INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN

Auditora

2ObjetivoIntegrar conceptos relacionados con las auditorias de ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Conocer la ISO 19011

2La ISO 19011 ha sido revisada para proporcionar una gua de buenas prcticas de auditora de acuerdo con el entorno de hoy en da en donde muchas organizaciones han implementado sistemas de gestin (p.e: Calidad, Ambiental, Seguridad y salud ocupacional , etc)Norma ISO 19011

AUDITORAPROCESO SISTEMTICO INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSIN EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORIA.

PROPSITO U OBJETIVO DE UNA AUDITORA

DETERMINAR SI EL SISTEMA DE GESTIN ES:

CONFORME A LAS DISPOSICIONES PLANIFICADAS CON LOS REQUISITOSCONFORME CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD. SE HA IMPLEMENTADO Y SE MANTIENE DE MANERA EFICAZDETECTAR OPORTUNIDADES PARA LA MEJORA CONTINUA

Tipos de AuditoraAuditoria interna: denominadas en algunos casos como auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organizacion, para la revision por la direccion y con otros fines internos (ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestion o para obtener informacion para la mejora del sistema de gestion). Las auditorias internas pueden constituir la base para la autodelcaracion de conformidad de una organizacion.

Auditoria externa: incluyen lo que se denomina generalmente auditorias de segunda y tercera parte. Las auditorias de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interes en la organizacion, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorias de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificacion de conformidad.

Auditora Combinada: cuando se auditan juntos dos o mas sistemas de gestion de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional).

Auditora Conjunta: cuando dos o mas organizaciones cooperan para auditar a un unico auditado.

Tipos de Auditora

4. Principios de auditoria Integridad: el fundamento del profesionalismoPresentacion ecuanime: obligacion de reportar con veracidad y exactitud Debido cuidado profesional: la aplicacion de diligencia y juicio al auditar (juicios razonables)Confidencialidad: seguridad de la informacion Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria Enfoque basado en la evidencia: el metodo racional para alcanzar conclusiones de auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistematico

CONCEPTO y DEFINICIN

AUDITORPERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR A CABO UNA AUDITORAAUDITADOORGANIZACIN O PERSONA QUE ES AUDITADACLIENTE DE LA AUDITORAORGANIZACIN O PERSONA QUE SOLICITA UNA AUDITORAPROGRAMA DE AUDITORASCONJUNTO DE UNA O MS AUDITORAS PLANIFICADAS PARA UN PERODO DE TIEMPO DETERMINADO Y DIRIGIDAS HACIA UN PROPSITO ESPECFICO

ALCANCE DE LA AUDITORAEXTENSIN Y LIMITES DE UNA AUDITORANO CONFORMIDADINCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITOOBSERVACINDEBILIDAD EN ELCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO, POSIBLE O PROBABLE NO CONFORMIDADCRITERIOS DE AUDITORACONJUNTO DE POLTICAS, PROCEDIMIENTOS O REQUISITOS QUE SE UTILIZAN COMO REFERENCIA FRENTE A LA CUAL SE COMPARA LA EVIDENCIA DE LA AUDITORAEVIDENCIA DE LA AUDITORAREGISTROS, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER OTRA INFORMACIN QUE SON PERTINENTES PARA LOS CRITERIOS DE AUDITORA Y QUE SON VERIFICABLESHALLAZGOS DE LA AUDITORARESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA EVIDENCIA DE LA AUDITORA RECOPILADA FRENTE A LOS CRITERIOS DE LA AUDITORACONCLUSIONES DE LA AUDITORARESULTADO DE UNA AUDITORA QUE PROPORCIONA EL AUDITOR TRAS CONSIDERAR LOS OBJETIVOS Y HALLAZGOS DE LA AUDITORACONCEPTO y DEFINICIN

FASES DE LA AUDITORIA

Programacin de la auditoriaPlanificacin de la auditoriaEjecucin de la auditoriaFinalizacin e Informe

5 Gestin de un Programa de auditoria El programa de auditoria deberia incluir la informacion y recursos necesarios para organizar y conducir las auditorias de manera eficiente dentro de los tiempos especificados y tambien puede incluir lo siguiente:

objetivos para el programa de auditoria y auditorias individuales; alcance/numero/tipos/duracion/ubicacion/cronograma de las auditorias; procedimientos del programa de auditoria; criterios de auditoria; metodos de auditoria; seleccion de equipos auditores; recursos necesarios, incluyendo viajes y hospedaje; procesos para manejo de confidencialidad, seguridad de la informacion, salud y seguridad y otros temas similares.

5.4 Implementacion del programa de auditoria comunicar las partes pertinentes del programa de auditoria a las partes relevantes e informales periodicamente acerca del progreso; definir objetivos, alcance y criterios para cada auditoria individual; coordinar y programar auditorias y otras actividades relevantes al programa de auditoria; asegurar la seleccion de equipos de auditoria con la competencia necesaria; proveer los recursos necesarios a los equipos auditores; asegurar que las auditorias se lleven a cabo en concordancia con el programa de auditoria y dentro del marco de tiempo establecido; ISO 19011:2011(E) asegurar que las actividades de auditoria sean registradas y que los registros sean adecuadamente manejados y mantenidos.

5.5 Monitoreo del programa de auditoria La persona que gestiona el programa de auditoria debe monitorear su implementacion, teniendo en cuenta la necesidad de:

a) evaluar conformidad con los programas de auditoria, cronogramas y objetivos de auditoria;b) evaluar el desempeno de los miembros del equipo auditor;c) evaluar la habilidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria; d) evaluar la retroalimentacion dada por parte de la alta gerencia, auditados, auditores y otras partes interesadas. 5.6 Revision y mejora del programa de auditoria La revision del programa de auditoria deberia considerar lo siguiente:

resultados y tendencias del monitoreo del programa de auditoria; b) conformidad con los procedimientos del programa de auditoria;c) necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas; d) registros del programa de auditoria; e) metodos nuevos o alternativos de auditoria;f) efectividad de las mediadas tomadas para tratar los riesgos asociados con el programa de auditoria;g) temas de confidencialidad y seguridad de la informacion relacionados con el programa de auditoria. 6. Realizacion de la auditoria 6.2 Inicio de la auditora6.2.1 Generalidades6.2.2 Establecer contacto inicial con el auditado 6.2.3 Determinar la viabilidad de la auditora6.3 Preparacin de actividades de auditora6.3.1 Revisin de documentos en preparacin para la auditora6.3.2 Preparacin del plan de auditora6.3.3 Asignacin del trabajo al equipo de auditora6.3.4 Preparacin de los documentos de trabajo6.4 Realizacin de las actividades de auditora6.4.1 Generalidades6.4.2 Realizacin de la reunin de apertura6.4.3 Revisin documental durante la realizacin de la auditora

6.4.4 Comunicacin durante la auditora6.4.5 Asignacin de roles y responsabilidades de guas y observadores 6.4.6 Recoleccin y verificacin de informacin6.4.7 Generacin de hallazgos de auditora6.4.8 Preparacin de conclusiones de auditora6.4.9 Realizacin de reunin de cierre6.5 Preparacion y distribucion del reporte de auditoria 6.5.1 Preparacin del reporte de auditora 6.5.2 Distribucin del reporte de auditora6.6 Finalizacin de la auditora6.7 Realizacion de auditoria de seguimiento (si esta especificado en el plan)

Seguimiento

En caso de encontrar no conformidades, el auditor lder programa visitas de seguimiento cuyo alcance sea solamente verificar la implementacin y eficacia de las acciones planeadas, estas actividades de seguimiento se realizan segn lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.

7. Competencia y evaluacion de auditores

Anexo A: Guia y ejemplos ilustrativos de conocimiento y habilidades de auditores especificas a una disciplina

Anexo B: Guia adicional para los auditores sobre planeacion y realizacion de auditorias

Tcnicas de Auditora Ocular Verbal Escrita Documental Inspeccin Fsica Entrevistas Encuesta Diagrama de Flujo

Tcnica OcularVerificar en forma directa y paralela la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos mediante los cuales la organizacin ejecuta las actividades objeto de control.

Esta tcnica permite visualizar la organizacin desde el ngulo que el auditor lo requiera, esto es su organizacin, sus directivos, sus instalaciones fsicas, sus movimientos diarios, su relacin con el entorno.

Tcnica VerbalObtener informacin verbal mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad sobre posibles puntos dbiles en la aplicacin de los procedimientos, prcticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

La evidencia que se tenga a travs de esta tcnica debe documentarse mediante memorandos preparados por el auditor en el cual se describen las partes involucradas y los aspectos tratados.

Tcnica EscritaConsiste en registrar o plasmar informacin que a juicio del auditor sea importante dentro de su trabajo.

Esta tcnica puede realizarse de las siguientes formas:

Anlisis. Conciliaciones. Confirmacin.

Tcnica DocumentalConsiste en obtener informacin escrita que permita soportar las afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores.Pueden ser:

Comprobacion. Estudio General. Revision Analitica. Computacion.

Inspeccin FsicaConsiste en examinar planes, programas o proyectos, contratos, indicadores, registros, documentos o activos tangibles, la confiabilidad proporcionada por la inspeccin de documentos y registros depende de su naturaleza, fuente y eficacia de los controles internos sobre su procesamiento. Es el reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados.

CARACTERSTICAS DE UN BUEN AUDITORAmable y profesionalPuntualVestirApropiadamentePreparadoHonestoCapacidad de comunicacion

IntegroCortsPacienteInteresadoTenazReceptor

CUANDO AUDITAR?CUANDO SE EFECTUE UN CAMBIO SIGNIFICATIVO AL SISTEMA DE GESTINCUANDO LA CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO ESTA EN DUDACUANDO SE REQUIERA MEDIR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMACUANDO SEA NECESARIO VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE UNA ACCION CORRECTIVA

RECOMENDACIONES

La pre-auditora es decisiva: preprela y preprese Conctese con el auditado: comunicacin y empata Ajstese a lo establecido en la convocatoriaConsidere slo las evidencias objetivasOtorgue al auditado el beneficio de la dudaEl informe debe estar consensuado con el auditadoNo acte como juezAdopte el papel de asesor del auditado