Auditoria Planeación Mayo 2015

8/20/2019 Auditoria Planeación Mayo 2015

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J . . . . : ¡ : : ¡ - I ~

ACTA DE VAL IDACiÓN DE RESULTADOS DE LA AUDI TORIA

ICÓdi90: GC I-FO-140-002

I

6 1

Hospta

GESTION DE CONTROL INSTIJU'

IVersión:1

I

A.~~~ ':. '.;'.~;-

Sm n BoUvar

GESTIÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

Proceso / Auditoría :

Gestión de Gerencia

y

Direccionamiento Estra técíco - Planeación

Fecha de la Auditoría :

Del 6-Abr-2015 al 22-May-2015

Fecha del Acta:

19de jun io de 2015

Asisten tes a la reunión :

I sabe l V ic to ria P ineda, Lud iv ia Cas tro y Mary Luz Muñoz

Auditor:

Ludiv ia Castro G.

Objetivo:

1 .E l objet ivos de laac ti vidad de aud it or ia esevalua r s i son adecuados los con troles que se ident if iquen en e l p roceso de Ges tión de Gerencia y D ireccionamiento Est ra tégico -

P laneac ión, que se cumpla con loco rrespond iente del S IG respecto a ladocumentac ión que sopor ta e l s is tema en e lp roceso y eva luar s i son e fect ivos los con troles respecto a la

muestra seleccionada.

2 . E lob je ti vos de laac ti vidad de aud it or ia es eva luar s i se encuent ran ident if icados r ie sgos y sus respect ivas causas, que puedan a fectar e l cumpl im iento de los objet ivos

Ins ti tu cionales que l le van a l cumpl im iento del P lan de Desarro ll o de la Ins ti tu ción y e l seguimien to a lGest ión de R iesgos .

Alcance:

De lamues tra seleccionada, rev is ión de con troles ident if icados en e lMapa de R iesgos v igen te de los meses de Ene ro , Feb re ro y Marzo de 2015, conside rando sus act iv idades y las

act iv idades e ind icadores del POA vigente.

Temas a t ra ta r en la reunión :

1 .Los aud it ores le exp li can a los asisten tes de la reunión que las observaciones a d iscu ti r cor responden a hal la zgos de aud it or ia y /u opo rtun idades de mejora detec tados.

2 . Los aud it ores hacen lap resen tación de las p ruebas de aud it or ia s rea li zadas en e l mes de Abr il y Mayo de 2015 a los servido res(as ) imp li cados d irec tamente con e l

área/proceso/actividades auditadas.

3. Los auditores exponen la recomendaciones generadas producto de la auditora a ser consideradas por la admin istración.

4. Los servidores(as) públicos implicados directamente ident if ican y se comprometen a realizar los p lanes de acción necesarios para prevenir y/o correg ir las observaciones

generadas producto de las auditorias, estab leciendo las fecha l imite de remediación.

Con troles generales del Proceso

Observación

En laevaluación de los con troles y acc iones de mit igac ión por par te de laOf ic ina aseso ra de P laneac ión se observó los igu iente:

1 .R iesgo GGD-R-1 , Con trol : Rea li za r capac it ac iones sob re responsab il idades en e l uso de la in fo rmac ión, así como del cód igo de é ti ca de la

ins ti tu ción . A la fecha de la aud it or ia no se observa evidenc ia de capac it ac ión ace rca del uso de la in fo rmac ión y del cód igo de é ti ca ; Asl mismo , no

se observo c ronograma soc ia li zado para esta capac it ac iones. La Dra . P ineda man if ie sta que e l cód igo de é ti ca y uso de la in fo rmac ión esta

soc ia li zado a t ravés de la Int rane t; Frente a luso de la información se han generado campañas soc ia li zadas en car te le ras y en s it io s de a tenc ión a l

usuar io en donde se p lasman est ra tegias para incen ti va r e l respe to f rente a la información y a tencón que se leb r inda a lusua rio.

2 . R iesgo GGD-R-3 , Con trol : E jecu ta r e l n ivel de seguimien to que corresponde a todos los informes y p lanes. Para e lsegu imiento de este con trol l a

o fi cina aseso ra de p laneac ión sol ic it a la información a t ravés del cor reo e lect rónico , s in embargo nose observa un c ronograma estab lecido env iado

a las dependenc ias con las fechas c la ras y responsab les de laen trega de la información a p laneac ión para conso lidación de informes e ind icadores .

que permi ta une fec ti vo seguimien to de acuerdo a lc ronog rama p lanes ope ra ti vos anuales Cód igo: GGD-FO-130-002:V12. Adicionalmente, e l

responsab le del con trol e s Transversa l a todas las á reas , s in def in ir l aev idencia de e jecución del con trol que cada á rea deba dejar . La Dra . P ineda

man if ie sta que informó las fechas en las que se debe ent rega r la información por par te de las á reas , s in embargo esto nose cumple.

3 . R iesgo GGD-R-3 y GGD-R-7 , t iene ent re los responsab les de sus con troles a laOf ic ina de Ges tión Púb li ca y Autocon trol , s in embargo esta o fi cina

al ser control de controles

y

t ener un carác te r I ndependien te , t iene sus con troles def in idos den tro de los r ie sgos con cód igo GCI .


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1 .Gu ía para lacons trucción de ind icadores de ges tión Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca (DAFP)

Criterio

2 .Manual Técnico del Modelo Estánda r de Con trol I nterno par e l Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Con trol de P laneac ión

y

Gestión.

3 .Gu ía para laadminist ra ción del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca (DAFP)

4 . GGD-FO- 130 -007 -V :4 - Mapa de R iesgos Ins ti tu cional - v igen te

Tipo de Observación

Hallazgo

1 .Se recomienda dejar evidenc ia de lae jecuc ión de los con troles

y

acciones que mit igan los riesgos ident if icados del proceso

y

riesgos

transversales, dejando lacorrespondiente evidencia .

2 Se recomienda revisar

y

actua li za r e l Mapa de R iesgos de acuerdo con laGu ia para laadmin is trac ión del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de

la Función Pública (DAFP)

y

conside rando las observaciones de aud it or ia inc lu idas en esta acta de ent rega de resul tados. Esto con la f ina li dad de

Recomendación

mejorar respecto a la identificación

y

def in ic ión de: Riesgo, Causa, Consecuencia, Control (In terno) que contrarreste la causa, acciones de

mit igación, f recuencia de ejecución del control , responsables del proceso que ejecuten los controles y acciones de mit igación, evaluación de

controles real

y

cumplimiento de las act iv idades para lograr los objet ivos insti tucionales def in idos en el Plan Operativo Anual.

3 . Se recomienda que los controles sean concertados

y

soc ia li zados con los responsab les de su e jecución con la f ina li dad de asegu ra r que sean

controles reales

y

que se ejecuten adecuada

y

completamente.

1 .De fini r e l sopor te de cada con trol

y

dejar evidenc ia de su cumpl im iento. Def in ir como fecha máx ima de ent rega de información a P laneac ión

med iante o fi cio de Gerencia e l t erce r d ia háb il de cada mes , en caso de incumpl im iento se avisa rá con cop ia a Gerencia. Jun to con e lenvio del

cumpl imiento del POA se sol ic itará la evidencia que soporte e l cumpl imiento.

2

y

3 . E l 12de Jun io 2015 se soc ia li zó todo lo re la cionado con e l componente de r ie sgo, seevalúo e l p re

y

post sobre los conocimiento adquiridos

Plan de Acción

por los asisten tes a la capac it ac ión. Se mos tró laes truc tu ra del Mapa de R iesgo aco rde con lame todo logia DAFP

y

se h izo empoderamiento a los

l ideres de p roceso f rente a la impor tanc ia que t iene e l desplegar la in fo rmac ión a sus equ ipos de t raba jo hac iendolos par ti cipes de laac tual izac ión

del Mapa de R iesgo. Se o fi cia para que los l ideres de p roceso informen a P laneac ión los r ie sgos ident if icados del p roceso jun to con los con troles

def in idos a más tarda r e l 30-Jun-2015 . La Ofi cina de P laneac ión hará acompañamiento para val idac ión de los r ie sgos con troles

y

responsables

def in idos de tal f orma que todos tengan conoc imiento de su apo rte.

Fecha de remediación

30de Jul io de 2015

Responsable de la remediación

Jefe de Planeación

2

De los convenios interadminist ra tivos relacionados a continuación se observó lo siguiente:

,

No .

O b j el o d e l C o n v e n io

O b s e rv a d ó n :

Convenio

S e o b s e rv a c o m u n ic a c i ó n 00694 d e l 2 7 d e f eb r er o d e 2015. e n d o n d e s e r e fT i te l a a c tu a lZ 1 lc ló n d e l p r o ye c to a 111 v igenc il

2015

A u n ar e s fu e rz o s p a r a d e s mo l a r y e j e cu ta r l a s a c e lo n e s D e a c u e r do a l se g u in l e nt o a c o n ve n i os d e l a o r l C i n a a se s o ra d e p l an e a cl ó n e s t e c o n v e n io f u e r r m a d o e n tr e l a s p a r t es e

1870

n e c es a r ia s p a r a e l m e j o r am i e nt o d e l a i n fr a e st r uc tu r a f ís l ca d í a

30

d e o c t u br e d e

2012

y s e d i o ¡ li ci o e l d ía

27

d e n o v l e m b re d e

2012,

c o n f e c l 1a d e

tina zadlin25

d e m a y o d e

2015,

d

d e l H os pl a l S i ró n B o li va r - S ed e C l il lc a F r ay B a rt ol om é a cu er d o. u li ne p ro r ro g a e n e l p a zo d e e j e cu ci ón p o r e l t ém in o d e 6 m e se s c o n ta d os a p ar tr d e l 26 d e l I ov i e fr b r e d e

2014. S i n e l T bo r g o el p r o y e ct o o b j et o d e l c o n v e ni o a u n e s l. e n p r o ce s o d e r e v is i ón y a p ro b a ci ó n p o r p a r te d e l a S D S .

A un a r e s fu e rz o. p or a d e sa rr o ll ar l e. a cc io n es n e ce s ar io . S e o b s er va d e a c u er d o e l i lf or m e d e s e g ul ni en to a c on v en io s q u e s e r e 8l zo l a e j e cu ci ón d e l c on v en io e n u n

100 .

sil

2S5S

p . ra l a a d e c u a ci ó n d e l a c e n t ra l d e e s ta r i za c ió n d e l H o s p la l e l Tb . r go p . ra c l de s a rr o lo d e l p r e s en t e c o n v e n io s e r e a lz o e l c o n tr o to

110.1669

de

2014

d e l c ua l n o s e o b se rv o e l o c t. d e

S i n ón B o Ñ a r

e n t re g a d e l c o n t ra lo p o rp a r t e d e l i n t e rv e n t o rd e l n i s m o .

C o nv e ni o e n d e sm o lo c on a v an ce d e l 60 e n l a p a r t e d e d o ta c ió n 4 4% e n l a p a rt e d e i lf ra e lr uc lu ra d e a cu er d o a

i l fo r m e d e s e g ul n ie n to a c o n ve n i os s u n in i s tr a d o p o r l a o f l c in e e s e s or a d e P l an e a cl ó n. s i n e m b a r go s e o b s er v o s o l i cl u d d e

A u n ar e s fu e rz o s p a r a e j e cu t or y d e o r r ul a r l a s a c ci o ne s i n fo r m e d e a c ue r d o a p r og r a ma c ió n m e n s ua l a l i n t e r ve n to r d e l c o nt r ot o , p o r p o r t e d e l s u p e r vi s o r d e l m i s mo e n f e cl 1 a24 de

2589

neC U ar i l 5

~III1 ll

r e r node l ec O n y 8~laclln de l servi::io de

m a r zo d e

2015.

s i n q u e s e e v i de n ci e e l i n f o r me d e l m e s d . m a r zo e n l o s d o c u me n to s d e l c o n ve n i o e l u l ti m o i n fo r m e d o l

U rge nc lo . d el Ho spie l Siró n B olíva r in le rv en to r se en cue ntra c on p eriod o de l 19 d e e n e r o d e 20150119 d o f e b r e ro d e 2015. P o r l o o n t er i o r s e r e co r r ie n d a s e

r ev i s e

51

e s . n e c es B o o u n

c o n t r o l

p r ev e nt i vo q u e a s eg u r e 1 8

QrMen tn c ; i J a

d e o s

n f o r m e . 5

p o r p a r t e d e l o s I n te r ve n to r es y

s u p e rv is o re s d e l o s c o n t ra to s c u m p ti e n d o l o s t i e m p o s e s t a b l e c i: l o s .


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I

A un ar e sf ue rz os p ar a

el

m o n ej o y m e j or a m ie n t o e

herremientas IC d e l H o s pi t alS i nó n B o l í v ar • N i v el d e

Obse rvación

atenciónESE C o n e l Iil d e a po y ar y e po rt er p a ra e l

De

eceercoal formedeavaneeaconvenilsseobserva aulínaactlJacióne IS-AI r_-20t5:ereportaa laContrailríao

2t

me jo r .rn len tDesu ge .s lión de esta fo rmocon ta rcon la

dístribtJciónelosequflosdentrodelHDSpl.~il errb.rgonofueposllleobtenerlformacióndelproyecto.

n fo rmocióncOm( l le t . ,po r tuna debuenaca ldadpara la

SOS,o ClJaledundaráen elme joramientoelo caldaddel

servicio

de

Saludquepr.staelOis trloCaplaL

Aunaresfue rzospa radesa rro '. ry e jecuta ras acceneeEn

el

exped ientequereposaen lo o roenaaseso r .de p laneacl lncon lo . dOClJmen to .orrespondientest c o nv e n io

neceseresparate.decuBcióndel2y 3 pisodelservicilde

n te redmil i l tra t iYoo .109 9 -20 09 eobse rva fo rme naue lconven iose fech a11de n lode 20 10 ,a arrbargonose

1099

hosploizacióne laCtílicaFray,cons/slenle nl. ejecución

obse rva formerna ly actad e . I i l . .I . l z A c i t i y llquldeciónetconvenio,e recomiendaevisary organlzorosdocumentlls

d e o b r as d e

8decu8~n

e InlcrvrmlgÓa c o n e l fi1 d e d ar

q u e h a c e n p a rt e n t e g ra l d e os c onv en i os

intcºHmOj;do,tjyo \

d e l H S B .

respuestal plandecont genci.de~

A un ar e sl Je rz Il S p ar a t e c o ~ a d e u n

S 5 .

d.

InformeoonHosplalario(HIS)poraelhosplalSirón Bolívar,

Conveniormadoel26 dediciembree2014, in errbergodeacuerdoalnformeconcorte15deabrid. 2015delaorlCila

laiT >tementacióneldesplieguenpno ducclSnstable,on

asesoradeplaneaciónoa térmno.dereferencia eencuentran nrevisiónporpartedeleSOSy seestaene speradetes

1354

el Iil deapoyary aportarparoelmejorarrienloesu gestión,

obse rvaciones;ose obse rvaco rrun icaci6ne l

envo

de lostéminosde re fa renciaa laSOSpara la aprobación .E.

yo la construccióne i l fo rmeciónco rT'(> le tapo r tuna de

lmpor1llnteenerencuentaqueyahanlran'ClJrrldoualromesesdesdea frn18delconven io eunnose hadadoinicioa

b ue o s c a l d8 d p ar a l a S O S,

lo

ClJalcontrburé

01

18 e t a p a p r c c o n f m d l l a d e l p r o y ec t o .

mejorDmiefltoetacaid.d detserviciode•• ud queprestael

dtslrttoceptet

L a D ra . P in ed a m an ifie sta q ue : R es pe cto a l c on ve ni o 2 55 5, e l c on ve nio e n e se m om en to te ni a tr am ite s e n r ea li za ci ón p or pa rte d e l a S ub ge re nte

A dm in is tr ati va . R es pe cto a l c on ve nio 25 89 , s ie mp re s e h a s ol ic ita do a l S u pe rv is io r p or pa rt e d e P la ne ac ió n q ue r em ita lo s in fo rm es ta nto d e

s up er vi si on c om o d e in te rv en to ria d ad o q ue n o s on a ll eg ad os a ti em po . R es pe ct o a l c o nv en io 21 , s e in te rp on dr á e l d e nun cio p or p er did a d e

d oc um en to pú bl ico d ad a l a pe rd id a d e l a c ar pe ta .

R es pe cto a l c on ve nio 13 54 de 2014, los término s fuero n a prob ad os o ficia lm ente por la SD S, s in em ba rgo n o fue po sib le s u p ub licación de bido a la

pro gra ma ció n de l de sem bo lso d e lo s re curs os po r parte d e la SD S, s e re alizó por parte de e sta en tid ad e l a jus te y la publica ció n de lo s térm in os se

da e l d ia 8 d e iuüo de 2015.

Criterio

G G D -P R -1 30 -0 0 4: V : 1 : D e sa rr ol lo y s e gu im ie n to a C o nv e ni os

G G D-P R- 13 0- 00 1 : V: 1 : G es ti ón d e P ro ye ct os

T ip o d e O b se r va c ió n

O po rt un id ad d e M e jo ra

1 . S e r ec om ie nd a e va lua r l a po sib il id ad d e in clu ir e n e l pr oc ed im ie nto d e c on ve ni os in te ra dm in is tr ati vo s e l c o ntr ol p re ve nti vo qu e m iti gu e e l r ie sgo

r el ac io na do c on l a f in ali za ci ón d e p la zo s d e e je cu ci ón i ni ci ale s d e l os c on ve ni os s in h ab er in ic ia do la e ta pa p re co ntr act ua l d e l os pr oy ec to s o bj et o d el

Recomendación

r es p ec ti v o c on v en io .

2. Se r ec om ie nd a a se gu ra r qu e m en su al me nt e s e e je cu te e l c o ntr ol d e s eg ui mie nto a l os c on tr at os c uy os e ntr ega bl es s on l os i nfo rm es p or pa rt e d e

l os i nt er ve nt or es y s up er vi so re s d e l os c on tr at os c um pl ie nd o l os t ie mp os e st ab le ci do s.

1 . L a g es ti ón d el c um pl im ie nto d e lo s co nv en io s y p ro ye cto s n o d ep en de e xc lu siv am en te d el h os pit al s in o d e la S ec re ta ri a D is tr ita l d e S alu d q ui en

a si gn a l os r ec ur so s p ar a s u e je cu ci ón ,

y

s e e nc arg a d e l a v i ab il id ad p ar a s u e je cu ció n. Ac tua lm en te e l c on tr ol q ue s e r ea li za e s o fic ia r a l a S ec re ta ri a

D is tr ita l d e S alu d c on sta nt em en te fr en te a l a v i ab ili da d d e l os p ro ye cto , l a a s ig na ció n d e re cur so s, la l iq ui da ció n d e l os c on ve nio s

y

l as s ol ic it ud es d e

pr or ro ga s fr en te a l os p la zo s d e v en ci mie nto . C om o e vi de nc ia s e d ej a un a rc hiv o e n E xc el c on e l s e gu im ie nto r ea li za do a c ad a p ro ye cto y c on ve ni o,

P la n d e A cc ió n

c on f ec h as

y

acciones.

2. R ev is ar n ue va me nt e l a i nfo rm ac ió n q ue c on ti en en la s c ar pe ta s d e lo s c on ve ni os j un to c on l a o fi cin a d e c on tr at ac ió n

y

de e sta form a as egura r la

c om pl et it ud d e lo s d ocu me nto s qu e d eb en c on te ne r la s c ar pe ta s

3 . So li ci ta r a l a O fi cin a d e c on tr at ac ió n l a c o nfir ma ci ón d el s upe rv is or a si gn ad o a ca da co nt ra to d e fo rm a qu e s e p ue da s oli cit ar po r pa rte d e la

O fi cin a A se so ra d e Pl an ea ció n e l c u mp li mie nt o e n l a f re cu en ci a d e e nt re ga d e i nfo rm es d e s egu im ie nto a lo s co nt ra to s.

F ec h a d e r em e di ac ió n

Ag os to 2 8 d e 2 01 5

R es po ns ab le d e l a r em ed ia ci ón

J ef e O fi ci na A se so ra d e P la ne ac ió n


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En e l P lan Ope ra ti vo Anual - POA, estab lecido para P laneac i6n se observa lo s iguien te :

1 . Para e l Objet ivo: Sat is fa ce r las neces idades y expec ta ti vas en salud del usuar io y su famil ia con cal idad y cal idez , p romoviendo su

corresponsabi li dad y la l i nea de acc i6n Cont ro la r e l gas to a todos los n iveles de la insntuc ión . se observa lame ta anual e l cumpl im iento de

informes legales que laen tidad debe p resentar en e l norma l f uncionamiento de acuerdo a su objeto soc ia l. Nose observan metas que l le ven a l

con trol e fect ivo del gas to en todos los n iveles de la ins ti tu ción como lo indica la l inea de acc i6n.

2 . Para la l inea de acc i6n Es truc tu ra r e imp lementar e l p lan de eva luac i6n por compe tenc ias a todos los n iveles de la ins ti tu ci6n que for ta le zca la

Observaci6n

p restac ión de los servi cios ' se observa que lame ta de talen to Humano es que e l 90 de los colaboradores de la in st it uc ión estén eva luados por

compe tenc ias a 31 de d ic iemb re de 2015. S in embargo , lame ta de P laneac ión para esa misma l inea de acc i6n no gua rda coherencia ten iendo en

cuenta que d ice que e l40 de los funcionar io s de p laneac i6n a 31 de d ic iemb re de 2015 ser ian eva luados por compe tenc ias, t en iendo en cuenta

que en p ropo rc iona lidad deber ían ser eva luados a l menos e l 90 de los funcionar io s de P laneac i6n. S in embargo , en e la r ti cu lo 38 de la Ley 909 de

2014 se def ine que e l desempeño laboral de los emp leados de carre ra admin is trat iva deberá ser eva luado y cal if icado, por lo que deberá rea li za rse

2 eva luac iones parciales a l año , esdeci r que por ley apl ica a l 100 de los funcionar io s, loque con trad ice la respec ti va meta del 90 del POA.

1 .P lan Ope ra ti vo Anual aprobado 2015

2. GGD-PR-130-005 Desarro llo y seguimiento a planes estra tégicos de acción y operativos.

Criterio

3 . Ley 909 de 2004 por la cua l se exp iden normas que regulan e l emp leo púb li co , la ca rrera admin is trat iva, gerencia púb li ca y se d ic tan o tras

d isposiciones. Art. 38. Evaluación del Desempeño ...EI resultado de laevaluación será la cal if icación correspondiente a l periodo anual, estab lecido

en las d isposiciones reg lamentar ia s, que deberán inc lu ir dos (2) eva luac iones parciales a l año . . .

Tipo de Observaci6n

Oportun idad de Mejora

Recomendaci6n

Se recomienda rev isar y eva luar lapos ib il idad de redef in ir l as metas para e lcump limien to de los objet ivos ins ti tu cionales con las respect iva l ineas de

acc ión, con la f inal idad de asegu ra r noso lo que se a lcancen los objet ivos s ino que por lomenos se cumpla con lanorma ti vidad v igen te .

Plan de Acción

Se rev isarán los p lanes de ope ra ti vos de forma conciensuda para rea li za r las mejoras para los p lanes de lav igenc ia 2016.

Fecha de remediaci6n

30 Nov iemb re de 2015


Jefe de Planeación

3

A la fecha de la comun icac i6n de resul tados de esta aud it or ía , se sol ic it 6 laev idencia del mon it oreo (supe rv is i6n y con trol ) del cumpl im iento de los

ind icadores del POA encon trando que laú l tima actua li zaci6n corresponde a l mes de Mar-2015. Así mismo , de las dependenc ias rev isadas se

observa ron las s iguien tes d if erencias ent re los porcentajes de cumpl im iento de metas conso lidado por dependenc ia versus e l porcentaje e l

cor respondien te conso lidado según la Ofi cina Aseso ra de P laneac i6n - OAP:

Observación

3 .1 . Talen to Humano repor t6 90,83 ( repo rtando 13de los 14 ind icadores ) pero en OAP se repor tó 91.85 .

.

3 .2 . Con tratac ión repor t6 46,67 ( repo rtando 5 de los 7 ind icadores ) pero en OAP se repor t6 41,73 .

3 .3 . Caja Menor repor tó 39,62 ( repo rtando 6 de los 8 ind icadores ) pero en OAP se repor tó 62

3 .4 . Presupues to repor t6 55.90 ( repo rtando 4 de los 6 ind icadores ) pero en OAP se repor t6 42 .

La informaci6n reportada por cada área fue recib ida por los responsables respect ivos.

Criterio

1 . P lan Ope ra ti vo Anual aprobado 2015

2 . GGD-PR-130-005 Desarro ll o y seguimien to a p lanes est ra tégicos de acc ión y operativos.

Tipo de Observaci6n


Se recomienda que se e jecu te e l con trol de mon it oreo a lcump limien to de los ind icadores con la f ina li dad de garan ti za r la ve racidad y complet itud de

Recomendación

la informaci6n respecto a l cumpl im iento del POA a repor ta r por laadminist ra ción , de tat manera que se deje evidenc ia del autocon trol por par te de

los Subgerentes/Jefes/L ideres en cuanto al correcto cálcu lo de los ind icadores def in iendo las fuentes confiab les de información uti lizadas y dejando

evidenc ia del mon it oreo rea li zado sob re e l 100 de los ind icadores por par te de taOf ic ina Aseso ra de P laneac ión.


5/10

Sob re e l cumpl im iento a los ind icadores del P lan Ope ra ti vo Anual , def in ir como fecha máx ima de ent rega de información a P laneac ión med iante

Plan de Acción

o fi cio de Gerencia e l t e rcer d ia háb il de cada mes , en caso de incumpl im iento se avisa rá con cop ia a Gerencia. Jun to con e lenvio del cumpl im iento

del POA se sol ic it ará laevidenc ia que sopor te e l cumpl im iento. Una vez cuente con la información de las á reas , se e jecu ta rá e l con trol de mon it oreo

al cumpl imiento de los ind icadores.


30de Jul io de 2015


Jefe de Planeación

4

Se observa estab lecida ene l POA las s iguien tes metas med ib le s que con tr ibuyen a l cumpl im iento de los objet ivos ins ti tu cionales y a los ind icadores

del p lan de Desarrol lo :

.

•

- A e l 31de d ic iemb re de 2015 se tendrá e l90 e labo rado e l p lan para e l desarro ll o e imp lementac ión integ ra l del cen tro excelencia C IRUGIA

CRANEO ORBITO FACIAL

Observación - A e l 31 de d ic iemb re de 2015 se rea li za rá la imp lementac ión del 90 de las fases del cen tro de excelencia C IRUGIA CRANEO ORBITO FACIAL

programadas.

De lo anter io r se observa que p lanteo que se rea li za rí a la imp lementac ión s in neces idad de e labo ra r a l 100 e l p lan.

La Dra P ineda man if ie sta que e l cumpl im iento del 90 de e labo ración del p lan hace referencia a ladocumen tación del cen tro de excelencia, meta

que debe estar como mín imo, s in embargo se espera que para poder rea li za r la imp lementac ión de las fases se cuente con e l 100 de e labo ración

del p lan

1 .Gu ia para lacons trucción de ind icadores de ges tión - Depar tamento Admin is trat ivo de laFunc ión Pub li ca - DAFP

2 . Manua l Técnico del Modelo Estánda r de Con trol I nterno par e l Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Con trol de P laneac ión y Ges tión .

Criterio

3 . Guia para laadminist ra ción del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca (DAFP)

4 . GGD-FO- 130 -007 v4 - Mapa de R iesgos Ins ti tu cional - v igen te

5. Planes Operativos Anuales.



Recomendación

Se sug ie re ana li za r la co rrelac ión ent re las metas de los ind icadores , asegu rando que e l c ic lo PHVA sea cumpl ido.

Plan de Acción

Capac it ar a los l íderes en la fo rmulac ión de metas e ind icadores ins ti tu cionales y rea li za r e la compañamien to , rev is ión y ret roal imen tación de los

ind icadores y las metas p ropues tas para e l POA 2016


30 de Nov iemb re de 2015


Jefe Oficina Asesora de Planecion

5

Se observo en lao f ic ina Aseso ra de P laneac ión que se encuent ra información a rchivada enAZ, con documen tos s in fol ia r y s in un o rden

Observación

c rono lógico . Este hal la zgo ten ia def in ido un p lan de mejoramiento con fecha de remed iación 15-May-2015 ; s in embargo , este p lan de acc ión no fue

completado.

LEY 594 DE 2000. Art iculo 4 °. P rinc ip io s generales . Los p rinc ip io s generales que r igen la func ión a rchivi st ica:

a ) F ines de los a rchivos. E lOb je ti vo esenc ia l de los a rchivos es e l de d ispone r de ladocumentac ión o rgan izada, en tal f orma que la in fo rmac ión

ins ti tu cional sea recuperab le para uso de la admin is trac ión en e l servi cio a lc iudadano y como fuente de lah istor ia ;

Criterio

Por lo mismo , los a rchivos harán suyos los f ines esenc ia le s del Estado, en par ti cu la r los de servi r a la comunidad y garan ti za r lae fec ti vidad de los

p rinc ip io s, derechos y deberes consagrados en la Const it uc ión y los de fac il it ar l apa rt ic ipac ión de lacomunidad y e l con trol del c iudadano en las

dec is iones que los a fecten , en los términos p revistos por la ley .

d) Responsabil idad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.


Hallazgo

Recomendación

Se rec om ie nd a q ue a l amen or brev eda d po si bl e se c umpl a co n l a L ey 5 94 d e 20 00 res pec to a l a g est ión doc ument al de l p roc es o co n l a f inal id ad de

con trolar adecuadamen te e l 100 de la información , de acuerdo con las TRD del hospi ta l.

Plan de Acción

Segui r l os l ineamien tos ind icados por e l Grupo de Ges tión documen ta l en cumpl im iento con la Ley 594 de 2000


15de Octub re de 2015

Responsable de la remediación Jefe Oficina Asesora de Planecion

Ges tión del R iesgo y Plan Ope ra ti vo Anual


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6

Se observó en e l con tenido del Mapa de R iesgos del Proceso de Ges tión de Gerencia y D ireccionamiento Est ra tégico los igu iente:

1 .En lacasi ll a de eva luac ión de r ie sgo que corresponde a Probabi li dad e Impac to se observan t res n iveles ; s in embargo , laGu ra de Admin is trac ión

del R iesgo del Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Pub li ca - DAFP, de sep tiembre de 2011, imp li ca 5 (cinco) n iveles de Probabi li dad y 5

(cinco) n iveles por cada t ipo de Impac to como herramien ta para hacer la va lo ración de los r ie sgos de las Ins ti tu ciones . Este hal la zgo ten ia def in ido

unp lan de mejoramiento con fecha de remed iación 30-Ab r-2015 ; s in embargo , este p lan de acc ión no fue completado.

Observación

2. De l r ie sgo GGD -R -1 al GGD -R -7 no se ev ide nc ia s i e l r ies go s e v a a Asumi r, R ed uc ir , E vi tar

y

Compart ir, para algunos de los riesgos

identificados.

3 . Del r ie sgo GGD-R-1 a l GGD-R-7 no se evidenc ian d il igenciadas las cas il la s de e fect iv idad del con trol .

4 . La clasi ficación f inal valoración inicial

y

l a c la si fi cación f inal de lazona de r ie sgo a rroja e l mismos resul tado de antes

y

después de lae jecuc ión de

los con troles def in idos para mit igar los r ie sgos . E j: GGD-R-3 , GGD-R-5 , GGD-R-6 , CEX-R-3 , CEX-R-5 , HSP-R-12, GFT-R-9 , e tc .

1 .Decreto 1537 de 2001 (JUL IO 26) Por e l cua l se reg lamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a e lementos técnicos

y

administrativos que

forta lezcan el s is tema de control interno de las ent idades

y

organismos del Estado. Art iculo 5: . .Las guías, c ircu lares, instructivos

y

demás

documen tos técnicos e labo rados por e l Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca , const it ui rán d irec tr ices generales a t ravés de las cua les

se d iseñan las pol ít icas en mater ia de con trol i nterno , las cua les deberán ser imp lementadas a l inter io r de cada o rgan ismo

y

ent idad del Estado.


Criterio

3 .Gu ía para laadminist ra ción del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de laFunc ión Púb li ca (DAFP)

4 . GGD-FO-130-007-V:4 - Mapa de R iesgos Ins ti tu cional - v igen te .

5. Documento - Estra tegia para la construcción del p lan ant icorrupción y de Atenc ión a l C iudadano - ; P rime r componente. E .SEGUIMIENTO DE

LOS RIESGOS DE CORRUPCiÓN. Ten iendo en cuenta que lad inámica en la cua l se desenvuelve laco rrupción puede var ia r y en a lgunos casos

sof is ti ca rse, d if icul tando o inc luso imp id iendo sude tecc ión, es necesar io que permanentemen te se rev isen las causas del r ie sgo de corrupc ión

ident if icado. Enes te sen tido las ent idades deberán rea li za r seguimien to a los mapas de r ie sgo por los menos t res (3) veces a laño, esto es con cor te

a ab ri l 3 0, a go st o 31

y

dic iembre 31.-


Hallazgo

1 .Se recomienda estab lece r y documen ta r uncont ro l p revent ivo de rev is ión y seguimien to a l cumpl im iento de los l ineamien tos y directrices emitidas

Recomendación

por e l Depar tamento Admin is trat ivo de laFunc ión Púb li ca (qu ién, cómo, cuándo) .

2. Actualizar

y

di vul gar el Mapa d e R ies gos , e n es pe cia l el Map a de R ies go s de Cor ru pc ión c on c or te a abr il 30 , a go st o 31

y

dic iembre 31.

E l 12de Jun io 2015 se soc ia li zó todo lo relac ionado con e l componente de r ie sgo, se eva lúo e lp re

y

pos t sob re los conoc imiento adqui ri dos por los

asisten tes a lacapaci ta ción . Se mos tró la est ructura del Mapa de R iesgo aco rde con la metodolog ia DAFP y se h izo empoderamiento a los l ideres

Plan de Acción

de p roceso f rente a la impor tanc ia que t iene e ldesp lega r la información a sus equ ipos de t raba jo hac iendolos par ti cipes de laac tual izac ión del Mapa

de R iesgo. Se o fi cia para que los l íderes de p roceso informen a P laneac ión los r ie sgos ident if icados del p roceso jun to con los con troles def in idos a

más tarda r e l 30-Jun-201S. LaOf ic ina de P laneac ión hará acompañamiento para val idac ión de los r ie sgos con troles

y

responsables def in idos de tal

f orma que todos tengan conoc imiento de su apo rte.


15de Agosto de 2015


Jefe de Planeación

• • • ' : o -


7/10

7

Encuan to a lsegu imiento a lagest ión del r iegos se observó lo s iguien te .

1 .No se observa laac tual izac ión del Mapa de R iesgos de acuerdo a los l ineamien tos estab lecidos por e l DAPF, a l resul tado de las aud it or ia s

internas rea li zadas de la v igencia 2014 n ise dejó evidenc ia del seguimien to a mapas r ie sgos de corrupc ión a 31-Ab r-2015 . La ú lt ima actua li zación

del mapa de riesgos t iene fecha de 07-Ju l-2014.

2 . No se obtuvo evidenc ia del seguimien to a l Programa de Ges tión del R iesgo.

Observación

3 .De acuerdo con las fechas est ipuladas en e l p rograma de Ges tión y Admin is trac ión del R iesgos se determina que a 15de abr il de 2015 se hab rán

ident if icado los r ie sgos para e l1 00 de los p rocesos Ins ti tu cionales cuyo objet ivo espec if ico es imp lementar lame todo logía para la ident if icac ión de

r ie sgos asociados a cada p roceso , de manera permanente, c la si fi cándolos y reconoc iendo sus causas y e fectos . S in embargo Se observan

implementados controles

y

acc iones para e lmane jo de los r ie sgo, y seobse rva que para lamayo rfa de los r ie sgos ident if icados no t ienen la

valorac ión después de los con troles , no se cal if ica lae fec ti vidad del con trol y nose observan las Opc iones de Manejo del mismo por par te de la

Ins ti tu ción además la f recuenc ia del con trol en a lgunos casos es una vez a l año a pesar de no estar valorado e l con trol ; adicionalmente la

eva luac ión del r ie sgo no esta s iguiendo la metodolog la del DAFP, encuan to a laescala de p robabi li dad e impac to .

1 .DECRETO 1537 DE 2001 (JUL IO 26) Por e l cua l se reg lamenta parcialmente la Ley 87de 1993 en cuanto a e lementos técnicos y admin is trat ivos

que for ta le zcan e l s is tema de con trol i nterno de las ent idades y o rgan ismos del Estado. Art iculo 5 . Pol lt icas de Con trol I nterno d iseñadas por e l

•

Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Pub li ca : Las gulas , c ircu la res, ins truc ti vos y demás documen tos técnicos e labo rados por e l

-

Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca , const it ui rán d irec tr ices generales a t ravés de las cua les se d iseñan las pol ít icas en mater ia de

Criterio

con trol i nterno , las cua les deberán ser imp lementadas a l inter io r de cada o rgan ismo y ent idad del Estado.

2 .Manua l Técnico del Modelo Estánda r de Con trol I nterno par e l Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Con trol de P laneac ión y Ges tión .

3 .Gula para laadminist ra ción del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca (DAFP)


5. Planes Operativos Anuales


Hallazgo

1 .Se recomienda estab lece r un con trol p revent ivo de rev is ión y seguimien to a lcump limien to de los l ineamien tos y d irec tr ices emi ti das por e l

Recomendación

Departamento Admin istrat ivo de la Función Pública.

2 .Ac tual izar e l Mapa de R iesgos , en espec ia l e l Mapa de R iesgos de Corrupc ión con cor te a abr il 30, agosto 31y d ic iemb re 31, conside rando los

resultados de las auditorias.

E I12 de Jun io 2015 se soc ia li zó todo lo relac ionado con e l componente de r ie sgo, se eva lúo e l p re y pos t sob re los conoc imiento adqui ri dos por los

asisten tes a lacapaci ta ción . Se mos tró laes truc tu ra del Mapa de R iesgo aco rde con lame todo logia DAFP y se h izo empoderamiento a los l íderes

de p roceso f rente a la impo rtancia que t iene e l desplegar la información a sus equ ipos de t raba jo hac iendolos par ti cipes de laactua li zación del Mapa

Plan de Acción


más tarda r e l 30-Jun-2015 . LaOf ic ina de P laneac ión hará acompañamiento para val idac ión de los r ie sgos con troles y responsab les def in idos de tal


2 .Asegurar que los seguimien tos a l p rograma de ges tión del r ie sgo seencuen tren actua li zados y ent rega r la información opo rtunamen te de acuerdo

a sol ic itudes realizadas por la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol


15 de A_gosto de 2015


Jefe de Planeación

~.


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8

lo;,C ,;o ,,~ dl ln e uao

mant tjo de la informl lc ión.

e e une e t r ' l te gl . d o e omun le ee ón . e eJ 'l alH mediCIJ que

0 1 f l u , k l d . I n f o rm e e l .O n ,

de c o n tr o l e. 1 1 1 11veracdlld y objl ll ivldBd dt l a informacón.

S lemlll de

Información

suceptible.

de

m e n l p t .J .8 Ic i 6 n

o

aOJttMlclón.

O.Uc:let le • •

t n • • m l n e J o

doaImt t lla .

E c cn rv ll r 1 li t • ,. e n m l lr e jo y , ep or te ~ ln orm.don .

Falla dt Inmaparenca.

O i :t c : l I ;. Io n a i da d e n e u s o y m _ e e d o l a I n f or m ll c 16 ' l .

Aut..nc.ta e e \ In . ü lr 1 tg 1e < e comunlculOn. un '1 medlO l que

p e rm It a n e l l u )o d . i I I f o r m e c : l 6 n ,

F I I l l t Il l l d t c on l rD I M 11111V M II Gl dad

o b j ll l ti Yl d a d d e lII 'OfIIIlcoo.

Observación

I na d l Cu ad o m an e o d e la informaci6n: Rltp Inde~ldo de la 4.Desconocimiento del cóifi JI1>e ética.

infor mación que haya conccído con r azon u ocasion d e su

cargo

tnacecuado mane jo de ta información: Repor te fal lo de

GMC-R'-1 integralidad y veracidad die la información, buscando obtener

beneficio, de este ejerctcío

'

4.Ausencia de una estratepla de comunicación, canales y medios que

permitan el ñu]ode lnformaclón.

6.Sistemas de Información susceptibles de manipulación o adulterAciÓn

7.Deficlencias en el manejo documental.


9/10


Criterio

2 . Guia para laadminist ra ción del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca (DAFP)


4 . P lan Ope ra ti vo Anual aprobado 2015



1 .Se recomienda ident if icar los con troles t ransve rsales a todos los p rocesos, uni fi cando lade fini ción del r ie sgo (ej : cor rupc ión o t ranspa renc ia ) y

Recomendación

dejando como per iodicidad laque mejor con tr ibuya a lcump limien to de la ley .

2 . Se recomienda def in ir l os con troles e jecu tados por persona l act ivo del p roceso , que mit iguen e l r ie sgos de U fi li zación indeb ida de información

privi legiada' e Inadecuado manejo de información respecto a sus respect ivas causas.

E l 12de Jun io 2015 se soc ia li zó todo lo relac ionado con e l componente de r ie sgo, se eva lúo e l p re y pos t sob re los conoc imiento adqui ri dos por los

asisten tes a la capac it ac ión. Se mos tró la est ructura del Mapa de R iesgo aco rde con la metodolog ia DAFP y se h izo empoderamiento a los l ideres

Plan de Acción

de p roceso f rente a la impor tanc ia que t iene e l desplegar la información a sus equ ipos de t raba jo hac iendolos par ti cipes de la actua li zación del Mapa

de R iesgo. Se o fi cia para que los l ideres de p roceso informen a P laneac ión los r ie sgos ident if icados del p roceso jun to con los con troles def in idos a




15de Agosto de 2015


Jefe de Planeación

Criterio

1 . Den tro del Mapa de R iesgos v igen te del Proceso no se observa ident if icado e l pos ib le r ie sgo de incumpl im iento de las act iv idades para log ra r las

metas del POA, con los respect ivos con troles de laadminist ra ción , respecto a :

1 .1 . Objet ivo ins ti tu cional : saustacer las neces idades y expec ta ti vas en salud del usuar io y su fami li a con cal idad y cal idez , p romoviendo su

corresponsabi lidad en la l inea de acción Forta lecer servicios materno neonata les programa de VIH, servicio farmacéutico con énfasis en VIH cuya

meta es: A l 31 de d ic iemb re de 2015 se tendrá e l 90 de cumpl im iento en val idac ión de nuevos servi cios inc lu idos en e l por ta fo li o de servi cios y en

el REP.

1.2. Objet ivo insti tucional: Lograr e l equil ib rio presupuesta l y la sostenibi lidad f inanciera, forta leciendo la gestión admin istrat iva, f inanciera y

comercial , en la l inea de acc ión: Ges tionar sucesos de segur idad , y meta: A 31de d ic iemb re de 2015 e l 15 de los p royectos f inanciados serán

por nuevas fuentes de f inanciación.

1 .3 . Objet ivo ins ti tu cional : Saí is fa ce r las neces idades y expec ta ti vas en salud del usuar io y su famil ia con cal idad y cal idez , p romoviendo su

corresponsabi li dad , l inea de acc ión: For ta le ce r los servi cios correspondien tes a subespecial idades ; y meta: A l 31de d ic iemb re de 2015 a lmenos

e l70 de los p royectos formu lados estarán o rien tados a l f o rt alec imiento de lado tación e inf raes truc tu ra de los servi cios correspondien tes a las

subespecialidades.

2 . Den tro del mapa de r ie sgos se ident if icó e l r ie sgo GGD-R-8 Inadecuado seguimien to , mon it oreo y eva luac ión de p lanes ins ti tu cionales : Fal la s en

los p rocedimien tos de seguimien to , mon it oreo y eva luac ión de los p lanes; e l cua l p rodr fa inc lu ir e l seguimien to , mon it oreo y eva luac ión a los

p rogramas y p royectos ins ti tu cionales . S in embargo , no se def ine s ies te r ie sgo aba rca e l cumpl im iento a p rogramas y p royectos . Esto

conside rando que desde e l mapa de r ie sgos sea pos ib le con trolar e l cump limien to de los objet ivos del POA, tales como: Log ra r e l equ il ib ri o

p resupues ta l y la sosten ib il idad f inanciera, f or ta le ciendo lagest ión admin is trat iva, f inanciera y comercia Cumpl ir a lt os estánda res de cal idad en la

gestión insti tucional proyectados a laexcelencia en nuestros procesos .

9 Observación

1 .Manual Técnico del Modelo Estánda r de Con trol I nterno - MECI-2014 módulo Con trol de P laneac ión y Ges tión .

2 .Gu ía para laadminist ra ción del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de la Función Púb li ca (DAFP)

3 .GGD-DO-130 -003 : V :2 : P lan ant icor rupc ión y a tenc ión a l c iudadan Transpa rentes y compromet idos con nuest ros usuar io s

4 . GGD-FO-130-007-V:4 - Mapa de R iesgos Ins ti tu cional - v igen te




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-

Se recomienda rev isar y actua li za r e l Mapa de R iesgos de acuerdo con laGu ia para laadmin is trac ión del r ie sgo Depar tamento Admin is trat ivo de la

Función Púb li ca (DAFP) y conside rando las observaciones de aud it or ia inc lu idas en esta acta de ent rega de resul tados. Esto con la f ina li dad de

Recomendación

mejorar respecto a la iden ti fi cación y def in ic ión de: R iesgo, Causa , Consecuencia, Con trol ( In te rno) que con trar reste la causa, acc iones de

mit igación, f recuencia de ejecución del control , responsables del proceso que ejecuten los controles y/o acciones de mit igación, evaluación objet iva

de con troles y cumpl im iento de las act iv idades para log ra r los objet ivos ins ti tu cionales def in idos en e l P lan Ope ra ti vo Anual .

E I12 de Jun io 2015 se soc ia li zó todo lo relac ionado con e l componente de r ie sgo, se eva lúo e l p re y pos t sob re los conoc imiento adqui ri dos por los

asisten tes a lacapaci ta ción . Se mos tró laes truc tu ra del Mapa de R iesgo aco rde con la metodolog ia DAFP y se h izo empoderamiento a los l íderes

Plan de Acción

de p roceso f rente a la impor tanc ia que t iene e ldesp lega r la información a sus equ ipos de t raba jo hac iendolos par ti cipes de laac tual izac ión del Mapa





15de Agosto de 2015


Jefe de Planeación

Los siguientes f irman en señal de revis ión, compromiso y aprobac ión de loconten ido en e lac ta :

F irma del Dueño del Proceso

Los s iguien tes f irman en señal de ent rega

Firma de Auditores

F irma de Jefe OGPA

Auditoria Planeación Mayo 2015

Documents

Transcript of Auditoria Planeación Mayo 2015