*13.1 Seleccin automtica del proveedor y otros datos maestros

Determinacin de la fuentes de aprovisionamientoRegistro Info

La estructura del registro infoRegistros info por grupo de artculosCundo se actualiza el registro infoCando se lee el registro infoCondiciones generales

Libro de PedidoActualizacin del libro de pedidosCundo se usa el libro de pedidos

Regulacin por CuotasContrato MarcoPrecedencia de utilizacinPedido automticoBloqueo de fuentes de aprovisionamiento

CatlogoTransacciones

Registro InfoBuscar registro infoParmetro EVOCondicionesLibro de pedidoActualizar la Regulacin por cuotasDeterminacin en creacin de solicitudes de pedidoDeterminacin en creacin de pedidos

ParametrizacionesTablasEnlaces

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13.1 Seleccin automtica del proveedor y otros datos maestrosAprendesap Curso MM

Determinacin de la fuentes de aprovisionamientoHemos visto que los datos maestros de compras principales son los proveedores y materiales.Aparte, existen otros datos maestros 'secundarios' que ayudan a automatizar los procesos decompras. Por ejemplo, en la realizacin de pedidos se puede determinar el proveedorautomticamente para un material seleccionado, si se cumplen diversas condiciones. Para ellose deben tener algunos de los datos maestros siguientes:

Registro Info (de compras) Regulacin por cuotas Libro de pedidos

Y tambin documentos: Contratos marco (documento)

Veremos a continuacin estos datos maestros. Qu datos maestros se mantienen y sutemporalidad, cundo son actualizados y las condiciones para que sean usados.

Registro InfoEl registro info o registro info de compras es un dato maestro de compras. El registro infoalmacena informacin para un material y un proveedor en los niveles de organizacin decompras o de organizacin de compras y centro. Cmo siempre, tambin almacena datosgenerales a nivel de mandante. Almacena datos del proveedor para el material, cmo preciosy condiciones, fechas, etc. Los registro infos pueden ser de cuatro tipos. Los registro infonormales y los registros info para suministros especiales qu son los de consigna,subcontratacin y pipeline.

La estructura del registro infoEl registro info mantiene los precios y las condiciones, las fechas de entrega y otros datos delos proveedores y materiales. Se organizan en varios apartados:

Datos generales Datos de Organizacin de Compras 1 Datos de Organizacin de Compras 2 Datos de Condiciones Datos de textos

Datos generalesSon para el material y el proveedor. Sirven para todas las organizaciones de compras.

Datos proveedor (datos del proveedor y das de reclamacin) Datos originarios (en caso de proveedor extranjero) Unidad de pedido Opciones suministro (fecha de suministro desde y hasta. Proveedor regular)

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Datos de comprasDeterminados a nivel de una organizacin de compras o a nivel de organizacin de compras ycentro.Control:

plazo entrega cantidades tolerancias indicadores cmo la verificacin de facturas con la entrada de mercanca, etc).

Condiciones precio neto y efectivo descuentos portes derechos de aduanas

TextosTexto que aparece en el pedido en la posicin del material.HistricoEn la transaccin del mismo registro info se puede acceder al histrico de documentos decompras de los pedidos y las ofertas.

Registros info por grupo de artculosHay registros info qu en lugar de proveedor y material son para grupos de artculos ymaterial. Permite guardar precios y condiciones a nivel de grupos de artculos. Se crean en lamisma transaccin sin poner el material.

Cundo se actualiza el registro infoEl registro info se actualiza manualmente o tambin automticamente. Manualmente en latransaccin de crear o modificar registros info que veremos ms abajo. Automticamentecon las actualizaciones de documentos de compras:

oferta (todas las condiciones) , segn el indicador de actualizar pedidos (slo el ltimo documento), , si el indicador de actualizar est activado planes de entregas pedidos abiertos

Recordemos que los planes de entregas y pedidos abiertos son contratos marcos queveremos en un tema siguiente.

Cando se lee el registro infoAl crear documentos de compras se usan los registros info para leer los precios ycondiciones. El registro Info determina los precios en los documentos de compra de dos

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maneras:Primero busca en los Datos de organizacin de Compras 1 en el apartado de condiciones. Lascondiciones se incluyen s se han mantenido manualmente en el registro info o vienen de unaoferta o pedido abierto. Se pueden incluir o modificar posteriormente. Adems de lasCondiciones de Precios existen otros datos muy importantes en Datos de Compra 1: Plazos deentrega, confirmacin, incoterms, normas de envo, etc... Segundo se busca en los Datos de organizacin de Compras 2 en el ltimo documento decompras. Si el registro Info no tiene datos de condiciones, durante la creacin del pedido odocumento de compras se tomarn los valores del ltimo documento de compras creado queest almacenado en la vista de Datos de Organizacin de Compras 2.Solicitud de pedidoEn la solicitud de pedido, cmo ya vimos, hay un check-box que solicita determinar fuentede suministro para cada material. ste check-box se puede configurar en los parmetros deusuario en la misma transaccin de solicitud de pedido y tambin con el parmetro EVO delusuario.PedidoEn el pedido de proveedor desconocido, tambin hay un check-box para determinar fuentede aprovisionamiento. En cambio, en la transaccin de pedido de proveedor conocido no esnecesario determinar proveedor, porqu el proveedor ya lo ponemos al iniciar el pedido.Proveedor RegularSe puede indicar que un proveedor es el proveedor regular en el check-box del registroinfo y, de esta manera, aunque haya ms proveedores con registro info no se mostrarn losotros proveedores en la determinacin de proveedor. El proveedor regular est indicado anivel de mandante y se parametriza el uso de proveedor regular por centro por lo que seentiende que este proveedor es nico para todas las sociedades. El proveedor regular esincompatible con el proveedor fijo del libro de pedidos que veremos ms adelante.

Condiciones generalesAdems se pueden crear condiciones generales en compras aparte de las condiciones quequ conocemos de ofertas, pedidos y registros info y , las que veremos, en contratos marco.

Libro de PedidoVer PDF Libro de pedidos mientras lees este tema.El libro de pedidos es un dato maestro que determina las fuentes de aprovisionamiento paraun material y centro que pueden ser permitidos (o bloqueados).

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Las fuentes de suministro en el libro de pedidos pueden ser proveedores, contratos marcoy cmo tercera opcin un centro suministrador (centro aprovisionamiento). Un proveedores una fuente externa de aprovisionamiento y equivale a una empresa. Un contrato marco esun documento que establece condiciones con un proveedor externo, otra empresa al fin. Y ,finalmente, un centro suministrador tambin es una fuente de aprovisionamento, aunque eneste caso puede ser un centro de nuestra sociedad. En el caso del centro, el centrosuministrador A (de nuestra propia empresa u organizacin) produce o adquiere un material ynos lo suministra a nuestro centro B. En el caso de pedido de centro a centro, cmoveremos, se puede solicitar con un pedido de traslado.En el libro de pedidos, aparte de indicar la fuente de suministro, tenemos algunas opciones decontrol:

Los proveedores pueden ser fijos o preferentes Se puede bloquear una fuente de suministro para un centro. Se puede bloquear un material para cualquier fuente de suministro ( proveedor,

contrato o centro)

Cmo se ve en la imagen anterior del libro de pedidos las fuentes de suministro en el libro depedido tienen un periodo de validez. Y para la correcta determinacin de fuente deaprovisionamiento con el libro de pedidos debe existir el registro info.Se puede parametrizar que el libro de pedidos sea obligatorio a nivel de centro.Curiosamente no se regula a nivel de organizacin de compras. A nivel funcional, tambin sepuede obligar el libro de pedidos para un material . Entonces para ste material solo sepodr utilizar la fuente de aprovisionamiento determinada en el libro de pedidos. Se anota enel registro del maestro de material a nivel de centro.

Actualizacin del libro de pedidosSe puede actualizar el libro de pedidos manual o automticamente:

Manualmente desde el contrato marco o el registro info (en el men Detalles) Manual desde otro libro de pedidos (copiar libro de pedidos de otra combinacin

material / centro cmo modelo). Automticamente. En el libro de pedidos hay un botn para crear todos los registros del

libro de pedido para los registro info o contratos marco existentes. (En la transaccinpara actualizar el libro de pedidos el icono blanco/rojo 'Generar registros')

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Cundo se usa el libro de pedidosSolicitudes de pedidoSe usa el libro de pedidos para restringir la eleccin de proveedor. Si hay varios proveedorescon registro info validos, el libro de pedidos puede fijar el proveedor fijo. En caso de que lafuente de suministro no est fijada se puede escoger comparando los precios.PedidoSe puede indicar que libro de pedidos es obligatorio para un material y , tambin, se puedeindicar el libro de pedidos obligatorio para todos los materiales del centro. Si el materialrequiere libro de pedidos, no se podr entrar el material en un pedido si no tiene una entradacon fuente de suministro en un libro de pedidos; adems la fuente de suministro no debetener el indicador 'no bloqueado' (indicador FA en la imagen anterior).Planificacin de necesidadesHay un indicador en el libro de pedidos para usar el material con la fuente de suministro en lafuncin de planificacin de necesidades. Veremos en el tema de planificacin de necesidades(MRP) que para crear solicitudes de pedido del material se necesita un indicador a nivel delibro de pedidos (En la imagen anterior el indicador se ve PL).

Regulacin por CuotasVer PDF Regulacin por cuotas mientras lees este tema.La regulacin por cuotas reparte la cantidad a aprovisionar del material a un centro entrediversos proveedores. Siempre durante un perodo especificado y puede asignar unporcentaje distinto a cada uno o cuota. Los proveedores o fuentes de suministro pueden serproveedores externos o de fabricacin propia o aprovisionamientos especiales

En el ejemplo de la imagen se muestran los porcentajes que suministra cada proveedor. Asun proveedor puede proveer el 50% del material A (rea en azul). Un segundo proveedorprovee el 30% del material A (amarillo) y un tercer proveedor provee el 20% restante delmaterial A (rojo). Juntos deben sumar el 100% del material suministrado. Para cada pedidoque contenga el material A el sistema determina alternativamente uno de los 3 proveedores,manteniendo los porcentajes de cuotas durante el tiempo. La cuota se entra en unidades enla regulacin por cuotas para cada proveedor y es el sistema el que la calcula enporcentajes. Siempre se empieza suministrando por el proveedor que tiene ms cuotaasignada.

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Debe actualizarse el material para regulacin por cuotas con un indicador Utilizacinde regulacin por cuotas en el registro maestro del material. El indicadordetermina qu clase de documentos de compras se tienen en cuenta y cmo secuentan las cantidades.

Debe existir el registro info para material y proveedor. El indicador de regulacin porcuotas tiene adems la funcin de determinar en qu documentos se calculan lascantidades totales.

La cantidad regulada por cuota es lo acumulado en los pedidos. Si se aade un nuevoproveedor puede ser til utilizar la cantidad base de cuota para evitar la asignacin detodos los nuevos pedidos a ese proveedor. Si se supera la cantidad mxima, el sistema yano asigna cantidades a ese proveedor. Consulta en el aparatado Enlaces de ste documentoel enlace sobre Determinacin de la fuente en una regulacin por cuota.

Planificacin de necesidadesExiste un procedimiento distinto para calcular cuotas y que permite partir una solicitud depedido entre diversas fuentes de aprovisionamiento. Para ello debe haber en la planificacinde necesidades del material un clculo del tamao de lote que permita particin. Veremosplanificacin de necesidades en otro captulo.

Contrato MarcoAunque veremos los contratos marco en un captulo aparte es necesario saber que tienen unuso importante en la determinacin de fuentes de suministro en combinacin con libros depedidos y/o registros info.Los contratos marco son contratos de larga duracin con un proveedor que contienencondiciones y precio spara muchos materiales. El contrato marco tiene periodo de validez y lmites por cantidad o valor. En el sistema SAP tenemos dos tipos de contrato marco segnsu uso que son los pedidos abiertos y los planes de entrega.

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Precedencia de utilizacinPara cada centro y material podemos escoger cmo queremos usar la determinacin defuentes de aprovisionamiento segn las necesidades del cliente. Internamente el sistema SAPdetermina un orden de precedencia en la determinacin de la fuente de aprovisionamiento.1

Por orden de precedencia (de arriba a bajo de la tabla)

Orden Datos maestros ocontratos marco

Alcance Fuente de aprovisionamiento nica?

Regulacin porcuotas (RC) Si existe RC delmaterial - centro

material /centro /fechas devalidez

Asigna una fuente deaprovisionamiento (a excepcin de RCcon limitaciones de cuota mxima)

Libro de pedidos Si existe libro depedidos delmaterial - centro

material /centro /fechas devalidez

Asigna fuente nica si: Hay un solo proveedor en el

libro de pedidos Hay varios proveedores y uno

es fijo Hay un solo contrato marco hay un contrato marco y un

centro. (Escoge el contratomarco.)

Si no es el caso, presenta la lista defuentes.

Contrato marco (esun pedido abierto oun plan de entregas)

Si existe elmaterial en uncontrato marco.

material /centro (*)/ fechas devalidez

Si solo hay un contrato marco o uncontrato marco es precedente sobreun registro info. Si no presenta lalista de fuentes.

Registro info (RI) Si existe RI material /centro/organizacin decompras

Si solo hay un registro info o si hayvarios RI y uno est marcado cmoregular. Si no presenta la lista defuentes.

*El centro es opcional en el Pedido abiertoNOTA: No tiene sentido usar el proveedor regular de Registros Info y el proveedor fijo del librode pedidos para ell mismo material. Sera confuso para el usuario porqu en el libro de pedidosno veramos el indicador del proveedor regular del registro info.

1 precedencia 2. f.Anteposicin, antelacin en el orden. RAE 22 Edicin

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Pedido automticoLa automatizacin de creacin de solicitudes de pediso o pedidos mejora la eficiencia delproceso de compras pero exige un correcto mantenimiento de los datos maestros deproveedor y material, la regulacin por cuotas, el libro de pedidos, los contratos marco y losregistro info.Se pueden crear solicitudes de pedido automticas tambin en la planificacin denecesidades cmo veremos en el captulo de planificacin de necesidades.

Debe asignarse proveedor segn precedencia con la regulacin de cuotas, el libro depedidos, contrato marco o registro info

En la lista de pedidos, propone lista de fuentes si no hay una fuente con precedencia Cuando la determinacin es a nivel de posicin siempre se presenta una lista de

fuentes. Tambin se puede determinar fuente sin registro de materiales con contratos marco

o registros info para grupo de materiales.Para poder realizar pedidos automticos, se necesita:

Solicitudes de pedido con el proveedor asignado Maestro de proveedores el indicador de pedido automtico (a nivel de organizacin de

compras o centro) Maestro de materiales indicador de Pedido Automtico Permitido a nivel de centro.

Bloqueo de fuentes de aprovisionamientoHay diversas maneras de bloquear un proveedor para un material o bloquear totalmente unproveedor.

Bloquear un proveedor por la funcin de bloqueo de compras o general. (para una otodas las org de compras)

Bloquear para un material y centro las fuentes de suministro en el libro de pedidos(indicador de bloqueo FA en la lnea de la fuente de suministro)

Bloquear para un material y centro en el libro de pedidos para todos losproveedores (indicador de bloqueo FA en la lnea sin fuente de suministro)

Bloqueo en el componente de calidad. (Pertenece al mdulo QM y no lo vemos en stecurso).

Nota: en el sistema SAP los registros info y los libros de pedidos son documentos y se puedenenviar al proveedor. En cambio los datos maestros de materiales y proveedor no se puedenenviar.

CatlogoLa solucin de SAP Catalog Content Management, includa en mySAP SRM and mySAPERP2005 application, aade funciones para importar datos sobre productos de losproveedores y transmitir registros info o contratos a los proveedores.

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TransaccionesLa mayora de las transacciones que se indican a continuacin tienen ejemplos paso a pasocon capturas de pantalla en los PDFs adjuntos y se mostrarn en clase: PDFs de registroinfo, libro de pedidos y regulacin por cuotas.

Registro Info Crear registro info ME11 Modificar registro info ME12 Visualizar registro info ME13. Buscar registro info o visualizar lista por proveedor en la ME1L Buscar registro info por material en la ME1M Buscar registro info por grupo de artculos en la ME1W

Parmetro EVO Parmetros EVO para las solicitud de pedidos (solped) y pedidos se rellenan en la

SU3. Se configuran en la transacin de parametrizacin OMFI.

Condiciones Mediante el grupo de condiciones de proveedor asignado a registros info puedes

aplicar modificaciones a diversos registros info. Las condiciones se crean y modificanen la transaccin MEKG.

Libro de pedidoEl libro de pedidos se crea para un material y un centro.

Crear libro de pedido o actualizar en una sola transaccin la ME01. Visualizar libro de pedido ME03 Ver modificaciones del libro de pedido ME04 Se pueden crear libros de pedidos para varios materiales /centro en masa y a travs

de los registros info y contratos marco ME04 Puedes buscar libro de pedido por material y centro en la ME0M Analizar registros de libros de pedido creados para materiales y centros en la ME06.Se

puede seleccionar por fechas. Se puede buscar slo los obligatorios

Actualizar la Regulacin por cuotas Actualizar regulacin por cuotas en una sola transaccin la MEQ1.

Determinacin en creacin de solicitudes de pedidoAl crear solicitudes de pedido (o pedidos directamente) se determina el proveedor a partir delos datos maestros que hemos especificado por ejemplo en la ME51N

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Determinacin en creacin de pedidosCrear pedidos para fuente desconocida en la ME25. Se debe asignar la fuente de suministroa las posiciones seleccionadas y luego crear pedidos para las posiciones seleccionadas (unpedido por cada proveedor).

ParametrizacionesParametrizaciones seleccionadas de ste tema. utiliza la transaccin SPRO para acceder.

[IMG] Gestin de materiales Compras Registro info de compras Especificar rangosde nmeros / Formatos de imagen / ...[IMG] Gestin de materiales Compras Condiciones Definir condiciones de control alnivel de centro[IMG] Gestin de materiales Compras Determinacin de Fuente de aprovisonamiento Parametrizar proveedor habitual (proveedor regular por centro para el registro info)[IMG] Gestin de materiales Compras Libro de pedidos Definir gestin obligatorialibro pedidos a nivel centro[IMG] Gestin de materiales Compras Regulacin por cuotas Fijar utilizacin de laregulacin por cuotas

(Por documentos cmo solped y pedidos , clave de parametrizacin que se usa en elregistro materiales)

Parmetro EFB Autorizacin de funcin para compras (pedido incluido), se pone en SU3 oSU01[IMG] Gestin de materiales Compras Gestin de autorizaciones Actualizar perfiles yasignar a usuarios , Fijar autorizaciones de funciones para encargados de compras(incluyendo seleccin de campos por perfil de autorizacin)Otros parmetros de usuario:

Parmetro EVO Valores por defecto para la gestin de compras ( por ejemplo, por efecto seactiva determinar fuente de suministro en solicitud de pedido)IMG] Gestin de materiales Compras Datos de Entorno Fijar valores propuestos paraencargados de comp

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TablasTablas relacionadas con ste tema.

EINA Registro info decompras, Datosgenerales

Mandante, Nmero delregistro info decompras (material ,proveedor )

EINE Registro info decompras, Datos deorganizacin decompras

Mandante, Nmero delregistro info decompras, Organizacinde compras, Tipo delreg.info de compras,Centro

KONH Condiciones(cabecera)

Mandante, N registrocondicin

KONP Condiciones (Posicin) Mandante, N registrocondicin, Nmeroactual de la condicin

A017 Reg.info material(especfico delcentro). Incluye el nde condicin y laValidez de la condicin

Mandante, Aplicacin,clase de condicin, ...

A018 Reg.info material ,ncluye el n decondicin y la Validezde la condicin

Mandante, Aplicacin,clase de condicin, ...

EORD Libro de pedidos decompras

Mandante, Nmero dematerial, Centro,Nmero de registro dellibro de pedido

EQUK Regulacin por cuotas, cabecera

EQUP Regulacin por cuotas, posicin

Mandante, Nmero dela regulacin porcuotas, Posicinregulacin por cuotas

Registro Info de compras en ingls es 'Info Record' o 'Purchasing Info Record'Libro de pedidos en ingls es 'source list'Regulacin por Cuotas en ingls es 'Quota Arrangement' (QA)

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EnlacesEnlaces a documentacin en castellano de la Biblioteca SAP ES. Recordad que existe elequivalente ms actualizado en ingls aunque sin grandes diferencias.ComprasMMPUR>Gestindecomprasoptimizada(MMPURSQ)>Determinacindefuentedeaprovisionamientohttp://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/75/ee11b255c811d189900000e8322d00/frameset.htm

ComprasMMPUR>RegistrosinfodeCompras(MMPURVM)RegistroInfo,CrearRegistroInfoyModificarRegistroInfo,Definicinyestructura,Clasedeaprovisionamientoestndar)http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/75/ee102255c811d189900000e8322d00/frameset.htm

Actualizacin del libro de pedidoshttp://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/75/ee111155c811d189900000e8322d00/frameset.htmRegulacin por cuotas (clculo de la cuota)http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/75/ee115f55c811d189900000e8322d00/frameset.htmDeterminacin de la fuente en una regulacin por cuotas (al aadir nuevas fuentes)http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/75/ee117955c811d189900000e8322d00/frameset.htmSAP Catalog Document management (SRM Supplier Relationship Management)http://help.sap.com/saphelp_srm701/helpdata/en/46/5ab6b037f333b3e10000000a155369/frameset.htm

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