Archivo Historico del Poder Ejecutivooperación que se deben observar, flujogramas y descripción de...

DIRECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL PODER EJECUTIVO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MAYO DE 2008

1


2

Manual de Procedimientos

Archivo Histórico del Poder Ejecutivo

UNIDAD RESPONSABLE DE

SU ELABORACIÓN

Enlace

Administrativo

FECHA DE ELABORACIÓN

DÍA MES AÑO

17 ABRIL 2008


3

CCOONNTTEENNIIDDOO

I. Introducción ...............................................................................1

II. Objetivo del Manual ...................................................................2

III. Desarrollo de Procedimientos ..................................................3

Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia (Trámite y Transferencia de Documentación Histórica ..................3

Departamento de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías (Conservación del Material Original Fotografías) ...................................................................................7 Departamento de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías (Toma de Fotografías Documentos) ..... 11

Departamento de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías (Recepción de Documentos Históricos) ................................................................................... 15

Departamento de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía (Limpieza de Documentos Históricos) ................................................................................... 19

Departamento de Difusión y Publicación (Eventos de Difusión Propios e Institucionales) ............................................................ 23 Departamento de Difusión y Publicación (Eventos de Especiales Propios e Institucionales) .......................................... 30 Subdirección de Investigación y Divulgación (Investigación y Divulgación de Temas Históricos) ............................................... 36


4

II.. IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

Con el propósito de conocer cómo se realizan las actividades en el Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, se elabora el presente Manual de Procedimientos, el cual nos permite ver de manera integral la operatividad de cada órgano adscrito a esta Institución.

Este documento es considerado un sistema de control interno

para obtener información detallada, ordenada, sistemática y contiene todas las instrucciones, responsabilidades, alcance, las normas de operación que se deben observar, flujogramas y descripción de los procedimientos que se ejecutan, así como las áreas o departamentos que intervienen en los mismos, precisando su participación.

El presente Manual, ha sido elaborado con la colaboración de

todas las unidades operativas que integran esta Dirección.

Su aplicación es importante, ya que es un instrumento que

servirá de apoyo para el buen funcionamiento del Archivo, por lo que es necesaria su actualización semestral, siendo el Enlace Administrativo el responsable de efectuar las correcciones pertinentes.


5

IIII.. OOBBJJEETTIIVVOO DDEELL MMAANNUUAALL

→ Facilitar al personal que labora en el Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco, la comprensión y operación

para la realización de las funciones que se les confiere,

estableciendo los lineamientos a los que deberán sujetarse, a fin

de desarrollar y motivar un clima de profesionalismo que

conlleve a la formación de equipos de trabajo altamente

efectivos y así brindar al público y sociedad en general un

servicio de calidad.


6

IIIIII.. DDEESSAARRRROOLLLLOO DDEELL PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS Y ENLACE DE TRANSPARENCIA

→ PROCEDIMIENTO: Trámite y Transferencia de Documentación Histórica.

→ OBJETIVO:

Dar seguimiento al trámite de todas las documentaciones históricas existentes en el Poder Ejecutivo, así como la transferencia de los mismos hacia las instalaciones del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo.

→ NORMAS DE OPERACIÓN:

El horario de recepción es de Lunes a Viernes de 8:00 a 16:00 Hrs.


7

Comité Histórico Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Archivo General de Gobierno Archivo General de Gobierno

1

2

3

4

5

6 7

Emite acuerdo en el que determina la documentación histórica que formará parte del acervo del archivo histórico y turna al Director del Archivo Histórico Recibe acuerdo Elabora oficio, anexa acuerdo y turna a la Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Recibe oficio y archiva Elabora oficio solicitando transferencia de la documentación histórica, anexa acuerdo y envía al encargado del Archivo General de Gobierno Recibe oficio y acuerdo Acuerda fecha de entrega de documentación

Acuerdo

Acuerdo

Acuerdo Oficio

Oficio

Acuerdo Oficio

Acuerdo Oficio

FECHA DE AUTORIZACIÓN

17

ABRIL

2008

DIRECCIÓN DE ÁREA: Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

UNIDAD RESPONSABLE: Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite y Transferencia de Documentación Histórica

RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMATO O

DOCUMENTO


8

Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Dirección de talleres gráficos Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Archivo General de Gobierno Archivo General de Gobierno Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia

8 9 10 11 12 13 14 15

Elabora acta de transferencia de documentación histórica, especificando los documentos a recibir Firma acta de transferencia de documentación histórica Firma acta de transferencia de documentación histórica como testigo Firma acta de transferencia de documentación histórica como testigo Firma acta de transferencia de documentación histórica como testigo Entrega documentación histórica asentada en el acta Recibe documentación histórica Elabora oficio, anexa copia del acta de transferencia de documentación histórica y entrega documentación a la Subdirección de Acervo Histórico TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Acta de

transferencia de Documentación

Histórica

Documentación

Histórica Documentación

Histórica

Oficio


9


10

DEPARTAMENTO DE VALORACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS HISTÓRICOS Y FOTOGRAFÍAS

→ PROCEDIMIENTO: Conservación del Material Original (Fotografías)

→ OBJETIVO:

Preservar la vida de la fotografía mediante el proceso de conservación.


Revisa y da seguimiento al archivo fotográfico original de 13:30. a 16:00 Hrs.


11

Subdirección de Acervo Histórico Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

1

2

3

4

5

6

7

Realiza oficio para entrega de fotografías Recibe oficios, fotografías y firma de conformidad Revisa oficio de donación o préstamo de fotografías, sigue indicaciones Si son fotografías donadas pasar al punto 5, si no son fotografías donadas pasar al punto 6 Archiva en estantería de acuerdo a la fecha del documento Realiza escaneo de fotografías en calidad de préstamo, crea carpeta electrónica así como subcarpeta para cada fotografía Realiza oficio dirigido a la Subdirección de Acervo Histórico para devolución de fotografías originales

Oficio

Oficio

Oficio

Fotografías

Carpetas

Oficio Fotografías Originales


17

ABRIL

2008


UNIDAD RESPONSABLE: Departamento de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Conservación del Material Original (Fotografías)


DOCUMENTO


12

Subdirección de Acervo Histórico Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

8

9

10

11

Recibe oficio con fotografías originales y firma acuse Archiva acuse Revisa carpetas y subcarpetas electrónicas de fotografías Realiza respaldo en CD, DVD y archiva discos TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Oficio Fotografías Originales

Acuse

Carpetas

CDS


13


14

DEPARTAMENTO DE VALORACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS Y FOTOGRAFÍAS

→ PROCEDIMIENTO: Toma de Fotografías (Documentos)

→ OBJETIVO:

Preservar los documentos históricos por medio de las tomas fotográficas, con la finalidad de no destruir el documento original.


El horario de toma fotográfica es de 9:00. a 16:00 Hrs.


15

Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

1

2

3

4

5

6

Recibe oficios, cajas con documentos clasificados por ramo (y número de documentos, fecha de registro, año, mes y dependencia gubernamental) de la Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Revisa caja y extrae documentos en el dispuesto Realiza toma de fotos al expediente (todas las fojas que contenga en expediente) Guarda los expedientes en los sobres y a su vez en las cajas1

Revisa memoria de cámara fotográfica y descarga archivos Crea carpeta en archivos electrónicos y una subcarpeta por cada expediente y guarda documentos electrónicos

Caja de Documentos

Caja de Documentos

Expediente

Expediente Oficio

Archivo de cámara

Carpetas y Subcarpetas


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ABRIL

2008



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Toma de Fotografías (documentos)


DOCUMENTO


16

Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

7

8

9

Crea respaldo de archivos electrónicos de expedientes en CD (2CD´S) Realiza etiquetas para CD´S con los datos de los expedientes (núm. de caja, ramo, fecha) 2 Realiza archivado de CD´S

1Nota: Anota el número de expedientes, ramos y las características con que cuenta cada uno de los documentos

2Nota: Al reverso de la etiqueta del CD se anota el número total de expedientes que contiene la caja de documentos

TERMINA EL PROCEDIMIENTO

CD´S

Etiquetas de CD´S

CD´S


17


18

DEPARTAMENTO DE VALORACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS Y FOTOGRAFÍAS

→ PROCEDIMIENTO: Recepción de Documentos Históricos

→ OBJETIVO:

Recibir, clasificar y archivar los Documentos Históricos con el propósito de llevar un adecuado control.


Este proceso se realiza después de gestionar la transferencia de documentos de otras Dependencias. El horario es de 8:00. a 16:00 Hrs.


19

Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

1

2

3

4

5

6

Envía oficio, cajas con documentos clasificados por “Ramo” (fecha de registro, año, mes y dependencia gubernamental) y lista de inventarios1 Recibe oficio con caja y lista de inventario, coteja el número de caja con la lista de inventario Si son correctos los datos pasar al punto 4, si no son correctos los datos regresar al punto 1 para corregirlo Traslada cajas de documentos a estantería (anaqueles) y clasifica por ramos (fecha de registro, año, mes y dependencia gubernamental)2 Realiza oficio para solicitar el servicio de fumigación al área administrativa Envía oficio

Caja con Documentos

Históricos Lista de

inventario Oficio

Caja con Documentos

Históricos Oficio

Oficio

Caja con Documentos

Históricos Oficio

Oficio

Oficio


17

ABRIL

2008



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción de Documentos Históricos


DOCUMENTO


20

Enlace Administrativo Enlace Administrativo Secretaría de Gobierno del Estado de Tabasco Enlace Administrativo Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

7

8

9

10

11

12

Recibe, firma y devuelve acuse Realiza trámites en la Secretaría de Gobierno para autorizar servicio de fumigación Autoriza fumigación Realiza fumigación a cajas de documentos3 Traslada cajas al área de fumigación para su trato Realiza oficio y traslada cajas al Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía

1Nota: La lista de inventario es la cantidad de expedientes que contiene la caja y viene dentro de las cajas de los docuemtos

2Nota: El número de cajas se clasifican en forma ascendente

3Nota: Después de la fumigación se esperan tres meses para el proceso de limpieza

TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Oficio

Oficio

Cajá com Documentos

Históricos

Oficio


21


22

DEPARTAMENTO DE PROCESOS TÉCNICOS, CATALOGACIÓN DE

DOCUMENTOS Y PALEOGRAFÍA

→ PROCEDIMIENTO: Limpieza de Documentos Históricos

→ OBJETIVO:

Realizar la limpieza de los documentos históricos aplicando la técnica adecuada con el fin de salvaguardarlos.


9:00 a 13:00 Hrs. Limpieza de Documentos 13:30 a 16:00 Hrs. Captura de fichas de la información que contiene la portada

de cada expediente o documento.


23

Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía

1

2

3

4

5

6

7

8

Entrega caja con documentación histórica Recibe caja con Documentación Histórica Descostura cada expediente Limpia Documentos Llena ficha de catalogación por cada expediente, enumerando foja por foja Coloca cada expediente dentro de un sobre que es etiquetado por ramo y número de caja Coloca los sobre en una caja nueva y acomoda Captura fichas de catalogación

Documentación Histórica

Documentación Histórica

Expedientes

Expedientes

Ficha de Catalogación

Expedientes

Expedientes

Fichas de Catalogación


17

ABRIL

2008


UNIDAD RESPONSABLE: Departamento de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Limpieza de Documentos Históricos


DOCUMENTO


24

Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías Dpto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

9

10

11

12

Elabora losta de inventario Envía caja con documentos, relación de fichas de catalogación y lista de inventario de los docuemtnso Recibe caja con documentos limpios y en sobres, relación de fichas de catalogación y lista de inventario de los documentos Archiva relación de fichas de catalogación y lista de inventario de los documentos TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Lista de inventario

Relación de fichas de

catalogación Lista de

Inventario



Inventario



Inventario


25


26

DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN

→ PROCEDIMIENTO: Eventos de Difusión Propios e Institucionales

→ OBJETIVO:

Divulgar todas las actividades de la Institución, con la finalidad de que la población conozca el acervo que posee nuestro Archivo.

→ NORMAS DE OPERACIÓN: En horario de oficina, de 8:00 a 16:00 Hrs., o dependiendo el evento.


27

Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Dpto. de Difusión y Publicación Enlace de Administración Institución Enlace de Administración

1

2

3

4

5

6

7

8

Realiza propuesta de proyecto de acuerdo a las Efemérides o por propuesta del Director Inica proyecto y realiza oficio de solicitud de espacios a medios de comunicación Turna oficio a la Dirección del Archivo Histórico para firma Recibe oficio, firma y devuelve Recibe oficio firmado y turna al área administrativa para su envío Recibe oficio y envía a la Institución Recibe oficio, firma y devuelve acuse Recibe acuse y devuelve al Dpto. de Difusión y Publicación

Propuesta de Proyecto

Oficio

Oficio

Oficio

Oficio y copia de oficio

Oficio y copia de oficio

Oficio Acuse

Acuse


17

ABRIL

2008


UNIDAD RESPONSABLE: Departamento de Difusión y Publicación

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Eventos de Difusión Propios e Institucionales


DOCUMENTO


28

Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Subdirección de Acervo Histórico Subdirección de Acervo Histórico Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Recibe acuse y archiva Revisa programa del proyecto y elabora plan de trabajo a presentar a las áreas del Archivo Histórico Presenta plan de trabajo y solicita apoyo a las áreas para la realización del evento (radio, exposición fotográfica o documental) Si el evento es por radio pasar al siguiente punto, si es exposición fotográfica pasar al punto 20, si no es exposición fotográfica ir al punto 23 Realiza investigación en bibliotecas del tema a presentar (Temas Historiade Tabasco) Solicita apoyo de manera económica a la Subdirección de Acervo Hoistórico con material (información de interés) para integración de la información Brinda apoyo de información con que cuenta la Subdirección (un tema en epecífico)2 Envía información al Dpto. de Difusión de manera económica en medio electrónico (USB) Recibe información en medio electrónico y revisa ortografía Integra información en documentos y realiza evaluación sobre el contenido del programa para la conducción del mismo Realiza guía de conducción y acude a la estación de radio para grabación o difusión TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Acuse

Programa de Proyecto

Plan de Trabajo Plan de trabajo

Información

Información

Información

Documento


29

Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación, y Subdirección de Acervo Histórico Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación, y Subdirección de Acervo Histórico Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Subdirección de Acervo Histórico Dpto. de Difusión y Publicación

20

21

22

23

24

25

26

27

28

Coordina con las áreas de la Subdirección de Acervo Histórico y seleccionan las fotografías a presentar en el evento Seleccionan el medio de presentación de las fotografías (mampara, caballete, tendedero) Traslada imágenes al lugar donde se va a presentar el evento TERMINA EL PROCEDIMIENTO Coordina con las áreas de Acervo Histórico para el documento Seleccionan documentos a presentar en el evento Digitaliza documentos originales e imprime para difusión Devuelve documentos originales a la Subdirección de Acervo Histórico y las copias se utilizan para la realización del evento Revisa y guarda documentos originales Elige forma de presentar los documentos (mampara, caballete, tendedero, tríptico) y se presenta en el lugar del evento TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Fotografías

Imágenes

Documentos

Documentos

Documentos originales Copias de

Documentos

Documentos originales

Copias de

documentos


30


31


32


33

DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN

→ PROCEDIMIENTO: Eventos Especiales Propios e Institucionales

→ OBJETIVO:

Divulgar los eventos especiales de la Institución, con la finalidad de que la población conozca el acervo que posee nuestro Archivo.

→ NORMAS DE OPERACIÓN: En horario de oficina, de 8:00. a 16:00 Hrs.., o dependiendo el evento.


34

Dpto. de Difusión y Publicación Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Dpto. de Difusión y Publicación Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Institución Dpto. de Difusión y Publicación

1

2

3

4

5

6

7

Propone proyecto de acuerdo a las Efemérides o recibe propuesta del Director Recibe propuesta del proyecto Si la propuesta tiene observaciones se reemvía al Dpto. de Difusión y Publicación para su corrección, si no tiene observaciones pasar al punto siguiente Realiza oficio de solicitud de espacio a medios de comunicación y turna al Director para firma Recibe oficio, firma y envía a la Institución correspondiente Recibe oficio, sella de recibido y entraga acuse Archiva acuse de recibo

Propuesta

Propuesta

Oficio

Oficio

Oficio

Acuse


17

ABRIL

2008


UNIDAD RESPONSABLE: Departamento de Difusión y Publicación

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Eventos Especiales Propios e Institucionales


DOCUMENTO


35

Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Enlace Administrativo Enlace Administrativo Enlace Administrativo Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Dpto. de Difusión y Publicación Departamento de Informática y Sistemas Departamento de Informática y Sistemas Dpto. de Difusión y Publicación

8

9

10

11

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17

18

19

20

21

Revisa programa del proyecto y reúne a las áreas del Archivo Histórico invlucradas Verifica el material disponible (insumos, consumibles, fotografías, documentos, etc.) Si no hay material suficiente pasar al siguiente punto, si el material es suficiente pasar al punto 16 Elabora oficio dirigido al Enlace Administrativo solicitando insumos y consumibles faltantes y turna Recibe oficio, sella de recibido y entrega acuse Gestiona insumos solicitados en la Dirección Gral. De Admón. De Secretaría de Gobierno Recibe insumos y turna al Dpto. de Difusión Recibe insumos solicitados Elabora y presenta muestra de material a presentar en el evento (folletos, semblanzas, etc.) Redacta oficios de invitaciones Presenta propuestas de diseño de invitaciones al Dpto. de Informática y Sistemasy acuerdan el diseño del documento Elabora propuesta de invitación Presenta propuesta al Dpto. de Difusión Recibe propuesta de invitación y acuerda el número de impresiones a realizar

Proyecto

Oficio

Oficio Acuse

Oficio

Propuesta de Invitaciones





36

Departamento de Informática y Sistemas Dpto. de Difusión y Publicación Enlace Administrativo Enlace Administrativo

22

23

24

25

Imprime invitaciones acordadas y entrega al Dpto. de Difusión Recibe invitaciones impresas y turna al Enlace Administrativo Recibe invitaciones del Dpto. de Difusión Distribuye las invitaciones TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Invitaciones

Invitaciones

Invitaciones

Invitaciones


37

Secretaría de GobiernoDirección del Archivo Histórico del

Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Enlace AdministrativoInstitución


Departamento de Difusión y Publicación

Secretaría de Gobierno

Hoja: 1 de 2

Unidad Administrativa: Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Área Administrativa: Subdirección de Investigación y Divulgación

Procedimiento: Eventos Especiales Propios e InstitucionalesFecha de elaboración

21 – Abril - 2008

Inicio

Propone proyecto de acuerdo a las Efemérides o recibe propuesta del Director.

1

Recibe propuesta de Proyecto

SINO

¿Tiene Observaciones?

Corrige Observación

Turna propuesta aprobada al Dpto. de DifusiónRealiza oficio de Solicitud de

Espacio a Medio de Comunicación y turna al Director para firma

Recibe oficio, firma y envía a la institución correspondiente

Oficio

Oficio

Recibe oficio, sella de recibido y entrega acuse.

Archiva acuse de recibo

1

Revisa programa del proyecto y reúne a las áreas del archivo

histórico involucradas

Verifica el material disponible (insumos, consumbiles,

fotografías, documentos, etc.)

Elabora oficio dirigido al enlace administrativo solicitando insumos

y consumibles faltantes y turna

2

2

Recibe oficio, sella de recibido y entrega acuse

Gestiona insumos solicitados en la Dirección General de

Administración de Secretaría de Gobierno

Recibe insumos y turna al Dpto. de difusión

3

3

Recibe insumos solicitados

Elabora y presenta muestra de material a presentar en el evento

(folletos, semblanzas, etc)

Recibe invitaciones del Dpto. de Difusión

Invitaciones

Distribuye Invitaciones

B

A

Fin

¿Material suficiente?

SINO


38

Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de TabascoDepartamento de Informática y Sistemas

Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de TabascoDepartamento de Difusión y Publicación

Secretaría de GobiernoUnidad Administrativa: Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco


Procedimiento: Eventos Especiales Propios e InstitucionalesFecha de elaboración

21 – Abril - 2008

Redacta oficio de invitaciones

Oficio de Invitaciones

A

Presenta propuestas de diseño de invitaciones al área de diseño

gráfico, y acuerdan el diseño del documento

Elabora propuesta de invitación

Presenta propuesta al dpto. de difusión

Recibe propuesta de invitación y acuerda el número de impresiones

a realizar

Imprime invitaciones acordadas y entrega al dpto. de difusión

Recibe invitaciones impresas y turna al enlace administrativo

B




Propuesta de Invitaciones Invitaciones

Invitaciones


39

SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y DIVULGACIÓN

→ PROCEDIMIENTO: Investigación y Divulgación de Temas Históricos.

→ OBJETIVO: Realizar, organizar y procesar, las investigaciones recopiladas a partir de las

pautas y lineamientos establecidos por el director y el subdirector.

→ NORMAS DE OPERACIÓN: Las investigaciones se hacen en horarios de oficina de 8:00 A.M. a 16:00 P.M.

Manejando plazos de entrega a criterio del Director y Subdirector. Para investigaciones externas, se comisionará a los investigadores.


40

Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Subdirección de Investigación y Divulgación Dpto. Investigación Dpto. Investigación Dpto. de Informática y Sistemas Dpto. de Informática y Sistemas Subdirección de Investigación y Divulgación Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Acuerda con el Subdirector de Investigación y Divulgación los temas a investigar Informa al Dpto. de Investigación, los temas para investigar acordados Investiga y recopila información de fuentes internas y externas Turna la investigación al Dpto. de Informática Recibe investigación y captura el texto Turna la información capturada al Subdirector de Investigación y Divulgación Revisa que la información capturada no tenga errores y turna al Director para Vo. Bo. Revisa que la información capturada no tenga errores o dar observaciones Si tiene observaciones pasar al siguiente punto, si no tiene observaciuones pasar al punto 11

Investigación

Investigación

Información capturada




17

ABRIL

2008


UNIDAD RESPONSABLE: Subdirección de Investigación y Divulgación

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Investigación y Divulgación de Temas

Históricos.


DOCUMENTO


41

Subdirección de Investigación y Divulgación Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Subdirección de Investigación y Divulgación Dpto. de Informática y Sistemas Subdirección de Investigación y Divulgación Subdirección de Investigación y Divulgación Subdirección de Investigación y Divulgación Enlace Administrativo Enlace Administrativo Dirección General de Administración Dirección General de Administración Enlace Administrativo

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Recibe información capturada con observaciones del Director del Archivo Histórico y turna al Dpto. de Informática (regresar al punto 5) Turna al Subdirector de Investigación y Divulgación Turna al Dpto. de Informática indicándole el tipo de diseño que desea, según sea el caso Elabora diseño encomendado y turna al Subdirector de Investigación y Divulgación Recibe propuesta de diseño del Dpto. de Informática Si tiene observaciones regresar al punto 12, si no tiene observaciones pasar al siguiente punto Elabora oficio para informar al Enlace Administrativo de las necesidades de impresión Recibe oficio informando necesidades de impresión Elabora oficio para solicitar la impresión a la Dirección General de Admón. de la Secretaría de Gobierno y envía Recibe oficio de solicitud de impresión Informa al Enlace Administrativo de la realización de la impresión solicitada y del lugar en donde se deben recibir Informa al Subdirector de Investigación y Divulgación de la impresión y del lugar indicado para recibir


Oficio

Oficio

Oficio

Oficio


42

Subdirección de Investigación y Divulgación

22

Recoge impresiones solicitadas en el lugar indicado TERMINA EL PROCEDIMIENTO


43


Departamento de Informática


Departamento de Investigación


Subdirección de Investigación y Divulgación

Secretaría de GobiernoDirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado

de Tabasco

Secretaría de Gobierno

Hoja: 1 de 2

Unidad Administrativa: Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco


Procedimiento: Investigación y Divulgación de Temas HistóricosFecha de elaboración

17 – Abril - 2008

Inicio

Acuerda con el Subdirector de Investigación y Divulgación los

temas a investigar

Informa al Departamento de Investigación los

temas para investigar acordados

Investiga y recopila información de

fuentes internas y externas

Investigación

Turna la Investigación al

Dpto. de Informática

Recibe investigación y captura el texto

Investigación

Turna la Información capturada al

Subdirector de Investigación y

Divulgación

Revisa que la Información

capturada no tenga errores y turna al

Director para Vo.Bo.

Revisa que la Información

capturada no tenga errores o dar

observaciones


SINO

Turna al Dpto. de Informática,

indicándole el tipo de diseño que desea, según sea el caso.

Elabora diseño encomendado y

turna al Subdirector de Investigación y

Divulgación


NOSI

Elabora oficio para informar a Enlace

Administrativo de las Necesidades de

impresión

Recoge impresiones solicitadas en el lugar indicado

Fin

Turna al Subdirector de Investigación y

Divulgación

Recibe información capturada con

Observaciones del Director del Archivo Histórico y turna al

área de captura

2

2

Recibe propuesta de diseño del Dpto. de

Informática

1

1

3

4

3

4





Oficio

A

B


44

Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de TabascoEnlace Administrativo

Secretaría de GobiernoDirección General de Administración

Recibe oficio de solicitud de impresión

Secretaría de GobiernoUnidad Administrativa: Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco


Procedimiento: Investigación y Divulgación de Temas Históricos

Fecha de elaboración17 – Abril - 2008

Hoja: 2 de 2

Recibe oficio informando

necesidades de impresión

Elabora oficio para solicitar la impresión

a la Dirección General de

Administración de la Secretaría de

Gobierno y envía

Informa al Enlace Administrativo de la realización de las

impresión solicitada y del lugar en donde

se deben recibir

Informa al Subdirector de Investigación y

Divulgación de la Impresión y del lugar

indicado para recibirlas

A

B

Archivo Historico del Poder Ejecutivooperación que se deben observar, flujogramas y descripción de...

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