Archivo Ley 594 De 2000

Ley 594

De 2000Ley General De Archivos

TITULO I. OBJETO, AMBITO, DEFINICIONES Y PRINCIPIOS

TITULO II . SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES EJECUTORES

TITULO III . CATEGORIZACION

TITULO IV . ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

TITULO V. GESTION DE DOCUMENTOS

TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

TITULO VII. SALIDA DE LOS DOCUMENTOS

TITULO VIII. CONTROL Y VIGILANCIA

TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADO

TITULO X. DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

TITULO XI. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

TITULO XII. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION.

TITULO XIII. DISPOSICIONES FINALES

OBJETO

Establecer reglas y principios generales para la función archivista del

Estado.

AMBITO

Administración pública Entidades privadas

(funciones públicas Y demás reguladas por

la Ley

FINES

Disponer de una documentación organizada para que pueda tener

uso fácil para el servicio del ciudadano y como

fuente de la historia.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Son importantes para la administración, la cultura y

cuando se pase su vigencia hacen parte del

patrimonio cultural y de la identidad nacional.

DEFINICIONES:

Documento de archivo, Función archivística, Gestión documental, Patrimonio Documental, Tabla de retención documental.

Archivo: Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública.

Archivo Público: Conjunto de datos que pertenecen a entidades oficiales y los que prestan un servicio público por entidades privadas.

Archivo Total: Hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.Documento Original: Es la fuente primaria de importancia con todos los rasgos que muestran su autenticidad e integridad.

Soporte documental: toda evidencia que contenga material, tales como: fotos, archivos visuales, fílmicos, etc.

PRINCIPIOS

Los fines de los archivos

La importancia

de los archivos

El principio Institucionalidad

El principio responsabilidad

Dirección y Coordinación de la función archivística

El principio de administración

y acceso

Modernización

Manejo y aprovecha

miento

Interpretación

SISTEMA GENERAL ARCHIVO

SISTEMA GENERAL DE

ARCHIVOS

Archivos de las entidades

del estado

territorial servicios

Archivo General de la

Nación

Los archivos Privados

JURISDICCIONES Y COMPETENCIAS

• Archivo General de la Nación

• -Archivo General dela Departamento

• -Archivo General del Municipio

• -Archivo General del Distrito

TERRITORIAL

• -Archivos de Entidades del Orden Nacional

• -Archivos de Entidades del Orden Departamental

• -Archivos de Entidades del Orden Distrital

• Archivos de Entidades del Orden Metropolitano

• Archivos de Entidades del Orden Municipal

• Archivos de Entidades del Orden Local

• Archivos delas nuevas Entidades, territoriales que se creen por Ley

• Archivos de Territorios indígenas, que es crearán cuando la ley los desarrolle.

LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

• Archivos de la Rama Ejecutiva

• -Archivos de la Rama Legislativa

• -Archivos de la Rama Judicial

• -Archivos de los Organismos de Control

• -Archivos de los Organismos Autónomos

CATEGORIZACIÓN SEGÚN SU:

ADMINISTRACION DE ARCHIVOSRESPONSABLE: El estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos.

Deberá de garantizar los espacios e instalaciones necesarias para el funcionamiento de los archivos.

Además de contratar a las personas encargadas de la conservación de los archivos, debe capacitarlas para una buena función.

Es responsable de la gestión de documentos.

GESTION DE DOCUMENTOSLas entidades públicas deben de elaborar programas de gestión de documentos que

contemplen el uso de nuevas tecnologías y soportes en donde se deben conservar los principios y procesos archivísticos.

De acuerdo al ciclo vital de los documentos, estos se clasifican en:

ARCHIVO

GESTIÓN es el archivo que está en permanente consulta o utilización al público.

CENTRALSon los archivos o documentos que ya no son de

uso o consulta frecuente. Pero tiene vigencia todavía.

HISTÓRICO Son los documentos que vienen del archivo central y pasan para su conservación.

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Todas las personas tiene derecho a consultar

los documentos de archivos publico y además

de expedir una copia de los mismos.

SALIDA DE LOS DOCUMENTOSEl Archivo General de la Nación autorizará por motivos legales la salida temporal de los documentos en los siguientes términos: Motivos

Legales

Procesos técnicos

especiales

Para exposiciones

culturales

CONTROL Y VIGILANCIA

El Archivo General de la Nación es el órgano

competente para realizar el control y la

vigilancia sobre los documentos.

VISITAS DE INSPECCIÓN

Debe verificar el cumplimiento de las disposiciones en la

presente ley y sus normas reglamentarias.

ARCHIVOS PRIVADO

Es el conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven dela prestación de sus servicios.

Asistencia a los archivos privados. El estado estimulara la organización,

conservación y consulta de los archivos históricos privados de

interés económico, social, técnico, científico y cultural.

PROHIBICIONES

Trasladarlos fuera del territorio.

Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad,

posesión o tenencia de documentos históricos.

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos

históricos.

También podrán ser adquiridos por la Nación cuando su propietario los ofreciera en venta.

Expropiar: de acuerdo a la constitución política, el estado puede expropiar por la vía administrativa la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en

peligro de destrucción, deterioro o pérdida.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La Administración pública deberá de implementar el sistema integrado de

conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los

documentos.

Calidad de los soportes: Elaborarse en soportes

de comprobada durabilidad y calidad.

Conservación en documentos en nuevos

soportes.

Reproducción de documentos. S/n ley 80 de 1989 en su parágrafo del artículo 2, reza “

que ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque

hayan sido reproducidos por otros medios.”

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL DE LA NACION.

El Gobierno establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos,

culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda,

difusión o incremento del patrimonio documental del país.

PREMIOS O ESTIMULOS

Becas

concursos

Publicaciones

Pasantías

Capacitación

Distinciones honorificas

DISPOSICIONES FINALES

LOS ORGANISMOS DE CONTROL

LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA

NACIÓN

LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

NACIÓN

FIN

Gracias .

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