Aula 4 aux.de contabilidade-aldeir
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CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE
Profº ALDEIR LOPESCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
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CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes
Veículos utilizados pela comunicação interna dentro de uma empresa.
•Relatórios- são utilizados para o acompanhamento de alguns processos organizacionais, tendo uma certa periodicidade para sua elaboração, sendo necessária a avaliação de seus dados.
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CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes
• É uma maneira eficaz de manter o público interno bem informado. É um instrumento flexível, que oferece amplas possibilidades de exposição, tanto pelo volume, quanto pela apresentação gráfica, com a possibilidade do uso de imagens, gráficos e tabelas, o que facilita a compreensão.
• Tem a finalidade de “prestar contas”, de maneira simples, das atividades realizadas pela instituição.
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• Circulares– Tem um formato e tamanho menor que os relatórios, as circulares são utilizadas para comunicar resultados de pesquisas, relatórios, ações que devem ser acompanhadas por seus respectivos responsáveis.
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Boletins– Os boletins podem conter matérias de interesse do público externo, dependendo do objetivo estabelecido para o mesmo.
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• Memorando - É uma comunicação escrita, rápida e interna, somente para funcionários e operários. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício.
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• Carta - É um documento simples, pois nela podem aparecer a narração, a descrição, a reflexão ou o parecer dissertativo.
• O que determina a abordagem, a linguagem e os aspectos formais de uma carta é o m a que ela se destina: um amigo, um negócio, um interesse pessoal, uma pessoa amada, um familiar, um seção de jornal ou revista.
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• Ofício - O ofício é uma correspondência oficial enviada a alguém, normalmente funcionário ou autoridade pública.
• E-mail – sistema de transmissão de informações que permite a comunicação entre pessoas por meio de serviço de correio eletrônico.
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• Atas - É o registro dos assuntos que foram tratados em uma reunião.
• Normalmente após a redação da ata a mesma é copiada em um livro apropriado, só para esse fim, porque ela será lida no início da próxima reunião e deverá ser assinada por todos os membros nela citados como presentes.
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• Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes
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• Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página.
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• As características básicas da formatação de atas são:
• Texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens - ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
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• Números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
• Sem emprego de abreviaturas ou siglas;• Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;• Todos os verbos descritivos de ações da
reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu...);
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• Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o "digo", como no exemplo: "(...) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (...)".
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• Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: "Em tempo: onde consta 'vinte mil unidades de matéria-prima', leia-se 'trinta mil unidades de matéria-prima‘.”
• Veja a seguir um modelo de texto de ata.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
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•Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília - São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou 'vinte mil unidades de matéria-prima', leia-se 'trinta mil unidades de matéria-prima'. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.
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• ATENÇÃO• O essencial é lembrar que a ata não é uma
transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião.
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• Não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas
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As instalações para arquivar documentos devem ser:
a) Úmidasb) Pouco iluminadasc) Contra incêndiod) Com bastante iluminação solar
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É uma comunicação escrita, rápida e interna, somente para funcionários e operários. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício.a) atab) relatórioc) memorandod) ofício
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O capital será tanto da iniciativa privada quanto dos órgão públicos.
a) Empresa privadab) Empresa mistac) Empresa rurald) Empresa pública
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Relacione :a) Arquivo corrente b) Arquivo intermediárioc) Arquivo permanente d) Eliminação( ) Com uso pouco freqüente( ) Destruição de documentos e informações( ) Ainda ativos nos processos de trabalho e
freqüentemente utilizados( ) Documentos preservados
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Relacione :a) Planejamento b) Direção ou coordenaçãoc) Controle d) Organização( ) Abrange as decisões entre os objetivos esperados e
resultados alcançados. ( ) Ordem nas coisas.( ) Ações futuras e recursos necessários para realizar
objetivos.( ) Orientar as pessoas para atingir os objetivos propostos
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