LA IMPORTANCIA DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y LAS NIIF

En la mayora de las industrias la inversin ms importante la constituyen los activos fijos, por lo tanto su adquisicin debe tomar un tiempo de anlisis previo para conocer la cantidad y el tiempo de su recuperacin.

Las NIIF tambin requieren ciertas acciones de las empresas. Especficamente la NIC 16. Cunto tiempo emplea la empresa en su mantenimiento, reemplazo, control, administracin e implicaciones financieras? En el pasado, el Control de los Activos Fijos se limitaba al registro de las adquisiciones de la empresa y su natural tratamiento fiscal y contable.

Hoy, la dinmica de los negocios, leyes y procedimientos han generado la necesidad de administrar de manera confiable y eficiente una de las partes ms importantes del balance contable: El Activo Fijo.

Si usted est de acuerdo en el grado de importancia de los activos fijos para su empresa, ms an ahora con la implantacin de las NIIF, puede contestar rpidamente estas preguntas:

Cuntos Activos Fijos Tenemos?

La contabilidad de la empresa nos indica cunto valen en su totalidad los activos fijos, pero no nos da mayor detalle sobre el activo. Para eso necesitamos los auxiliares con el detalle. El problema es saber si lo que dice el auxiliar realmente existe.

Realmente existen esos activos? Dnde se encuentran?

Los activos de la empresa suelen tener un movimiento frecuente dentro y fuera de la misma, lo que origina la necesidad de un sistema de cdigo nico que nos ayudara a tener su historial de movimiento y ubicacin exacta. Cada activo debera tener su matrcula nica.

Sus activos fijos de manera individual tienen esa matrcula? Cul es el estado fsico de nuestros bienes?

Se encuentran en uso o daados? Cul es su verdadero estado actual? Se encuentran respaldados con un contrato de mantenimiento o dentro de una garanta? Recuerde que podemos estar pagando impuestos por bienes que no tenemos o que no estn en uso ya en la compaa. Adems es necesario contar con un proceso que nos permita verificar la existencia de un bien antes de realizar compras futuras de bienes que probablemente la empresa ya no los tiene.

TOMA FISICA O INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS

Como resultado de la experiencia que nuestra Firma tiene en el levantamiento de inventarios de activos fijos deseamos compartir algunos tips especialmente para aquellas empresas que responsablemente se estn preparando para la adopcin de las NIIF, Normas Internacionales de Informacin Financiera.

Por qu debera realizar un inventario de activos fijos?

Cuando una empresa invierte en activos fijos es para el buen uso de la entidad, pero que sucede cuando compras y desaparece el activo?Cmo te das cuenta que el 25% de los activos ya no existe? La respuesta es cuando se hace un conteo.

Cundo debera realizar un inventario de activos fijos? Como poltica se recomienda un conteo completo cada 2 aos, pero sin descuidar en el monitoreo mensual. Pero qu complicado monitorear mensualmente! No es as, porque ahora la tecnologa de cdigo de barras permite disparar al cdigo y solo se verifica si existe o no existe el bien. Tambin pueden delegar a los usuarios que actualicen la hoja de sus inventarios y la firmen como seal de responsabilidad. Ac solo tendras que contar todo cuando esa persona se va de la organizacin o se cambia de departamento.

CONTROL DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS

Qu tipo de control debera implementar para que el inventario de activo fijo no sea tan complicado? La verdad es que un inventario de activos fijos toma su tiempo y toma ms tiempo cuando la compaa no ha realizado las actividades mnimas de control como las siguientes:

1. Entregar activos con actas de entrega-recepcin y con cdigo de barras

2. Registrar los movimientos de activos mediante un sistema que incluya el cdigo de barra, custodio, etc.

3. Registrar los movimientos de los custodios

4. Los activos deben tener una matrcula nica desde el momento que se los adquiere. Esto es como la matrcula del auto ( un solo nmero para toda la vida)

Quin debera realizar el conteo? Los conteos los debera realizar una persona independiente del custodio por razones de control interno. Sin embargo le podemos asignar al custodio que se responsabilice por los activos fijos a su cargo mediante un acta mensual o semestral y despus Auditora Interna podra realizar verificaciones. En algunos casos los conteos requieren conciliacin con los registros contables y para estos casos el que cuenta tambin debe saber algo de controles o formacin contable.