EL ARCHIVORICARDO ANDRÉS BECERRA AGUDELO

EL ARCHIVO

Es la institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.

El archivo es el lugar físico o edificio en donde tiene lugar la custodia de la masa documental.

Son uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Al igual que los documentos de archivo, existen múltiples formas de clasificar los archivos según determinados criterios, por ejemplo:

Por la cantidad de uso de documentos que alberga: Dentro de esta clasificación tenemos los archivos activos, semiactivos e inactivos.

Por el tipo de instituciones a las que sirven: incluye los archivos estatales o públicos de entidades nacionales, departamentales y municipales y los no estatales o privados de organizaciones con fines de lucro (como las empresas) u organizaciones sin fines de lucro como las fundaciones, iglesias u ONG.

Activos: Contiene la documentación actual usada frecuentemente, que debe ser accesible a la persona sentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo, en un área delimitada por la ley de economía de los movimientos.

Semiactivo: Contiene la documentación no activa utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo.

Inactivo: Contiene una documentación que se refiere a acciones pasadas, utilizada raramente o muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Por la relación con el destino final de los documentos: contienen los archivos provisorios y de archivo permanentes.

Por las características de los conjuntos documentales que contienen: Se encuentran archivos especiales que consisten en aquellos en los que el soporte físico no es papel, por ejemplo radiografías, cintas de video, microfilmes, etc. Y archivos especializados que se caracterizan por aquella documentación que es particular de una institución, por ejemplo, si se habla de un archivo judicial, se tendrán por excelencia expedientes judiciales o penales; si se habla de un archivo policial se tendrán prontuarios criminales, si se habla de un hospital se tendrán historias clínicas, etc.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Por la cantidad de instituciones a las que sirven: encontramos aquí los archivos singulares, es decir, lo que reúnen documentación de una sola institución (por ejemplo el archivo de la empresa Ecopetrol) y los archivos múltiples que reciben documentación de varias instituciones, tal como sucede con el Archivo General de la Nación o el Archivo Histórico de Antioquia, los cual deben reunir documentación de los diferentes organismos públicos y privados del país y del departamento respectivamente.

Por la ubicación en un sistema de archivos: Esta clasificación nos permite hablar de archivos centrales, los cuales guardan documentación de toda una institución y de las diferentes áreas que componen su organigrama o archivos centrales como el de la Registraduría Nacional del Estado Civil que concentra diversa documentación relacionada con la identificación de los ciudadanos colombianos a nivel nacional.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Archivos sectoriales reúnen documentación de un área o dependencia particular de una organización, o están constituidos por documentación proveniente de una sucursal o sede menor de una determinada institución, por ejemplo el archivo de una facultad de la universidad, el archivo de la inspección de policía de un corregimiento o el archivo de un centro de salud adscrito a un hospital.

Archivos periféricos que son aquellos que están alejados geográficamente del archivo central, por ejemplo, los archivos que pertenecen a los diferentes centros vecinales de una institución municipal.

Archivos de oficina o de gestión: Son aquellos archivos que reúnen documentación reciente y que por tanto respaldan de forma activa diversos trámites que tienen vigencia o están en fase de tramitación. Generalmente tienen una permanencia de 0 a 5 años y son de consulta permanente por parte de las oficinas que tienen a su cargo los trámites y procesos administrativos que respaldan dichos documentos. En esta fase se ubica normalmente la labor archivística de un empleado o profesional con funciones de secretaría.

Archivos intermedios: Como su nombre lo indican, son archivos cuya función primordial es albergar aquella documentación que si bien ha salido de consulta permanente o activa, se conserva por precaución (por si eventualmente se necesitara como documento de archivo) mientras se adelanta su posterior proceso de selección documental, esto es, la definición de aquella masa documental que se conservará permanentemente. El archivo intermedio tiene a su cargo evaluar, planificar y efectuar la selección de documentos que pasarán al archivo histórico o de depósito permanente.

Archivos históricos o de depósito permanente: Son aquellos que conservan documentación inactiva en relación a trámites administrativos. Su conservación adquiere valor como testimonio de una época que sirve como insumo para el desarrollo de investigaciones académicas. Este tipo de archivos son objeto de las políticas de gestión patrimonial y cultural de muchos países, incluyendo Colombia, puesto que representan la memoria de los procesos que han forjado el devenir de la nación.