AUDITORIA ADMINISTRATIVA POR AREA

 Presentación

En este capitulo se abordaran algunas áreas funcionales de interés para el auditor administrativo, que representan actividades susceptibles de auditarse. No se abarca la totalidad de las áreas, ni tampoco se enfocan desde el punto de vista tradicional No intenta ser un tratado técnico que sirva de guía a los practicantes de esta herramienta, si no para apoyar al auditor que no sea un experto en un campo dado a comprender aspectos iníciales y oportunidades de la auditoria administrativa de naturaleza funcional.

En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir conlos requisitos de reglamentos y custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continúa siendo, de gran significado y valor para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros.

A continuación se presenta dichas áreas con sus respectivos formatos así como un modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organización.

La auditoría utiliza diferentes instrumentos de recolección de información. Dentro de estosse encuentra;Los cuestionarios, Las cedulas. Los formatos entre otros.

Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener información de formahomogénea, y están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,secuenciales y separadas por capítulos o temática especifica.

La cedulas: se utilizan para obtener la información requerida de acuerdo con el propósitode la auditoria.

Los formatos Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloquesy columnas que faciliten la agrupación y división de su contenido para su revisión yanálisis de la información.

  Cuestionario sobre La Organización

Unidad Administrativa

Auditor ____ Fecha de inicio _____Fecha de terminación

Revisado por: ________

DIVISIÓN DEL TRABAJO

1. ¿Cómo se realiza la separación y delimitación de las actividades?

2. ¿El trabajo da lugar a una especialización y perfeccionamiento?

3. ¿Las actividades de cada puesto están claramente especificadas y relacionadas?

4. ¿Se forma la organización de acuerdo con los objetivos?

5. ¿Se calculo el número de subordinados para cada área? ¿Cómo?

JERARQUIZACIÓN

6. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el

último de los subordinados? ¿Cómo?

7. ¿Existen más de tres niveles en la estructura orgánica establecida? ¿Se justifican?

8. ¿Existe delegación adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz

cumplimiento?

9. ¿Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?

10. ¿Los jefes al tratar con los subordinados respetan las líneas de autoridad

establecidas?

DEPARTAMENTALIZACIÓN

11. ¿Se sigue un proceso para efectuar la departamentalización? Detállelo.

12. ¿Cómo se lleva a cabo la fijación de autoridad—responsabilidad y obligaciones?

Detállelo.

13. ¿Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los demás

departamentos? 

 Auditoria de ventas

 

Descripción del área funcional

Esta función es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o

servicios en manos de la gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar

el bien o proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que

venda bienes y servicios sin un margen de contribución que le permite al ente

mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa

fácil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.

Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o

comercialización y la manera de utilizar los recursos revisten de un interés

especial para el auditor administrativo. Cuando el auditor revisa el desempeño de

un departamento de ventas debe ver si la administración se aplica

moderadamente. La administración de ventas abarca muchas actividades, pero

probablemente ninguna reviste de mayor importancia para el éxito de las ventas

que el adiestramiento y capacitación de los vendedores. Las dos actividades

dependen en gran parte de la aptitud con que se juzga las aptitudes del vendedor

y se mide su desempeño.

El servicio al cliente es vital para su conservación duradera, el auditor no puede

cuantificar los probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades;

tendrá que dirigir sus análisis a descubrir pautas y aislar fuentes para una mayor

investigación.

Objetivos de una auditoria de ventas

El propósito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e

identificar la función de ventas dentro de las estructura orgánica de la empresa,

determinando la efectividad de su operación y la forma de emplear los recursos.

 

Alcance de la auditoria

La revisión de la estructura orgánica, sus objetivos, planes, y normas de ejecución,

proporcionara un indicativo anticipado del alcance de esta operación dentro de

una empresa.

Una manera de abordar la auditoria administrativa de la función de ventas

comienza con la identificación de la función dentro de la estructura de un

organismo, incluyendo un análisis de los objetivos y las normas de actuación. Es

importante identificar el costo total de las ventas, así como el costo departamental. 

Plan de auditoria

El plan para examinar y evaluar esta área funcional se puede estructurar mediante

dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribución y la

comercialización. Cada una tiene sub-funciones distintas y requisitos de

información que se pueden estudiar por separado (véase siguiente figura).

A continuación se muestra un cuestionario por área de ventas que el auditorpuede aplicar en esta área de análisis.CUESTIONARIO POR ÁREAÁrea funcional: Departamento de VENTASJefe de la unidad: Auditor: ___________ Fecha: _______POLITICAS1. ¿Se cuenta con políticas de ventas por escrito?2. ¿Reflejan los objetivos de la dirección superior?3. ¿Conoce las políticas el personal del departamento?4. ¿Las políticas describen condiciones tales como: a) características delvendedor, b) selección del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d)formo de realizar la venta, el adiestramiento, f) descuentos, g) actividadesporo la venta?REGISTROS1. ¿Se diseñan y controlan las formas y registros?2. ¿Existe un método adecuado para el manejo de documentos?3. ¿Los expedientes de clientes se localizan fácilmente y existe un método deinformación adecuado?4. ¿Qué registros se preparan para información sobre ventas?CONTROL1. ¿Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?2. ¿Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre basesóptimas?3. ¿Se elaboran estadísticas de ventas: por vendedor, por producto y porlínea, y se tienen datos de los últimos tres años?4. ¿Se controlan los volúmenes de devolución, quejas, servicios visitas ygastos, y se reportan a la dirección superior?ANÁLISIS DE VENTAS1. ¿Se desarrolla alguna forma de análisis de ventas?2. ¿Existe algún medio para medir lo redituabilidad por vendedor y porterritorio de ventas?3. ¿Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades delvendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones,etc.?PRONÓSTICOS DE VENTAS1. ¿Se elaboran pronósticos de ventas todos los años para cada producto?2. ¿Están bien basadas y son lógicas las proyecciones de ventas? Es decir,¿se desarrollan después de una investigación del mercado o económica?3. ¿Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas eldesempeña?

Auditoria de comprasPodemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro

de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir paraproducir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia paralas ganancias. La influencia que tienen las compras en una empresa depende delporcentaje del valor agregado del producto acabado y en un grado considerablede contribución a la empresa. En la mayoría de las empresas el gerente decompras depende del nivel ejecutivo superior. Pero tal reconocimiento no siempreresulta en que el departamento de compras adopte o se vea obligado a tener lasperspectivas debidas a la organización y a los procedimientos. La función decompras se conceptúa como la operación que se propone suministrar, en lasmejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintossectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi acabados,accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios paraalcanzar los objetivos.Por abastecimiento se entiende al conjunto de actividades cuyo objetivo esproveer a todas las aéreas de la empresa relacionada con materiales comoproducción, ventas y servicio de cantidad adecuada de estos materiales en elmomento preciso y al menor costo posible.

Objetivo de la auditoria de comprasLa auditoria de compras tiene como propósito examinar y evaluar si la función decompras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados paradeterminar su eficiencia y eficacia. Para esto deberán examinarsesistemáticamente los procedimientos de requisición de materiales, orden decompra, las formas utilizadas, verificar si se realizan diversas cotizaciones, siexiste un directorio de proveedores, si se reciben catálogos y folletos y el uso quese les da.

Alcance de la auditoriaLa justificación principal para formalizar las actividades de compras es económica.Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificación de los costos y el tiempoimplicados en las compras. Sin embrago, hay que revisar la estructura orgánica,sus objetivos y planes, las políticas de compras, así como la información usada,administración, investigación, procedimientos, que indican el alcance de estaoperación dentro de una empresa.El alcance en la organización consiste en determinar que departamento o puestosserán afectados en nuestra revisión. (De acuerdo con la causa que determine lamisma). Es conveniente analizar las jerarquías para obtener las aprobaciones que,en su caso, serán necesarias y evitarse bloqueos y fricciones innecesarias

Plan de auditoriaPara llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un planpara revisar esta área funcional y se puede estructurar en: organización yabastecimiento (ver grafico anterior).A continuación se muestra un cuestionario por área de compras que el auditorpuede aplicar en esta área de análisis.

Cuestionarios por AreasÁrea funcional: Departamento de COMPRASJefe de la unidad: __________ Auditor:_________ Fecha:_________ORGANIZACIÓN

1. ¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica encargada de lascompras?2. ¿Están definidas las funciones del departamento de compras? ¿En dónde?3. ¿Parece justificado el grado actual de centralización o descentralización deas compras?4. ¿Además del departamento de compras, existen otras áreas o personasque efectúan compras? ¿Quiénes y por qué?INFORMACIÓN1. ¿Cuentan con suficiente información para hacer una aprobación adecuadade las personas encargadas de autorizar las solicitudes?2. ¿Se utilizan informes del análisis de control de calidad como medida dedesempeño del agente de compras?3. ¿Se informa a compras sobre cambios de ingeniería o material que sehagan para evitar que se compre en exceso o para reducir al mínimo locaduco del inventario?4. ¿Hay coordinación entre compras y control de inventarios, y planeación deproducción para establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etcétera?SOLICITAR1. ¿Se lleva a cabo una verificación de solicitudes? ¿Quién la realiza?2. ¿Se consiguen cotizaciones y se efectúa un análisis, no sólo de precios,sino de condiciones de crédito, tiempo, entrega, etcétera?3. ¿Se efectúa una programación de compras y entregas?4. ¿Se llevan a cabo trámites poro la entrega y verificación del recibo demateriales?

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOSLa auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lógico delos objetivos, políticas, sistemas, controles aplicación de recursos y la estructurade la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursoshumanos. Constituyéndose un instrumento de la función de control.La auditoria de recursos humanos viene a ser uno de los factores internos quecubre la auditoria administrativa, constituyendo igualmente un campo vital y criticode un organismo social. En los diversos métodos de este tipo de auditoria seanalizan diferentes conceptos que intervienen en la organización y entre ellosiempre se destaca el elemento, recursos humanos como un elemento integradory dinámico. Por ello, la práctica periódica de esta auditoria permite un constanteanálisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejorasen las actividades y funciones, así como señalar las fallas detectando las áreascríticas y de escasa acción para el mejor funcionamiento en la fuerza de trabajodentro de una organización.

Descripción de la funciónDentro de la actividad de los organismos sociales, el recurso humano es de vitalimportancia, abarcando éste la preparación del personal y el aprovechamiento desus aptitudes y habilidades innatas, las cuales redundan en mejor desempeño deuna función.Es necesario aplicar la auditoria de recursos humanos en un organismo paraexaminar la actuación y desempeño del personal (administradores, ejecutivos,supervisores, personal operativo) y las posibilidades alternativas para una de lasrealizaciones a corto y largo plazo. La función de auditoria de recursos requiere

del examen y evaluación de las políticas, procedimientos, y programas que seestán aplicando al respecto en el funcionamiento de una empresa.

Objetivo de la auditoriaLa auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluaraspectos de personal con fines de administración, información, y control. Sinembargo, hay que profundiza mas sobre el objetivo de este tipo de auditoria, ypodemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar funciones, actividadesy formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan a losprogramas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas enla materia; sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse parael mejor cumplimiento de los fines de la administración de los recursos humanos.Alcance de la auditoriaLa auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en losregistros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos,sino que tendrá un alcance muy amplio, por ejemplo, áreas como: objetivos,políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relaciones con el sindicato,rotación, y movimiento del personal entre otros.Plan de auditoriaPlanear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales serán losprocedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicacióny el personal que debe asignarse al trabajo. En la planeación de una auditoriaformamos una estructura del trabajo a seguir, eligiendo y formando losprocedimientos de revisión, elaborando un programa y organizando al personalque tomara parte en esta actividadLas consideraciones anteriores implican la necesidad y la conveniencia deelaborar un proyecto de la forma en que se va a realizar, el examen y evaluación,es decir, la planeación de la auditoria.El examen y la evaluación de los recursos humanos son difíciles; el éxito de estetrabajo dependerá, en gran parte, del auditor, en cuanto a los aspectos generalesde la función y las actividades más significativas.

AUDITORIA DE CRÉDITO Y COBRANZAEl crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crédito colocauna obligación a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. Elcrédito se utiliza como un medio de cambio y un agente de producción. Daflexibilidad a la oferta y demanda, hace más productivo al capital, acelera laproducción y la distribución, incrementa el volumen de los negocios, facilita latransferencia de dinero.La cobranza oportuna es necesaria para capacitar a una empresa para reinvertirsu capital, mantener el volumen de ventas y desarrollar hábitos de pago puntualen lo clientes.El gerente de crédito debe desarrollar un sistema para identificar cuentas vencidasy para clasificarlas de acuerdo con la duración del tiempo que ha estado porcobrarse. Descripción de la funciónLa función básica de crédito y cobranza consta de las siguientes actividades:a) Aprobar la concesión de crédito a determinados clientes (selección declientes).

b) Recuperar el importe de la cartera de clientes con puntualidad, reduciendoal mínimo la perdida por cuentas incobrables.c) Servir con eficiencia al cliente para incrementar el volumen de ventas. Objetivo de la auditoriaEl área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controlesfinancieros, los procedimientos y la información en general. El objetivo de unaauditoria administrativa, en esta función es el de examinar y evaluar las áreasbásicas de interés para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y laprecisión de las operaciones registradas, las operaciones de los datos, los mediosde decisión y el control de créditos cobranza para determinar como vieneoperando este departamento.

Alcance de la Auditoria

El auditor examina el departamento de crédito y cobranza para determinar laeficiencia y la eficacia con que esta operando tal departamento. Por tanto, esteexamen y evaluación varía de acuerdo con la magnitud del negocio y con losrequerimientos de análisis. Sin embargo un examen exhaustivo del área suponeque se abordaran aspectos como crédito, cobranza, control, es decir, de acuerdocon el alcance de la actividad del departamento. Plan de auditoria

La operación del departamento de crédito y cobranza dentro de una organización,con frecuencia se incluye en el área de finanzas. La auditoria administrativa enesta área representa una potente herramienta, que puede proporcionar a ladirección superior una visión integral de la manera en que esta operando crédito ycobranzaLa auditoria de crédito y cobranzas tiene ciertas características interesantes, por loque el auditor, antes de desarrollar un plan de trabajo para su revisión, necesitarafamiliarizarse con los conceptos y la terminología de crédito de cobranza con elambiente de trabajo. La investigación de estos antecedentes puede ayudar alauditor a identificar las facturas de control de claves y permitirle relacionarlos conlas operaciones de este departamento.

Auditoria I  EXPERTO EN CONTENIDOS: Prof.: Antonio YépezFuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 188 - 189Estudiantes de la LIC en Administracion y Gestion/FUNDACION ALMA MATER Marlene DominguezMilgredis MedinaFacilitadora Xiomara Villasmil