Metodología de La Auditoría Administrativa
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Metodología de la Auditoría Administrativa
Facilita al auditor, el la identificación y el ordenamiento de la información de:
Hechos
Hallazgos,
Evidencias,
Transacciones,
Situaciones,
Argumento y
Observaciones.
Para el examen, informe y seguimiento
Propósito, acciones y fases de ejecución:
• Conduzcan en forma programada y sistemática.
• Delimitar la profundidad de la revisión y,
• Aplicación de técnicas del análisis administrativo.
1. PLANEACIÓN
Factores: El proceso administrativo, se
incorporan sus etapas y definen funciones de estas; lo que permite un análisis lógico de la organización.
Relación de los elementos específicos que integran y complementan el proceso administrativo. Su relación permite enmarcar su fin y función, y con esto la contribución al proceso en conjunto.
Son los lineamiento de carácter general que forman parte de la aplicación de la auditoria administrativa.
Objetivo, Determinar las acciones que se
deben realizar para instrumentar la auditoria de forma secuencial y ordenada.
PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS
PLANEACIÓNVisiónMisiónObjetivosMetasEstrategiasProcesosProcedimientosProgramas
ORGANIZACIÓNEstructuraDivisión del TrabajoCultura OrganizacionalRecursos HumanosCambio OrganizacionalEstudios AdministrativosInstrumentos Técnicos
AdquisicionesAlmacenesInventariosAsesoría InternaAsesoría ExternaCoordinaciónExportacionesGlobalizaciónImportacionesInformáticaI + DMarketingOperacionesProveedoresProyectos Finanzas ContabilidadServicio al ClienteServicios Generales
DIRECCIÓNLiderazgoComunicaciónMotivaciónGrupos de TrabajoManejo del EstrésConflictos y CrisisTec. de la InformaciónToma de DecisionesCreatividad
CONTROLNaturalezaSistemasNivelesProcesoÁreas de AplicaciónHerramientasCalidad
2. INSTRUMENTACIÓN
Seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se etiman mas viables. De acuerdo a la auditoria, la medición y la supervisión para tener una coordinación efectiva.
2.1 Recopilación de Información, Se enfoca en el registro de
hallazgos y evidencias que haga posible un examen objetivo.
2.2 Técnicas de recolección de información:
Investigación Documental Observación Directa Acceso a redes de información Entrevistas Cuestionarios Cédulas
2.2.1. Investigación Documental
NORMATIVAActa constitutivaLey que ordena la creación de la organizaciónReglamento InternoReglamentación específicaTratados y conveniosDecretos y acuerdosNormas nacionales e internacionales.
MERCADOProductos y serviciosÁreasPoblaciónIngresosFactores LimitantesComportamiento de la DemandaSituación ActualCaracterísticasSituación futura proyectadaComportamiento de la OfertaSituación futura previsibleDeterminación de precios
ADMINISTRATIVAOrganigramasManuales administrativosSistemas de InformaciónCuadros de distribución de trabajo.Estadísticas de trabajoPlantilla de personalSociogramasEstudios de mejoramientoAuditorias administrativas previas.
UBICACIÓN GEOGRÁFICALocalizaciónUbicación espacial internaCaracterísticas del terrenoDistancias y costo de transporteAlternativas de conexión con unidades nuevasJustificación en relación con el tamaño y los proceso
SITUACIÓN ECONÓMICASistema EconómicoNaturaleza y ritmo del desarrollo de la economíaAspectos sociales variables demográficosRelaciones con el exterior
2.2.2 Observación Directa
El auditor responsable debe presidir la observación, comente, discuta su percepción con su equipo. Asegurando el consenso del mismo.
2.2.3 Acceso a redes de Información
Permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, etc.
2.2.4 Entrevista
Reunirse con personas y cuestionarlas para obtener información, al tener contacto y obtener las respuestas, se percibe actitudes y recabar comentarios.
Objeto claro. Concertar previa cita. Clasificar información
obtenida.
2.2.5 Cuestionarios
Preguntas claras y concisas.
Redacción comprensible y fácil respuesta.
Obteniendo información deseada homogenizada.
2.2.6 Cédulas
Captar información de acuerdo al propósito de la auditoría
INSTRUMENTACIÓN
2.3 Medición
Son escalas que garantizan la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, que comprobará la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
2.4 Papeles de Trabajo El auditor realiza su trabajo en registros en
donde se describe las técnicas y procedimientos aplicados, pruebas, información obtenida y conclusiones hechas.
EL auditor incorpora estos documentos al informe de auditoria.
Su contenido debe incluir: El proyecto de auditoria Observaciones Ajustes realizados Lineamientos recibidos en el proceso Reporte de posible irregularidadesNO se debe sobrecargar de referencias, solo consignar tópicos relevantes.
Redactar de forma clara y ordenada.
2.5 Evidencia: Comprobación de hallazgos durante la auditoría Es fundamental para juicios y
conclusiones, pueden ser: Física, inspección u observación directa,
se muestra en fotos, notas Documental, Análisis de documentos;
cartas, contratos, recibos Testimonial, Declaraciones de personas
durante la auditoría Analítica, cálculo, comparaciones de
información.
Para que la evidencia sea útil, debe ser Suficiente, Competente, Relevante y Pertinente
2.6 Supervisión del Trabajo: vigilar las acciones que obedezcan con el objetivo de la auditoría.
La supervisión comprende: Revisión de programa de trabajo Vigilancia del trabajo de los auditores Aclaración oportuna de dudas Control del tiempo invertido Revisión de papeles de trabajo Revisión final, para que estos estén completos
y cumplen el propósito.
Supervisar el trabajo debe contemplar: Reporte de hallazgos(firmados) y los no
firmados revisados por el auditor. Informe con logros y obstáculos encontrados Propuesta de contribuciones y su camino para
implementarlas.
EXAMEN
Consiste en dividir los elementos de la auditoria para conocer la naturaleza, características y origen de estos
Propósito, aplicar técnicas de análisis para lograr los fines, con oportunidad, extensión y profundidad. Para reunir los elementos de decisión óptimos
Procedimiento, es una clasificación e interpretación de hechos, diagnósticos de problemas, elementos para evaluar y racionalizar. Los pasos son:
Conocer lo que se analiza Describir el hecho Descomponerlo Revisarlo críticamente Ordenar cada uno de acuerdo al criterio de clasificación
Un enfoque eficaz, es una actitud interrogativa, con las siguientes preguntas:- Que trabajo hace?- Para que hace?- Quien lo hace?- Como se hace?- Con que hace?- Cuando se hace?
3.3 Técnicas de análisis administrativo
Son instrumentos, que el auditor utiliza para complementar sus observaciones, posibilita:
- Comprobar la ejecución del proceso administrativo (etapas).
- Examinar los resultados de la organización
- Verificar niveles de efectividad
- Conocer el uso de recursos
- Determinar la consistencia en procesos específicos.
Existen varias técnicas de gran apoyo para el auditor como:
Técnicas Organizacionales
Administración por objetivos
Análisis de Sistemas
Análisis de Costo-beneficio
Análisis de estructuras
Análisis de criterio múltiple
Análisis factorial
Análisis FODA
Análisis marginal
Árbol de decisiones
Auto evaluación
Benchmarking
Control total de la calidad
Desarrollo Organizacional.
Diagrama de afinidad
Diagrama de causa y efecto
Diagrama de relaciones
Empowerment
Ergonomía
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Inteligencia Emocional
Reingeniería organizacional
Reorganización
Técnica Delphi
Teoría de las restricciones
Teoría de la atribución
Diseño del título y del contenido con SmartArt
Título del paso 1• Descripción de la
tarea• Descripción de la
tarea• Descripción de la
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Título del paso 2• Descripción de la
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Título del paso 3• Descripción de la
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