Auditoria Almacen Junio 2014

8/21/2019 Auditoria Almacen Junio 2014

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1 0 0 9

ACTA DE VALIDACiÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

I ICódigo;GCI-F0-14( ) ( )Q2

J

HOQl.p t-4t~1

GESTIÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

r--

~~VC>ft

~~Aco..Q.

Smón SoHvar

_~ -. . . . ;.~S.~ o, ;. ;. ;;¡ ; ;;; h

Proceso

Auditar la:

Almacén

F ec ha d e l a A u di ta rl a:

S em an a s a. J un io d e 2 01 4

F ec ha d el A cta :

1 2 d e A go sto d e 2 0 14

A si st en te s a l a r eu ni ón :

G on za te s M ed in a, N uri O rig ua , L ud ia c as tro , M ar y L uz M ui lo z

Auditor :

L u di v ia C a s tr o G u e rr er o

Objet ivo:

1 . C o ns ta ta r l a e xi st en ci a ff sl ca d e lo s d oc um en to s e xi gid os e n e l p ro ce so d e A l m ac én d e 2 4 e le me nt os q ue i ng re sa ro n e n e l m es d e A br i d el a ño 2 01 4, d e a cu erd o a l a m u e str a

seleccionada

2 . R ev is ar e l c u m pl im ie nt o d e r eq ui si to s e st ab le ci do s e n lo s p ro ce di mie nto s p ar a e l á r ea d e A lm ac én

Alcance:

V e ri fi c ar l o s c o n tr o le s e s ta b le c id o s y e l c u mp lim ie nto d e lo s m is mo s e n e l p ro ce so d e A lm ac én d e u na m ue stra d e 2 4 e le me nto s q ue in gre sa ro n y s alie ro n e n e l m es d e a bril d e a ño

2014.

T em as a tr ata r e n l a re un ió n:

1 . L os a ud it or es le e xp lic an a lo s a si st en te s d e l a r e un ió n q ue la s O bs er va ci on es a d is cu ti r c or re sp on de n a h al la zg os d e a ud lto ría y /u o po rtu ni da de s d e m ej ora d ete cta co s,

2 . L os a ud it or es h ac en l a p r es en ta ció n d e l as p ru eb as d e a ud it or ia s re ali za da s e n e l m es d e M ay o d e 2 01 4 a l os s erv id or es im pl ic ad os d ire cta me nt e c on e l á r ea /p ro ce so /a cti vi da de s

auditadas.

3 . L os a ud it ore s e xp on en l a r ec om en da cio ne s g en er ad as p ro du cto d e l a a u dit or a a s er c on si de ra da s p or l a a d m in is tr ac ió n.

4 . L os s er vi do re s p úb li co s i m pl ic ad o s d ir ec ta m en te i de nt if ic an y s e c o mp ro m et en a r ea li za r l os p la ne s d e a c ci ón n ec es a ri os p a ra p re v en ir y /o c or re gi r l as o b se rv ac io ne s g en e ra da s

p ro du c to d e l as a ud it or ia s , e st ab le ci en do l as f ec ha l im i te d e r em e dl ac ió n .

Observación

E s d e r es al ta r e n e l p ro ce so d e A lm ac én l a s in er gi a e ntr e t od os l os f un ci on ari os d el á re a, l o q u e d e u na u o tr a m an er a c on tri bu ye a m in im iz ar ri es go s

e n tr e l o s p r oc e d im i e nt o s e x is t en t es .

T i po d e O b s er v ac i ón

For ta leza

2 O b s e rv a c ió n

E n l os f orm at os re la cio na do s a c on ti nu ac ió n n o s e o bs erv a e l n o mb re y fi rm a d el re sp on sa ble d el a lm ac én q ue e l f or ma to e xig e:

-In gre so d e re ce pc ió n d e c o mp ra 9 E: 1 48 94 -1 50 14 -1 49 86 - 0 14 94 5 - 0 14 95 4 - 0 14 95 5 - 0 14 93 3 -1 31 54 -1 30 59 -1 31 63

- E nt ra da d e m erc an cí a s um in is tr o 9 W : 0 08 60 4 - 0 08 66 7 - 0 08 69 0, i gu al me nt e e n n in gú n f or ma to s e e vi de nc ia e l n o m bre y f ir ma d e l a p e rs on a q ue

in co rp ora la i nf orm ac ió n a l s i st em a, s in e mb ar go s e o bs erv a e l e s pa ci o e n e l f orm at o.

Criterio

R es ol uc ió n 0 01 d e 2 00 1. In gr es os d e a lm ac én P g. 4 0 C om pr ob an te s d e e nt ra da a l a l ma cé n o b od eg a: e s e l d o cu me nt o o ñc ia l q ue a cr ed ita e l I ng re so

m at er ia l y re al d e u n b ie n o e le me nto a l A lm ac én o B od eg a d e l a e n tid ad c on st itu yé nd os e a sl e n e l s o po rte p ar a le ga li za r l os re gi st ro s e n A lm ac én y

e fe ctu ar l os a sie nto s e n C on ta bi lid ad , y d eb e c on te ne r e nt re o tr os c om o i nf orm ac ió n B ás ic a: N om br e y f ir ma d el re sp on sa ble d el a lm ac én y b od eg a

TIpo de O bse rvac ión H allazgo

Recomendación

S e re co mie nd a e sta bl ec er y d oc um en ta r e n p ro ce di mie nt o e l c o ntr ol p re ve nt iv o d e v er ifi ca ci ón d e l os r eq ui si to s q ue s e d eb e re vi sa r e n lo s e le me nt os

q ue i ng re se n a l a l ma cé n, d eí an do r eg is tro d el c on tro l m ed ia nte e l C Q . lp le to d il ig en ci am ie nto d e l os f orm at os d e in gre so d e e le me nto s a l á r ea d e

A lm ac én d el H SB .

F e ch a d e r em e d ia c ió n

A ju s ta re lp ro C ed im ie nt od er ec e; Pd ón d é· \r \s um o sc ó n · ap o yc i d e l g ru po · d ec al ic la d

D e m an era c oo rd ín ad a d e v er if lC ara el di Ji ge nc ia mi en to d e t od o e l f or ma to .

l an d e A c ci ón

R e sp on s ab le d e l a r em e di ac ió n

-------------------------------------------------~~- ..····-··-r······---------···----·~



3 O b s e rv a ci ó n

D e 1 3 mu es tr a d e 2 4 e le m en to s q ue in gre sa ro n a l a lm a cé n d e H S B e n e l m e s d e a br il d e 2 01 4, s e e vid en cio e l F o rm a to : G C P. FQ .. S1 Q . -0 34 So lic it ud

P ed id o I nt er no . S in e m ba rg o, n o s e o bs er va la f ir ma d el p ro fe sio na l q ue r ec ib e lo s e le me nt o y lo p ed id o d e lo s t ra sla do d e a rt íc ulo s n úm er o: 8 92 5, 8 94 2,

8 97 6, 8 94 8, 8 95 6 Y 2 0 0 0.

Criterio

1 . F o rm a to : G C P .F O · 51 0 .0 3 4. V e rs ió n 4 .- So li ci tu d P e di do I nt er no

2 . P ro c ed im ie n to D e sp a ch o d e D is p os it iv os M e d ic o Q u ir úr gi co s , C ó di go G C P .P R -5 1 0 · 00 2 • V e rs ió n O , N u m e ra l 7 ,2 , M a tr iz d e R e sp o ns ab il id a de s ,

N um e ra l 1 y 2

3 . R e so lu ció n 0 01 d e 2 00 1: p g.

59-60;

t ra s la d o d e b o de g a a S e rv ic io s : P ro c ed im ie n to a d m in is tr at iv o : t od a s a li da o t ra s la d o d e b ie n es d e a lm a cé n o

b o de g a c o n d e st in o a la s d e pe n de n ci as , f un c io n ar io s o t er ce ro s , s e h a rá p re vi o p e did o p o r p a rt e d e f un c io n ar io s a u to ri za d os , s im u lt án e am e n te c o n l a

e nt re ga d e lo s b ie ne s, e l r e sp on sa ble d el a lm a cé n y b od eg a e xp ed irá e l c o m pr ob an te d e s aü da y e xig ir á la f ir ma d e la p er so na q ue r ec ib e lo s b ie ne s.

- Re so lu cí ón 0 01 d e 2 00 1: P g. 62 , C o mp ro ba nt e d e T ra sla do o S alid a d e B ie ne s d el A lm ac én o B od eg a a l S e rv ic io : E l c o mp ro ba nt e d e t ra sla do d e

A lm a cé n o b od eg a c on d es tin o a 1 3s d ep en de nc ia s, f un cio na rio s o a t er ce ro s, e s u n d oc um e nt o le ga l p ro ba to rio e n d on de s e id en tif IC a c la ra

y

d et alla da m en te la s alid a f ís ic a y r ea l d el b ie n d el A lm a cé n, c es an do d e e st a m a ne ra 1 3 re sp on sa bilid ad f is ca l y le ga l p or la c us to dia y c on se rv ac ió n p or

p ar te d el r es po ns ab le d el A lm ac én y B od eg a t ra ns fir ié nd ola a l f u nc io na rio o d ep en de nc ia d es tin at ar io d e u no s d e lo s r eq uis it os m ín im o s q ue d eb e t en er

e l d o cu me nt o e s - N o mb re y f irm a d el f un cio na rio o u su ar io r es po ns ab le y - N o mb re y f ir ma d el r es po ns ab le d el A lm a cé n y B od eg a.

T ip o d e O b s e rv a c ió n

Hal lazgo

Rec om endac i ón

1 . S e r ec o mi en d a e s ta b le c er y d o cu m en ta r e n p ro c ed im ie n to e l c o nt ro l p re ve n ti vo d e v e rif ic a ci ón d e l a d ec u ad o d il ig e nc ia m ie n to d e l f o rm a to d e S o li ci tu d

d e P e di do i nt er no u ti li za d o e n e l h o sp it al .

2 . S e r ec om ie n da e s ta b le c er y d o cu m e nt ar e n p ro c ed im ie n to e l c o nt ro l p re ve n ti vo d e v e rif ic a ci ón d e l os r eq u is it os q u e s e d e be r ev is a r e n lo s e le m e nt os

q ue in gr es en a l a l ma cé n, d eja nd o r eg is tr o d el c on tr ol m ed ia nt e e l c o mp le to d ilig en cia m ie nt o d e lo s f o rm a to s d e in gr es o d e e le me nt os a l á r ea d e

A lm a cé n d e l H S B, y f ir ma d e r ec ib id o d e l s e rv id o r p ú bl lc o e n ca rg a do .

P la n d e A c ci ón

. . . . . . · . ·• . i < • . .

i : · ·: . · . . · . : : . . .• · ·~. · .· . . .. . .. . . .

F e c ha d e r e m e di a ci ó n

R e s p on s a b le d e 1 3 r e m e di a cí ó n

A ju sta re lp ~rn ie nto . d ere ce pd ón de dn su mo s c on á po yc ;d el g ru po d e c a lid ad .'

D én ia ne ra eo or din ad á d ev er if lc ár ae ld ilig en C la m ln tc i d e t o do e l f o rm a to . . .'. , .. . .

t~ ·d ic lem bréde2014 '· .:.::: :.':-: :..,

.:.0.. .

. ,. . ;

.

A LM AC ÉN IS TA Y/O RE SP ON SA BlE D E~ G RU PO ' F UN CIO NA L D E A LM AC ~:


ResoluCión

001

d e 2 00 1. P g. 4 0: C o mp ro ba nte d e e nt ra da a l A lm a cé n o B od eg a: e l c o m pr ob an te d e in gr es o a l A lm a cé n o B od eg a, e s e l d o cu m en to

o fic ia l q ue a cr ed it a e l i n gr es o m a te ria l y r ea l d e u n b ie n o e le m en to a l A lm a cé n o B od eg a d e la e nt id ad c on st it uy én do se a sí e n e l s o po rt e p ar a le ga liz ar

l os r eg is tr os e n A lm a cé n

y

e fe ct ua r lo s a sie nt os e n C o nt ab ilid ad y d en tr o d e la in fo rm ac ió n b ás ic a q ue d eb e c on te ne r e s la C a nt id ad .

E n e l e le m en to m at er ia l R e ac tiv o, n o s e p ud o e vid en cia r e l n um er o d e u nid ad es q ue in gr es ar on a l a lm a cé n d e a cu er do a l d o cu m en to f ís ic o. t en ie nd o e n

c ue nt a q ue n o h ay c la rid ad e n 1 3 in fo rm a ció n c on te nid a e n e l f o rm a to - e nt ra da d e m e rc an cí a s um in is tr o 9 W -. 00 86 04 008667 0 0 86 9 0. S in e m b ar go ,

e n la in fo rm a ció n s um in is tr ad a p or e l á r ea d e A lm a cé n s e o bs er va q ue in gr es ar on a l a l ma cé n 1 3. 07 9. 81 8, 14 p or $ 19 5. 13 8. 43 1, e n e l m e s d e a br il, s in

r eg is tr ar n in gú n s ald o d el m es d e m a rz o.

Criterio

T ipo de O bservac ión H a llazgo

Rec om endac i ón

1 . S e s ug ie re q ue ju nt o c on e l á r ea d e S is te m as e I nf or má tic a s e e va lú e la p os ib ilid ad d e a m plia r e l c a m po y /o es pa do c oo es po nd ie nt e a l í t em c an tid ad

e n e l m o d ulo d e a lm a cé n, c on la f in alid ad q ue la o rg an iz ac ió n d e la s c an tid ad es s ea m a ne ra a de cu ad a.

2 . S e r ec o mi en d a d e fi ni r y d o cu m en ta r e n e l p ro c ed im ie n to d e l p ro c es o , e l c o nt ro l d e te c tí vo lp re v en ti vo d e v e ri fi ca c ió n d e l n u me ro d e u n id a de s

in gr es ad as a l a lm an ce n c on tr a e l n úm e ro d e u nid ad es q ue s e o b s er va n e n e l s is te m a H ip oc ra te s, d eja nd o t ra za bilid ad d e r ev is ió n d e la u nid ad es q ue

p r e se n t en d i fe r e nc ia s .


Fecha de rem ed iacíón P E N D IE NTE •.•..•••.......... ' ': . .: . -: .: .

R e sp on sa ble d e la r em e dia ció n G R UP O 'F UN C IO N AL DE SI ST EM AS YA LM A CE NI ST A Y IO R E SP O NS AB LE D E L G R UP O F UN C rO N AL D E'A LM AC E N'

. F re n t e; a [t e rn s d e lo S c a mp o s .e s ta b le c id o s P qr ,s is t em a s ;s e i nf o rm a q u e n () h a YC 9 n tr a to d e . so p o rt e .c o n ,e l ad m iT 1 Í $t rM o r de l .$ is t ~r n G lJ : ii P O C ra t ~Y l a· ·

C o , m 'p r a: d e :· U l) n u ev O m o d ul o gr á {i co . e st a e r }. e tp r o C li s o d e a d q ui s; ic ió n . .0 ,,; • . . . . • ...•......... ;.•• , ••

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, . . . . . . . . . . . .

.

.



5

Secbeerve en

el

proceso de

almacén

que SO

e nc u en tr a i nf or ma c ió n a rc hi va da e n

Al

c on d oc u me n to s s in f of ia r

y

sin

un orden

c ro no ló gí co , n o s e

Observacíón

o bs er va e s ta b le c id a u n a l is ta d e

chequeo

q ue a po ye a l p ro ce so d e a lm ac én p ara l le va r e l c on tr ol d e

lOs

d oc um e nt os r eq ue ri do s d ur an te t od o e l

p ro ce so , n o s e e vi de nc ia e st ab le ci do q ue d oc um en to s d eb en p erm an ec er e n e l á re a n i q u e d oc um en to s d eb en s al ir a o tra s á re as .

LE Y 594 DE 2 0 0 0 . A r t icu lo 4·. P ri nc ip io s g e ne ra le s . L os p ri nc ip io s g en er al es q ue r ig e n l a f u nc ió n a rc hi vi st a:

a ) F in es d e lo s a rc hi vo s, E l o bj et iv o e se nc ia l d e lo s a rc hiv os e s e l d e d is po ne r d e la d oc um en ta ció n o rg an iz ad a, e n t al fo rm a q ue la in fo rm ac ió n

i ns ti tu cio na l s ea re cu pe ra ble p ara u so d e l a a d mi ni st ra ci ón e n e l s e rv ic io a l c i ud ad an o y c om o f ue nte d e l a h i sto ri a:

Criterio

P or lo m is mo , l os a rc hiv os h ar án s uy os lo s f in es e se nc ia le s d el E sta do , e n p ar ti cu la r l os d e s er vi r a la c om un id ad y g ar an tiz ar l a e f ec ti vi da d d e l os

p ri nc ip io s, d ere ch os y d eb er es c on sa gra do s e n la C on st it uc i6 n y l os d e f ac ili ta r la p art íc íp ac íó n d e l a c o m un id ad y e l c o nt ro l d el c iu da da no e n la s

d ec is io ne s q ue l os a fe cte n, e n l os té rm in os p re vis to s p or l a l e y.

d ) R e sp on s ab íl ld ad . L os s er vi do re s p ú bl ic o s s on r es p on sa bl es d e l a o r g an iz a ci ón , c o ns er va ci ón , u so

y

m a ne jo d e l os d o cu m en to s.

T ip o d e O b s e rv a c ió n

Hallazgo

Recomendación

S e re co mie nd a a na liz ar c on e l á r ea d e C on tro l D oc um en ta l la e str at eg ia a r ea liz ar p ar a a se gu ra r l a t ra za bil id ad e n la d oc um en ta ci ón q ue s op ort e la s

t ra ns a cc io ne s d e l p ro c es o d e A lm a cé n,


E n · C o or d in a ~ ló n C ór i; ~ li ¡d e F d~ l ;g · ru p o (j é ·< 3 e5 t i6 n ·. rj ó ci im e ñ tá l se t ra b a já r ll C O t1 i ói e ,a c lO n a do · e ii :a rC i iI V O Y~ b l' á ~d ~ re té ~ C i6 n · dd c u ¡; ;' ~ ta i . ••

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Ó

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F ec ha d e re me dia ció n D e a cu erd o a l c ro no gra ma es ta ble cid o_ Q_ or G es tió n d oc um en ta l

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R e sp on sa b le d e l a r em e di ac ió n

A lM AC EN I ST A

y/O

R ES PO NS AB LE D ELG RU ?O .FU NC lO NA LD E A LM AC EN - LtD ER D E G ES nO N D OC UM EN TA L':· ,· .,.,,' .. >..;. . .

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R e sp on sa b le d e l a r em e di ac íó n

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6

Observación

R e sp o ns ab le d e l a r em e di ac ió n

D e la m ue stra d e 2 4 e le me nto s q ue in gre sa ro n a l á re a d e A lm ac én d el H SB , se o bs e rv a q ue :

- D e a cu er do c on la o rd en d e s um in is tro N o. 0 96 8 y a l In gre so d e r ec ep ció n d e c om pr as N o, 01 50 14 , s e s on ci ta ro n e in gre sa ro n 6 00 u ni da de s d el

e le me nto A GU JA D ES EC HA BL E N O . 2 0, a u n p re cio to ta l i nc lu id o [ VA d e $ 25 ,0 56 , c or re sp on di en te a l a e n tra da d e a lm ac én s op ort ad a p or la fa ctu ra

N o, 1 15 01 d e f ec ha 2 9 d e a br il d e 2 01 4 d e N uc le oT ec h c on u n n om bre d if ere nte : A gu ja H ip od er mi ca 2 1G X 1112 .


. , ,: : .: . : , . , : · ·; , , ·; :i · ·, · :: : :: :· · . ,. ,. , . ,, :, ,, , : : : .: : , : : . .:: ,

v.: , : '. ' , .. : ' , .. ' , : ': . ',:, ' .. , ..::.< :''':':'''':';':''',',','''''':.''', : . '.,:,:. .':/,.',;.,

E l l íd er r ea li za ra u na 'r eu ní ón pa r' am e jo ra rJ o sc ri te ri os c ea u íc c cn tr cl eo e l d il ig en c ia m ie nt o' .d e f om ia to s y r e a li i :a C i6 n · de 'a C tl v lda d e Sd e l p r o é eso .

· · ·: i··· ,:. . :. ..... . ._. ......... ....•..:, , , , . . ....•.•...;, ..;: ,.-,, .•...• ,.;. . r · : : .: . : ; : . .<;:',

Criterio

R es ol uc ió n 0 01 d e 2 00 1. P g, 40: C om pro ba nt e d e e ntr ad a a l A l ma cé n o B od eg a: e l c o m pr ob an te d e i ng re so a l A m as en o B od eg a, e s e l d o cu me nto

o fi ci al q u e a cr ed it a e l i ng re so m a te ri al

y

r ea l d e u n b ie n o e le me nto a l A l ma cé n o B od eg a d e la e nti da d c on sti tu yé nd os e a sí e n e l s op ort e p ar a l eg ali za r

l os r eg is tr os e n A lm a cé n y e f ec t ua r l o s a s ie n to s e n C o n ta b il id a d, y d en tro d e l a i nf or ma ció n b ás ic a q ue d eb e c on te ne r e s l a C an ti da d,

T i po d e O b s e rv a c ió n

O p or tu ni da d d e m e jo ra

Recomenoacíón

S e s ug ie re q ue s e e st ab le zc a u na ta bla d e e qu iv al en ci as e ntr e l os d es cri pc ió n d e lo s a rtí cu lo s a dq uir id os p or e l H os pit al y la d es cr ip ció n d ad a p or e l

b os pít at a l m om en to d e s u r eg is tr o e n e l s i ste ma o q ue s e u til ic e l a m i sm a d es cr ip ció n d ad a p or e l p ro ve ed or.

F e ch a d e r e me d ia c ió n

---------------------------------------------- --- -r



...___. ~ .~ _

D e l a m u e str a d e 2 4 e le m en to s q ue in gr es aro n a l á r ea d e a lm a cé n, s e o bs er va q ue e n e l e l em e nt o q ue i ng re so c on la s r em is io ne s q ue a c on tin ua ció n

s e re la cio na n, s e p re se nt o u n e rr or d e d ig it ac ió n e n e l c u a l s e e vi de nc io q ue s e c ar go la re m is ió n a ja e m pr es a O p im e d o pt íc aü I nt em at io na l e l d í a 2 1 d e

a br il d e 2 01 4, l a c u a l s e c or ri gi ó e l d i a 0 5/ 05 12 01 4, h ac ie nd o e l c a m bi o p or l a e m p re sa A ná li sis T éc ni co s L td a. q ui en e fe ct iv am en te s um in is tro l os

e le m en to s, s e o bs er va q ue e l e r ro r f ue d et ec ta do 1 4 d ía s p os te ri ore s a l i ng re so d e l a i n fo rm ac ió n a l s i st em a, f ec ha e n l a q u e s e r eg is tra e l c a rg ue a l a

e m pr es a A n ál is is T é cn ic o s U d a. ,

NU1II Iro

R c m ls J ón En b ad a de rrercene

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1 . R e so lu c ió n 001 de 2001 M a nu al d e p ro ce di mi en to s a dm in is tr at iv os y c on ta bl es p ar a e l m a n ej o y c on tro l d e l os b ie ne s e n l os e nt es p úb li co s d el

d is tr it o c ap it al , P g. 4 0: C om p ro ba nt e d e E nt ra da a l A l m ac én o B od eg a: E l c o mp ro ba nte d e i ng re so o e ntr ad a a l A l m ac én o B od eg a, e s e l d o c um e nt o

Criterio

o fi ci al q ue a cr ed it a e l i n gr es o m a te ri al y r ea l d e u n b ie n o e le m en to a l A l ma cé n o B od eg a d e l a e n tid ad , c on st it uy én do se a sí e n e l s o po rt e p ar a l eg al iz ar

l os r eg is tr os e n A lm a c én y e fe ctu ar lo s a si en to s e n C on ta bi li da d, y d eb e c on te ne r e ntr e o tr os d at os N it o D oc um e nt o d e i de nt id ad , n om b re d el

p ro v ee d or y l ug a r d e p ro c ed e nc ia .

T ip o d e O b se rv a ci ón

O p or tu n id a d d e M e jo ra

1 . S e r ec om ie nd a q ue s e d ef in a y d oc um e nte e n e l p r oc ed im ie nt o d el p ro ce so d e A lm a cé n e l c on tr ol p re ve nti vo q ue p er mi ta d ete ct ar o po rt un am en te

e rr or es d e d ig it ac ió n d e e nt ra da s y /o s al id as d e m e rc an cí a e n e l m o du lo d e a lm a cé n d el S is te m a H ip oc ra te s. P or e je m plo u n c on tr ol d e c on cil ia ci ón

R e co m e n d a c ió n

d ia ri a d e e ntr ad as y s al id as d e m e rc an cí a a l s i st em a, o u n c on tro l d e r ev is ió n d el r eg is tr o f ac tu ra p or fa ct ura p or u na p er so na d if er en te a la q ue h ac e e l

r eg is tr o e n e l s is te m a .

2 . S e r ec o m ie n da i de n ti fi ca r, a n al iz a r, a v al ua r

y

v a lo ra r l os p o si bl es r ie s go s q u e p u ed a o c as io n ar p o r i nc u rr ir e n e rr or es d e d ig it ac ió n n o c o nc il ia d os ,

d ete ct ad os y c orr eg id os e n e l m e s e n q ue s e c om e ti ero n.

I p lan ; d e *9 ci~P) .· . · · • • ••· . · ·•••.•• i / • • • •. · . · . . i / .

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Fechaderemediación>. ' ; -

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R es po ns ab le de 'lá re me dia ció n . A LM AC EN IS TA YfO RE SP ON SA BL E D EL , G RU PO . F UN CIO NA L D E A LM AC EN

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8

Observación

D e l a m u e st ra s el ec cio na da n o s e o bs erv o l a f irm a d el re sp on sa bl e y /o p ers on a e nc ar ga da d el A lm ac én e n la f ac tu ra F ac tu ra 1 66 53 d e 2 01 4 d e A n á lis is

T é cn ic os L td a . • c o m o c on st an c ia d e h a be r r ec ib id o a s a ti sf ac ci ón l os e le m en to s .

1 . R e so lu ció n 0 01 d e 2 00 1, M an ua l d e p ro ce di mi en to s a dm in is tr ati vo s y c on ta ble s p ar a e l m a n ejo y c on tro l d e l os b ie ne s e n lo s e nt es p úb li co s d el

d is tri to c ap ita l: 3 . In gre so o A lta s d e A lm ac én P g. : 4 2. Si la e nt re ga d e l os b ie ne s e st á d e a cu er do c on la s e sp ec if ic ac io ne s e st ip ul ad as e n e l c o ntr at o d e

a dq uis ic ió n, e l a l ma ce ni st a o p er so na l e nc arg ad o f irm ará l a f ac tu ra o d oc um en to le ga lm en te a dm it id o q ue s ea p re se nt ad o p or e l v e nd ed or o s u

Criterio

re pre se nt an te c om o c on sta nc ia d e h ab er re cib id o a s ati sf ac ciÓ n y e la bo ra rá e l d o cu me nt o o rr ia l d e in gre so , a go ta nd o e l p ro ce di mi en to e st ip ula dO e n

e s te m a n ua l .

2 , C ó di go G C P -P R -5 10 .Q 0 1. V e rs ió n

O :

R e qu is lc íó n T éc n ic a d e D is po s it iv os M e di CO Q u ir úr gi co s - . To da s l as f ac tu ra s e n tr eg ad a S p or e l p ro v ee do r

d eb en s er c om pa ra da s c on l a o rd en d e c om pra s p ara v er if ic ar c an ti da de s, d es cri pc ió n d el d is po si ti vo m ed ic o, v al ore s u nit ar io s y v alo re s to ta le s, l as

f ac tu ra s d eb er án s er fi rm ad as p or e l j ef e d e a lm ac én g en er al u na v ez s ea n r ev is ad as p or l os a ux il ia re s a dm in is tra ti vo s d e b od eg a.

T I po d e O b s e rv a c ió n

Hallazgo

1 . S e s ug ie re q ue d ej e e vid en ci a d e l a r e vi si ón d e l os m ate ria le s r ec ib id os d eja nd o e vid en ci a a l m en os d el n om bre y f ec ha d e s u re ce pc ió n a

Recomendación

sat isfacción.

2 . S e re co mi en da id en tif ic ar, a na liz ar, a va lu ar y v alo ra r l os p os ib le s r ie sg os q ue p ue da o ca si on ar p or n o c um pli r l os r eq ui si to s e n e l p ro ce di mie nto d e

r ec ep ci ón d e f ac tu ra s a p ro v ee do re s.

9

S e e v id e nc ia ro n l os f or m at os G C P -F Q .. 51 0 -0 35 v 1 R e la ci ón d e F a ct ur as d e s um in is tr os d e m e di ca m en to s y e le m en to s m é di co -q u ir úr gi co s d il ig en c ia do s

Ob servación para el m es d e Abril de 20 14, que sopo rta la entrega de facturas al área de C u entas por Pagar por parte de A lm acé n. Las fech as de entrega de las

f ac tu ra s c o n e st e f or ma to f ue ro n: 1 1 -A b r- 20 14 , 2 3- Ab r- 20 1 4 y 3 0- Ab r- 20 1 4.

Criterio

F or ma to s G C P -F O -5 1 0 -0 35 v 1 R e la c ió n d e F ac tu ra s

T ip o d e O bse rva ció n O portun ida d de m ejora

S e s ug ie re q ue e n e l f orm at os G C P-F O- 51 0 -0 35 v 1 R ela ció n d e F ac tu ra s s e d ej e u na c olu mn a d on de s e d il ig en cie l a f ec ha d e e nt re ga d e l a f ac tu ra p or

Recomendación

p art e d el p ro ve ed or y /o s up er vi so r d el c on tra to a l á r ea d e A l ma cé n, o on la f in ali da d d e d ej ar e vid en ci a d e l a o po rt un a e ntr eg a d e la s f ac tu ra s, c on s us

a ne xo s, a l á r ea d e C ue nta s p or P ag ar p ar a s u r ev is ió n y tr ám it e.


E n c0 6r dl ~a cl ón cO r ig e St i6 nd é Ci ¡J ¡d ad s ed e te im i na ra la v ia bi li da d d e aj u¿ ta r l os f or ma to s·

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F e ch a d e r e m ed i ac i ón

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1 0 O b s er v ac i ón

1 . D o cu me nto E st ra te gia s p ar a la C on st ru cc ió n d el P la n A nt ic or ru pc ió n y d e A te nc ió n a l C iu da da no d e l a P r es id en cia d e l a R ep Úb li ca : M eto do lo g i a

p ara la i de nti fi ca ció n d e r ie sg os d e c or ru pc ió n y a cc io ne s p ara s u m an ejo : A I de nt ifi ca ció n d e ri es go s d e c or ru pc ió n: D es cri pc ió n d el ri es go d e

c o rr up c ió n d e c on tr at ac ió n : C o nc e nt ra r l as l ab o re s d e s u pe rv is ió n d e m ú lt ip le s c o nt ra to s e n p oc o p er so na l.

2 . A c ue rd o 0 01 2 d e 2 01 2. P or m ed io d el c ua l s e e xp id e e l m a n ua l d e c on tr ata ci ón d el H BS . A rt . C ua tr ig es im o P ri me ro d e l a S u pe rv is ió n e In te rv en to ri a:

L a s up erv is ió n y /o In te rv en to ria d e l os c on tra to s e s u na f un ció n p ub ll ca q ue r ea li za u na p ers on a n at ur al y j urí di ca d es ig na da p or e l H os pi ta l p ata

c on tr ol ar , e xi gi r, c o la b or ar , a bs o lv er i nq ui et ud es , p re v en ir e n l o p os ib le f al la s e n l a e j e cu cí ón c o nt ra ct ua l y v e ri fi ca r l a e je c uc ió n y e l c u m pl im ie nto d e l os

t ra ba jo s , s er vi ci os y /o a ct iv id ad es c o nt ra ta da s . T od o e st o c o n e l o bj et o d e r ea li za r u n m o ni to re o e fi ca z y o po rtu no a l d e sa rro ll o d e la e je cu ci ón d e lo s

c o nt ra to s y c o nv e ni os h as ta s u l iq u id a ci ón .

3 . R e so lu ció n 0 01 d e 2 00 1 p or e l C o nta do r G en er al d e B og ot á D .C .- M an ua l d e p ro ce di mi en to s A dm in is tr ati vo s y C on ta ble s p ar a e l m an ej o y c on tr ol d e

lo s b ie ne s e n l os e nt es P úb lic os d el D is tr it o C ap it al: C ap itu lO 3 . In gre so o A lta s d e A lm ac én : e l in gre so m at er ia y re al d e l os b ie ne s a l A lm ac én y ~

B od eg a s e c on si de ra p erf ec cio na do c ua nd o e l a l ma ce ni st a o J efe d e A lm ac én r ec ib e l os b ie ne s y fi rm a e l C o m pr ob an te d e E ntr ad a.

4 . R es ol uc ió n 0 34 2 d e 2 00 7: A rt . 2 . . .. C re ar e l C o m ité d e In ve nt ar io s . .. C oo rd in ad or d el A lm ac én q ui én e je ro er á l a S e cr et ari a T éc ni ca ..

Criterio

D e a cu er do c on lo o bs er va do e n e l f orm at o G C P-F O- 29 5- 00 5 v o S eg uim ie nt o a c on tra to s c on f ec ha d e d il ig en ci am ie nt o d el 1 2 d e a go st o d e 2 01 4. s e

e vid en ci o q ue 5 2 c on tra to s v ig en te s a e sta fe ch a re gis tr an c om o ú ni co s up er vi so r a l S r. G on za lo M ed in a; ig ua lm en te s e o bs erv o q ue d e l os 2 31

c on tra to s d e s um in is tr os e xi st en te s e n e l H SB . e n e st a m is ma fe ch a, e n t od os e l s e ño r G on za lo M ed id a f ig ura c om o s up er vi so r c on ju nta me nt e c on e l

d ue ño d el á re a q ue re qu ie re lo s in su mo s .



T Ip o d e O b s er va c ió n

O p or tu n id a d d e m e jo ra

S e r ec o m ie n da q u e l a S u bG e re n ci a A d m in is tr at iv a , e l G r up o F u nc io n a d e C o nt ra ta c ió n , l a O f ic in a A s es o ra J u rí di ca y


r e- ev a lú e n s i e s a d ec u ad o

y

c o nv e ni en te q u e e l J e fe /C o or di na d or d e A lm a c én

y

S e cr et ar io d e C o m it é d e I nv e nt ar io s s e a e l s u pe rv is o r d e l os c o nt ra to s

e n l os q ue a ctu al me nt e t ie ne a c ar go , t en ie nd o e n c ue nt a l as f un ci on es q ue ti en e c ad a r ol p ar a u na a de cu ad a s eg re ga ci ón d e fu nc io ne s. S e s ug ie re

q ue d e a cu erd o c on e st a r e- ev al ua có n s e d ef in an y e j ec u te n l a s a c c io n e s p r ev e n ti v as y c orr ec ti va s a q ue h ay a lu ga r.

P la n d e A c ci 6n

S e s o ci al iz a ra : e s te h a na z eo a l L íd e r d e C o nt ra ta c ió n Ql l_ ra s u a s es o rí a y l as a cc io ne s a qu e h al la lu ga r

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R e so o ns a bl e d e l a r em e d ia c ió n

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S e o bs er va e l i nf or me d e i nv en ta rio f ís ic o d e a lm a cé n v ig en ci a 2 01 3, r ea li za do e l d í a 1 0 d e d ic ie m br e d el

añ o

2 01 3 c uy o o bj et iv o fu e l a v er if ic ac ió n d e

l a t o ma f is ic a d el i nv en ta rio e n e l á r ea d e A lm a cé n; t om a nd o c om o r ef er en cia e l 1 00 % d e l os e le m en to s r el ac io na do s e n l as f ic ha s t éc ni ca s d e

s a n e am i e nt o c o n ta b le y u na m u es tr a re pr es en ta ti va s up er io r a l 8 0 % d e l os d em á s e le m en to s r el ac io na do s e n e l I n ve nt ar io d el A lm a cé n· . E n e l i n fo rm e

s e d e ja n d o s ( 2) O b se rv a ci on e s:

1 . S e d ej a c on st an ci a q ue e l d í a d el in ve nt ar io s e e nc on tra ro n e le m en to s q ue n o t i en en r ot ac ió n a lg un a

y

q ue l le va n m a s d e u n a ño e n l os i nv en ta rio s

d el a lm a cé n, lo s c ua le s f ue ro n re vis ad os p or l a c o m is ió n p re se nt e e n e l i nv en ta ri o f ís ic o, y s e d ete rm in o l a p o s ib il id ad d e d ar le d e b aj a p or

Ob se r va c ió n

o bs ole sc en ci a, L is ta do q ue s e d ar á a c on oc er e n e l c o m it é d e i nv en ta ri os p ar a s u d eb id a a pr ob ac ió n . L a s um a to ri a d el li st ad o e s d e $ 14 4, 00 2, 26 5 P ág .

4, 5 Y 6 d el i nf or me d e i nv en ta ri o a ño 2 01 3

T om a d e d ec is io ne s s ob re lo s in su mo s re la cio na do s a c on tin ua ció n q ue y a n o s e u sa n y q ue s e m an eja ba n p ara la u nid ad re na l, a de ma s d e

p ap el er ía p re -i mp re sa q ue p or c am b io d e v er si ón y a n o s e p ue de u sa r, e st e li st ad o s e d ar á a c on oc er e n e l c o m it é d e in ve nt ar io s p ar s u r es pe ct iv a

d ir ec tr iz . L a s um a to ria d el l is ta do e s d e $ 36 ,1 27 ,6 24 , P ág . 7 d el i nf or me d e i nv en ta ri o 2 01 3; S in e m ba rg o n o s e e vi de nc ia r eu ni ón d el c om it é d e

i nv en ta ri os p or l o t an to n o s e h an p re se nt ad o e sta s o bs er va ci on es a c on sid era ci ón d el c om ité , a un qu e e n l a r e so lu ci ón 0 01 d e 2 00 1 s e i nd ic a q ue e l

c om it é s e r eu ni rá c om o m ín im o u na v ez c ad a t re s m e se s.

R es ol uc ió n 0 01 d e 2 00 1. 4 ,1 0, 1, 1 P ro ce so d e P re -in ve nt ar io : T od as l as e nt id ad es d el d is tr it o C ap it al re ali za ra n c ad a v ez q ue 10 c o n si d er e n n e c e sa r io

in ve nt ar io s f ís ic os , p er o c om o m ín im o d eb erá n r ea li za r u no a nu al me nt e y p re se nt ar a 3 1 d e d ic ie m br e d e c ad a a ño u na r el ac ió n d et all ad a, o rd en ad a

y

v a lo ri za d a d e l os b ie n es b a jo s u p ro p ie d ad

y

a c ar go B . D e b ie ne s e n b od eg a E l c om it é o L a a dm in is tr ac ió n a si gn ar a l os f un ci on ari os c on ve nie nte

Criterio

d eb en p ar ti ci pa r e n l a t om a f ís ic a, q ui en es a ct ua ra n c om o c oo rd in ad ore s y

/0

ejecutores.

R es ol uc ió n N o. 0 34 2, d el 2 6 d e s ep ti em b re d el 2 00 7. c om it é d e in ve nt ar io s: A rt . 1 : e l c om it é d e in ve nt ar io s t en dr á p or o bje to e st ab le ce r l os li ne am ie nto s

y p o lí ti ca s a s e gu ir p a ra m a n te n er a c tu a li za d o y d e pu ra d o e l i nv e nt ar io d e l a e n t id a d.

A rt . 3 : ' E l c om it é s e r eu ni rá d e m a ne ra o rd in ar ia c om o m in in o u na v ez c ad a t re s m e se s y p o dr á s e r c o nv o ca d o e n f or m a e x tr ao rd in a ri a . .:

T Ip o d e O b s er va c ió n

Hallazgo

1 . S e re co m ie nd a q ue s e a se gu re e l c u m pl im ie nt o d e l a R es ol uc ió n 0 34 2 d e 2 00 7 r es pe ct o a l a r re co en cía d e r ea li za ci ón d e l as r eu ni on es d e c om it é d e

inventar io. y a d ej ar e vi de nc ia d el c um p li mi en to d e l as f un ci on es d el c om it é, e ntr e la s q ue s e e nc ue nt ra : n um e ra l 2 . p a ra a pr ob ar e l a c ta d e b aj a d e l os

b i en e s a n á li s is

y

p r es e n ta c ió n d e l a s i n ve s ti g ac i on e s

y

e s tu d io s t éc n ic o s y j ur íd ic o s c o rr es p on d ie n te s d e nt ro d e l os c u al es s e p ro d ra n c o nt em p la r

fa ct or es c om o : r es ul ta do d e la e va lu ac ió n C os to - B en ef ic io , v al or d e m a nt en im ie nto . c on ce pt o t éc nic o, n iv el d e u so , t ec nO lo gí a, c os to d e b od eg aj e,


e s ta d o a c t ua l y funcional idad.

2 . S e s ug ie re q ue e n l a p r im e ra r eu ni ón d e c om it é d e i nv en ta ri o q ue s e r ea lic e s ea n p re se nt ad as la s o bs erv ac io ne s d es cri ta s e n e l i nfo rm e d e i nv en ta rio

d e a lm a cé n d e l a v i ge nC ia 2 01 3, e st ab le ci en do l os p la ne s d e m e jo ra m ie nt o p er ti ne nt es , c on si de ra nd o l as o bs er va ci on es d e l os i nv en ta ri os c on b aj a

r ot ac ió n . i ns u m os s u b- ut íl za c os o n o u ti li za d os , e tc .

P l an d e A c ci ón S e c on vo ca ra e n e l m e s d e n ov ie m br e e l c o m it é d e i nv en ta rio o ar a in cl ui r d en tr o e l o r de n d el d i ae st as o bs er va ci on es ' .

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F e ch a d e r em e d ia c iÓ t l

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R e s p _o n s a bl e d e l a r e m e d ia c ió n

A lM AC EN IS TA YfO R ES PO NS AB LE D EL ' G RU PO F UN CIO NA L D E A LM AC EN

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D e nt ro d e la s i ns ta la cio ne s d el á re a d e A lm a cé n s e o bs er vó u na f ilt ra ci ón ( go te ra ) d e l os t ub os q ue s e e nc ue ntr an u bi ca do s e n e l t ec ho e n l a e n tr ad a d e

la

oñcina ,

A l r es pe ct o s e s O lic it 61 a g es tió n d el á re a a l r es pe ct o, d e l o q u e s e r ec ib ió u n c or re o e le ct ró ni co e nv ia do p or G o n;: aI O M e d in a d es de e l u s u ar io

Observación

d e N u ri O r ig u a, c í ri gi do a M a ce d on io H e m án d eZ , c o n f ec h a d e l 2 2 .. Ju J .. 20 1 4, c o n a s un to a rr eg lo g o te ra u rg e nt e do n de s e s o li ci ta e l a rr eg lo d e e s ta

g ot er a. S e e vi de nc ia f ís ic am e nt e q ue a l d í a 1 2- Ag o-2 01 4 n o s e h ab ía d ad o r es pu es ta a e st a s ol ic itu d.

A di ci on al me nt e, s e o bs er vo d ete ri or o e n la p art e f ís ic a d el a lm a cé n y e l á r ea r ed uc id a p ar a l a c a nt id ad d e e le m en to s q ue s e a lm a ce na n.

1 . I SO 9 0 01 : 20 0 8 n u m er al 6 3 : G e s ti ón d e l os r ec u rs o s I nf ra e st ru c tu ra : D e te rm i na r, p ro p or ci on a r y m a n t e n e r in f ra e s t r uc t u r a n e e s r i p a ra l o gr a r

c o nf or m id a d d e J o s r eq u is it os d e l p ro d uc to , t al es c o m o: E d if ic io s , e s pa c íc s d e t ra b aj o S e rv ic io s a s oc ia d os , e q ui po s p a ra p ro c es o s, h a rd w ar e

y

sofware,

Criterio

se rvic ios d e ap o yo . .

2 . N T D- S IG 0 0 1 : 20 1 1 n u m er al 4 .2 .5 P la n if ic a ci ón d e r ec u rs o s. 4 .2 .5 .1 . I nf ra e st ru c tu ra : L a e n ti da d y o rg a ni sm o d is tr it al d e be i de n ti fi ca r l as n e ce s id a de s

d e i nf ra e st ru c tu ra f fs ic a , e q ui po s , s o ft w ar e y m o bi li ar io .


O p or tu n id a d d e M e jo ra

1 . S e r ec om ie nd a a se gu ra r q ue e l á r ea d e M a nt en im ie nt o d e r es pu es ta o po rt un a a l as s ol ic it ud es u rg en te s r ea liz ad as p or s us u su ari os i nt em o s c ua nd o

s e p re se nt e e st e t ip o d e c on tin ge nc ia s c on si de ra nd o q ue s e d e b e m a nte ne r e n ó pt im a s c on di ci on es l os e le m en to s q ue s on a lm a ce na do s e n e st a á re a

2 . S e r ec om ie nd a l de nt if ic ar. a na ñz ar, a va lu ar y v al or ar lo s p os ib le s r ie sg os q ue p ue da g en er ar p or n o c on ta r c on i nf ra es tr uc tu ra a de cu ad a p ar a e l

R e com en d ac ión m an e jo y c u st od ia d e l O Se le m e nt os a lm a ce n ad o s.

3 . S e re co m ie nd a q ue s e t en ga e n c ue nta d en tr o d el a ná lis is d e re cu rs os d el r ub ro d e m a nt en im ie nt o e n la p la ne ac ió n d el p re su pu es to 2 01 4, l o

c or re sp on die nte a a de cu ac ió n d el á re a d e A l m ac én , c on sid era nd o q ue l as c on di cio ne s l oc at iv as d el á re a p od rí a g en era r r ie sg os fí si co s s ob re l as

personas y s o br e l os e le m en to s a lm a ce n ad o s.

P la n d e A c ci ón S e i nf orm o a l á r ea d e m a nt en im ie nto y s e e nc ue nt ra e n p ro ce so

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Fe cha d e rem ecía cícn m e s n o vie m b re d e 2 01 4 .' .. . ' ':.: '

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R e sp o ns a bl e d e l a r em e dl ac ió n

L ID E R G R UP O D E M A NT EN IM IE N TO

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13

1 . S e O b se rv o q ue e l F or ma to G C P- FO · 51 0 -0 03 C on tro l d ia ri o d e t em p er atu ra y h um e da d v s n o e s i nc lu id o e n n in gú n i nfo rm e y /o anál is is de

s eg ui mi en to a l os d at os r eg is tr ad os p or p ar te d el á re a d e A lm a cé n j un to c on e l á r ea d e G e st iÓ n A m bie nta l p ara e l m e j ora m ie nto d el p ro ce so .

2 . S e o bs er va e l p ro ce di mi en to G C P- PR -5 1 0 ·0 01 v O R e c ep ci ón T éc nic a d e D is po si ti vo s M e di co Q u ir úrg ic os , e n e l n u m er al 6 P ol íti ca s g en era le s d e

O bs erv ac ión a uto con trot, d ond e se in dica q ue no se re cib irán Jo s pro duc tos c ua ndo la te mpe ratu ra d e r ece pció n n o s e e nc uen tre de ntro d e lO Sran gos e stab lec ido s

p or e l f ab ri ca nt e d el d is po si tiv o m e di co . N o s e o bs er va d en tr o d el p ro ce dim ie nt o la s a ct iv id ad es q ue s e d eb en re ali za r t en ie nd o e n c ue nt a la s

v ari ac io ne s d e l OS re su lt ad os ( ra ng os d e t e mp er at ur a) a rr oj ad os e n e l f or ma to G C P· FO -5 1 0 -0 03 y d e a cu er do c on l as e sp ec if ic ac io ne s d el fa bri ca nt e

d e l os d is p os it iv o s y /o e le m e nt os q u e s e e n cu e nt ra n e fe c ti va m e nt e a lm a ce n ad o s.

Cr i ter io

G F T -F O .5 1 0 .0 3 C o nt ro l D i ar io d e T e m pe ra tu ra

y

H um ed ad e n B od eg a - G es tió n d e C om pra s.

G C P -P R -5 1 Q .. 00 1 v a R e ce p ci ón T é cn ic a d e D is p os it iv o s M e d ic o Q u ir úr gi co s

T ip o d e O b se rv a ci ón O p o rt un id a d d e m e jo ra

1 . S e re co m ie nd a q ue s e d ef in an , d oc um e nte n y e je cu te n c on tr ol es p re ve nt iv os r el ac io na do s c on e l a c tu al c on tro l d e t e mp er at ur a e n e l á r ea d e

A lm a cé n, d on de s e e st ab le zc a l as l im it es d e t em p er at ur a b ajo e n q ue l os e le m en to s d eb en p er ma ne ce r y, e n c as o d e e sta r p or fu era d e e sto s lim ite s, a

R eco m end a ció n qu ién se de b e ale rtar, id en tifican d o las acc ion es se d e be n to m ar a l re spe c to .

2 . S e re co m ie nd a i de nt if ic ar , a na li za r, a va lu ar y v al or ar l os p os ib le s r ie sg os q ue p ue da g en era r p or n o t orn ar m e di da s o po rt un as e n c as o d e n o c um p li r

l os p a rá m et ro s n o rm a le s e s ta b le c id o s p o r e l f a b ri ca n te s o br e l a t e m p er at ur a y h u m ed a d e n e l a lm a ce n am i en to d e e le m e nt os m e di .c o -q u ir úr gi co s .


Medianteeomunícado'vía electrónlco S e S o C i al iz a ra a l g r up o d e g e s ti 6 ri a r nb l en t al la s o b s e rv a c io n e s r é al iz a d as p b rC ó n tr o li n té m o , pa r a ~u a s é So r [a y ., · .: .' · .· .

l as a cc io ne sa qu e h al la l ug ar : : :

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F echa d e rem ed ia ció n m es n o vie m b re d e 20 1 4 __;· _ :, ,::> .;:

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R e sp o ns a bl e d e l a r em e di ac ió n

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4

E n c um pl im ie nt o d e u na re un ió n d e a ud it or ia , a l m o m en to d e in gre sa r a l á r ea d e A l m ac én d el HSa s e e vi de nc ió q ue l a p ue rt a d e i ng re so s e e nc on tr ab a

Observación

s in l os p as ad or es d e s eg uri da d y /u o tra m ed id a d e s eg uri da d q ue i mp id ie ra e l i ng re so d e p ers on as a je na s a l á r ea . D e a cu erd o c on lo in fo rm ad o p or e l

S r. M ed in a, e st o c orr es po nd e a u n h ec ho a is la do y l a e n tra da a l a l ma cé n c ue nt a c on u na c ám ara d e s eg ur id ad .

M ap a d e R ie sg os H SB :

Criterio

• c au sa : C en tr al iz ac i6 n d el m an ej o d e re cu rs os e n u na s ola p er so na .

• F al ta d e s up e rv is ió n a l as f un c io n es d e l as p er so na s r es po ns a bl es d el m a ne jo d e r ec u rs o s, i nf ra es tr uc tu ra , i ns um o s. d is p os it iv os

y

equipos.

- E fe c to : S in ie st ro p o r f a ll as p or f al la s e n l a c u st od ia d e l os r es po n sa bl es - F a lt an te d e i nv en ta ri os d ef in it iv o s s in j us ti fi ca ci ón - D e tr im e nt o p at ri m on ia l


O p or tu ni da d d e m e jo ra

Recomendación

D e f ini r , e je cut a r y d oc u me n ta r c on tr ol (e s) p re v en ti vo (s ) d e s e gu ri da d d el á re a d e A lm a cé n y d e s u p ue rt a d e i ng re so a se gu ra nd o la a de cu ad a c us to di a

d e l os e le m en to s a lm a ce n ad os .


S e l om ar on l as m ed id as c or re cti va s a e ste a a su nt o m ed ia nte u na c an to ne ra e lé Ct ric a

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Fe cha de rem ediación 15de· septiém brede 2014'· '· :· '

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R e sp on sa b le d e l a r em e di ac ió n

A LM AC EN IS TA Y/O R ES PO NS AB LE D EL G RU PO FU NC IO NA L D EA LM AC EN • L 1DE R D E M AN TE NIM IE NTO ' .'

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5

S e o bs er va e n e l A r t. 2 d e l a R es ol uc ió n I nt ern a 0 34 2 d e 2 00 7 q ue d en tro d e l os fu nc io na rio s q ue in te gr an e l c o m ité d e I nv en ta rio s d el H SB , s e

Observación

e nc ue ntr a u n r ep re se nt an te d e la O fi ci na d e G es ti ón P ub li ca y A ut og es ti ón . S in e mb arg o, e n l a R es ol uc ió n 0 01 d e 2 00 1 d el C on ta do r G en era l d e

B og ot á D .C . P art e 2 C on ce pto s G en er ale s e n e l A r t. 2 .3 .3 .1 deñne q ue e n c as os e sp ec ia le s, u n fu nc io na ri o d e C on tr oll nt em o d eb er á a si st ir a la r eu ni ón

c ua n do e l c om it é l o l nv it e p or c o ns id er ar 1o p er ti ne nt e y necesar io.

Criterio

1 . R e SO l uc ió n I nt er na 0 3 42 d e 2 00 7 : A rt . S e gu n do .

2 . R e so lu ció n 0 01 d e 2 01 1 d e l a c o nt ad ur ta G en era l d e B og otá D .C .: A rti cu lo 2 .3 .3 .1 .

T ip o d e O b se rv ac ió n

Hallazgo

S e re co mie nd a q ue s e r ev is e y a ct ua lic e la R es ol uc ió n 0 34 2 d el 2 6 d e s ep tie mb re d e 2 00 7 d el H SB c on si de ra nd o l o c o nt en id o e n la R es ol uc ió n 0 01 d e

2 00 1 d el C on ta do r G en er al d e B og ot á D .C . p or la c ua l s e e xp id e e l m a n ua l d e p ro ce di mie nto s a dm in is tra ti vo s y c o nt ab le s p ar a e l m a ne jo y c on tr ol d e

Recomendación

lo s b ie ne s e n l os e nte s p úb li co s d el D is tri to c ap ita l, A si m is mo . s e p id e te ne r e n c ue nta q ue la O fic in a d e C on tro lln te mo e stá e nc arg ad a d e l a

e va lu ac ió n i nd ep en di en te d e l a i n sti tu ci ón , p or lo c ua l s ól o p od rí a a ctu ar c om o in vit ad o o c om o a si ste nte s c on v oz y s in v oto a l os c om it és q ue te ng a la

a dm i ni st ra ci ón , a n o s er q ue l a n or ma ti vi da d e xp re sa m en te l o i nd iq ue .


S ec on vo ca ra ·.e ne l m es d e n ov ie mb re e l c om ité d e i nv en ta rio p _a ra in cl ui r d en tr o e l o rd en d el d ía e sta c cs erv ac íé n

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F e ch a d e r e me d ia c ió n

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R es po ns ab le d e la re me dia ció n A LM AC EN IS TA Y/O RE SP OtllS AB LE D EL G RU PO F UN CIO NA L D E A L MA CE N

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L os S Ig ui en te s f ir ma n e n s eñ al d e r ev ís ié nc om p ro m ts o y a pr ob ac ió n d e l o c o nte nid o e n e l a cta :

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F ir ma d el D ue ño d el P ro ce so

L os s ig ui en te s f irm an e n s eñ al d e e ntr eg a d e Id

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F i rm a d e A u d it o re s

F irm a d e J e fe O GP A

Auditoria Almacen Junio 2014

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