ARCHIVOS DIGITALES CONCEPTOS BÁSICOS

ARCHIVOS DIGITALESARCHIVOS DIGITALESTema: Conceptos básicosTema: Conceptos básicos

Integrantes:

DIANA DEL PILAR ORTIZMARÍA LIGIA CASTRO

SULEMA BORDAPEDRO MAURICIO DÍAZ

WEIMAR ROJAS

TUTOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

IX SEMESTRE

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LADOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA2011

CONTENIDO

Concepto

s Básicos

D

EFINICIÓN DE ARCHIVO

D

EFINICIÓN DE BIBLIOTECA

D

IFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECA

L

OS DOCUMENTOS DIGITALES

P

ORQUE CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

INTRODUCCION

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de

información de un país, ya que expresan en forma original el

desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su

importancia radica en comprender el valor que tienen para:

Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o

empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que

han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar

proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones,

tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden

legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los

ciudadanos.

DEFINICIÓN DE ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

NIVELES DE ARCHIVO

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

ARCHIVO DE GESTIÓN.

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

NIVELES DE ARCHIVO

ARCHIVO CENTRAL

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO.

Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente

CLASES DE ARCHIVO

Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener diferentes clases de archivo.

ARCHIVO CENTRALIZADO En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable.

Ventajas de tener un archivo centralizadoEconomía en espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el personal. Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilización. La centralización se puede realizar sólo con documentos definitivos.

CLASES DE ARCHIVOARCHIVO DESCENTRALIZADO

A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente. Ventajas de tener un archivo descentralizadoCada departamento tiene su propio archivo. Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente que otro departamento no tenga acceso a ellos). Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato. Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.

TIPOS DE ARCHIVOARCHIVOS HISTÓRICOS

En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.

ARCHIVOS DE GOBIERNO. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones.

TIPOS DE ARCHIVO

ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS. En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos.

ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN. Conservan documentos relacionados con la Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.

ARCHIVOS PRIVADOS. En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país.

DEFINICIÓN DE BIBLIOTECADel griego biblion = libro y thekes = caja, desde un punto de vista estrictamente etimológico puede traducirse como el lugar donde se guardan los libros.

Esta concepción también ser refiere tanto a las colecciones bibliográficas como a las instituciones que las crean y las ponen en servicio para satisfacer las necesidades de información.

Según la norma UNE 50113-1:1992 sobre conceptos básicos de información y documentación, el término biblioteca puede definirse en los siguientes sentidos:

DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA

1. Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.2. Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en construir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información, investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.

DEFINICIÓN DE BIBLIOTECALa ALA (American Library Asociation), la biblioteca es una “Colección de material de información organizada para que pueda acceder a ella un grupo de usuarios. Tiene personal encargado de los servicios y programas relacionados con las necesidades de información de los lectores”.La norma ISO 2789-1991 (Norma UNE-EN ISO 2789) sobre estadísticas internacionales de bibliotecas, la define como: “Organización o parte de ella cuya principal función consiste en mantener una colección y facilitar, mediante los servicios del personal, el uso de los documentos necesarios para satisfacer las necesidades de información, de investigación, de educación y ocio de sus lectores.”1

DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA

La biblioteca es un centro de información que facilita a los usuarios todo tipo de datos y conocimientos. La biblioteca presta sus servicios sobre la base de igualdad de acceso de todas las personas, independientemente de su edad, raza, sexo, religión, nacionalidad, idioma o condición social.

Debe contar además con servicios específicos para quienes por una u otra razón no puedan valerse de los servicios y materiales ordinarios, por ejemplo, minorías lingüísticas, deficientes físicos y mentales, enfermos o reclusos.

HISTORIA DE LA BIBLIOTECA

Inicialmente fue en los templos de mesopotamia, al servicio de los escribas y sacerdotes. En Egipto existían casas con a funcionalidad de archivos eran como centro de estudio para los escribas.

En Grecia las bibliotecas se desvinculaban ya de los templos, alcanzan gran desarrollo. Aparece la biblioteca de Alejandría y la biblioteca de Pérgamo.

•Imagen idealizada de la Antigua Biblioteca de Alejandría


En roma se fundó la primera biblioteca pública, se dividían en secciones griegas y romanas.

EDAD MEDIACon la invasión de los bárbaros, los escritos se vuelven a refugiar en los monasterios al servicio de la religión.En oriente se encontraron grandes bibliotecas en monasterios y ciudades; los árabes crearon sus bibliotecas sobre las mezquitas y centro de enseñanza coránica.

Vista de la Biblioteca de Alenxon en Francia


EDAD MODERNALa invención de la imprenta y la creación de Johannes Gutemberg hace que aparezcan las bibliotecas reales y de la alta nobleza.En el siglo XVII se crearon grandes bibliotecas eruditas; en el siglo XVIII nacieron las bibliotecas universitarias de Yale, Harvard y Princeton.

EDAD CONTEMPORANEACon la revolución francesa y americana nace la educación y cultura para todos, pero solo hasta el siglo XIX con la creación de las bibliotecas públicas se logra hacer realidad.

CLASES DE BIBLIOTECA

TIPO DE BIBLIOTECA

CONCEPTO EJEMPLO

Biblioteca Pública

Está al servicio de todas las personas, sin distinción de edad, raza, credo o posición social, y proporciona un servicio gratuito. Los servicios esenciales son el préstamo de libros dentro de la biblioteca y a domicilio, y el servicio de consulta. Este último además de resolver los problemas del usuario en cuanto a información, puede contribuir a mejorar su nivel intelectual.

Biblioteca Infantil

Es complemento de la biblioteca pública. Posee un acervo especializado que comprende literatura infantil de tipo instructivo, educativo y recreativo, el cual es adecuado para que los niños acudan a ellas. En esta no hay préstamo a domicilio.

Biblioteca Pública El TintalAvenida Ciudad de Cali #6C-09 • Kennedy

http://www.bogotamiciudad.com/directorio/Detalles.aspx?BMC=133318


TIPO DE BIBLIOTECA

CONCEPTO EJEMPLO

Biblioteca Académica

Comprende las bibliotecas de las escuelas primarias, secundarias, preparatorias y las universitarias. Su objeto es servir a los alumnos de las instituciones educativas, el fin es ampliar sus conocimientos sobre las áreas que abarcan los programas educativos y de investigación de dichos establecimientos docentes.. Las bibliotecas universitarias, deben contar con un acervo completo, especializado y actualizado. Los servicios que proporcionan son: préstamo a domicilio, consulta, reprografía y la facilidad de libros en reserva para uso determinado de un grupo de alumnos y profesores, es las diversas áreas.

Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia

Bogotá D.C.


TIPO DE BIBLIOTECA

CONCEPTO EJEMPLO

Biblioteca Especializada

Esta supera a la de los otros tipos, en cuanto a acervos y servicios. Los acervos contienen material especializado en los temas que son de su competencia; cuenta con: libros, publicaciones periódicas, folletos, informes sobre los diversos tipos de investigación que se llevan a cabo en laboratorios, colegios, etc. Estas bibliotecas se especializan en servir a instituciones bancarias y comerciales, laboratorios químicos, clínicas y hospitales, escuelas, empresas y a la industria en general. Esta se origino después de la Primera Guerra mundial.

Biblioteca Especializada en Odontología.

Universidad de Antioquia


TIPO DE BIBLIOTECA

CONCEPTO EJEMPLO

Biblioteca Virtual/digital

Es una biblioteca en que una proporción significante de los recursos de información se encuentran disponibles en el formato digital (pdf, doc, etc. o microforma), accesible por medio de las computadoras. Es importante considerar que en el concepto de biblioteca digital está presente el efecto de la integración de la informática y las comunicaciones cuyo exponente esencial es Internet.

Algunos libros de la Biblioteca Virtual de la Biblioteca del

Banco de la República

DIFERENCIAS ARCHIVO Y BIBLIOTECALa Archivística, es la ciencia que estudia

las técnicas teóricas y prácticas, los principios de conservación, organización, los medios para el almacenamiento de los archivos, proveniente de las diferentes actividades de una organización, su finalidad, es el almacenamiento de la información, de acuerdo a los principios o normas establecidas para ello, hacerla útil para el servicio de consulta y de información.

La Bibliotecología, es la ciencia que estudia el conjunto de actividades técnicas y científicas para administrar, organizar, y difundir el patrimonio documental de las diversas ramas del conocimiento y la cultura, la finalidad es apoyar el desarrollo intelectual de la sociedad.

DIFERENCIAS ARCHIVO Y BIBLIOTECA


UNIDAD DE INFORMACION ARCHIVOS BIBLIOTECAS

ORIGEN O PRODUCCIONConjuntos orgánicos generados por institución o una persona en su gestión administrativa o actividad cotidiana

Son colecciones producto de la voluntad de las instituciones, personas u organismos que la crean

MATERIAL

Formados por documentos originales únicos e ingenuos, cuya finalidad primera es dejar registro de una acción administrativa o el cumplimiento de una función.

Formados por publicaciones en forma de libros, revistas periódicos o cualquier otro soporte que se origina por la voluntad del autor de decir o transmitir un pensamiento que se considera científico, bello o moral. Es expresión narrativa de una voluntad de verdad. Cada pieza es una unidad en si misma.

ACOPIO

Se reúne de manera natural durante el tiempo que dura la gestión de una institución o persona. Su volumen depende de la actividad, jurisdicción o tiempo de vida de la entidad productora.

Se reúnen mediante adquisición: Compra, donación o canje. Su volumen depende la capacidad adquisitiva de quienes la administran.



CLASIFICACION

Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación. Varía según las estructuras Institucionales y la historia de estas. En ella se diferencian los fondos, las secciones y las series documentales, las cuales se ordenan de acuerdo con sus características, en forma alfabética, cronológica o numérica.

Se hacen en grupos o facetas que obedecen a un modelo de clasificación del conocimiento humano establecido de antemano. El más conocido en nuestro medio es el Sistema de Clasificación de MELVIN DEWEY, el cual divide el conocimiento en diez facetas que se subdividen a su interior. Tal clasificación es común en todas las bibliotecas que se acojan a él y su desarrollo depende de grupos de trabajo que se reúnen para ajustar el sistema. Las facetas se ordenan según el código por materia o autor.

DESCRIPCIÓN

Su objetivo es identificar os grupos documentales de un archivo. Partiendo de los grupos mayores que son los fondos y sus secciones se continúa con la serie de cada fondo y sus secciones y se termina con los documentos, piezas individuales de las series. El instrumento que describe los fondos y las secciones se llama guía, el de las series inventarios y el de los documentos catálogos. Finalmente se elaboran índices que son entradas a éstos.

Su objetivo es identificar cada una de las piezas que integran la colección. Se elaboran tres catálogos: 1. De asientos bibliográficos, para títulos monográficos los cuales tienen tres entradas: autor título y materia.2. De analíticas de artículos de publicaciones seriadas.3. De analíticas de artículos de publicaciones periódicas (diarios, semanarios, etc.…)



SELECCIÓN PARA EL EXPURGO

Se hace de acuerdo con tablas de retención establecidas mediante el estudio de la vigencia y el valor administrativo e histórico, para cada serie documental. Jamás debe ser eliminadas totalmente ninguna de las series, pero puede ser disminuidas pues para algunas una muestra dará la información de la totalidad.

Aunque se establezcan política de selección no se puede determinar de antemano cuales títulos pueden ser eliminados y en que tiempo, porque no es posible saber con anticipación cuando va a perder su valor. En ellas cada pieza es única, pues una edición no reemplaza a otra, así sea del mismo título.

USUARIOSLos funcionarios de la institución, que los produce, los ciudadanos y los investigadores.

Los estudiantes, profesores, investigadores, personal administrativo de la entidad, público en general (niños, jóvenes, adultos, ancianos)

LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0” ,señal negativa, y “1” ,señal positiva.

Se habla de documentos digitales porque la

información, no importa su forma: texto, sonido,

imagen fija o en movimiento, se registra en un

medio electrónico a través de codificaciones que se

basan en el uso de combinaciones de señales

eléctricas positivas y negativas, las cuales se

representan por medio de los dígitos “0” ,señal

negativa, y “1” ,señal positiva.

En las computadoras, las señales eléctricas positivas y negativas se producen con una especie de “microswitche”, por lo general transistores que si están encendidos, son una señal positiva, como he dicho, representada por un “1”; si están apagados, son una señal negativa representada por un “0”.


Como en definitiva, las señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos”.


Son documentos digitales, los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se construyen “presentaciones” en las computadoras.


CARACTERISTICASLos documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales. Por ejemplo:

Los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos, esta es una característica relacionada con la forma en que funciona el documento. A un documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin que por ello halla que cambiar el documento entero.


POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

Porque permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos, permitiéndole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los mismos, al tiempo que garantizan los niveles de acceso y seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma.

POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

P

orque nos encontramos en un momento histórico de

transición en el que el manejo y consulta de la información

digital se va volviendo más cotidiano y necesario, lo cual nos

obliga de manera voluntaria o involuntaria a desarrollar

ciertas habilidades para adaptarnos a un nuevo estilo de vida,

tanto en el ámbito familiar para cuestiones académicas, como

para el laboral, en el que la falta de dichas habilidades puede

reducir nuestras oportunidades de conseguir un empleo.

CONCLUSIÓN

"

Primero el trabajo, luego y con él la palabra articulada, fueron los

dos estímulos principales bajo cuya influencia el cerebro del mono

se fue transformando gradualmente en cerebro humano".

S

e describe la evolución histórica que ha experimentado la información desde los

inicios de la historia de la humanidad hasta alcanzar su estado actual de desarrollo,

se muestra en una apretada síntesis, las transformaciones esenciales ocurridas en

sus soportes, tecnologías e instituciones, de modo tal que se facilite la comprensión

del largo camino que ha presidido a la conversión en el presente como el recurso y

la energía vital en la que descansa el funcionamiento de la sociedad moderna.

CIBERGRAFIA

http://www.msinfo.info/propuestas/

documentos/documentos_digitales.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Biblioteca

http://rincondelvago.com/bibliotecas_1.html

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?

idcategoria=2023

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