CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL. Qué es un ARCHIVO Qué es un ARCHIVO Qué es un Archivo...

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CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL

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CONCEPTOS

BÁSICOS DE GESTION

DOCUMENTAL

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Qué es un Qué es un ARCHIVOARCHIVO Qué es unQué es un Archivo Público Archivo Público Qué esQué es Archivo Total Archivo Total Qué esQué es Gestión Documental Gestión Documental Qué esQué es Soporte Documental Soporte Documental Qué esQué es Documento Original Documento Original

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE BÁSICOS DESDE

LA LEY 594 DE 2000LA LEY 594 DE 2000

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ARCHIVOARCHIVO

Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso

natural por una natural por una persona o persona o

entidad pública entidad pública o privada, en el o privada, en el

transcurso de transcurso de su gestión su gestión

Conjunto de Conjunto de DocumentosDocumentos

, sea cual , sea cual fuere su fuere su

fecha, forma fecha, forma y soporte y soporte materialmaterial

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ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS

ARCHIVOSARCHIVOS

Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en

lalaAdministración:Administración:

Gestión y ControlGestión y Control

Para los Para los ciudadanosciudadanos

Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación

y la culturay la cultura

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ProducciónProducción RecepciónRecepción DistribuciónDistribución TramiteTramite organizaciónorganización consultaconsulta conservaciónconservación disposición final de los documentosdisposición final de los documentos

Procesos de la gestión documental, que Procesos de la gestión documental, que se desarrollan en las unidades de se desarrollan en las unidades de

correspondencia, en involucran las correspondencia, en involucran las etapas del ciclo vital del documento etapas del ciclo vital del documento

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primario

s

Valores secundario

s

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

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PRODUCCIOPRODUCCIONN

•Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

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RECEPCIONRECEPCION

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica

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DISTRIBUCIODISTRIBUCIONN

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

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TRAMITETRAMITE

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

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ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación Y descripción de los documentos de institución como parte integral de los procesos archivísticos

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CONSULTA CONSULTA

Acceso de un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

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CONSERVACION CONSERVACION

conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

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DISPOSICION FINAL DISPOSICION FINAL

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital , con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental, y / o tablas de valoración documental

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TABLAS DE VALORACIÓN TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVDDOCUMENTAL TVD

ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR DE LAS TVD SEA REAIZADO POR

EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO

Reglamento General de Archivos, Art. 19: Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.técnicos de los archivos.

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TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRDDOCUMENTAL TRD

El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación el procedimiento para la elaboración y aplicación

de Tablas de Retención y Transferencia de Tablas de Retención y Transferencia Documental.Documental.

CONCEPTO

LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES

ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

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TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRDDOCUMENTAL TRD

..

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PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS

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Consulta y Consulta y préstamo préstamo

del del Archivo de Archivo de

GestiónGestión

Consulta yConsulta y préstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo

Almacenamiento,

Custodia y conservación

de la documentació

n Semi e

Inactiva

Consulta de las

Bases de datos

Custodia y conservación

de los Acervos Administrativos

en Archivo Inactivo