Aprendiendo el PROCESO ADMINISTRATIVO y algo más….

Santiago José Barcos y otros

Materia Administración de ProyectosEquipo docente: Lic. María Cristina Marinero

Lic. Carlos Pérez

Proceso Administrativo

La Administración como proceso tendiente a lograr que las cosas se hagan por medio de personas que operan en grupos o formas organizadas y, que utilizan racionalmente los recursos para alcanzar objetivos.

La Administración como PROCESO

Puede ser intelectualmente comprendido mediante el análisis de las funciones del administrador o dirigente.

PROCESO O CICLO ADMINISTRATIVO

Conjunto de funciones y actividades que se desarrollan en la organización, orientadas a la consecución de los fines y objetivos.

Etapas o fases básicas1- Planificación2- Organización3- Dirección4- Coordinación 5- Control

PlanificaciónConjunto de actividades conducentes

a la formulación de planes para el logro de objetivos.

Se determinan cursos de acción predeterminados – dado que se orienta hacia el futuro.

¿Qué? ¿Cuánto? ¿Cuándo?

OrganizaciónConjunto de actividades dirigidas al diseño de la estructura formal de la organización y la definición de los procedimientos para la ejecución de las tareas ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cómo?

¿Con qué?

Dirección Conjunto de actividades que desarrolla el

administrador con el fin de conducir a las personas y orientar las actividades planificadas hacia el logro de los objetivos.

- Eficiente administración de los recursos, seguimiento permanente de las actividades y motivación para lograr el compromiso de las personas con los objetivos de la organización

CoordinaciónCoordinar: armonizar y sincronizar, en forma ordenada, el esfuerzo individual dentro del grupo o equipo de trabajo (y del trabajo de dichas unidades en relación a las restantes) con respecto a su magnitud, tiempo y sentido.

CoordinarDelegar y supervisar tareas, descentralizar y centralizar las decisiones, sincronizar el trabajo- conducente al desarrollo armónico de todas las actividades. Proceso continuo

ControlConjunto de actividades orientadas a la

medición de resultados, su comparación con los objetivos planificados, la determinación de los desvíos y el análisis de sus causas.

Finalidad: realimentación del ciclo mediante la adopción de decisiones correctivas y correspondiente evaluación.

Control

Medir- verificar y comparar.

¿qué ocurrió? ¿qué resultado se están obteniendo u obtuvieron?

Etapas Subyacentes

1- Decisión

2- Comunicación

3- Influencia

DecisiónEs el proceso analítico que consiste en identificar problemas, elaborar alternativas de solución y seleccionar aquellas que serán aplicadas para reiniciar el ciclo administrativo o implantar acciones correctivas.

ComunicaciónConsiste en el intercambio de

mensajes entre personas, o entre personas y dispositivos o entre dispositivos en el marco de las actividades que se llevan a cabo en la organización.

Comunicar: establecer algo en común con alguien. Se comparte información, ideas, actitudes, etc.

Influencia

Proceso por el cual una o más personas o un grupo o una organización determinan el comportamiento de otra persona, personas, grupos u organización.

Proceso de determinación de objetivosEtapas: 1- De negociación y regateo en la cual se

fijan la composición y condiciones generales de la coalición

Coalición: uniones, alianzas, entre individuos y grupos que comparten intereses en común, aunque con distinto nivel de compromiso y de participación en la determinación de los objetivos

Proceso de determinación de objetivosEtapa:2- Organización interna de control- mediante la que se estabilizan y elaboran en detalle los objetivos, reconocida también como de estabilización: definición de políticas organizacionales, confección de actas, manuales de organización, diseño e implementación de planes.

Proceso de determinación de objetivos

De adaptación a la experiencia, a través de la cual se alteran acuerdos organizacionales en respuesta a los cambios ocurridos en el medio interno y externo.

Tipos de decisionesque están sujetas a una respuesta definida previamente

Decisiones programadas – problemas de carácter repetitivo, rutinarios, estructurados y relacionados en general a variables internas.

Tipos de decisionesque están sujetas a una respuesta definida previamente

Decisiones no programadas: que surgen por problemas nuevos, no repetitivos , de carácter excepcional, imprevistos, innovadores, no estructurados, impredictibles, con referencia a variables externas e inestables y generalmente de gran trascendencia.

Tipos de decisiones de acuerdo al tema sobre el que se decide.

Política – estratégica: se refieren a cuestiones claves para la vida, el rumbo y el porvenir de la institución.

Se orientan a la definición de fines y cursos de acción globales de una organización.

Tipos de decisiones de acuerdo al tema sobre el que se decide.

Táctico- Logística- que corresponde a la conducción de las actividades y a la forma de instrumentarlas, a establecer cómo se pueden ejecutar las decisiones superiores, etc.

En general se refieren a subconjuntos parciales dentro de un sistema.

Tipos de decisiones de acuerdo al tema sobre el que se decide.Operativa- se refiere a problemas relacionados con el trabajo cotidiano de cada área o sector, a una serie de actos y tareas para lograr objetivos prefijados para una actividad en un período de tiempo más limitado.

Tipos de decisiones

Táctico – Logística (adoptada por niveles intermedios) implican mayor riesgo que las Operativas

pero menor que las Estratégicas

Tipos de decisionesDe acuerdo al plazo del tiempo:

Corto Plazo - Menos de 1 añoMediano Plazo - entre 1 y 3 añosLargo Plazo- 5 años