CATEDRA : PROCESOS CONTABLES EN LOS RECURSOS HUMANOSPROFESORA: MARIA VICTORIA ACUÑA HERNANDEZMATERIA :SISTEMA PRESUPUESTARIO

SISTEMAS PRESUPUESTARIO

DEFINICIÓN Y CONCEPTO

El presupuesto, es una herramienta de dirección que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un período de tiempo.

La obtención de los objetivos, en cualquier empresa, constituye la meta principal de la administración, sea una empresa con fines de lucro, o una empresa que sólo persigue entregar un servicio social a la comunidad sin la obtención del lucro. Luego, la planeación de las utilidades o lograr la meta que se espera en el futuro es de vital importancia para la supervivencia de una empresa, sea ésta en el corto, mediano o largo plazo.

Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de decisiones formarse una idea aproximada, pero, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmarles el acierto de la gestión y permitirles en forma oportuna su rectificación o ajuste a través de la comparación continua de los resultados operativos reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerirá de un muy eficiente sistema de control presupuestario.

Los resultados de la gestión de los negocios se muestran en los estados financieros. Los presupuestos son los estados financieros proyectados, los cuales serán expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las áreas o fases de operaciones de la empresa (ventas, producción, finanzas, personal).

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

I.- OBJETIVOS GENERALES.

- Contribuir a realizar los objetivos de la empresa.- Constituir una herramienta de planificación, coordinación y control.

II.- OBJETIVOS DE PLANIFICACIÓN

- Estimar los resultados de operaciones de la empresa para un periodo determinado.- Fijar metas y estándares.- Guiar la acción futura.

- Asignar responsabilidades.- Ayudar a la toma de decisiones.

III.- OBJETIVOS DE COORDINACIÓN

- Coordinar las actividades.- Posibilitar una efectiva acción administrativa.

IV.- OBJETIVOS DE CONTROL

- Evaluar periódicamente el progreso o avance de las operaciones.- Ayudar a señalar grados de eficiencia - Determinar las áreas críticas de control.

PRINCIPIOS BASICOS DE PRESUPUESTOS

1.- Herramienta básica de información para la planificación, el presupuesto es la expresión valorizada de una empresa para un periodo determinado

2.- Debe estructurarse de acuerdo al "modelo" de la organización. La asignación de responsabilidad presupuestaria deben seguir los mismos moldes que para la delegación de autoridad y responsabilidad, para realizar las funciones propias de cada área o departamento

3.- Debe ser complementado con un adecuado sistema de información para el control presupuestario.

4.- Debe ser integrado, la integración total se busca mediante una sincronización vertical por área de actividades (todas las áreas de la empresa)

5.- Debe ser continuo, es decir, abarcar un periodo completo y proyectarse hacia el siguiente.

6.-El presupuesto debe ser flexible para absorber las desviaciones, sin llegar a ser inútil debido a la presión del cambio (medio).

7.- Debe permitir comprobaciones continuas de los acontecimientos y expectativas.

PERÍODO DE LOS PRESUPUESTOS

El período que pueden abarcar los presupuestos dependerá de la naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de información que requiera, pero lo más generalizado es un período de un año, el que puede estar coordinado con el período contable. También se puede efectuar la planeación a corto, mediano y largo plazo, con plazos cuya duración período podrá ser de 1 a 5 años o 10 años; esto dependerá exclusivamente de la empresa en particular.

También es posible segregar la información presupuestada, como ser: un presupuesto a cinco años, pero con información global en años, a partir de los años dos al cinco; el año uno abierto en meses y los dos primeros meses abierta la información en días.

También se puede tener presupuestos continuos, a los cuales se va agregando un mes futuro cuando se ha terminado un mes presente, con esto se logra tener siempre un período de planificación mínima definida, como en este caso, doce meses, o sea, mantener un presupuesto de base móvil.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

1.- Los presupuestos se clasifican desde un punto de vista de la actividad de producción en:

Presupuesto fijo o estático.

Presupuesto variable o flexible.

El presupuesto estático se elabora considerando un solo volumen probable de actividad de la empresa, mientras que el presupuesto flexible considera varios volúmenes probables de actividad del negocio. Es decir, se efectúa la planificación para un nivel estándar de actividad que será el 100% con lo cual se podrá desarrollar distintos niveles de actividad, como ser: a un 80%, a un 120%, etc.

Es conveniente para la elaboración de cualquier plan de operaciones, tener los costos y gastos de la empresa segregados o agrupados en clasificaciones de variables y fijos, con el objeto de que el análisis de las variaciones que se producen entre lo real y lo presupuestado se haga de acuerdo al nivel de actividad real.

Otra clasificación, señala que los presupuestos en general, persiguen visualizar el futuro de las operaciones de una empresa. Luego, básicamente serían la proyección de los Estados Financieros, donde estará la gestión y los resultados de todas las actividades. Esta clasificación se expresa sobre la base del siguiente esquema:

2.- Punto de vista visión de futuro de la empresa

a) Presupuesto de operación o de resultado, apoyado en los diferentes presupuestos funcionales o específicos que son:

Presupuesto de ventas Presupuesto de producción Presupuesto de compras de materias primas Presupuesto de mano de obra directa Presupuesto de gastos de fabricación Presupuesto de costo de venta Presupuesto de gastos de administración Presupuesto de gastos de ventas

b) Balance general proyectado, apoyado en los diferentes presupuestos específicos que son:

Presupuesto de caja, de disponibilidades o financiero.(Flujo de entradas y salidas de dinero)

Presupuesto de recuperación clientes Presupuesto de existencias Presupuesto de compras Presupuesto de obligaciones y deudas Presupuesto de inversiones de bienes de capital

c) Otros estados proyectados

Estado de flujo de efectivo Estado de fuente y usos de fondos Punto de equilibrio

PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS

Criterios a considerar en la elaboración del presupuesto de recursos humanos

Para la formulación del presupuesto de recursos humanos se deben considerar:

1.- Los focos de atención del área recursos humanos para formular el presupuesto, por ejemplo pago normal de las compensaciones establecidas en la estructura contractual de la empresa; implementación de un nuevo modelo de recursos humanos basado en competencias y temas especiales que deben considerarse en la preparación del presupuesto.

Para la elaboración del presupuesto se requiere la siguiente información de las distintas áreas funcionales de la empresa

- Dotación de personal- Las remuneraciones contractuales- Crecimientos y reducciones de personal- Condiciones de reajustabilidad contractual- Estimaciones de inflación- Proyección del ingreso mínimo- Los tiempos en que se trabajara cada tema - Asesorías externas necesarias

ETAPAS DE UN PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS:

1.- Planeación: consiste en analizar y evaluar los resultados obtenidos en años anteriores, verificar tendencias de los principales indicadores que afectan a la empresa, como son las ventas, costos, dotación de personal, condiciones del mercado, margen de rentabilidad, etc.Diagnostico que permitirá generar los fundamentos para determinar los objetivos estratégicos, tácticos y operativos del presupuesto.

2.- Elaboración: se elabora basado en la aprobación de los planes de cada area funcional de la empresa, expresados en términos monetarios. Plan de ventas, de producción, inventarios, proyectos de inversión, publicidad y marketing, etc.3.- Ejecución: consiste en facilitar el marco de acción del presupuesto, con gran responsabilidad en el responsable del presupuesto, quién debe mantener informadas a las áreas ejecutantes de su contenido y avance, con constantes informes. Mantener comunicación permanente con los responsables de la ejecución.

4.- Control: consiste en preparar informes de avance, analizando las desviaciones y sus causas para implementar acciones correctivas

5.- Evaluación: finalizada la etapa de ejecución presupuestaria se efectúa un análisis crítico de los resultados obtenidos, detectando fallas y éxitos de cada una de las etapas, lo que servirá como base de la nueva etapa de planeación para el ejercicio siguiente.

UTILIDAD DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS PARA LA EMPRESA

- Permite planificar en forma integral y sistemática todas las actividades del área de recursos humanos.

- Facilita la medición y control de los resultados cuantitativos como cualitativos, fijando responsabilidades que permitan medir el cumplimiento de metas y objetivos

- Compromete a todos los colaboradores del área en el logro de los objetivos o metas

- Es una herramienta que facilita la gestión administrativa