Auditoriaefectivoeinversiones

Concepto del efectivo

Fuentes y naturaleza del efectivo • Incluye las cuentas bancarias de la compañía,

las cajas chicas, los fondos de operación, cuentas bancarias de la nomina, fondos restringidos para objetivos específicos, fondos de ahorro y de inversión.

• Normalmente se presenta en el balance un concepto de Efectivo y sus equivalentes, el cual incluye los fondos de mercado de dinero, certificado de depósito, certificados de ahorro y otros tipos de ahorro.

Concepto del efectivo

Fuentes y naturaleza del efectivo

• Son aquellas cuentas con documentos o valores que se puedan convertir en dinero fácilmente.

Objetivos en la Auditoría del Efectivo

• Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude.

• Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo

• Verificar la existencia del efectivo registrado• Determinar si el cliente tiene derecho sobre el

efectivo registrado• Comprobar la exactitud administrativa de los

programas de efectivo• Determinar si son apropiadas la presentación y

revelación del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos (los saldos compensadores y los fondos para amortización de obligaciones).

Revisión del efectivo • ¿Cuánto tiempo de la auditoria se dedica al

efectivo?• Los auditores dedican al efectivo más tiempo de

la auditoria a pesar de la cantidad relativamente pequeña que aparece en el balance general.

• Razones:– Gran cantidad de cuentas del balance pasan

por las cuentas de efectivo, permitiendo comprobar otras cuentas del balance.

– El es el más líquido de los activos y ofrece la mayor tentación para cometer robo, desfalco o malversación.

•

Tiempo de la auditoria dedicada al efectivo

Razones– El riesgo inherente es alto en los activos

líquidos , dedicando en casos de gran riesgo una investigación mas exhaustiva.

– En ocasiones la inconsistencia en el efectivo no es material, el auditor comunicara y discutirá esta situación con los miembros de Junta Directiva, el Comité de Vigilancia y la Auditoria interna para que ellos finiquiten el caso y tomen las medidas necesarias para su corrección.

Control interno sobre las transacciones en efectivo

– La responsabilidad del manejo de efectivo esta bajo el control del departamento de finanzas, en la dirección de tesorería. (cheques, control de fondos, pago planillas y proveedores, requerimientos de efectivo, requerimientos de financiación.

– Las funciones de finanzas y contabilidad deben integrarse para controlar y brindar seguridad.

Efectivo: Control y seguridad

– Se requiere que el efectivo a recibir sea realmente recibido, registrado y depositado en el banco en forma inmediata.

– Los desembolsos sean para fines autorizados y registrados correctamente y oportunamente.

– Mantener controlados los saldos de efectivo que se requieren en cada periodo escogido, e invertir o solicitar préstamos cuando se requiera.

Reglas generales control interno

– No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.

– Separar la función del manejo del efectivo del registro del mismo.

– Centralizar la recepción del efectivo siempre que lo permita la eficiencia.

– Registrar oportunamente los ingresos de efectivo

– Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencias electrónicas de fondos, excepto gastos pequeños.

Reglas generales control interno

– Las conciliaciones bancarias deben prepararse por personas que no tengan accesos a registros o al manejo de fondos. Debe ser revisadas por un empleado de jerarquía...

– Pronosticar las entradas y salidas del efectivo e investigar las variaciones. Presentar un informe a un empleado de jerarquía designado

Control interno de los ingresos en efectivo.

• Ventas al contado.– En el proceso de venta deben participar por

lo menos dos personas en el proceso, una que vende y confecciona la factura y otra que cobra. (restaurantes, en los teatros un empleado vende el boleto y otros lo recoge.

– En otros negocios tres: uno que factura, otro que cobra y otro que entrega la mercadería.

Control interno de los ingresos en efectivo

Sistemas electrónicos en el punto de venta.– Utilización en los cajeros de cajas

registradoras o sistemas computadores El caso de las cajas registradoras ofrecen:

• Una presentación visual del monto a cobrar y en algunos casos el detalle de los artículos comprados.

• Una factura que se les entrega junto con la mercancía detallando los artículos comprados y su precio.

• Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.


En caso de sistemas computarizados de control ofrecen• El código del producto establece el precio

a ingresar.• El empleado no tiene acceso a variarlo.• Descarga el inventario perpetuo.• Verifica el límite crediticio.• Actualiza las cuentas a cobrar.• Lleva otros controles como, ventas por

líneas de producto, por vendedor, por departamento y tipo de venta.


Cobranzas de clientes a crédito. • Pagos de los clientes por correo.

• Bajo este sistema se favorece poco el desfalco, a menos que un empleado reciba los cheques, los deposite y lleve el control de los libros auxiliares de los clientes.

Control interno de los ingresos en

efectivo

Pagos de clientes por correo.– El recibidor de los cheques los endosa a la

compañía para depositarlos exclusivamente y prepara una lista de control con número cliente, nombre, facturas que cancela, fecha cheque, fecha recibido, monto, banco del cheque.

– Los cheques junto con la lista de control se envían al cajero.

Control interno de los ingresos en

efectivo

Pagos de clientes por correo.

– El cajero hace depósitos diarios que son controlados por contabilidad.

– Se utiliza una caja de seguridad para guardar los depósitos que se reciben durante el día.

– Una copia junto con las hojas de remisión de los clientes se envía al encargado de las cuentas por cobrar.

– Ver figura 10.1, en las páginas 340 y 341.


Para transferencia electrónica de fondos.• Mejora sensiblemente el control:

– Reducen el papel.– Disminuyen los costos y retrasos del

procesamiento.• Requiere

– Mas controles en las redes de computación– Código de acceso restringido al sistema y al

registro de datos.– Requieren sistemas y archivos de respaldo.

Control interno de los desembolsos en efectivo.

• En buena práctica los egresos deben realizarse por cheque, por transferencia electrónica, si son cuentas menores por caja chica.

• Ventajas de los pagos por cheque.– Centraliza la autorización en pocas personas.– Registro permanente al emitir el cheque

sistema computarizado.– Disminución del efectivo disponible.

Control interno de los desembolsos en efectivo.

Ventajas de los pagos por cheque.– Cheques prenumerados con control de la

numeración y de los cheques anulados.– Los cheques anulados se perforan.– Los cheques se emiten por computadora con

los montos del sistema o se les estampa el monto con maquinas protectoras.

– Los cheques se envían al departamento de tesorería para su entrega o custodia.

Control interno de los desembolsos en efectivo

Ventajas de los pagos por cheque.– Los documentos que originaron el cheque,

deben ser perforados como pagados, para evitar utilizaciones futuras

– Los documentos deben ser revisados y analizados por contabilidad, verificando las sumas aritméticas, los documentos que los originaron orden de compra, orden de pago, pagos fijos, que sean documentos originales y facturas timbradas, que tengan las firmas de los responsables de los departamentos que la autorizaron.

Control interno de los desembolsos en efectivoVentajas de los pagos por cheque.

– La conciliaciones bancarias son un control fundamental, no deben ser hechas por un empleado que autorice, registre las transacciones en efectivo y maneje efectivo. La conciliación debe ser revisada y firmada por funcionario de nivel e independiente.

– Un sistema de comprobantes de pago. Los cuales son prenumerados, trabajados en contabilidad, llevan los documentos adjuntos para su pago una vez hecha las revisiones del caso, muestra quien los preparo, quien los reviso, y las cuentas contables en que se registraron. Ver figura 10.2.


Ventajas de los pagos por cheque.– Mensualmente se debe emitir un balance de

comprobación de proveedores que se concilia con el saldo de la cuenta de control del mayor.

– Los estados de cuenta que se reciben de los proveedores se concilian de inmediato y se informa de su situación al un funcionario de nivel, que delega en un empleado el análisis y arreglo de las diferencias.


En En los fondos de caja chica.– Se debe tener un procedimiento de caja chica

o de pagos menores.– Debe haber un formulario preenumerado para

desembolso de caja chica previamente autorizado por un funcionario de nivel.

– El control numérico del formulario en custodia debe llevarlo la contabilidad o el funcionario encargado de autorizarlos.

– Se debe establecer un monto máximo para pagar en esta vía.

Control interno de los desembolsos en efectivoEn En los fondos de caja chica.

– El cajero debe pedir reembolsos periódico del fondo, para esto debe emitir un documento de solicitud de reintegro con los documentos pagados.

– Las contabilidad debe revisar estos documentos en cuanto sin son originales, si están autorizados, que estén perforados como pagados, si aritméticamente están bien, si la numeración de las autorizaciones de caja chica esta consecutiva, y si el monto solicitado corresponde a la suma de los documentos a reintegrar.


En En los fondos de caja chica.Si esta bien se autoriza su reembolso y se

pasa el comprobante de pago al departamento de Tesorería para su pago.

– Se exigen arqueos periódicos al custodio de la caja chica, como medida de control interno.

– Existen cajas chicas que mantiene cuentas bancarias, en estos casos se prohíbe hacer depósitos en estas cuentas de ingresos por ventas, solo se depositan reintegros de caja chica.


En En los fondos de caja chica.– Se requiere doble firma en la emisión de los

cheques de caja chica .– La conciliación bancaria debe hacerse por

una persona independiente al custodio, normalmente en la contabilidad.

Control interno del efectivo

Documentos de auditoría para el efectivo. – Un diagrama del flujo del efectivo.– Un cuestionario de control interno.– Un programa de auditoria para el efectivo.– Hoja resumen– Hoja de cuentas de efectivo

• Confirmaciones bancarias

Control interno del efectivo

Documentos de auditoría para el efectivo.– Lista de cheques no cobrados– Lista de cheques investigados– Recomendaciones para mejorar el control

dirigida al cliente.

AUDITORIA DEL EFECTIVO

Un patrón general de trabajo. Objetivos de la auditoria de efectivo.– Examinar los riesgos inherentes, entre ellos

los de fraude.– Examinar el control interno del efectivo.– Aplicar pruebas sustantivas a las

transacciones y a los saldos de efectivo.


Examinar los riesgos inherentes– El riesgo de control y el riesgo inherente es

grande en esta área.– Existe el riesgo de originar exageraciones

en esta cifras lo mismo que subestimaciones. Ej. Pág. 346 .

– Los puntos fuertes y débiles del control interno suavizan o intensifican los efectos de estos riesgos de fraude.


Examinar los riesgos inherentes– Fraudes normales en el efectivo.

• Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos

• Pago de materiales no recibidos • Duplicación de pagos• Pago excesivo a los empleados o a

empleados inexistentes• Pagos por gastos personales de

funcionarios o partes relacionadas


Examinar el control interno del efectivo– Conocer el control interno.– Evaluar el riesgo de control y diseñar mas

pruebas de controles y pruebas sustantivas – del efectivo.– Realizar mas pruebas de los controles que

los auditores planean incluir en su evaluación del riesgo de control.

– Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas del efectivo.

AUDITORIA DEL EFECTIVORealizar mas pruebas de los controles

– Comprobar los registros y las conciliaciones contables por repetición

– Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos en efectivo con el correspondiente, con los asientos de las cuentas por cobra y con los comprobantes autenticados de depósito.

– Comparar los detalle de una muestra de los desembolsos registrados en diario con los asientos de las cuentas por pagar, con las órdenes de compra, con los informes de recepción, con las facturas y los cheques pagados.


Realizar pruebas sustantivas de las transacciones y de los saldos de efectivo.

– Obtener análisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el mayor general.

– Enviar formularios estándar de confirmación a las instituciones financieras para verificar los montos depositados.

– Obtener o preparar conciliaciones de la cuentas bancarias a la fecha del balance general y considera la necesidad de conciliar la actividad bancaria en otros meses.


Realizar pruebas sustantivas de las transacciones y de los saldos de efectivo

– Obtener un estado bancario de corte, que contenga las transacciones al menos de siete días hábiles posteriores a la fecha del balance general.

– Contar e incluir el efectivo disponible.– Verificar el corte de ingreso y desembolsos

en efectivo del cliente.


Realizar pruebas sustantivas de las transacciones y de los saldos de efectivo

– Analizar las transferencias bancarias efectuadas en la última semana del año de la auditoria y en la primera semana del año siguiente.

– Investigar los cheque de pagos cuantiosos o inusuales a partes relacionadas.

– Evaluar la presentación correcta de los estados financieros y la revelación del efectivo.


• Analizar las transferencias bancarias– La finalidad es detectar exageraciones en los

saldos de efectivo atribuible a desfalcos.– Se incluye el deposito en ambos bancos y el

saldo inflado protege un desfalco o emisiones de cheque sin fondos.

– Se establece una hoja de análisis como la presentada en el Ejs. X pag. 356.

AUDITORIA DEL EFECTIVO• Analizar las transferencias bancarias• Detección de desfalco.

– Las fechas en que se registro la transferencia según los libros corresponden a diferentes periodos.

– La fecha del cheque en que el banco la registro corresponde al periodo de los estados financieros antes que fuera incluido en los libros.

– Girar un cheque para atender pagos urgentes. El cheque por buenas relaciones con el cliente el banco lo hace disponible inmediatamente, pero el otro banco no lo rebajado todavía, y se juega con ese tiempo.

AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERAS

– Examinar los riesgos inherentes entre ellos los de fraude.

– Examinar el control interno de las inversiones financieras

– Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas de las inversiones

– Realizar pruebas sustantivas de las inversiones financiera y de los saldos de fin de año.

AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERASEfectuar mas pruebas de controles tales como:

– Seguir en el sistema contable las transacciones de compra y de venta de las inversiones.

– Revisar los informes de las actividades de inversión preparados por el comité.

– Analizar los informes de los auditores internos respecto a la inspección y la revisión periódica de los valores y de los instrumentos derivados.


Efectuar mas pruebas de controles tales como:– Revisar los informes mensuales de los

valores que poseen, se compran y se venden, así como el importe de los ingresos ganados y presupuestados


Realizar pruebas sustantivas– Conseguir o preparar análisis de cuentas de

inversión y de las cuentas conexas de ingresos, ganancias y pérdidas para conciliarlas con el mayor general.

– Analizar los valores disponibles y revisar los acuerdos en que se basan los derivados.

– Confirmar los valores y los instrumentos derivados con tenedores y contrapartes.

AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERASRealizar pruebas sustantivas

– Comprobar algunas compras y ventas de inversiones financieras hechas en el año y el control de ese tipo de transacciones por parte del cliente.

– Revisar las minutas y los informes del comité de inversiones.

– Efectuar procedimientos analíticos.– Hacer cálculos independientes de los

ingresos provenientes de los valores.

AUDITORIA PARA LAS INVERSIONES FINANCIERASRealizar pruebas sustantivas

– Inspeccionar la documentación relativa a la intención de los directivos de clasificar las transacciones derivadas como actividades de protección.

– Evaluar el método de contabilidad de las inversiones.

– Verificar la valuación de las inversiones financieras.

– Evaluar la presentación de los estados financieros y la revelación de las inversiones financieras.

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