ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FUNCIONARIOS DE ......05/11/2019 TALLER / SEMINARIO: EL MODELO ESTANDAR DE...

05/11/2019

TALLER / SEMINARIO: EL MODELO

ESTANDAR DE CONTROL INTERNO –MECI- Y

LA NORMA TECNICA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD –NTC GP 1000-2004-ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FUNCIONARIOS DE MANEJO

ACOLFUMAN

HÉCTOR JULIO GARZÓN VIVASEconomista Industrial

Magister en economía

[email protected]

HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista Industrial /

Magister en Economía

05/11/2019

CONTENIDO

◼ MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005◼ Marco técnico y conceptual

◼ Fundamentos legales

◼ Principios del MECI

◼ Subsistemas

◼ Componentes

◼ Elementos

◼ Pautas generales de implementación

◼ NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP 1000:2004 ◼ Marco técnico y conceptual

◼ Fundamentos legales

◼ Principios de la norma técnica

◼ La norma técnica

◼ Elementos para su implementación

preguntasHECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista

Industrial / Magister en Economía

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OBJETIVO

◼ Introducir al SGC y al MECI como

herramientas que conduzcan al control y al

mejoramiento continuo de las instituciones

del Estado al servicio del ciudadano.

HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista


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MECI 1000:2005 – MARCO TECNICO Y

CONCEPTUAL

◼ Cambios en las teorías administrativas especialmente en materia de

control. Énfasis en lo preventivo, administración del riesgo:

MODELO

CADBURY

(UK)

MODELO

COCO

(CANADA)

MODELO

AUSTRALIANO

MODELO

COSO

(USA)

SISTEMA DE

CONTROL

INTERNO COL

LEY 87/93



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CONCEPTUAL

◼ ANTES DE 1993

◼ Practica exterior

◼ Supervisión

◼ Castigo

◼ Control previo

◼ Control Policivo

◼ A cargo de otros

◼ DESPUES DE 1993

◼ Basado en procesos

◼ Autocontrol

◼ Proactivo

◼ En tiempo real

◼ Participativo -

consultivo



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CONCEPTUAL

◼ Articulo 1º. Ley 87/93: Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

◼ El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.



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MECI – FUNDAMENTOS LEGALES



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MECI - PRINCIPIOS

Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan,

integran, complementan y desarrollan dentro de los

principios constitucionales.



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MECI - PRINCIPIOS

Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno:

a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

b) Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

c) Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.



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MECI - SUBSISTEMAS

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad Pública.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.

3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública.

1. CONTROL

ESTRATEGICO

2. CONTROL DE

GESTION

3. CONTROL DE

EVALUACIÓN

MECI



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MECI - COMPONENTES

◼ Componentes

COMPONENTES ELEMENTOS

•ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS

ÉTICOS.

•DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.

•ESTILO DE DIRECCIÓN.

SIS

TE

MA

DE

CO

NT

RO

L I

NT

ER

NO

1. SUBSISTEMA DE

CONTROL

ESTRATÉGICO

2. SUBSISTEMA DE

CONTROL DE

GESTIÓN

3. SUBSISTEMA DE

CONTROL DE

EVALUACIÓN

1.1. AMBIENTE DE

CONTROL.

1.2.

DIRECCIONAMIENT

O ESTRATÉGICO.

1.3.

ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS.

2.1. ACTIVIDADES

DE CONTROL.

2.2. INFORMACIÓN.

2.3.

COMUNICACIÓN

PÚBLICA.

3.1.

AUTOEVALUACIÓN.

3.2. EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE.

3.3. PLANES DE

MEJORAMIENTO.

•PLANES Y PROGRAMAS.

•MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS.

•ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

•CONTEXTO ESTRATÉGICO.

•IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.

•ANÁLISIS DE RIESGOS.

•VALORACIÓN DE RIESGOS.

•POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.

•POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

•PROCEDIMIENTOS.

•CONTROLES.

•INDICADORES.

•MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

•INFORMACIÓN PRIMARIA.

•INFORMACIÓN SECUNDARIA.

•SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

•COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL.

•COMUNICACIÓN INFORMATIVA.

•MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

•AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL

•AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.

• EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO.

•AUDITORÍA INTERNA.

•PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL.

•PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL.

•PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

SUBSISTEMAS

PLA

N G

EN

ER

AL

DE IM

PLE

MEN

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METO

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PLE

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MECI - COMPONENTES



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MECI - ELEMENTOS



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MECI - IMPLEMENTACIÓN

◼ NUMERAL 6. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE

CONTROL INTERNO.

◼ La Entidad Pública debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de este Modelo Estándar. Para ello la Entidad deberá surtir las siguientes etapas y actividades.

◼ MANUAL_IMPLEMENTACION.pdf



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MECI: Implementación

6.2 DISEÑO E

IMPLEMENTACIÓN

DEL SCI

6.3 EVALUACIÓN

DE LA

IMPLEMENTACIÓN

6.4 NORMOGRAMA

6.1 PLANEACIÓN

DEL DISEÑO E

IMPLEMENTACIÓN



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MECI: Implementación 6.1

◼ 6.1 ETAPA 1: Planeación al Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno.

◼ Establecer el Compromiso de la Alta Dirección.

◼ Definir la Organización del Equipo de Trabajo.

◼ Definir los diferentes niveles de implementación o Ajuste del Sistema de Control Interno actual en términos del Modelo Estándar de Control Interno.

◼ Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseño e Implementación.

◼ Definir Normas de Funcionamiento.

◼ Definir Actividades de desarrollo e implementación.

◼ Asignar Responsabilidades.

◼ Definir Cronograma de Actividades.

◼ Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementación.

◼ Llevar a cabo la Capacitación del Grupo de Trabajo.

◼ Realizar Socialización a directivos de la Entidad.

6 HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista


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◼ 6.2 ETAPA 2: Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno.

◼ Para el Diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno se deberá llevar a cabo una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la Entidad Pública y definir la actividad y responsables del diseño, ajuste o implementación utilizando para ello la metodología, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP.

6 HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista


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◼ 6.3. ETAPA 3: Evaluación a la implementación

del Modelo Estándar de Control Interno.

◼ La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría

Interna o quien haga sus veces en la Entidad

Pública, llevará a cabo una evaluación permanente a

los procesos de diseño, desarrollo e implementación

del Modelo de Control Interno, garantizando con ello

la efectividad del Sistema de Control Interno de la

Entidad.

6HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS - Economista


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◼ 6.4. ETAPA 4: Normograma Sistema de Control Interno

La Entidad Pública a fin de garantizar el control de cumplimiento, deberá elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno, el cumplimiento y todas y cada una de dichas normas.

◼ CONTENIDO

RESOLUCIONES

- ACUERDOS

DECRETOS

LEYES

CONSTITUCIÓN

POLITICA



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NTCGP 1000:2004 – MARCO TÉCNICO Y

CONCEPTUAL

Organización Internacional para la estandarización,federación mundial fundada en 1947, parapromover el desarrollo de normasinternacionales relacionadas con manufactura,comercio, servicios y organismos denormalización de más de 138 países.

La estandarización se convierte en una necesidadpara enfrentar el mundo globalizado.



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NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y

conceptual

Familia de normas que han sido elaboradas

por la ISO con el fin de asistir a las

organizaciones de todo tipo y tamaño, en

la implantación y operación de “sistemas

de gestión de la calidad” eficaces.



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conceptual

La familia de normas ISO 9000:2000 está constituida

por tres normas básicas, complementadas por

otros documentos

◼ ISO 9000: Sistemas de gestión de calidad –

fundamentos y vocabulario

◼ ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad –

Requisitos

◼ ISO 9004: Sistemas de gestión de la calidad –

Directrices para la mejora del desempeño



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conceptual

QUÉ ES CALIDAD???

◼ CALIDAD: Grado en que un conjunto de

características inherentes cumplen con

los requisitos.



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conceptual

◼ El sector público colombiano no es ajeno a esta necesidad.

◼ Para responder a las exigencias se emiten una serie de normas y directrices para lograr implementar los SGC. Haciendo unas adecuaciones especiales.

◼ Articulo 1o. de la Ley 872 de 2003. “Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”



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NTC GP – 1000 : 2004 FUNDAMENTOS LEGALES



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NTC GP 1000-2004 PRINCIPIOS

a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

c) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.

d) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.



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NTC GP 1000-2004 principios

e) Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

f) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.

g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

i) Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

j) Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social.



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NTC GP 1000:2004 LA NORMA TÉCNICA

CONTENIDO DE LA NORMA TÉCNICA

0- Introducción

1- Generalidades

- Principios de la Gestión de la Calidad

- Compatibilidad con otros sistemas: MECI; Sisteda

2- Objetivos y campos de aplicación

3- Términos y definiciones

4- El sistema de Gestión de la Calidad

5- Responsabilidad de la Dirección

6- Gestión de los recursos

7- Realización del producto y/o prestación del servicio

8- Medición, análisis y mejora



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NTC GP 1000:2004 IMPLEMENTACIÓN



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NTC GP 1000:2004 IMPLEMENTACIÓN

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la

ley 872 de 2003 , las entidades deben

como mínimo:



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NTC GP 1000:2004 implementación a)

a) Identificar cuáles son sus usuarios,

destinatarios o beneficiarios de los servicios

que presta o de las funciones que cumple;

los proveedores de insumos para su

funcionamiento; y determinar claramente su

estructura interna, sus empleados y

principales funciones;

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación b)

b) Obtener información de los usuarios,

destinatarios o beneficiarios acerca de las

necesidades y expectativas relacionadas con

la prestación de los servicios o cumplimiento

de las funciones a cargo de la entidad, y la

calidad de los mismos;

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación c)

c) Identificar y priorizar aquellos procesos

estratégicos y críticos de la entidad que

resulten determinantes de la calidad en la

función que les ha sido asignada, su

secuencia e interacción, con base en criterios

técnicos previamente definidos por el

Sistema explícitamente en cada entidad.

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación d)

d) Determinar los criterios y métodos

necesarios para asegurar que estos procesos

sean eficaces tanto en su operación como en

su control;

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación e)

e) Identificar y diseñar, con la participación de los

servidores públicos que intervienen en cada uno de

los procesos y actividades, los puntos de control

sobre los riesgos de mayor probabilidad de

ocurrencia o que generen un impacto considerable

en la satisfacción de las necesidades y expectativas

de calidad de los usuarios o destinatarios, en las

materias y funciones que le competen a cada

entidad;

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación f)

f) Documentar y describir de forma clara,

completa y operativa, los procesos

identificados en los literales anteriores,

incluyendo todos los puntos de control. Solo

se debe documentar aquello que contribuya a

garantizar la calidad del servicio;

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación g)

g) Ejecutar los procesos propios de cada

entidad de acuerdo con los procedimientos

documentados;

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación h)

h) Realizar el seguimiento, el análisis y la

medición de estos procesos;

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación i)

i) Implementar las acciones necesarias para

alcanzar los resultados planificados y la

mejora continua de estos procesos.

Implementación



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NTC GP 1000:2004 implementación – Ciclo

P-H-V-A

De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como:

◼ Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad.

◼ Hacer: Implementar los procesos.

◼ Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.

◼ Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

PLANEAR

VERIFICAR

ACTUAR

HACER



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NTC GP 1000:2004 implementación – Enfoque de

proceso - medición

INSUMOS PROCESO PRODUCTO CLIENTE

Eficiencia Eficacia Efectividad

contenido



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PREGUNTAS?

◼ Qué obtuvo?

◼ Para qué le sirve?

◼ Cómo anda su entidad?



05/11/2019

◼GRACIAS…

◼POR SU PARTICIPACIÓN!!!!



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