AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

(APLICACIÓN)

I. Planeación

o General

Identificar y definir las áreas críticas que minimizan la eficiencia

en el desempeño de la empresa y encontrar las posibles

soluciones a las mismas para lograr los objetivos de la

organización.

o Específico:

Elaborar programas de capacitación que permitan

mejorar el servicio en las áreas críticas.

Automatizar los sistemas de inventarios para mejorar el

control de los mismos y brindar un mejor servicio.

- Alcance:

o Departamento de Ventas

- Grupo que conformará la AA: Se contratará un grupo de auditores

externos conformado por

o Auditores externos: Empresa KPMG

o Auditores internos:

Lic. Marybel Carrillo

Lic. Roxana López

Lic. Susana de Rodríguez

Lic. Luis Antonio Barillas

- Situación general de la empresa

FORTALEZAS OPORTUNIDADE

S

DEBILIDADES AMENAZAS

Equipo integrado

de ventas

Diversificación Personal no

capacitado

Competencia

Productos de alta

calidad

Automatización Falta de capital Aspectos legales

(aranceles)

Suficiente personal Demanda latente Inventario no surtido

- Análisis preliminar o Investigación preliminar

o Cuánto tiempo durará la Auditoría Administrativa: 6 meses

aproximadamente

o Costo: Q 85,000.00

o Instrumentos a utilizar:

Fuentes internas: Personal de la empresa xx,

estadísticas, manuales, información documental.

Fuentes externas: Libros, información de empresas

que ya han aplicado Auditoría administrativa,

seminarios, clientes, proveedores

Después de efectuado el análisis FODA, se puede observar que el

Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con productos de

calidad, suficientes asesores de ventas integrados e identificados con la

organización. Además que existe una demanda latente que puede

obligar a la empresa a la diversificación de sus productos para cubrir las

exigencias del mercado, así como la automatización para el

mejoramiento de sus controles. Será necesario brindar una capacitación

al personal de ventas para optimizar el servicio y con ello lograr una

ventaja competitiva que minimice el impacto de la competencia.

- Propuesta técnica

o Naturaleza: Auditoría Administrativa

o Alcance: Departamento de Ventas

o Antecedentes: Es la primera Auditoría Administrativa que se

realiza.

o Objetivos:

General: Determinar si el Depto. De Ventas está

llevando a cabo todas las actividades de acuerdo a los

planes establecidos.

Específicos: Mejorar la eficiencia y el servicio actual a

los clientes.

Lograr una coordinación entre los miembros del Depto.

De Ventas y el resto de los departamentos de la

empresa.

o Estrategias a utilizar:

Estudio, reestructuración y seguimiento de los

procesos.

Plan de Capacitación del personal de Ventas

o Justificación: Debido a que el Depto. De Ventas es el enlace

entre el público y la empresa se ha decidido que sea el

primero al que se le aplique la Auditoría Administrativa para

poder mejorar las áreas que se detecten como críticas.

o Acciones:

Diagnóstico exhaustivo de los procedimientos, cómo se

van a reestructurar.

Poner en marcha el Plan de Capacitación del personal

de ventas.

o Recursos: Humanos, materiales (qué tipo de equipo)

Materiales:

Computadora

Cañonera

Útiles de oficina

Fotocopiadora

Humanos:

Equipo de consultores externos, quienes están

realizando el plan

Equipo de auditores internos

o Costo: Aproximadamente: Q. 85,000.00

o Resultados esperados:

Incrementar las ventas en un 15% a nivel local para el

año 2002.

Incrementar las ventas en un 10% a nivel regional para

el año 2002.

- Propuesta de Trabajo

Identificación: Auditoria Administrativa

Responsable: Licda. Gloria Rodríguez

Area Depto.: Ventas

Actividades: 10

Reporte Alcance: Semanal

II. INSTRUMENTACIÓN

Técnica de recolección de datos por medio de:

- Observación

- Cuestionarios

- Entrevistas

Se recopilara información por medio de un cuestionario que se adjunta

como anexo. Adicionalmente se harán observaciones y entrevistas

directas de los procedimientos con el personal a cargo de los procesos.

SI NO

SR

1 Tiene suficiente capacidad la gerencia de ventas

para alcanzar los objetivos de ventas.

2 Se han adecuado las ventas a largo alcance para

alcanzar los objetivos de la organización

3 Mantuvo la organización su participación anterior

del mercado total

4 Tiene la organización alguna estrategia para

mantener su parte futura del mercado total

5 Incluyen los planes a largo plazo la nivelación de

la alzas y depresiones en ventas.

6 Respecto a las técnicas de proyección

a) Se utilizan

b) Son adecuadas

7 Cómo calcula la organización los datos a largo

plazo para las compras:

a) Por volúmenes de ventas

b) Por factores de contribución

c) Por puntos de desequilibrio

8 Cómo se establecen las cuotas de ventas:

a) Por productos o líneas de productos

b) Por ventas o áreas geográficas

c) Por vendedores

9 Están diversificados los productos o líneas de

productos de la compañía

10 Tiene la organización una política para las ventas

de nuevos productos

11 Es adecuada esta política para promover un

crecimiento futuro

12 Existe un programa adecuado a largo plazo para

promover la fuerza de ventas en el futuro

13 Son adecuadas las políticas de servicio de ventas

para el crecimiento futuro

14 Son importantes para la época actual los

productos de la organización

15 Tiene la organización ventajas a largo plazo sobre

sus competidores

16 Existen programas adecuados de incentivos para

mantener las ventas al nivel deseado.

III. EXAMEN

El punto de examen nos brinda la oportunidad de analizar las respuestas

de los sujetos de estudio y por medio de un análisis combinado entre

cuestionamientos y observación directa formar una opinión formal y seria

acerca de los puntos investigados y validar de esta forma la información

recolectada. Los puntos que contemplará el cuestionario son:

- Qué trabajos se hacen

- Para qué se hacen

- Quién lo hace

- Cómo se hace

- Cuándo se hace

IV. INFORME

De acuerdo a la Auditoria Administrativa aplicada a la empresa xx se

presenta a continuación el Informe General.

o Responsable: Licda. Gloria Rodríguez-KPMG

o Introducción:

En este informe se dará un detalle del estudio realizado

mediante la Auditoria Administrativa al Depto. De Ventas de

la Empresa xx, el cual permitirá definir las áreas criticas y la

propuesta donde figuren las posibles soluciones a los

problemas encontrados.

o Antecedentes (empresa)

XX fue fundada en el año 1952 por el señor Ernesto

Hernández, siendo ésta solamente una pequeña tienda de

productos eléctricos ubicada en la 7a. Avenida 9-62, zona 1

de esta Ciudad, contando en ese entonces con 10

trabajadores.

Antillón distribuye marcas de productos eléctricos, tales

como General Electric, Bticino, Topaz Electric, Peco

Internacional Electric, etc, teniendo como volumen de ventas

el 70% de producto importado y el restante 30% de producto

comprado localmente.

XX es una empresa comercial que se dedica a la venta de

productos para iluminación y material eléctrico en general.

Actualmente la empresa cuenta con cuatro salas de ventas

en la Ciudad Capital y una en el departamento de

Quetzaltenango.

Las oficinas centrales están ubicadas en la 6a. Avenida 14-

12, zona 9 y es desde allí donde se realizan todas las

operaciones y controles contables y administrativos.

o Técnicas empleadas

- Observación

- Cuestionarios

- Entrevistas

o Diagnóstico

Después de efectuado el análisis FODA, se puede observar

que el Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con

productos de calidad, suficientes asesores de ventas

integrados e identificados con la organización. Además que

existe una demanda latente que puede obligar a la empresa

a la diversificación de sus productos para cubrir las

exigencias del mercado, así como la automatización para el

mejoramiento de sus controles. Será necesario brindar una

capacitación al personal de ventas para optimizar el servicio

y con ello lograr una ventaja competitiva que minimice el

impacto de la competencia.

o Estrategia

Estudio, reestructuración y seguimiento de los

procesos.

Plan de Capacitación del personal de Ventas

MATRIZ TOWS

Finternos

Fexternos

Fortalezas internas- Equipo integrado de

ventas- Productos de alta calidad- Suficiente personal

Debilidades internas- Personal no capacitado- Falta de capital- Inventario no surtido

Oportunidades externas- Diversificación- Automatización - Demanda latente

Estrategia FO Maxi-maxi- Diversificar los productos,

brindando un servicio personalizado aprovechando la calidad de los productos, la infraestructura y el personal integrado.

Estrategia DO: Mini-maxi- Conseguir un

financiamiento bancario, aprovechando las bajas tasas de interés para dar a conocer la variedad de productos y con ello incrementar nuestra participación en el mercado y satisfacer la demanda latente.

Amenazas externas

- Competencia- Aspectos legales

(aranceles)

Estrategia FA: Maxi-mini- Aprovechar la calidad de

los productos, la fuerza de ventas para ofrecer un producto y servicio que satisfaga las necesidades de los clientes y de esta forma marcar la diferencia con la competencia existente.

- Mantener una actualización constante sobre los cambios en los aspectos legales, para evitar costos innecesarios.

Estrategia DA Mini-mini- Crear un programa de

capacitación y buscar un financiamiento externo que permita que pueda existir un stock suficiente de productos.

o Propuesta de implantación

Después de realizada la planeación para la aplicación de la Auditoría

Administrativa, la presentación de la propuesta técnica y la propuesta de

trabajo, deberá implantarse en un máximo de 6 meses de acuerdo al

plan de trabajo elaborado.

o Conclusiones y recomendaciones

Después de efectuada a la Auditoría Administrativa se reveló que existen

algunas deficiencias en el Departamento de Ventas de la Empresa xx,

por lo cual se recomienda implantar las estrategias antes descritas, para

que con ello se pueda optimizar el desempeño de todas las actividades y

lograr los objetivos establecidos.

- Informe ejecutivo

o Responsable: Licda. Gloria Rodríguez-KPMG

o Período de revisión: 6 Meses

o Objetivos:

General: Determinar si el Depto. De Ventas está

llevando a cabo todas las actividades de acuerdo a los

planes establecidos.

Específicos: Mejorar la eficiencia y el servicio actual a

los clientes.

Lograr una coordinación entre los miembros del Depto.

De Ventas y el resto de los departamentos de la

empresa.

o Alcance: Depto. De Ventas

o Metodología:

1. Planeación:

En esta etapa se analizarán todos los factores y fuentes

de estudio así como el alcance que tendrá la Auditoria

Administrativa. La planeación se divide en dos

informes importantes la propuesta Técnica y la

Propuesta de Trabajo.

2. Instrumentación

3. Examen

4. Informe

5. Propuesta de Implantación

o Síntesis

o Conclusiones

(No se dan recomendaciones)

- Informe de aspectos relevantes

o Diagnóstico preliminar

Después de efectuado el análisis FODA, se puede observar

que el Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con

productos de calidad, suficientes asesores de ventas

integrados e identificados con la organización. Además que

existe una demanda latente que puede obligar a la empresa

a la diversificación de sus productos para cubrir las

exigencias del mercado, así como la automatización para el

mejoramiento de sus controles. Será necesario brindar una

capacitación al personal de ventas para optimizar el servicio

y con ello lograr una ventaja competitiva que minimice el

impacto de la competencia.

o Alcance: Departamento de Ventas

o Alternativas de medición:

Información estadística de ventas

Participación en el mercado

Estudio de los estados financieros para analizar costos-

beneficios.

o Elaboración del informe final

Aspectos revisados Aspectos

relevantes

Comentarios

recibidos

Ventas Si existe personal

suficiente, integrado e

identificado con la

empresa.

El personal necesita

mayor capacitación y

motivación.

Capacitación del

personal

Automatización de los

controles

Después de hacer los tres informes se puede hacer una propuesta.

Constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la

organización ya que constituye el momento de transformar las

propuestas en acciones específicas.

Propuesta de implantación

- Preparación del programa

- Integración de los recursos (Gráfica de Gantt)

- Ejecución del programa (no lleva costo)

V. SEGUIMIENTO

Los expertos regresan después de 6 meses para revisar si se está

ejecutando lo planeado y hacer las observaciones pertinentes. Hasta

Realizar la próxima Auditoría