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Manual de Publicaciones

Índice Validado Guatemala

Introducción I. Parte: Procesos I.1. Selección de tema I.2. Revisión e impresión I.3. Recepción de publicaciones I.4. Distribución de publicaciones II.4.1. Impresas II.4.2. Electrónicas / digital I.5. Indicaciones para autor

II. Parte: Especificaciones técnicas II.1. Boletín Momento

II.1.1. Portada II.1.2. Contraportada. II.1.3. Interiores II.1.4. Especificaciones técnicas

II.2. Revista ASIES II.2.1. Portada II.2.2. Contraportada II.2.3. Interiores II.2.4. Contenido II.2.5. Especificaciones técnicas

II.3. Memorias e investigación (encuestas, propuestas, etc) II.3.1. Portada. II.3.2. Contraportada II.3.3. Interiores II.3.4. Contenido II.3.5. Especificaciones técnicas

II.4. Policy Brief o Infografías II.4.1. Especificaciones técnicas

II.5. Revista electrónica II.5.1. Portada II.5.2. Contraportada II.5.3. Interiores II.5.4. Contenido. II.5.5. Especificaciones técnicas

II.6. Créditos

III. Parte: Otros III.1. Redacción III.2. Política de autoría y propiedad intelectual Anexo 1. Formulario para subir documentos electrónicos

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Introducción

La Asociación de Investigación y Estudios Sociales, ASIES, es un Centro de Pensamiento de expertos multidisciplinarios que realiza ejercicios de reflexión intelectual y análisis de coyuntura y propone la adopción de políticas sobre asuntos estratégicos de temas políticos, económicos y sociales del país. ASIES cuenta con diversas publicaciones desarrolladas para dar conocer diversas investigaciones, estudios, artículos, propuestas, encuestas y otros documentos, que le permiten presentar información acerca de la coyuntura del país en el ámbito económico, político, social y medio ambiente. Las diversas publicaciones que se editan varían según su contenido, secuencia y públicos a los cuales se dirigen. Dichas publicaciones son Boletín Momento, Revista ASIES, memorias, investigaciones, revista electrónica Actualidad Política, así como análisis de los resultados de trabajo de campo. Algunas publicaciones son acompañadas de un Policy Brief. Las publicaciones se presentan impresas y electrónicas. El presente manual tiene como objetivo unificar los criterios básicos que permitan dar una identidad y orden a las diversas publicaciones, así como garantizar los procesos necesarios para que dichas publicaciones puedan ser asequibles a sus diversos públicos. En la primera parte del manual se indican los pasos que deben seguirse en el proceso del desarrollo de una publicación; en la segunda parte se señalan las especificaciones de imagen e aspectos técnicos para su elaboración; en la tercera parte se dan a conocer generalidades para la redacción de las publicaciones, derechos de autoría y propiedad intelectual.

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Manual de Publicaciones

Una publicación es todo aquel documento que se elabora con una determinada información que es respaldada por la institución, en la cual se presentan contenidos acerca de la coyuntura del país en el ámbito económico, político, social y de medio ambiente. Este material se vincula con los diferentes proyectos ejecutados por las áreas de trabajo, los cuales buscan trasladar un conocimiento específico a un público especializado o general. Desde la fundación de ASIES se elaboran varias publicaciones clasificadas según su contenido y secuencia: 1. Boletín Momento: focalizado en un tema específico de cualquiera de las áreas de trabajo

de la Asociación. La difusión impresa es masiva para un público general. Se realizan de 5 a 6 ejemplares impresos al año, o sea un boletín por cada área de trabajo.

2. Revista ASIES: dedicada a un tema específico de las áreas de trabajo de la Asociación.

Su difusión impresa es para un público selecto vinculado al tema desarrollado. Se realizan 4 ejemplares al año.

3. Memorias: recogen la transcripción de una actividad realizada, con el objeto de darle difusión impresa dentro de un público selecto, vinculado al tema desarrollado. Esta publicación se realiza únicamente cuando se considera pertinente en relación al tema y presupuesto.

4. Investigación: publicación dedicada a un tema específico. Su difusión es para un público selecto vinculado al tema desarrollado.

5. Infografías y/o Policy Brief: síntesis del contenido de una investigación con el objetivo de informar de manera efectiva a un público general, complementada con dibujos, gráficos, esquemas, estadísticas y cuadros.

6. Revista electrónica Actualidad Política: publicación específica que incluye un mínimo de tres y un máximo de cinco artículos de temas de actualidad nacional, para una difusión electrónica para académicos del área económica, social, política y educativa. Esta publicación contribuye al estudio y reflexión de la coyuntura política, económica y social de Guatemala. La revista Actualidad Política es una publicación cuatrimestral.

El desarrollo de las diferentes publicaciones requiere de un proceso y especificaciones técnicas que le permiten dar orientaciones para una buena ejecución y aceptación de la material.

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I Parte Procesos En esta primera parte del manual se describen los pasos a seguir para la elaboración de toda publicación. También se determina quién es el responsable de la selección del tema, revisión e impresión del documento, recepción y distribución de publicaciones.

I.1. Selección de tema

I.2. Revisión e impresión de publicaciones

Puesto Responsable Paso Actividad

Secretaria Ejecutiva 1 Asignación de tema y autor

Autor 2

Por correo electrónico y en forma impresa, envía para la primera la corrección de estilo, el texto escrito en word, Arial 11, 1 ½ espacio entre líneas (ver punto I.5 de este manual)

Encargada Publicaciones

3 Realiza la primera revisión de estilo en tiempo definido, según extensión y legibilidad del texto

4 El corrector de estilo devuelve la primera revisión para que el autor incorpore los comentarios de redacción, ortografía, claridad, orden

Autor

5 Incorpora las observaciones entregadas por el corrector del estilo

6 Devuelve el texto al corrector de estilo para cotejar la incorporación de las observaciones indicadas en la primera revisión.

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Junto con la segunda revisión del documento, debe señalar el material (información) de la portada, contraportada, créditos. Ver Especificaciones técnicas de este manual.

Puesto Responsable Paso Actividad

Secretaria Ejecutiva 1 Sugiere el departamento responsable para desarrollar un tema de investigación según el plan de trabajo anual.

Coordinadores 2 Evalúan con el equipo el tema a desarrollar, designan al autor y plantean el tema a la Secretaria Ejecutiva

Secretaria Ejecutiva 3 Autoriza el tema de investigación e informa al encargado de publicaciones y administración

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Encargada Publicaciones

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Realiza la segunda revisión; coteja, chequea y traslada las observaciones sobre la información de portada, contraportada, créditos; incorpora la ficha Catalográfica conforme Reglas ALA y Macrotesauro OCDE ; revisa la bibliografía según Manual APA.

9 Devuelve el corrector de estilo la segunda revisión para que el autor incorpore los comentarios respectivos.

Autor 10 Incorpora las observaciones entregadas por el corrector del estilo

Autor 11 Devuelve al corrector de estilo para la tercera revisión para cotejar la incorporación de los comentarios indicados en la segunda revisión.

Encargada Publicaciones

12 Coteja las observaciones incorporadas y da el Vo.Bo. para diagramación

13 Traslada el archivo para iniciar el proceso de diagramación, indica las especificaciones para el diagramador

Administración

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Traslada al diagramador el archivo enviado por encargada de publicaciones, indica las especificaciones del documento, ver anexo IV.1 (Define tiempo de entrega)

15 Solicita el ISBN a la Gremial de Editores ; traslada el código de barras y número al diagramador

Diagramador 16 Recibe el documento con las especificaciones de diseño del documento

17 Entrega directamente al encargado (a) de publicaciones el material diagramado, incluye propuesta de carátulas (impreso)

Encargada Publicaciones 18

Recibe el material diagramado para la tercera revisión de estilo: estética, elementos de edición, formato, uniformidad, cuadros, gráficas. Coteja con borradores entregados en el proceso antes descrito.

19 Remite al diagramador el material con las observaciones correspondientes

Administración 20

Traslada al diagramador el dato de ISBN para que lo incorpore en el documento (este paso del proceso se realiza si el documento requiere de ISBN)

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I.3. Recepción de publicaciones

Puesto Responsable Paso Actividad

Recepción administración

1 Recibe las publicaciones el encargado de recepción mediante nota de envío numerada por el proveedor

2 Sella y firma la nota de envío. Verifica la cantidad de paquetes o cajas que está recibiendo.

3 Entrega a Directora Administrativa la boleta de envío para Vo.Bo. previo al ingreso de las publicaciones en la bodega.

Administradora 4 Revisa y coteja el material solicitado al proveedor con el que entrega

Diagramador

21 Incorpora las observaciones entregadas por el corrector del estilo

22 Traslada la versión final diagramada para que Administración autorice la impresión.

Administración

23 Traslada el material diagramado al autor y corrector de estilo para una última revisión antes de enviar a imprenta.

24 Cotiza costo de imprenta, incluido el de muestras de la publicación .También de impresión láser portada, color total (95% aprox. placa final)

Encargada Publicaciones 25

Autoriza la impresión del documento, y envía electrónicamente su Vo.Bo. a la Administración; si la impresión no es autorizada, se repiten los pasos 18, 20 y 21del presente proceso

Administración 26 Envía a imprenta. Define tiempo de entrega.

Imprenta 27 Impresión

Administración Y Encargada de publicaciones

28 Revisan la impresión por medio de dos ejemplares de prueba (muestras) de la publicación.

Encargada Publicaciones 29 Autoriza la impresión total de las publicaciones.

Administración

30 Recibe y almacena el material

31 Distribuye las publicaciones ver con comunicación.

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I.4. Distribución de publicaciones I.4.1. Impresas

Puesto Responsable Paso Actividad

Interesado 1 Solicita a la administración los documentos que necesite e indica cantidad, destino s y fecha en que los necesita.

Administradora 2 Revisa, autoriza y traslada la solicitud para preparar la entrega de las publicaciones.

Encargado bodega de publicaciones

3 Prepara las publicaciones autorizadas y las entrega en la fecha en requerida.

Interesado 4 Recibe las publicaciones, las coteja con el material autorizado y firma boleta de recibido.

Encargado bodega de publicaciones

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Después de entregada la publicación, los datos de la boleta son ingresados a la hoja electrónica de inventario para descargar el material y actualizar el inventario

I.4.2 Electrónica – digital

Puesto Responsable Paso Actividad

Administradora 1 Traslada la versión digital al autor.

Autor

2 Rellena el formulario para solicitar subir el material a la página web.

3

Traslada al administrador de la biblioteca virtual (Centro de Documentación) el documento (versión digital en PDF y foto de portada)y el formulario respectivo. Ver anexo 1

Encargado bodega de publicaciones

5 Las cajas o paquetes son ingresados a bodega de publicaciones con la respectiva nota de envío para verificar otra vez la cantidad recibida.

6

Ingresa al inventario (hoja electrónica en excel) la información de la publicación, título del documento, código, fecha de ingreso, número de boleta de envío, cantidad recibida, nombre del proveedor.

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Encargado de Centro de Documentación

4 Recibe el formulario y material (versión digital y foto de portada), lo revisa y sube a la biblioteca virtual.

5

Traslada al administrador de la página web el formulario de la nueva adquisición (portada del documento) para colocar en nuevas publicaciones.

Coordinador de comunicación – Administrador web

6 Recibe, revisa y sube la información solicitada con la respectiva imagen.

Administrador web 7 Informa al coordinador de comunicación de la información, quien traslada la información para divulgar en las redes sociales.

Administrador redes sociales

8 Recibe, revisa y sube la información solicitada con la respectiva imagen en las redes sociales.

I.5. Indicaciones para autor

Cuando ha sido aprobado el tema a desarrollar, el autor procede a recopilar el material

necesario para realizar el estudio, que entregará de acuerdo a la planificación de fechas

acordadas en reunión con su coordinador, la encargada de publicaciones y administración. A

efecto de iniciar el proceso de edición, al completar el documento debe enviarlo por correo

electrónico al departamento de Administración y a la encargada de publicaciones y entregarlo

en forma impresa a este último- El documento debe cumplir con las siguientes

especificaciones:

Utilizar una hoja tamaño bond carta, letra arial tamaño 11, texto entrelineado de espacio y

medio.

Respecto a la extensión de páginas en un paquete del sistema operativo de office (word),

considerar:

a. Boletín Momento: prever 16-18 páginas en Word para un boletín de 12 páginas. Para

uno de 16 páginas prever 20-22 páginas en Word, incluyendo gráficas y cuadros.

b. Revista ASIES: prever 70-100 páginas para un documento de 80 páginas en Word,

incluyendo gráficas y cuadros.

c. Memoria e investigaciones: extensión libre de páginas según se considere pertinente,

incluidos gráficas y cuadros.

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d. Infografías y/o Policy Brief: debe tener una extensión mínima de media página y un

máximo de tres, incluyendo gráficas y cuadros.

e. Revista Actualidad Política: prever entre 10-12 páginas en Word con gráficas y

cuadros.

En una hoja adicional debe trasladar la siguiente información para trabajar la portada y

contraportada del documento, así como los interiores de carátula falsa.

o Título

o Sub título o frases de contenido

o Logos de patrocinadores (preguntar en Administración o Secretaria Ejecutiva)

o Créditos (ver punto II.6 de este manual)

o Imagen o las ideas para realizar la propuesta de portada indicar lo que requiere

(Esto aplica para el boletín, investigaciones, memorias e infografías y/o Policy

Brief).

o Sugerir colores para las portadas a full color. (Esto aplica para las investigaciones,

memorias e infografías y/o Policy Brief).

Todas las publicaciones se deben regir por las especificaciones técnicas para la

diagramación, así como por las indicaciones para portada, contraportada, interiores y

contenido. Esta información se desarrolla en la segunda parte del manual.

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II Parte Especificaciones técnicas

Las diversas publicaciones tienen especificaciones diferentes las cuales se pueden verificar en cada tipo de documento. A continuación se presenta la información e imagen que deben llevar todas las publicaciones de manera homogénea y los detalles técnicos de cada publicación. Al final del capítulo se establecen los créditos que se deben incluir en cada publicación. La información e imagen institucional de los documentos se definen según el tipo de documento:

II.1. Boletín momento

II.1.1 Portada

o Logo ASIES y entidad que auspicia la publicación. o Año secuencial, número y año de edición. o Número de publicación al centro en la parte inferior. o Serie en un inserto del lado izquierdo. o Nombre del boletín al centro. o Diseño de gráfica o imagen central aprobado por autor y consejo editorial.

II.1.2 Contraportada

o Datos institucionales ASIES (logo de ASIES, nombre y redes sociales). o Porte pagado.

II.1.3 Interiores

o En el retiro de la portada (Un momento por favor, créditos ver punto II.6 de este manual).

o Logo de ASIES en la parte inferior de la página lado derecho página par, e izquierdo página par. En la parte superior del lado derecho No. de página e izquierdo palabra Momento.

Portada contraportada

Interiores

II.1.4 Cuadro especificaciones técnicas Boletín

Momento

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II.2. Revista ASIES

II.2.1 Portada

o Logo ASIES en la parte superior. o Logo(s) de la institución que auspicia la publicación (ver inciso No. 2 del manual de

identidad). o Número de publicación y año. o Nombre de la revista al centro.

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II.2.2 Contraportada

o Datos institucionales ASIES (logo y nombre de ASIES, apartado postal). o Código de barras del ISBN. o Porte pagado. o En el retiro de la contraportada se coloca la información institucional.

II.2.3 Interiores

o En el retiro de la portada (Ficha catalográfica, No. ISBN, créditos ver punto II.6 de este manual).

o Nombre de ASIES en la parte superior de la página lado derecho página par.

II.2.4 Contenido

- Portada falsa - Índice - Introducción - Contenido - Bibliografía - Anexos

Portada Contraportada

Interiores

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II.2.5. Cuadro especificaciones técnicas Revista ASIES

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II.3. Memorias e investigación (resultados encuestas, propuestas, etc)

II.3.1. Portada

o Logo ASIES en la parte superior. o Logo(s) de la institución que auspicia la publicación (ver inciso No. 2 del manual de

identidad). o Nombre del documento. o Año en que se publica. o Diseño de gráfica o imagen central aprobada por autor y consejo editorial. o Cintillo de identificación por departamento.

II.3.2. Contraportada

o Código de barras del ISBN.

II.3.3. Interiores

o En el retiro de la portada (Ficha catalográfica, No. ISBN, créditos, ver punto II.6 de este manual).

o Nombre de ASIES en la parte superior de la página lado derecho página par, y en la página impar en la parte superior izquierdo se coloca título del documento.

II.3.4. Contenido

- Portada falsa - Presentación - Créditos - Introducción - Índice - Contenido - Siglas - Bibliografía

- Anexos

Portada

Contraportada Interiores

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II.3.5. Cuadro especificaciones Memorias e investigación

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II.4. Infografías y/o Policy Brief

o Logo ASIES en la parte superior. o Logo(s) de la institución que auspicia la publicación (ver inciso No. 2 del manual de

identidad). o Nombre del documento. o Año en que se publica. o Nombre departamento / autor. o No. de página en la parte inferior.

Contenido

Se sugiere en cada punto del contenido el porcentaje de información a trasladar.1

o Resumen ejecutivo (10%) o Introducción (10-15%) o Metodología (5-10%) o Resultados y conclusiones (30%) o Implicaciones o recomendaciones (30%) o Referencias y recursos útiles (10%)

1 Stephard Kelly (29 mayo 2014). Comunicándonos con audiencias políticas (presentación ppt), IDS Institute

Development Studies.

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II.4.1 Cuadro especificaciones Infografías y/o Policy Brief

II.5. Revista electrónica “Actualidad política”

II.5.1 Portada

o Logo ASIES y de la institución que auspicia la publicación en la parte inferior ver inciso No. 2 de este manual.

o Nombre del documento en la parte superior. o Número, mes y año de publicación en una columna al centro del documento. o Contenido de la publicación en una columna paralela a la información del No. mes y

año del documento.

II.5.2. Interiores

o En el retiro de la portada (Créditos ver punto II.6 de este manual). o Nombre de ASIES en la parte superior de la página lado derecho página, en el lado

izquierdo colocar un vínculo para retornar al índice.

II.5.3 Contenido

- Portada falsa - Créditos - Índice - Editorial - Contenido de los artículos (cada artículo incluye: introducción, cuerpo del trabajo,

recomendaciones o conclusiones, bibliografía, anexos)

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Portada Interiores

II.5.4 Cuadro de especificaciones técnicas Revista actualidad política

Medida 8.50 x 11 de pulgada

Formato carta

Tipo de papel Versión electrónica

Tipo de letra o font garamond

Tamaño de letra 14

Interlineado 16 puntos

Diseño de interiores 1 columna, utilizando gráficos, estadísticas o cuadros

Color de páginas interiores

negro

Páginas estimadas 40 - 45

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II.6. Créditos

Los créditos es la información que se divulga sobre las especificaciones editoriales de la publicación. Esta se coloca en la contra portada de las publicaciones y deben incluir lo siguiente:

Datos generales: o Nombre de Asociación. o Departamento. o Autor. o Nombre de documento, país, ASIES año.

No. De páginas y tamaño.

No. De ISBN.

Ficha Catalográfica.

Datos de quién pública (ASIES): o Nombre de ASIES. o Dirección, apartado postal. o Teléfono Fax. o Web Correo institucional.

Nombres: o Autor. o Equipo de investigación o Revisión de estilo. o Diseño de portada / Diagramación. o Impresión.

Créditos de las instituciones que auspician el documento (seguir indicaciones de las entidades donantes).

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III. Parte: Otros

III.1. Redacción

Para la redacción de los documentos institucionales deben considerar lo siguiente: Redactar consiste en escribir las ideas de manera ordenada, precisa, fluida e interesante. Desde la parte introductoria hasta la conclusión, es necesaria la continuidad de las palabras, la coherencia de conceptos y el buen desarrollo temático. Las ideas deben comunicarse con claridad y racionalidad. El lenguaje complejo dificulta la comprensión, mientras que una redacción concisa facilita la transmisión del mensaje. Deben evitarse la redundancia, la palabrería y la extensión de las oraciones y los párrafos. Advertir las contradicciones, las omisiones, las irrelevancias. La descripción breve y directa y el estilo atractivo reflejará el tono apropiado que denotará el interés en los hallazgos y datos, y logrará que el mensaje impacte al lector con fuerza y pertinencia. El escritor debe evitar el abuso de la voz pasiva. Y practicar el uso del lenguaje positivo dado que es preferible afirmar en vez de negar. La escritura profesional requiere la revisión de la ortografía, la gramática y la redacción de lo escrito. Y la consulta de obras de referencia que amplíen el significado de términos usados. Un texto equilibrado y objetivo debe desarrollarse a partir de un esquema o borrador y puede apreciarse mediante la re-lectura en voz alta. Asimismo, es conveniente someter la lectura del texto a la opinión de un colega

Para ampliar información consultar:

Albizúrez Palma, F. (2006). Manual de comunicación lingüística (3ª ed.). Guatemala:

Universidad de San Carlos de Guatemala. Colección Monografías.

American Psychological Association (2010). Cualidades de la redacción. En Manual de

Publicaciones. (3ª ed.). México: Autor. pp. 65-70.

Real Academia Española (2001). Diccionario de la Lengua Española (22ª ed.). (2 vols.).

Madrid, España: Espasa. (Disponible en www.rae.es).

Vivaldi, G. (1986). Curso de redacción (20ª ed.). Madrid: Paraninfo. pp. 125-128.

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II.2. Política de autoría y propiedad intelectual

Toda persona que realice una investigación, ensayo, boletín, artículo o material de interés cede a ASIES

los derechos para su respectiva publicación, asumiendo el autor(a) la exclusiva responsabilidad por los

reclamos de cualquier naturaleza que pudieran efectuar terceros respecto a la información del

contenido o cualquier otra causa sobre el texto. Todo autor cede los derechos de publicación del

trabajo realizado a ASIES, quien dará los créditos correspondientes.

Para garantizar el resguardo de propiedad intelectual del material de investigación se registran en la

Gremial de Editores el ISBN (International Standar Booking Number) y código de barras. La información

que se registra, es nombre de la publicación, autores, tipo de publicación, tema, material de impresión

(tipo de papel, color, gramaje, tamaño ancho y alto), cantidad de ejemplares, costo y traducciones.

Las publicaciones que se registran son revistas ASIES, investigaciones y memorias.

El trámite de ISBN lo realiza el departamento de administración con el aval de la persona que revisa la

edición de la publicación. Al tener la autorización de la Gremial de Editores se informa al diagramador

para que pueda bajar la información y colocar en la publicación.

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Anexos 1. Formulario para subir material virtual