Auditoría Financiera

Proceso de la Auditoría Financiera

PROCESO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA

El proceso de la auditoría de los estados financieros realizado por un Contador Público Colegiado independiente, va más allá del ciclo de la auditoría que comprende el período de tiempo transcurrido entre el Planeamiento, Ejecución del Trabajo y Elaboración del Informe. En realidad, el trabajo de Auditoría Independiente se inicia con la etapa denominada contactos con posibles clientes y concluye con la entrega del informe final.

A continuación enumeramos las once (11) etapas que comprenden el proceso de auditoría, las mismas que serán comentadas más adelante, de manera resumida:

Contactos con posibles clientes. Invitación para presentación de propuestas. Evaluación de las operaciones de la empresa. Propuesta de servicios profesionales. Aceptación de la propuesta. Carta compromiso de auditoría. Planeamiento. Primera visita. Visita interina. Visita final. Término de la auditoría.

CONTACTOS CON POSIBLES CLIENTES

El mantener contactos con posibles clientes es fundamental, ya que sirve de base para recibir las invitaciones para presentar las propuestas de servicios profesionales.Tradicionalmente las relaciones con los posibles clientes, se logran a través del contacto personal con los gerentes o ejecutivos de las empresas.Existen maneras para que un auditor que recién constituye una sociedad de auditoría, pueda lograr contactos con determinados clientes potenciales, y son: a) Es importante, de vez en cuando, echar una mirada retrospectiva a los años juveniles de nuestra escuela secundaria. Recuerden el “Directorio de la Promoción” que se preparó en aquella oportunidad. Se tendrá que hacer un seguimiento a todos y cada uno de sus integrantes. El error de muchos es subestimar a sus ex compañeros de colegio. La vida nos da muchas sorpresas. Algunos de sus condiscípulos podrían ser empresarios o ejecutivos de empresas.

b) Igualmente, nunca perder el contacto con los compañeros de la Universidad.c) La Docencia Universitaria, es un buen medio para establecer relaciones con los alumnos, que pueden llegar a ser renombrados empresarios y ejecutivos de empresas.d) También es importante la participación activa en el colegio profesional al que pertenece. Esta participación puede darse a través de la presencia en los distintos Comités Funcionales, Comisiones Específicas y finalmente como integrante de la Junta Directiva. Así el profesional se logra relacionar cuando concurre a distintos eventos sociales, gremiales, empresariales y profesionales (en representación del Colegio), tanto en el ámbito nacional como internacional.e) Es también importante mantener buenas relaciones con la comunidad, propendiendo a que los vecinos conozcan la profesión y la especialidad que ejercen. Si alguno de ellos requiere un servicio de auditoría o consultoría, seguramente recurrirá a su vecino auditor.Después de dar estos primeros pasos en las relaciones con la comunidad de negocios, es casi seguro que recibirá más que una invitación.

INVITACIÓN PARA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Las invitaciones para presentar Propuestas de Servicios Profesionales de Auditoría, se reciben de manera directa e indirecta.a) Invitación Directa: Esta clase de invitación se realiza a través

de cartas que envían los posibles clientes, ya sea por recomendación de un cliente satisfecho, o como resultado de la relación que se mantiene y se menciona anteriormente. Es importante, tanto para las empresas auditadas como los auditores, que se realice el nombramiento de los auditores con cierta anticipación, de tal forma, que permitan un adecuado planeamiento de su trabajo y la aplicación oportuna de normas y procedimientos de auditoría. Así, el auditor tendrá el tiempo suficiente para tomar conocimiento del cliente, planificar adecuadamente su trabajo y evaluar el control interno con la debida anticipación, de tal manera que le permita emitir su Carta de Recomendaciones en forma puntual. Asimismo, le permitirá realizar la Visita Interina antes de finalizado el año, facilitando realizar los arqueos de caja y valores, la circularización de saldos, y la observación de la toma de inventarios de existencias, etc.

La empresa examinada se beneficia en la medida que reciba con anticipación la “Carta de Recomendaciones para mejorar el Control Interno”, lo cual le daría el tiempo suficiente para implementar las sugerencias del auditor. Sería conveniente que el auditor comunique a su cliente que un deficiente sistema de control interno podría originar una salvedad en su dictamen.

Cuando el auditor es nombrado los días posteriores al cierre del ejercicio, por lo general no presencia la toma de inventario de existencia que realiza la empresa al cierre del ejercicio. Consecuentemente tendrá que realizar en forma selectiva, un inventario en fecha posterior cuyo resultado tendrá que conciliar, aplicando pruebas retroactivas, con el saldo de las existencias al 31 de diciembre del año anterior. Esta labor representa, por lo general, costos adicionales para la empresa.

En caso de no realizar dicho Procedimiento de Auditoría Generalmente Aceptado, y que el auditor no se satisfaga mediante la aplicación de pruebas adicionales a las existencias, según su criterio podrá ser afectada la opinión que se emita en el dictamen; tal vez, como una “limitación al alcance”.

b) Invitación Indirecta: Esta forma de invitación se realiza, generalmente a través de los medios de comunicación escrita, especialmente el Diario Oficial “El Peruano” y otros de mayor circulación. Las organizaciones que utilizan con mayor frecuencia este tipo de invitación aquí en el Perú, son: la Contraloría General de la República y las empresas cooperativas, agrarias azucareras, industriales, de trabajo y fomento del empleo.

Se debe tener presente que en todos los casos, cualquiera que sea el método de selección, una vez nombrado, el auditor debe tener acceso a los registros contables y a la documentación sustentatoria de las operaciones del negocio, de tal manera que el trabajo pueda realizarse, en parte, antes de finalizar el año.

Algunas empresas, muy pocas por cierto, realizan las invitaciones en forma telefónica. En estos casos se coordina una reunión para realizar la Evaluación del Movimiento Operativo del cliente potencial.

EVALUACIÓN DE LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA

Aspectos generales. Alta dirección y personal. Aspectos societarios. Información financiera y volumen de operaciones. Auditores de años anteriores. Visitas de auditoría. Plazos para la ejecución del trabajo y para la entrega del

informe. Organización de la auditoría y otros.

Una vez recibida la invitación del posible cliente ya sea en forma directa o indirecta, es usual coordinar por escrito o vía telefónica, una visita a la empresa con la finalidad de llevar a cabo una evaluación del movimiento operativo. El auditor concurre a esta reunión provisto de un formato especial que contiene un cuestionario de preguntas ordenadas en forma secuencial. Este formato, denominado generalmente “Cuestionario de evaluación para la presentación de Propuestas”, contiene los siguientes puntos:

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES

Teniendo como sustento el resultado de la evaluación que comentamos en el punto precedente, el auditor presentará una propuesta de servicios profesionales que deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Objetivos y alcance del examen.b) Metodología a utilizar.c) Procedimientos de Auditoría.d) Informes a emitir.e) Plazos.f) Personal de auditoría.g) Honorarios.

ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA

Una vez recepcionadas las propuestas de auditoría, la gerencia las remite al directorio con un cuadro resumen en el que se detalla el nombre de los auditores, honorarios, forma de pago y plazos, etc.

El directorio, previa evaluación de las propuestas recibidas, designa los auditores que se encargarán del examen de los estados financieros de la empresa por el año en curso. Las normas de cortesía obligan a las empresas comunicar el resultado del proceso de selección a todos los auditores concursantes. En tal sentido, los auditores suelen recibir tanto cartas de “respuesta positiva” como de “respuesta negativa”.

Recepcionada la carta de aceptación de la propuesta, el auditor deberá coordinar con el cliente el inicio del trabajo. Simultáneamente deberá preparar la carta de compromiso de auditoría y el memorándum de planeamiento.

CARTA COMPROMISO DE AUDITORÍA

La carta compromiso es un documento que el auditor dirige al cliente confirmando la aceptación del auditor a la designación que se le ha hecho, así como el alcance del trabajo a realizar, el alcance de sus responsabilidades y el tipo de dictamen a emitir.

PLANEAMIENTO

El adecuado planeamiento de la auditoría ayuda a asegurar que: (a) se dará la debida atención a áreas importantes de la misma, b) que los problemas potenciales serán prontamente identificados, y c) que el trabajo será expeditivamente cumplido.

El planeamiento también ayuda con respecto a la apropiada aplicación del trabajo de los asistentes y a la coordinación del trabajo realizado por otros auditores y especialistas.

El auditor puede considerar conveniente preparar un “Memorando de Planeamiento” que describa el plan preliminar de auditoría, especialmente para entidades grandes y complejas.

Al planificar su examen, el auditor debe considerar la naturaleza, el alcance y la oportunidad del trabajo y preparar un Programa de Auditoría por escrito.El planeamiento debe hacerse entre otras cosas para:• Obtener suficiente conocimiento del giro o actividad del cliente,

y suficiente comprensión de los sistemas de contabilidad y control interno.

• Evaluar el nivel de riesgo de auditoría.• Determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los

procedimientos a aplicar.• Considerar el supuesto de “empresa en marcha”.Los planes deben continuar desarrollándose y revisándose cuanto sea necesario en el transcurso de auditoría.

PRIMERA VISITA

Conformación del Archivo Permanente.-El Auditor debe documentar todo aquello que sea importante para poder evidenciar que la auditoría se ha llevado de conformidad con los principios básicos establecidos en las Normas Internacionales de Auditoría emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC).

La documentación se refiere a los papeles de trabajo que el auditor prepara, obtiene y conserva en relación con la ejecución del trabajo.

En caso de auditorías recurrentes algunos archivos de papeles de trabajo pueden clasificarse como archivos permanentes, los cuales se irán actualizando continuamente con información de importancia para auditorías posteriores; a diferencia de los archivos corrientes de auditoría, los cuales contienen datos que se relacionan básicamente con la auditoría de un solo periodo.

Comprensión de los Sistemas.- El auditor tendrá que familiarizarse con el funcionamiento de la organización del cliente, y obtener un conocimiento inicial del sistema contable, lo cual permitirá una identificación preliminar de los controles internos en los que se pretende confiar.Esta labor comprende el estudio de los procedimientos del cliente y la evaluación de los controles y registros más importantes que se realizan para cada transacción relevante.La comprensión de los sistemas debe documentarse a través de Flujogramas o Diagramas de flujo sumillados.

Evaluación Preliminar del Control Interno.- El primer paso del auditor para formarse una opinión, es obtener evidencia de hasta qué grado puede confiar en los estados financieros de su cliente; esta evidencia se obtiene por medio de pruebas de auditoría. Para decidir que pruebas hacer y el alcance de las mismas, el auditor independiente necesita hacer una evaluación preliminar del control interno.

El objetivo de esta evaluación es identificar los controles que proporcionan una seguridad razonable de que las cuentas que conforman los estados financieros sean correctas y confiables. Algunos de los métodos para llevar a cabo dicha evaluación son los siguientes: Cuestionario de Control Interno, Flujogramas y Descripciones narrativas.

Evaluación Definitiva del Control Interno.- Después de realizar la evaluación preliminar del control interno, el auditor deberá asegurarse de que ha comprendido el sistema que ha registrado “Pruebas de Funcionamiento o Pruebas de Cumplimiento”, y que tienen como objetivo: revisar toda la evidencia que ha obtenido, para lo cual llevará a cabo lo que se denomina los controles, en los cuales el auditor pretende confiar y que están funcionando efectivamente.

Estas pruebas se realizan después de la revisión de operaciones, pero antes de las pruebas de saldos o sustantivas, por que la evidencia lograda por las Pruebas de Funcionamiento da la base para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de las Pruebas de Saldos o Sustantivas, sirve como confirmación adicional de la existencia y funcionamiento de los controles.

Carta de Recomendaciones para mejorar el Control Interno.- Después de realizar la evaluación preliminar y definitiva del control interno, el auditor deberá informar oportunamente a la gerencia las debilidades del control interno detectadas en las mencionadas pruebas, recomendando en cada caso, las medidas que tendrá que adoptar para superarlas.La comunicación deberá estar incluida en una carta de recomendaciones para mejorar los controles internos,. Es importante que indique en la comunicación, que se está refiriendo solamente a las debilidades que ha identificado como resultado de su examen, y que éste no ha sido proyectado para establecer la idoneidad del control interno con fines administrativos.Es importante que la carta se remita a la persona adecuada. En todo caso se recomienda lo siguiente:a) Enviar a la persona con suficiente autoridad como para exigir el cumplimiento de las recomendaciones.b) Informar directamente a los empleados responsables de sus propios errores, negligencias o deficiencias.c) El destinatario natural es la gerencia y/o director ejecutivo.d) Si los comentarios del auditor se consideran de extrema gravedad, se debe informar al presidente de directorio y/o director que preside el Comité de Auditoría nombrado por el directorio.

VISITA INTERINA Es usual en nuestro medio que el auditor al término de la primera visita, se ponga de acuerdo con el coordinador de la auditoría designado por la empresa, acerca de la fecha en que los auditores van a realizar la visita interina. Esta fecha se coordina generalmente en función a la oportunidad en que el cliente tiene previsto la toma de inventario de existencias. En todo caso debe planificar esta segunda visita antes del cierre del ejercicio.Cabe resaltar, que por lo general, durante esta visita se aplican las muy conocidas” Pruebas Físicas”: (ver puntos b y d):a) Continuación de la evaluación del control interno.b) Arqueos de efectivo, cheques, comprobantes, valores, pólizas de seguros y otros documentos.c) Circularización de saldos en bancos, de clientes, proveedores, compañías de seguros y abogados. De igual manera a terceros que pudieran tener bienes en custodia, garantías o consignación.d) Observación de la toma de inventarios físicos de existencias y en su caso, inventario de activo fijo.e) De ser el caso, considerar la posibilidad de emitir una segunda carta de recomendaciones para mejorar el control interno.

VISITA FINAL

El inicio de esta visita está supeditada a la entrega de los estados financieros cerrados y sus correspondientes análisis de cuentas, por parte de la empresa auditada.Por lo general, durante esta visita final se aplica lo siguiente:a) Actualización del archivo permanente.b) Pruebas de saldos de todas las cuentas del balance general y del estado de ganancias y pérdidas.c) Informe de Auditoría en Borrador.- Esta parte del examen se refiere a las responsabilidades del auditor después de que termine el trabajo de campo. En la cual se consideran:• Eventos posteriores que ocurren entre la fecha de culminación de la auditoría y la fecha que se expide el dictamen.• El descubrimiento de hechos posteriores a la auditoría, que existen a la fecha del dictamen, pero que se desconocen.• El descubrimiento de procedimientos de auditoría omitidos.

d) Discusión del Informe con el Cliente.- Una vez preparado el Informe en Borrador y revisado por el gerente de auditoría (o socio encargado), es entregado al cliente para su revisión. Se coordina una reunión de trabajo donde los auditores sustentan su informe ante el representante de la empresa, que en la mayoría de los casos es el gerente general.Al término de la reunión los representantes del cliente pueden llegar a las siguientes conclusiones:- Aprobar el borrador del informe.- Sugerir algunas modificaciones en los estados financieros.- Sugerir algunas modificaciones, cuando contiene una opinión con salvedades o negativa.En algunos casos el auditor ayuda a su cliente en la preparación de los estados financieros y las notas correspondientes; sin embargo, la responsabilidad final por los estados financieros recae sobre la empresa auditada.

La formalidad se cumple cuando el cliente devuelve al auditor el borrador del informe debidamente firmado y sellado en señal de conformidad.

TÉRMINO DE LA AUDITORÍACarta de Gerencia.- En el transcurso de la Auditoría, los empleados del cliente responden oralmente a muchas de las preguntas del auditor. Según el SAS 19 “Manifestaciones del Cliente”, es obligatorio obtener manifestaciones del cliente por escrito, que confirmen las afirmaciones orales, para reducir así la posibilidad de malentendidos entre el cliente y el auditor. La mayoría de tales manifestaciones deberán de ser respaldadas por evidencias comprobatorias. En algunos casos las manifestaciones pueden imposibilitar su comprobación, es por ello que el auditor solicita al cliente una carta de gerencia, que incluya lo siguiente:• La declaración de la responsabilidad del cliente de los estados

financieros.• La afirmación de la disponibilidad de todos los registros y demás

información necesaria para la auditoría.• Hechos posteriores.• Irregularidades.• Unidades obsoletas en el inventario, entre otros

La carta de gerencia debe ser firmada por el gerente general y el gerente financiero, de modo que cubra hechos posteriores. La fecha de la carta debería ser la misma del informe.Cuando el cliente se niega a presentar al auditor la Carta de Gerencia, existe una limitación al alcance del trabajo y será necesario emitir un dictamen con salvedades o con opinión negativa.

Informe Final.- Finalmente, una vez que el auditor ha concluido con su examen de auditoría, se espera que presente un Informe o Dictamen, conteniendo una opinión acerca de la razonabilidad de los estados financieros.