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AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

INSTRUCTIVO GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL

Procedimiento METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS - MOA

Código GD.233.P02.I Fecha 1/11/2012 Versión 3.4 Página 1 de 33

Oficinas que Participan TODAS LAS DEPENDENCIAS

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 3 OBJETIVO ................................................................................................................. 3 ALCANCE. ................................................................................................................ 3 1. CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL .............................................................. 4 1.2 Lineamientos Generales ...................................................................................... 4 1.3 Planillas de control de correspondencia. .............................................................. 4 1.4 Consecutivo de correspondencia. ........................................................................ 4 1.6 Consecutivo de Correspondencia Interna. ........................................................... 5 1.7 Códigos de Dependencias ................................................................................... 5 1.8 Recomendaciones ............................................................................................... 6 2. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. ................................................ 6 2.1 Principios básicos y responsabilidades para la Organización de Los Archivos de Gestión. ................................................................................................. 7 2.2 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD ................................................. 8 2.2.1 Control Documental ......................................................................................... 8 2.2.2 Clasificación Documental. ................................................................................. 8 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES. ........................................ 9 3.1 Organización de Archivos de Gestión. ................................................................. 9 3.2 Definición de Expediente: (Serie ó Subserie Documental) ................................. 10 3.3 Metodología para conformación de expedientes. ............................................... 10 3.3.1Documentos esenciales ................................................................................... 10 3.3.2 Documentos probatorios ................................................................................. 10 3.3.3 Documentos de apoyo ó informativo. .............................................................. 10 3.3.4 Uso del formato único de inventario documental (FUI) en las dependencias. ......................................................................................................... 11 4. Las Bases de datos (Sistema de Gestión Documental ORFEO) ...................... 11 5. ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES ................................................................. 11 5.1 Historias Laborales ............................................................................................ 13 5.2 Contratos ........................................................................................................... 15 5.3 Expedientes de Responsabilidad Fiscal. ............................................................ 15 5.4 Auditorias (Proceso Auditor – PA) ..................................................................... 16 5.5 Conceptos Jurídicos (Gestión Jurídica - GJ) ...................................................... 16 6. IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES: .................... 17 6.1 Circulares Internas y Externas. .......................................................................... 17 6.2 Conceptos jurídicos ........................................................................................... 17 6.3 Derechos de petición - distintas modalidades. (Ver: Proceso PC : SIA ATC) ..... 17 6.4 Expedientes de Responsabilidad Fiscal (Ver Proceso de Gestión Fiscal) .......... 17 6.5 Procesos disciplinarios. ..................................................................................... 17 6.6 Identificación de las Unidades de almacenamiento ó carpetas. ......................... 18 6.6.1 Identificación de archivadores en las oficinas. ................................................ 20


7. ORGANIZACIÓN DE OTROS SOPORTES DOCUMENTALES .......................... 22 7.1 Recomendaciones generales. ........................................................................... 22 7.2 Indicaciones complementarias para la elaboración de los documentos: ........... 23 8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .............................................................. 23 8.1 Requisitos Para Efectuar una transferencia. ...................................................... 23 8.1.1 Expurgo documental ....................................................................................... 24 8.1.2 Selección o depuración documental ............................................................... 24 8.1.3 Foliación documental. Requisitos ................................................................... 25 8.1.4 Foliación - Materiales ...................................................................................... 26 8.1.5 Foliación - Procedimiento ............................................................................... 26 8.2 Documentación NO transferible al archivo central: ............................................ 28 8.3 Tareas previas a la transferencia documental: ................................................... 28 9. PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA: ........................................... 29 9.1 Procedimiento para los servicios de consulta que presta el Archivo Central. .................................................................................................................... 30 10. ORGANIZACIÓN DEL DEPÓSITO DE ARCHIVO CENTRAL. .......................... 30 10.1 Procedimiento para recibir documentos transferidos por parte de los funcionarios asignados al archivo central. ............................................................... 31 11. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS AL ARCHIVO CENTRAL................................................................................................................ 32 12. ANEXOS ........................................................................................................... 32 12.1 Glosario Archivístico (Ver Normograma GD) ................................................... 32 12.2 Marco normativo de archivos. (Ver Normograma del proceso GD) ................. 33 Bibliografía .............................................................................................................. 33


INTRODUCCIÓN

Se espera que esta tercera actualización de este instructivo, sirva de directriz a las dependencias para regular y normalizar el manejo de los recursos documentales producidos y recibidos en la Entidad, por lo cual su actualización deberá es permanente de acuerdo a los cambios en la organización en el manejo de su gestión documental.

OBJETIVO Unificar criterios sobre la recepción, radicación, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos en todas las dependencias de la AUDITORÍA.

ALCANCE. Contar con una herramienta para que las dependencias organicen la documentación institucional y esto permita su fácil recuperación para uso de la administración de tal manera que testimonie su gestión, así mismo documenten la personas, las instituciones, además que sean garantes de derechos, deberes y fuentes de la historia.


1. CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL 1.2 Lineamientos Generales

La Dirección de Recursos Físicos (Nivel Central) y las Gerencias Seccionales de Medellín, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Neiva, Armenia y Cúcuta responderán por la correcta utilización del sistema de Gestión Documental ORFEO en donde se controlan las comunicaciones internas y externas producidas o recibidas en cumplimiento de su actividad laboral. El soporte técnico para el correspondiente manejo y generación de copias de seguridad o de respaldo se llevarán de acuerdo a lo establecido por la Oficina de Planeación y particularmente lo definido en el Proceso de Tecnologías de la Información (TI).

1.3 Planillas de control de correspondencia. Las planillas de correspondencia son aquellas que son utilizadas por las áreas de Correspondencia (Nivel Central y Gerencias Seccionales) para controlar y garantizar la recepción de la documentación por el funcionario responsable. Igualmente, se pueden emplear para controlar las comunicaciones recepcionadas por Correspondencia o la dependencia en aquellos casos en los cuales las Bases de Datos de captura presenten alguna falla y cuya información deberá ser incorporada al Sistema tan pronto se solucionen las fallas. 1.4 Consecutivo de correspondencia.

SOLAMENTE serán conformados por las áreas de correspondencia del Nivel Central y Gerencias Seccionales y están identificadas en la Tabla de Retención Documental – TRD, de la siguiente manera: 1.5 Consecutivo de Correspondencia Externa. (AGN. Acuerdo 060 de 2001) Estos consecutivos están conformados por las copias que genera la dependencia productora y que son responsabilidad de las áreas de correspondencia en su conformación: Original: Remitida al destinatario externo. Copia 1: Archivado en el consecutivo que se conforman en las áreas de

correspondencia. (Nivel Central, Medellín, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Armenia y Cúcuta).

Copia 2: Archivada en el expediente o carpeta respectiva que conforma la

dependencia y según la TRD. (Incluye sellos, firmas de recibido, etc.)


1.6 Consecutivo de Correspondencia Interna. La radicación por el Sistema ORFEO permite eliminar la copia en soporte papel que reposaba en el consecutivo de memorandos y que anteriormente se llevaba en las áreas de Correspondencia del Nivel Central y las Gerencias Seccionales, por consiguiente su distribución será la siguiente: Original: Remitida al destinatario interno. Copia física 1: Archivada en el expediente o carpeta respectiva que conforma la

dependencia y según la TRD (Incluye sellos, firmas de recibido, etc.) Copia electrónica 2: Sistema de Gestión Documental ORFEO. Nota: Las series documentales 50.01 consecutivos Externos (S) y 51 Planillas de Control (ENTREGA DE CORRESPONDENCIA) son de obligatoria conformación exclusivamente por parte de las áreas de correspondencia y son totalmente independientes de los expedientes que se conforman en cumplimiento de su gestión. 1.7 Códigos de Dependencias Se adopta la siguiente codificación para las diferentes dependencias de la Auditoría General de la República en lo referente a la identificación de las comunicaciones oficiales y para la organización física de los documentos.

ESTRUCTURA ORGÁNICA y CÓDIGOS DE DEPENDENCIA.

CODIGO DEPENDENCIA

100 AUDITORA GENERAL.

200 AUDITOR AUXILIAR.

110 OFICINA JURIDICA. Grupo de Contratación Grupo de Disciplinarios

120 OFICINA DE PLANEACION.

130 OFICINA DE CONTROL INTERNO.

140 OFICINA DE ESTUDIOS ESPECIALES Y APOYO TECNICO.

210 AUDITORÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL. Grupo de Atención Ciudadana

211 DIRECCION DE CONTROL FISCAL.

212 DIRECCION DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCION COACTIVA. Secretaria Común

213 GERENCIA SECCIONAL I - Sede Medellín (Correspondencia)

214 GERENCIA SECCIONAL II - Sede Bogotá.

215 GERENCIA SECCIONAL III - Sede Cali (Correspondencia)

216 GERENCIA SECCIONAL IV - Sede Bucaramanga Correspondencia)

217 GERENCIA SECCIONAL V - Sede Barranquilla (Correspondencia)


218 GERENCIA SECCIONAL VI - Sede Neiva. (Correspondencia)

219 GERENCIA SECCIONAL VII - Sede Armenia. (Correspondencia)

220 GERENCIA SECCIONAL VIII - Sede Cúcuta. (Correspondencia)

230 SECRETARIA GENERAL.

231 DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS. (Contabilidad, Presupuesto, Tesorería)

232 DIRECCION DE TALENTO HUMANO. (Bienestar Social, Capacitación, Nomina)

233 DIRECCION DE RECURSOS FISICOS.

(Almacén, Archivo, Biblioteca, Correspondencia, Compras, Inventarios)

1.8 Recomendaciones 1. Las comunicaciones que se tramiten al interior de la Entidad deben ser RADICADAS

por el Sistema ORFEO. 2. Los formatos de las comunicaciones generadas por la institución deberán cumplir con los criterios para su elaboración que han sido definidos en el procedimiento GD.233.P01.A02. Las comunicaciones que reposan en los consecutivos de correspondencia externa conformados exclusivamente en las áreas de correspondencia deben cumplir con los siguientes lineamientos:

1. Estar organizados independientemente según el número de consecutivo externo (S), día, mes, año.

2. Estar firmadas únicamente por los funcionarios autorizados.

3. Los consecutivos no deben incluir ningún anexo, ya que los mismos deberán estar

archivados en la Serie o Subserie documental que conforma un expediente o carpeta respectiva.

4. No deben incluir sellos y firmas de recibido, guías de envió por correspondencia y

constancias de recepción por fax, las cuales deben reposar en su Serie o Subserie documental que conforman un expediente en cada dependencia responsable.

2. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.

- Garantizar condiciones de integridad, autenticidad, fidelidad, seguridad, perdurabilidad, inalterabilidad de la información contenida en los soportes documentales.

- Responder por la adecuada aplicación y actualización de las Tablas de Retención

Documental – TRD (GD 233.P02.F01) de la dependencia.


- Velar por la correcta organización, consulta y custodia de los documentos en la dependencia de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación, el Comité de Archivo que define el Programa de Gestión Documental de la Entidad, la Oficina de Planeación como responsable de las políticas de tecnología, específicamente aquellos relacionados con la seguridad informática. (Proceso TI).

- Preservar y controlar todos los documentos tramitados en los respectivos

despachos, oficinas, direcciones y Gerencias Seccionales hasta por el tiempo en años establecidos en la Tabla de Retención Documental – TRD para cada serie o subserie documental.

- Apoyar la ejecución del cronograma de Transferencias Documentales de la

documentación señalada en la TRD de todas las dependencias al Archivo Central ubicado en la ciudad de Bogotá D.C.

2.1 Principios básicos y responsabilidades para la Organización de Los Archivos de Gestión. Cada Despacho, Oficina y Gerencia Seccional ha de mantener organizado su archivo de gestión en donde se custodiará, clasificará y ordenará todos los documentos originados por las actividades derivadas de las funciones de la dependencia (Art. 16 Ley 594 de 2000), la cual debe estar plenamente identificada por medio de las Series y Subseries documentales y sus correspondientes tipos documentales, relacionadas en la Tabla de Retención Documental – TRD (GD 233.P02.F01) de la dependencia.

En consideración a que son muchos los documentos que se elaboran y que se remiten en soporte electrónico por el correo electrónico institucional tanto a las dependencias como a entidades públicas y privadas, se diseñó una estructura denominada AGR. N. Funcionario. SD, la cual está conformada por una cantidad limitada de carpetas virtuales, identificadas con los códigos de las Series y Subseries Documentales –TRD con el fin de permitir al servidor público de la AUDITORÍA una herramienta que garantice la organización básica de la información electrónica producida. Ver Numeral 7. ORGANIZACIÓN DE OTROS SOPORTES DOCUMENTALES (computadores Institucionales). (Antecedente: Circular Interna 002 de 2006. Organización Documental Electrónica)

Sin olvidar que la responsabilidad en el manejo de la documentación es de todo servidor público, se recomienda asignar en cada Despacho, Oficina, Dirección o Gerencia Seccional un servidor público que coordine la recepción, la organización, custodia y prestación de servicios de consulta de su archivo de gestión y las correspondientes transferencias documentales.

Las oficinas deben enviar al archivo central los documentos organizados en Series o Subseries que hayan cumplido tanto su trámite como el tiempo de retención correspondiente, de acuerdo a lo establecido en este instructivo y según el Cronograma anual de transferencias documentales establecido por la Dirección de Recursos Físicos.

Cada dependencia del Nivel Central y las Gerencias Seccionales deberán identificar la documentación informativa o de apoyo, la cual NO se incluye en la Tabla de Retención


Documental - TRD (GD.233.P02.F01), de la dependencia para proceder a eliminarla directamente cuando pierda vigencia o utilidad.

2.2 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD La elaboración, aplicación, seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental que se realizan deberán presentarse ante el Comité de Archivo de la Institución para su evaluación y aprobación, tal como lo señala el Acuerdo 039 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000” Los Directores, jefes de Oficina y Gerentes Seccionales son los responsables de la aplicación y actualización de la Tabla de Retención Documental en cada dependencia como se establece en el procedimiento (GD.233.P05.P Actualización TRD) y en la Resolución Ordinaria 324 de 2008. Es obligatorio al crear una unidad de almacenamiento (carpeta o expediente) e identificarla con los códigos que identifican la Serie y Subserie documental incorporada en la Tabla de Retención Documental – TRD de la dependencia. NOTA: Con el fin de facilitar a los productores y custodios, la identificación de la normatividad que rige la conformación y conservación y disposición final de los expedientes institucionales (SELECCIÓN, ELIMINACIÓN, CONSERVACIÓN TOTAL y/o MICROFILMACIÓN) se deberá mantener actualizado el NORMOGRAMA diseñado para cada proceso.

2.2.1 Control Documental

Una vez al año, La Dirección de Recursos Físicos (archivo central), realizará con las dependencias un estudio integral de las Series, Subseries y los tipos documentales, para garantizar que la conformación de los expedientes y por ende la información que contengan sea la necesaria, y evaluará la pertinencia y uso de los soportes (impresos o magnéticos). Las dependencias informarán a la Oficina de Planeación como administrador de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC y a la Dirección de Recursos Físicos como responsable del Proceso de Gestión Documental (Archivo institucional) cuando se deba actualizar, incorporar o eliminar un registro o documento en cualquier soporte. (GD.120.P10.P Elaboración, actualización y modificación de documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad.) 2.2.2 Clasificación Documental.

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta el proceso, procedimiento y actividades desarrolladas por la dependencia a lo largo de su gestión, por lo tanto:


a. Clasifique el registro dentro del proceso y procedimiento definido para tal fin.

b. Identifique a qué Serie o Subserie documental pertenece dicho registro. Puede ser que el expediente ya exista o que sea necesario crearlo.

c. Identifique a qué expediente específico corresponde el registro.

d. Tenga en cuenta las siguientes observaciones:

- Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por sí mismos fuera del contexto en que se generan.

- La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas (Consecutivos), sino que cada carta o memorando debe ir unida a su respuesta.

- La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente.

- La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta.

3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES. (GD 233.P02.P) La Organización de los archivos estará enmarcada mediante el AGN. Acuerdo No. 042 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000”.

Es responsabilidad de los servidores públicos: (AGN. Acuerdo 38 de 2002): Artículo Primero. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PÚBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Articulo Segundo. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.

Dicha directriz se encuentra regulado en la Entidad mediante el Procedimiento GD 233.P06.P Entrega de documentos por retiro o traslado de funcionario. 3.1 Organización de Archivos de Gestión. De acuerdo a las definiciones dadas por el Archivo General de la Nación se entiende por archivos de gestión: “aquel en que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las necesiten”; es decir, el archivo que se encuentra en su oficina y que usted constantemente utiliza en cumplimiento de sus funciones.


Para proceder a la organización física de la documentación, debe conocer claramente cuáles son sus funciones y en cumplimiento de ellas que documentación se produce para organizarla en la carpeta correspondiente. Es importante recordar que todo documento debe tener asignada una serie o Subserie documental, donde se organizara la documentación (Ej. ESTILO LIBRO) de acuerdo a su temática y en el orden cronológico que refleja su gestión. Nota: Cuando exista documentación que por sus características (INFORMATIVA) no sea factible su identificación y ubicación física en una carpeta específica, esta podrá ser ubicada en un consecutivo general, el cual NO SERA ACEPTADO por el archivo central cuando se realicen las transferencias documentales de la dependencia. 3.2 Definición de Expediente: (Serie ó Subserie Documental)

Es la unidad archivística en la que se reúnen los registros relacionados con un mismo asunto, los cuales se deben organizar sucesivamente, en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción. Un expediente puede estar contenido en una o varias carpetas (unidades de Conservación) y la foliación se efectuará de manera consecutiva numerando la totalidad de folios del expediente.

3.3 Metodología para conformación de expedientes.

Para la formación de los expedientes es importante conocer el proceso y el procedimiento al que pertenece y las funciones que identifican la dependencia que generara los documentos y que conformara físicamente el expediente. Solo a partir de este conocimiento se puede participar activamente en los pasos siguientes.

Existen documentos esenciales y documentos probatorios. Es importante identificarlos para conformar los expedientes simples (un solo registro o documento) o complejos (varios registros o documentos)

3.3.1Documentos esenciales

Son documentos esenciales los que contienen una declaración de la alta dirección sobre asuntos de su competencia: resoluciones, circulares, memorandos, conceptos jurídicos y técnicos.

3.3.2 Documentos probatorios

Los documentos probatorios comunican la existencia de eventos, declaraciones de juicio sobre cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo o actos a otras personas naturales o jurídicas, ejemplo comunicaciones, notificaciones, publicaciones, actas, certificados, informes, convenios, contratos, facturas.

3.3.3 Documentos de apoyo ó informativo.

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido utilizados para servir de ayuda a la gestión administrativa.


Normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de legislación, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas, etc., que se conservan por su función informativa, pero que su conservación no está definida en la Tabla de retención documental de la dependencia y deben ser eliminados en las propias dependencias una vez hayan cumplido su misión. Nunca se han de transferir al Archivo Central.

3.3.4 Uso del formato único de inventario documental (FUI) en las dependencias.

Con el fin de unificar el formato para la elaboración de los inventarios documentales en todas las dependencias, se deberá utilizar el formato único de inventario - FUI (GD 233.P03.F01) diseñado para tal fin y el cual deberá contar con sus respectivas copias de seguridad, cumpliendo para tal fin con lo establecido por la Oficina de Planeación y el procedimiento TI.120.P1.A4 Copias de seguridad y respaldo. (Diciembre de 2009).

4. Las Bases de datos (Sistema de Gestión Documental ORFEO) Las bases de datos son una herramienta tecnológica, cuya finalidad es lograr un sistema de control y de garantía de las comunicaciones que se recibe y se tramitan en la Entidad y de las comunicaciones oficiales que se envían a otras entidades o personas. Las bases de datos permiten certificar la existencia de un registro aunque éste no se haya conservado en soporte papel. Tal manejo se establece claramente en la Ley 594 de 2000, en su título V Gestión de documentos artículo 21. - Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos; y específicamente en su parágrafo: “Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de

los requisitos exigidos por las leyes procésales”.

En el Nivel Central existe una base de datos general de radicación y varias bases de datos paralelas en las Gerencias Seccionales (exceptuando la Gerencia Seccional II – Sede Bogotá D.C.) a los que se recurrirán por ser fuentes primarias de consulta y tienen retención permanente.

5. ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES

La ordenación determina qué registros van primero y cuáles van después, es decir, el registro más antiguo queda en la parte superior y el más reciente en la parte inferior (Ej. ESTILO LIBRO). Así, la ubicación en la carpeta es lógica, coherente y cronológica, de tal manera que refleje el modo en que fue realizada la gestión de los documentos en el expediente. Se recomienda:

1. Separar los documentos de apoyo de los documentos en trámite y vigentes, y articular con el Código de la dependencia, Serie y Subserie identificados en la Tabla de Retención Documental - TRD.


2. Analizar el conjunto de documentos para determinar el número de carpetas que formarán el expediente. (Se recomienda una conformación física en promedio de 200 a 250 folios por carpeta).

3. Abrir carpetas temáticas para los documentos informativos, con la codificación de la Serie a la que pertenece para facilitar su ubicación.

4. Abrir carpetas para ubicar los documentos administrativos cronológicamente siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite. El primer registro (parte superior) será el que le ha dado origen, posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y su uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que se trata.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN. (AGN. Acuerdo 042 de 2002) a. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental – TRD, debidamente aprobada. b. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad administrativa. c. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. (Ej. Estilo libro).

d. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y

subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

e. La foliación se realizará UNICAMENTE cuando el trámite este totalmente concluido y

la documentación que lo corrobore este incluida en la unidad de almacenamiento (carpeta o expediente) correspondiente.

f. Las Series (S) o Subseries (Sb) documentales están conformadas por tipologías

documentales que se DEBEN organizar de acuerdo a un ORDEN ORIGINAL (Ej. cronológico, numérico), es decir, tal como se van produciendo cronológicamente en cumplimiento de su gestión. Como tal, su organización física deberá ser en el mismo orden, siendo el documento con la fecha más antigua el que quede en la parte superior y la más reciente en la parte inferior. Dicha organización la conocemos hoy como ESTILO LIBRO.

g. Es importante recordar que la lista de tipologías que aparecen en cada Serie o

Subserie documental de su TRD, no se encuentran relacionados en el orden en que se producen originalmente en desarrollo de la actividad laboral.

h. Debe elaborarse y ubicarse en la parte frontal de cada gaveta de los archivadores o unidades de almacenamiento, un Índice que permita identificar claramente su contenido con sus respetivos códigos de Series y Subseries almacenadas.


i. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, unidad documental, serie, subserie, denominación de carpeta o expediente, fechas extremas, cantidad de folios, entre otros. (Ver ítem 6.6)

j. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en

la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el profesional responsable del archivo central, diligenciando el formato único de inventario - FUI, incluido en el procedimiento GD 233.P03.P Transferencias Documentales al Archivo Central.

k. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes y fechas extremas de los mismos.

Parágrafo: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental - TRD de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

5.1 Historias Laborales Marco Legal: DAFP- AGN. Circular 004 de 2003 y 12 de 2004, AGR. C. Interna 001 de

2009 (Anexos probatorios); Organización: Estilo libro; Foliación: consecutiva (Ver:

ítem 8.1.5) Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

- Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

- Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo

- Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

- Documentos de identificación

- Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

- Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

- Acta de posesión

- Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales

- Certificado de Antecedentes Fiscales

- Certificado de Antecedentes Disciplinarios

- Declaración de Bienes y Rentas

- Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

- Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

- Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

- Evaluación del Desempeño


- Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola. De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano. Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:

- En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.

- Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente (Estilo libro). Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios, La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Folios 1-200, Carpeta 2 Folios. 201-400, etc.

- Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.

- Las oficinas responsables del manejo y custodia de las Historias Laborales deberán llevar sus inventarios correspondientes en el formato de Inventario Único Documental - FUI (GD.233.P03.F01), garantizando sus correspondiente copias de seguridad definidas en el procedimiento TI.120.P1.A4 Copias de seguridad y respaldo. De todas maneras es recomendable realizar una copia de seguridad de los citados archivos o la BD, cada quince (15) días y conservarlos en dos (2) soportes distintos (ej. Memoria USB, Docunet).

- Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos.


5.2 Contratos Organización: Estilo libro; Foliación: consecutiva (ver ítem 8.1.5); Marco Legal: Normograma GJ. Nota: a partir de la vigencia de los actos administrativos internos citados anteriormente, las carpetas identificadas con el código 11 (SUPERVISIÓN DE CONTRATOS) no aparecerán en ninguna TRD de dependencia, no serán remitidas al archivo central por ser responsabilidad única del supervisor y por estar obligados a incorporar al contrato respectiva que reposa en la Oficina Jurídica toda la documentación original que se genere en su gestión. AGR. Res. Orgánica 370 de 2007. AGR. Circular Interna 003 de 2007. Circular Interna 001 de 2009. 5.3 Expedientes de Responsabilidad Fiscal. Marco Legal: Normogramas GD y RF; Organización: Estilo libro; Foliación: consecutiva (ver ítem 8.1.5)

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números para los cuadernos originales y copias.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio

en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

5. La Selección o Depuración Documental NO PODRÁ EFECTUARSE en las

indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, administrativos sancionatorios, de jurisdicción coactiva y en los procesos disciplinarios, después de que esta documentación haga parte integral del mismo y haya sido transferido al archivo central de la Auditoría General de la República.

Dicha actividad únicamente se podrá llevar a cabo, cuando el proceso se encuentre en trámite procesal, previa verificación por parte del abogado sustanciador y aprobación del Director del área correspondiente, donde curse la actuación procesal.

6. Es responsabilidad del funcionario que tramita verificar la correcta organización y foliación del expediente a su cargo.

7. No se recibirá en el archivo central si se identifica foliación errada.


5.4 Auditorias (Proceso Auditor – PA)

Marco Legal: (Ver: Normograma PA) Organización: Estilo libro; Foliación: consecutiva por proceso de auditoría (Ver: ítem 8.1.5) Nota 1: Por ser documentación técnica, los lineamientos para su organización e identificación interna (Archivo Corriente, Archivo Permanente, referenciación, entre otros), serán definidos por el líder de PA en colaboración de los directores de las dependencias productoras y plasmados en el Manual del Proceso Auditor – MPA (papeles de trabajo). Por lo tanto, las instrucciones para la identificación y foliación serán los requeridos para el manejo general y siguiendo los lineamientos archivísticos del AGN (foliación en la parte superior derecha, lápiz negro, máximo 250 folios por carpeta, entre otros) Ver: Ítems 8.1.1, 8.1.2, 8.1.3, 8.1.4, Nota 2: El orden en que aparecen relacionadas las tipologías documentales en las Series o Subseries en la TRD no necesariamente corresponde al orden físico en el cual se elaboran, organizan y se incorporan al expediente. (Ver Manual del Proceso Auditor MPA) Las tipologías documentales relacionadas en las Series y Subseries señalan los documentos que generalmente deben conformar la carpeta, más no implica que todos ellos obligatoriamente deban reposar en el expediente. Quien garantiza el cumplimiento de los requisitos documentales que demuestren gestión es el servidor público que lo tramita. 5.5 Conceptos Jurídicos (Gestión Jurídica - GJ)

1. El concepto debe identificarse como en este ejemplo: AGR. Concepto 110.001.2012 (Consejo Nal. de Contralores).

2. La organización física es cronológica (Solicitud externa e interna), tramite interno (memorando remisorio) y respuesta (Concepto definitivo), entre otros.

3. La foliación debe efectuarse de acuerdo a la producción de los documentos y por cada concepto. (orden cronológico)

4. Deben incluir en el asunto descriptores o términos que permitan identificar claramente la temática analizada.

5. Deben ser firmados por la Directora de la Oficina Jurídica o por quien esté autorizado.

6. Se deben retirar copias, ganchos y cualquier otro documento o elemento que no sea necesario.

7. Solo debe tener una perforación y los documentos deben ser alineados hacia la parte de arriba.

8. Los fax impresos en papel químico deben ser reemplazadas por fotocopiados con el fin de garantizar su conservación.


6. IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES: 6.1 Circulares Internas y Externas.

- Circular Interna 001 de 2012 (Serie documental a cargo de la Secretaria General), Consecutivo independiente anual.

- Circular Externa 001 de 2012 (Serie documental a cargo del Despacho de la Auditora General) Consecutivo independiente anual.

6.2 Conceptos jurídicos

- AGR. Concepto 110.001.2012 (Código de la dependencia productora (Oficina Jurídica), Número del concepto, año)

6.3 Derechos de petición - distintas modalidades. (Ver: Proceso PC : SIA ATC)

6.4 Expedientes de Responsabilidad Fiscal (Ver Proceso de Gestión Fiscal)

- IP 212.031.2012 (Indagación Preliminar, Código de la dependencia que tramita (Gerencia Seccional V – Barranquilla), No. de proceso, Año).

- JC 212.031.2012 (Jurisdicción Coactiva, Código de la dependencia que tramita (Gerencia Seccional V – Barranquilla), No. de proceso, Año)

- RF 212.001.2010 (Proceso de Responsabilidad Fiscal, Código de la dependencia que tramita (Dirección de Responsabilidad Fiscal), No. de proceso, año)

- RFV 212.001.2012 (Proceso de Responsabilidad Fiscal Verbal, Código de la dependencia que tramita (Dirección de Responsabilidad Fiscal), No. de proceso, año)

- PS 214.001.2004 (Proceso Sancionatorio, Código de la dependencia que tramita (Gerencia Seccional II), No. de proceso, Año)

- HS 216.001.2004 (Hallazgo sancionatorio, Código de la dependencia que tramita (Responsabilidad Fiscal), No. de consecutivo, Año).

- HF 216.001.2004 (Hallazgo fiscal, Código de la dependencia que tramita (Responsabilidad Fiscal), No. de consecutivo, Año).

6.5 Procesos disciplinarios.

- PD 110.001.2004 (Proceso Disciplinario, Código de la dependencia que tramita, Número consecutivo, Año)


6.6 Identificación de las Unidades de almacenamiento ó carpetas.

Utilice lápiz de mina negra 2H o HB. Deberá identificar con los códigos de DEPENDENCIA, SERIE Y SUBSERIE. Deberá escribir a mano en el costado izquierdo superior de la carpeta los (8)

ítems relacionados a continuación:

110.03.03 Contrato 002 de 2007. GUTIERREZ, Carlos Marbete (1)

(2)

Los documentos en distinto soporte y que conformen un expediente deberán ser alineados o igualados hacia la parte superior.

El sello se deberá colocar debajo del marbete horizontal (2), en la parte superior izquierda. Cuando el marbete de la carpeta sea vertical se ubicara al costado derecho del mismo. 1. Cuando sean unidades de almacenamiento cuyas características sean diferentes a las carpetas Ej. Expedientes de Responsabilidad Fiscal, Investigaciones disciplinarias, se relacionaran los (8) ítems en la parte inferior izquierda. 2. Consulte la TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD de su dependencia para identificar las Series y Subseries Documentales bajo su responsabilidad. 3. Si administra documentación que no se encuentra relacionada en la TRD de su dependencia, utilice el Cuadro de Clasificación Documental –CCD, para consultar LOS CÓDIGOS con que deberá identificar las carpetas que contienen documentación de apoyo o informativa para su gestión y que no será transferida al archivo central por su dependencia.

1 FONDO

2 SECCIÓN

3 UNIDAD DOCUMENTAL

4 SERIE

5 SUBSERIE

6 DENOMINACION

7 FECHAS EXTREMAS (AA/MM/DD)

8 CANTIDAD DE FOLIOS

1 FONDO

2 SECCIÓN

3 UNIDAD DOCUMENTAL

4 SERIE

5 SUBSERIE

6 DENOMINACION

7 FECHAS EXTREMAS (AA/MM/DD)


4 Si no encuentra un código de Serie o Subserie relacionada con el tema de la carpeta, identifíquela PROVISIONALMENTE con el nombre que identifica su contenido e informe a la Dirección de Recursos Físicos – Archivo Central para evaluar la necesidad de ACTUALIZAR LA TRD de la dependencia. 5. Ejemplos para la identificación La Oficina Jurídica procederá a identificar la carpeta del Contrato 189 de 2007 de Pedro Pablo Pérez Rodríguez, de la siguiente manera: El marbete de la carpeta quedara descrito de la siguiente manera:

110.03.03 Contrato 189 de 2012. PEREZ RODRIGUEZ, Pedro Pablo. Al costado de la carpeta como se explicó con el dibujo anterior, deberá describirse de la siguiente manera:

1 FONDO AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

2 SECCIÓN 100 AUDITORIA GENERAL

3 UNIDAD DOCUMENTAL 110 OFICINA JURIDICA.

4 SERIE 03 CONTRATOS

5 SUBSERIE 03.01 CON FORMALIDADES PLENAS

6 NOMBRE CARPETA: Contrato 189 de 2007. PEREZ, Pedro

7 FECHAS EXTREMAS (dd/mm/aaaa)

02/05/2006 Inicial

07/08/2008 Final

8 TOTAL DE FOLIOS 145 Elaborado por:

Las casillas de fechas extremas (final) y de cantidad de folios se podrán dejar sin diligenciar hasta tanto se concluya la gestión o se transfiera a otra dependencia, entidad o al archivo central. A continuación se detalla una guía general para identificar el ítem número 2 SECCION, que es la dependencia de quien dependen las oficinas productoras que identifican y custodian las carpetas, según la estructura orgánica de la entidad: Descripción de Unidad Documental. 1 FONDO AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

2 SECCIÓN 100 AUDITORIA GENERAL

3 UNIDAD DOCUMENTAL 110 OFICINA JURIDICA. 120 OFICINA DE PLANEACION. 130 OFICINA DE CONTROL INTERNO. 140 OFICINA DE ESTUDIOS ESPECIALES. 200 AUDITOR AUXILIAR.



2 SECCIÓN 210 AUDITORIA DELEGADA.

3 UNIDAD DOCUMENTAL 211 DIRECCION DE CONTROL FISCAL. 212 DIRECCCION DE R. FISCAL. 213 GERENCIA SECCIONAL I - MEDELLIN 214 GERENCIA SECCIONAL II - BOGOTA 215 GERENCIA SECCIONAL III - CALI 216 GERENCIA SECCIONAL IV –BUCARAMANGA. 217 GERENCIA SECCIONAL V – BARRANQUILLA. 218 GERENCIA SECCIONAL VI – NEIVA. 219 GERENCIA SECCIONAL VII – ARMENIA. 220 GERENCIA SECCIONAL VIII – CÚCUTA.


2 SECCIÓN 230 SECRETARIA GENERAL

3 UNIDAD DOCUMENTAL 231 DIRECCION DE TALENTO HUMANO. 232 DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 233 DIRECCIÓN DE RECURSOS FISICOS.

Las dependencias definidas como SECCION (en rojo), serán las mismas señaladas en la UNIDAD DOCUMENTAL.

6.6.1 Identificación de archivadores en las oficinas.

1. Todas las dependencias deben crear un índice que relacione las series y subseries documentales que se encuentran almacenadas en cada uno de los módulos de archivos (archivadores de tres gavetas) archivadores de puesto de trabajo y cualquier una unidad de almacenamiento donde se encuentre ubicada la documentación institucional.

2. Cada gaveta debe ser identificada con un inventario individual de su contenido.

3. El índice debe ser ubicado en la parte derecha de los archivadores, ejemplo.


Para garantizar uniformidad en la elaboración de los correspondientes índices, a continuación remitimos un ejemplo del mismo.

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

AÑO 2011

Dependencia. Serie. Subserie. CONTENIDO 231.14.6 COMITÉ DE CONCILIACIONES 231.14.19 COMITÉ SOSTENIBIL. INF. CONTAB. PUBL. 231.16.1 INFORME TRIMESTRAL ACTIVIDAD. PROMI 231.16.1 INFORME TRIMESTRAL ACTIVIDAD. PROMDE 231.16.4 INFORMACION GLOSAS CAMARA REPRESENT 231.16.4 INFORME A CONTRALORIA GRAL. REPUBL. 231.18.11 MECI 231.18.11 NO CONFORMIDADES 231.32.1 INFORME MEDIOS MAGNETICOS DIAN 231.32.1 INSCRIPCION AL RUT 231.32.1 DECLARACIONES RETEFUENTE NIV. CENTRAL 231.33.7 OPERACIONES RECIPROCAS DTN 231.33.7 OPERACIONES RECIPROCAS ENTID. PUBLICAS 231.33.3 BALANCES AGR 231.34.1 ANTEPROYECTO INVERSION PRESUPUESTAL 231.38.1 FORMATOS CREACION TERCEROS EN SIIF 231.38.1 FUENTE INF. INDICADORES EJECUCION PAC 231.42.1 EVALUACIONES DESEMPEÑO LABORAL -STEDL

CORRESPONDENCIA INFORMATIVA O DE APOYO. (Documentación que no será transferida al Archivo Central)

231.06.1 Normas legales (Leyes, decretos, resoluciones) 231.14.8 Comité de Coordinación Institucional. 231.99.1 CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA -I 231.99.1 CORRESPONDENCIA INTERNA RECIBIDA -I 231.99.1 CORRESPONDENCIA INTERNA RECIBIDA -II 231.99.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA 231.99.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA


7. ORGANIZACIÓN DE OTROS SOPORTES DOCUMENTALES

Con el fin de garantizar la correcta identificación, organización, recuperación y seguridad de la información que se almacena en los computadores de la entidad, se estableció un modelo denominado AGR. Series documentales, conformado por Series y subseries (temáticas administrativas y misionales), las cuales deberán ser instaladas en los equipos de los funcionarios de la Entidad como primera fase de la organización de los documentos electrónicos que se generen y se recepcionen en cumplimiento de nuestras funciones.

7.1 Recomendaciones generales.

Si usted dentro de las Series documentales asignadas, identifica documentación que no está en la Tabla de Retención Documental - TRD (GD 233.P02.F01) de su dependencia, deberá informar a la Dirección de Recursos Físicos - Archivo Central, adjuntando el formato GD 233.P05.F01 Actualización de la TRD que permitirá analizar si es responsabilidad de su dependencia o proceso el custodiarla y así incorporarlo a su TRD.

Controle los expedientes en el formato único de Inventario - FUI (GD 233.P03.F01) en los libros de radicación, formatos o software de documentos específicos.

Elabore el índice documental de manera alterna al trámite para la transferencia documental (de tal manera que cuando culmine el trámite éste ya está elaborado)

Prepare una carpeta e identifique mediante el código de la Tabla de Retención Documental 52.04 para conservar las copias de las planillas en donde se realizaron los inventarios documentales y las transferencias Documentales mediante el FUI (GD 233.P03.F01).

Ej. 233.52.04 Transferencias documentales 2006 -2011

Identifique e Integre cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo, resulta más difícil hacerlo con acierto.

Evite la extracción de documentos de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros, sin realizar un control de salida. Deje en su lugar un testigo (hoja a color etc. haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar, para su posterior recuperación.

Informe al personal de Archivo Central cualquier modificación a los formatos establecidos en este manual.

Entregue al Archivo los expedientes de las unidades de conservación acogiendo los parámetros ofrecidos por ésta área.


7.2 Indicaciones complementarias para la elaboración de los documentos:

Omita errores técnicos, ortográficos, gramaticales y de puntuación, borrones, tachones, líquido corrector.

Evite el uso de resaltadores en los documentos (Impiden la microfilmación)

Cerciórese de que las copias de los documentos producidos queden firmadas (quedan sin soporte legal)

Por ningún motivo coloque cinta pegante o transparente a documentos rotos o deteriorados ya que estos aceleran la destrucción y genera microorganismos.

Cuando genere listados, planillas, cuadros, etc. que deban conservarse en el archivo imprímalos con buena tinta.

Escriba únicamente con esferos de tinta negra en los documentos que deban conservarse, no los raye.

Tenga especial cuidado con la manipulación del papel térmico o papel químico para fax. Tome fotocopia inmediata del mismo, recuerde que la información en dichos soportes, tiende a desaparecer en menos de un año por las características del mismo.

8. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 8.1 Requisitos Para Efectuar una transferencia. El traslado es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de una oficina al Archivo Central de la dependencia. Los Despachos, Las Oficinas y las Direcciones deberán efectuar traslados al Archivo Central con las Series y Subseries documentales que hayan cumplido sus términos para descongestionar las dependencias, evitar la acumulación de documentos y asegurar el control efectivo y ordenado de los registros o documentos. Las oficinas con el apoyo de los responsables del Archivo, realizarán la preparación física de los documentos siguiendo los siguientes pasos: Póngase en contacto con el archivo central para acordar las fechas de traslado según el Cronograma anual de Transferencias Documentales y aclarar dudas en cuanto a la forma como debe remitir las Series y Subseries. Se deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

a. Debe elaborarse el inventario de las carpetas a transferir utilizando el procedimiento GD.233.03.F1 Formato Único de Inventario - FUI, el cual debe ser correcta y totalmente diligenciado.

b. Las carpetas a transferir deben ir almacenadas en unidades de conservación


(cajas), por vigencias y de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.

c. Las carpetas deben ser almacenadas manteniendo el orden fisco de acuerdo con la relación hecha en el FUI.

d. Las carpetas se almacenan, no se acumulan. Con el fin de garantizar y facilitar la adecuada manipulación y conservación de los documentos, cada caja de archivo inactivo X-200 deberá almacenar máximo seis (6) carpetas, conformadas cada una por 250 a 270 folios; Para el caso específico de las historias laborales estas se conformarán por un máximo de doscientos (200) folios.

e. La identificación de las cajas (Número de caja, Serie, subserie, código, fechas

extremas) debe realizarse en la portada con un lápiz negro 2 H ó HB. Si requieren imprimir una relación más detallada del contenido de la caja, pueden adherirla en la parte posterior de la tapa de la misma.

f. Para su traslado, en el caso de las Gerencias Seccionales, se recomienda protegerlas envolviéndolas en cada una de las cajas en plástico resistente.

8.1.1 Expurgo documental

El expurgo documental consiste en retirar todos aquellos elementos u objetos metálicos (clips, ganchos de cosedora) que deterioren la documentación. Se recomienda hacerlo inmediatamente después de concluido el trámite para evitar acumulación innecesaria de papeles en los archivos de oficina. Si no se hiciera en este momento se deberá realizar en la fase de preparación del traslado de los documentos al Archivo central. Únicamente se podrán utilizar ganchos legajadores plásticos en los casos que se requiera su utilización. 8.1.2 Selección o depuración documental Consiste en retirar aquellos documentos que NO SON ESENCIALES en el expediente, como son:

- Impresos o publicaciones periódicas (revistas, periódicos, folletos, impresos) que no hagan parte integral del expediente.

- Hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias cuyos originales se encuentren en el expediente.

- Fotocopias de leyes y decretos, cuando NO hagan parte integral del expediente.

Recuerde: -La Selección o depuración documental se realizara en expedientes administrativos o misionales que se encuentren en los archivos de gestión y que por sus características


permitan retiran documentación que no afecte su contenido y por consiguiente los aspectos probatorios del mismo. -La selección o depuración documental NO podrá efectuarse en las indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, administrativos sancionatorios, de jurisdicción coactiva y en los procesos disciplinarios, después de que esta documentación haga parte integral del mismo y haya sido transferido al archivo central de la Auditoría General de la República.

Dicha actividad únicamente se podrá llevar a cabo, cuando el proceso se encuentre en trámite procesal, previa verificación por parte del abogado sustanciador y aprobación del Director del área correspondiente, donde curse la actuación procesal.

8.1.3 Foliación documental. Requisitos Tiene como propósito ofrecer algunas recomendaciones generales sobre foliación en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias primarias (archivo de gestión al archivo central).

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD).

2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada.

La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. (Definido en nuestro instructivo como ESTILO LIBRO).

3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La

depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina.

4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el

caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra


repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

8.1.4 Foliación - Materiales La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. En materia procesal debe utilizarse la tinta negra. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. 8.1.5 Foliación - Procedimiento

- Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.

- Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

- No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.

- Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio

en el mismo sentido del texto del documento.

- Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

- No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al

soporte papel.

- No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

- Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo, de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.

- Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren

se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si


se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. (No aplica para temas relacionados con expedientes de investigaciones).

- Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

- Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz

de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.

- Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

- En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

- Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se

dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.

- Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando

tachones.

- La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

- No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que

se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

- No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una

función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro


biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

- No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales –CD´s, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.

8.2 Documentación NO transferible al archivo central:

- Copias y duplicados de documentos originales que estén plenamente localizados. Ejemplo: copias de actas cuyos originales se custodian en otra dependencia. En caso de duda “no eliminar hasta confirmar por la dependencia productora”.

- Los memorandos internas, cuando no forman parte de un trámite o no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.

- Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un registro definitivo.

- Los catálogos y publicaciones comerciales recibidas

- Los documentos de apoyo informativo u otras publicaciones oficiales.

8.3 Tareas previas a la transferencia documental:

- Reemplace AZ por legajos.

- Coloque un trozo de papel entre el gancho metálico y los registros o documentos.

- Elimine clips, ganchos de cosedora,

- Revise que la foliación se encuentre correctamente elaborada.

- Elabore una tabla de contenido al paquete documental para cada carpeta.

- Evite perforar los documentos innecesariamente.

- Prepare el inventario de los paquetes, rollos o cajas en el formato único de inventario - FUI en original y copia. GD.233.P03.F01, totalmente diligenciado.

- En el FUI solamente será descrito la denominación de la carpeta.

- Remita copia magnética por el correo electrónico interno del FUI a los funcionarios responsables del área de archivo institucional.


NOTA: Documentos de gran formato no deben doblarse, se colocarán horizontalmente o enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, con el correspondiente índice. Conserve la copia del inventario de traslado documental para garantizar la recepción de la documentación y consultas posteriores. Las copias del formato único de inventario - FUI han de ser ordenadas y guardadas en la serie documental respectiva (Serie 52.04)

9. PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA:

Cuando las oficinas requieran consultar los documentos trasladados al archivo central deberán cumplir con los siguientes aspectos:

- Para cierto tipo de expedientes, su consulta o préstamo será permitidos exclusivamente a funcionarios que pertenezcan a las dependencias competentes o por funciones puntuales de su cargo (Ejemplo: Historias Laborales, asuntos Disciplinarios o la Oficina de control Interno) y previa comunicación del superior inmediato efectuada por correo electrónico dirigida a los funcionarios encargados del archivo central y con copia al Director de Recursos Físicos, cuando lo considere pertinente.

-

- Acérquese al archivo central y firme el formato de control de préstamo de documentos.

-

- Consulte preferible la documentación en la sala de consulta establecida para tal fin en el archivo central.

-

- Regrese la documentación al Archivo en el tiempo establecido. Si tiene razones para conservar por más tiempo el expediente, solicite por escrito prórroga.

-

- Una vez devuelto el registro asegurarse de que los funcionarios del archivo central cancele la salida.

-

- Los funcionarios asignados al archivo central deberán verificar el estado del expediente, cantidad de cuadernos, folios prestados al momento de ser devuelto por consulta en sala o prestado a la oficina solicitante.

- Los documentos deben regresar al Archivo Central completos, sin modificaciones ni incorporaciones de ninguna índole. Si fuera necesario añadir, incluir, adicionar al expediente prestado algún registro, el Director de la Dependencia dejará constancia mediante memorando remisorio de tal situación, el cual quedara en el citado expediente.

-


- En caso de pérdida, deterioro, modificación, incorporación, retiro de un registro de expedientes bajo custodia del archivo central, la responsabilidad recae en la persona de la dependencia solicitante del préstamo.

9.1 Procedimiento para los servicios de consulta que presta el Archivo Central.

- Relacione la solicitud en el control de préstamo de documentos.

- Compruebe los datos de la solicitud con el inventario general (BD) y con los formatos únicos de inventarios – FUI que reposan en el archivo central, correspondientes a las transferencias documentales.

- Ubique el documento en la estantería

- Diligencia la Tarjeta de Afuera y déjela en reemplazo del documento retirado.

- Prepare la documentación solicitada para consultar en la sala establecida para tal fin en el archivo central.

- Registre el préstamo de la documentación en el control de salida de documentos. GD233.P04.F01 Formato préstamo archivo.

- Revise semanalmente los préstamos vencidos y solicite la documentación a las oficinas, en los casos específicos que fueran requerido su préstamo mediante comunicación interna del Jefe respectivo.

- Entregue la documentación previa firma del responsable de la devolución, acordando fecha de envío al Archivo central del préstamo.

- Al recibir los funcionarios de archivo deberán revisar los documentos con el fin de garantizar la integridad de la carpeta y los documentos que la conforman.

- Descargue los documentos en la planilla de control de salida de documentos una vez sean devueltos por las oficinas.

10. ORGANIZACIÓN DEL DEPÓSITO DE ARCHIVO CENTRAL. El depósito de archivo de gestión es el lugar destinado para la Administración, organización y conservación de las Series documentales remitidas por las dependencias del Nivel Central y las Gerencias Seccionales respetando la procedencia.

- El depósito debe estar ubicado en las instalaciones de la dependencia, alejado de la humedad, el calor, baños, albercas, destiladores, sótanos, calefactores, calderas. En un sitio donde se pueda controlar la luz solar, (los efectos de las radiaciones causan daños irreversibles en la documentación).

- El espacio debe considerar ancho, fondo y alto, debe fijarse en función directa con

el volumen de la masa documental, contar con medidas de seguridad, en donde sólo ingrese el personal encargado de esta labor. Independientemente, en el mismo espacio, debe existir un área para tareas archivísticas (limpieza, depuración, organización, recepción etc); prestar servicios de consulta y finalmente, el puesto de trabajo del responsable del Archivo Central.

- Evitar al máximo situaciones de riesgo: instalaciones eléctricas mínimas, con sus

controles e interruptores por fuera del recinto,

- Prever la instalación de extintores y extractores de agua, alarmas, puertas y rejillas de seguridad.


- La temperatura debe oscilar entre 14 y 22 grados, humedad relativa de 50% a

60%, luz artificial de 50 lux

- Los pisos deben soportar cargas: 750 kg/m2 Para estantes metálicos fijos, de 2.20 metros de altura;1.300 kg/m2 para deslizantes y compactos (Rodantes)

10.1 Procedimiento para recibir documentos transferidos por parte de los funcionarios asignados al archivo central.

1. Consulte la Tabla de Retención Documental y confirme: Tiempo de retención y nombre específico de la Serie o subserie documental.

2. Identifique el volumen y características de los documentos a trasladar.

3. Planifique el flujo de trabajo y aclare dudas con los productores de los documentos

sobre la remisión (ej. Cantidad de cajas, numeradas de acuerdo a las planillas de transferencia documental).

4. Apoye a los productores de las series y subseries sobre la preparación de los

documentos a transferir.

5. Confirme con las oficinas las fechas del traslado según cronograma anual.

6. Prepare el espacio físico donde ubicará los documentos transferidos.

7. Coteje los Formato Único de Inventario - FUI que relaciona lo transferido en acción conjunta con los productores de las Series y Subseries. Compruebe que no falte ningún registro, que estén foliados y ordenados, (numérica, alfabética, cronológicamente, según el caso).

8. Ubique los expedientes en las estanterías definidas.

9. Asigne la signatura topográfica al inventario de traslados, el número del depósito,

estante, nivel, caja y haga constar en las copias que el Archivo de Gestión devolverá a la oficina de donde proceden los registros, para facilitar futuras consultas. GD.233.P03.F01

10. Almacene en las correspondiente serie 233.52.04 los originales de las planillas de

transferencias documentales, las cuales deben estar firmadas por los Directivos que transfieren, funcionario quien la elaboro y nombre y firma del funcionario del archivo central realizo el respectivo cotejo.

11. Las copias de las transferencias deberán ser guardados y ordenado tanto por la

oficina que remite como por el Archivo central en sus correspondientes series documentales.

12. Incorpore en la Base de Datos (BD) de ARCHIVO CENTRAL los ítem

correspondientes a los registros transferidos en el Formato Único de Inventario – FUI. Por parte de la dependencia.


13. Las copias de seguridad requeridas para el archivo central y demás dependencias que manejen inventarios documentales deberán seguir lo establecido en el procedimiento TI.120.P1.A4 Copias de seguridad y respaldo.

14. Los funcionarios del archivo central realizaran una copia de seguridad de los

archivos correspondientes o la BD, mínimo cada quince (15) días y conservarlos en dos (2) soportes distintos (ej. memoria USB, Docunet,).

11. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS AL ARCHIVO CENTRAL

Cuando las series y/o subseries documentales que hayan sido transferidas cumplan con las fechas definitivas para su retención y disposición final establecidas en la Tabla de Retención Documental, el Director de Recursos Físicos como responsable de la secretaría del Comité de Archivo procederá a citar a los miembros del mismo y al Director de la oficina productora de la documentación que será eliminada o seleccionada, con el fin de informar y proceder a la aprobación del citado procedimiento, para lo cual se procederá a la elaboración de una acta que deberá ser firmada por los miembros del Comité. Con el fin de garantizar la adecuada identificación de los documentos a eliminar o seleccionar, la Dirección de Recursos Físicos presentara un acta donde se detallara la siguiente información: a. Proceso a que pertenece. b. Oficina Productora. b. Relación de documentación a eliminar, que deberá contener como mínimo:

Código Serie o subserie Documental,

Nombre de la carpeta,

Fechas extremas,

Cantidad de folios,

Unidad de conservación, Con el fin de facilitar su adecuada relación se recomienda utilizar el Formato Único de Inventario –FUI (GD 233.P03.F01)

c. Fecha de aprobación de la Tabla de Retención por parte del Comité de Archivo. d. Fecha en la cual se procederá a la eliminación de la documentación. e. Firma de los miembros del Comité, firma del jefe de la dependencia de la cual se eliminara la documentación, firma del Director de Recursos Físicos y del Profesional responsable del Archivo Central.

12. ANEXOS 12.1 Glosario Archivístico (Ver Normograma GD)


12.2 Marco normativo de archivos. (Ver Normograma del proceso GD) Bibliografía

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá. 1997

Cartilla de Clasificación Documental. Archivo General de la Nación. Santafé de Bogotá 2001 Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá D. C. 2003 Tablas de Retención y transferencias documentales : Directrices básicas e instructivos para su elaboración . Minimanual No.4. 2ª. Ed. Actualizada, Bogotá. 2001

Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá. 2005 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. La foliación en Archivos (folleto). Bogotá. 2009

Documento Actualizado: Agosto 2012 Oscar Serrato. PE03. GD

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