no tener limite.

Las Redes De Información Y La Informática

Muchas de las pautas seguidas por la informática de oficina se deben al propio concepto de red. Del contacto con las grandes redes de comunicación, sobre todo internet, se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. La distribución de documentos de toda la empresa sin precisar del papel, con facilidad de actualización en un menor tiempo, encuentra su medio ideal en las intranets, de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías.

La Oficina Y Su Complejidad

La oficina es un entorno de trabajo complejo, no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados, sino por su enorme variedad, que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamiento. Para un análisis de la oficina.

ACTIVIDADES

Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva acabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. Hemos de tener en cuanta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. La relación de las actividades que se realizan, pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina.

SEMÁNTICA

Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan, donde hay siempre un objetivo mas amplio que la propia tarea a realizar. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos o conseguir y una capacidad de evolución importante.

FUNCIONES

La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Una función se compone de varias actividades elementales. Así, se puede descomponer toda la labor realizada en tareas mas concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina.

PROGRAMAS MAS USUALES EN EL ENTORNO

OFIMÁTICA

EDITORES DE TEXTO

Los editores son programas que permiten crear archivos, texto y programas fuente. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras. Sus tareas fundamentales serán, visualizar, borrar, insertar y buscar/sustituir caracteres.

Hay dos tipos editoriales de texto:

Editorial de líneas: se opera línea a línea. Un ejemplo seria EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX.

Editores De Pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. El programa EDIT se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto, es decir, mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCIL imprimibles. Otros programas serian: NORTON EDITOR (DOS), EX (UNIX).

PROCESADORES DE TEXTO

Un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua maquina de escribir. Los procesadores de texto brindan una u otras posibilidades según la aplicación de que se dispongan.

Algunos ejemplos: Microsoft Word: las hojas de cálculo (hojas electrónicas)

nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras.

Vesical: nació en 1979, de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo a los supuestos, por lo que hasta la inversión de hoja electrónica.

MS EXE, para Windows: es la mas difundida debida a su gran potencia y facilidad de uso. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1, 2, 3.

Gráficos: nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistiendo por computadoras.

Los gráficos de gestión: permanecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos, organigramas, esquemas, etc. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de calculo, bases de datos, procesadores de texto, etc..

Gráficos de dibujo y diseño: se dispone de figuras geométricas (punto, retas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes(borrado, centrado, traslaciones, giros y ampliaciones, etc.).

Paquetes integrados: se considera como paquete integrado a un “conjunto de software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado, bien como módulos de cada aplicación o formado varios programas independientes”.

Los programas incluidos suelen ser: Bases de datos, Hojas de calculo.

Procesadores de Texto, Gráficos, Comunicaciones.

Agenda ejemplo de paquetes integrados.

ASSISWTANT.

LOTUS.

SIMPHONY.

ABILITY.

WORKS.

OPEN ACCESS

MS OFFICE.

PROGRAMAS DE GESTION

Los programas llamados de “gestión”, son aquellos cuya principal misión es mantener organizada y procesar de modo adecuado, volúmenes de datos relativamente grandes, para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo, como los discos magnéticos (u ópticos).

Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías, aunque, por supuesto, existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. Estas son: CONTABILIDAD, FACTURACION, ALMACEN Y NOMINAS, por citar los mas importantes. Aparte, merecen especialmente los sistemas de información de gestión administrativa (SIGA), usados especialmente en la administración publica.

Software administrador de proyectos

Es un concepto que describe varios tipos de software, incluyendo programas, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación y sistemas de documentación, utilizados para ayudar a organizar un proyecto completo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

PRESENTADOR GRAFICO

Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información, normalmente mediante una serie de diapositivas. Típicamente incluyen tres funciones principales:

Un editor que permite insertar un texto y darle formato.

Un método para insertar y manipular imágenes y gráficos.

Un sistema para mostrar el contenido en forma continua.

CORREO ELECTORNICO

correo electrónico, o en ingles e-mail, es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio de internet.

NAVEGADOTES WEB

Un navegador web o explorador web ( del ingles, navegador o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto, comúnmente descritos en HTML., desde servidores web de todo el mundo a través de internet.

Existe una lista detallada de navegadores, motores de renderizacion y otros temas asociado en la categoría asociada.

Amaya del W3C

Internet Explorer y derivados:

Avant browser

Maxthon

G-browser

Mozilla (seamonkey) derivados:

Mozilla firefox

Beonex

Navegador web IBM para OS/2.

ORGANIZADOR PERSONAL

Personal Digital Assistant, es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, listan de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. Hoy día se puede usar como una computadora domestica ( ver películas, crear documentos, juegos, correo electrónico, navegador por internet, reproducir archivos de audio, etc.).

DESARROLLOS TECNOLÓGICOS EN LA OFIMATICA

La mayor parte de esta documentacion ha tratado de tecnología y técnicas que se dispone. Sin embargo, ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes, que están solo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado.

INTRANET: LA NUEVA REVOLUCIÓN DE LA OFIMÁTICA

El termino Intranet era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación, tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la información.

INTERNET Y LA OFIMÁTICA

INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo, que se han creado considerando temas especiales y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. Por otra parte, nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas, instituciones, organismos, grupos de gente, sociedades, todas ellas con un mismo objetivo de enteres común.

EL USUARIO MÓVIL Y LA OFIMÁTICA

El acceso remoto a la red, especialmente el acceso a internet, sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso mas rápido que los sistemas de escritorios, los reguladores oficiales y estatales están presionado los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes, inundaciones, sismos y olas de frio, han aprendido que no tiene que estar en la oficina para ser productivos.