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Bogotá, agosto 28 de 2020 Señores: ASAMBLEA GENERAL CONJUNTO PARQUE CENTRAL BAVARIA PH Bogotá Asunto: Informe de Revisoría Fiscal del año 2019. Estimados Señores: Adjunto me permito remitirles el informe de los temas más importantes, abordados por revisoría fiscal en PARQUE CENTRAL BAVARIA PROPIEDAD HORIZONTAL, los cuales de resumen en el siguiente contenido: 1. Pruebas efectuadas al sistema de control interno 2. Revisión operaciones de la entidad 3. Observaciones y recomendaciones necesarias para el fortalecimiento de los

procedimientos de control interno. Cordialmente, (Original Firmado) SERGIO FERREIRA VARGAS Revisor Fiscal Principal designado por Gálvez & Garrido Grupo Gerencial S.A.S T.P. 82302-T Copia: Administración - Archivo

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INFORME DE REVISORIA FISCAL AL CORTE DICIEMBRE 31 DE 2019

En las visitas presenciales realizadas a la administración, conforme a nuestro plan de auditoria y cronograma de trabajo, se efectuó revisión a los procedimientos de control interno, en los siguientes campos:

Consideraciones generales en la aplicación de la NIIF PYMES

Conciliaciones Bancarias

Contratos

Impuestos

Arqueos de dineros.

Egresos

Información financiera.

Instalaciones. A continuación, nuestras principales observaciones: INFORMACION FINANCIERA

Alcance de la evaluación En forma mensual se han sometido a revisión y depuración de la totalidad de los rubros contables observados en libros de contabilidad. Hechos observados El principal problema que presenta la contabilidad de la copropiedad, es que fue reconstruida y se arrastran saldos que no han tenido el seguimiento adecuado.

En la contabilidad del componente Manzana 2 y Parqueaderos públicos, no se realizó la debida depuración y persisten saldos materiales, que no son claros para Administración.

Manzana 2 presenta un registro contable del año 2017, en donde afecta la cuenta del Activo consignaciones por identificar contra la cuenta del Pasivo Consignaciones por identificar Niif por valor de $268.193.314, utilizando los registros contables realizados en el documento NA 24, sin especificar, fechas, ni valores individuales. Esto causa salvedad en Dictamen.

Parqueadero Publico, presenta registro contable del año 2016 en el documento contable AN 5, donde realizan el mismo proceso por valor de $134.033.824. Esto causa salvedad en Dictamen.

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En el programa de contabilidad, los componentes, se encuentran configurados como empresas independientes y la suma de los registros contables generados en cada una de esas empresas conforman la contabilidad del Conjunto Parque Central Bavaria PH. Esta manera de registrar la contabilidad trae como consecuencia, complicaciones adicionales a las normales para realizar la consolidación de la información como una sola entidad. Al cierre del periodo contable 2019 los libros de contabilidad, reflejan un saldo negativo en el activo por valor de $372.577.547 millones en la cuenta 1380 de cruce con los componentes por estar pendientes traslados a la central. Dichos traslados se han hecho en el año 2020. Recomendamos la implementación de políticas NIIF, acorde a la estructura financiera de la propiedad horizontal parque central Bavaria. El manual de políticas existente se encuentra redactado bajo el concepto de una empresa comercial del sector real, sin tener en cuenta la naturaleza jurídica y comercial de una propiedad horizontal. Se encontró la provisión de cartera sobre estimada por una mala política contable que dejaba con saldo negativo la cartera. Contabilidad ajusto por recomendación de Revisoría Fiscal este saldo, al igual que la depreciación de algunos activos que estaban contrarios a su naturaleza. Además de lo anterior, se encontró en el Patrimonio cuenta de otras Reservas por $64 millones de pesos, que no tenían respaldo de liquidez en el Activo y al revisar correspondía a un error de registro de equipos que se arrastraban de años anteriores. En la cuenta del Activo Anticipo de Impuestos sobrantes en liquidación existe saldo sin soporte de $3,6 millones de pesos. Las cuentas por pagar arrastran saldos de años anteriores, sin movimientos en el año 2019, incluida cuenta por pagar a Valcas, que no ha recibido el pago, porque espera recibir intereses de mora y honorarios de abogado. Existen pasivos por provisión de honorarios sin movimientos en el año. Existe pasivo por provisión Corporación Parque Longitudinal por valor de $257,8 millones de pesos. Existe pasivo por honorarios abogado, con naturaleza contraria a la cuenta por $6,3 millones de pesos.

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Existe pasivo cuenta con destinación específica por $2,2 millones de pesos a nombre de Parque Central Bavaria. Las consignaciones por identificar han sido un problema evidenciado en todos los componentes y asciende a la suma de $188,9 millones de pesos. La monetización del fondo de imprevistos no se ha realizado uniformemente en los componentes. Contabilidad realizo reclasificaciones y ajustes para depurar la información contable y cumplir requerimientos de la norma NIIF Pymes. En el año 2019 movimientos débitos sobre ajustes Niif por valor de $426.822.361 y movimientos crédito por valor de $1.140.207.094. Recomendaciones

Cambiar la configuración en el programa de contabilidad, de tal manera, que cada componente no sea una empresa independiente, simplemente cada una de las manzanas, se deben parametrizar como un centro de costos independiente, dentro de una misma empresa.

Modificar y actualizar el manual de políticas contables, conforme a la estructura financiera y la naturaleza jurídica de una propiedad horizontal.

Se debe depurar la cartera y se debe hacer seguimiento a los dineros entregados como anticipos que no han sido legalizados.

CONCILIACIONES BANCARIAS

Alcance de la evaluación En forma mensual se han sometido a revisión y depuración, la totalidad de las conciliaciones bancarias generadas por la entidad. Hechos observados Se encontraron demasiadas falencias en el sistema de control interno de este proceso, sin embargo, cada uno de los problemas presentados fueron solucionados y a diciembre 31 de 2019 las partidas conciliatorias no ameritan una explicación especial. Se encontró que existe otro nit para la copropiedad y en el banco BBVA se tenían cuentas de ahorro y corriente con el nit formal y con el nit No. 830.033.489-0 se tiene 2 cuentas de ahorro No.4954-9 y No.5269-1, de las que se desconoce los dineros recibidos y los

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desembolsos realizados, porque la información solo la pueden dar a quien figura como Representante legal registrado con la documentación correspondiente a la apertura del nuevo nit. DESEMBOLSOS Tamaño de la muestra y alcance

Se audito durante todo el año el proceso de pagos o desembolsos.

El tamaño de la muestra de los comprobantes auditados, corresponde al 80 % de los elaborados durante cada mes.

Hechos observados:

Los comprobantes de egreso, sometidos a evaluación cuentan con el debido soporte legal.

El archivo se encuentra organizado por fecha y consecutivo.

Los comprobantes incluyen el control y evidencia de haber sido registrados en libros de contabilidad.

Se observó la adecuada aplicación de las retenciones de impuestos.

Los pagos realizados a terceros corresponden a conceptos relacionados e inherentes a la propiedad horizontal

Recomendaciones

o Establecer políticas para la evaluación, calificación y selección de proveedores. o Generar estrategias de contratación encaminadas a obtener descuentos o

bonos anuales por volúmenes de compra. CAJA MENOR Y PARQUEADEROS. Alcance de la muestra: Mensualmente se realizó arqueo en los fondos de efectivo. Hechos observados:

La mayoría de los arqueos arrojaron resultados satisfactorios y los descuadres presentados fueron cubiertos por Administración.

Administración delegada, no recibía diariamente los dineros recaudados por el personal de parqueaderos. En promedio cada semana se recibía estos dineros para ser consignados.

No se consignaba los dineros recaudados inmediatamente

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Existe diferencia entre los ingresos facturados y los dineros consignados, debido a que existen diferentes tipos de novedades como negociar la tarifa porque el cliente no quiere pagar, no recaudar porque el cliente no tiene dinero, el cliente es propietario y se le da tarifa plena, cliente no tiene la totalidad y cancela una parte, liquidación errada porque se cobra como carro y es moto.

Las personas que están consignando pueden tener riesgo de robo y no está en sus funciones y en el tipo de riesgo de la ARL.

No se realizaban arqueos a las personas que controlan estos dineros.

Los computadores no están en red.

Errores en la numeración de los parqueaderos.

Las herramientas y los procedimientos de control interno implementados, no permiten dar garantías, que el 100% de los valores recaudados en parqueaderos, lleguen a las cuentas bancarias del componente.

Recomendaciones

Aplicar la política encaminada a consignar diariamente los dineros recaudados SEGUROS Se encuentra vigente la póliza de seguros. LIBRO DE ACTAS Se revisó el libro de Actas de Consejo Directivo y de Junta de Copropietarios de diciembre de 2018 a diciembre de 2019 y se observó que los mismos se encuentran debidamente actualizados, impresos, firmados y archivados IMPUESTOS

Alcance: La Revisoría Fiscal, sometió a revisión y firma las siguientes declaraciones de impuestos:

Declaración de impuesto a las ventas.

Declaración de retención en la fuente.

Declaración de Retención de Ica.

Declaración de industria y comercio.

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Hechos observados: Las respectivas declaraciones han sido presentadas dentro de los plazos establecidos. La Revisoría Fiscal, ha recomendado la corrección de los impuestos de IVA e Industria y comercio presentadas en el mes de enero de 2020, por cuanto no se utilizaron los impuestos descontables, generados en el pago de la factura a proveedor que realizo retenciones. La respectiva, corrección, no genera sanciones y sobre este procedimiento cabe la solicitud de devolución a la DIAN, por el concepto “Pago de lo no debido”, por valores cercanos a los $4 millones de pesos. Por requerimiento de la Alcaldía de Bogotá, se ha presentado de oficio la corrección de la declaración de industria y comercio del año 2015. El respectivo formulario ha sido corregido, presentado y pagado conforme a lo ordenado por la secretaria de hacienda municipal, debido a que por motivos de reconstrucción de la contabilidad, no se contaba con la información necesaria para su liquidación. CONTRATACION Alcance La Revisoría Fiscal, ha sometido a revisión el 100% de los contratos vigentes, del componente. Hechos observados: En la revisión de los contratos, se pudo evidenciar deficiencia en el control debido a falta de consecutivos en algunos contratos y ausencia de contratos para algunos contratistas, sin embargo, a diciembre 31 de 2019 estas deficiencias habían sido corregidas por Administración. Recomendaciones

o Establecer políticas para la evaluación, calificación y selección de proveedores. o Generar estrategias de contratación encaminadas a obtener descuentos o

bonos anuales por volúmenes de compra.

Implementar procedimientos de control interno que eviten el inicio de actividades por parte de contratistas, sin la debida firma de un contrato y la existencia de pólizas de cumplimiento.

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SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Parque Central Bavaria propiedad horizontal, no cuenta con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Los términos han vencido desde el día primero del mes de octubre del año 2019 y los organismos de control y vigilancia del estado, iniciarán visitas de inspección en los próximos meses. El incumplimiento en lo referente al sistema de gestión y seguridad en el trabajo, lleva consigo la imposición de multas, por parte de los organismos de control y vigilancia del estado. El día 27 de febrero el Consejo General aprobó las propuestas presentadas por Administración para cumplir con esta obligación, sin embargo, por motivos de confinamiento por pandemia, este proceso no ha sido implementado. PROTECCION DE DATOS Actualmente se cuenta con la difusión de políticas de protección de datos, en lo referente al circuito cerrado de cámaras. No obstante, existen otras bases de datos que son administradas por la copropiedad, las cuales no se encuentran debidamente reglamentadas y con términos de aceptación por parte de las personas que las informan o alimentan. Ej. Información y registro de visitantes. La reglamentación en los términos de recibo, custodia, protección y aceptación en el recibo de la información, debe existir para todas las bases de datos que administre la propiedad horizontal. El incumplimiento de esta norma, lleva consigo la imposición de multas, por parte de los organismos de control y vigilancia del estado. El día 27 de febrero el Consejo General aprobó las propuestas presentadas por Administración para cumplir con esta obligación, sin embargo, por motivos de confinamiento por pandemia, este proceso no ha sido implementado. MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

No se ha desarrollado por parte de Administración, el tema de los manuales requeridos por la entidad. FACTURACION ELECTRONICA La entidad debe generar factura electrónica, por sus ingresos por arriendos de zonas comunes y Parqueaderos. A partir del 01 de octubre debe estar generando la factura electrónica.

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LICENCIAS DE SOFTWARE El componente tiene actualizadas todas las licencias del software en los equipos informáticos asignados. FONDO DE IMPREVISTOS No todos los componentes a diciembre 31 de 2019, tenían cuenta bancaria del fondo de imprevistos y todos los componentes tenían pendientes traslados de dinero para monetizar el fondo.

ACTUALIZACION DEL RUT

En los últimos años, Parque Central Bavaria, ha venido generando ingresos por servicios de parqueadero, sin el debido registro y actualización de esa actividad, ante la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN. La Revisoría Fiscal, ha informado esta anomalía a la administración de la propiedad horizontal, quien ha procedido con celeridad en la actualización del RUT, ante la DIAN. RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES En recorrido por las instalaciones se observa:

No existe uniformidad en el servicio de aseo y mantenimiento de los componentes, siendo el componente más afectado por estos conceptos Manzana 3 Museo.

No todos los ascensores están certificados.

Extintores sin recargas desde hace más de 6 meses. La administración, está trabajando en los puntos mencionados y los extintores fueron recargados en su totalidad. Se recomienda dotar de extintores las recepciones.

Componente Patrimonio Bancos PendienteMz1 336.477.926 112.790.789 223.687.137 Mz2 20.072.400 - 20.072.400 Mz3 141.473.606 137.859.332 3.614.274 Mz4 70.272.860 34.399.286 35.873.574

Cavas 6.318.858 - 6.318.858 Falcas 699.132 - 699.132 Total 575.314.782 285.049.407 290.265.375

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MODULOS DE CONTRIBUCION Siguiendo la ley 675 de 2001, Administración preparo el presupuesto 2020 teniendo en cuenta los módulos de contribución. Cada sector debe responder por las necesidades de su sector. MANUAL DE CONVIVENCIA El consejo general aprobó por mayoría el manual de convivencia para la copropiedad. Se recomienda en Asamblea ratificar la aprobación e integración al reglamento. ESCRITURAS DE REFORMA DE REGLAMENTO La escritura de reforma de reglamento No. 2820 del 26 de diciembre de 2002, en los artículos 55 al 59 define los coeficientes uno, dos, tres y módulos de contribución para el Conjunto.

Coeficiente uno: Coeficiente de participación de los componentes, respecto del

Conjunto Parque Central Bavaria Propiedad Horizontal.

Se observa el mayor coeficiente para manzana uno, cuando Manzana 3 es el componente más grande de la copropiedad.

Coeficiente dos: Coeficiente de participación de las unidades privadas, sobre los bienes comunes del componente al cual pertenecen. Suman 100% en cada componente.

Coeficiente tres: Coeficiente general, que cuantifica el voto que cada unidad privada tiene en la asamblea General de propietarios por ser el índice o medida del valor del derecho de cada propietario sobre el Conjunto Parque Central Bavaria Propiedad Horizontal.

En los parágrafos 1, 2 y 3, específica para Cavas, Falcas, Manzanas 1 y 2, los coeficientes por inmueble.

Componente Coeficiente uno

Manzana uno 36%

Manzana dos 15%

Manzana tres 24%

Manzana cuatro 24%

Falcas 0,50%

Cavas 0,50%

Total 100%

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Con este marco normativo y al revisar la escritura No.2820, podemos observar lo siguiente:

El coeficiente 3 que es de votación en Asamblea General, para Falcas y Cavas esta errado porque suma 43,40% y $56,60% respectivamente, debiendo sumar 0,5% cada uno, de lo contrario, estos dos componentes en votación de asamblea sumarian el 100% de los coeficientes de votación.

El coeficiente dos y el coeficiente tres para Manzana uno y Manzana dos se

encuentra cruzado.

PARQUEADEROS PUBLICOS

No existe un control adecuado en el proceso de ingresos por Parqueaderos

públicos, debido a problemas en la parametrización del software que no registra descuentos por convenios.

Coeficiente uno Coeficiente dos Coeficiente tres

Local 101 0,235 47,00 20,40

Local 301 0,132 26,40 11,40

Local 401 0,133 26,60 11,60

0,5 100,00 43,40

EDIFICIO FALCAS

Coeficiente uno Coeficiente dos Coeficiente tres

Local 101 0,181 36,20 20,60

Local 201 0,165 33,00 18,80

Local 301 0,154 30,80 17,20

0,5 100,00 56,60

EDIFICIO CAVAS

Componente Coeficiente dos Coeficiente tres

Manzana uno 36% 100%

Manzana dos 15% 100%

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El problema de parametrización del software de facturación, puede generar sanciones por parte de las entidades de control, por la diferencia de ingresos.

No se evidencia los contratos de los convenios.

En ocasiones se factura manualmente con tiquetes.

Los tiquetes antes de julio no tenían consecutivo.

No existen actas de entrega de los tiquetes.

Los descuentos otorgados por Administración, se dan en forma verbal y no se facturan.

Administración está en proceso de adquirir un nuevo software.

Administración cambio la empresa que realiza la operación del parqueadero y se observa un mejor recaudo en los ingresos de parqueadero.

Consejo General toma la decisión de tercerizar este proceso por los problemas generados.

Administración de Manzana dos, no ha permitido ingresar a las instalaciones al contratista elegido para manejar el parqueadero público.

HECHOS POSTERIORES AL CIERRE

Se llevaron a cabo cada una de las Juntas de propietarios en cada uno de los

componentes, incluida reunión extraordinaria del componente Museo, realizada virtualmente.

Persiste la imposibilidad de ejecutar el contrato para el manejo del parqueadero por un tercero por prohibición de ingreso a las instalaciones bloqueado por administración de manzana dos.

Administración contrata un nuevo software para el control del parqueadero público.

Administración, Junto con Consejo General estableció políticas para la evaluación, calificación y selección de proveedores.

Por motivos de pandemia, se decretó confinamiento obligatorio.

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Administración, junto con los Consejos directivos y Consejo General toman decisiones de reducción de costos y medidas necesarias para el control de riesgos de contagios del Covid19 en la copropiedad.

Al no haberse realizado la Asamblea general, el Consejo General del año 2019 sigue operando en lo corrido del año 2020, hasta nueva Asamblea General.

Se trasladaron los dineros pendientes entre componentes. SERGIO FERREIRA VARGAS Revisor Fiscal Principal designado por Gálvez & Garrido Grupo Gerencial S.A.S T.P. 82302-T