Auditoria de Ingresos Con Plantilla

AUDITORIA DE AUDITORIA DE INGRESOS INGRESOS

Consolidar el movimiento diario de ventas, ingresos y Consolidar el movimiento diario de ventas, ingresos y cuentas por cobrar generado a partir de la venta cuentas por cobrar generado a partir de la venta departamental, lo cual implica la respectiva revisión de los departamental, lo cual implica la respectiva revisión de los procesos de facturación de alimentos y bebidas, procesos de facturación de alimentos y bebidas, habitaciones, teléfonos, lavandería y demás centros de habitaciones, teléfonos, lavandería y demás centros de facturación.facturación.

En términos generales, la auditoría de ingresos tiene como En términos generales, la auditoría de ingresos tiene como objetivo básico la recopilación de información, revisión y objetivo básico la recopilación de información, revisión y registro de las ventas, ingresos y cuentas por cobrar, registro de las ventas, ingresos y cuentas por cobrar, derivadas de la operación.derivadas de la operación.

La auditoría de ingresos, consiste básicamente en la rutina La auditoría de ingresos, consiste básicamente en la rutina de revisión de la información que procede de los centros de de revisión de la información que procede de los centros de facturación y tesorería. Por lo tanto el encargado de la facturación y tesorería. Por lo tanto el encargado de la recopilación de información, revisión y registro de la venta e recopilación de información, revisión y registro de la venta e ingresos en la organización contable para hoteles, se ingresos en la organización contable para hoteles, se denomina auditor de ingresos.denomina auditor de ingresos.

OBJETIVOOBJETIVO

Los siguientes principios conforman la base para la aplicación de Los siguientes principios conforman la base para la aplicación de los métodos de revisión y proceso de registro, los cuales deben los métodos de revisión y proceso de registro, los cuales deben tenerse en cuenta:tenerse en cuenta:

• Conocer de cada información suministrada, su procedencia y Conocer de cada información suministrada, su procedencia y soporte.soporte.

• Conocer cómo se aplican los cruces de información para Conocer cómo se aplican los cruces de información para comprobar la veracidad de las transacciones.comprobar la veracidad de las transacciones.

• Conocer el tratamiento contable de los respectivos movimientos Conocer el tratamiento contable de los respectivos movimientos para efectuar el registro correcto.para efectuar el registro correcto.

• Conocer los métodos prácticos de chequeo de información sobre la Conocer los métodos prácticos de chequeo de información sobre la cual descansa la correspondiente revisióncual descansa la correspondiente revisión

Principios generales para la revisión y registro Principios generales para la revisión y registro

Para llevar a cabo el proceso de revisión, procesamiento y registro de Para llevar a cabo el proceso de revisión, procesamiento y registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar es necesario hacer la recopilación ventas, ingresos y cuentas por cobrar es necesario hacer la recopilación de la información proveniente de los centros de facturación y de de la información proveniente de los centros de facturación y de tesorería.tesorería.

El auditor de ingresos recibe la información generada en cada uno de los El auditor de ingresos recibe la información generada en cada uno de los centros de facturación y consolidada por auditoría nocturna, la cual se centros de facturación y consolidada por auditoría nocturna, la cual se esquematiza de la siguiente manera:esquematiza de la siguiente manera:

a.a. Información necesaria para el registro de Ventas Información necesaria para el registro de Ventas

b.b. Registro venta de habitaciones: Registro venta de habitaciones:

Zeus Zeus

-- Movimiento cuenta huésped

-- Venta habitación y cargos automáticos

-- Listado de débitos a cuenta huésped

Información necesaria para el proceso de registro Información necesaria para el proceso de registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrarde ventas, ingresos y cuentas por cobrar

-- Informe Ventas y estadísticas

-- Listado de huéspedes y sus acompañantes por habitación

-- Habitaciones según estado o Room status

InnsistInnsist

-- Revisión de totales

-- Hoja de Auditoria ((Ruta – – Innsist))

-- Revisión de tarifas

-- Listado de cargos a cuenta huésped

-- Listado de huéspedes y sus acompañantes por habitación

-- Habitaciones según estado o Room status

-- Informe de Gerencia ( Ruta – Innsist) Informe de Gerencia ( Ruta – Innsist)

2.2. Registro venta de alimentos y bebidas:Registro venta de alimentos y bebidas:

-- Informe de ventas Alimentos y bebidas ( Informe de ventas Alimentos y bebidas ( Zeus / / Innsist))

-- Planilla de cajero Ambiente ( Planilla de cajero Ambiente ( Zeus / / Innsist) )

-- Movimiento cuenta Huésped ( Movimiento cuenta Huésped ( Zeus ) )

-- Hoja de Auditoria ( Hoja de Auditoria ( Ruta – – Innsist ) )

-- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped ( Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped ( Zeus / / Innsist) )

-- Listado de tiquetes con descuentos ( Listado de tiquetes con descuentos (Ruta - - Zeus / / Ruta - - Inssist)Inssist)

-- Listado de tiquetes con Reversiones ( Listado de tiquetes con Reversiones (Ruta - - Zeus / / Ruta – – Inssist)Inssist)

3.3. Registro venta de teléfono y fax:Registro venta de teléfono y fax:

-- Movimiento cuenta Huésped

-- Hoja de Auditoria

-- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus / / Innsist) )

-- Listado de llamadas por tipo de extensión (Listado de llamadas por tipo de extensión (Zeus / / Inssist) )

• Registro venta de lavandería:Registro venta de lavandería:



-- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped ( Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (Zeus / / Innsist) )

-- Planilla de caja (Zeus – Innsist)Planilla de caja (Zeus – Innsist)

5.5. Registro venta de Recreación:Registro venta de Recreación:




-- Planilla de cajaPlanilla de caja

6.6. Registro venta de Fotocopias y otros servicios:Registro venta de Fotocopias y otros servicios:




5.5. Otros ingresos:Otros ingresos:

-- Listado e Ajustes realizados

b. Información necesaria para el registro de ingresos. b. Información necesaria para el registro de ingresos.

1.1. Registro ventas de contado y tarjetas de crédito Registro ventas de contado y tarjetas de crédito

-- Planilla de ingresos caja de recepción (Planilla de ingresos caja de recepción (Z / / I ))

-- Planillas de caja ambientes (Planillas de caja ambientes (Z / / I ) )

-- Listado de facturas (Listado de facturas (Z / / I ))

-- Facturas de VentaFacturas de Venta

2.2. Registro de cancelación cuenta huésped Registro de cancelación cuenta huésped


--

-- Los documentos utilizados en el proceso de auditoria nocturnaLos documentos utilizados en el proceso de auditoria nocturna

3.3. Registro de cuentas por cobrarRegistro de cuentas por cobrar

-- Planilla de ingresos caja de recepción ( Planilla de ingresos caja de recepción (Z / / I ))

-- Créditos a la cuenta huésped empresas (Créditos a la cuenta huésped empresas (Z / / I ) )

-- Recibos de Caja Recibos de Caja

-- Facturas de venta Facturas de venta

4.4. Registro depósitosRegistro depósitos

-- Planilla de depósitos recibidos Planilla de depósitos recibidos

-- Comprobante depósitosComprobante depósitos

c. c. Información para el registro de cuentas por cobrarInformación para el registro de cuentas por cobrar

1.1. Registro de cuenta huésped Registro de cuenta huésped


-- Informe de ventas

-- Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped ( Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped ( Zeus / / Innsist) )

-- Trasunto cuenta huésped (Trasunto cuenta huésped (Z / / I ))

La auditoría de ingresos se basa en los cruces de información La auditoría de ingresos se basa en los cruces de información recibida de los diferentes ambientes y centros de facturación, para recibida de los diferentes ambientes y centros de facturación, para cuya labor el sistema es una herramienta fundamental. Por esta cuya labor el sistema es una herramienta fundamental. Por esta razón el proceso se va a sustentar únicamente con la existencia de razón el proceso se va a sustentar únicamente con la existencia de un sistema para la auditoría nocturna, si no existe, la auditoría de un sistema para la auditoría nocturna, si no existe, la auditoría de ingresos se convierte en un proceso de registro contable dejando a ingresos se convierte en un proceso de registro contable dejando a un lado el objetivo fundamental de la revisión.un lado el objetivo fundamental de la revisión.

La auditoría de ingresos se desarrolla a través de los siguientes procesos:La auditoría de ingresos se desarrolla a través de los siguientes procesos:

Registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrarRegistro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar

Proceso de conciliación cierre de mesProceso de conciliación cierre de mes

Informacion Global Informacion Global

Zeus Zeus

Movimiento cuenta Huésped

Informe de ventas y estadísticas

InnsistInnsist

Revisión de Totales

Hoja de Auditoria

Informe de Ventas y estadísticasInforme de Ventas y estadísticas

Soportes Soportes

Listado cargos a la cuenta huésped

Venta habitación y cargos Automáticos

Revisión de tarifas

Listado de cargos a cuenta huésped

REVISIÓN DE VENTAS, INGRESOS Y CUENTAS POR COBRARREVISIÓN DE VENTAS, INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

Después de recopilada la información, el auditor de ingresos tiene la Después de recopilada la información, el auditor de ingresos tiene la responsabilidad de comprobar la veracidad de las transacciones responsabilidad de comprobar la veracidad de las transacciones efectuadas haciendo el cruce de información para lo cual desarrolla las efectuadas haciendo el cruce de información para lo cual desarrolla las siguientes actividades: siguientes actividades:

VVerificación de la venta de habitacioneserificación de la venta de habitaciones: Es necesario hacer los siguientes : Es necesario hacer los siguientes cruces :cruces :

Este procedimiento es muy importante y sirve para verificar el número Este procedimiento es muy importante y sirve para verificar el número de habitaciones ocupadas y cobradas en la noche inmediatamente de habitaciones ocupadas y cobradas en la noche inmediatamente anterior. anterior.

Es necesario disponer de la siguiente información:Es necesario disponer de la siguiente información:

• Estado de habitaciones o Room status (Estado de habitaciones o Room status (Zeus / / Inssist))

• Listado de huéspedes Check in (Listado de huéspedes Check in (Zeus / / Innsist))

• Listado de Huéspedes Check out (Listado de Huéspedes Check out (Zeus / I / Innsist) )

Partiendo de la información consignada en los anteriores documentos, Partiendo de la información consignada en los anteriores documentos, se realizan las siguientes verificaciones:se realizan las siguientes verificaciones:

Habitaciones ocupadas del día anterior, tomadas del estado de Habitaciones ocupadas del día anterior, tomadas del estado de habitaciones del hotel o room status habitaciones del hotel o room status debe ser iguala:debe ser iguala:

Habitaciones ocupadas del día, las cuales se toman del estado de Habitaciones ocupadas del día, las cuales se toman del estado de habitaciones del hotel o room status más ( +) Salidas del día sin incluir habitaciones del hotel o room status más ( +) Salidas del día sin incluir habitaciones complimentaries y house use menos (-) Entradas del día, habitaciones complimentaries y house use menos (-) Entradas del día, sin incluir habitaciones complimentaries y house use. sin incluir habitaciones complimentaries y house use.

Verificación de la ocupación:Verificación de la ocupación:

Información Global Información Global

Informe de ventas Alimentos y Informe de ventas Alimentos y bebidas bebidas

((Zeus / / Inssist))


Hoja de Auditoria

Informe d ventas Excel

Soportes Soportes

• Planilla de cajero Ambiente (Planilla de cajero Ambiente (Z / / I ) )

• Planilla por formas de pago

• Listado de débitos o cargos a la cuenta Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (huésped (Zeus / / Innsist ) )

• Listado de tiquetes con descuentos (Listado de tiquetes con descuentos (Z / / I))

• Listado de tiquetes con Reversiones (Listado de tiquetes con Reversiones (Z / / I)

Verificación de la venta de alimentos y bebidasVerificación de la venta de alimentos y bebidas

Los valores registrados como venta de alimentos y bebidas en cada una de Los valores registrados como venta de alimentos y bebidas en cada una de las “planillas de cajero ambiente” de los diferentes centros de las “planillas de cajero ambiente” de los diferentes centros de facturación, deben estar soportados por los cheque cuentas, facturas de facturación, deben estar soportados por los cheque cuentas, facturas de venta y vales, así como de sus respectivas comandas. venta y vales, así como de sus respectivas comandas. El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios e El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios e ingresos con las respectivas cartas. Con respecto a la facturación de ingresos con las respectivas cartas. Con respecto a la facturación de eventos debe cruzar la facturación con el informe de eventos, con el fin eventos debe cruzar la facturación con el informe de eventos, con el fin de determinar que el registro estuvo acorde con lo pactado con el cliente.de determinar que el registro estuvo acorde con lo pactado con el cliente.

Informe de ventas Alimentos y Informe de ventas Alimentos y bebidas bebidas

((Zeus / / Inssist))


Hoja de Auditoria


Soportes Soportes

• Planilla de cajero Ambiente (Planilla de cajero Ambiente (Z / / I ))

• Planilla por formas de pago

• Listado de débitos o cargos a la Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (cuenta huésped (Zeus / / Innsist ) )

• Listado de tiquetes con Listado de tiquetes con descuentos (descuentos (Z / / I))

• Listado de tiquetes con Listado de tiquetes con Reversiones (Reversiones (Z / / I)

Verificación de la venta de Lavandería: Verificación de la venta de Lavandería: Los valores registrados como venta otros en las planillas de cajero Los valores registrados como venta otros en las planillas de cajero ambiente, deben estar soportados por los vales, así como de sus ambiente, deben estar soportados por los vales, así como de sus respectivas Listas de lavandería. respectivas Listas de lavandería. El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios y El auditor de ingresos debe hacer chequeos selectivos de precios y verificarlos .verificarlos .

Información Global Información Global


Hoja de Auditoria


Verificación de la venta de recreaciónVerificación de la venta de recreación


Hoja de Auditoria



Hoja de Auditoria


Verificación de la venta de teléfonos y fax. Verificación de la venta de teléfonos y fax.

Soportes Soportes

Listado de débitos o cargos a la cuenta Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (huésped (Zeus / / Innsist ) )

Listado de llamadas por tipo de extensión

Listado de débitos o cargos a la cuenta Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (huésped (Zeus / / Innsist ) )

Planillas de caja Planillas de caja

Listado de débitos o cargos a la cuenta Listado de débitos o cargos a la cuenta huésped (huésped (Zeus / / Innsist ) )Informe de Eventos

Ventas de contado y tarjetas de crédito:Ventas de contado y tarjetas de crédito:

Esta labor se desarrolla mediante la ejecución de los siguientes cruces Esta labor se desarrolla mediante la ejecución de los siguientes cruces de información:de información:

• Los tipos de pagos registrados en el informe de ventas Alimentos y Los tipos de pagos registrados en el informe de ventas Alimentos y bebidas ( Z / I )de cada uno de los centros de facturación, bebidas ( Z / I )de cada uno de los centros de facturación, deben ser deben ser igualesiguales a los valores registrados en el resumen ingresos de la planilla a los valores registrados en el resumen ingresos de la planilla de cajero ambiente o informe de formas de pago y a su vez estos de cajero ambiente o informe de formas de pago y a su vez estos valores deben ser iguales a los reportados por el auditor en el informe valores deben ser iguales a los reportados por el auditor en el informe de ventas elaborado en Excel. de ventas elaborado en Excel.

• Cancelación de cuenta huésped - depósitos y recaudo de cartera: Cancelación de cuenta huésped - depósitos y recaudo de cartera: La La verificación de estos procesos se desarrollan mediante los siguientes verificación de estos procesos se desarrollan mediante los siguientes cruces:cruces:

• La sumatoria de los valores registrados en el resumen de la “planilla La sumatoria de los valores registrados en el resumen de la “planilla de ingresos cuenta huésped” de todos los cajeros de recepción, en su de ingresos cuenta huésped” de todos los cajeros de recepción, en su columna “total cuenta huésped” columna “total cuenta huésped” deben ser iguales deben ser iguales al valor de los al valor de los créditos registrados en el trasunto cuenta huésped ( Z / I ) créditos registrados en el trasunto cuenta huésped ( Z / I )

b. Revisión de ingresosb. Revisión de ingresos

• La sumatoria de cada uno de los medios de pago registrados en el La sumatoria de cada uno de los medios de pago registrados en el resumen de la planilla de ingresos caja de recepción de todos los cajeros resumen de la planilla de ingresos caja de recepción de todos los cajeros de recepción, en cada una de sus filas de recepción, en cada una de sus filas deben ser iguales deben ser iguales al valor al valor registrado en el resumen del listado planilla de ingresos caja de recepción registrado en el resumen del listado planilla de ingresos caja de recepción consolidado.consolidado.

• La sumatoria de los valores recibidos en efectivo , cheque, tarjetas de La sumatoria de los valores recibidos en efectivo , cheque, tarjetas de crédito, crédito empresas y aplicación de depósitos del resumen del crédito, crédito empresas y aplicación de depósitos del resumen del planilla caja de recepción ( Z / I ) ,planilla caja de recepción ( Z / I ) , debe ser igual debe ser igual al valor registrado en la al valor registrado en la fila efectivo , cheque, tarjetas de crédito, crédito de empresas y aplicación fila efectivo , cheque, tarjetas de crédito, crédito de empresas y aplicación depósitos de los créditos del día consignados en el “movimiento de cuenta depósitos de los créditos del día consignados en el “movimiento de cuenta huésped o revisión de totales huésped o revisión de totales

• La sumatoria de los valores registrados en las filas cuenta huésped efectivo La sumatoria de los valores registrados en las filas cuenta huésped efectivo y cuenta huésped tarjeta del movimiento general de ingresos, consignado y cuenta huésped tarjeta del movimiento general de ingresos, consignado en el informe de ventas de Excel, en el informe de ventas de Excel, debe ser igual debe ser igual a la sumatoria de las filas a la sumatoria de las filas efectivo y tarjetas de crédito de los créditos del día registrados en el efectivo y tarjetas de crédito de los créditos del día registrados en el movimiento de cuenta huéspedmovimiento de cuenta huésped o revisión de totales o revisión de totales

• La sumatoria de los depósitos recibidos relacionados en la “planilla de La sumatoria de los depósitos recibidos relacionados en la “planilla de depósitos recibidos, depósitos recibidos, debe ser igual debe ser igual al valor registrado en la misma planilla al valor registrado en la misma planilla ingresos caja de recepción en la columna otros ingresos.ingresos caja de recepción en la columna otros ingresos.

La sumatoria de los depósitos recibidos relacionados en la planilla La sumatoria de los depósitos recibidos relacionados en la planilla de ingresos caja de recepción en otros ingresos de ingresos caja de recepción en otros ingresos debe ser igual debe ser igual a la a la sumatoria de los valores registrados en las filas depósito efectivo sumatoria de los valores registrados en las filas depósito efectivo y depósito tarjeta del movimiento de ingresos correspondiente al y depósito tarjeta del movimiento de ingresos correspondiente al informe de ventas de Excel. informe de ventas de Excel.

• c- Revisión generación de cartera: c- Revisión generación de cartera:

• Se realiza mediante los siguientes cruces:Se realiza mediante los siguientes cruces:

• La sumatoria de los valores registrados en la planilla de ingresos La sumatoria de los valores registrados en la planilla de ingresos caja de recepción de todos los cajeros, en la fila crédito empresas caja de recepción de todos los cajeros, en la fila crédito empresas o CXC o CXC debe ser igualdebe ser igual al valor reportado en la fila fila crédito al valor reportado en la fila fila crédito empresas o CXC del planilla caja de recepción consolidadoempresas o CXC del planilla caja de recepción consolidado

• El valor reportado en la fila crédito empresas o CXC de la planilla El valor reportado en la fila crédito empresas o CXC de la planilla de ingresos caja recepción, de ingresos caja recepción, debe ser igualdebe ser igual al monto reportado en al monto reportado en la fila crédito empresas o CXC del movimiento cuenta huésped o la fila crédito empresas o CXC del movimiento cuenta huésped o revisión de totales.revisión de totales.

• El valor reportado en la fila crédito empresas o CXC la planilla de El valor reportado en la fila crédito empresas o CXC la planilla de caja recepción debe ser igual al monto reportado en el total de la caja recepción debe ser igual al monto reportado en el total de la planilla créditos a la cuenta huésped consolidado por empresa o planilla créditos a la cuenta huésped consolidado por empresa o abonos a la cuenta huésped consolidado CXC.abonos a la cuenta huésped consolidado CXC.

El proceso de registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar es una labor El proceso de registro de ventas, ingresos y cuentas por cobrar es una labor puramente contable y consiste en la generación de una interface entre los puramente contable y consiste en la generación de una interface entre los módulos de POS y FRONT al software contable actual. módulos de POS y FRONT al software contable actual. Las cuentas contables Las cuentas contables afectadas dependen de los parámetros dados a la aplicación. Recordemos que al afectadas dependen de los parámetros dados a la aplicación. Recordemos que al momento de definir cargos o transacciones desde le módulo de Parámetros, momento de definir cargos o transacciones desde le módulo de Parámetros, podemos indicar que cuentas contables afecta.podemos indicar que cuentas contables afecta.

ZEUS ZEUS

• Generar el movimiento contable desde el módulo de POS y FRONT en formato Generar el movimiento contable desde el módulo de POS y FRONT en formato resumido, si existe alguna inconsistencia se emitirá un reporte informando el resumido, si existe alguna inconsistencia se emitirá un reporte informando el tipo de inconsistencia para hacer el respectivo ajuste.tipo de inconsistencia para hacer el respectivo ajuste.

• Creación de terceros, el sistema mostrara los que están pendientes por Creación de terceros, el sistema mostrara los que están pendientes por crear crear en contabilidad arrastrando la información existente, verificar que en contabilidad arrastrando la información existente, verificar que este este completa Nit, cedula o pasaporte, razón completa Nit, cedula o pasaporte, razón social en caso de empresa o social en caso de empresa o nombre nombre del huésped, dirección, teléfono, y tipo de documento, en caso del huésped, dirección, teléfono, y tipo de documento, en caso contrario contrario completarla a su completarla a su vez evitar la duplicidad vez evitar la duplicidad de terceros en de terceros en contabilidad. contabilidad. Una vez hecho, se Una vez hecho, se coloca el visto bueno frente a cada tercero coloca el visto bueno frente a cada tercero para para hacer hacer la respectiva validación. la respectiva validación.

PROCESO DE REGISTRO DE VENTAS INGRESOS Y CUENTAS POR PROCESO DE REGISTRO DE VENTAS INGRESOS Y CUENTAS POR COBRARCOBRAR

3.3. El ultimo paso desde los módulos de POS y FRONT es exportar la El ultimo paso desde los módulos de POS y FRONT es exportar la

información al modulo de información al modulo de contabilidad.contabilidad.

4.4. Validación de información en contabilidad. Validación de información en contabilidad.

INNSISTINNSIST

1. 1. Mediante el proceso cambio de fecha en la auditoria nocturna el Mediante el proceso cambio de fecha en la auditoria nocturna el sistema sistema valida, a través de la hoja de auditoria Ingresos, la valida, a través de la hoja de auditoria Ingresos, la información consolidada información consolidada derivada de las ventas e ingresos de la derivada de las ventas e ingresos de la

operación para ser exportada a operación para ser exportada a ExcelExcel

2.2. A través de un reporte con Query se genera al detalle la A través de un reporte con Query se genera al detalle la contabilización de contabilización de las formas de pago del día igualmente para ser las formas de pago del día igualmente para ser exportada a Excel.exportada a Excel.

3.3. Una vez consolidada toda la información anteriormente descrita Una vez consolidada toda la información anteriormente descrita se arma la se arma la estructura en la Plantilla de Exportación de Datos a SQL de estructura en la Plantilla de Exportación de Datos a SQL de Zeus.Zeus.

Plantilla de Exportación de Datos a SQL de Zeus.Plantilla de Exportación de Datos a SQL de Zeus.

Cuenta con cuatro hojas denominadas Diseño Document_temp, Cuenta con cuatro hojas denominadas Diseño Document_temp, Diseño Diseño Transac_Temp, Transac_Temp, DocumentDocument_Temp, y Transac_Temp donde las dos _Temp, y Transac_Temp donde las dos ultimas hacen referencia al encabezado y detalle, respectivamente, ultimas hacen referencia al encabezado y detalle, respectivamente, de la nota contable que se generara una vez sean exportados los de la nota contable que se generara una vez sean exportados los datos a contabilidad; la información que se debe tener en cuenta para datos a contabilidad; la información que se debe tener en cuenta para el correcto registro bajo esta herramienta es la siguiente:el correcto registro bajo esta herramienta es la siguiente:

DocumentDocument : Año y mes, fuente, documento o tercero, fecha numero de : Año y mes, fuente, documento o tercero, fecha numero de registros y total de los débitos y créditos. registros y total de los débitos y créditos.

Transac : Año y mes, fuente, documento, fecha del registro, cuenta Transac : Año y mes, fuente, documento, fecha del registro, cuenta contable a la cual vamos a hacer la respectiva contabilización, tercero contable a la cual vamos a hacer la respectiva contabilización, tercero y de acuerdo a la naturaleza de cada cuenta debemos registrar los y de acuerdo a la naturaleza de cada cuenta debemos registrar los datos propios de cada una. datos propios de cada una.

Posteriormente debemos remitirnos al Diseño Document y Diseño Posteriormente debemos remitirnos al Diseño Document y Diseño Transac para definir el numero de registros que se van a contabilizar Transac para definir el numero de registros que se van a contabilizar por día y generar las hojas de datos destino respectivamente. por día y generar las hojas de datos destino respectivamente.

. .

Para exportar los datos a contabilidad por medio de las herramientas Para exportar los datos a contabilidad por medio de las herramientas Zeus_Excel nos conectamos a contabilidad definimos en parámetros Zeus_Excel nos conectamos a contabilidad definimos en parámetros generales las hojas a exportar .generales las hojas a exportar .

Validación de la interface en contabilidad tanto para Zeus como para Innsist. Validación de la interface en contabilidad tanto para Zeus como para Innsist.

Para registrar los movimientos de otra aplicación en contabilidad:Para registrar los movimientos de otra aplicación en contabilidad:

Aplicación:Aplicación: Seleccione la respectiva aplicación desde la cual va a generar Seleccione la respectiva aplicación desde la cual va a generar los movimientos en contabilidad. POS , FRONT y en caso de los movimientos en contabilidad. POS , FRONT y en caso de la la plantilla se identifica como Excelplantilla se identifica como Excel

• Generar Consecutivo:Generar Consecutivo: Selecciónela (deje la marca o chulo). Selecciónela (deje la marca o chulo).

• Serie:Serie: Digite la serie en la que se van a registrar los movimientos. Digite la serie en la que se van a registrar los movimientos. Cada hotel tiene asignado una que lo identificara . Cada hotel tiene asignado una que lo identificara .

• Fecha Fecha Digite la fecha inicial y final en el cual se van a generar los Digite la fecha inicial y final en el cual se van a generar los movimientos.movimientos.

• Fuente Fuente Digite la fuente para POS y FRONTDigite la fuente para POS y FRONT

Opciones de Impresión:.Opciones de Impresión:.

• Reporte Resumido:Reporte Resumido: Permite imprimir el reporte sólo con los valores Permite imprimir el reporte sólo con los valores reportados de la aplicación.reportados de la aplicación.

• Reporte Detallado:Reporte Detallado: Permite la impresión de clientes, proveedores, Permite la impresión de clientes, proveedores, centros centros de costo, etc., de costo, etc.,

• Estilo Profesional:Estilo Profesional: Le permite imprimir el reporte dividido y Le permite imprimir el reporte dividido y sombreado sombreado entre líneas.entre líneas.

• Terminado el proceso de interface generamos un Terminado el proceso de interface generamos un movimiento por fuente movimiento por fuente comprobantecomprobante que nos resumirá los movimientos contabilizados durante que nos resumirá los movimientos contabilizados durante el día derivados de las ventas e ingresos de la operación, este reporte el día derivados de las ventas e ingresos de la operación, este reporte nos servirá para revisar con el informe de Excel elaborado por el auditor nos servirá para revisar con el informe de Excel elaborado por el auditor nocturno y revisado durante el proceso de auditoria de ingresos a fin de nocturno y revisado durante el proceso de auditoria de ingresos a fin de constatar la correcta contabilización de la venta e ingreso del día. constatar la correcta contabilización de la venta e ingreso del día.

• El proceso de interface debe hacerse a diario a mas tardar a las 11:00 El proceso de interface debe hacerse a diario a mas tardar a las 11:00 am y de esta manera dar paso al proceso de consignaciones por parte am y de esta manera dar paso al proceso de consignaciones por parte de tesorería ya que a las 3:00 pm debe estar completo el ciclo para de tesorería ya que a las 3:00 pm debe estar completo el ciclo para poder generar flujo de caja. poder generar flujo de caja.

Retención en la fuenteRetención en la fuente: :

Es un sistema de recaudo anticipado del impuesto de renta que estamos Es un sistema de recaudo anticipado del impuesto de renta que estamos obligados a causar a diario por cada una de las facturas generadas a cartera, obligados a causar a diario por cada una de las facturas generadas a cartera, siempre y cuando el cliente tanga la calidad de agente retenedor.siempre y cuando el cliente tanga la calidad de agente retenedor.

• Para facilitar esta contabilización se puede hacer a través de la Para facilitar esta contabilización se puede hacer a través de la Plantilla de Plantilla de Exportación de Datos a SQL de Zeus. Con el mismo procedimiento explicado Exportación de Datos a SQL de Zeus. Con el mismo procedimiento explicado anteriormente y con los atributos propios de cada cuenta. anteriormente y con los atributos propios de cada cuenta.

Conciliación con tesoreríaConciliación con tesorería

Con la verificación y registro de los ingresos efectuada hasta ahora, se tiene Con la verificación y registro de los ingresos efectuada hasta ahora, se tiene certeza de que los valores causados están correctos, pero no se conoce si los certeza de que los valores causados están correctos, pero no se conoce si los dineros fueron depositados de la misma forma en que se relacionaron en las dineros fueron depositados de la misma forma en que se relacionaron en las planillas de ingresos. planillas de ingresos.

Para certificar que los dineros que fueron reportados por los cajeros fueron los Para certificar que los dineros que fueron reportados por los cajeros fueron los que llegaron a tesorería y depositados correctamente en las entidades que llegaron a tesorería y depositados correctamente en las entidades financieras, se debe efectuar la conciliación entre el “informe de tesorería y el financieras, se debe efectuar la conciliación entre el “informe de tesorería y el informe de ventas elaborado por el auditor nocturno en su comprobante diario informe de ventas elaborado por el auditor nocturno en su comprobante diario de ingresos” cruzando cada una de las formas de pago (efectivo, cheques, de ingresos” cruzando cada una de las formas de pago (efectivo, cheques, moneda extranjera y tarjetas de crédito) recibidas por tesorería contra los moneda extranjera y tarjetas de crédito) recibidas por tesorería contra los valores reportados en las planillas de cajeros.valores reportados en las planillas de cajeros.

•

La metodología para la verificación es la siguiente: La metodología para la verificación es la siguiente:

Cruce de los ingresos reportados en las planillas de cajeros, contra los Cruce de los ingresos reportados en las planillas de cajeros, contra los valores enviados a tesorería:valores enviados a tesorería:

Se toman cada una de las planillas de cajero y frente al nombre de Se toman cada una de las planillas de cajero y frente al nombre de cada uno de ellos que aparece en el “informe de tesorería”, en la cada uno de ellos que aparece en el “informe de tesorería”, en la columna “ingresos según auditoría” se van registrando los valores columna “ingresos según auditoría” se van registrando los valores reportados en las planillas, comparando cada uno de éstos con los reportados en las planillas, comparando cada uno de éstos con los entregados efectivamente a tesorería, definiendo de esta manera si entregados efectivamente a tesorería, definiendo de esta manera si existió algún sobrante o faltante. De esta manera se está garantizando existió algún sobrante o faltante. De esta manera se está garantizando que los valores que reportó el cajero en sus planillas, llegaron que los valores que reportó el cajero en sus planillas, llegaron físicamente a tesorería. físicamente a tesorería.

• Si es una diferencia crédito nos indica que se generó un mayor valor Si es una diferencia crédito nos indica que se generó un mayor valor enviado por los cajeros de los diferentes centros de facturación, en enviado por los cajeros de los diferentes centros de facturación, en cuyo caso éste debe figurar en el total de la columna “sobrante” del cuyo caso éste debe figurar en el total de la columna “sobrante” del “informe de tesorería” y debe hacerse el registro contable como un “informe de tesorería” y debe hacerse el registro contable como un ingreso no operacional en la cuenta de de excedentes, incrementando ingreso no operacional en la cuenta de de excedentes, incrementando el valor débito de la caja.el valor débito de la caja.

• Si es una diferencia débito nos indica:Si es una diferencia débito nos indica:

Que hubo un menor valor enviado por los cajeros de los diferentes Que hubo un menor valor enviado por los cajeros de los diferentes centros de facturación, cuyo valor debe corresponder al total de la centros de facturación, cuyo valor debe corresponder al total de la columna “faltante” del “informe de tesorería” y debe definirse la columna “faltante” del “informe de tesorería” y debe definirse la responsabilidad y efectuar el registro contable.responsabilidad y efectuar el registro contable.

• Cruce del movimiento diario de tarjetas de crédito:Cruce del movimiento diario de tarjetas de crédito: Esta verificación se Esta verificación se realiza a través de las siguientes etapas:realiza a través de las siguientes etapas:

• 1º- 1º- Cruce de captado ( valor recibido en tarjetas de crédito) Cruce de captado ( valor recibido en tarjetas de crédito) : Para este : Para este cruce se suman los valores recibidos de cada una de las tarjetas de cruce se suman los valores recibidos de cada una de las tarjetas de crédito de “la planilla de ingresos caja de recepción en su resumen crédito de “la planilla de ingresos caja de recepción en su resumen final” y el “informe de ventas alimentos y bebidas, los cuales deben final” y el “informe de ventas alimentos y bebidas, los cuales deben ser iguales al valor registrado en cada una de las tarjetas de crédito en ser iguales al valor registrado en cada una de las tarjetas de crédito en la columna “captado” del “informe de tesorería”. la columna “captado” del “informe de tesorería”.

• 2º2º Cruce del monto Cruce del monto ( valor tarjetas de crédito, detectadas en el ( valor tarjetas de crédito, detectadas en el banco y registradas por el tesorero después de descontada la banco y registradas por el tesorero después de descontada la comisión): Para este cruce se verifica el soporte enviado adjunto que comisión): Para este cruce se verifica el soporte enviado adjunto que se baja directamente del banco y donde me reporta el valor se baja directamente del banco y donde me reporta el valor consignado por concepto de tarjetas de crédito en el día con su consignado por concepto de tarjetas de crédito en el día con su respectiva comisión y retenciones. respectiva comisión y retenciones.

Cruce de los valores consignados: Cruce de los valores consignados:

• El auditor de ingresos debe verificar con los soportes de las El auditor de ingresos debe verificar con los soportes de las consignaciones, tanto las físicas enviadas al banco como la copia del consignaciones, tanto las físicas enviadas al banco como la copia del registro contable elaborado por el tesorero, que todos los valores registro contable elaborado por el tesorero, que todos los valores recibidos se hayan consignado en la misma forma.recibidos se hayan consignado en la misma forma.

• Igualmente corroborar el soporte con el que el registro de las Igualmente corroborar el soporte con el que el registro de las comisiones y retenciones efectuadas por el banco a diario. comisiones y retenciones efectuadas por el banco a diario.

• Revisiones adicionales a cuentas especiales: Revisiones adicionales a cuentas especiales:

1.1. Cuenta huésped : Por su grado de importancia esta cuenta debe Cuenta huésped : Por su grado de importancia esta cuenta debe contar con un estricto control que empieza con: contar con un estricto control que empieza con:

• Verificación del saldo reflejado en el listado saldos de folios o Verificación del saldo reflejado en el listado saldos de folios o trasunto cuenta huésped coincida con el saldo contable a la trasunto cuenta huésped coincida con el saldo contable a la fecha. fecha.

• Revisión y control de los folios abiertos diferentes a habitación Revisión y control de los folios abiertos diferentes a habitación por la opción de apertura de eventos varios lo que indica que no por la opción de apertura de eventos varios lo que indica que no están ligados a una habitación.están ligados a una habitación.

• Revisión de listado de huéspedes en casa donde nos indica fecha de Revisión de listado de huéspedes en casa donde nos indica fecha de

apertura del folio, definir la antigüedad del mismo y hacer el apertura del folio, definir la antigüedad del mismo y hacer el respectivo seguimiento de cierre. respectivo seguimiento de cierre.

• Seguimiento de folios con saldos elevados en conjunto con el jefe de Seguimiento de folios con saldos elevados en conjunto con el jefe de Cartera. Cartera.

• Cargos efectuados a Folios cerrados. Cargos efectuados a Folios cerrados.

2.2. Depósitos: Teniendo en cuenta la debilidad que tenemos en la Depósitos: Teniendo en cuenta la debilidad que tenemos en la obtención de cedulas desde el momento de la reserva debemos obtención de cedulas desde el momento de la reserva debemos tener especial cuidado en la aplicación de los mismos al ercero a que tener especial cuidado en la aplicación de los mismos al ercero a que corresponde. Revisar constantemente esta cuenta y hacer los ajustes corresponde. Revisar constantemente esta cuenta y hacer los ajustes pertinentes.pertinentes.

• 3.3. Descuentos: Se debe tener un estricto control en la revisión de los Descuentos: Se debe tener un estricto control en la revisión de los descuentos realizados teniendo en cuenta el funcionario que los autoriza, el descuentos realizados teniendo en cuenta el funcionario que los autoriza, el

monto, el motivo y establecer causas y responsabilidades. monto, el motivo y establecer causas y responsabilidades.

• 4.4. Impuestos: Por su relevancia debemos revisar a diario el IVA generado Impuestos: Por su relevancia debemos revisar a diario el IVA generado estableciendo la base de cálculo, el valor calculado, las exenciones y estableciendo la base de cálculo, el valor calculado, las exenciones y

los no los no gravados. gravados.

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5.5. Control de facturación : Como procedimiento diario debemos revisar Control de facturación : Como procedimiento diario debemos revisar las facturas que se generan teniendo en cuenta el consecutivo las facturas que se generan teniendo en cuenta el consecutivo completo, teniendo en cuenta que las anuladas deben estar el completo, teniendo en cuenta que las anuladas deben estar el original y las copias con el respectivo sello e anulado, el motivo y el original y las copias con el respectivo sello e anulado, el motivo y el numero de factura que la remplaza.numero de factura que la remplaza.

Nota: como recomendación se sugiere que la anulación de las Nota: como recomendación se sugiere que la anulación de las facturas recaiga únicamente en el Auditor de ingresos , esto quiere facturas recaiga únicamente en el Auditor de ingresos , esto quiere decir que este funcionario sea el único autorizado para llevar a cabo decir que este funcionario sea el único autorizado para llevar a cabo este procedimiento previa autorización del contralor, salvo casos este procedimiento previa autorización del contralor, salvo casos específicos que puede hacerlo el auditor nocturno o supervisor a cargo específicos que puede hacerlo el auditor nocturno o supervisor a cargo justificando posteriormente la razón. justificando posteriormente la razón.

6.6. Control de ocupación: Con el reporte físico de ama de llaves el cual se Control de ocupación: Con el reporte físico de ama de llaves el cual se realiza en horas de la mañana el auditor de ingresos debe realizar el realiza en horas de la mañana el auditor de ingresos debe realizar el cruce para establecer la ocupación.cruce para establecer la ocupación.

• Habitaciones ocupadas del día anterior, tomadas del estado de Habitaciones ocupadas del día anterior, tomadas del estado de habitaciones habitaciones debe ser igual a: debe ser igual a:

• Habitaciones ocupadas del día (+) Más: Salidas del día (-) Menos: Habitaciones ocupadas del día (+) Más: Salidas del día (-) Menos: Entradas del día.Entradas del día.

PROCESO DE CONCILIACIÓN CIERRE DE MESPROCESO DE CONCILIACIÓN CIERRE DE MES

• Durante los primeros cinco días de cada mes, el auditor de ingresos Durante los primeros cinco días de cada mes, el auditor de ingresos concilia las cuentas de caja general, cuentas por cobrar a particulares concilia las cuentas de caja general, cuentas por cobrar a particulares y cuentas por cobrar tarjetas de crédito, para lo cual utiliza el y cuentas por cobrar tarjetas de crédito, para lo cual utiliza el siguiente procedimiento:siguiente procedimiento:

• Conciliación de caja general: Imprime los auxiliares de contabilidad Conciliación de caja general: Imprime los auxiliares de contabilidad para esta cuenta, verificando que el saldo reportado en éstos, sea para esta cuenta, verificando que el saldo reportado en éstos, sea exactamente igual al valor reportado en la columna “saldo en caja” exactamente igual al valor reportado en la columna “saldo en caja” del “informe de tesorería”, lo cual garantiza que la existencia física del “informe de tesorería”, lo cual garantiza que la existencia física (informe de tesorería) es igual a la contable.(informe de tesorería) es igual a la contable.

• Conciliación cuentas por cobrar tarjetas de crédito: El auditor de Conciliación cuentas por cobrar tarjetas de crédito: El auditor de ingresos imprime los auxiliares de contabilidad, verificando que el ingresos imprime los auxiliares de contabilidad, verificando que el saldo reportado en éstos, sea exactamente igual al valor reportado en saldo reportado en éstos, sea exactamente igual al valor reportado en la columna “saldo” para cada una de las tarjetas del “informe de la columna “saldo” para cada una de las tarjetas del “informe de tesorería, lo cual garantiza que los valores a cobrar por concepto de tesorería, lo cual garantiza que los valores a cobrar por concepto de tarjetas de crédito sí corresponden a los registrados contablemente. tarjetas de crédito sí corresponden a los registrados contablemente.

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Auditoria de Ingresos Con Plantilla

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