Auditoria Archies Pizza
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Archie´s AUDITORIA Archie´s Colombia S.A. INFORME DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE LA EMPRESA ARCHIE’S PIZZA Integrantes: Griselda Alpaca Delgado Elizabeth Melgar Sheen Sandra San Julián Zuñiga Enrique Eduardo Minaya Díaz UNIVERSIDAD RICARDO PALMA
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Archie´sAUDITORIA Archie´s Colombia S.A.
INFORME DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE LA EMPRESA ARCHIE’S PIZZA
Integrantes:
Griselda Alpaca DelgadoElizabeth Melgar SheenSandra San Julián ZuñigaEnrique Eduardo Minaya Díaz
02 de Febrero del 2012
UNIVERSIDAD RICARDO PALMA
Archie´sAUDITORIA Archie´s Colombia S.A.
INDICE
INTRODUCCION
I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
II. ALCANCE DE LA AUDITORIA
III. METODOLOGIA UTILIZADA
IV. DIAGNOSTICO
V. RECOMENDACIONES
VI. CONCLUSIONES
ANEXOS:
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INTRODUCCIÓN
El presente informe de auditoria administrativa desarrollado por el equipo
de auditoria de la EAG y solicitado por la Gerencia General, tuvo como objetivo
fundamental identificar las causas del incremento de los costos originados por
deficiencias y vulnerabilidades en los procesos de producción y compras.
La empresa ha implementado una solución SAP a fin de optimizar sus
procesos, sin embargo el nivel de los costos no se ha reducido en el nivel
esperado, debido a que la solución está a una capacidad del 50%.
Se han analizado los indicadores de mejora en los procesos principales, sin
embargo no ha sido suficiente para la reducción de costos que se espera. El
análisis se ha realizado en los procesos de producción y compras de la planta
principal, quien es la generadora de insumos para los diferentes puntos de venta
del restaurante.
Si bien es cierto el factor precio no ha sido relevante durante mucho tiempo
para ésta empresa, el incremento agresivo de la competencia y el ingreso de
franquicias con productos similares a un costo más bajo, ha obligado a la empresa
a replantear sus estrategias identificando los procesos críticos que elevan los
costos a fin de optimizarlos y poder establecer precios que permitan hacer frente a
la competencia.
La cadena tiene planes de seguir expandiéndose, para lo cual requiere contar
con procesos seguros, consistentes y sostenibles.
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I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
El presente informe de Auditoría de Sistemas desarrollado por el equipo de
auditoria de la EAG y solicitado por la Gerencia General de la cadena ARCHIE’S
PIZZA tuvo como objetivo fundamental evaluar la implementación de la
Plataforma Tecnológica SAP y su impacto en los costos de los procesos
productivo y compras.
Así como también identificar diversos factores que puedan estar
estrechamente relacionados con la utilización del sistema integrado.
Sobre la base de identificación de dichas causas la EAG presentó las
recomendaciones pertinentes para lograr la utilización al 100% de funcionalidad.
II. ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Se evaluó la integración de los procesos de las diferentes unidades
organizativas en la solución tecnológica y los diferentes puntos de venta en el
país y en el extranjero..
Se detectó que los procesos principales que corren sobre la aplicación,
generan un incremento de costos: Producción y Compras.
Se ha considerado como única fuente, los indicadores de medición
proporcionados por la empresa en los cuales se basa este informe.
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III. METODOLOGIA UTILIZADA
Como ya se ha mencionado la única fuente de datos ha sido la proporcionada
por la empresa en relación a la evolución de algunos indicadores de medición.
Se han realizado investigaciones a través de páginas de Internet y la
experiencia evidenciada por la empresa Consultora que implementó la Plataforma
Tecnológica SAP.
IV. DIAGNOSTICO
El crecimiento rápido y desordenado de la empresa desde sus inicios,
ocasionó que los procesos se vuelvan complejos y costosos, debido a que no
había una integración ni visibilidad de las diferentes unidades organizativas.
Las tomas de decisiones estratégicas no podían tomarse a tiempo y tampoco
se contaba con herramientas tecnológicas adecuadas.
La empresa decide implementar la Plataforma SAP para integrar, optimizar y
controlar los procesos a fin de que la calidad y el servicio no se vean afectados.
La implantación permitió integrar a las diferentes unidades organizativas de la
Cadena y lograr obtener mejoras en los siguientes procesos clave:
Integración en un solo sistema
Oportunidad de contar con información integrada
Control sobre la valorización de inventarios
Mayor eficiencia en la producción
Reducción de costos operativos
La implementación se realizó en un corto plazo, considerando otras experiencias
en soluciones similares.
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Se logró obtener los siguientes indicadores de mejora:
Eficiencia en compra: Reducción del costo de materia prima en 1,5% lo cual
significa 50 MM por mes netos.
Cierre contable: Entrega de los estados financieros dentro de los 10 primeros
días del mes.
Inventarios: Disminución de mermas debido al control de cada materia prima
Vs la receta, el porcentaje bajo de 0,5% a 0,3%.
Visibilidad de rentabilidad sobre los platos a la carta: Esto se obtuvo mediante
el control de los faltantes, los cuales bajaron un 30%.
En el proceso de producción se identificó la elaboración de la masa artesanal de la
“Pizza Huerto”, producto bandera de la cadena.
En la planta principal se elabora la masa la que es precocida y distribuida a los
diferentes puntos de venta.
El laminado automático está condicionado a los ingredientes que intervienen en la
receta, así como a cada uno de los factores externos: amasado, temperaturas,
tiempos de reposo, sistema de laminado y troquelado. El éxito está en conseguir
un laminado sin tensiones, aplicando cada uno de los factores que intervendrán en
el alivio de esa tensión. Sin embargo, en el proceso previo del corte para formar
los discos, éstos salían desiguales lo que ocasionaba que al ingresarlos para el
proceso de precocción en el horno eléctrico, no todos los círculos conseguía la
consistencia adecuada, generando un incremento en la merma y utilización
excesiva del horno eléctrico.
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No se registró adecuadamente el estándar que debe tener el proceso de
elaboración de la masa precocida, insumo base del producto bandera.
Asimismo, no se identificó el exceso de la tarifa por consumo eléctrico, debido a
que no se generó un reporte de control.
Proceso de Compras:
Si bien es cierto, con la implementación del SAP, se tiene una mejor
administración de los proveedores, el no tener operativo al 100% la Plataforma, no
todos los locales están integrados por lo que no permite tener visibilidad sobre
oportunidad de contactar a proveedores que puedan abastecer a precios óptimos
los insumos que elabora la cadena para sus productos terminados como la Salsas
de la Casa Archie y Aceite de Oliva Extravirgen Archie’s.
Con esto se reducirían los costos de distribución y transporte.
V. RECOMENDACIONES
1. Se debe ejecutar un plan inmediato para revisar y adecuar la Plataforma a
fin de que permita lograr una implementación al 100%.
2. Se debe lograr la integración de todos los locales de la cadena, tanto a nivel
nacional como internacional, con la finalidad de tener visibilidad de
rentabilidad de cada punto de venta e identificar oportunidades de negocio
y mejora continua.
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3. La empresa debe evaluar implementar una certificación ISO en los
procesos clave, lo que le permitirá mantener calidad y rentabilidad de forma
sostenible.
VI. CONCLUSIONES
1. La implementación de la Plataforma Tecnológica ha sido favorable para la
empresa, permitiéndole tener un mayor control sobre sus procesos críticos.
2. Le ha permitido tener una mayor visibilidad de la evolución de sus puntos
de venta.
3. Le ha permitido tener una adecuada Administración eficiente de
proveedores, reducción en costos de materias primas.
4. Le ha permitido tener información financiera y contable confiable y oportuna
que permita una adecuada toma de decisiones.
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Anexos
Organigrama de Archie’s Pizza
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