ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO 2014€¦ · Las Tablas de Retención Documental . Ley 594 de...

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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO

“PORQUE EN YOLOMBO HACEMOS TODO DE CORAZON”

2014




TABLA DE CONTENIDO Pág.

INTRODUCCIÓN 4

1.1 HISTORIA Nombre del/los fundadores (es): Francisco Martínez de Ospina 7

2. OBJETIVOS DE LAS T.R.D. 21

2.1 GENERAL 21

2.2 ESPECIFICO 21

3. MARCO TEORICO 21

4. METODOLOGÍA 23

4.1 PRIMERA ETAPA. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA 23

INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES. 23

4.2 SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA 24

INFORMACIÓN RECOLECTADA 24

4.3 TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE 25

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. 25

5. FORMATOS UTILIZADOS EN LA ACTUALIZACION DE LAS T.R.D. 25

5.1 ENCUESTA A OFICINA PRODUCTORA (formato 1) 25

5.2 ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL (Formato 2) 28

5.3 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (Formato 3) 33

6. ESTRUCTURA ORGÁNICA 38

6.1 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS 38

6.2 ORGANIGRAMA 39

7. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 40

8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 48




8.1 ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA 49

8.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO 49

8.3 ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE 50

8.4 JUSTIFICACIÓN DE LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 50

8.5 LA IDENTIFICACIÓN 50

8.6 VALORACIÓN 51

8.7 LA SELECCIÓN 51

9. ACTUALIZACION DE LAS T.R.D. 53

10. NORMOGRAMA LEGAL Y DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 54

11. GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS. 74

12. GLOSARIO DE DOCUMENTACIÓN ENCUESTADA 86

13. CONVENCIONES Y ABREVIATURAS UTILIZADAS EN LAS T.R.D 89

14. ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO 90

15. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 91


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INTRODUCCIÓN

Los archivos tienen su génesis en la acción de la sociedad; documentando la

actividad social, política, económica de las comunidades, hechos que producen un

registro en las diversas expresiones de la vida cultural, material y espiritual,

logrando retener el agente generador de un factor fundamental como es la

identidad de la organización o sociedad.

Los archivos abren grandes posibilidades a la planeación de acciones que

conlleven al logro de los objetivos y las metas a alcanzar, en búsqueda de cumplir

con la misión y planear la visión hacia el futuro, ya que en ellos podemos

encontrar diversa información como en educación, salud, servicios, industria,

comercio, agricultura, bienestar, cultura y todo los factores que pueden producir un

sentimiento de favorabilidad para obtener calidad en la organización o en la

sociedad.

El Gobierno Nacional ha documentado el funcionamiento de los archivos

diseñando unos pilares que garanticen la funcionalidad de los mismos

referenciados como Mandato Constitucional como son: Conservación, el derecho

a la Intimidad, el derecho a la Información, el libre acceso a los Documentos

Públicos y sustentado en Legislación Nacional como son:

.. Las Tablas de Retención Documental

. Ley 594 de 2000

, Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.

mailto:[email protected]




, Al tener organizados los archivos bajo las condiciones reglamentarias que dicta

el Gobierno Nacional, La Alcaldía del Municipio de YOLOMBÓ, tiene la

capacidad de documentar derechos y deberes de la organización del Estado para

con la organización y de sí misma para con los usuarios. Por lo tanto es un deber

de la institución en todos los niveles de jerarquización estructural, principalmente

en su staff administrativo, posicionar los archivos en concordancia con los

principales desafíos del orden económico, social, cultural y político.

En las Tablas de Retención Documental tienen la herramienta archivística que

dicta los períodos de retención y modalidades de selección de los documentos lo

cual abre la posibilidad del fácil manejo y acceso a la información, contribuyendo a

la recuperación, organización, descripción, servicio y difusión del patrimonio

documental de las comunidades.





1. PRESENTACION:





1.1 HISTORIA

Nombre del/los fundadores (es): Francisco Martínez de Ospina

1.2 RESEÑA HISTÓRICA

Famosa Yolombó, en parte debido a la novela costumbrista de Tomás Carrasquilla

titulada "La Marquesa de Yolombó", esta población, ubicada a 1.450 msnm, basa

su economía principalmente en la Caña de Azúcar y en el Café.

Con referencia a sus accidentes geográficos, en los dominios de Yolombó

podemos observar el cerro Cancharrazo, máxima elevación existente respecto del

nivel del mar en el nordeste antioqueño. Esta elevación tiene una altura de 1.800

m sobre ese nivel del mar.

Referencia: http://es.wikipedia.org/wiki/Yolombo

Las calles estrechas de este pueblo, incluso en los predios del parque central,

hacen que en días de mercado o descanso, el ambiente de Yolombó ebulla como

si se tratara de una permanente peregrinación de los tiempos de una Semana

Santa. La temperatura del municipio es templada, tendiente a caliente, lo cual

contribuye a que sus pobladores permanezcan fuera de sus casas y aporten un

constante fluir de gentes por el poblado.

En cuanto se sabe y según registros históricos, fueron los Tahamíes quienes

poblaron las tierras del hoy Yolombó. Que se conozca, los aborígenes de esta

zona, y a diferencia de otras etnias como la de los Catíos, tenían un carácter

manso y pacífico. Algunos restos de su acervo cultural aún se hallan en las tierras

del Municipio de Yolombó sin haber sido descifradas.

“Yolombó” es un término que procede en su totalidad de lo indígena. Don Pedro

de Heredia, por demás fundador de la ciudad de Cartagena de Indias, descubre en

las regiones de Antioquia, en 1535, un caserío de indios con ese mismísimo

nombre de "Yolombó".





Se conoce que este poblado se llamó inicialmente también “San Lorenzo de

Yolombó”, pero no existen datos sobre la fecha precisa de su fundación. Lo más

viejo que puede saberse según los legados, es que al mediar el siglo XVII el

poblado ya gozaba de gran importancia, pues era habitado entre otros ciudadanos

por familias españolas de alto linaje, según se quedó atestiguado en los relatos del

"Cura de Almas" de la parroquia de entonces, por el doctor Mateo de Castrillón.

Pero fue el oro lo que hizo crecer a este distrito, el cual vivió accidentada vida.

Como ente territorial, Yolombó alcanzó en la época de la conquista una presencia

de mucha altura y de muchas riquezas, pero igualmente viviría luego una época

de completa miseria. Hasta 1750 su riqueza y prosperidad sirvieron para que se lo

otorgase una nombradía de Ciudad Ilustre, pero de 1760 y hasta 1800 se había

agotado la explotación de sus minas de oro debido a la carencia de mejor

tecnología para explotarlas. Sólo hasta el año de 1815 se abriría un camino que

comunicaría a Yolombó con la próspera localidad antioqueña de Rionegro.

Continuando con el devenir trágico de Yolombó, hay que decir que el pueblo

acabó por convertirse en 1879 en un corregimiento del municipio de Santo

Domingo, hasta que finalmente, en el año de 1883, Yolombó fue elevado de nuevo

a la categoría de Distrito y Municipio, tal cual ha permanecido hasta 2009.

El Municipio es muy extenso y abundan en él toda clase de climas. Montañoso,

ofrece temperaturas desde lo ardiente hasta prácticamente la congelación. Ha

poseído, en cuanto a agricultura exótica, bosques llenos de maderas medicinales

y preciosas. Igualmente es tierra de abundantes aguas y pastos, y ha sido una

reserva tradicional de Antioquia en cuanto a sus reservas de oro.





Geografía:

Descripción Física:• Latitud 6º 35' N

• Longitud 75º 0' O

Extensión total: 941 km² Km2

Extensión área urbana: 17 hab./km² Km2

Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 1.450 msnm

Temperatura media: 21°Cº C

Distancia de referencia: 94 km al NE de Medellín km

Economía:

La panela ha sido un producto muy importante para la economía del municipio.

Además de la panela y la caña de azúcar, que constituye su proveniencia,

sobresalen otros productos como el café, el maíz y el fríjol. Se explota igualmente

en el municipio la ganadería lechera y la vacuna en general. También han

contribuido históricamente a la economía de este municipio el cacao, el oro y los

trapiches.

Identificación del municipio:

Nombre del municipio: Municipio de Yolombó

NIT: 890984030-2

Código Dane: 05890

Gentilicio: Yolombino, -na





1.3 SIMBOLOS

ESCUDO

La cruz que domina el conjunto es símbolo de la libertad de los hijos de Dios, las

dos coronas españolas son emblema de marquesado, el sol que domina la

inteligencia y fecundiza sus tierras, las montañas representan el majestuoso

Cancharazo en cuyos flancos reposa la ciudad arrullada por las cantarinas aguas

de los ríos San Lorenzo, San Bartalomé y Nus, quienes fertilizan sus tierras, el

león es el símbolo del arrojo y valor de sus hijos. En la parte superior llena una

cinta en la cual se puede leer: “Montaña siempre libre” y en la parte inferior se

encuentra otra cinta “Ciudad de Yolombó 1560”, fecha de la fundación de

Yolombó, por el capitán Francisco Martínez de Ospina.


http://venecia-antioquia.gov.co/apc-aa-files/63623064353938323837363962633230/Ferrocarril.jpg






BANDERA

La bandera del municipio de Yolombó, consta de dos franjas longitudinales con

unas medidas de 3 metros de ancho por un metro de largo de cada franja, la

primera o superior es de color amarillo que significa la riqueza aurífera y la

segunda o inferior es de color verde de las montañas.

HIMNO

Autor: Presbítero Francisco Antonio Ramírez

Letra: NUESTRO HIMNO

Miles cantos de gloria entonemos

A la vida fecunda y leal,

Do las gentes de empuje lancemos

Limpias voces del puro ideal.

I

Yolombó que en su suelo bravío

Recias plantas sintió descargar,

Tiene emblema sagrado el plantío

Do sus hijos que saben amar.

II





Vivas chispas traviesas estallan

En su linfa de anso correr

Es el oro, sus brillos se rayan

Y en sus aguas se miran mover.

III

San Lorenzo miró desde el cielo

Y en sus campos halló la bondad

Yolombó levantó desde el suelo

Mil altares de fe y caridad.

IV

Desde Iberia cristiana y guerrera

Una cédula regia llegó

Villa noble y enseña procera

La Marquesa sin par recibió.

V

Es la tierra de grandes creyentes

Que levanta el emblema de luz

Y Ramírez apura en las fuentes

De la lengua la pluma y la cruz.

VI

Salve villa regazo de genios

Que un artista sacó de su ser

Clara patria de allí por milenios

Mil paisajes se miran nacer.

VII

Yolombinos de amable sonrisa

Que sois cuna de razas sin par,

Entregad el amor a la brisa

Que lo lleva del campo al hogar.





1.4 MISIÓN

En el municipio de Yolombó trabajamos con corazón para brindar condiciones de

vida digna a todos sus habitantes, esmerándonos por la atención oportuna y eficaz

a la comunidad, de acuerdo con nuestros principios, valores y en concordancia

con las funciones constitucionales y legales que nos corresponden como ente

territorial.

VISIÓN

En el 2020 el Municipio de Yolombó será el polo de desarrollo de la subregión del

Nordeste antioqueño, proyectado globalmente; potencia agroindustrial y emporio

panelero, fortaleciendo su vocación eco turística y minera, epicentro de servicios

de salud y educación; en armonía con la naturaleza; forjador de una comunidad





culta, solidaria, participativa y comprometida que exalta los valores éticos,

familiares, comunitarios y de género; promotor del desarrollo social integral y que

ofrece oportunidades para todos y todas.

Esta tendencia se alinea directamente con el desarrollo del sector agropecuario

como clave para el desarrollo futuro de Yolombó y por eso no hemos dudado en

definirlo como el agro nuestro MOTOR DEL DESARROLLO bajo la premisa de la

sustentabilidad ambiental, hoy necesidad en boga no solo en la realidad local, si

no en todo el país y el planeta.

Ponerle el sello de nuestro corazón al trabajo diario y a las diferentes inversiones

sociales que nos proponemos emprender, marca un valor humano agregado

importante en este viaje que decidimos emprender. Por ello los programas de

educación, salud, atención a grupos poblacionales vulnerables, recreación, cultura

y deporte, entre otros, tendrán como sello esta característica, el ser humano como

centro de la atención y como sujeto activo del desarrollo. Nada de nuestro

accionar tiene sentido si no se tiene al ser humano y con él a la comunidad como

centros de la función institucional del Estado y a la par como generadores de un

gran capital social, que si logramos sincronizar, se convertirá en una alianza

inigualable para consolidar el progreso y lograr superar las limitaciones y

problemas que hoy afectan al grueso de la población Yolombina.

Con el gobierno nacional seremos socios en la gran empresa de afianzar la

seguridad democrática a partir de consolidar la prosperidad económica y social de

todos los que formamos la nación.

Con el gobierno departamental, nuestro aliado más importante e inmediato,

hacemos eco de la permanente atención en el uso pulcro de los recursos públicos,

no solamente a través de la transparencia en la contratación, sino también en el





uso eficiente de los mismos, pues el uso irracional de los mismos, es otra forma de

despilfarro, que atenta contra el carácter sagrado de los bienes públicos. Por ello

estrategias como la transparencia, la información permanente, la rendición pública

de cuentas y el involucramiento de las juntas de acción comunal y de otras

organizaciones similares en la ejecución de obras de beneficio común, es desde

ya un hecho real en el perfil de la administración Yolombó 2012 – 2015.

Con el gobierno nacional y departamental, a través de sus planes de desarrollo,

articularemos nuestros esfuerzos y recursos, para lograr que los proyectos que

afectan positivamente la región del nordeste (autopistas de la montaña,

hidroeléctrica de Porce IV, desarrollo minero, entre otros) redunden en beneficio

de ese empeño de nuestra subregión, que en casi todos los indicadores figura

lamentablemente entre las tres subregiones con mayor atraso en desarrollo dentro

del departamento, valga anotar el indicador de calidad de vida se ubica para el

2011 en un 56.,72% (el promedio de Antioquia es del 66,76%) y el indicador de

miseria y pobreza, en donde somos una de las regiones con mayores dificultades

al respecto.

Yolombó, como puerta de entrada al nordeste debe entonces ser protagonista de

la tarea por hacer competitiva la subregión y lograr en este cuatrienio mejorar los

indicadores de calidad de vida. En Yolombó, HACEMOS TODO DE CORAZÓN, es

desde hoy la hoja de ruta que nos orientará para dar asertivamente la mayor

cantidad de pasos en la dirección correcta. Estamos seguros que con la

participación de todos lograremos seguir impulsando el cambio que nuestro

municipio merece y reclama.





· TRANSPARENCIA: Los recursos públicos de toda índole, puestos bajo nuestra

responsabilidad por el mandato soberano de la democracia, son patrimonio de

todos los yolombinos y de ahí su carácter de sagrados. Bajo este principio

permanente en todas nuestras actuaciones aseguramos el manejo pulcro de los

mismos por parte de todos y cada uno de los servidores públicos, bajo la tutela y

la auditoria de la comunidad, que velará por el manejo diáfano de dichos recursos.

· OPORTUNIDAD: Las necesidades de la comunidad requieren de la intervención

efectiva de la administración cuando es su competencia. Bajo este principio,

nos proponemos estar siempre alertas y comprometidos siendo eficaces

para intervenir en el momento concreto que las situaciones, las

necesidades y los problemas colectivos lo requieran.

· DILIGENCIA: Será compromiso total de nosotros los servidores públicos el

aplicar en nuestro trabajo diario este principio en favor de las comunidades

y ciudadanos que requieran de los servicios del ente administrativo. Con

este principio reflejaremos el convencimiento de que la comunidad y el

ciudadano son la razón del servicio público y que a ellos nos debemos.

· PUNTUALIDAD: La aplicación de este principio demostrará el respeto hacia las

personas. En nuestra labor diaria y en nuestros compromisos de agenda,

seremos siempre cuidadosos de respetar los acuerdos y las reglas

establecidas, y nos esmeraremos en el cumplimiento de los deberes como

servidores públicos.

· PARTICIPACIÓN: Este principio será un hilo conductor en la labor integral de la

administración. Propiciar, alentar, establecer como política permanente y

favorecer la participación ciudadana y comunitaria en todas las decisiones





trascendentales que afecten el desarrollo de Yolombó, será un faro que

ilumine permanentemente la actuación de esta administración. Esta

participación se equilibra con el necesario componente de deberes

ciudadanos que complementan el ejercicio democrático de la comunidad y

de los individuos que la componen.

VALORES

· HONESTIDAD: Ser honestos consigo mismos y ser honesto en todos los momentos

de nuestra vida, son los primeros pasos para demostrar este valor trascendental

en la vida pública. Estamos convencidos de que este valor no se publica.

Esencialmente se demuestra en el actuar diario.

· RESPONSABILIDAD: Somos responsables ante la comunidad por las funciones

que se nos han entregado, por las funciones de cada servidor público, por cada

una de nuestras actuaciones, por las tareas que se nos encomiendan en favor del

progreso que esta tierra reclama.

· NOBLEZA: Con este valor resaltamos el carácter humano de nuestras actuaciones

y resaltamos el papel que cumplimos ante una comunidad que ante todo está

compuesta por seres humanos que gozan de derechos y que merecen un trato

digno y cortés que nos engrandece a todos

· RESPETO: Es el eje de toda relación humana. Sin respeto no hay construcción de

humanidad, si no existe el respeto hacia la dignidad propia y de los demás, toda

nuestra labor se pierde. El respeto a la diferencia y los que no están de acuerdo

con nuestras actuaciones es igualmente fundamental en la labor de construir una

comunidad Yolombina sólida, asentada en baluartes de sana convivencia.





El Municipio de Yolombó, tiene por finalidad servir a la comunidad, promover la

prosperidad general en procura del desarrollo integral de sus habitantes, la

preservación de sus valores morales, culturales y patrimoniales, el desarrollo de

su territorio, el rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio y todo lo que

tenga que ver con la satisfacción de sus necesidades como conglomerado social y

el mejoramiento de su calidad de vida.

Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de la

Constitución, la Ley y el Reglamento, asumir la debida consecuencia con

sus mandatos.

Velar por la preservación del territorio municipal y sus riquezas naturales, a

fin de que ellos sirvan y beneficien a los habitantes del Municipio,

asegurando el progreso de la entidad territorial, sin perjuicio de las

intervenciones que para efecto se su explotación, usos, distribución,

utilización y consumo disponga la Ley.

Administración los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que

determine la Ley.

Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el

progreso municipal.





1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los decretos del gobierno, las

Ordenanzas y los Acuerdos en el municipio.

2. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la ley, las

instituciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del

Gobernador.

3. Presentar proyectos, planes y programas para la buena marcha del Municipio.

4. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las

funciones y la prestación de servicios a su cargo; representarlo judicial y

extrajudicialmente; Nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a

los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas

industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones

pertinentes.

5. Colaborar con buen desempeño de las funciones de los funcionarios del

municipio, presentar informes generales sobre su administración y convocarlo a

sesiones extraordinarias.

6. Garantizar la oportuna información a la ciudadanía del desarrollo de su gestión.

7. Las demás que la Constitución y la ley le señalen





En el municipio de Yolombó trabajamos con corazón para brindar condiciones de

vida digna a todos sus habitantes, esmerándonos por la atención oportuna y eficaz

a la comunidad, de acuerdo con nuestros principios, valores y en concordancia

con las funciones constitucionales y legales que nos corresponden como ente

territorial.





2. OBJETIVOS DE LAS T.R.D.

2.1 GENERAL

Elaborar las tablas de retención documental de LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO

DE YOLOMBÓ ANTIOQUIA.

2.2 ESPECIFICO

Racionalizar la producción documental

Facilitar el manejo de la Información.

Mejorar el servicio de consulta reduciendo el tiempo de recuperación de la

información.

Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos

estipulados por las T.R.D.

Garantizar la conservación de los documentos que tienen carácter histórico.

Regular las transferencias de los documentos en diferentes fases de

archivo.

Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes dependencias de La

Alcaldía de la responsabilidad que tienen en la organización, preservación

y difusión del archivo institucional.

3. MARCO TEORICO

Las tablas de retención documental (T.R.D.) son un listado de series y sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad





administrativa en cumplimiento de sus funciones a las cuales se asigna el tiempo

de permanencia en cada base de archivo.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las T.R.D. son fundamentales

porque:

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan las organización de los documentos a partir del concepto de

archivo total

Controlan la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran todos los procesos archivísticos para el mejoramiento racional de

los documentos.





4. METODOLOGÍA

Para la elaboración de las tablas de retención documental se desarrollaron las

etapas que se delinea en el Acuerdo 039 del 2002, y el Acuerdo oo4 del 15 de

marzo del 2013 expedido por el Archivo General de la Nación así:

4.1 PRIMERA ETAPA. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA

INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a

la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente,

resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones

y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar

las unidades documentales que producen y/o tramitan.

Actividades desarrolladas en esta etapa:

Se realizó una presentación del proyecto Elaboración de tablas de Retención

Documental al comité Interno de Archivo de La Alcaldía de Municipio de

YOLOMBÓ - Antioquia, ocasión en la que se explicó en qué consiste, cual es la

metodología para la elaboración de la nueva Tabla de Retención documental y las

bondades que se derivan de aplicar este instrumento.

Posteriormente se realizó una investigación sobre la historia institucional, la

normatividad que rige, las funciones que desarrolla la institución. Así como la

referida a la producción de los diferentes documentos, resumen del cual se puede

observar en el cuadro de normatividad legal y de producción documental (ver

capítulo 10).





Se realizó un listado de documentos producidos por la Institución de acuerdo con

lo observado en los archivos de gestión de las diferentes áreas de la institución así

como lo inferido de la normatividad.

Se aplicó la encuesta “oficina productora” formato 1, a cada una de las

dependencias, en la cual se pudieron identificar qué áreas producían documentos,

y cuáles no, así como cuales tipos o series documentales generaban.

Con esta información recolectada se efectuó un primer análisis para detectar que

series eran comunes, cuáles eran específicas y cuales en la primera entrevista no

se habían detectado para poder aplicar posteriormente a la segunda parte de la

encuesta que se refiere a unidad documental para cada una de las series y tipos

documentales que produce La Alcaldía del Municipio de YOLOMBÓ en ejercicio

de sus funciones

4.2 SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

Con la información recolectada en la primera etapa se realizaron las siguientes

actividades.

1. Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales, se

confecciona el cuadro de clasificación de series y subseries para toda la

institución.

2. Valoración y selección documental: Una vez identificadas las Series se

realizó su valoración a la luz de la normatividad para determinar por cuánto

tiempo deberían de permanecer éstas en los archivos de gestión y central

por poseer valores primarios, cuales por carecer de valores secundarios se

les puede aplicar eliminación y cuales por ser relevantes para la historia





institucional o local se deben de conservar permanentemente en el Archivo

Histórico.

4.3 TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.

Se procedió a realizar la propuesta de las tablas de retención documental de

acuerdo a la conformación de series y a la valoración realizada en la segunda

etapa.

5. FORMATOS UTILIZADOS EN LA ELABORACION DE LAS

T.R.D.

Para la elaboración de las Tablas de Retención documental, así como para la

recolección de la información se utilizaron los siguientes formatos.

5.1 ENCUESTA A OFICINA PRODUCTORA (formato 1)

Se utilizó el formato sugerido en el mini manual tablas de retención y

transferencias documentales editado por el archivo general de la nación:





ENCUESTA A OFICINA PRODUCTORA FORMATO 1

ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBÓ

ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA:

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:

2. Última fecha de asignación de

funciones:

3. Acto Administrativo:

3. Funciones básicas de la oficina

5. Unidades documentales que tramita

6. ¿Realizan selección y descarte documental?

7. Sistema de organización de los archivos de gestión

Asuntos Alfabética Cronológico Código ¿Cuál Otro?

8. Qué volumen documental produce anualmente, en promedio? Señala la

producción documental ya sea por unidades de conservación (Carpeta, libros,

legajos, entre otros).





INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

I-nombre de la oficina: Se colocó el nombre de la unidad Administrativa que

conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

1- Ubicación dentro de la Estructura orgánica, teniendo en cuenta el

organigrama de la entidad se señaló la unidad administrativa de la cual

dependía la oficina objeto de estudio.

2- Fecha de la última asignación de funciones: Contiene la fecha en la cual

fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina.

3- Acto Administrativo: Se especifica el documento que le dio el origen y/o

asignó funciones (Resolución, Acuerdo de Junta Directiva entre otros)

4- Funciones: Teniendo en cuenta los estatutos internos, los manuales de

funciones y procedimientos así como la normatividad que rige la gestión se

relacionaron las que correspondían específicamente a la oficina productora.

5- Unidades documentales que tramita. Se listó e identificó las Unidades

documentales que se tramitan en la oficina, fruto del ejercicio de las

funciones asignadas.

6- Realizan selección y descarte documental SI___NO___Se registró si o no

de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la

separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor

administrativo ni histórico

7- Sistema de organización de los archivos de oficina Registra la clasificación

y ordenación establecida en la oficina para archivar los documentos.

8- ¿Qué volumen documental produce anualmente, en promedio? Señala la

producción documental ya sea por unidades de conservación (Carpeta,

libros, legajos, entre otros).





5.2 ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL (Formato 2)

Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado

en la primera parte de la encuesta. Formato sugerido en el minimanual tablas de

retención y transferencias documentales editado por el archivo general de la

nación.





ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL FORMATO 2

1. Oficina Productora: 2. Nombre de la Unidad Documental:

3. Función de la oficina que la Genera o Tramita:

4. Caracteres Externos:

4.1 Soporte 4.2 Formato

Papel Expediente

Cinta Magnética Documento Simple

Microfilme Libro

Otro

¿Cuál Otro? Disquete

4.3 Ordenación:

4.4 Estado de Conservación:

5. Normas que regulan la producción y el trámite:

6. Trámite Original: Número y destino de las copias:

7. Documentos que conforman esta unidad documental:

8. La información contenida se halla registrada o condensada en otra

Si Dónde:

No

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:

10. Con que periodicidad se produce Diaria

Semanal Mensual

Anual Otra

¿Cuál Otro?

Cantidad producida anual:

11. Por cuánto tiempo se conserva en el archivo de gestión y quien lo establece:

12. En el archivo de gestión la consulta La misma oficina

Personas Naturales

¿Cuáles Otras oficinas?

¿Cuáles Otras entidades?

¿Por qué la consultan?

13. ¿Esta unidad ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?

Central ¿Cuál Otro?

Histórico ¿Con que periodicidad se realizan?

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?

Si ¿Con que frecuencia?

No ¿Qué años?

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción trámite y conservación de esta unidad documental?

16. Observaciones.

Nombre del Funcionario entrevistado:

Cargo: Teléfono:

Entrevistador: Ciudad:





INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO:

1. Oficina productora: Se identifica la unidad Administrativa que conserva la

documentación tramitada

2. Nombre de la Unidad Documental: Registra el nombre de la Unidad

documental que le asigna la oficina.

3. Función de la oficina que la genera o tramita: Contiene la función específica de

la oficina productora de la Unidad Documental.

4. Caracteres externos: Señala la materia, forma y estado de conservación de la

Unidad Documental, objeto de análisis.

Soporte: Contiene la materia donde se registra la información (papel,

microfilm, cinta magnética, entre otros).

Formato: Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad

Documental se anota si se trata de un expediente de un libro, o de un

documento simple.

Ordenación: Registra el tipo de ordenación utilizada en la oficina

Estado de Conservación: Relaciona si la Unidad Documental está BUENA,

REGULA O MALA; indicando en los posible si el deterioro es físico (rasgado,

arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y

biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad

relación de normas existentes ya sea generales como: Leyes, códigos,

decretos, reglamentos, entre otros, como al interior de la institución.

6. Trámite: Original. Número de copias. Registra los procedimientos que

describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un

asunto: Señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las

copias respectivas.





7. SI___NO_____ Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en

mención está registrada La Información contenida en esta Unidad Documental

se halla registrada o condensada en otra? en un libro radicador, en un

informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general: En caso

afirmativo debe especificar en cuál o cuáles estás incluido.

8. La Información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o

condensada en otra? Qué documentos conforman esta Unidad Documental

En el evento de que la Unidad documental sea una compuesta deben

señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental.

Deben anotarse las oficinas que intervinieron en la gestión documental. Esta

información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.

10. Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental

Diaria____Semanal_____Mensual______Anual_____Otra___Cuál_____Se

debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar

contemplada citarla.

11. Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina

y quién lo establece?. Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años)

en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.

12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan

La misma oficina___

Otras oficinas_______Cuáles______?

Otras entidades______Cuáles?_______

Personas Naturales______

Por qué la consultan______?





Deben registrarse los usuarios internos (Administración) y externos (Otras

entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la

consulta.

13. Ha sido objeto de transferencia de la oficina a otros archivos?

Central______ Histórico ______ Otros _______ Cuáles ________

Con qué periodicidad se realizan?

Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionas

efectuados internamente en la entidades decir, de la oficina productora al archivo.

Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas

transferencias.

14. En el archivo Central la oficina sigue consultando esta unidad documental?

Con qué frecuencia ___

Qué años ____

Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad

Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia

y años consultados.

15. Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y

conservación de esta unidad documental?

16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador

considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas

anteriores.

Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres y cargos de los

funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta.

Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotará el nombre de la persona que

realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación.

Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.





5.3 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (Formato 3)

La propuesta final de tabla de retención documental, la cual especifica, entidad y

oficina productora, los períodos de retención, la modalidades de selección y el

acto legislativo que ordena cada documento. Formato sugerido en el minimanual

tablas de retención y transferencias documentales editado por el archivo general

de la nación.




TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBÓ HOJA No. DE

OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDE

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION

FINAL PROCEDIMIENTO

AG AC CT E M S

Firma Responsable:

Jefe de Archivo

Fecha:

AG: Archivo Gestión AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección





INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO:

Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo o Razón social.

Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que

conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada

hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para

la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al

número total de hojas diligenciadas para la entidad.

Código: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de

documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de

clasificación documental establecido en la entidad.

Serie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales,

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la

subseries correspondientes.

Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia

está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación

producida en las oficinas.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Es aquel donde se reúne la documentación en trámite

en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el

archivo de las oficinas productoras.





ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad

respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de

consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Disposición final: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la

valoración con mira permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o

microfilmación.

CONSERVACIÓN TOTAL (CT): Se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su

contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y

políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y

trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los

produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Eliminación (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han

perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y

carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

MICROFILMACIÓN (M): Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros

soportes electrónicos o magnéticos.

SELECCIÓN (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial

de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la

operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo

o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos,

topográficos, temáticos, entre otros.





PROCEDIMIENTOS: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados

en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.





6. ESTRUCTURA ORGÁNICA

6.1 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS

100 ALCALDIA

110 CONTROL INTERNO

120 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

121 UNIDAD DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

122 COMISARIA DE FAMILIA

123 INSPECCIONDE POLICIA Y TRANSITO

124 CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

125 ALMACEN

126 OFICINA DE DESARROLLO COMUNITARIO

130 SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS

131 BANCO DE PROGRAMAS PROYECTOS

140 SECRETARIA DE HACIENDA

150 SECRETARIA DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL

160 SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

161 CASA DE LA CULTURA -

162 BIBLIOTECA MUNICIPAL

163 ESCUELA DE MUSICA

170 SECRETARIA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE

.





.

6.2 ORGANIGRAMA





7. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL

01 ACTAS 01 DE COMITÉS

02 DE CONSEJO

03 DE POSESIÓN

04 DE REUNIÓN

05 DE JUNTA

02 ACCIONES CONSTITUCIONALES

01 ACCIONES DE TUTELA

03 AUTORIZACIONES Y PERMISOS

01 DE MOVILIZACION DE CADAVERES

02 DE MOVILIZACION DE MENAJE DOMESTICO

03 CORTADA DE ARBOLES EN ALTO RIESTO

04 TRANSPORTE DE GANADO

05 AL PERSONAL Y GENERALES

04 ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA

01 EN CREACION DE EMPRESAS COMUNALES-COOPERATIVAS-EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO

02 EN DESARROLLO MINERO

03 EN PREVENCION DE DESASTRES

04 EN DERECHO DE FAMILIA

05 A GRUPOS COMUNITARIOS

05 BOLETINES 01 BOLETIN DE PRENSA (AVISOS AFICHES VOLANTES)






06 CENSOS 01 CENSO MINERO

02 CENSO DE UNIDADES PRODUCTIVAS

03 CENSO DE DESPLAZADOS

04 CENSO DE POBLACION

07 CERTIFICADOS 01 DE DISPONBILIDAD PRESUPUESTAL

02 DE REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO

03 BONO PENSIONAL

04 AL PERSONAL

08 CIRCULARES 01 INFORMATIVAS

02 NORMATIVAS

09 COMUNICACIONES OFICIALES

10 CONTRATACION ESTATAL 01 CONTRATO DE ADQUISICION DE BIENES Y SUMINISTROS

02 CONTRATO DE ARRENDAMIENTOS

03 CONTRATO DE COMODATO

04 CONTRATO DE MINIMA CUANTIA

05 CONTRATO DE OBRAS PUBLICAS

06 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONAS NATURALES

07 PERSONAS JURIDICAS

11 CONTRATACION ESTATAL 01 CONTRATACION DESIERTA

12 CONVENIOS 01 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS






13 CONCEPTOS 01 CONCEPTOS JURIDICOS

02 CONCEPTOS TECNICOS

14 CONCILIACIONES 01 CONCILIACIONES BANCARIAS

15 CONCECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES

01 ENVIADAS

02 RECIBIDAS

03 INTERNAS

04 DECRETOS

05 RESOLUCIONES

16 CONTRAVENCIONES 01 DE TRANSITO

17 COMPROBANTES 01 DE EGRESO

02 DE INGRESO

03 DE AJUSTE CONTABLE

18 DECLARACIONES 01 TRIBUTARIAS IVA-RETEFUENTE

02 DECLARACIONES DE TRANSFERENCIA A LA SEGURIDAD SOCIAL

19 DECRETOS MUNICIPALES

20 DERECHOS DE PETICION

21 ESTADOS FINANCIEROS Y CONTABLES

22 ESTUDIOS TECNICOS 01 AGROPECUARIOS

02 AMBIENTALES

03 ESTRATIFICACION SOCIO-ECONÓMICA

04 DE MINERIA

05 SALARIOS

06 DE PUESTOS DE TRABAJO

07 DE FUNCIONES

23 HISTORIAS 01 HISTORIA CATASTRAL






02 HISTORIA DE ACCIONES COMUNALES

03 HISTORIAL DE LOS EQUIPOA

04 HISTORIAL DEL CONTRIBUYENTE

05 HISTORIAL DE LAS MINAS

06 HISTORIAL DE LOS VEHICULOS

07 HISTORIAS LABORALES

08 HISTORIA DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

09 HISTORIAL DE LAS PROPIEDADES

10 HISTORIAL DE LOS PROVEEDORES

11 HISTORIAS GRUPOS ORGANIZADOS

24 INFORMES 01 INFORMES DE GESTION

02 INFORME DE AUDITORIAS

03 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL

04 INFORME DE CAJA MENOS

05 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

06 INFORME ESTADISTICO

25 INSPECCION VIGILANCIA Y CONTROL

01 A INSTITUCIONES EDUCATIVAS

02 A ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS

03 A ESCENARIOS CULTURALES Y BIBLIOTECAS

26 INSTRUMENTOS DE CONTROL

01 LISTADOS

02 REGISTRO (LIBRO)






03 PLANILLAS

27 INVENTARIOS 01 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

02 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES

03 INVENTARIO INDIVIDUALIZADO DE BIENES DEVOLUTIVOS

04 INVENTARIO CONTROL DE MOVIMIENTOS

05 INVENTARIO DOCUMENTALES

06 INVENTARIOS BIBLIOGRAFICOS

28 LIBROS DE CONTABILIDAD 01 LIBRO MAYOR Y BALANCE

02 LIBRO CAJA DIARIO

03 LIBRO AUXILIAR BANCOS

29 LICENCIAS 01 DE CONSTRUCCION Y URBANISMOS

02 DE FUNCIONAMIENTO

03 DE INHUMACION DE CADAVERES

04 DE MOVILIZACION DE GANADO

05 DE LOTEO

06 DE DEMOLICION

07 DE USO DE SUELOS

30 LICITACIONES 01 LICITACION PUBLICA (INVITACION PUBLICA)

31 MANUALES 01 MANUAL DE CONTRATACION

02 MANUAL DE COMUNICACIONES

03 MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIAS






04 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

05 MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION

06 MANUAL OPERATIVO MECI

07 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

08 MANUAL OPERATIVO BANCO DE PROYECTOS

09 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESTATUTO TRIBUTARIO

10 MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

11 MANUAL DE TRAMITES

32 NOMINA

33 NOVEDADES DE NOMINA

34 PETICIONES –QUEJAS –RECLAMOS Y SUGERENCIAS

35 PLANES 01 PLAN DE ACCION

02 PLAN ANTICORRUPCION

03 PLAN DE DESARROLLO

04 PLAN DE EMERGENCIAS

05 PLAN DE GESTION AMBIENTAL

06 PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO

07 PLAN DE COMPRAS

08 PLAN DE BIENESTAR SOCIAL

09 PLAN DE CAPACITACION

10 PLAN DE CONTINGENCIA

11 PLAN DE INDUCCION Y REINDUCCION

12 PLAN ANUALIZADO DE CAJA

13 PLAN DE






MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

14 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI

15 PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

16 PLAN DE GESTION DEL RIESGO

17 PLAN DE GESTION AMBIENTAL

18 PLAN DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL

19 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL

20 PLAN TERRITORIAL DE SALUD PUBLICA

21 PLAN DE PREVENCION DE DESASTRES

22 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

23 PLAN DECENAL DE CULTURA

36 PRESUPUESTO GENERAL DE GASTOS E INVERSIONES

37 PROCESOS 01 DE COBRO COACTIVO DE IMPUESTOS

02 DE COBRO PERSUASIVO

03 DISCIPLINARIOS

04 JUDICIALES (DEMANDAS INSTAURADAS)

05 DEMANDAS RECIBIDAS

06 PROCESOS DE FAMILIA

07 PROCESO CIVIL DE POLICIA

08 PROCESO DE EXPEDICION DE LA TARJETA DE






OPERACION

09

10

38 PROGRAMAS 01 PROGRAMAS CULTURALES

02 PROGRAMAS EDUCATIVOS

03 PROGRAMAS DE CAPACITACION

04 PROGRAMA DE DESARROLLO AGROPECUARIO

05 PROGRAMA DE DESARROLLO RURAL

06 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

07 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

08 PROGRAMAS SOCIALES

09 PROGRAMA DE DLLO COMUNITARIO

39 PROYECTOS 01 CULTURALES

02 DE ACUERDO

03 DE INVERSION SOCIAL

04 EDUCATIVOS

05 DE OBRAS PUBLICAS E INFRAESTRUCTURA

06 PRESUPUESTALES

40 REGISTRO DE MARCAS

41 RESOLUCIONES





8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Para llevar a cabo las transferencias documentales, es necesario tener en cuenta

dos condiciones básicas:

Primero la existencia del Comité Interno de Archivo en la entidad, el cual se

conforma según lo estipulado en el Decreto 2482 del 2012 artículo 14 y el Decreto

2578 del 2012 que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.

En Segunda Instancia las tablas de retención documental debidamente aprobadas

por el comité Interno de archivo de la Alcaldía y convalidadas por el Consejo

Departamental se aplicarán a partir de la fecha de su aprobación

Las transferencias documentales son remisiones de documentos de los archivos

de gestión al archivo central y de este al archivo histórico, de conformidad con las

T.R.D. aprobadas por el comité Interno de archivo de la entidad.

Dicha transferencias internas, se realizan teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos, con la periodicidad que establecen las T.R.D. de la Alcaldía del

Municipio YOLOMBÓ .





8.1 ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión

administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en este depende

fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las T.R.D.

Para luego decidir su traslado al archivo central.

Las oficinas deben transferir al archivo central aquellas unidades documentales

que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la T.R.D.

Correspondiente. Deben transferirse los expedientes con todos sus tipos

documentales ordenados respetando la secuencia de su producción.

Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario en el que se relacionan

las unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de

folios y debe realizarse un calendario de transferencia en común acuerdo entre los

productores de la documentación y el jefe de archivo central.

8.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya

consulta no es tan frecuente. El archivo central debe facilitar la consulta tanto a

las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que

la regulen. La documentación permanece en el archivo durante el tiempo

estipulado en la T.R.D.

El comité de archivo procede a la valoración y selección para identificar la

documentación que se conserva permanentemente y la que se elimina. De ésta





última se hace un muestreo para dejar testimonio de la información contenida en

ella.

8.3 ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

Esta es la última etapa del ciclo vital de los documentos. A este archivo se

transfieren algunos documentos que por su valor para la investigación, la ciencia,

y la cultura deben conservarse permanentemente.

Una vez transferida la documentación al archivo histórico se coteja con el

inventario y se incorpora al fondo documental correspondiente, señalándole la

asignatura topográfica requerida. La documentación recién incorporada podrá

darse a la consulta aun antes de elaborarse otros instrumentos de referencia.

8.4 JUSTIFICACIÓN DE LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

La eliminación documental es la destrucción de los documentos que han perdido

su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor

histórico y que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Acto

necesario para promover la organización y fortalecimiento de los archivos,

garantizar la eficacia de la gestión del estado y la conservación del patrimonio

documental.

La eliminación es uno de los resultados de la elaboración de las T.R.D. y antes de

esta se debe tener en cuenta ciertos procesos técnicos que constituyen

herramientas de primera mano en la gestión documental, identificación, valoración

y selección.

8.5 LA IDENTIFICACIÓN





Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación

motivo de análisis.

8.6 VALORACIÓN

Establece los valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable),

secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo, teniendo

como base el ciclo vital de los documentos, el funcionamiento institucional, el uso,

su frecuencia y las normas que regulan su producción documental, con el objeto

de proteger el patrimonio documental.

8.7 LA SELECCIÓN

Determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación

conservación total o parcial, lo cual trae consigo ventajas como:

Obtener mejor control y fácil localización de los documentos necesarios ya sea

para el servicio de la administración misma o para el usuario externo.

Ofrecer como resultado acervos documentales coherentes que reflejan la

estructura de la entidad que las produjo.

Reducir costos en espacio, tiempo y materiales que garanticen la conservación

documental.

La decisión sobre la eliminación de documentos es establecida por el comité

Interno de archivo de LA ALCALDIA y deben tenerse en cuenta ciertos principios:





Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos

que han sido de antemano señalados como eliminable, deben destruirse tan

pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención.

Ninguna serie documental debe ser destruida sin estar previamente registrada en

la correspondiente tabla de retención.

En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informa por

conducto del encargado del archivo central al comité Interno de archivos de la

entidad en las eliminaciones proyectadas y abarcan básicamente copias,

borradores, documentos de apoyo, sin embargo se debe tener especial cuidado de

no alterar la integridad del documento.

Las eliminaciones secundarias son responsabilidad del encargado de archivo

central el cual debe solicitar autorización al comité Interno de archivo, para

llevarlas a cabo, y en todos los casos se debe levantar un acta acompañada de su

respectiva relación debe ser fijada en la página Web de la Alcaldía.

La documentación transferida al archivo histórico institucional que no haya sido

sometida a los procesos de valoración y selección en el organismo productor o

transferente, será objeto de dichos procesos en las instalaciones de éste para

luego ser incorporada a su acervo documental.





9. ACTUALIZACION DE LAS T.R.D.

Las tablas de retención documental deben tener una revisión constante, para

actualizar la documentación producida, recibida, organizada y utilizada en LA

ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBÓ empleada en el cumplimiento de sus

funciones administrativas a fin de lograr que el archivo cumpla su propósito de

agilizar y racionalizar la gestión administrativa, corregir posibles fallas en las

T.R.D. Atender las peticiones y solicitudes de los ciudadanos y garantizar el

incremento del patrimonio documental.





10. NORMOGRAMA LEGAL Y DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

ACTO ADMINISTRATIVO NUMERO FECHA REFERENCIA ALCANCE

CONSTITUCIÓN NACIONAL 1991 NORMAS, PRINCIPIOS Y VALORES EN EL ESTADO.

JURIDICO

CODIGO PENAL LEY 599 2000 JURIDICO

CODIGO DPTAL DE POLICIA

ORDENANZA 2002 MANUAL DE CONVIVENCIA ALCALDIA-INSPECCION SRIA GOBIERNO-COMISARIA

LEY 9 1979 POR LA CUAL SE DICTAN MEDIDAS SANITARIAS, PARA LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

MEDIO AMBIENTE

LEY 23 1981 CODIGO DE ETICA MEDICA SALUD

LEY 57 1985 POR LA CUAL SE ORDENA LA PUBLICIDAD DE LOS ACTOS Y DOCUMENTOS OFICIALES

ADMINISTRATIVO / JURÍDICA

LEY 1333 1986 CODIGO DEL REGIMEN MUNICIPAL MUNICIPAL

LEY 9 1989 REFORMA URBANA

LEY 80 1989 CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ARCHIVO

LEY 04 1992

MEDIANTE LA CUAL SE SEÑALAN LAS NORMAS, OBJETIVOS Y CRITERIOS QUE DEBE OBSERVARSE PARA LA FIJACIÓN DE LAS PRESTACIONES SOCIALES DE LOS TRABAJADORES OFICIALES DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 150, NUMERAL 19 LITERAL E) Y F) DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA.

ADMINISTRATIVO

LEY 42 1993 SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL Y FINANCIERO Y LOS ORGANISMOS QUE LO EJERCEN

CONTABILIDAD

LEY 60 1993 . DISTRIBUCION DE COMPETENCIAS ART. 30 PLANEACION





LEY 80 1993

SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA ART.55 DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL

ADMINISTRATIVA / JURÍDICA

LEY 87 1993

POR LA CUAL SE ESTABLECEN NORMAS PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LAS JURISDICC Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CONTROL INTERNO

LEY 100 1993 CREA EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

SALUD

LEY 105 1993 COMPETENCIAS DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES SOBRE EL TRANSPORTE

INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO

LEY 115 1994 LEY GENERAL DE EDUCACION EDUCACION

LEY 99 1993 SISTEMA NACIONAL AMBIENTAL DLLO ECONOMICO

LEY 134 1994 POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS SOBRE MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

ADMINISTRATIVO

LEY 136 1994

POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS TENDIENTES A MODERNIZAR LA ORGANIZACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS MUNICIPIOS

ALCALDIA

LEY 143 1994 ENERGIA ELECTRICA SERVICIOS PUBLICOS

LEY 152 1994

POR LA CUAL SE ESTABLECE LA LEY ORGANICA DEL PLAN DE DESARROLLO ESTA SE APLICARA A LA NACIÓN Y ENTIDADES TERRITORIALES Y LOS ORGANISMOS PUBLICOS DE TODO ORDEN

ADMINISTRATIVO/PLAN DE DESARROLLO

LEY 142 1994 ESTABLECE EL REGIMEN DE LOS SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS

EMPRESAS SERVICIOS PUBLICOS

LEY 181 1995 LEY DEL DEPORTE (modificada Ley1445 del 2011)

EDUCACION Y CULTURA





LEY 190 1995

DICTA NORMAS TENDIENTES A PRESERVAR LA MORALIDAD EN LA ADMINSITRACION PUBLICA Y FIJA DISPOSIONES CON EL FIN DE ERADICAR LA CORRUPCCION ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVO

LEY 223 1995 ESTATUTO TRIBUTARIO HACIENDA

LEY 225 1995 LEY ORGANICA DE PRESUPUESTO HACIENDA

LEY 294 1996 NORMAS PARA PREVENIR, REMEDIAR, Y SANCIONAR LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR ART.42 DE LA CONS.NAL

COMISARIA DE FAMILIA

LEY 300 1996 LEY DE TURISMO EDUCACION CULTURA

LEY 358 1997 ENDEUDAMIENTO HACIENDA

LEY 388 1997 MODIFICA LA LEY 9/89 Y LEY 3ª DE 1991 ORDENAMIENTO TERRITORIAL

PLANEACION

LEY 375 1997 LEY DE JUVENTUD EDUCACION

LEY 397 1997 CREA EL MINISTERIO DE CULTURA LEY DE CULTURA

LEY 448 1998 IMPUESTO SOBRE LA RENTA HACIENDA

LEY 505 1999 FIJA TERMINOS PARA LA ADOPCION ES ESTRATIFICACION SOCIOECONOMICA

SERVICIOS PUBLICOS

LEY 527 1999

POR MEDIO DE LA CUAL SE DEFINE Y REGLAMENTA EL ACCESO Y USO DE LOS MENSAJES DE DATOS, DEL COMERCIO ELECTRÓNICO Y DE LAS FIRMAS DIGITALES

ADMINISTRATIVO

LEY 546 1999 DICTA NORMAS EN MATERIA DE VIVIENDA FINANCIACION.UVR

ADMINISTRATIVO

LEY 549 1999

DICTA NORMAS TENDIENTES A FINANCIAR EL PASIVO PENSIONAL DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES SE CREA EL FONDO NACIONAL DE PENSIONES

ADMINISTRATIVO





LEY 549 1999

POR LA CUAL DICTAN NORMAS TENDIENTES FINANCIAR EL PASIVO PENSIONAL DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES, SE CREA EL FONDO NACIONAL DE PENSIONES DE LA ENTIDADES TERRITORIALES Y DICTA NORMAS EN MATERIA PRESTACIONAL

PERSONAL

LEY 550 1999 REESTRUCTURACION DE PASIVOS Y REACTIVACIÓN EMPRESARIAL ART 2

GESTION ECONOMICA CULTURA

LEY 575 2000 REFORMA PARCIALMENTE LA LEY 2947/96g COMISARIA

LEY 594 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS. ARCHIVO

LEY 599 2000 EXPIDE EL CODIGO PENAL COMISARIA DE FAMILIA

LEY 600 2000 CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL COMISARIA DE FAMILIA

LEY 607 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA LA CREACION, FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN DE LAS UNIDADES MUNICIPALES DE ASISTENCIA TÉCNICA DIRECTA RURAL

UMATA

LEY 617 2000

REFORMA PARCIALMENTE LA LEY 136/94 , EL DECRETO EXTRAORDINARIO 1222/86, SE ADICIONA LA LEY ORGANICA DE PRESUPUESTO. EL DECRETO 142/93 NORMAS TENDIENTES A FORTALECER LA DESCENTRALIZACIÓN Y SE DICTAN NORMAS PARA LA RACIONALIZACION DEL GASTO PUBLICO NACIONAL.

CONTABILIDAD

LEY 689 2001 MODIFICA PARCIALMENTE LA LEY 142 DE 1994 EN SU ARTICULO 14 Y LOS NUMERALES 15-24

SERVICIOS PUBLICOS

LEY 691 2001 REGLAMENTA LA PARTICIPACIÓN DE LOS GRUPOS ÉTNICOS EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN COLOMBIA

SALUD

LEY 711 2001

POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO DE LA OCUPACIÓN DE LA COSMETOLOGÍA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE SALUD ESTETICA

SALUD





LEY 715 2001

POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS ORGÁNICAS EN MATERIA DE RECURSOS Y COMPETENCIAS PARA ORGANIZAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EDUCACIÓN Y SALUD ENTRE OTROS

SALUD - EDUCACION

LEY 716 2001

POR LA CUAL SE EXPIDE NORMAS PARA EL SANEAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO Y SE DICTAN DISPOSICIONES EN MATERIA TRIBUTARIA Y OTRAS DISPOSICIONES

CONTABILIDAD

LEY 721 2001

MODIFICA LA LEY 75 DE 1968 QUE TRATA SOBRE LA FILIACIÓN Y SE CREA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR


LEY 729 2001 POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA LOS CENTROS DE ACONDICIONAMIENTO Y PREPARACIÓN FÍSICA EN COLOMBIA

SALUD

LEY 607 2002 REGLAMENTA LA ASISTENCIA TECNICA UMATA

LEY 731 2002 POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS PARA FAVORECER A LAS MUJERES RURALES

UMATA

LEY 732 2002

POR LA CUAL ESTABLECEN NUEVOS PLAZOS PARA REALIZAR, ADOPTAR Y APLICAR LAS ESTRATIFICACIONES SOCIOECONÓMICAS URBANAS Y RURALES EN EL TERRITORIO NACIONAL

SERVICIOS PUBLICOS

LEY 734 2002 POR LA CUAL SE EXPIDE EL CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO EN EL CONGRESO DE COLOMBIA

ADMINISTRATIVO

LEY 769 2002 LEY NACIONAL DE TRANSITO INSPECCION DE POLICIA

LEY 788 2002 LEY TRIBUTARIA Y PENAL HACIENDA

LEY 789 2002

DICTA NORMAS PARA APOYAR EL EMPLEO Y AMPLIAR LA PROTECCIÓN SOCIAL Y SE MODIFICAN ALGUNOS ARTÍCULO DEL CODIGO SUSTANTIVO DE TRABAJO

PERSONAL

LEY 810 2003 MODIFICA LA LEY 388-1997 AMBIENTAL PLANEACION





LEY 850 2003 POR MEDIO DE LA CUAL SE REGLAMENTA LAS VEEDURIAS CIUDADANAS

PERSONERIA

LEY 872 2003

POR MEDIO DEL CUAL SE CREA EL SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PUBLICI Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS

SALUD-ADMINISTRATIVO

LEY 795 2002 MODIFICA EL ESTATUTO ORGANICO DEL SISTEMA FINANCIERO

CONTABILIDAD

LEY 828 2003 POR LA CUAL SE EXPIDEN NORMAS PARA EL CONTROL A LA EVASIÓN DEL SISTEMA DE SEGUDAD SOCIAL

SALUD

LEY 850 2003 SOBRE VEEDURÍA CIUDADANA ADMINISTRATIVO

LEY 863 2003

POR LA CUAL ESTABLECE NORMAS TRIBUTARIAS Y DE CONTROL PARA EL CRECIMIENTO ECONOMICO Y EL SANEAMIENTO DE LAS FINANZAS PUBLICAS

CONTABILIDAD

LEY 872 2003

POR LA CUAL SE CREA EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PUBLICO Y EN OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVO

LEY 906 2004 POR EL CUAL SE EXPIDE EL CODIGO DE PROCEDIMIENTYO PENAL


LEY 909 2004

POR LA CUAL SE EXPIDEN NORMAS QUE REGULAN EL EMPLEO PÚBLICO, LA CARRERA ADMINISTRATIVA , GERENCIA PÚBLICA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

ADMINISTRATIVO

LEY 962 2005

POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES SOBRE RACIONALIZACION DE TRAMITES Y PROCEDIMIENTOS ADTIVOS DE LOS ORGANISMOS DEL ESTADO


LEY 906 2006 CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL MUNICIPAL-COMISARIA DE FAMILIA

LEY 1005 2006 POR LA CUAL SE MODIFICA EL CODIGO NACIONAL DE TRANSITO

INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO





LEY 1010 2006

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTAN MEDIDAS PARA PREVENIR, CORREGIR Y SANCIONAR EL ACOSO LABORAL Y OTROS HOSTIGAMIENTOS EN EL MARCO DE LAS RELACIONES DE TRABAJO

PERSONAL /JURIDICO

LEY 1066 2006 CARTERA PUBLICA HACIENDA

LEY 1083 2006 PLANEACION URBANA SOSTENIBLE PLANEACION

LEY 1098 2006 CODIGO DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA- ARTICULO 86 FUNCIONES DEL COMISARIO DE FAMILIA

COMISARIA

LEY 1106 2006 FONDOS DE SEGURIDAD CONTABILIDAD

LEY 1142 2007

REFORMA PARCIALMENTE LA LEY906 DEL 2004/ LEY 599/2000 Y 600 DEL 2000 ADOPTA MEDIDAS PARA LA PREVENCION Y REPRESIÓN DE LAS ACTIVIDADES DELICTIVAS DE ESPECIAL IMPACTONPARA LA CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA.


LEY 1150 2007

INTRODUCE MEDIDAS PARA LA EFICIENCIAY LA TRANSPARENCIA EN LA LEY 80/93 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES GENERALES SOBRE LA CONTRATACIÓN CON RECURSOS PUBLICOS

ADMINISTRATIVO/JURIDICO

LEY 1152 2007

POR LA CUAL SE DICTA EL ESTATUTO DE DESARROLLO RURAL, SE REFORMA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL INCODER Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

ADMINISTRATIVO- UMATA

LEY 1176 2007 POR LA CUAL SE DESARROLLAN LOS ARTICULOS 356 Y 357 DE LA CONSTITUCION POLITICA

LEY 1236 2008 POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA ALGUNOS ARTICULOS DEL CODIGO PENAL RELALITVOS A DELITOS DE ABUSO SEXUAL

PERSONERIA- COMISARIA DE FAMILIA





LEY 1273 2009 MODIFICA EL CODIGO PENAL CREA UN NUEVO BIEN JURIDICO “ DE LA PROTECCION DE LA INFORMACIÓN DE DATOS”

SISTEMAS-JURIDICA-

LEY 1287 2009 REGULA BAHIAS DE ESTACIONAMIENTO,MOBILIDAD REDUCIDA, ACCESIBILIDAD

PLANEACION

LEY 1259 2008 COMPARENDO AMBIENTAL PLANEACION

LEY 1273 2009 DELITOS INFORMATICOS ADMINISTRATIVO

LEY 1276 2009

A TRAVES DE LA CUAL SE MODIFICA LA LEY 687 DE AGOSTO DEL 2006 Y SE ESTABLECE NUEVOS CRITERIOS DE ATENCION INTEGRAL DEL ADULTO MAYOR EN LOS CENTROS VIDA

SECRETARIA DE SALUD Y PERSONERIA

LEY 1382 2010 MODIFICA LA LEY 685 2001 CODIGO MINERO

LEY 1383 2010 CODIGO NACIONAL DE TRANSITO INSPECCION-TRANSITO

LEY 1437 2011 REGULA EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS SU VALIDEZ Y SU FUERZA PROBATORIO

ARCHIVOS

LEY 1445 2011 MODIFICA LA LEY 181 DE 1995 LEY DEL DEPORTE

EDUCACION Y CULTURA Y DEPORTE

LEY 1474 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCION ADMINISTRATIVO. JURIDICO

LEY ANTITRAMITE 019 2012 NORMAS PARA SUPRIMAR O REFORMAR REGULACIONES,PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES INNECESARIOS EXISTENTES

ADMINISTRATIVO/JURIDICO

LEY 1562 2012 MODIFICA EL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES EN MATERIA DE SALUD OCUPACIONAL

PERSONAL JURIDICO SALUD OCUPACIONAL

LEY 1551 2012 DICTA NORMAS PARA LA MODERNIZACION DE LOS MUNICIPIOS

ADMINISTRATIVO/PLANEACIÓN

LEY 1581 2012 PROTECCION DE DATOS PERSONALES ADMINISTRATIVO

LEY 1562 2012 MODIFICA EL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES EN MATERIA DE SALUD OCUPACIONAL

PERSONAL JURIDICO SALUD OCUPACIONAL

DECRETO 2527 1950 AUTORIZA EL USO DE MICROFILME EN LOS ARCHIVOS

ARCHIVO





DECRETO 3354 1954

RESTRINGE ADULTERACIÓN RECORTE Y DOBLEZ DE MICROFILMES Y PROHIBE LA INCINERACIÓN DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS

ARCHIVO

DECRETO 1136 1970 MEDIDAS DE PROTECCIÓN MENDIGOS VAGOS

SALUD-GOBIERNO

DECRETO 2811 1974 CODIGO NACIONAL DE LOS RECURSOS NATURALES RENOVABLES Y PROTECCIÓN MEDIO AMBIENTE

AMBIENTAL

DECRETO 617 1984 SALUD OCUPACIONAL PERSONAL

DECRETO 489 1988 REGULA EL EJERCICIO DE LA FUNCION ADTATIVA

ADMINISTRATIVO

DECRETO 2274 1988 INVENTARIO PATRIMONIO DOCUMENTAL Y FACULTAD DE INSPECCION A LOS ARCHIVOS (ART.1 A 5)

ARCHIVO

DECRETO 919 1989 CREA EL SISTEMA NACIONAL DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

DESASTRES

DECRETO 2737 1989 CODIGO DEL MENOR COMISARIA

DECRETO 624 1989 USO DE MEDIOS MAGNETICOS EN LA INFORMACIÓN TRIBUTARIA ( ART.633)

ARCHIVO

DECRETO 2649 1993 CODIGO DE COMERCIO ADMINISTRATIVO-JURIDICO

DECRETO 1295 1994 SALUD OCUPACIONAL PERSONAL

DECRETO 1876 1994

POR EL CUAL SE REGLAMENTA LOS ARCHIVOS 96,97,98 AL DECRETO LEY 1298 DE 1994EN LO RELACIONADO CON LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO

SALUD

DECRETO 2150 1995

SUPRIME AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES Y USO DE LOS SELLOS, PROHÍBE EXIGIR COPIAS O FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS QUE LA ENTIDAD TENGA EN SU PODER, AUTORIZA EL USO DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVOS Y TRANSMISIÓN DE DATOS (ART.1,13,16,18,19,26,29

ADMINISTRATIVO/ARCHIVO





DECRETO 111 1996

BASE LEGAL DOCUMENTOS AREA FINANCIERA (PRESUPUESTAL) LEY ORGANICA DE PRESUPUESTO COMPILAN LEYES 38-179-225 QUE CONFORMAN EL ESTATUTO ORGANICO

CONTABILIDAD

DECRETO 115 1996 BASE LEGAL DOCUMENTOS AREA FINANCIERA (PRESUPUESTAL)

CONTABILIDAD

DECRETO 1165 1996 MINIST .HACIENDA Y CREDITO PUBLICO OBLIGACIÓN DE FACTURAR “ REQUISITOS”

CONTABILIDAD

DECRETO 1283 1996 MIN.SALUD FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

SALUD

DECRETO 2174 1996

POR EL CUAL SE ORGANIZA EL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y REGLAMENTA LOS ART.76/78 DEL DTO 1298/94 (CALIDAD EN SALUD)

SALUD

DECRETO 1474 1997 CERTIFICACIONES LABORALES DE LOS EMPLEADOS

ARCHIVO

DECRETO 3087 1997 LIQUIDACIÓN, COBRO, RECAUDO Y MANEJO DE LAS CONTRIBUCIONES DE SOLIDARIDAD

CONTABILIDAD

DECRETO 1052 1998 LICENCIA DE CONTRUCCION URBANISMO Y PARCELACIÓN

AMBIENTAL

DECRETO 489 1998 REGULA EL EJERCICIO DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA

PERSONAL

DECRETO 1567 1998 PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL OBLIGA A CREAR EL COMITÉ DE BIENESTAR

PERSONAL

DECRETO 1567 1998 CAPACITACION DE EMPLEADOS PERSONAL

DECRETO 1569 1998

POR EL CUAL DE ESTABLECE EL SISTEMA DE NOMENCLATURA Y CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS DE LA ENTIDADES TERRITORIALESQUE DEBEN REGULARSE POR LAS DISPOSICIONES DE LA LEY 443 DE 1998 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

PERSONAL





DECRETO 1137 1999

POR EL CUAL SE ORGANIZA EL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR FAMILIAR, SE REESTRUCTURA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR


DECRETO 1406 1999 ARTIC.21 DEBERES ESPECIALES DEL EMPLEADOR CON RESPECTO A AUTOLIQUIDACIONES DE APORTES

PERSONAL

DECRETO 2145 1999 NORMAS SOBRE EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

DECRETO DEL MINISTERIO DE JUSTICIA

1214 2000 ESTABLECE FUNCIONES PARA LOS COMITES DE CONCILIACIÓN OBLIGACIÓN DE CREAR EL COMITÉ DE CONCILIACION


DECRETO 47 2000 POR EL CUAL SE EXPIDEN NORMAS DEL REGIMEN SUBSIDIADO DEL SISTEMA GRAL DE SEGURIDAD

SALUD

DECRETO 2676 2000

REGLAMENTA LA GESTION INTEGRAL DE LOS RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES Y OBLIGA A CREAR EL COMITÉ DE GESTION AMBIENTAL (LEY 99/93) CODIGO AMBIENTAL

SALUD /AMBIENTAL

DECRETO 1214 2000 OBLIGACIÓN DE CREAR EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

ADMINISTRATIVO

DECRETO 783 2000 MODIFICA LOS DECRETOS 1486/94,1922/94, 723/97,046 Y 047 DEL 2000

CONTABILIDAD

DECRETO 1537 2001

REGLAMENTA LA LEY 87 DE 1993 DE 93 EN CUANTO ELEMENTOS TECNICOS Y ADTIVOS QUE FORTALEZCAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO

CONTROL INTERNO

DECRETO 887 2001 MODIFICA EL ARTICULO 1.DEL DECRETO 2423 DE 1996

CONTABILIDAD

DECRETO 1537 2001

REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 87/93 EN CUANTO A ELEMENTOS TÉCNICOS Y ADMINISTRATIVOS QUE FORTALEZCAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO





DECRETO 1755 2002

POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS SUBCUENTAS DE COMPENSACIÓN INTERNA DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO DEL FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA FOSYGA

CONTABILIDAD

DECRETO 1281 2002

BASE LEGAL DE LOS DOCUMENTOS AREA FINANCIERA TESORERIA –CONTABILIDAD)POR EL CUAL SE EXPIDEN LAS NORMAS QUE REGULAN LOS FLUJOS DE CAJA Y LA UTILIZACIÓN OPORTUNA Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS DEL SECTOR SALUD Y SU UTILIZACIÓN EN LA PRESTACIÓN.

CONTABILIDAD

DECRETO 1282 2002

BASE LEGAL DOCUMENTOS AREA FINANCIERA (TESORERIA –CONTABILIDAD) CREA EL COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE

CONTABILIDAD

DECRETO 1703 2002

POR LA CUAL SE ADOPTAN MEDIDAS PARA PROMOVER Y CONTROLAR LA AFILIACIÓN Y EL PAGO DE APORTES EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

SALUD

DECRETO 190 2002

REFORMA DEL ESTADO, DESVINCULACION DE SERVIDORES

PERSONAL

DECRETO 1919 2002 REGIMEN DE PRESTACIONES SOCIALES DE LOS EMPLEADOS OFICIALES

PERSONAL

DECRETO 1779 2003 POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE EL ARTICULO 286 DE LA LEY 100/93

SALUD

DECRETO 3803 2003

AJUSTA VALORES DE RETENCION EN LA FUENTE APLICABLE A LOS PAGOS GRAVABLES ORIGEN ENLA RELACION LABORAL, LEGAL Y REGLAMENTARIA

CONTABILIDAD

DECRETO 2309 2002 GARANTIA DE CALIDAD DEL MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL

DECRETO 1145 2004 HISTORIAS LABORALES PERSONAL





DECRETO 4110 2004 ADOPTA LA NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTION PUBLICA NTCGP 1000-2004

ALCALDE-CONTROL INTERNO

DECRETO 2539 2005 POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS COMPETENCIAS LABORALES

CONTROL INTERNO

DECRETO 1227 2005 POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 909 DEL 2004 Y DECRETO 1567 DE 1998

PERSONAL

DECRETO 2539 2005

POR LA CUAL SE ESTABLECEN LAS COMPETENCIAS LABORALES PARA LOS EMPLEOS PUBLICOS DE LOS DISTINTOS NIVELES JERARQUICOS DE LAS ENTIDADES A LAS CUALES SE APLICAN LOS DECRETOS 770N Y 785 DEL 2005

ADMINISTRATIVO

DECRETO 4669 2005 POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 962 DEL 2005

ADMINISTRATIVO

DECRETO 785 2005

ESTABLECE EL SISTEMA DE NOMENCLATURAY CLASIFICACIÓN Y DE FUNCIONES Y REQUISITOS GENERALES DE LOS EMPLEOS EN LAS ENTIDADES TERRITORIAÑES QUE SE REGULAN POR LAS DISPOSICIONES DE LA LEY 909 DEL 2004

PERSONAL

DECRETO 3622 2005

POR EL CUAL SE ADOPTAN LAS POLITICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y SE REGLAMENTA EL ARTICULO CUARTO DE LA LEY 489 DE 1998 EN LO REFERENTE AL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRATIVO

DECRETO 4515 2008 POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 617 DEL 2000

ADMINISTRATIVO

DECRETO 4665 2007

POR EL CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACION DEL PLAN NACIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION PARA LOS SERVIDORES PUBLICOS

ADMINISTRATIVO

DECRETO 2474 2007 SOBRE CONTRATACION ESTATAL -ENTIDADES PUBLICAS





DECRETO 4295 2007 POR LA CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 872 DE 2003

DECRETO 4747 2007

POR MEDIO DEL CUAL SE REGULAN ALGUNOS ASPECTOS DE LAS RELACIONES ENTRE LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD Y LAS ENTIDADES RESPONSABLES DEL PAGO DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE LA POBLACION A SU CARGO, Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.

SALUD

DECRETO 357 2008

POR MEDIO DE LA CUAL SE REGLAMENTA LA EVALUACION Y REELECCION DE GERENTES O DIRECTORES DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN TERRITORIAL

ADMINISTRACION

DECRETO 1151 2008

POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS GENERALES DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LINEA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA, SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 962 DEL 2005 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.

ADMINISTRATIVO

DECRETO 4828 2008 REGIMEN DE LA GARANTIA EN LA CONTRATACION PUBLICA

ENTIDADES PBLICAS

DECRETO 4485 2009 ACTUALIZA LA NORMA TECNICA DE CALIDAD NTCGP.1000-2009

CALIDAD-CONTROL INTERNO

DECRETO 860 2010 REGLAMENTA LA LEY 1098 DEL 2006 COMISARIA DE FAMILIA

DECRETO 4214 2011 PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS SERVICIOS PUBLICOS

DECRETO 734 2012

REGLAMENTA EL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACION PUBLICA REGLAMENTA LA LEY 80-93 Y LEY 1150-2007

ADMINISTRATIVA/JURIDICA

DECRETO 019 2012 LEY ANTITRAMITE ADMINISTRATIVO/JURIDICO

DECRETO 2482 2012 ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACION DE PLANEACION Y LA GESTION

ARCHIVO





DECRETO 2578 2012

REGLAMENTA LOS LINEAMIENTOS GENERALES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DEROGA EL DECRETO 4124 DEL 2004

ARCHIVO

DECRETO 2609 2012 REGLAMENTA EL ARTICULO 5 DE LA LEY 594 DEL 2000 Y PARCIALMENTE EL ARTICULO 58 Y 59 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO

ARCHIVO

DECRETO 2641 2012 METODOLOGIA PLAN ANTICORRUPCION ADMINISTRATIVO/JURIDICO

DECRETO 2693 2012 LINEAMIENTOS GOBIERNO EN LINEA GOBIERNO EN LINEA

DECRETO 1510 2013 REGLAMENTA EL SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA

ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

RESOLUCION 4445 1996 CONDICIONES SANITARIAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS ESTABLECIMIENTOS HOSPITALARIOS

SALUD

RESOLUCIÓN DE LA CONTADGENERAL DE LA REPUBLICA

373 1999 SOBRE NORMAS BASICAS PLAZOS O REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

CONTABILIDAD

RESOLUCIÓN DE LA CONTAD..GENERAL DE LA REPUBLICA

400 2000 ADOPTA EL NUEVO PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

CONTABILIDAD

RESOLUCIÓN 081 2001

ADOPTA EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Y SE APRUEBA LA ACTUALIZACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL AGN.

ARCHIVO

RESOLUCIÓN DE LA CONTRALORÍA GRAL DE ANTIOQUIA

2083 2001 POR MEDIO DE LA CUAL AUTORIZA LA RENDICIÓN DE CUENTAS EN MEDIO ELECTRÓNICO O MAGNETICO

CONTABILIDAD

RESOLUCIÓN DE LA CONTAD. GENERAL DE LA NACIÓN

420 2002 MODIFICA PARCIALMENTE LA RESOLUCION 196 DEL 2001, SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE

CONTROL INTERNO

RESOLUCIÓN 019 2003 REGLAMENTA LA GESTION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CREADO POR RES/049/98

ARCHIVO

RESOLUCIÓN DE LA CONTRAL. GRAL.DE LA REPUBLICA

5544 2003 REGLAMENTA LA RENDICIÓN DE CUENTAS, SU REVISIÓN Y SE UNIFICA LA INFORMACIÓN

CONTABILIDAD





RESOLUCIÓN 083 2004 CONFORMA EL GRUPO TÉCNICO DE APOYO DEL COMITÉ DE ARCHIVO DEL A.G.N

ARCHIVO

RESOLUCIÓN DE LA CONTAD. GENERAL DE LA REPUBLICA

041 2004 MODIFICA EL MODELO INSTRUMENTAL DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA P.G.C.P.

CONTABILIDAD

RESOLUCIÓN DE LA CONTAD. GENERAL DE LA REPUBLICA

048 2004 SOBRE NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

CONTABILIDAD

ACUERDO 07 1994 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHVOS ARCHIVO

ACUERDO 09 1995 REGLAMENTA LA PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION

ARCHIVO

ACUERDO 11 1996 ESTABLECE CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO

ACUERDO 47 2000

ARTICULO 43 CAPITULO V ACCESO A LOS DOCUMENTOS DEL A.G.N. DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS “ RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN”

ARCHIVO

ACUERDO 48 2000

DESARROLLA EL ARTICULO 59 CAPITULO DEL CAPITULO 7 CONSERVACION DE DOCUMENTOS “ SOBRE CONSERVACIÓN PREVENTIVA , CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO

ACUERDO 49 2000

DESARROLLA EL ARTICULO 61 CAPITULO 7 DEL REGLAMENTO GRAL DE ARCHIVOS SOBRE “ CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS”

ARCHIVO

ACUERDO 50 2000

DESARROLLA EL ARTICULO 64 DEL TITULO VII CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS “ PREVENCIÓN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO”,

ARCHIVO

ACUERDO 60 2001

ESTABLECE PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCION PUBLICA.

ARCHIVO





ACUERDO 42 2002

ESTABLECE CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LA ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN CON FUNCIONES PUBLICAS, SE REGULA EL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL Y SE DESARROLLA LOS ARTICULOS 21,22,23, Y 26, DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594/2000

ARCHIVOS

ACUERDO 38 2002 ARTICULO 5 LEY GRAL DE ARCHIVOS SOBRE RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

ARCHIVO

ACUERDO 37 2002

ESTABLECE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOS REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE DEPOSITO, CUSTODIA , ORGANIZACIÓN , REPROGRAFIA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN DESARROLLO DE LOS ARTICULOS 13 Y 14 Y SUS PARÁGRAFOS 1 Y 3 DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS

ARCHIVO

ACUERDO 39 2002

REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN DLLO DEL ARTICULO 24 DE LA LEY 594 DEL 2.000

ARCHIVO

ACUERDO 41 2002

REGLAMENTA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES QUE SE LIQUIDEN FUSIONEN O PRIVATICEN Y SE DESARROLLA EL ARTICULO 20 Y SU PARÁGRAFO. DE LA LEY 594 DEL 2.000

ARCHIVO

ACUERDO 15 2003

ADICIONA UN PARÁGRAFO AL ARTICULO 1- AL ACUERDO 041/2002 INTEGRACION COMITÉ DE ARCHIVO DE LAS ENTIDADES PUBLICAS EN PROCESO EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN

ARCHIVO





ACUERDO 02 2004 ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

ARCHIVO

ACUERDO 04 2013

REGLAMENTA LOS DECRETOS 2578 Y 2609 DEL 2012Y MODIFICA EL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION,PRESENTACION Y EVALUACION Y APROBACION T.R.D Y T.V.D

ARCHIVO

CIRCULAR 01 1998 CREACIÓN Y DLLO DEL ARCHIVO GRAL DEL MPIO

ARCHIVO

CIRCULAR 01 2003 ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ARCHIVO

CIRCULAR 04 2003 ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES

ARCHIVO

CIRCULAR 012 2004 ORIENTACIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR 04/2003 (ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES

ARCHIVO

CIRCULAR 01 2004 INVENTARIO DE DOCUMENTOS A ELIMINAR ARCHIVO

CIRCULAR (CARTA) DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA REPUBLICA

016 1999 INFORME SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE

CONTABILIDAD

CIRCULAR (INSTRUCTIVO)DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA NACIÓN.

009 1999

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO EN ARCHIVO ASCII DENOMINADO (RELACION DE BIENES INMUEBLES)

CONTABILIDAD

CIRCULAR DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA REPUBLICA

29 1999 IDENFITICACION DE LOS BIENES INMUEBLES QUE POSEEN LAS ENTIDADES PUBLICAS DEL PAIS

CONTABILIDAD

CIRCULAR 02 1997 PARÁMETROS A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTACION DE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS

ARCHIVO

CIRCULARES 01 1997 EXHORTACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN BÁSICA SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

ARCHIVO





CIRCULAR EXTERNA DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA NACIÓN

056 2004

PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN SER APLICADOS EN EL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 863/2003 Y DTOS REGLAMENTARIOS 1282/2000-1914/2003

CONTABILIDAD

CIRCULAR EXTERNA DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA REPUBLICA.

031 2000

ESTABLECE POLÍTICAS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, FIJA CRITERIOS ACERCA DEL CONTENIDO DEL INFORME REFERENTE A SU EVALUACIÓN.

CONTABILIDAD

CIRCULAR EXTERNA DE LA SUPERSALUD

078 1998 INSTRUCCIONES PARA LA AUTORIZACIÓN DE POSESION DEL REVISOR FISCAL

ADMINISTRATIVO

CIRCULAR 0022 2006

ADOPCION DE FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD Y DE REPORTE DE NOVEDADES DEL SISTEMA ÚNICO DE HABILITACIÓN DEL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTÍA DE CALIDAD

SALUD

CIRCULAR 030 2006 IMPARTE INSTRUCCIONES EN MATERIA DE INDICADORES DE GESTION

SALUD

DOCUMENTO CONPES 3144 2001 POR LA CUAL SE CREA EL SISTEMA SOCIAL DE RIESGO (SSR)

SALUD

NTC 4095 NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA

ARCHIVO

NTC 3723 MICROGRAFIA, MICROFILMACION DE DOCUMENTOS, TÉCNICAS DE OPERACIÓN

ARCHIVO

NTC 4080

MICROGRAFIA. SÍMBOLOS GRAFICOS PARA SU USO EN MICROFILME CON SU SIGNIFICADO APLICACIÓN Y LOCALIZACIÓN. CLASIFICACION DE MICROFILMES.

ARCHIVO

NTC 4436

INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. PAPEL PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO, REQUISITOS PARA LA PERMANENCIA Y DURABILIDAD

ARCHIVO

NTC 5029 NORMA SOBRE MEDICION DE ARCHIVOS ARCHIVO





NTC 5174 NORMA SOBRE PROCESADO Y ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES TIPO GELATINA Y PLATA

ARCHIVO

NTC 5238 NORMAS SOBRE REPROGRAFIA. MICROFILMACION, SERIES. PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN

ARCHIVO

NTCGP 1.000 2009 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ADMINISTRATIVO





11. GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS.

ACCESO A LOS ARCHIVOS.

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos

públicos, en los términos consagrados por la ley.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación

dirección, organización. Control, evaluación, conservación, presentación y

servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.

Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para

su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su

utilización.

ARCHIVO.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada,

en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO DE GESTIÓN.

Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los

asuntos iniciados y sometida a continua utilización, así como a consulta

administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL.





Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados

por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su

trámite; pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias

oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO.

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de

gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe

conservarse permanentemente, dado el valor que representa para la investigación,

la ciencia y la cultura.

AUTOMATIZACIÓN.

Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y

recuperación de la información documental.

CATÁLOGO.

Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o

varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o

recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o

integración a un archivo permanente.

CLASIFICACION DOCUMENTAL.





Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que

componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo

a la estructura orgánica funcional de la entidad.





CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.

Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los

documentos que alberga un archivo.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.

Puede ser preventiva o de intervención directa. Del mismo modo, métodos

utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de

controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS.

Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los

ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de

archivo y a obtener copia de los mismos.

COMITÉ DE ARCHIVO.

Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las políticas. Los

programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y

técnicos de los archivos.

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS.

Órgano asesor del archivo general de la nación, encargado de estudiar los

asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL MUNICIPIO

Órgano asesor del consejo departamental de archivos, encargado de estudiar los

asuntos relativos al valor secundario de los documentos.





CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

Estructura jerárquica y lógica de los fondos documentales donde se refleja la

estructura orgánica de la entidad, en secciones y sub.-secciones que componen el

fondo y donde se determinan las series correspondientes a las funciones que se

desarrolla en cada una de ellas. (Esta definición es provisional ya que se está

estudiando actualmente en el Archivo General de la Nación.)

DEPÓSITO DE ARCHIVO.

Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución

archivística.

DOCUMENTO

Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DEPURACIÓN.

Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de

los que no lo tienen.

DOCUMENTO ACTIVO.

Es aquel documento que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

DOCUMENTO ESENCIAL.

Es aquel documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que por

su contenido informativo y testimonial garantiza el reconocimiento de las funciones

y actividades del mismo aun después de desaparición, por lo tanto posibilita la

reconstrucción de la historia institucional.





DOCUMENTO INACTIVO.

Documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legal.

DOCUMENTO SEMIACTIVO.

Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO.

Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su

conservación temporal, permanente o a su eliminación.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de

relevancia para la ciencia y la tecnología.

EXPEDIENTE.

Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad

archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos

generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución

de un mismo asunto.

ESTANTE.

Muebles con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.





FECHAS EXTREMAS.

Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en

un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO.

Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.

Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

FONDO.

Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un

archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo,

una institución o persona.

GESTION DE DOCUMENTOS.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, eficaz y

efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una

entidad desde su origen hasta su destino final. Con el objeto de facilitar su

consulta, conservación y utilización.

GUÍA.

Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios

archivos, indicando las características fundamentales de los mismos organismos

que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de

la documentación.

ÍNDICE.





Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y

temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos

de descripción.





INVENTARIO.

Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades

de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser

esquemático, general, analítico y preliminar.

LEGAJO.

En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad

documental.

MATERIAL GRÁFICO.

Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos,

fotografías, ilustraciones, pictografías, códices, prensa entre otros.

MICROFILMACIÓN.

Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en

película.

MICROFILME.

Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en

reproducción de documentos.

MUESTREO.

Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo

o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos,

cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.





ORDENACIÓN.

Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos

con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso

de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades

archivísticas dentro de las series.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden

previamente acordado

ORGANIGRAMA.

Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o

entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman

una entidad u organismo.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones

orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL.

Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo

durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O DE ORIGEN.

Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que

naturalmente pertenecen.





Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos

producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.

Recepción o generación de documentos de una unidad administrativa en

cumplimiento de sus funciones.

REGLAMENTO DE ARCHIVOS.

Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento

a diversas disposiciones de Ley.

REPROGRAFÍA.

Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fonotécnica y la

policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el

microfilm.

SECCIÓN.

Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales,

en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

SELECCIÓN DOCUMENTAL.

Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación bien

sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

SERIE.

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del





ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias

Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SERVICIOS DE ARCHIVO.

Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación

de una entidad, con fines de información.

TABLAS DE RETENCION.

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o

recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las

cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.

TIPO DOCUMENTAL.

Unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para

ser considerada documento.

UNIDAD DOCUMENTAL.

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

La unidad documental puede ser simple, cuando está constituida por un solo

documento o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente.

VALOR PRIMARIO.

Es el que tienen los documentos mientras sirven en la institución productora y al

iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados

en el tema o en el asunto.





VALOR SECUNDARIO.

Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una

vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor

se conserva permanentemente.

VALOR DOCUMENTAL.

Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los

documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de

archivo.

12. GLOSARIO DE DOCUMENTACIÓN ENCUESTADA

ACTA: Relación escrita de lo tratado o acordado en una junta.

ACUERDO: Disposición emanada por la Junta Directiva O Concejo Municipal

AFILIACIONES: Inscribir a alguien como miembro de una sociedad, corporación,

etc.

BOLETÍN: Publicación periódica informativa sobre una materia determinada y de

carácter oficial.

CERTIFICADO: Documento público o privado en el que se da fe la veracidad de

un hecho.

CIRCULARES: Comunicación dirigida a varios destinatarios notificándoles algo.





COMPROBANTE: Documento que se extiende para atestiguar una transacción,

trato o gestión. Comprobar una cuenta, la verdad.

COMUNICACIONES: Trato o correspondencia entre dos o más personas.

CONSTANCIAS: Documento que se realiza para dar credibilidad de algo que tiene

vigencia o se ha llevado a cabo.

CONTRATO: Convenio o acuerdo escrito por el que dos o más partes se obligan a

cumplir unas determinadas condiciones.

FACTURAS: Escrito donde figura el detalle y el precio de la mercancía vendida o

de los servicios prestados y que se le entrega a la persona que paga dicho precio.

HISTORIA LABORAL: Reseña detallada y ordenada cronológicamente del

desarrollo de una actividad o sobre la carrera de una persona. Relación ordenada

de los datos de un empleado y de las labores que ha sido sometido. Documento

en que constan los antecedentes de un funcionario en el ejercicio de su empleo.

INFORME: Acción y efecto de informar o dictaminar. Datos que se dan sobre

alguien o algo. Exposición escrita del estado de una cuestión.

INVENTARIO: Relación y valoración de los bienes, derechos y obligaciones de

una empresa que expresan la estructura de su patrimonio en un momento dado.

Documento en que están escritos el conjunto de bienes y derechos.





LIBRO: Donde se asientan, registran informaciones de interés para su consulta.

NOMINA: Relación del personal contratado por una empresa, en la que figuran

para cada preceptor sus retribuciones.

PLAN: Programa o disposición detallada de una obra o acción y de modo de

realizarlas.

PROGRAMA: Exposición general de las intenciones o proyectos de una persona.

PROYECTOS: Intención de hacer algo o plan que se idea para poderlos realizar,

conjunto de planos y documentos de una obra.

RECIBOS: Documento en el que el acreedor reconoce expresamente haber

recibido del deudor dinero u otra cosa a efecto del pago o cumplimiento de la

obligación.

RESOLUCIÓN: Decisión o fallo del Gerente, Acto dispositivo.

T.R.D. Listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos

documentales, los cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del

ciclo vital de los documentos.





13. CONVENCIONES Y ABREVIATURAS UTILIZADAS EN LAS T.R.D

No. NUMERO

D. DEPENDENCIA

S. SERIES

SB. SUBSERIES

T.D TRADICIÓN DOCUMENTAL

O. ORIGINAL

P. PERMANENTE

T. TEMPORAL

A.G ARCHIVO DE GESTION

A.C ARCHIVO CENTRAL

A.H ARCHIVO HISTORICO

ART. ARTICULO

A. ACUERDO

C.C CODIGO CIVIL

C.C.A. CODIGOCONTENCIOSOADMINISTRATIVO

C.C0. CODIGO DE COMERCIO

C.NAL. CONSTITUCIÓN NACIONAL

C.P. CODIGO PENAL

C.P.C CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL

C.D.C CODIGO DE COMERCIO





14. ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO





15. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO 2014€¦ · Las Tablas de Retención Documental . Ley 594 de...

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