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PREMIOS A LA INNOVACIÓN PÚBLICA DIGITAL 2017
CENTRO DE INNOVACIÓN PÚBLICA DIGITAL
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AUTOMATIZACIÓN DE DATOS ABIERTOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Ministerio de Relaciones
Exteriores de Colombia
Cancillería
Este documento tiene CC BY 4.0
GANADOR PREMIOS ÍNDIGO 2017
CATEGORÍA: INNOVACIÓN DIGITAL PARA GOBIERNO
ABIERTO – NACIONAL
Tipo de organización:
Entidad Pública del Orden Nacional
Tipo(s) de Innovación:
Funcional-estructural. Hacer cambios en los procesos y en la forma de hacer las cosas Innovación de servicio y producto. Nuevas formas de llegar al usuario Innovación sistémica. Nuevas formas de interactuar con terceros
Sector: Relaciones Exteriores
Sitio Web:
https://datos.gov.co/browse?Informaci%C3%B3n-de-la-Entidad_Nombre-de-la-Entidad=Ministerio+de+Relaciones+Exteriores
Contacto Rodrigo Andrés Bocanegra Cruz [email protected]
PREMIOS A LA INNOVACIÓN PÚBLICA DIGITAL 2017
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RESUMEN
Cancillería, ha dado gran importancia a
la apertura de datos; especialmente a
los datos estratégicos que pueden
promover la investigación y la
participación ciudadana. Desde el 2016
ha venido publicando conjuntos de
datos de interés para la comunidad,
asegurando un proceso previo de
consolidación y calidad de datos.
Los datos publicados por la Cancillería
son verificados y de alta fidelidad, a
estas características se sumó la
automatización en la actualización de la
información, para que a través de las
herramientas tecnológicas se integre la
información sin intervención humana,
aumentado sustancialmente la
disponibilidad, pertinencia y calidad de
los datos.
1. NECESIDAD QUE MOTIVÓ LA CREACIÓN DE LA SOLUCIÓN
Asegurar la calidad de los datos
publicados en el portal oficial
datos.gov.co y optimizar la gestión
interna de la Dirección de Tecnología a
través de la automatización de la
publicación de los conjuntos de datos.
2. PROCESO QUE SE LLEVÓ A CABO PARA EL DISEÑO,
DESARROLLO Y EJECUCIÓN
En 2016 se estableció un equipo para
trabajar en la gestión de información,
complementando los dominios
planteados por MinTIC en IT4+ y
Arquitectura Empresarial; este equipo
de trabajo conformado por 3 personas
definió un procedimiento para la
gestión de información orientado a la
integración, aseguramiento de la
calidad y publicación de la información.
Durante ese mismo año se contó con
una consultaría para implementar la
Bodega de Datos (DWH) y para dar inició
a la integración de la base de datos del
sistema de expedición de trámites de la
Cancillería.
El diseño de la DWH se orientó a
información misional y estratégica,
permitiendo también realizar
eventualmente análisis de la operación.
Durante 2016 y 2017 la DWH se
complementó integrando diferentes
fuentes de datos adicionales y se
crearon tableros de control para el
seguimiento interno de la entidad,
también se habilitó la publicación de
datos abiertos de una forma segura,
eficiente y de alta calidad.
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El procedimiento define actualmente
diferentes indicadores e informes para
seguimiento, con lo que se busca
incrementar el uso y apropiación de los
datos publicados, motivando la
participación de la ciudadanía y
divulgando los conjuntos publicados a
las partes interesadas.
3. CÓMO LA SOLUCIÓN DIO RESPUESTA A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA
Cancillería consolidó la información de
diferentes bases de datos en una
bodega de datos (DWH1 por sus siglas
en inglés). Para este propósito se creó
una capa adicional de datos que brinda
una arquitectura orientada a la
información operativa, misional y
estratégica. Esta DWH asegura la
integración de los datos de manera
eficiente y con alta calidad, al
homologar y sincronizar diferentes
fuentes de información. A partir de la
DWH, la Cancillería desarrolló ETLs y
servicios para integrarse a SOCRATA,
publicando automáticamente los datos
desde la Bodega de Datos.
1 Data Warehouse
La calidad de los datos se asegura al
manejar una única fuente de
información oficial, que ya tiene
previstas las validaciones y reglas de
transformación para consolidar las
diferentes fuentes, que si se tomarán
directamente o de forma aislada,
podrían tener inconsistencias.
La automatización en la publicación de
los datos desde una DWH, le asegura a
los ciudadanos e interesados,
información de primer nivel con alta
calidad y actualizada constantemente,
sin depender de operaciones manuales.
De igual forma optimiza la gestión de
tecnología de la entidad al optimizar los
recursos tecnológicos y humanos.
4. BENEFICIARIOS
Los beneficiarios en el acceso a los datos
abiertos del Ministerio de Relaciones
Exteriores son todos los ciudadanos,
tanto de orden nacional como
internacional, ya que los datos que
expone la Cancillería tienen interés
fuera del país. A la fecha más de 3.500
personas han consultado los conjuntos
de datos publicados y la cifra crece
diariamente. La información se puede
obtener de las vistas realizadas en el
portal oficial datos.gov.co
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5. BENEFICIOS Y LOGROS
OBTENIDOS CON LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA
SOLUCIÓN
• Más de 3.500 personas beneficiadas
con acceso a información
actualizada, pertinente y de alta
calidad.
• Divulgación a más de 30.000
personas de los conjuntos de datos
publicados con el fin de motivar las
consultas y acceso a la información.
• Disminución en las solicitudes de
información por publicación de
datos de interés a la ciudadanía.
• Optimización en los procesos de
gestión de TI a través de la
automatización en la integración
• Acciones de calidad y publicación de
datos, beneficiando a los más de
2.000 funcionarios de la entidad al
tener un equipo de tecnología que
trabaja más eficientemente.
• Certificación de datos abiertos de
nivel 3 de MinTIC. Cancillería es la
primera entidad en lograr la
certificación en este nivel.
6. CÓMO SE PRESENTA EL TIPO
DE INNOVACIÓN DENTRO DEL CASO POSTULADO
Innovación Funcional-Estructural
La innovación requirió la conformación
de un equipo de trabajo dentro de la
Dirección de Tecnología, establecer
nuevas funciones y procedimientos,
indicadores y controles de gestión.
También modificó las acciones en el
plan de acción de la entidad y los
responsables para el reporte de
actividades e indicadores.
Innovación de producto
Cancillería es una de las primeras
entidades en implementar la
automatización de sus conjuntos de
datos abiertos, con lo cual logró la
certificación en nivel 3 de los datos,
siendo la primera entidad en obtener
esta certificación.
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Innovación sistémica
El portal de datos abiertos es una nueva
forma de interactuar con los usuarios e
interesados, que promueve la
transparencia y el acceso a la
información de interés.
7. PRINCIPALES OBSTÁCULOS
No se hubiera podido llevar a cabo el
proyecto sin fortalecer los
conocimientos del personal de la
Dirección de Tecnología para
implementar soluciones de información
en DWH, ETLs e integración
automatizada con el portal oficial.
La limitación de recursos de inversión
en la entidad limitó las consultorías y las
capacitaciones en centros
especializados, por lo cual los ingenieros
del área tuvieron que resolver por sus
medios los obstáculos que se
presentaban en el diseño y construcción
de la solución.
Por limitación de recursos no ha sido
posible conformar un grupo formal para
gestión de información, por lo que sigue
dependiendo del grupo de Sistemas de
Información e implica que no puede
dedicarse 100% a las tareas de
información.
Se evidencia la importancia de tener un
grupo dedicado a la gestión de
información, ya que de esta manera se
podría explotar en mayor medida las
capacidades de la información tanto
dentro como fuera de la entidad.
8. CONDICIONES QUE HACEN
POSIBLE QUE EN EL FUTURO ESTA SOLUCIÓN SE SIGA IMPLEMENTANDO
Para garantizar el futuro de la
solución, se debe mantener y
actualizar la integración con el
portal oficial datos.gov.co así
mismo, se requiere mantener un
equipo de trabajo que esté
monitoreando y mejorando la
solución para integrar nuevos
datos. Se espera, que para finales
de 2017, tener publicados 12
conjuntos de datos automatizados
en el portal oficial, incluyendo
conjuntos de datos cada vez más
estratégicos y orientados a la
investigación y análisis. En este
sentido se evidencia que los
mayores conjuntos de interés son
aquellos que brindan una
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perspectiva estadística del
comportamiento de los
colombianos en el exterior, las
solicitudes que se realizan y las
implicaciones que tienen estos
análisis. Para 2018 la Cancillería
tiene previsto tener al menos 25
conjuntos de datos publicados que
incluyan datos estratégicos sobre la
migración colombiana y las
actividades de los colombianos y los
consulados en el exterior.
